Guide des maniementsde fonds clientsà l’usage des avocats

A jour de la législationet de la réglementationau 1er décembre 2012

Gestion par le cabinetd’avocats

...et ses relationsavec la Carpa

JANVIER 2013

LLacréation plus que cinquantenaire des Carpa a démontré son efficacité et sonrôle dans le fonctionnement de la Justice, reconnue et légitimée par les PouvoirsPublics.

Ainsi, l’avocat doit déposer les fonds de ses clients dans les livres de la caisseinstituée par son barreau.

Outre la sécurité apportée, tant au cabinet qu’aux clients, la Carpa estl’instrument technique, née par la volonté des avocats, qui, sous la responsabilitédes Ordres, garantit la traçabilité des opérations et la représentation des fondsainsi reçus, dans le respect du secret professionnel et la confidentialité desopérations.

La Carpa satisfait à la prévention du blanchiment d’argent, puisqu’elle permet decontrôler l’origine, la destination des mouvements d’argent et le lien avec l’acteréalisé par l’avocat qui reste gestionnaire du dossier.

Votre caisse est équipée du logiciel Gcmf (gestion et comptabilité desmaniements de fonds), imaginé, développé et diffusé par l’Union nationale desCarpa (Unca) qui fédère les Carpa, conformément aux dispositions de l’article 21-1 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971.

L’Unca a également développé le logiciel Tronc commun, utilisé tant pourl’alimentation des applications informatiques permettant la gestion des fondsd’Etat confiés par la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 pour la gestion des paiementsde l’aide juridictionnelle et des autres aides à l’intervention de l’avocat, que pourd’autres logiciels développés pour la profession, puisqu’il sert d’annuaire deréférence pour le Réseau privé virtuel des avocats (Rpva) et le Réseau privévirtuel de la Justice (Rpvj).

Vous trouverez, dans les pages suivantes, les réponses aux questions qui peuventse poser dans le cadre des relations des avocats avec la Carpa relatives à lagestion des fonds clients.

La Carpa n’est rien sans le concours de chaque avocat ; de nombreux barreauxétrangers s’intéressent à notre système, certains s’en sont inspirés. Nous devons,en France, rester exemplaires.

Vous trouverez des informations complémentaires sur le site de l’Unca et desbrèves sur notre compte Twitter.

Bâtonnier Sylvain CAILLEPrésident de l’Union nationale des Carpa

Janvier 2013

TM Page 44 Textes législatifs et réglementairesCE QUE DIT LA LOI

CE QUE PRÉCISE LA RÉGLEMENTATION

CE QUE PRÉCISE ENCORE LA RÉGLEMENTATION

Page 66 Fonctionnement administratif du compte Carpa «cabinet» CREATION

Page 77 Vie du compte Carpa «cabinet»Gestion du sous-compte affaire

Page 88 Comment utiliser le bordereau d’instructionsDépôts sur un sous-compte affaire

LES REMISES DE CHÈQUES

IMPAYÉ SUR REMISE DE CHÈQUE

DÉLAI DE GARANTIE DE BONNE FIN

LA RÉCEPTION D’UN VIREMENT

LA REMISE D’UN MANDAT POSTAL

LE DÉPÔT EN ESPÈCES

LA REMISE À L’ENCAISSEMENT DES EFFETS DE COMMERCE : BILLETS À ORDRE ETLETTRES DE CHANGE

Page 1111 Sorties de fonds depuis un sous-compte affaireQUELQUES CONSEILS

DEMANDE D’ÉMISSION D’UN RÈGLEMENT

QUELQUES PRÉCISIONS

EMISSION D’UN VIREMENT

Page 1122 Clôture d’un sous-compte affaireHonoraires

Page 1133 Autres événements pouvant influer sur le compte CarpaLA DÉMISSION

L’OMISSION

LA SUPPLÉANCE - L’ADMINISTRATION

L’INTERDICTION BANCAIRE

LES ÉVOLUTIONS DE L’EXERCICE PROFESSIONNEL

Page 1155 Gestion des voies d’exécutionLES TRAITEMENTS DES VOIES D’EXÉCUTION ET AVIS À TIERS DÉTENTEURREÇUS PAR LA Carpa

Page 1177 Présentation du service LLAA

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CE QUE DIT LA LOI(loi n° 71-1130 du 31 décembre1971 modifiée)

L’article 53 : « Dans le respect de l’indépendancede l’avocat, de l’autonomie desconseils de l’ordre et du caractèrelibéral de la profession, des décretsen Conseil d’Etat fixent les condi-tions d’application du présent titre.

Ils précisent notamment :...9° « Les conditions d’application del’article 27, et notamment lesconditions des garanties, les

modalités du contrôle et lesconditions dans lesquelles lesavocats reçoivent des fonds, effetsou valeurs pour le compte de leursclients, les déposent, sauf lorsqu’ilsagissent en qualité de fiduciaire,dans une caisse créée obliga-toirement à cette fin par chaquebarreau ou en commun parplusieurs barreaux et en effectuentle règlement. »

CE QUE PRÉCISELA RÉGLEMENTATION(extrait du décret n° 91-1197 du 27novembre 1991 modifié)

L’article 229 : « Sous réserve de justifier d’unmandat spécial dans le cas où il estexigé, l’avocat procède auxrèglements pécuniaires liés à sonactivité professionnelle, enobservant les règles fixées par leprésent décret et par le règlementintérieur du barreau. Ces règle-ments pécuniaires ne peuvent êtreque l’accessoire des actesjuridiques ou judiciaires accomplisdans le cadre de son exerciceprofessionnel. »

L’article 235-2 : « Les avocats ne peuvent procéderaux règlements pécuniaires men-tionnés au 9° de l’article 53 de la loidu 31 décembre 1971 précitée quepar l’intermédiaire de la caisseprévue au même article.

ll est interdit aux avocats de recevoirune procuration ayant pour objet deleur permettre de disposer de fondsdéposés sur un compte ouvert aunom de leur client ou d’un tiers,autre que l’un des sous-comptesmentionnés à l’article 240-1. »

L’article 240-1 :« Les écritures afférentes à l’activitéde chaque avocat sont retracéesdans un compte individuel ouvert àson nom.Chaque compte individuel est lui-même divisé en autant de sous-comptes qu’il y a d’affaires traitéespar l’avocat.Tout mouvement de fonds entresous-comptes est interdit, saufautorisation spéciale, préalable etmotivée du président de la caisse.Aucun sous-compte ne doit pré-senter de solde débiteur. »

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CE QUE PRÉCISE ENCORELA RÉGLEMENTATION(extrait de l’arrêté du 5 juillet 1996)

L’article 8 : « La caisse des règlementspécuniaires des avocats doit être enmesure de contrôler, notammentlors des opérations mentionnées àl’article 241 du décret du 27novembre 1991 susvisé, leséléments suivants :

1• la position bancaire et comptabledes sous-comptes affaires ;

2• l’intitulé et la nature des affaires ;3• la provenance des fonds créditéssur les sous-comptes affaires ;

4• l’identité des bénéficiaires desrèglements ;

5• les affaires dont le montant descrédits est supérieur au plafonddes assurances garantissant lareprésentation des fonds ;

6• la justification du lien entre lesrèglements pécuniaires desavocats et les actes juridiquesou judiciaires accomplis parceux-ci dans le cadre de leurexercice professionnel ;

7• l’absence de mouvement sur unsous-compte affaire. »

L’article 11 : « Chaque avocat membre de lacaisse des règlements pécuniairesdes avocats ne dispose de lasignature sur son compte individuelqu’en qualité de mandataire duprésident de la caisse ».

L’article 12 : « Les fonds reçus par les avocatsdoivent être déposés à la caisse desrèglements pécuniaires des avocatsdès réception ».

L’article 13 : « Les fonds doivent être reversés aubénéficiaire dès la justification del’encaissement définitif et dans lerespect des conventions de délaisde bonne fin conclues entre lacaisse et l’établissement de créditdépositaire des fonds ».

L’article 14 : « Chaque avocat appelé à recevoirdes fonds, effets ou valeurs d’unmontant supérieur à la limite degarantie de la police d’assurancesouscrite par le barreau doit avertirimmédiatement le président de lacaisse des règlements pécuniairesdes avocats, afin qu’une garantiecomplémentaire soit souscrite avantla réception des fonds, effets ouvaleurs. »

L’article 15 :« Lorsqu’un avocat constate qu’unchèque émis n’est pas présenté audébit par son bénéficiaire dans undélai normal d’encaissement, il doits’enquérir auprès du bénéficiairedes raisons de ce retard.

En cas de perte ou vol du chèque, lacaisse des règlements pécuniairesdes avocats doit notifier àl’établissement de crédit uneopposition au paiement.

Si les fonds déposés au titre d’uneaffaire ne peuvent être remis aubénéficiaire, l’avocat en informe lacaisse des règlements pécuniairesdes avocats.

La caisse doit enregistrer ces fondssur un compte spécial.

Les fonds restent à la disposition del’intéressé ou de tout ayant droitjusqu’à prescription. »

FFFoonnccttiioonnnneemmeennttaaddmmiinniissttrraattiiff dduu ccoommppttee CCaarrppaa «« ccaabbiinneett »»

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CREATION

Concomitamment à son inscription aubarreau, l’avocat doit solliciter auprèsde la Carpa l’ouverture de son compteCarpa “maniements de fonds”.

Pour cela il doit disposer desdocuments suivants :

• les pièces justificatives de soninscription au barreau,

• pour les structures d’exercice : lesstatuts, l’extrait K bis du registredu commerce et des sociétés, laliste des associés, la liste desavocats exerçant dans lastructure, la liste des avocatshabilités pour les chèques émispar la Carpa,

• un relevé d’identité bancaire deson compte professionnel,

• éventuellement, la balance desaffaires en cours, s’il était inscritprécédemment dans un autrebarreau, que lui fournira saprécédente Carpa.

Il est alors procédé à l’ouverture deson compte Carpa. Le secrétariat dela Carpa lui demandera de déposerles signatures de tout avocat de soncabinet dûment habilité à fairefonctionner ce compte et à apposersa signature sur les lettres-chèques.

La Carpa est titulaire d’un compteunique ouvert dans les livres d’unétablissement bancaire par lequelsont réalisés les dépôts et règlementsrelatifs aux opérations de manie-ments de fonds de l’ensemble desavocats du barreau (article 1er del’arrêté du 5 juillet 1996).

La comptabilité des maniements defonds est gérée au moyen du logicielinformatique Gcmf. Le compte uniqueest divisé en autant de comptesindividuels que le barreau compted'avocats actifs, ou, en cas d’exerciceen commun, de structures d’exercice(article 2 de l’arrêté précité).

Les opérations de maniements defonds sont réalisées sous la seuleresponsabilité de l’avocat qui restegestionnaire de ses dossiers.

C’est ainsi qu’il sera ouvert dans soncompte « Carpa maniements defonds », autant de sous-comptes, qued’affaires.

ATTENTION :

La réglementation interdit toutecompensation entre affaires ;aussi en cas d’erreur d’imputationd’une somme sur un sous-compte, la Carpa sollicitera lajustification avant de procéder àsa régularisation.

Il est essentiel de prévenir laCarpa en cas de changementdans la composition du cabinet oudans les délégations de signature.

Structures inter-barreauxet bureaux secondaires

Pour les structures inter-barreaux,le compte sera ouvert, dans laCarpa du barreau où est inscrit lesiège social, pour les seulsavocats inscrits à son barreau quidisposeront de la signature sur lesous-compte du cabinet.

En cas de bureaux secondairesexistant hors du ressort dubarreau, les maniements de fondsseront toujours réalisés parl’intermédiaire de la Carpa dubarreau d’inscription de l’avocat.

VVViiee dduuccoommppttee CCaarrppaa «« ccaabbiinneett »»

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GGGeessttiioonn dduu ssoouuss--ccoommpptteeaaffffaaiirree

Plusieurs événements peuventinfluer le compte Carpa « manie-ments de fonds ».

Les plus courants sont visés ci-après.

En cas de doute, il convient decontacter le président de la caisse

ou l’un de ses délégataires ; l’Ordreest de même à la disposition del’avocat pour toute information àcaractère déontologique.

La Carpa ouvre un sous-compteaffaire :

• soit lorsque l’avocat dépose desfonds correspondant à unnouveau dossier,

• soit lorsque l’avocat demandeun Relevé d’Identité Bancaire(RIB) en vue de la réception d’unvirement dans un nouveaudossier.

Dans tous les cas, la Carpa affecteun numéro spécifique par affaire.

Ce numéro doit impérativementêtre repris sur les bordereauxd’instructions.

Lorsque le cabinet utilise unenumérotation spécifique, l’avocat a

la possibilité de la conserver et del’utiliser parallèlement. Elle seradonc reportée sur les documentsédités.

Il est également possible de porter,sur les bordereaux d’instruction lesréférences du client : elles serontsaisies par la Carpa et reproduitesautomatiquement sur les lettres-chèques correspondantes : cecifacilitera la transmission de la lettre-chèque à son bénéficiaire.

Pour créer un sous-compte affaire,puis pour réaliser des dépôts et desdemandes de sortie de fonds sur cesous-compte affaire, il convientd’utiliser les bordereaux d’instructionsmis à disposition par la Carpa.

CCCoommmmeenntt uuttiilliisseerrllee bboorrddeerreeaauudd’’iinnssttrruuccttiioonnss ??

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DDDééppôôttss ssuurr uunnssoouuss--ccoommpptteeaaffffaaiirree

L’avocat doit s’assurer del’identité de son client.

La remise du bordereaud’instructions d’un sous-compteaffaire, la remise de fonds et lademande d’émission de règle-ments sont réalisées sous laresponsabilité de l’avocat ges-tionnaire du dossier.

Quelques recommandations pourassurer le meilleur traitement desopérations :• Ecrire lisiblement.• Veiller à compléter les zonesobligatoires.

• Vérifier que le chèque remis àl’encaissement est libellé aunom de la Carpa ou à défaut, aunom du cabinet, qu’il est signé,qu’il ne comporte pas de sur-charges susceptibles d’entraînerson rejet, que la date d’émissionest valide et que le montant enchiffres est bien identique aumontant en lettres.

• Pour les règlements en faveur detiers, leur qualité est précisée

(huissier, notaire…) ou leur lienavec l’affaire ainsi que pour lespersonnes physiques, leurprénom ou pour les personnesmorales, leur raison sociale.

• Pour les dépôts d’un chèque, d’unvirement ou d’espèces, endevises, il faut impérativementpréciser si la Carpa doit les céderpour procéder à leur comptabi-lisation en euros ou les conserverdans la monnaie d’origine pouréviter tout risque de change pourle bénéficiaire final.

• Le bordereau d’instructions estsuffisant ; il n’est pas utile del’accompagner d’un courrier.

• Ne pas oublier de conserver lesdoubles jusqu’à réception durelevé informatique édité par laCarpa, permettant de vérifier lebon enregistrement des instruc-tions données.

LES REMISES DE CHÈQUES

Le chèque est enregistré par la Carpatenant compte des indications men-tionnées sur le bordereau - si l’affaireexiste déjà, il est précisé ses réfé-rences sur le bordereau utilisé enindiquant « affaire existante ».

Si lors du dépôt, l’avocat connaît leou les noms des bénéficiaires, il lesindique sur le même bordereau et laCarpa les enregistrera.

Les règlements seront établis,sous la forme que l’avocat aurademandée (lettre-chèque, vire-ment) à l’expiration du délai degarantie de bonne fin négocié avecla banque.

Si un chèque établi à l’ordre de laCarpa est destiné au règlementd’une partie adverse au client del’avocat, pour arrêter le cours desintérêts éventuellement dus : • il est nécessaire que l’avocat letransmette au confrère, avocatdu créancier, qui l’encaisseradirectement sur son compteCarpa,

• si le confrère de la partieadverse appartient au mêmebarreau, l’avocat peutégalement demander qu’unvirement interne « en compte àcompte » soit réalisé, dès ledépôt à la Carpa, solution quipréserve la confidentialité desréférences bancaires del’émetteur initial.

IMPORTANT :Les fonds liés à la gestionfiduciaire ne sont pas déposés enCarpa.

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Un mouvement interne irrévo-cable sera réalisé par laCarpa, sur instructions del’avocat du débiteur, par ledébit du sous-compte affaireconcerné en faveur du sous-

compte affaire du confrère,avocat du créancier. Les délaisde bonne fin sont toujourscalculés à compter de la datede l’encaissement du dépôtenregistré par la Carpa.

IMPAYÉ SUR REMISE DE CHÈQUE

S’ils sont exercés, les droits et actionsque la loi reconnaît au bénéficiaire d’unchèque impayé libellé à l’ordre de laCarpa, le sont au nom de la Carpa,sans préjudice pour celle-ci d’endonner mandat à l’avocat dont lecompte est concerné, et sans préjudicedes voies d’exécution qui s’attachent

au titre pour paiement duquel a étéétabli le chèque, objet de l’incident.

Sur le plan pratique, la Carpa avisel’avocat en cas d’impayé et de sonmotif, dès qu’elle est en possessionde l’information bancaire.

Selon les instructions de l’avocat, ilpeut être procédé à une nouvelleprésentation dudit chèque (pendant ladurée de sa validité).

DÉLAI DE GARANTIE DE BONNE FIN

La Carpa a l’obligation, avant depermettre la sortie des fonds des’assurer du caractère définitif del’encaissement.

Il n’existe en la matière aucun délailégal.

La Carpa a donc passé uneconvention avec sa banque quigarantit, après expiration des délaiscontractuels, l’irrévocabilité du créditdes sommes déposées dès lors qu’ils’agit de chèques émis et payablessur le territoire français.

Il résulte de cette garantie que leschèques Carpa sont assimilés à des« chèques certifiés », conformémentà l’instruction de la Direction Généraledes Impôts du 28 juillet 1978.

En conséquence, lorsque l’avocat

dépose un chèque, la Carpa enregistreimmédiatement la remise au crédit dusous-compte affaire correspondant etindique sur les relevés, la date dedisponibilité résultant du délai degarantie de bonne fin.

NB : En cas de nécessité et dans lamesure du possible, compte tenu dela qualité de la signature et après l’as-surance d’un encaissement définitif, laCarpa analysera la demande del’avocat de réduction de délai ets’efforcera d’y donner une suitefavorable selon les circonstances.

En ce qui concerne les fonds prove-nant de l’étranger, tenant compte de ladiversité des législations existantes, ilest difficile d’obtenir rapidement unegarantie absolue des délaisd’encaissement pour les chèques quipeuvent être longs et aléatoires. Ilconvient de privilégier le virement.

LA RÉCEPTION D’UN VIREMENT

L’avocat doit au préalable contacterla Carpa pour obtenir un Relevéd’Identité Bancaire (RIB) qui intègreles références Bank Identifier Code(BIC) et Identification Bank AccountNumber (IBAN).

Ce RIB est délivré sur un compte eneuros, ou en devises si l’avocat ademandé que des fonds annoncésen devises soient ainsi conservéspour éviter tout risque de change.

Afin de permettre l’identification desfonds à leur arrivée à la banque, etune imputation plus rapide et fiableau sous-compte affaire correspondant,les éléments suivants sont néces-saires et seront demandés à l’avocat :

• N° de son compte Carpa• Nom de l’affaire• N° de l’affaire si elle existe déjàen Carpa

• Montant attendu• Nom de l’émetteur• Nom de la banque• Pays d’origine

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IMPORTANT :Les éléments d’identification desvirements reçus par la Carpa sontparfois incomplets et ne permet-tent pas toujours l’identification dubénéficiaire.

L’avocat doit contacter la Carpalorsqu’il constate qu’un virementtarde à être crédité, notamment s’ilémane d’une administration.

LA REMISE D’UN MANDAT POSTAL

Le principe est le même que pourles remises de chèques.

Le mandat a une durée de validitécourte. Il doit donc être valide pourque la Carpa puisse procéder à sonencaissement. La Carpa doit êtredésignée comme bénéficiaire.

LE DÉPÔT EN ESPÈCES

Les espèces ne doivent, en aucuncas, être remises à la Carpa.

Les dépôts en espèces sont effec-tués directement par les clientsauprès de l’agence bancaire où uncompte spécial a été ouvert par la

Carpa à cette fin.

L’avocat communique au présidentde la Carpa les raisons de ce dépôten espèces ; ce n’est qu’après vali-dation que le sous-compte affairesera crédité de la sommecorrespondante.

LA REMISE À L’ENCAISSEMENT DESEFFETS DE COMMERCE :BILLETS À ORDRE ET LETTRES DE CHANGE

L’avocat ne peut recevoir d’effets decommerce libellés à son ordre ou àcelui de la Carpa.

En revanche, il peut recevoir des effetslibellés à l’ordre de son client etendossés par ce dernier pourencaissement par la Carpa.

En application de ces dispositionsprécitées, la Carpa peut recevoir deseffets de commerce.

Afin d’éviter tout retard, l’avocat doitimpérativement vérifier que toutes lesmentions utiles et obligatoires sont bienportées sur les documents avantremise à la Carpa, notamment ladomiciliation bancaire complète du tiré.

L’avocat doit également veiller à ce quele bénéficiaire a bien procédé à sonendossement au profit de la Carpa.

Dans le cas du paiement d’un prix devente de fonds de commerce, la chaîne

d’effets doit être déposée dans sonintégralité, même si les échéancess’échelonnent sur plusieurs années.

Sur simple demande de l’avocat, enfonction des impératifs de gestion deson dossier, les effets de commerce luiseront retournés :

• immédiatement pour ceux qui nesont pas encore dans le circuitbancaire,

• après intervention de la Carpaauprès de la banque pour interrom-pre le processus d’encaissement eten obtenir le retour.

La Carpa tient informé l’avocat :

• soit du bon encaissement des let-tres de change et/ou billets à ordre,

• soit des incidents de paiement et sitel est le cas, reste dans l’attente deses nouvelles instructions pour lasuite à donner au dossier.

ATTENTION : L’opération ne sera mentionnée surle relevé du sous-compte qu’à ladate du crédit définitif variant enfonction du montant des opérationset des dates d’échéance.

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DEMANDE D’ÉMISSION D’UN RÈGLEMENT

L’avocat peut effectuer sa demande :

• En même temps que le dépôt,• Après le dépôt des fonds.

Dans tous les cas, l’avocat doit remplirun bordereau d’instructions par affaire.

Ses instructions sont ensuite traitéespar la Carpa, qui veille au respect destextes et, à cette fin, peut lui demandertoutes justifications par application de

l’article 8 de l’arrêté du 5 juillet 1996.La lettre-chèque lui est ensuitetransmise.

S’il s’agit d’un virement, il sera direc-tement traité par les services de laCarpa en faveur du bénéficiaire quel’avocat aura indiqué et des référencesbancaires nationales (RIB) ou interna-tionales (IBAN) communiquées (saufs’il s’agit d’un tiers régulier en faveurduquel l’avocat procède à desvirements et que les références ban-caires sont déjà en possession de laCarpa).

QUELQUES CONSEILS

Pour la France métropolitaine et lesdépartements d’Outre-mer, en prati-que, les moyens de règlement sont

le chèque ou le virement.

Pour les règlements en direction del’étranger, il est vivement recom-mandé de procéder par virement.

QUELQUES PRÉCISIONS

Afin d’accélérer le traitement de sesdemandes, la Carpa recommande àl’avocat de préciser le lien du béné-ficiaire avec l’affaire.

RELEVÉ DES CHÈQUES NONDÉBITÉS : article 15 de l’arrêté du 5 juillet 1996

La Carpa transmet régulièrement àl’avocat le relevé des affairescomportant des chèques émis nondébités et éventuellement périmés.L’avocat peut obtenir ce relevé defaçon plus fréquente sur simpledemande.

1• L’avocat doit vérifier ce relevé etidentifier les raisons du non débitdes chèques émis.Si la lettre-chèque n’a pu êtreremise au bénéficiaire des fondscar elle était non conforme (parexemple nom du bénéficiaireerroné), l’avocat doit la restituerà la Carpa pour que soit procédéà son annulation. Sur ses

instructions, une nouvelle lettre-chèque sera émise.

2• Si la lettre-chèque a bien étéremise à son destinataire et quele client l’a perdue, la Carpadevra procéder à une oppositionauprès de la banque en deman-dant une lettre de décharge duclient de l’avocat.

Dès l’opposition enregistrée, unenouvelle lettre-chèque sera émiseau profit du client.

3• Si la lettre-chèque a bien étéremise au client et que l’avocatest sans nouvelle, une oppositiondevra être régularisée auprès dela banque.

Dès l’opposition enregistréedans le logiciel Gcmf, les fonds,s’ils ne peuvent être versés aubénéficiaire ou à ses ayantsdroit, seront transférés sur lecompte spécifique prévu parl’article 15 de l’arrêté du 5 juillet1996.

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CCCllôôttuurree dd’’uunn ssoouuss--ccoommpptteeaaffffaaiirree

ÉMISSION D’UN VIREMENT

Les virements peuvent êtreeffectués en euros ou en devisessur la France ou l’étranger.Dans tous les cas, l’avocat doitremplir un bordereau d’instructionset y joindre le relevé d’identitébancaire du destinataire pour lesvirements sur la France.

En faveur de l’étranger, il est recom-mandé d’obtenir des banques descoordonnées précises (ne pas oublierles références IBAN) pour éviter desfrais importants en cas de rejet.

La devise à transférer doit êtreindiquée pour les virements àdestination de pays étrangers.

Des frais sont prélevés par les

banques lors des transferts àl’étranger et sont par défaut à lacharge des bénéficiaires.

Il est toutefois possible de laisser lesfrais à la charge de l’émetteur mais,dans ce cas, il convient de le préci-ser sur le bordereau d’instructions.

Les instructions de l’avocat sonttraitées par la Carpa en veillant aurespect des textes applicables.

IMPORTANT :L’instruction de virement adres-sée à la Carpa doit impérative-ment comporter la signature d’unavocat habilité ; l’ordre devirement remis à la banque estsigné par le président de la Carpaou l’un de ses délégataires.

L’avocat doit impérativement solder lesous-compte lorsque l’affaire estterminée en transmettant les fonds auclient, ou le cas échéant, à sesayants droit.

Les affaires, pour lesquelles un soldesubsiste sans pouvoir être reversé,doivent faire l’objet d’instructionsspécifiques.

L’avocat doit prévenir la Carpa lors-que le client a disparu ou ne peutêtre joint afin que les soldes soient

versés sur un compte spécial Carpa,selon les dispositions du décret etde l’arrêté du 5 juillet 1996 (article15), sur lequel ils demeureront à ladisposition du client.

En aucun cas, ces fonds ne peuventêtre perçus à titre de solde de fraisou d’honoraires, sauf, bien entendu,autorisation écrite et préalable duclient ou procédures de recouvre-ment prévues par les dispositionslégales.

HHHoonnoorraaiirreess Le dépôt spécifique de sommescorrespondant à des honoraires surle compte Carpa est interdit puisqueles honoraires ne constituent pasdes maniements de fonds.

Si la somme reçue au titre dumaniement de fonds englobe deshonoraires, ceux-ci doivent être

réclamés à l’expiration du délai debonne fin.

Le prélèvement à titre d’honorairesn’est possible au bénéfice del’avocat que sur présentation préalableà la Carpa d’une autorisation écritedans les conditions fixées par lerèglement intérieur.

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AAAuuttrreess éévvéénneemmeennttss ppoouuvvaanntt iinnfflluueerr ssuurr llee ccoommpptteeCCaarrppaa

LA DÉMISSION

� de la profession

Si l’avocat exerce à titre individuel,son compte Carpa doit être soldé.

En cas de solde créditeur comptablesur certaines affaires, il est néces-saire de faire entériner par l’Ordre lanomination d’un suppléant quiprendra en charge les opérationsjusqu’à apurement complet.

La Carpa prend en compte sonretrait de signature à la date effec-tive de sa démission et procède à laclôture du compte dès que celui-ciprésente un solde nul.

Si l’avocat exerce en structure d’exer-cice commun, il prévient la Carpa quiprendra en compte son retrait designature. Cela n’aura aucune inci-dence sur ses dossiers en cours.

� pour un changement de Barreau

Si l’avocat exerce à titre individuel,son compte Carpa doit être soldé.

S’il reste encore un solde créditeurcomptable pour des affaires, laCarpa émet et lui fait parvenir lessommes correspondantes au nomde la Carpa de son nouveau barreaud’inscription, pour lui permettred’assurer la continuité de sesdossiers.

La Carpa prend en compte sonretrait de signature à la date effec-tive de sa démission et procède à laclôture du compte, dès l’ensembledes écritures en cours passées enbanque (lettre-chèque émise parexemple).

L’OMISSION

Si l’avocat exerce à titre individuel, lesuppléant désigné par l’Ordre prenden charge les opérations en cours.

La Carpa procède à son retrait de

signature à la date effective de sonomission.

Lors de sa réinscription, il lui faudraeffectuer les formalités de dépôt designature.

LA SUPPLÉANCEL’ADMINISTRATION

Le suppléant ou l’administrateur ducabinet d’un avocat, doit procéderaux régularisations administrativesqui en découlent.

Celles-ci sont accomplies surprésentation du justificatif de leurnomination, par le bâtonnier, auprèsde la Carpa.

Le relevé des opérations du compte

du confrère concerné sera tenu àleur disposition.

La mention de la suppléance ou del’administration sera portée sur lesrelevés émis pour le cabinet pourlequel ils interviennent.

Leur signature sera enregistrée pourle fonctionnement de ce sous-compte.

Au terme de leur mission, ils devrontavertir la Carpa qui procédera auxformalités administratives.

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LES ÉVOLUTIONS DE L’EXERCICEPROFESSIONNEL

Les modalités d’exercice enregistréespar la Carpa ne peuvent différer dumode d’exercice tel que l’avocat l’adéclaré auprès de l’Ordre.

L’avocat doit donc s’assurer que lesinformations enregistrées par la Carpasont conformes à la réalité de sasituation ; elles sont insérées dans labase « avocats/structures » dénommée« Tronc commun » qui sert à alimenterles applications informatiques degestion que la Carpa utilise, dont leGcmf.

ATTENTION : La Carpa ne peut en aucun casanticiper sur les décisionsordinales même pour des raisonspratiques d’exercice effectif.

L’avocat dispose d’un droit deconsultation et de rectification desinformations détenues par la Carpadans le respect de la loi relative àl’informatique, aux fichiers et auxlibertés.

� en cas de fin d’exerciceindividuel pour intégrerune structure existante ausein du barreau

L’ancien compte Carpa de l’avocatne doit plus enregistrer d’opérationsde maniements de fonds.

La Carpa se charge d’effectuer letransfert des affaires existantes, àsolde non nul, vers le compte Carpade la structure que l’avocat intégrepour chaque sous-compte affaire.

En ce qui concerne la structured’intégration :

• si l’avocat en est le représentantlégal, il doit accomplir les mêmesformalités que pour une ouver-ture de compte,

• s’il en est associé, le repré-sentant légal de la structure doitaccomplir les formalités deprocuration.

� en cas de fin d’exerciceindividuel pour créationd’une structure d’exerciceen commun

L’ancien compte Carpa de l’avocatne doit plus enregistrer d’opérationsde maniements de fonds.

Il doit accomplir les formalitésd’ouverture d’un compte Carpa pourla nouvelle structure d’exercice.

Il est prévu un dépôt de signaturepour chaque représentant légal.

La Carpa se charge, selon lesinstructions de l’avocat, du transfertdes affaires à solde non nul, vers lenouveau compte de la structureainsi créée.

� départ d’une structured’exercice en communavec reprise d’un exerciceindividuel

L’avocat ne doit plus effectuer demaniements de fonds sur le comptede la structure qu’il a quittée.

Le retrait de signature sur ce compteest pris en considération.

Il doit accomplir les formalités d’ou-verture d’un nouveau compte.

La Carpa édite le relevé général ettransfère, après pointage de sa part,conjointement avec ses anciensassociés, vers son nouveau compte,les affaires à solde non nul luiappartenant.

L’INTERDICTION BANCAIRE

L’avocat a l’obligation d’informer leprésident de la Carpa en casd’interdiction bancaire. La délégationdont il dispose est alors révoquée.

L’avocat reste gestionnaire de sesopérations de maniements de fonds ;toutefois, les règlements sont signéspar le président ou son délégatairepuis lui sont remis.

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� départ d’une structured’exercice en commun pourintégrer une autre structured’exercice en commun

L’avocat ne doit plus effectuer demaniements de fonds sur le comptede la structure qu’il a quittée.

Le retrait de signature sur ce compteest pris en considération.En ce qui concerne la structured’intégration :• s’il en est le représentant légal, ildoit accomplir les formalités pourl’ouverture d’un compte,

• s’il en est associé, le représentantlégal de la structure doit accom-plir les formalités de procuration.

La Carpa édite le relevé général ettransfère, après pointage de sa part,conjointement avec ses anciensassociés, vers son nouveau compte,les affaires à solde non nul luiappartenant.

� départ d’une structured’exercice en commun pourcréer une autre structured’exercice en commun

L’avocat ne doit plus effectuer demaniements de fonds sur le comptede la structure qu’il a quittée.

Le retrait de signature sur ce compteest pris en considération.

L’avocat doit accomplir les formalitésd’ouverture d’un compte pour lanouvelle structure d’exercice

Il est prévu un dépôt de signaturepour chaque représentant légal.

La Carpa édite le relevé général ettransfère, après pointage de sa part,conjointement avec ses anciensassociés, vers son nouveau compte,les affaires à solde non nul luiappartenant.

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LES TRAITEMENTS DES VOIES D’EXÉCUTION ET AVIS À TIERSDÉTENTEUR (ATD) REÇUSPAR LA CARPA

Il ne peut être fait obstacle àl’exercice régulier des voies d’exé-cution et mesures conservatoiressur les fonds de tiers déposés surles sous-comptes affaires.

Si la saisie de fonds de tiers estpratiquée entre les mains del’avocat, celle-ci est nulle ; l’avocatappréciera s'il doit répondre àl'huissier ou si, en sa qualité deconseil du débiteur saisi, il conseilleà son client d'en poursuivre la nullitédevant le juge de l'exécution.

La saisie de fonds appartenant oudestinés aux parties des dossiers nepouvant être pratiquée qu’entre lesmains de la Carpa, celle-ci doits’enquérir auprès de l’avocat deséléments justifiant de l’apparte-nance ou la disponibilité des fonds

pour faire aliment à la saisie, ausens de l’article 43 de la loi du 9juillet 1991 : “l’acte de saisie emporte,à concurrence des sommes pourlesquelles elle est pratiquée,attribution immédiate au profit dusaisissant de la créance saisiedisponible entre les mains du tiersainsi que tous ses accessoires.”

La Carpa informe donc l'huissier quela réponse sera faite aprèsinterrogation de l'avocat titulaire dusous-compte (arrêt du 9 janvier2003 de la deuxième ChambreCivile de la Cour de Cassation).

L'avocat doit donc répondre sansdélai aux interrogations de la Carpaafin de fournir les renseignementsnécessaires pour répondre à l'huissierpratiquant la saisie (de même suravis à tiers détenteur).

A cette fin, la Carpa transmet àl'avocat en cause simultanément entélécopie, l'acte accompagné d'unecorrespondance rappelant lesobligations légales en la matière dedonner une réponse "sans délai".

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La responsabilité d’une réponsesans délai auprès de la Carpaincombe à l’avocat.

Dès que la Carpa est en possessiondes renseignements utiles, à savoirle montant des sommes détenuessur l’affaire concernée et ladésignation de son détenteur le caséchéant, celle-ci répond à l’huissier ;et s’il apparaît que la saisie porte surdes fonds disponibles pour ledébiteur tiers saisi, elle transfère lesfonds sur son compte bloqué.

Si le sous-compte de l’affaireprésente un solde disponible, pourle débiteur saisi, supérieur aumontant de la somme pour laquelle

est pratiquée cette saisie, lemontant prélevé pour transfert sur lecompte bloqué de la Carpa est limitéau montant pour lequel estpratiquée cette saisie.

Bien évidemment, doit être distinguéla situation du débiteur saisi de celledu tiers saisi (la Carpa) qui, quant àlui, doit rester “objectif” sur lescauses et justifications de la saisie(créance), et ne peut contester laprocédure de saisie que sur sarégularité formelle.

C’est l’avocat du débiteur saisi quiappréciera avec celui-ci lescontestations qu’il peut exprimer.

ATTENTION :

Si l’avocat n’est pas familier dece type de procédure, il doitprendre soin de lire attentive-ment l’acte que lui transmet laCarpa.

Cet acte lui rappelle en effet, nonseulement l’étendue desobligations du tiers saisi, maiségalement la marche à suivre etles délais pour exercer unrecours en cas de contestation.

En tout état de cause, ilappartient à l’avocat de répondresans délai aux interrogations de

la Carpa. L’absence de réponseconstitue d’une part, une fautedéontologique dont la Carpaserait tenue de saisir l’Ordre et,d’autre part, est de nature àengager sa responsabilité civileprofessionnelle.

En cas de difficulté, l’avocat doiten référer directement à laCarpa qui est prête à lui porterassistance.

En toutes hypothèses, iln’appartient pas à la Carpa, tierssaisi, de se faire juge de lavalidité ou de la régularité de lasaisie.

Les Avis à Tiers Détenteur (ATD)

L’administration fiscale dispose,pour le recouvrement de ses créancesprivilégiées, d’une procédure desaisie simplifiée, que le Livre desprocédures fiscales désigne sous leterme d’avis à tiers détenteur.

Le processus de traitement par laCarpa est en tout point comparable

à celui de la saisie attribution ci-dessus exposé.

De même, les obligations deréponse qui incombent à l’avocatavec la responsabilité qui endécoule, demeurent analogues.

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POUR QUOI FAIRE ?

iCarpa est un service web permet-tant à tout avocat, abonné au Rpva,de consulter le compte maniementsde fonds de son cabinet d’exercice,dès lors que sa Carpa est équipée dulogiciel de gestion et comptabilité desmaniements de fonds (Gcmf).Le logiciel Gcmf et le service iCarpasont développés et proposés parl’Union nationale des Carpa (Unca).

iCarpa participe à la modernisation dela profession d’avocat. Il a pourobjectif de faciliter l’exercice profes-sionnel des avocats, de simplifier latâche des Carpa et des Ordres, maisaussi de limiter l’impression de papier.

QUI GÈRE ?

L’Unca a mis en place une plate-forme informatique dénomméeCarpabox, à laquelle les Carpa seconnectent régulièrement pour trans-mettre le différentiel des donnéesenregistrées depuis leur dernièreconnexion.

QUI PAYE ?

L’Unca a mutualisé les coûts et misen place les matériels et outilsnécessaires, permettant de satisfaireaux requêtes reçues de la plate formee-barreau lorsqu’un avocat se con-necte et s’authentifie pour consulterson compte maniements de fonds ;les Carpa et les Ordres n’ont doncaucun investissement propre àréaliser et le service est gratuit pourles avocats.

PPPrréésseennttaattiioonn dduu sseerrvviiccee COMMENT LE METTRE EN

ŒUVRE ?

Une fois le contrat d’utilisation signépar l’Ordre des avocats et la Carpa,puis retourné à l’Unca, la mise enœuvre de la procédure d’ouverture duservice est réalisée par les servicesde l’Unca.

COMMENT Y ACCÉDER ?

Pour bénéficier des services d’iCarpa,l’avocat doit être en possession d’uneclé Usb délivrée par le Conseilnational des barreaux, comportant uncertificat d’authentification valide pourle cabinet au sein duquel il exerce.

L’accès au service iCarpa s’effectuepar l’intermédiaire de la plateformee-barreau ou depuis www.icarpa.fr.

COMMENT L’UTILISER ?

Une fois l’authentification réaliséeselon les conditions définies par leConseil national des barreaux, l’avo-cat peut consulter les données de soncompte Carpa maniements de fonds.

A l’aide de critères de recherchesdans une interface épurée, l’avocatpeut pour les maniements de fondsconsulter et éditer les affaires encours, les affaires soldées, l’historiquedes affaires, l’échéance des sortiesde fonds qu’il a sollicitées pour lecompte de ses clients.

La notice de présentation et d’utilisationdu service “iCarpa-Maniements defonds” est téléchargeable sur le site del’Unca : www.unca.fr

UNION NATIONALE DES CARPA(anciennement UNION NATIONALE DES CAISSES D’AVOCATS)Association régie par la loi du 1er juillet 1901 - article 21.1 de la loi n°71-1130 du 31 décembre 1971

169, RUE DE RENNES 75006 PARIS

TEL : +33 (0)1 44 39 55 00

FAX : +33 (0)1 44 39 55 01

COURRIEL : contact@unca.fr

SITE : www.unca.fr

https://twitter.com/#!/UniondesCarpa