Guide sur la politique de recouvrement des coûts et les ...unesdoc.unesco.org/images/0016/001631/163185f.pdf · Préparation de la proposition de projet ... et l’Assurance contre

GUIDE sur la Politique de recouvrement

des coûts et les aspects budgétairesdes projets extrabudgétaires

Bureau du budget

Octobre 2008

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A v a n t - p r o p o s

Ce guide a été élaboré par le Bureau du budget pour aider toutes les parties prenantes impliquées dans l’élaboration, la négociation et la gestion des projets extrabudgétaires . Il est le résultat d’un travail approfondi mené au sein de l’Organisation, sur la base de consultations avec les États membres, les commissions nationales pour l’UNESCO et les membres du personnel de l’UNESCO, et au sein du système des Nations Unies : en effet, il intègre les résultats d’un effort conjoint de coordination et d’harmonisation entre les organisations des Nations Unies, piloté par le Bureau du budget de l’UNESCO.

Suite à l’approbation du Directeur général , le guide a été publié sous couvert de la circulaire administrative n° 2318 du 12 septembre 2008. Il sera progressivement mis à jour et enrichi en tenant compte des études auxquelles nous procédons dans le cadre de la Politique de recouvrement des coûts , à partir de l’étude de mesure des coûts réalisée par l’UNESCO et en mettant à profi t tous les commentaires que nous recevrons. Le guide sera également appelé à évoluer en fonction de l’infl exion des stratégies et politiques de l’UNESCO et du processus d’harmonisation en cours au sein du système des Nations Unies.

Nous espérons que ce guide aidera à mieux appréhender la politique de l’UNESCO en matière de recouvrement des coûts et offrira un outil utile tout au long du cycle des projets extrabudgétaires .

Yolande Valle

Directeur,Bureau du budget

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T A B L E D E S M AT I È R E S

INTRODUCTION 7

PHASE 1 : PREPARATION ET APPROBATION DES PROPOSITIONS DE BUDGET DE PROJET 11Préparation de la proposition de projet 12

Préparation d’un budget de projet 12

Approbation du document de budget 17

PHASE 2 : EXECUTION DU PROJET 19Création du code du projet 20

Disponibilité des fonds 20

Autorisation d’engagement de dépenses du budget annuel 20

Fonds de projets reçus dans les comptes des bureaux hors Siège 21

Imputation des dépenses 21

Traitement des intérêts 21

Remboursement au programme ordinaire de ressources budgétées et utilisées pour l’exécution du projet 22

Révisions du budget 22

PHASE 3 : CLOTURE DU PROJET 23

ANNEXES 25Annexe I : Explication des éléments de coût 26

Annexe II : Exemple d’élaboration de proposition de budget pour un projet extrabudgétaire 37

Annexe III : Coûts standard et documents utiles 39

Annexe IV : Formulaire de demande de révision budgétaire 40

Annexe V : Attestation de temps passé 41

Annexe VI : Demande de création de pièce comptable 42

Annexe VII : Règlement fi nancier du Compte spécial pour le recouvrement des coûts de personnel et autres coûts sur les projets extrabudgétaires 43

Annexe VIII : Règlement fi nancier du Compte spécial pour le recouvrement des frais de securité sur les projets extrabudgétaires 45

Annexe IX : Coûts, par personne, des frais de sécurité établis par le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) et l’Assurance contre les actes de violence (MAIP), en 2008 47

GLOSSAIRE 48

INDEX 50

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I N T R O D U C T I O N

Le présent guide décrit les aspects budgétaires des projets extrabudgétaires à chaque phase du cycle de vie d’un projet, en mettant particulièrement l’accent sur la méthode à suivre pour élaborer des budgets complets. Un budget de projet est simplement une prévision des fonds et ressources nécessaires à la réalisation des activités du projet en vue d’atteindre les objectifs généraux du projet. Pour que la réalisation des projets extrabudgétaires se déroule effi cacement, il est donc essentiel que les propositions de projet comprennent des budgets complets, car des prévisions budgétaires incomplètes pourraient restreindre l’aptitude de l’Organisation à atteindre les résultats escomptés du projet, ou conduire à demander des fonds supplémentaires au donateur ou au programme ordinaire.

De récentes études ont montré, par exemple, que tous les coûts liés à la mise en œuvre de projets extrabudgétaires n’avaient pas été systématiquement imputés à ces projets . En effet, certains de ces coûts ont été, au fi l des ans, fi nancés par le programme ordinaire. Cette pratique ne peut être poursuivie et ce, pour plusieurs raisons : tout d’abord elle crée une situation de sous-évaluation des coûts des projets extrabudgétaires et de surévaluation des coûts du programme ordinaire. Cela peut donner l’impression erronée que la gestion des projets extrabudgétaires est plus effi cace que celle du programme ordinaire, ce qui pourrait avoir pour conséquence de rendre les projets extrabudgétaires plus attrayants pour les donateurs , au risque de mettre en danger, à terme, le fi nancement du programme ordinaire de l’Organisation.

Les évolutions, à l’UNESCO, sont conformes à ce diagnostic, elles montrent que les ressources extrabudgétaires ont augmenté de façon signifi cative au fi l des ans, tandis que le budget du programme ordinaire demeurait relativement stable, voire déclinait en termes réels. Il en résulte qu’il est de plus en plus diffi cile de faire supporter les coûts des projets extrabudgétaires au programme ordinaire de cette façon.

D’autres organisations des Nations Unies ont rencontré des problèmes similaires. Pour faire face à cette situation, le Comité de haut niveau sur la gestion (HLCM) a créé, en 2003, un groupe de travail sur « les dépenses d’appui pour les activités extrabudgétaires », qui était présidé par le Directeur du Bureau du budget de l’UNESCO. L’objectif général de ce groupe de travail était de défi nir les principes communs du recouvrement des coûts en vue de compenser équitablement les coûts de soutien fournis par les agences et de réduire le niveau de subventionnement des activités extrabudgétaires par les fonds du programme ordinaire. À partir des travaux de ce premier groupe de travail , le HCLM a déterminé que, parmi les trois types de coûts qui sont généralement engagés par les organisations des Nations Unies (c’est-à-dire les coûts directs , les coûts indirects variables et les coûts indirects fi xes ), les coûts résultant de la réalisation des activités extrabudgétaires (c’est-à-dire les coûts directs et les coûts indirects variables ) devraient être imputés systématiquement aux projets . Le groupe de travail du HCLM a été réactivé en 2007, toujours sous la présidence de l’UNESCO, pour tenter d’harmoniser les politiques de recouvrement de coûts du système des Nations Unies dans le cadre de l’initiative « Unis dans l’action ». Les dernières conclusions de ce groupe de travail (par exemple, sur les efforts d’harmonisation des taux de dépenses d’appui au programme pour les activités menées dans les pays pilotes de l’initiative « Unis dans l’action », les fonds-en-dépôt multidonateurs et les programmes conjoints des Nations Unies) ont été intégrées dans la présente version du guide. La question de l’harmonisation des politiques de recouvrement des

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coûts est un travail en cours, et par conséquent le présent guide sera mis à jour au fur et à mesure des progrès réalisés à l’UNESCO et dans le système des Nations Unies en général.

La fi nalité du présent guide est de fournir des informations sur la manière de préparer des propositions de budget complètes à l’aide des principes du HLCM et des techniques de budgétisation axée sur les résultats (RBB). Le guide explique par ailleurs le concept de « recouvrement de coûts » qui a été conçu pour aider à réduire le poids fi nancier qui pèse sur le programme ordinaire pour que soient réalisés les projets extrabudgétaires .

En résumé, le guide réaffi rme deux principes : premièrement, que tous les coûts nécessaires à la mise en œuvre correcte d’un projet extrabudgétaire doivent être budgétés et imputés à ce projet, et, deuxièmement, qu’en cas d’affectation de ressources du programme ordinaire à la réalisation d’un projet, ces coûts doivent être remboursés au programme ordinaire.

On trouvera dans les tableaux ci-après les défi nitions que le HLCM donne des coûts directs , des coûts indirects variables et des coûts indirects fi xes ainsi qu’un résumé de la politique de recouvrement des coûts de l’UNESCO qui a été construite selon ces principes.

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Type de coûts

Défi nitions du HLCM Politique de l’UNESCO Exemples

Coûts directs

Défi nition : Les coûts directs sont les coûts occasionnés par le projet qui peuvent être entièrement rattachés à un projet particulier.

Ces coûts doivent être imputés directement au projet. Ils doivent donc être affectés à une fi n particulière dans les propositions de budget pour s’assurer qu’on disposera des fonds nécessaires au moment de réaliser la dépense.

En cas d’affectation de ressources du programme ordinaire à la réalisation d’un projet, ces coûts directs doivent être également prévus dans le budget du projet et imputés sur ce dernier. Les présentes directives fournissent des informations complémentaires pour ces situations et indiquent les grandes lignes du mécanisme par lequel le programme ordinaire est remboursé des ressources utilisées.

Comprennent les coûts de :

� Personnel ;

� Voyages ;

� Sous-traitances ;

� Formations , séminaires et réunions ;

� Préparations de rapports ;

� Équipement et locaux du projet ; et

� Tout autre intrant nécessaire pour atteindre les objectifs du projet.

Coûts indirects variables

Défi nition : Les coûts indirects variables , souvent appelées dépenses d’appui , sont encourus par l’Organisation en fonction et à l’appui des projets . On ne peut pas aisément les rattacher directement à un projet en particulier.

Le HCLM a admis que ces coûts devraient être recouvrés entièrement sur les projets extrabudgétaires , sous la forme d’un pourcentage ou d’un élément de coût des coûts directs du projet.

Actuellement l’UNESCO recouvre ces coûts par application d’un taux de dépenses d’appui au programme (c’est-à-dire un pourcentage des dépenses totales du projet). Les taux standard de dépenses d’appui au programme sont :

� 13% – taux standard ;

� 8% – équipement ;

� 10% – comptes spéciaux fi nancés par les donateurs ;

� 7% - Pilotes « Unis dans l’action », fonds-en-dépôt multi-donateurs et programmes conjoint des Nations Unies (à condition que les coûts qui auraient normalement été couverts par les taux de dépenses d’appui au programme soient imputés comme coûts directs au projet) ;

� forfait minimum : 6,500 $ – pour les petits projets (inférieurs ou égaux à 50,000 $).

Modifi cation du taux de dépenses d’appui au programme

On ne peut renoncer au taux de dépenses d’appui au programme ou le modifi er qu’après réception d’une dérogation émise par le Directeur général avant l’approbation du document de projet. Les demandes de dérogation doivent être transmises via ERC /CFS et BB . Lors d’une demande de dérogation, l’unité requérante doit :

� Fournir la preuve, dans la mesure du possible, de la nécessité de la dérogation ;

� Fournir à BB la preuve que les dépenses d’appui qui auraient normalement été couvertes par les taux de dépenses d’appui au programme sont budgétées comme coûts directs au projet ;

� Avoir un compte FITOCA en équilibre avant de présenter une demande de dérogation (c’est-à-dire que l’unité requérante doit avoir produit suffi samment de recettes FITOCA pour couvrir ses postes FITOCA, le cas échéant).

Utilisation des fonds de dépenses d’appui au programme (Compte des frais généraux des fonds-en-dépôt (FITOCA))

Le taux standard pour les dépenses d’appui au programme, de 13%, actuellement agréé par l’UNESCO, ne couvrant pas correctement les coûts indirects variables , la Politique de recouvrement des coûts de l’UNESCO énonce que seuls les coûts des services fournis par les services centraux au Siège (p.ex. ERC , BOC , BB , etc.) et par les unités administratives dans les bureaux hors Siège sont couverts par le taux de dépenses d’appui au programme. Tout autre coût de projet doit être imputé directement au projet.

En cas d’application des taux standard de dépenses d’appui au programme, les montants générés (FITOCA) seront répartis entre les services centraux du Siège et le bureau hors Siège de réalisation (pour les projets décentralisés) afi n de couvrir les coûts d’appui de son unité administrative . Veuillez noter que les instituts ne sont pas considérés comme des bureaux hors Siège à cet égard.

En cas d’application d’un taux inférieur au taux standard, les montants générés ne sont pas distribués à l’unité d’exécution, ils sont retenus pour couvrir les coûts de soutien des services centraux du Siège.

Une étude récente (2007) des organisations du système des Nations Unies a montré que plus de 50% des organisations étudiées couvraient par leurs taux de dépenses d’appui au programme les services suivants :

� Appui aux achats (par le service administratif p.ex.) ;

� Préparation et suivi des budgets ;

� Tenue des comptes du projet ;

� Supervision non technique ;

� Identifi cation du personnel ;

� Services d’achats ;

� Contrôle des dépenses du projet ;

� Encaissement et décaissement de fonds ;

� Préparation de propositions aux donateurs ;

� Négociation d’accords ;

� Services de recrutement et de gestion des ressources humaines ;

� Rapports fi nanciers ;

� Appui aux audits externes/internes, etc.

Coûts indirects fi xes

Défi nition : Les coûts indirects fi xes sont encourus par l’organisation indépendamment de l’ampleur ou du niveau de ses activités et ne peuvent pas être rattachés directement à un projet en particulier.

Ces coûts doivent continuer à être fi nancés par le budget ordinaire. Ces coûts incluent les coûts de la direction générale et des organes statutaires non liés à une fourniture de services.

P R E P A R A T I O N E T A P P R O B A T I O N D E S P R O P O S I T I O N S D E B U D G E T D E P R O J E T

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P r é p a r a t i o n d e l a p r o p o s i t i o n d e p r o j e t

Pour préparer une proposition de projet il faut disposer d’au moins deux éléments principaux : les détails programmatiques du projet et le budget du projet, les deux faisant normalement partie du (des) document(s) de projet. Veuillez noter que le présent guide se concentre sur les aspects budgétaires des projets extrabudgétaires et qu’elles ne feront que brièvement référence au contenu programmatique du projet lorsque ce dernier se rapportera au processus budgétaire. Pour plus de précisions sur la préparation des aspects non budgétaires des documents de projet et autres accords nécessaires à la proposition de projet, veuillez vous adresser à la Division de la coopération avec les sources de fi nancement extrabudgétaires (ERC /CFS) ou consulter la publication Activités extrabudgétaires de l’UNESCO : un Guide pratique qui est disponible sur le site intranet du Secteur des relations extérieures et de la coopération (ERC), et le Tableau de délégation de pouvoirs et d’obligation redditionnelle pour les activités extrabudgétaires de l’UNESCO qui se trouve dans la circulaire administrative n°2285.

P r é p a r a t i o n d ’ u n b u d g e t d e p r o j e t

Les techniques budgétaires décrites dans ce guide sont basées sur les principes du recouvrement de coût du HLCM et tentent par ailleurs d’intégrer le concept de budgétisation axée sur les résultats (RBB). La plupart des éléments nécessaires à l’élaboration du budget de projet selon ces principes se trouvent dans le document de projet. Le document de projet est

l’élément principal de la proposition de projet, il peut comprendre les indications suivantes :

� Buts généraux du projet ;

� Objectifs immédiats et à court terme du projet ;

� Principales activités ;

� Produits (outputs) et résultats à atteindre ;

� Principaux intrants (inputs) du projet ;

� Facteurs externes à prendre en considération ;

� Considérations particulières ; et

� Calendrier et modalités des revues de projet, rapports fi nanciers et évaluations.

Les défi nitions et principes du HLCM ayant été indiqués dans les grandes lignes à la section précédente, on ne les répétera pas ici. Par ailleurs, le concept de budgétisation axée sur les résultats peut être résumé comme suit : partant des buts généraux du projet, le responsable de projet défi nit les objectifs immédiats et à court terme du projet, puis il identifi e les activités, les produits correspondants et les résultats attendus sans lesquels on ne peut atteindre les objectifs à court terme. Une fois les activités mises en place, le responsable de projet peut ensuite préparer une liste détaillée des intrants nécessaires à la réalisation des activités du projet. Enfi n, à partir de la liste des intrants, le budget de projet peut être préparé par simple affectation d’un coût à chacun des éléments d’intrant.

Veuillez vous rappeler que, selon la Politique de recouvrement de coûts approuvée, tous les intrants nécessaires à la mise en œuvre d’un projet (qu’ils soient considérés comme coûts directs ou comme coûts indirects) doivent être prévus dans la proposition de budget de projet1. La section suivante a pour objet de fournir les instructions détaillées nécessaires à la préparation d’une proposition de budget de projet ; toutefois, le Bureau du budget (BB ) est à la disposition des responsables de projet pour les aider individuellement à préparer les propositions de budget , si nécessaire.

1 Cela est cohérent avec les conclusions du HLCM ainsi qu’avec le point 545.6(a) du Manuel administratif qui indique que « le budget de projet devra refl éter la totalité des coûts directs du projet, plus les dépenses d’appui au projet ».

Buts généraux du projet

Objectifs immédiats/à court terme : nécessaires pour atteindre les buts généraux du projet

Activités, résultats et produits attendus :pour réaliser les objectifs à court terme

Intrants : nécessaires à la réalisation des activités, à l’obtention des résultats prévus etc.

Budget: = intrants x coûts

Intrant x Coûts unitaires Intrant x Coûts unitaires

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CONSTRUIRE UN BUDGET EN UTLISANT LES PRINCIPES DE LA BUDGÉTISATION AXÉE SUR LES RÉSULTATS

Buts généraux du projet

Objectif à court terme 1

Objectif à court terme 2

Activité 1.1Résultats

et produits attendus







Intrant1.1.1

Intrant1.1.2

Intrant1.2.1

Intrant2.1.1

Intrant2.1.2

Intrant2.2.1

Intrant2.2.2

Intrants généraux (p.ex. frais

divers etc.)

Budget du plan de travail

Le schéma suivant résume le processus mentionné plus haut.

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Comme on peut le voir d’après le schéma ci-dessus, les éléments les plus importants nécessaires pour la préparation d’un budget de projet sont les activités du projet et les intrants. Cependant, nous avons souvent constaté par le passé qu’alors que les activités et les résultats escomptés étaient indiqués de façon détaillée, les principaux intrants nécessaires à la réalisation de ces activités étaient insuffi samment pris en compte. Il y a alors un risque d’omettre ou de budgéter de façon incorrecte des intrants importants nécessaires à la réalisation du projet, ce qui peut affecter l’aptitude de l’Organisation à atteindre les résultats attendus. Pour faire face à cela, le présent guide vise à :

� Aider les responsables de projet à identifi er les intrants nécessaires à la réalisation de leurs activités et de leurs résultats escomptés , et à

� Les aider à mieux évaluer les coûts des intrants dans la préparation du budget .

Ident i f ier les intrants du projet

Pour faciliter l’identifi cation des intrants nécessaires à la réalisation d’un projet, il serait utile que le responsable de projet tienne compte des indications suivantes lorsqu’il défi nit chacune des activités du projet :

Point Indication utile

Une description claire de

l’activité

Cela aide à identifi er les

différents types d’intrants

nécessaires à la réalisation de

l’activité.

La(les) personne(s)/unité(s)

responsable (s)

Cela aide à identifi er les

besoins en personnel .

Le calendrier ou la

durée de l’activité (c’est

particulièrement important

pour les projets pluriannuels)

Cela aide à déterminer le

délai dans lequel il faut

pouvoir disposer de chaque

intrant.

Après que les activités du projet ont été défi nies de façon détaillée comme indiqué ci-dessus, le responsable de projet doit déterminer les intrants/ressources nécessaires à la réalisation de chaque activité et du projet en général. Rappelez-vous de ne pas oublier des facteurs importants tels que :

� Le temps de travail des membres du personnel fi nancés par le programme ordinaire (RP) et qui

doit travailler sur le projet (p.ex. pour suivre le projet, préparer les contrats et suivre le travail des consultants, etc.),

� Le temps de travail des membres du personnel de soutien fi nancés par le programme ordinaire (RP) qui doivent travailler sur le projet,

� Le coût des rapports fi nanciers (particulièrement en cas de rapport fi nancier non standard),

� Les coûts des services du PNUD,

� Les frais de communication ,

� Les frais de fonctionnement,

� Les frais d’audit/évaluation,

� Les frais de sécurité , etc.

En plus du coût des intrants liés à chaque activité, il conviendrait de prévoir également les intrants nécessaires au projet en général, qui tombent souvent dans la catégorie « divers ».

Attr ibuer un coût aux intrants

Une fois les intrants spécifi ques à chaque activité et les intrants divers identifi és, il est possible de déterminer le budget du projet dans son ensemble en attribuant un coût aux intrants. L’Annexe I donne des explications concernant les divers types d’intrant et les méthodes permettant d’estimer le coût de ces éléments pour aboutir à un budget de projet. En règle générale, il faut budgéter les intrants en utilisant soit :

� Les estimations des coûts réels quand elles sont disponibles. Pour certains postes d’intrant il est possible de demander les estimations de coûts réels à la division responsable au Siège , p.ex. pour les Engagements de durée limitée (EDL) et les contrats de surnuméraire ainsi que pour les prestations de services de traduction et de documentation . Dans d’autres cas, on peut se servir de devis comme indication des coûts actuels d’une activité. Le responsable de projet peut ensuite ajouter un montant couvrant l’infl ation prévue compte tenu du délai à courir entre la date de préparation du budget et la date de commencement prévue du projet. Si l’on recourt à des estimations , le détail de leurs calculs

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doit être consigné et disponible pour vérifi cation, pour le cas où BB en ferait la demande.

� Les coûts standard : Pour certains éléments de coût (p.ex. coût des membres du personnel , etc.) il est recommandé et plus aisé d’utiliser des coûts standard.

On trouvera des indications complémentaires en Annexe II, avec un exemple pratique sur la manière d’identifi er et d’évaluer des intrants par la méthode indiquée plus haut, et en Annexe III, qui fournit une liste de documents utiles pour l’élaboration des budgets de projet.

Budget de projet

Une fois les intrants du projet évalués, les besoins du budget sont ensuite résumés dans le « plan de travail budgétaire standard » (voir tableaux I et II ci-dessous). Le plan de travail budgétaire se divise en deux parties : a) la liste des principaux éléments de coûts, et b) la ventilation du budget par année. La description de l’élément de coût comprend les lignes budgétaires , les groupes d’éléments de coût , les groupes de sous-élément de coût et le libellé. Examinons un par un les éléments principaux afi n de mieux comprendre le tableau du plan de travail .

La ligne budgétaire (numérotée 10, 20, 30, 40, etc.) : niveau le plus élevé de la ventilation du budget , correspond au total des éléments de coût de niveau inférieur. Le Bureau du budget aloue le budget de projet et exerce un contrôle budgétaire à ce niveau. De plus, les rapports fi nanciers sont effectués sur la base de regroupements au niveau de la ligne budgétaire .

Les groupes d’éléments de coût , et les groupes de sous-éléments de coût donnent des ventilations supplémentaires des lignes budgétaires . D’un point de vue budgétaire, il est préférable d’établir les prévisions au niveau le plus bas (c’est-à-dire au niveau des groupes de sous-éléments de coût ) pour obtenir les chiffres globaux des lignes budgétaires . Le « plan de travail détaillé budgétaire standard » (tableau I) doit par conséquent servir aux fi ns de la budgétisation interne et être remis à BB pour examen.

Néanmoins, le contrôle budgétaire et les rapports fi nanciers des rapports standard n’étant disponibles qu’au niveau des lignes budgétaires , nous proposons que les Secteurs /Bureaux utilisent le « plan de travail budgétaire standard » quand il s’agit de demander l’approbation du donateur . Cette option offre d’ailleurs plus de souplesse à l’unité d’exécution pour l’utilisation des fonds . Cependant, au cas où le donateur demanderait des budgets plus détaillés ainsi qu’un contrôle budgétaire et des informations fi nancières à un niveau plus fi n, il faudrait contacter BB et BOC avant de soumettre le budget pour approbation afi n de déterminer les coûts supplémentaires liés à la fourniture d’un contrôle et d’informations plus détaillés.

Il faut fournir une ventilation du budget par année de vie du projet ainsi qu’un montant total concernant chaque élément de coût pour la durée totale du projet. Le Bureau du budget a besoin de ces informations pour procéder à l’allocation et à l’ouverture des crédits du budget de projet. Des précisions supplémentaires sur ces questions sont fournies ci-dessous.

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Tableau I : Plan de t ravai l budgétaire s tandard détai l lé

Libellé des éléments de coûts Année 1

Année 2

Année 3

Année 4

Total

Ligne budgétaire

Groupe d’éléments de coût

Groupe de sous éléments de coût Libellé

(10) Personnel

(10’) Frais de voyage

(10.00’) Voyage statutaire

(10.10’) Missions

(11) Experts internationaux

(11.00) Experts internationaux

(11.20) Experts internes

(12) Consultants2

(13) Personnel administratif et technique d’appui

(13.00) Personnel administratif et technique

(13.20) Personnel d’appui (interne)

(13.30) Charges sociales du personnel professionnel temporaire

(14) Volontaires des Nations Unies

(17) Experts nationaux

(20) Sous-traitance

(30) Formations, séminaires et réunions

(31) Bourses individuelles

(32) Autres formations, séminaires et réunions ;

(40) Équipement

(50) Divers

(52) Rapports budgétaires et fi nanciers

(53) Autres dépenses

(54) Communications

(55) Frais de fonctionnement

(56) Frais fi nanciers

(57) Audit / évaluation

(58) Traduction/documentation

(59) Frais de sécurité

Sous total – coûts directs

(80) Dépenses d’appui

TOTAL

Tableau I I : Plan de t ravai l budgétaire s tandard

Description des éléments de coûts Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Total

(10) Personnel


(11) Experts internationaux/consultants




(20) Sous-traitance


(40) Matériels

(50) Divers

Sous Total – coûts directs

(80) Dépenses d’appui

TOTAL

2 Veuillez noter que, pour des raisons techniques, une ligne budgétaire distincte (12) a été créée récemment pour les consultants comme indiqué au tableau I. Cependant, dans le plan de travail budgétaire standard (tableau II), qui doit être utilisé pour obtenir l’approbation du donateur , nous avons maintenu une ligne (11) pour les experts internationaux/consultants. Cela est plus pratique pour les unités d’exécution puisque cela maintient le même niveau de souplesse pour l’utilisation des fonds que celui qu’il y avait avant la création de la nouvelle ligne budgétaire .

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A p p r o b a t i o n d u d o c u m e n t d e b u d g e t

Après qu’elles aient été préparées, les propositions de budget et de projet sont envoyées à ERC /CFS et à BB pour avis ou vérifi cation. Lorsqu’on n’utilise pas d’accord de projet standard , les documents doivent être également vérifi és par l’Offi ce des normes internationales et des affaires juridiques (LA ) et le Bureau du Contrôleur fi nancier (BOC ). Une fois le processus de vérifi cation interne achevé, les propositions de projet et les documents budgétaires peuvent être remis au donateur pour approbation et signature. S’il y a lieu de modifi er substantiellement le budget après les consultations initiales avec le donateur , le Bureau du budget doit en être informé.

R E A L I S A T I O N D U P R O J E T

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C r é a t i o n d u c o d e d u p r o j e t

Après signature de l’accord de projet , ERC /CFS demande à BB de créer le code budgétaire du projet. Les documents suivants sont à remettre en même temps que la demande afi n que BB puisse créer le code budgétaire en temps utile :

� Copie de l’accord signé du donateur ,3

� Copie du plan d’opération 4 (le cas échéant), et

� Copie du budget approuvé comprenant la ventilation du budget total par ligne budgétaire .

R é c e p t i o n d e s f o n d s

Après approbation et signature du projet par le donateur , les fonds doivent être soit transférés sur le compte de l’UNESCO, soit mis à disposition conformément à l’échéancier prévu dans l’accord de projet. Les fonds peuvent être reçus par l’UNESCO de plusieurs manières. Un certain nombre de donateurs important disposent d’un fonds général servant à fi nancer leurs projets de fonds-en-dépôt . Après approbation par ces donateurs des projets spécifi ques, l’accord signé du

donateur sert d’autorisation à BOC pour transférer les montants approuvés du fonds général au code budgétaire du projet.

Si un donateur ne dispose pas de fonds général, ERC /CFS contacte le donateur après signature des documents nécessaires (p.ex. accord du donateur , plan d’opération , etc.), et lui demande que les fonds soient transférés à l’UNESCO conformément à l’échéancier. Les fonds sont virés au compte bancaire du Siège de l’UNESCO en dollars des Etats-Unis ou en Euros . Les fonds reçus en autres monnaies sont convertis en dollars des Etats-Unis par la banque au taux de change du marché à la date de l’opération . À réception des fonds , BOC prépare un avis de dépôt de fonds et le transmet à l’unité exécution ainsi qu’à BB .

M i s e à d i s p o s i t i o n d u b u d g e t a n n u e l

Une fois les fonds reçus, BB peut procéder à l’ouverture des crédits conformément au plan de travail . L’ouverture des crédits vaut, pour l’unité d’exécution , autorisation offi cielle d’utiliser les fonds . Ce n’est qu’après l’ouverture des crédits que le secteur/bureau hors Siège est autorisé à démarrer la réalisation du projet. Les ouvertures de crédits sont faites sur une base annuelle pour l’ensemble du budget de l’année. Les ouvertures de crédits annuelles ne sont pas ventilées par ligne budgétaire .

Accord de projet

signé/ budget approuvé

ERC /CFS demande à

BB de créer le code budgé-

taire du projet et d’allouer le budget total

BB crée le code

budgétaire du projet et alloue

le budget

BOC confi rme la réception

des fonds et crédite le code

budgétaire du projet

Le responsable

de projet fournit à BB la ventilation du plan de travail pour l’année en cours

BB pocède à l’ouverture des crédits des fonds de l’année

conformément au plan de

travail annuel

Le responsable de projet peut

commencer à dépenser les fonds

pour réaliser le projet

On peut résumer le processus comme suit :

3 Pour un « Accord général type avec un pays donnateur pour des arrangements relatifs à des fonds-en-dépôt » voir l’appendice 5M, et pour une « Lettre type tenant lieu d’accord avec un donateur concernant un projet fi nancé par des fonds-en-dépôt » voir l’appendice 5N. Pour obtenir des modèles d’accords concernant d’autres types de projets , veuillez contacter ERC /CFS.

4 Pour un « Plan d’opération type d’un projet fi nancé par des fonds-en-dépôt », voir l’appendice 5P. Pour le format de plan d’opération correspondant à d’autres types de projets , veuillez contacter ERC /CFS.

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F o n d s d e p r o j e t r e ç u s s u r d e s c o m p t e s d e b u r e a u x h o r s S i è g e

Lorsque des projets sont lancés dans les bureaux hors Siège de l’UNESCO et que les fonds sont reçus localement sur le compte bancaire du bureau hors Siège , la procédure de réception des fonds peut être un peu différente.

En principe, instruction devrait être donnée au donateur de transférer les fonds convenus sur le compte de l’UNESCO géré par le Siège . Cependant, si le donateur souhaite procéder différemment (pour éviter le risque de change, p.ex.), les fonds peuvent être transférés sur le compte du bureau hors Siège à condition que le bureau en ait reçu préalablement l’autorisation de la part de la Section de la trésorerie (BOC /TRS). Lorsqu’il a reçu les fonds , le bureau hors Siège doit en informer BOC, BB et ERC/CFS, soumettre le plan de travail budgétaire annuel et demander à BB de procéder à l’ouverture des crédits nécessaire. Ce n’est qu’après que BB a procédé à l’ouverture des crédits que le bureau hors Siège peut utiliser les fonds .

I m p u t a t i o n d e s d é p e n s e s

Pendant la réalisation du projet, les dépenses du projet sont entrées dans le système budgétaire et fi nancier de l’UNESCO (FABS ), généralement par l’unité administrative du secteur/bureau hors Siège d’exécution ou bien par BOC . Pour tout poste de dépense, les informations que l’on peut trouver dans FABS comprennent le libellé de la dépense, le montant en monnaie locale et l’équivalent en dollars des Etats-Unis , la date, la date d’enregistrement du document, le code budgétaire du projet et le compte

de comptabilité générale correspondant à la nature de la dépense . Les informations enregistrées dans FABS servent ensuite de base aux rapports fi nanciers préparés par BOC pour le donateur et pour les audits. C’est pourquoi, il faut faire attention à l’exactitude des informations introduites dans FABS ainsi qu’aux lignes budgétaires sur lesquelles sont enregistrées les dépenses .

D’après le Règlement fi nancier de l’UNESCO, l’unité administrative du secteur/bureau hors Siège d’exécution doit également conserver les pièces comptables et les justifi catifs de règlement des dépenses du projet comme faisant partie intégrante de la comptabilité offi cielle de l’Organisation.

T r a i t e m e n t d e s i n t é r ê t s

Suivant le point 545.20 du Manuel administratif , aucun intérêt n’est dû, en principe, sur les sommes déposées auprès de l’Organisation. Cependant, chaque fois que possible, l’UNESCO place les fonds excédentaires temporaires sur des comptes de dépôt portant intérêt pour le compte de la source de fi nancement. À moins qu’il n’en ait été disposé autrement dans l’accord avec le donateur , les deux tiers des intérêts courus sont crédités au projet ou au compte général du donateur en question, conformément à l’article 9.6 du Réglement d’administration fi nancière et à la pratique de l’UNESCO. Les intérêts crédités sont la propriété du donateur . Sur demande, les intérêts sont rendus au donateur , qui peut également, sur proposition de l’UNESCO, autoriser que ces intérêts soient utilisés pour le projet concerné ou pour d’autres activités. En principe, aucun intérêt n’est crédité aux projets ou aux comptes de fonds généraux dont les soldes sont inférieurs à 50 000 $. Les intérêts obtenus en sus de ceux qui sont payés aux donateurs sont crédités au FITOCA et traités en tant que commissions d’administration et de gestion.

22P

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2

Remboursement au programme ordinaire de ressources budgétées et ut i l isées pour la réal isat ion du projet

Outre les explications détaillées qu’elle donne des éléments de coût , l’annexe I contient également des informations sur le mécanisme à suivre pour rembourser les secteur/bureaux lorsque des ressources du programme ordinaire (RP) ont été utilisées pour la réalisation d’un projet extrabudgétaire . On y insiste sur les coûts de personnel interne, de sécurité , de documentation , de traduction , de communication , des frais postaux, et des services administratifs fournis par les bureaux hors Siège . Pour chacun des éléments de coût , l’annexe I indique dans les grandes lignes la nature de la dépense , la manière de budgéter ou de calculer le coût, des exemples de documents à conserver dans les dossiers ainsi que, le cas échéant, le mécanisme par lequel les ressources du programme ordinaire utilisées pour réaliser un projet peuvent être recouvrées sur le projet extrabudgétaire . Des remboursements de cette sorte au programme ordinaire ne doivent avoir lieu que si les coûts ou les activités étaient budgété(e)s au départ.

R é v i s i o n s b u d g e t a i r e s

Le budget étant une prévision fi nancière préparée avant que ne démarre un projet, des révisions budgetaires peuvent s’avérer nécessaires au cours de la mise en œuvre du projet. Le budget constitue un engagement de dépenses exécutoire entre l’UNESCO et le donateur , puisqu’il fait partie de l’ensemble des documents de projet acceptés par les deux parties.

Par conséquent, s’il est nécessaire d’apporter des modifi cations importantes au budget approuvé ou à l’accord de projet (p.ex. demande de transfert entre lignes budgétaires , demande d’augmentation du budget global, ou demande d’allongement de la durée du projet), l’unité d’exécution doit demander à ERC /CFS d’obtenir l’approbation du donateur , avant que la révision ne puisse être faite. Les demandes de ce genre doivent être faites de façon ponctuelle après identifi cation du besoin.

De plus, chaque année, avant la fi n novembre, le responsable de projet doit évaluer l’état d’avancement du projet. À partir de cette évaluation, le responsable de projet doit, au besoin, préparer conjointement avec l’Administrateur (AO ) une révision du budget et de l’échéancier des contributions correspondant. Suivant le point 545.6.d du Manuel administratif : « l’objet de cette révision est de modifi er le budget du projet afi n de tenir compte de changements dans les activités, les apports, les résultats ou d’autres aspects du projet. Les révisions budgétaires devront refl éter la fourniture effective des apports au cours de l’année précédente ainsi que les prévisions de dépenses pour l’année en cours et les années suivantes, compte tenu du remaniement du calendrier de fourtinure des apports. La révision du budget du projet et, si besoin est, du calendrier de versement des fonds-en-dépôts correspondant, doit être approuvée par BB avant d’être soumise au donateur . »

Une copie du formulaire de demande de révision du budget est fournie en annexe IV pour information. Le Bureau du budget demandé également au secteur/bureau hors Siège de fournir la confi rmation que l’approbation nécessaire de la part du donateur a été reçue avant de procéder à la révision demandée.

F I N D U P R O J E T

24P

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3

D’après le point 545.21 du Manuel administratif , lorsqu’un projet est achevé au plan opérationnel, le responsable de projet et l’AO de l’unité d’exécution sont chargés de liquider les engagements de dépenses non réglés dès que possible. La liquidation des engagements faite, l’unité d’exécution doit demander à BOC de procéder à la clôture fi nancière du projet.

S’il reste des fonds sur le code budgétaire du projet après liquidation de tous les engagements, ces fonds devraient être soit rendus au donateur , si cela a été demandé, soit transférés au fonds général du donateur (le cas échéant).

Au cas où le compte serait défi citaire après liquidation de tous les engagements, et si l’accord passé avec le donateur prévoit un virement de fonds supplémentaires en cas de dépassement de budget , ERC doit demander que les fonds correspondant soient transférés au compte bancaire de l’Organisation. S’il n’existe pas de disposition de ce genre dans l’accord, le secteur ou le bureau hors Siège qui met en œuvre le projet à la responsabilité de couvrir ce dépassement de budget . Un projet en dépassement de budget révèle un défaut de maîtrise fi nancière, ce qui met l’Organisation dans une position précaire et devrait donc être évité à tout prix. Il convient de rappeler aux certifi cateurs des unités d’exécution que, d’après l’article 5.5(b) du Règlement d’administration fi nancière (appendice 3B), ils sont chargés de s’assurer de la disponibilité des fonds sur les codes budgétaires correspondant avant d’autoriser un engagement. Respecter cette règle générale minimisera le risque de dépassement de budget .

Le compte du projet étant clôturé, BOC produit un état fi nancier fi nal qu’ERC remet au donateur . A réception du rapport fi nancier fi nal, BB procède à la clôture administrative du code budgétaire dans FABS.

ANNEXES

26A

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EX

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ANNEXE I : Expl icat ion des éléments de coût

Éléments de coût

Nature de la dépenseMéthodes de budgétisation

des coûts

Méthodes d’imputation des

dépenses

Exemples de justifi catifs à

conserver par l’unité de l’AO à des fi ns

comptables

(liste non exhaustive)

Mécanisme de remboursement au programme ordinaire

(le cas échéant)

(10) Personnel


(10.00’) Voyage statutaire

Cet élément de coût comprend les droits à voyage statutaire des membres du personnel fi nancés par les projets extrabudgétaires , et des ayants droit de leur famille. Exemples de voyages statutaires :

� Voyage pour recrutement, pour réunion d’information, transferts, ou rapatriement,

� Congé dans les foyers,

� Voyage d’étude bénéfi ciant d’une bourse,

� Visite à la famille,

� Congés de détente,

� Voyage à but médical etc.

Les coûts des droits à voyage sta-tutaire comprennent en général :

� Les coûts applicables liés au voyage statutaire incluant le coût du trajet le plus direct pour le membre du personnel et les ayants droit de sa famille, l’indemnité journalière de subsistance (DSA), le déménagement, etc., ou

� Le paiement d’une somme forfaitaire

L’unité d’exécution doit aussi se référer à l’appendice 1E : Tableau de délégation de pouvoirs et d’obligation redditionnelle relatif aux voyages et/ou doit prendre contact avec BOC pour les esti-mations spécifi ques de voyage statutaire.

Imputer les coûts réels

� Relevé de voyage

� Déclaration de voyage entrepris

Sans objet : Ces dépenses doivent être imputées directement à l’activité extrabudgétaire (XB) qui est à leur origine. Par conséquent, aucun mécanisme de remboursement n’est prévu pour cet élément.

(10.10’) Missions

Cet élément de coût comprend les coûts des :

� Missions de personnes travaillant sur des projets extrabudgétaires , et

� Missions annuelles de personnels de la Section du Programme de bourses (ERC /RPO/FEL).

Si une personne part en mis-sion pour des activités multiples (que ce soit pour des activités combinées de RP/XB ou pour plusieurs projets XB), alors les frais doivent être répartis au prorata du temps à passer sur chaque activité. L’autorisation par le responsable de projet d’utiliser les fonds d’un projet particulier doit être reçue avant que la mission ne soit planifi ée et entreprise.

Les estimations de coûts des missions peuvent comprendre :

� Indemnité journalière de subsistance (DSA) – voir appendice 27A

� Coûts des titres de transport – des estimations peuvent être obtenues sur Internet, ou par des compagnies aériennes ou des agences de voyage

� Frais au départ et à l’arrivée (voir AO pour le montant applicable le plus récent)

� Frais de visa, etc.


� Ordre de voyage

� Relevés de voyage

� Rapports de mission

Sans objet : Ces dépenses doivent être imputées directement à l’acti-vité XB qui est à leur origine. Par conséquent, aucun mécanisme de remboursement n’est prévu pour cet élément.

(11) Experts internationaux

Il s’agit des experts recrutés internationalement pour l’exé-cution du projet.

Pour toutes les questions liées au personnel , l’unité d’exécution doit :

� Déterminer les compétences nécessaires à la bonne exécution du projet (effectif, qualifi cations nécessaires, grade, etc.),

� Prévoir le temps de travail que chaque membre du personnel devra consacrer au projet (durée du contrat/poste).

27

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Éléments de coût

Nature de la dépenseMéthodes de budgétisation

des coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(11.00) Experts internationaux

Cela peut comprendre les coûts des postes ou contrats créés pour répondre aux besoins spé-cifi ques à l’exécution du projet, p.ex.

� Postes temporaires,

� Engagements de durée limitée (EDL), et

� Postes d’experts associés.

Pour les postes temporaires :

Les coûts peuvent être budgétés au moyen de la formule :

Coût standard mensuel (ou journa-lier) x durée du contrat ou du poste + provision pour frais de sécurité du Département de la sûreté et d’Assurance contre les actes de violence

Note :

� Coût standard mensuel = coût std ÷ 24 mois

� Coût standard journalier = coût std ÷ 500 jours ouvrables (soit le nombre de jours ouvrables de l’exercice biennal)

� Pour les frais de sécurité , voir la rubrique 59 ci-après

Pour les estimations d’ELD :

Contacter la Section des budgets des Secteurs de programmes (BB /PRG)

Pour les estimations concernant les experts associés :

Contacter la Section des rapports fi nanciers et de la comptabilité (BOC /FRA)


� Copie des coûts standard et de la base de calcul de l’estimation

� Copies des estimations reçues de BB ou BOC , le cas échéant

Ces coûts doivent être imputés directement à l’activité XB qui est à leur origine.

Cependant, la partie qui se rattache à la « provision pour frais de sécu-rité du Département de la sûreté et de l’Assurance contre les actes de violence » doit être remboursée au RP. Pour avoir des précisions sur le mécanisme de remboursement , voir la rubrique 59 ci-après.

28A

NN

EX

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Éléments de coût

Nature de la dépenseMéthodes de budgétisation des

coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(11.20) Experts internes

Ces coûts, qui concernent les travaux réalisés par les spécia-listes de programme (fi nancés par le programme ordinaire) au cours de la réalisation du projet, comprennent de façon non limitative :

� le suivi de la réalisation du projet,

� la révision des documents et budgets du projet,

� la préparation des rapports concernant le projet (p.ex. rapports intermédiaires, rapports qualitatif et techniques fi nals),

� le lancement, l’organisation et le suivi des évaluations du projet, etc.,

� des prestations de formation et de présentation à des séminaires de projets XB.

L’estimation du coût d’un expert peut être calculée comme suit :

Coût std mensuel (ou journalier) x nombre de mois (ou jours) de travail prévus sur le projet

Note :



Chiffrer les dépenses réelles

Pour affecter ces coûts au projet, veuillez utiliser l’attes-tation de temps passé de l’Annexe V. Ici, le nombre de jours prévus est remplacé par le nombre réel de jours de travail consacrés au projet et multiplié par le taux journalier de coût standard applicable, soit :

(Coût std mensuel (ou journalier) x (nombre de mois (ou jours) de travail passés sur le projet)

� Attestation, de temps passé (Annexe V)

� Demande de création de pièce comptable (annexe VI)

Les montants imputés au projet XB sont acquis en général au secteur/unité/bureau d’exécution pour rembourser au RP les ressources utilisées pour l’exécution du projet. Cependant, une partie de ce montant sera retenue afi n de couvrir le coût de gestion de ce mécanisme .

Mécanisme :

� L’unité d’exécution remplit l’attestation de temps passé et le formulaire de demande de création de pièce comptable et envoie ces documents à BB

� BB vérifi e les documents et les transmet à BOC pour trai-tement complémentaire

� À partir des formulaires reçus, BOC débite le code budgé-taire du projet, passe l’écriture comptable correspondante au crédit du compte spécial du secteur/bureau hors Siège , et informe BB une fois les écritu-res passées

� BB peut alors procéder aux ouvertures de crédits sur le compte spécial du secteur/ division/bureau responsable , ce qui rend les fonds disponibles

� Des informations complémen-taires concernant les comptes spéciaux des secteurs/ bureaux hors Siège sont données dans le règlement fi nancier du « Compte spécial pour le recouvrement des coûts de personnel et autres coûts sur les projets extrabudgétaires », à l’annexe VII

(12) Consultants

Cet élément comprend les coûts des consultants qui exer-cent des fonctions spécialisées dans le projet pour lesquelles l’UNESCO manque d’expertise.

Après avoir déterminé la compé-tence (ou le grade) et la durée , des estimations de coûts peuvent être faites au moyen de la formule suivante ;

(taux mensuel ou journalier x du-rée du contrat) + frais de mission, le cas échéant + provision pour frais de sécurité du Département de la sûreté et d’Assurance contre les actes de violence

On peut déterminer les taux des consultants en utilisant :

� L’appendice 24F du Manuel administratif Taux-plafonds de rémunération des consultants (ou de toute modifi cation de celui-ci)

� La liste des tarifs des consultants du PNUD (pour les bureaux hors Siège ), le cas échéant

� Pour les frais de sécurité voir la rubrique 59 ci-après.


� Copie du contrat

� Documents justifi catifs de tout paiement

Ces dépenses doivent être impu-tées directement à l’activité XB qui est à leur origine.

Cependant, la partie qui se rattache à la « provision pour frais de sé-curité du Département de la sûreté et d’Assurance contre les actes de violence » doit être remboursée au RP. Pour avoir des précisions sur le mécanisme de remboursement , voir à la rubrique 59 ci-après


Le personnel administratif et technique d’appui est un per-sonnel qui travaille pour le projet et qui est recruté localement.

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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(13.00) Personnel administratif et technique

Cet élément comprend le coût des contrats temporaires d’em-plois de personnel de service et de bureau conclus pour faire face à une surcharge de travail ou pour répondre à des besoins spécifi ques liés à la réalisation du projet. Ces contrats peuvent comprendre :

� des contrats spéciaux de service (SSA) dans les bureaux hors Siège ,

� des contrats de service (SC) dans les bureaux hors Siège , et

� des contrats de surnuméraire.

Pour faire des estimations , on peut utiliser :

� SESAM pour les surnuméraires,

� l’échelle commune des salaires (disponible par pays) de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) pour les SSA et les SC.

� une provision pour frais de sécurité du Département de la sûreté et d’Assurance contre les actes de violence doit également être incluse (voir la rubrique 59 ci-après)




Ces dépenses doivent être impu-tées directement à l’activité XB qui est à leur origine.

Cependant, la partie se rapportant à la « provision pour frais de sé-curité du Département de la sûreté et d’Assurance contre les actes de violence » doit être remboursée au RP. Pour plus de précisions sur le mécanisme de remboursement , voir à la rubrique 59 ci-après.

(13.20) Personnel d’appui

Ces coûts se rapportent aux tra-vaux effectués par le personnel interne de service et de bureau, au Siège , et par le personnel local, hors Siège, pour réaliser le projet.

Les commentaires à la rubrique (11.20) « Experts internes » des Éléments de coûts s’appliquent également au présent élément.

(Coût std mensuel (ou journalier) du personnel de service et de bureau ou du personnel local) x (nombre de mois ou de jours de travail prévus sur le projet)

� coût standard mensuel = coût std ÷ 24 mois

� coût standard journalier = coût std ÷ 500 jours ouvrables (soit le nombre de jours ouvrables de l’exercice biennal)

Voir les commentaires à la rubrique (11.20) « Experts internes »

� Attestation de temps passé (annexe V)


Les montants imputés au projet XB sont acquis en général au secteur/unité/bureau d’exécution pour rembourser au RP les ressources utilisées pour l’exécution du projet. Cependant, une partie de ce mon-tant sera retenue pour couvrir le coût de gestion de ce mécanisme .

Mécanisme :

Voir les commentaires à la rubrique (11.20) « Experts internes » ci-dessus.


Les Volontaires des Nations Unies sont régis par des rè-gles particulières et gérés par une division indépendante du PNUD.

En cas d’utilisation de cet élément de coût , le responsable de projet doit contacter BB pour plus am-ple information.



� Copies des estimations reçues de BB



Les experts nationaux sont des spécialistes recrutés localement (p.ex. les administrateurs natio-naux (NPO)) pour travailler sur le projet.

Pour ce qui concerne les experts na-tionaux recrutés spécifi quement pour le projet, voir les commentaires à l’élément de coût (11.00) « Experts internationaux » ci-dessus.

Dans vos calculs , utiliser les coûts standard des administrateurs nationaux.

(Coût std mensuel (ou journalier) des NPO) x (nombre de mois ou de jours de travail prévus sur le projet) + Provision pour frais de sécurité du Département de la sûreté et de l’Assurance contre les actes de violence



� Pour les frais de sécurité , voir à la rubrique 59 ci-après.

En ce qui concerne les experts nationaux recrutés spécifi que-ment pour le projet, voir les commentaires à l’élément de coût (11.00) « Experts internationaux » ci-dessus.

� À propos des experts nationaux recrutés spécifi quement pour le projet, conservez les références des coûts standard que vous avez utilisés ainsi que le détail des calculs de vos estimations .

Ces dépenses devraient être imputées directement à l’activité XB qui est à leur origine.

Cependant, la partie qui se rattache à la « provision pour frais de sécurité du Département de la sûreté et d’Assurance contre les actes de violence » doit être remboursée au RP. Pour plus de précisions sur le mécanisme de remboursement , voir à la rubrique 59 ci-après.

30A

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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

Pour les NPO internes qui sont fi nancés par le programme or-dinaire mais qui effectuent des prestations des services pour le projet, voir les commentaires sous l’Élément de coût (11.20) « Experts internes » ci-dessus.

Dans vos calculs , utiliser les coûts standard des administrateurs nationaux.

(Coût std mensuel (ou journalier) du NPO) x (nombre de mois (ou jours) de travail prévus sur le projet).



Pour les NPO internes qui sont fi nancés par le RP mais qui effec-tuent des prestations de services pour le projet, voir les com-mentaires sous l’Élé-ment de coût (11.20) « Experts internes » ci-dessus.

Dans vos calculs , utili-ser les coûts standard des administrateurs nationaux multipliés par le temps de travail réellement passé sur le projet.

� En cas de recours à un NPO interne, utiliser l’attestation de temps passé (annexe V)


Si l’on recourt à un NPO interne (fi nancé par le RP) pour travailler sur le projet, le coût de son temps passé est remboursé au RP.

� Les montants imputés sur le projet XB cont acquis en général au secteur/unité/bureau d’exécution pour rembourser au RP les ressources consommées pour l’exécution du projet. Cependant, une partie de ce montant sera retenue pour couvrir le coût de la gestion de ce mécanisme .

Mécanisme :

Voir les commentaires de la rubrique (11.20) « Experts internes » ci-dessus.

(20) Sous-traitances

Cet élément de coût sert quand on sous-traite en totalité ou partiellement une activité de projet à un organisme extérieur, ce qui nécessite de négocier un contrat adéquat, p.ex. pour les :

� contrats d’honoraires (voir Manuel administratif , point 700, pour plus de précisions) ;

� contrats de fi nancement d’activité (voir Manuel administratif , point 701, pour plus de précisions).

Pour budgéter cet élément, l’unité d’exécution peut se servir d’esti-mations de coûts réels (si elles sont disponibles), p.ex.

� les coûts de contrats semblables récemment signés. Une provision peut être ajoutée pour tenir compte de l’infl ation , si nécessaire.

� des devis reçus de sous-traitants potentiels, si possible.


� Copie des contrats



(30) Formations , séminaires et réunions

(31) Bourses individuelles

Les bourses individuelles sont gérées par la Section du Programme de bourses (ERC /RPO/FEL) conjointement avec les responsables de projet.

Si vous avez besoin d’aide pour budgéter cet élément, veuillez contacter BB ou ERC /RPO/FEL.


� Copie du document d’attribution de la bourse



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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(32) Autres formations, séminaires et réunions

Ces coûts peuvent comprendre :

� billets d’avion de participants et d’intervenants,

� indemnité journalière de subsistance (DSA)

� coûts de location des salles de conférence,

� frais de réception (pause-café, etc.)

� frais de traduction , correction et impression propres aux séminaires et réunions ,

� autres coûts pertinents.

Notez que les frais de mission du personnel ou des consultants travaillant pour le projet ne doivent pas être compris ici mais dans les lignes budgétaires respectives de l’élément de coût 10.

Les estimations budgétaires de cet élément peuvent comprendre :

� indemnité journalière de subsistance des participants – voir appendice 27A du Manuel administratif ;

� coûts des titres de transport – les estimations peuvent être établies à partir d’informations provenant de recherches sur Internet, de compagnies aériennes ou d’agences de voyage ;

� frais au départ et à l’arrivée (voir AO pour le montant applicable le plus récent) ;

� frais de visa ;

� devis de location de salles de conférence ;

� devis de services de restauration, si nécessaire, etc.

Note : Pour réduire les DSA et les frais au départ et à l’arrivée, le responsable du projet peut en-visager de payer les frais d’hôtel, de repas et de transport à partir des aéroports au lieu de payer la totalité des montants de DSA et de frais de voyage au départ et à l’arrivée.


� Devis

� Factures

� Liste de participants

� En cas d’attribution de DSA, une liste peut être tenue qui inclurait le nom du participant, le montant de DSA payé et la signature de chaque participant confi rmant la réception des fonds


(40) Equipement

Les rubriques couvertes par le présent élément comprennent, de façon non limitative :

� les matériels, fournitures et publications achetés pour un projet, localement ou au travers d’un appel d’offres international,

� la location de bureaux,

� les bâtiments (p.ex. d’écoles) construits et fi nancés par le projet,

� les coûts de construction et de réfection,

� l’achat de véhicules pour le projet,

� les coûts encourus par ADM/PRO pour l’achat des matériels du projet.

Les estimations peuvent être déterminées sur la base des devis reçus.

Contacter la Division des achats (ADM/PRO) pour obtenir une estimation des frais administratifs d’achat s’il s’agit de fournir des services d’achat.


� Devis

� Factures

� Documents justifi catifs concernant les paiements

� Estimation par ADM/PRO du coût de ses services d’achat, si nécessaire

Sans objet : Ces dépenses doivent être imputées directement à l’activité XB qui est à leur origine. Par conséquent, aucun mécanisme de remboursement n’est prévu pour cet élément.

(50) Divers

(52) Rapports budgétaires et fi nanciers

Cet élément comprend, de façon non limitative, les coûts de :

� Préparation des rapports fi nanciers et budgétaires (non standard)

Si un projet nécessite des rapports fi nanciers qui ne sont pas standard, le responsable de programme doit demander une estimation , par BOC et BB , du coût à budgéter pour cette prestation de service.

Imputer les coûts fondés sur les estima-tions de BOC et BB

� Estimations de coûts reçues de BB et BOC pour la fourniture de contrôle budgétaire et/ou de rapports fi nanciers non standard

Le bureau remplit et envoie à BOC une demande de création de pièce comptable (voir à l’annexe VI), l’élément est « réévalué », imputé au projet extrabudgétaire et crédité au budget ordinaire.

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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(53) Autres dépenses

Ces coûts peuvent inclure, de façon non limitative :

� les contributions fi nancières de l’Organisation à des organisations extérieures comme les ONG, et les activités conjointes des Nations Unies,

� les réceptions, les frais d’accueil,

� les coûts de carburant, d’immatriculation, d’assurance et d’entretien des véhicules fi nancés par les projets et immatriculés au nom de l’UNESCO.

Les estimations peuvent être déterminées sur la base de l’expérience passée ou de devis reçus.


� La base sur laquelle le montant à imputer à chaque projet XB est calculée



(53) Autres dépenses (suite)

� Autres coûts administratifs En général, certains “autres coûts administratifs” (p.ex. les coûts de soutien de l’unité administrative) sont couverts par le taux de dé-penses d’appui au programme. Mais, lorsque le taux de dépenses d’appui au programme ne peut pas être appliqué (p.ex. lorsqu’il faut demander une dérogation, ou dans le cadre des pilotes « Unis dans l’action », pour les fonds -en-dépôt multidonateurs et les programmes conjoints des Nations Unies) ces coûts doivent être traités comme des coûts directs budgétairement et comp-tablement par rapport au projet de budget . Dans ces cas, il est possible de faire des estimations en utilisant des coûts historiques ou des tarifs du PNUD (voir an-nexe III), ou de demander des informations complémentaires au Bureau du budget.


� La base sur laquelle est calculée le montant à imputer à chaque projet XB


Si les coûts ne peuvent pas être imputés directement au projet, il est possible de continuer à les payer sur les frais de fonctionne-ment du bureau hors Siège et de les faire rembourser ensuite par le projet extrabudgétaire après identifi cation de la proportion de ces coûts.

Le bureau identifi e la portion de coût qui est à la charge de chaque projet XB et envoie à BOC (avec l’autorisation des responsables de projet respectifs) un formulaire demandant que le projet soit dé-bité et que le code budgétaire des dépenses de fonctionnement du bureau soit crédité du montant correspondant. À réception de ce formulaire et dans la mesure où des fonds suffi sants sont dis-ponibles sur la ligne budgétaire du projet XB, BOC procède aux virements nécessaires.

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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(54) Communications

Ces coûts comprennent les coûts des télécommunications et les frais postaux

Frais de communications :

� Téléphone

� Télécopie

� Autres coûts

SiègeLa Division des systèmes informa-tiques et des télécommunications (ADM/DIT) reçoit chaque mois les factures de téléphone du Siège (dans lesquelles sont ventilés l’utili-sation et les coûts de chaque ligne téléphonique).

ADM/DIT répartit ensuite les factu-res aux secteurs de programme et aux services centraux en fonction des coûts réels de leurs lignes télé-phoniques respectives en y ajoutant des frais de gestion de la facturation. Dans la mesure du possible, les sec-teurs doivent identifi er les numéros de téléphone utilisés par les person-nes qui ne sont fi nancées que par les projets XB (postes de dépenses FITOCA exclus) et fournir à ADM/DIT le code du projet afi n de payer cette partie de la facture. Les codes budgétaires de RP ne doivent être utilisés que pour fi nancer les appels téléphoniques professionnels faits par des personnes fi nancées par le budget RP et les postes de dépense FITOCA, plus tous les frais de ges-tion imputés par ADM/DIT.

Bureaux hors SiègeQuand on dispose de factures détaillées indiquant l’utilisation et les coûts par ligne téléphonique, le bureau hors Siège doit imputer di-rectement sur les projets respectifs le coût des lignes téléphoniques uti-lisées par les personnes fi nancées par les projets XB.


� Factures four-nies par ADM/DIT

� Annuaire UNESDIR ou autre document indiquant le lien entre le per-sonnel fi nancé extrabudgétaire-ment et la ligne téléphonique devant être payée par le projet XB

Sans objet : Ces dépenses de-vraient être imputées directement à l’activité XB qui est à leur origine. Par conséquent, aucun méca-nisme de remboursement n’est prévu pour cet élément.

L’imputation correcte de ces coûts sur les codes budgétaires du projet réduit le subventionnement croisé des coûts par le RP (lequel serait, sinon, utilisé pour régler la totalité de la facture), ce qui laisse plus de fonds disponibles pour des activi-tés du RP.

(54) Communications (suite)

Frais postaux� Services postaux, valises

diplomatiques comprises

� Services de messagerie

Lorsque des documents doivent être distribués exclusivement pour un projet XB, les coûts correspon-dants doivent être imputés sur le code budgétaire du projet (p.ex. en indiquant le code du projet sur la pièce comptable de règlement dans les bureaux hors Siège , ou sur le formulaire 294 au Siège )

Pour les envois mixtes :

� Si les coûts peuvent être répartis équitablement, l’unité d’exécution doit indiquer les codes budgétaires pertinents (RP et XB) sur la pièce comptable de règlement pour les bureaux hors Siège , ou sur le formulaire 294 pour le Siège , avec les montants à imputer sur chaque code.

� S’il est impossible de répartir les coûts équitablement, la totalité des frais postaux doit être réglée par le budget du RP.

Les frais postaux sont déterminés par l’Unité du courrier (ADM/HQD/COU) pour le Siège , et par les unités postales pour les bureaux hors Siège .


Pour le Siège :

� Copies du formulaire 294

Pour les bureaux hors Siège :

� Copie du formulaire 294 s’il a été utilisé, ou

� Copie du formulaire de demande de paiement utilisé


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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(55) Frais de fonctionnement

Ces coûts comprennent les frais de gaz, d’eau et d’électricité, etc.

Étant donné que le taux de dépenses d’appui au projet standard, de 13 %, ne couvre pas la totalité des coûts varia-bles indirects que l’Organisa-tion encourt pour soutenir les projets extrabudgétaires , il est essentiel que le coût des frais de fonctionnement provenant d’un projet extrabudgétaire soit imputé directement au projet quand c’est possible.

Pour les projets disposant de leurs moyens propres :

Les estimations budgétaires de coûts de frais de fonctionnement peuvent être faites en se référant :

� à l’évolution des coûts du bureau de l’UNESCO situé dans le même pays ou la même ville, ou

� au tarif de l’UNDP, s’il est applicable.

Pour les projets réalisés dans les locaux de l’UNESCO :

Les factures de frais de fonction-nement peuvent être réparties en se basant sur un comptage des effectifs, puisque ces coûts varient souvent en fonction du nombre de personnes travaillant dans un bureau.

Par exemple, pour déterminer le coût des frais de fonctionnement applicable à un projet particulier :

coûts ÷ nombre de personnes travaillant dans le bureau = coût moyen par personne

(coût moyen par personne) x (nombre de personnes fi nancées par un projet XB) = coût applica-ble au projet XB

Pour les projets dispo-sant de leurs moyens propres :


Pour les projets réali-sés dans les locaux de l’UNESCO :

Lorsqu’il paie les factures des frais de fonctionnement, l’AO peut demander aux responsables des projets l’autorisation d’imputer directement une partie des coûts des frais de fonction-nement aux codes des projets .

� Factures reçues

� Calculs effectués pour déterminer les coûts des frais de fonctionnement

Les coûts étant imputés dans les deux cas directement au projet il n’y a pas lieu à remboursement.

L’imputation correcte de ces coûts sur les codes budgétaires du projet réduit le subventionnement croisé des coûts par le RP (lequel aurait été, sinon, utilisé pour régler la totalité de la facture), ce qui laisse plus de fonds disponibles pour des activités du RP.

(56) Frais fi nanciers

Peuvent comprendre :

� Frais, commissions et autres charges bancaires (p.ex. pour des comptes bancaires ouverts pour un projet).

Veuillez noter que seul le Contrôleur fi nancier est autorisé à ouvrir ou clôturer des comptes bancaires au nom de l’UNESCO et de ses projets XB.

� Provision pour risque de change

Les estimations de ces coûts peuvent être déterminées sur la base d’une expérience antérieure, p.ex. :

� les banques peuvent fournir des informations sur leurs frais,

� on peut également utiliser pour établir les estimations , les renseignements sur les frais bancaires et les différences de change supportées par le bureau hors Siège situé dans le même pays .


Factures défi nitives reçues (p.ex. relevés bancaires)

Sans objet : Ces dépenses de-vraient être imputées directement à l’activité XB qui est à leur origine. Par conséquent, aucun méca-nisme de remboursement n’est prévu pour cet élément.

(57) Audit / évaluation

Cet élément comprend les coûts prévisionnels d’audit et de pres-tations de services d’évaluation.

Les estimations peuvent être déterminées sur la base des de-vis reçus (en particulier pour les contrats d’évaluation).

S’il est prévu de demander au Service d’évaluation et d’audit (IOS) de mener un audit ou une évaluation spécifi quement pour un projet (hors du cycle d’audit normal des bureaux hors Siège ), veuillez contacter directement IOS pour les estimations de coût.

N.B. : En ce qui concerne les demandes d’audits externes de la comptabilité du projet, l’unité d’exécution doit consulter IOS avant de conclure tout accord.

Si un tiers extérieur conduit l’audit ou l’évaluation, utiliser les coûts réels du contrat.

Si IOS dirige un audit ou une évaluation distinct(e) spécifi que-ment pour le projet, utilisez les coûts réels encourus par IOS pour l’audit/évaluation.

� Copie des contrats

� Devis reçus de tiers extérieurs, ou

� Estimations de coûts reçues d’IOS s’il y a lieu

S’il est prévu qu’IOS conduise un audit ou une évaluation spécifi que-ment pour un projet (hors du cycle normal d’audit des bureaux hors Siège ), alors l’unité d’exécution doit indiquer à IOS la ligne budgétaire (du projet) sur laquelle IOS devra imputer ses dépenses de conduite de l’audit/évaluation (p.ex. DSA, coût des billets d’avion, le coût d’engagement d’une assistance temporaire si besoin, etc.)

Veuillez noter que des détails de ce mécanisme pourraient être modifi és à l’avenir.

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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

(58) Traduction / Production de documents

SiègeConformément à la politique de l’UNESCO, les divisions du Siège doivent passer par ADM/CLD pour leurs besoins de traduction et de production de documents . Pour en estimer le budget, un devis peut aisément être obtenu de ADM/CLD.

Pour mémoire, en accord avec le point 870 du Manuel administra-tif, même si des devis sont reçus de fournisseurs externes, ADM/CLD reste responsable pour la sélection de ces fournisseurs. Par conséquent, il convient de consulter ADM/CLD pour évaluer vos besoins de traduction , révision et production de documents

La Section des traductions (ADM/CLD/T) est à disposition pour évaluer les traducteurs externes recommandés par les secteurs et pour travailler avec eux si ADM/CLD détermine que les services fournis sont satisfaisants.

Bureaux hors SiègePour des raisons de distance, les bureaux hors Siège recourent en général à des sous-traitants locaux (traduction/imprimerie) plutôt que de passer par ADM/CLD au Siège . Cependant, les bureaux hors Siège peuvent contacter ADM/CLD pour des travaux de traduction et de documentation quand c’est possible.

Le budget de ces postes peut être préparé sur la base de devis reçus ou de coûts standard, le cas échéant (p.ex. les coûts standard de ADM/CLD pour les services de traduction ).

Taux actuels de ADM/CLD :

Coûts de traduction : 51 Euros par page de 320 mots. (16 centimes par mot)

Coûts de production de documents : des devis doivent être demandés au cas par cas. Pour demander un devis à ADM/CLD, veuillez utiliser l’application DMS http://dms.hq.int.unesco.org/Default.aspx?L=F (également accessible par le formulaire intranet 701). ADM/CLD fournit des devis dans un délai d’environ deux jours ouvrables suivant la demande.

Pour commander la production d’une traduction ou d’un document à ADM/CLD, veuillez utiliser l’application DMS pour la « commande de production » (également accessible par le formulaire intranet 702).


� Devis

� Factures reçues

� Pièces comptables de dépense

� Justifi catifs de tout paiement, etc.


(59) Frais de sécurité

Les frais de sécurité directement imputables au projet XB comprennent :

� les coûts résultant des Normes minimales de sécu-rité opérationnelle (MOSS), sous réserve que ces coûts puissent être rattachés di-rectement à des installations ou équipements d’un projet XB (p.ex. pour l’installation d’équipement de sécurité pour les véhicules ou les bu-reaux/sites d’un projet qui ne sont pas hébergés dans le bâtiment du bureau hors Siège de l’UNESCO),

� la contribution de l’UNESCO au Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) et à l’Assu-rance contre les actes de violence (MAIP).

Les autres frais de sécurité (p.ex. MORS, les agents de sécurité des bureaux hors Siège et les contri-butions aux activités conjointes des Nations Unies) continueront, pour l’instant, à être couverts par les frais de fonctionnement du RP des bureaux hors Siège .

Pour les estimations de budget MOSS :

Il est possible d’utiliser des devis pour faire une estimation concer-nant ces postes.

Pour les estimations de budgets DSS et MAIP :

L’indicateur principal pour ces coûts étant le personnel , nous proposons que, pour chacun des postes ou contrats établis hors Siège qui seraient intégralement fi nancés par un projet extrabud-gétaire , une provision soit ajoutée pour frais de sécurité du UNDSS et MAIP en utilisant le taux appli-cable pour cette année-là. Voir l’annexe IX pour les taux récents disponibles.

La provision totale budgétée dé-pend forcément de la durée du contrat ou du poste. Par exemple, pour un contrat de 6 mois pour lequel la provision combinée de DSS et de MAIP s’élève à 52 $ par mois, le montant total à bud-géter pour DSS et MAIP est de 52 $ x 6 = 312 $.

Pour les frais de MOSS :

Les coûts réels doivent être imputés directement à l’activité XB qui est à leur origine.

Pour les frais de DSS et MAIP

Le montant budgété doit être imputé au projet lors de l’em-bauche du personnel /contractant fi nancé par le projet.

� Détail du calcul des coûts


Pour les frais de MOSS : Ces dépen-ses doivent être imputées directe-ment à l’activité XB qui est à leur origine. Par conséquent, aucun mécanisme de remboursement n’est prévu pour cet élément.

Pour les frais de DSS et de MAIP

� Le montant budgété doit être imputé directement au projet lors de l’embauche du personnel /sous-traitant fi nancé par le projet.

� L’écriture de contrepartie ira sur un compte spécifi que destiné à la sécurité , dont la réglementation fi nancière est à l’annexe VIII.

Les fonds accumulés sur ce compte devraient servir à fi nancer les frais de sécurité et à couvrir le coût des risques systémiques (p.ex. les déclenchements d’épidémie ou les déménagements urgents de personnel et d’installations de bureaux, etc.) qui sont diffi ciles à prévoir et à budgéter.

L’utilisation des fonds de ce compte particulier doit être approuvée par le Directeur général ou par le délégué qu’il peut désigner à sa place.

http://dms.hq.int.unesco.org/Default

http://dms.hq.int.unesco.org/Default

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Éléments de coût


coûts


dépenses



comptables



(le cas échéant)

Dépenses imprévues

On n’utilise en général les dépenses imprévues que pour les projets fi nancés par la Commission européenne et par les banques.

Une réserve pour imprévus peut être comprise dans un budget de projet pour faire face à tout ajustement qui deviendrait nécessaire en raison de l’évolution des circonstances de fait. La réserve pour imprévus ne doit pas dépasser 5 % des dépenses admissibles et ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’autorité contractante, sur demande dûment justifi ée de l’Organisation.

S’il est prévu de négocier des dépenses imprévues, le donateur doit indiquer la ligne budgétaire dans laquelle inclure leur montant.

En cas de nécessité d’utilisation de cet élément, l’unité d’exécu-tion devra contacter BB pour informations complémentaires.

(80) Coûts de soutien

Les dépenses d’appui au pro-gramme (PSC ) sont des coûts indirects variables encourus par l’Organisation en appui à un projet, mais qui sont diffi cile-ment rattachables directement à ce projet. C’est pourquoi il est souvent diffi cile de les budgéter et de les imputer à des projets extrabudgétaires . Ces coûts comprennent, de façon non limitative :

� l’appui fourni par les services centraux (p.ex. BB , ERC , BOC , etc.), et

� l’appui fourni par une unité administrative d’un bureau hors Siège .

Au 1er janvier 2007, les taux de PSC suivants doivent être négo-ciés avec les donateurs , à défaut d’accord-cadre applicable :

� comptes spéciaux5 : 10 %

� Equipements : 8 %

� Pilotes « Unis dans l’action »/MTDF/Programmes conjoints des Nations Unies 7 %

� tous autres projets : 13%

Des frais minimums de gestion d’un montant de 6 500 $ seront appliqués aux petits projets (de 50 000 $ au plus p.ex.)

Pour déterminer le montant des coûts de soutien imputés au projet à quelque mo-ment que ce soit, on applique aux dépen-ses du projet le taux de PSC négocié avec le donateur . Ce calcul se fait automatique-ment dans le système budgétaire et fi nancier de l’UNESCO (FABS ).

Accord de projet

TOTAL

5 Lors de sa 175e session, le Conseil exécutif a approuvé la proposition de commencer à imputer des taux de PSC sur les comptes spéciaux (175 EX/Decision 36.8).

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Annexe I I : Exemple d ’élaborat ion de proposi t ion de budget pour un projet extrabudgétaire

Comme cela a été dit dans les sections précédentes, les responsables de projet doivent décrire dans les grandes lignes et de façon claire les activités du projet, en précisant quelles sont les personnes/unités responsables et la durée de chaque activité. Avec ces informations, les intrants seront identifi és plus facilement. Ensuite, on applique les coûts aux intrants pour préparer le budget du projet. Vous trouverez ci-dessous un exemple simple de la manière d’identifi er et d’estimer les intrants d’une activité.

Activité 1Principales activités : visant à atteindre les objectifs à court terme

Description de l’activité Mener un atelier d’initiation afi n de former 130 enseignants et maîtres artisans à l’organisation et à la fourniture de cours d’alphabétisation fonctionnelle appliquée à 5 techniques professionnelles différentes (la formation inclut l’utilisation de matériel et de kits)

Partenaire(s) / personne(s) responsable (s)

consultant international + personnel d’appui

Durée : (2 semaines) – préparation et production de matériels pédagogiques pour les participants(1 semaine) – préparation de l’atelier au cours des 1-2 mois précédents(1 semaine) – pour la tenue de l’atelier

Ligne budgétaire Groupe d’élément de coût

Élément de coût

Libellé Intrants de l’activité 1

LibelléUnité

quantitativeQuantité

Coût unitaire

Total

(10) Personnel(10’) Frais de voyagessous total 10’(11) Experts internationaux

(11.0) Experts internationaux(11.2) Experts internes Personnel interne (P5) préparation du contrat et suivi des activités jour de travail 3 733 2 200

Sous total 11 2 200(12) Consultants Consultants internationaux (P5) –

~ (10 jours de travail) – préparation et production de matériels pédagogiques pour les participants~ (3 jours de travail) – préparation de l’atelier dans les 1-2 mois précédents~ (5 jours de travail) – atelier

jour de travail 18 333 6 000

Sous total 12 6 000(13) Personnel d’appui

administratif et technique(13.2) Personnel d’appui (interne) Personnel d’appui – L2

(assistance en secrétariat, locations réservations, envoi d‘invitations etc. pour la préparation de l’atelier au cours des 1-2 mois précédents)

jour de travail 3 45 134

Sous total 13 134Total 10 8 334

(20) Sous traitanceTotal 20


(32) Autres formations, séminaires et réunions

Coût de publication/impression du matériel pédagogique (130-150 copies) copie 150 20 3 000Coût de location salles de réunions / équipement sonorisation etc. jour 5 250 1 250

Frais de voyage :DSA * 1 semaine * 130 personnes jour (DSA) 5 258 1 290Frais de voyage (titres de transport si nécessaire) * 130 personnes billets d’avion 130 300 39 000Dépenses au départ et à l’arrivée * 130 personnes 130 30 3 900

(Pour réduire les DSA et frais de voyage au départ et à l’arrivée, le responsable du projet peut envisager de payer les coûts d’hôtel, de restauration et de transports des participants à partir de l’aéroport seulement au lieu de payer la totalité des montants de DSA et de dépenses de voyage au départ et à l’arrivée)

Sous total 32 48 440Total 30 48 440(40) MatérielsTotal 40 -(50) DiversTotal 50 -

Sous total coûts directs 56 774(80) Coûts d’appui 13 % taux std 7 381

TOTAL 64 154

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Ce cas pratique fournit une description, à titre d’exemple, de la démarche à suivre pour identifi er et estimer les intrants (inputs) d’un projet. Cependant, il est courant que les projets aient de multiples activités, par conséquent le processus d’identifi cation des intrants de chaque activité devra être répété aussi souvent que nécessaire. Les projets peuvent par ailleurs s’étendre sur plusieurs années, et déterminer la durée d’une activité est extrêmement utile à cet égard. Prenons l’exemple pratique d’un projet qui dure deux ans. Il y a plusieurs manières de s’y prendre pour préparer le budget du projet.

1. Le responsable de projet identifi e d’abord les intrants de chaque activité, puis les additionne sur l’ensemble des activités. Il multiplie ensuite les quantités totales par leur coût unitaire, ce qui lui permet d’obtenir le coût total de chaque intrant. Pour chaque intrant, l’unité de mesure doit être cohérente dans toutes les activités (par exemple, si l’unité de mesure est la « journée de travail » pour l’activité 1, la même unité de mesure doit être conservée pour cet intrant particulier à l’égard des activités restantes afi n de pouvoir faire la somme de la quantité totale à la fi n).

Activité 1 Activité 2

Main activities:

Libellé de l’activité

Personne(s)/unité(s) responsables :

Durée :

Intrants de l’activité 1 Intrants de l’activité 2 Total Année 1 Total Année 2

Ligne budgétaire

Libellé Unité quantitative

Libellé Quantité année 1

Quantité année 2


Quantité année 2

Quantité Coût unitaire

Coût total

Quantité Coût unitaire

Coût total

(10) Personnel

…


(80) Coûts de soutien

TOTAL

2. Dans d’autres cas, il peut être nécessaire de calculer les coûts d’intrant par activité. Dans ces cas, les coûts unitaires doivent être appliqués à l’unité d’intrant par activité, comme montré dans l’exemple ci-dessous.

Activité 1 Activité 2

Principales activités

Libellé de l’activité

Personne(s)/unité(s) responsables

Durée

Intrants de l’activité 1 Intrants de l’activité 2 Année 1

Année 2

Ligne budgétaire

Libellé Unité quanti-tative


Coût unitaire

Coût total

année 1

Quantité année 2

Coût unitaire

Coût total

année 2


Coût unitaire

Coût total

année 1

Quantité année 2

Coût unitaire

Coût total

année 2

Coût total

Coût total

(10) Personnel

…


(80) Coûts d’appui

TOTAL

Ce ne sont que quelques exemples de feuilles de calcul pouvant être utilisées pour la préparation du document de projet. Les informations budgétaires obtenues par ce processus doivent être résumées dans le plan de travail budgétaire standard (tableau II) pour présentation au donateur .

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Annexe I I I : Coûts standard et autres documents ut i les

Les informations suivantes, utiles pour l’élaboration de propositions de budget , seront disponibles sur le site Intranet du Bureau du budget, pour toute information complémentaire. Veuillez contacter directement BB .

� Liste universelle de prix (UPL) du PNUD

� Coûts standard du personnel de l’UNESCO

� SESAM (Page d’accueil Intranet de l’UNESCO / Outils de travail / Ressources humaines / Surnuméraires / SESAM)

� L’échelle commune des salaires (disponible par pays) de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) p.ex. pour les Contrats spéciaux de service (SSA) et les Contrats de service (SC)

� Prévisions d’infl ation du FMI, par pays

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ANNEXE IV : Formulaire de demande de révision budgétaire

BUDGET DE PROJET FINANCÉ SUR FONDS EXTRABUDGÉTAIRES - EN COURS DE MISE EN ŒUVRE

Code du projet : RESPONSABLE DU PROJET : Date :

Secteur/Centre fi nancier (Division du Siège ou bureau hors Siège ) :

Source de fonds : AO DU SECTEUR :

Rattachement au C/5 dans SISTER (au niveau activité) :

COMPOSANTES DU PROJET

Allocation révisée Montant affecté (cumul dépenses effectives

+ cumul engagements) à ce jour

Montant disponible sur

[année en cours]

Ouverture de crédits supplémentaire

demandée [année en cours]

$

TOTAL COÛTS DE PERSONNEL (PC) 10’+11+13

1010’ Autres coûts de personnel (Lignes budgétaires 14, 16, 17)

11 Consultants/experts internationaux

13 Personnel d’appui administratif

20 CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE

30 FORMATION

40 MATÉRIEL

50 DIVERS

TOTAL, COÛTS DE PROJET 10’+11+13+20+30+40+50

80 DÉPENSES D’APPUI AU PROGRAMME (PSC )

- pour les autres composantes %

- pour le matériel %

TOTAL PROJET, y compris PSC

RECETTES :

REMARQUES :

RÉSERVÉ À BB :

ALLOCATION N° : AUTORISATION DE DÉCAISSEMENT N° :AUTORISATION D’ENGAGEMENT DE DÉPENSES N° :

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ANNEXE V : At testat ion de temps passé

À remplir par l’unité du programme ordinaire (veuillez remplir une attestation par membre du personnel fi nancé sur le RP)

Cette attestation couvre la période qui va du : (jj/mm/aa) au (jj/mm/aa)

Section A : A compléter par le membre du personnel travaillant sur le projet

Nom et prénom Grade Numéro d’identifi cationLieu

d’affectation :Secteur

Division / Unité

Centre fi nancier

Code du projet extrabudgétaire Description des tâches accomplies

Nombre de jours passés sur la tâche

(p.ex. demi-journée = 0,5 Quart de journée =

0,25)(A)

Taux du coût std journalier moyen

(p.ex. Coût std pour l’exercice

biennal ÷ 500 jours ouvrables)

(B)

Montant à imputer au projet6

(A x B)

Total

Section B : Visas

Membre du personnelDirecteur de division du Siège /Directeur de bureau hors Siège

Je certifi e que j’ai travaillé sur le projet le temps ci-dessus mentionné, que les tâches susmentionnées étaient nécessaires à la réalisation et au suivi du projet et qu’elles étaient provisionnées dans le projet de budget approuvé par le donateur 7.

Je certifi e que les tâches susmentionnées ont été effectuées de façon satisfaisante, qu’elles étaient nécessaires à la réalisation dans les délais et au suivi du projet.

Signature et date Signature et date

Visa de l’AO : (Signature et date)Visa de l’ADG: (Signature et date)Visa de BB : (Signature et date)Reçu par BOC: (Date)

Copie : Secteur de l’ADG (mettre l’ADG du secteur en copie de la présente attestation, pour information)

6 Veuillez noter que le montant total à imputer sur un projet ne doit pas dépasser le montant budgété pour les coûts de personnel interne.7 Si aucune provision n’a été budgétée pour ces activités, les coûts correspondants ne doivent pas être imputés au projet.

42ANNEXES

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VI :

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BO

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Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture DEMANDE DE CREATION DE PIECE COMPTABLE

Veuillez retourner le formulaire, rempli, à BOC/FRA

Demandeur Document SAP n°

À remplir par BOC/FRA

Secteur/Bureau Date de la demande

Motif de la demande

Monnaie $ Libellé :

DEBIT :

Fonds + Centre fi nancier WBS Compte GL Réf. de réservation de fonds Ligne Libellé Montant

CREDIT :

Fonds + Centre fi nancier Organigramme technique/centre de coût

Cpte de compta. géné. Réf. doc. SAP Ligne Libellé Montant

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ANNEXE VI I : Règlementat ion f inancière du compte spécial pour le recouvrement des coûts de personnel et autres coûts sur les projets extrabudgétaires

Article premier – Etablissement d’un compte spécial

1.1 Conformément à l’article 6, paragraphe 6, du Règlement fi nancier de l’UNESCO, il est créé un « Compte spécial pour le recouvrement des coûts de personnel et autres coûts sur les projets extrabudgétaires », appelé dans la suite du présent document le « Compte spécial ».

1.2 La gestion du Compte spécial est régie par les dispositions ci-après :

Article 2 – Exercice fi nancier

L’exercice fi nancier correspond à celui de l’UNESCO.

Article 3 – Objet

Le Compte spécial a été établi pour enregistrer et assurer le suivi de la réaffection et de l’utilisation ultérieure des coûts directs qui ont été fi nancés par le budget ordinaire mais utilisés pour la réalisation de projets extrabudgétaires .

Les fonds du Compte spécial peuvent être utilisés pour les activités du programme ordinaire et comme fonds de démarrage pour les activités extrabudgétaires .

Article 4 – Recettes

Les recettes du Compte spécial seront constituées par :

a) les recouvrements de coûts dus au budget ordinaire par les projets extrabudgétaires pour les ressources du budget ordinaire utilisées directement dans la réalisation d’activités extrabudgétaires ;

b) toute autre recette liée aux, ou en rapport avec les, recouvrements de coûts ou objectifs du présent Compte spécial.

c) des recettes diverses, y compris tous intérêts produits par les placements mentionnés à l’article 7 ci-après.

[Les clauses standard a) à b) ont été supprimées]

Article 5 – Dépenses

Le Compte spécial est débité des dépenses effectuées conformément à l’objet défi ni à l’article 3 ci-dessus, y compris les dépenses administratives s’y rapportant expressément.

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Article 6 – Comptabilité

6.1 Le Contrôleur fi nancier de l’UNESCO fait tenir la comptabilité nécessaire.

6.2 Tout solde inutilisé en fi n d’exercice est reporté sur l’exercice suivant.

6.3 Les comptes du Compte spécial sont présentés pour vérifi cation au Commissaire aux comptes de l’UNESCO, en même temps que les autres comptes de l’Organisation.

[La clause standard 6.4 a été supprimée]

Article 7 – Placements

7.1 Le Directeur général est autorisé à placer à court terme les sommes fi gurant au crédit du Compte spécial.

7.2 Les intérêts produits sur ces placements sont portés au crédit du Compte spécial.

Article 8 – Clôture du Compte spécial

Le Directeur général peut décider de clore le Compte spécial lorsqu’il estime que celui-ci n’a plus de raison d’être, et il en informe le Conseil exécutif.

Article 9 – Disposition générale

Sauf disposition contraire du présent Règlement, le Compte spécial est administré conformément aux dispositions du Règlement fi nancier de l’UNESCO.

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ANNEXE VI I I : Règlement f inancier du Compte spécial pour le recouvrement des f rais de sécuri té sur les projets extrabudgétaires

Article 1 – Création d’un Compte spécial

1.1 Conformément à l’article 6, paragraphe 6, du Règlement fi nancier de l’UNESCO, il est créé un « Compte spécial pour le recouvrement des frais de sécurité sur les projets extrabudgétaires », appelé dans la suite du présent document le « Compte spécial ».

1.2 La gestion du Compte spécial est régie par les dispositions ci-après :

Article 2 – Exercice fi nancier

L’exercice fi nancier correspond à celui de l’UNESCO.

Article 3 – Objet

Le Compte spécial a été établi pour enregistrer et assurer le suivi de la réaffection et de l’utilisation ultérieure des coûts directs qui ont été fi nancés par le budget ordinaire mais utilisés pour la réalisation de projets extrabudgétaires .

Les fonds peuvent servir par la suite de contributions au Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) et à l’Assurance contre les actes de violence (MAIP) et autres dépenses de sécurité nécessaires.

Article 4 – Recettes

Les recettes du Compte spécial seront constituées par :

a) les recouvrements de coûts dus au budget ordinaire par les projets extrabudgétaires pour les ressources du budget ordinaire utilisées directement dans la réalisation d’activités extrabudgétaires ;

b) toute autre recette liée aux, ou en rapport avec les, recouvrements de coûts ou objectifs du présent Compte spécial.

c) des recettes diverses, y compris tous intérêts produits par les placements mentionnés à l’article 7 ci-après.

[Les clauses standard a) à b) ont été supprimées]

Article 5 – Dépenses

Le Compte spécial est débité des dépenses effectuées conformément à l’objet défi ni à l’article 3 ci-dessus, y compris les dépenses administratives s’y rapportant expressément.

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Article 6 – Comptabilité

6.1 Le Contrôleur fi nancier de l’UNESCO fait tenir la comptabilité nécessaire.

6.2 Tout solde inutilisé en fi n d’exercice est reporté sur l’exercice suivant.

6.3 Les comptes du Compte spécial sont présentés pour vérifi cation au Commissaire aux comptes de l’UNESCO, en même temps que les autres comptes de l’Organisation.

[La clause standard 6.4 a été supprimée]

Article 7 – Placements

7.1 Le Directeur général est autorisé à placer à court terme les sommes fi gurant au crédit du Compte spécial.

7.2 Les intérêts produits sur ces placements sont portés au crédit du Compte spécial.

Article 8 – Clôture du Compte spécial

Le Directeur général peut décider de clore le Compte spécial lorsqu’il estime que celui-ci n’a plus de raison d’être, et il en informe le Conseil exécutif.

Article 9 – Disposition générale

Sauf disposition contraire du présent Règlement, le Compte spécial est administré conformément aux dispositions du Règlement fi nancier de l’UNESCO.

47

AN

NE

XE

S

ANNEXE IX : Coûts, par personne, des f rais de sécuri té établ is par le Département de la sûreté et de la sécuri té des Nat ions Unies (UNDSS) et de l ’Assurance contre les actes de violence (MAIP), pour 2008

Provision pour le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) en 2008

Provision par personne ($)

Pour l’exercice biennal 2 463,03

Annuelle 1 231,51

Mensuelle 102,63

Assurance contre les actes de violence – taux pour 2008 ($)

Taux par personne Catégorie 1 (Spécialistes) Categorie 2 (Services généraux)

Année Mois Année Mois

Pays désignés (veuillez vous reporter à la liste ci-dessous)

179,95 15,00 63,49 5,29

Pays non désignés 59,46 4,96 20,66 1,72

New York, USA 19,18 1,60 19,18 1,60

Genève, Suisse 8,21 0,68 8,21 0,68

Siège, lieux d’affectation autres que Genève et New York

4,56 0,38 4,56 0,38

Liste des pays désignés au 8 février 2008

1. Afghanistan 23. Équateur 44. République démocratique de Corée

66. Sénégal

2. Albanie 24. Égypte 45. Koweït 67. Serbie Monténégro

3. Algérie 25. Salvador 46. Liban 68. Sierra Leone

4. Angola 26. Guinée-Equatoriale 47. Libéria 69. Iles Salomon

5. Argentine 27. Érythrée 48. Libye 70. Somalie

6. Arménie 28. Éthiopie 49. Malaisie 71. Afrique du Sud

7. Azerbaïdjan 29. Géorgie 50. Mali 72. Sri Lanka

9. Bolivie 30. Guatemala 51. Mauritanie 73. Soudan

8. Bangladesh 31. Guinée 52. Mexique 74. République arabe syrienne

10. Bosnie-Herzégovine 32. Guinée-Bissau 53. Maroc 75. Tadjikistan

11. Burundi 33. Guyane britannique 54. Myanmar 76. Tanzanie

12. Cambodge 34. Haïti 55. Népal 77. Thaïlande

13. Cameroun 35. Inde 56. Nicaragua 78. Togo

14. République centrafricaine 36. Indonésie 57. Niger 79. Tunisie

15. Tchad 37. Iran 58. Nigeria 80. Turquie

16. Colombie 38. Irak 59. Pakistan 81. Ouganda

17. Comores 39. Israel, Cisjordanie et Gaza 60. Papouasie - Nouvelle Guinée 82. Ouzbékistan

18. République du Congo 40. Jamaïque 61. Pérou 83. Venezuela

19. Congo, République démocratique du

41. Jordanie 62. Philippines 84. Sahara occidental

20. Côte-d’Ivoire 42. Kazakhstan 63. Russie 85. Yémen

21. Djibouti 43. Kenya 64. Rwanda 86. Zambie

22. Timor oriental 65. Arabie Saoudite 87. Zimbabwe

48

G L O S S A I R E

Terme Défi nition

Allocation Autorisation écrite donnée par le Directeur général d’affecter des ressources à des fi ns précises spécifi ées dans le programme et les plans de travail approuvés.

Autorisation d’engagement de dépenses

Autorisation fi nancière donnée par le Directeur général ou en son nom à un fonctionnaire ou à une unité d’engager des dépenses à une fi n et dans des limites déterminées, au cours d’une période spécifi ée.

Budget Plan, exprimé en termes fi nanciers, pour l’exécution d’un programme d’activités pendant une période déterminée.

Budget ordinaire L’UNESCO est fi nancée par les contributions statutaires de ses États membres versées au titre du Programme et budget ordinaire approuvé par la Conférence générale pour chaque exercice biennal (le document C/5).

Centre fi nancier Le centre fi nancier désigne une unité organisationnelle à laquelle un budget peut être attribué (par exemple ED/BAS).

Certifi cateur Un certifi cateur est habilité, en vertu d’une délégation de pouvoir du Contrôleur fi nancier, à engager des dépenses pour un secteur/bureau spécifi que ou une unité permanente hors Siège.

Comptes spéciaux Comptes constitués en dehors du budget ordinaire pour un programme particulier par le Directeur général, qui en rend compte au Conseil exécutif, conformément aux articles 6.6 et 6.7 du Règlement fi nancier.

Coûts directs Les coûts directs sont les charges encourues par une organisation pour les activités, les projets et les programmes mis en œuvre aux fi ns de l’accomplissement de son mandat et qui se rattachent intégralement à ceux-ci. Ils incluent les dépenses afférentes au personnel de projet, aux équipements et aux locaux utilisés pour le projet, les frais de voyage et tout autre intrant («input») nécessaire pour atteindre les résultats et les objectifs spécifi és dans les programmes et projets.

Coûts indirects fi xes Ce sont les charges qu’encourt l’Organisation indépendamment de l’ampleur et du volume de ses activités et qu’il n’est pas possible de rattacher précisément à tel ou tel projet, programme ou activité. Ces coûts incluent généralement les dépenses de direction, les coûts organiques et les dépenses afférentes aux organes statutaires qui ne sont pas liées à la prestation de services.

Coûts indirects variables Les coûts indirects variables, généralement appelés dépenses d’appui aux programmes, sont les charges encourues par l’Organisation du fait et à l’appui de ses activités, projets et programmes et qui ne peuvent être rattachées directement à tel ou tel projet, programme ou activité. Ces coûts incluent généralement les dépenses afférentes aux unités de service et unités administratives ainsi qu’à leurs systèmes et frais de fonctionnement correspondants.

Crédits additionnels Les crédits additionnels sont des contributions volontaires qui s’ajoutent au budget ordinaire et qui ne font pas l’objet d’un rapport spécifi que au donateur. Ces fonds sont assujettis à la réglementation régissant le budget du Programme ordinaire et doivent par conséquent être dépensés avant la fi n de l’exercice biennal.

49

Dépenses On entend par dépenses au cours d’un exercice fi nancier donné la somme des décaissements et des engagements de dépenses valides non liquidés imputés sur les crédits/allocations de l’exercice. Dans la méthode de la comptabilité d’exercice, ce terme désigne les montants imputés sur les recettes au cours d’un exercice donné, qu’il y ait ou non décaissement. Dans la méthode de la comptabilité de caisse, le terme désigne uniquement les décaissements effectifs imputés sur les recettes au cours d’une période donnée.

Dette Une dette est un engagement actuel de l’Organisation résultant d’événements antérieurs et dont le règlement peut se traduire par un décaissement.

Engagement de dépenses Engagement juridique et fi nancier grevant les ressources de l’exercice fi nancier en cours.

Engagements de dépenses non liquidés

Engagements non liquidés à la fi n d’un exercice fi nancier qui continuent à grever les ressources de l’Organisation (article 4.3 du Règlement fi nancier), et qui sont indiqués comme tels dans les comptes de l’Organisation.

Externalisation Sous-traitance de travaux nécessitant une expertise ou des ressources dont l’Organisation dispose peut-être, mais qui peuvent être exécutés à moindres frais, plus effi cacement ou dans des délais plus brefs par un organisme extérieur.

Fluctuations monétaires Variations de la valeur du dollar des États-Unis (unité de compte de l’Organisation, comme spécifi é à l’article 3.2 du Règlement fi nancier) par rapport à l’euro ainsi qu’à d’autres monnaies utilisées par l’Organisation, selon les taux de change opérationnels des Nations Unies.

Fonds-en-dépôt Fonds acceptés par l’Organisation conformément aux dispositions des articles 6.6 et 6.7 du Règlement fi nancier ou aux termes de la partie B de la Résolution portant ouverture de crédits, en accord avec les objectifs et politiques de l’Organisation, et qui font l’objet d’un accord spécifi que avec la source de fi nancement.

Infl ation Augmentation générale des prix et perte du pouvoir d’achat de la monnaie.

Intrants (inputs) Défi nition des ressources (personnel, bourses de recherche et d’études, services sous-traités, bâtiments, équipement, etc.) nécessaires pour mettre en œuvre les activités, obtenir les produits et atteindre les objectifs immédiats, avec indication précise de leur ampleur.

Politique de recouvrement des coûts

La politique de recouvrement des coûts repose sur l’idée que tous les coûts afférents à un projet extrabudgétaire doivent être budgétés et imputés au projet concerné ; dans les cas où des ressources du Programme ordinaire sont utilisées pour la réalisation du projet, ces coûts devront être remboursés.

Présentation intégrée du programme et du budget

Technique budgétaire utilisée par l’UNESCO qui consiste à présenter de façon combinée dans le document de Programme et budget (C/5) les activités fi nancées au titre du Programme ordinaire et celles qui sont fi nancées au moyen des ressources extrabudgétaires.

Produit(s) (output) Eléments obtenus grâce à la mise en œuvre des activités d’un projet qui doivent être cohérents avec ses buts généraux et ses objectifs à court terme et dont l’objet est de permettre d’atteindre les résultats escomptés du projet.

Responsable de projet Le responsable de projet dans le secteur de programme ou le bureau hors Siège concerné est chargé de l’exécution du projet.

Ressources extrabudgétaires

Ressources fi nancières mises à la disposition de l’Organisation pour fi nancer une activité spécialement convenue entre les parties concernées, et qui proviennent d’autres sources que le budget ordinaire. Ces fonds sont le plus souvent classés dans la catégorie des fonds confi és à l’UNESCO pour l’exécution du programme et sont dans une large mesure synonymes de contributions volontaires.

Résultats escomptés Indicateurs quantitatifs et qualitatifs permettant de déterminer dans quelle mesure les objectifs ont été atteints à travers les activités du projet ; il s’agit de défi nir dans des termes aussi précis que possible la nature et l’ampleur des produits à obtenir, de façon qu’ils soient vérifi ables, en spécifi ant les dates butoirs pour leur obtention.

Taux de change Ratio selon lequel une unité de la monnaie d’un pays peut être échangée contre celle d’un autre pays. À l’UNESCO, il y a plusieurs types de taux de change : le taux du «dollar constant», le taux de change du marché et le taux de change opérationnel des Nations Unies.

Taux de change opérationnel des Nations Unies

Taux de change entre le dollar des États-Unis et toute autre monnaie, qui est fi xé, en principe au début de chaque mois, par l’Organisation des Nations Unies, à l’usage de toutes les organisations et institutions du système des Nations Unies, sur la base des taux généralement pratiqués sur le marché monétaire international à la fi n du mois précédent.

Virement de crédits Augmentation d’un ou de plusieurs crédits budgétaires compensée par une diminution, de même montant total, d’un ou de plusieurs autres crédits budgétaires.

50

I N D E X

A

Accord de projet 17, 20, 22

Accord de projet standard 17

Accord du donateur 20

Affectés 9

Allocation 15, 48

Annexe 14, 20, 22, 26, 28, 29, 30,

31, 35, 37, 39, 40, 41, 42, 43,

45, 47

AO 22, 24, 26, 31, 34

Autorisation 20, 21, 26, 32, 34, 36, 48

Autorisé 20, 34

Autoriser 21, 24

Avis de dépôt 20

B

BB 9, 12, 14, 15, 17, 20, 21, 22, 27,

28, 29, 30, 31, 36, 39

BOC 9, 15, 17, 20, 21, 24, 26, 27, 28,

31, 32, 36

Budget 7, 8, 9, 12, 14, 15, 16, 17, 20,

22, 24, 31, 32, 33, 35, 36, 37,

38, 39, 41, 43, 45, 48, 49

Budgétisation interne 15

Budget approuvé 20, 22

Bureaux hors Siège 9, 20, 21, 22, 24,

28, 29, 32, 33, 34, 35, 36, 40,

41, 49

C

Calcul(s) 14, 27, 29, 30, 36

Certifi cateur(s) 24, 48

Circulaire administrative 3, 12, 31

Clôture fi nancière 24

Code budgétaire 20, 21, 24, 28, 32, 33

Comité de haut niveau sur la gestion

(HLCM) 7, 8, 9, 12

Communication 14, 22

Compte(s) bancaire(s) 20, 21, 24, 34

Compte de comptabilité générale 21

Compte du projet 24

Contrôle 9, 15, 27, 31

Coûts de soutien 7, 9, 32, 36

Coûts directs 7, 8, 9, 12, 32, 38, 43,

45, 48

Coûts indirects fi xes 7, 8, 9, 49

Coûts indirects variables 7, 8, 9, 36, 49

Coûts réels 14, 26, 27, 28, 29, 30, 31,

32, 33, 34, 35

D

Dédommager 7

Défi citaire 24

Dépassement 24

Dépenses 7, 9, 12, 21, 22, 26, 28, 29,

30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 40,

43, 45, 48, 49

Dépenses d’appui 7, 9, 12, 32, 34, 36,

49

Description 14, 15, 38

Directeur 7, 41

Directeur général 3, 9, 35, 44, 46, 48,

49

Documentation 14, 22, 35

Dollars des Etats-Unis 20, 21

Donateur(s) 7, 9, 15, 16, 17, 20, 21,

22, 24, 32, 36, 38, 41, 48

Durée 14, 15, 22, 26, 27, 28, 29, 35,

37, 38

E

Échéancier des paiements 22

Elément(s) de coût 9, 15, 16, 22, 26,

29, 30, 31

ERC 9, 12, 17, 20, 22, 24, 26, 30, 36

État fi nancier 24

Euros 20

Exactitude 21

Extrabudgétaire(s) 3, 7, 8, 9, 12, 22,

26, 28, 31, 32, 34, 35, 36, 37,

41, 43, 45, 48, 49

F

FABS 21, 36

Fluctuations monétaires 34

Fonds 7, 9, 15, 16, 20, 21, 24, 26, 28,

31, 32, 33, 34, 35, 40, 42, 43,

45, 48, 49

Fonds-en-dépôt 7, 9, 20, 22, 49

Fonds général 20, 24

Formation(s) 9, 28, 30

Frais de fonctionnement 32, 35, 49

Frais postaux 33

G

Groupe d’éléments de coût 15

Groupe de travail 7

I

Imputé(es) 7, 8, 9, 26, 27, 28, 29, 30,

31, 32, 33, 34, 35, 36, 41, 48

Infl ation 14, 30, 39

J

Justifi catifs de réglement 21

L

LA 17

Ligne(s) budgétaire(s) 15, 16, 20, 22,

31, 32, 34, 36, 37

Liquider 24

Locaux du projet 9

51

M

Manuel administratif 12, 21, 22, 24,

28, 30, 31

Mécanisme 9, 22, 26, 27, 28, 29, 30,

34

Monnaie(s) 20, 21, 48, 49

N

Nature de la dépense 21, 22

O

Objectif(s) 7, 9, 12, 13, 37, 43, 45,

48, 49

Opération(s) 20

P

Personnel 3, 9, 14, 15, 16, 22, 26, 28,

29, 31, 33, 35, 37, 39, 40, 41,

43, 48, 49

Plan(s) de travail 13, 15, 16, 20, 38,

48

Poids fi nancier 8

Politique de recouvrement des coûts 3,

8, 9, 48

Pourcentage 9

Préparer 8, 12, 14, 22, 37, 38

Prévoir/prévision 7, 14, 15, 22, 26, 27,

28, 29, 30, 31, 32, 34, 35

Programme ordinaire 48, 49

Projets 3, 7, 8, 9, 12, 14, 20, 21, 26,

28, 32, 33, 34, 36, 38, 43, 45,

48, 49

Proposition(s) 12, 21, 36, 37

Provision 27, 28, 29, 30, 34, 35, 41,

47

PSC 36, 40

R

Rapport(s) fi nancier(s) / information(s)

fi nancière(s) 12, 14, 15, 21, 31

Réalisation/mise en œuvre 7, 8, 9, 12,

13, 14, 20, 21, 22, 28, 29, 41,

43, 45, 48

Recouvrés 9

Réglement fi nancier 21

Remboursement(s)/rembourser 22, 26,

27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34,

35

Répartition du budget 15, 20

Responsable 12, 14, 20, 22, 24, 26,

28, 29, 31, 37, 38, 49

Résultats escomptés 7, 14, 48

Réunions 9, 16, 30, 31, 37

Révision(s) 14, 22, 28

Risque(s) 7, 14, 21, 24, 34, 35

S

Secteurs 15, 27

Sécurité 5, 14, 16, 22, 27, 28, 29, 35,

45, 47

Séminaires 9, 16, 28, 30, 31, 37

Services administratifs 22

Siège 9, 14, 21, 29, 33, 35

Sous-traitance(s) 9, 16, 30, 49

Système budgétaire et fi nancier 21, 36

T

Tableau de délégation de pouvoirs et

d’obligation redditionnelle 12

Taux de change du marché 20, 48

Taux de change opérationnels

des Nations Unies 48

Traduction 14, 22, 31, 35

U

Unité(s) administrative(s) 9, 21, 36, 49

Unité d’exécution 9, 15, 20, 22, 24,

26, 28, 30, 33, 34, 36

V

Ventilation 15, 20

Virement(s) 22, 24, 32

Voyage(s) 9, 16, 26, 31, 37, 48

Publié par :

UNESCOBureau du budget7, place de Fontenoy75352 – Paris 07 SP, France

(BB-2008/WS/1) CLD 2178.8

GUIDE sur la Politique de recouvrement

des coûts et les aspects budgétairesdes projets extrabudgétaires

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7, place de Fontenoy75352 – Paris 07 SP, France