HotelPro - azerti.biz · Création des utilisateurs HotelPro Logiciel de Gestion Hôtelière pour tout gérer. Doc. N°101 - Manuel de l’Hébergement HotelPro GESTION HÔTELIERE

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HotelPro Logiciel de Gestion Hôtelière pour tout gérer.

Doc. N°101 - Manuel de l’Hébergement

HotelPro GESTION HÔTELIERE - 101

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www.azerti.biz – Manuel de l’Hébergement HotelPro – Gestion Hôtelière Complète par l’Afrique. Page 2 sur 59

Sommaire

Sommaire .............................................................................................................................................. 2

Procédure 0 - Connexion au logiciel HotelPro .......................................................................................... 4

LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO ......................................................................................................... 6

Le menu Fichier ............................................................................................................................................. 6

Le menu Paramétrage ................................................................................................................................... 7

Le menu Hébergement .................................................................................................................................. 8

Le menu Comptabilité ................................................................................................................................... 9

Le menu Bar/Restaurant ............................................................................................................................. 10

Le menu économat ...................................................................................................................................... 11

Le menu Service Technique (ST) .................................................................................................................. 12

Que se passe-t-il lorsqu’un Réceptionniste se connecte sur HotelPro ? .................................................. 13

La Main Courante, outil principal du Réceptionniste .................................................................................. 13

Explication des options de la Main Courante .............................................................................................. 15

La Main Courante, suite .............................................................................................................................. 16

Main Courante : Traitement d’une Chambre occupée ........................................................................... 16

Main Courante : Traitement d’une chambre réservée ........................................................................... 17

Main Courante : Traitement d’une chambre Hors Service...................................................................... 18

Main Courante : Traitement d’une chambre Libre ................................................................................. 19

Les procédures de gestion de la réception de l’hôtel ............................................................................. 20

Affichage de la Main Courante .................................................................................................................... 21

Réservation d’un logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle) ............................................................ 22

Arrivée de Client en Walk-In ........................................................................................................................ 24

Réservation de Groupe (équipe de foot, tout ensemble identifié) ............................................................. 25

Comment ajouter des logements (donc des membres) à un groupe qui existe déjà ................................. 26

Confirmation des réservations .................................................................................................................... 27

Check-In et Recouche des chambres ........................................................................................................... 28

Annulation des réservations ........................................................................................................................ 29

Délogement des Clients .............................................................................................................................. 30


Affichage de la Fiche d’Occupation périodique ........................................................................................... 31

Signalisation des Pannes au Service Technique ......................................................................................... 32

Départ d’un client (Check Out) .................................................................................................................... 33

Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logés ............................................................ 34

Factures clients ............................................................................................................................................ 35

Factures clients avec Folio ........................................................................................................................... 37

Déductions Clients ....................................................................................................................................... 39

Remboursement des Clients ....................................................................................................................... 40

Règlements client ........................................................................................................................................ 41

Saisie des dépenses de caisses .................................................................................................................... 42

Saisie des Recettes de caisses ..................................................................................................................... 43

Affichage et Impression du Journal de la caisse .......................................................................................... 44

Transfert des recettes Caisse à Caisse ......................................................................................................... 45

Gestion par le Visio Planning ....................................................................................................................... 46

Clôture de la Main Courante ....................................................................................................................... 48

Affichages divers : Fichier Clients, Disponibilités, Cardex, Anniversaires Clients, Recherches .................. 49

Recherche de Client sur la Main Courante – Touche <F4> du Clavier ........................................................ 49

Recherches diverses – Touche <F4> du Clavier ........................................................................................... 49

Affichage et Modification du fichier Clients – Touche <F11> du clavier ..................................................... 50

Affichage des Disponibilités – Touche <F3> du Clavier ............................................................................... 51

Affichage du Cardex Clients – Touche <F5> du clavier ................................................................................ 52

Affichage du fichier des Anniversaires Clients – Touche <F7> du clavier ................................................... 52

Facture Ancien Client................................................................................................................................... 53

Règlement Ancien Client ............................................................................................................................. 54

Clients Débiteurs ......................................................................................................................................... 55

Clients Créditeurs ........................................................................................................................................ 56

AZERTY Informatique – 15 ans au service du logiciel.............................................................................. 57

L’histoire de HotelPro........................................................................................................................... 58


Procédure 0 - Connexion au logiciel HotelPro Procéder comme suit :

1- Double-cliquer sur l’icône de HotelPro qui se trouve sur votre bureau Windows ou bien Naviguer dans Démarrer � Programmes � AZERTY � HotelPro et cliquer

sur HotelPro.

L’image d’accueil de HotelPro suivante s’affiche et invite l’utilisateur à patienter :

2- Après quelques secondes de chargement, HotelPro invite l’utilisateur à cliquer sur l’image d’accueil ci-dessus pour continuer.

Cliquer donc sur l’image d’accueil de HotelPro comme demandé. La fenêtre de

connexion à HotelPro suivante s’affiche :

3- Introduire votre nom d’utilisateur dans la zone Utilisateur et appuyer sur la touche <Entrée> du clavier.

4- Introduire maintenant votre mot de passe dans la zone Mot de passe et appuyer sur la touche <Entrée> du clavier.


5- Choisir votre Langue de travail et Appuyer une fois de plus sur la touche <Entrée> du clavier pour ouvrir définitivement votre session de travail sur HOTELPRO. HotelPro est disponible en Français, Anglais et Espagnol. D’autres

traductions sont continuellement en cours : Allemand, Chinois.

Note 1 : si vous ne disposez pas d’un mot de passe ou si vous l’avez oublié, veuillez contacter l’administrateur de votre logiciel pour le rétablir.

En effet, pour travailler convenablement dans HotelPro, l’Administrateur doit vous

créer un Nom d’Utilisateur et un Mot de passe.

En outre, il doit vous affecter les privilèges associés à votre poste et à vos fonctions dans l’entreprise.

Il doit enfin vous donner une Caisse et vous affecter un Magasin à partir duquel vous pouvez vendre les marchandises à la réception, au cas où le service en charge

des ventes serait non opérationnel.

En général, l’Administrateur affecte le Magasin Bar/Restaurant à tous les réceptionnistes.

Note 2 : Tout au long de ce manuel, lorsqu’il vous sera demandé de vous connecter à HotelPro, veuillez exécuter la présente procédure.

Note 3 : Une fois que vous serez connecté, vous n’aurez accès qu’aux fonctions et menus que l’Administrateur aura paramétré pour vous. Par exemple, les

Réceptionnistes n’auront accès qu’au menu Hébergement, pour effectuer les

opérations du Front-Office.

Note 4 : Les noms des clients utilisés dans ce Manuel sont des noms fictifs. Mais les chiffres viennent d’une Situation réelle de Démonstration que nous avons mise sur

pied.

En réalité, nous avons trafiqué les noms des clients pour qu’ils ne soient en rien

reconnaissables. Les chiffres ne représentent donc pas une Société particulière.


LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO

Le menu Fichier

Le Menu Fichier comprend les sous-menus suivants :

1- Reconnexion : Permet d’afficher la fenêtre de login, au cas où par exemple vous souhaitez vous absenter de votre Poste pour quelques temps. Cela empêche que

quelqu’un d’autre travaille en utilisant votre compte, comme si c’était vous.

Utilisez cette fonction sans modération. C’est pour votre sécurité.

2- Changement de mot de passe : Comme son nom l’indique, permet à tout utilisateur de changer son mot de passe, lorsqu’il se rend compte par exemple que

son mot de passe a été piraté par un autre utilisateur. Il est d’ailleurs conseillé de

changer régulièrement votre mot de passe. Mais ne l’oubliez surtout pas. Si par

malheur il vous arrivait d’oublier votre mot de passe, alors pas de panique,

saisissez l’Administrateur du logiciel, qui se chargera de vous en attribuer un autre.

3- Configuration de l’impression : Permet de sélectionner l’imprimante par défaut sur laquelle vous allez imprimer les factures clients, les reçus de caisses, vos

journaux de ventes, etc. Cette imprimante n’a rien à voir avec l’imprimante ticket

de caisse qui est utilisée au Bar/Restaurant ou à la Boite de Nuit.

4- Préférences : Ce sous-menu permet de configurer HotelPro. Il est utilisé uniquement par l’Administrateur du logiciel et ne sera par conséquent pas

accessible aux autres utilisateurs, tels que les réceptionnistes.


Le menu Paramétrage

Le menu Paramétrage permet en effet de paramétrer les données sensibles du logiciel. Il n’est

pas accessible aux réceptionnistes. Il comprend les sous-menus suivants :

1- Gestion des fichiers de base : C’est à cet endroit que les données vitales du logiciel sont saisies. Il s’agit des données qui seront utilisées tout au long du

logiciel. Par exemple : Le fichier des Clients, Fournisseurs, Articles, Caisses,

Banques, etc.

2- Consultation des fichiers de base : Permet de consulter les éléments créés dans les sous-menus ci-dessus. Il n’est pas accessible aux réceptionnistes.

3- Gestion de la sécurité du logiciel : C’est le menu le plus important de HotelPro. Il permet de créer les utilisateurs, de leur affecter des droits, de surveiller et

d’auditer les activités de tous les utilisateurs du logiciel. Il est accessible

exclusivement par l’Administrateur du logiciel et par le PDG de l’entreprise.


Le menu Hébergement

Voici le menu réservé aux Réceptionnistes et au Service des étages : le menu général appelé Hébergement. Il contient 3 sous-menus bien explicites :

1- Gestion des réservations : C’est uniquement ce sous-menu qui sera attribué aux Réceptionnistes. Il ouvre une fenêtre où ces derniers traiteront les fonctions

principales du Front-Office suivantes : Réservations de Clients, Arrivées en Walk-In, Check-In, Recouches, Confirmations de Réservations, Délogements, Mises en Service, Mises Hors Services, Check-Out de clients, Main Courante, Rack Viso

Planning, Encaissements Clients, Déductions Clients, Consommations Clients,

Factures Clients, Signalisations de Pannes au Service Technique, Encaissements de

Recettes, Saisie de petites Dépenses, Remboursements Clients, Annulations de

Réservations, Transfert de Recettes Caisse à Caisse. Ils ont également, dans un

onglet séparé, la possibilité d’imprimer une multitude d’Etats du Front-Office.

2- Edition des Etats : Le sous-menu Gestion des réservations ci-dessus permet déjà d’imprimer une multitude d’Etats pour le Front-Office. Le présent sous-menu

Edition des Etats permet aux Contrôleurs d’imprimer une multitude d’autres Etats.

3- Service des Etages : Ici, le Service des étages de l’hôtel a la possibilité de mettre des logements en Service lorsque ceux-ci ont été nettoyés, après le Check-Out des

clients à la réception. Cette procédure doit être scrupuleusement respectée. C’est

également dans ce sous-menu que s’effectue la Planification du personnel des

étages, la Programmation des Valets et le Planning général de l’hôtel.


Le menu Comptabilité

La comptabilité est au cœur du système HotelPro. Pour cette raison, un menu entier lui est

réservé. Les Comptables de l’entreprise pourront effectuer toutes les tâches dédiées à la

comptabilité à travers les sous-menus suivants :

1- Gestion comptable : Ce sous-menu ouvre une multitude des fonctions qui permettent aux comptables entre autres de : Affecter des caisses aux utilisateurs

du logiciel, Affecter des magasins aux utilisateurs, effectuer des versements de

recettes dans les banques avec lesquelles l’entreprise travaille, effectuer des

dépenses de caisse, saisir des déductions sur les factures clients, afficher les

Journaux des Ventes des réceptionnistes et Caissiers, Approvisionner les caisses

par de l’argent venu des banques, effectuer des remboursements clients,

effectuer des transferts de recettes Caisse à Caisse, mettre à jour les Prix des

logements, mettre à jour les Prix des marchandises. Notons pour ce dernier point

que le même article peut avoir plusieurs prix, pour des magasins différents. Les

Comptables pourront également : saisir une recette caisse, encaisser un

règlement client en chambre, encaisser le règlement d’un ancien client, saisir une

écriture manuelle et afficher un certains nombre d’Etats.

2- Etats comptables : Les Décideurs, Comptables et Contrôleurs trouveront dans ce sous-menu tous les états et Statistiques dont ils ont besoin pour la prise rapide

de décisions. On peut citer, sans être exhaustif : La situation générale de

l’établissement, les journaux des caisses et des banques, les historiques des

comptes clients, fournisseurs et autres, le fichier des réservations automatiques

en ligne, les logements les plus rentables, les meilleurs clients en terme de chiffre

d’affaires, les clients les plus fréquents, le chiffre d’affaires réalisé par période, les

comptes clients débiteurs, les comptes clients créditeurs, les états de stocks, les

factures groupées, la Main Courante, la Fiche d’Occupation, etc.


Le menu Bar/Restaurant

En réalité, ce menu aurait pu s’appeler Achat/Ventes car il n’y a pas que les Bars ou les Restaurants de l’hôtel qui soient concernés ici. Ce menu sait également gérer efficacement :

Votre Boite de nuit, le Cybercafé de l’hôtel, le Bar, le Restaurant, le Salon de coiffure, etc. si bien

sûr vous possédez tous ces commerces dans votre hôtel. Pour y parvenir, il propose les sous-

menus suivants :

1- Gestion des Achats : Permet de faire les inventaires, les entrées et sorties exceptionnelles de stock, le passage des commandes et l’entrée des marchandises

en stock, pour chaque magasin géré.

2- Gestion des Ventes : Ventes au comptant, ventes à Crédit, prise des commandes des clients installés au bar/restaurant, dépenses et recettes caisses, encaissement

de règlement client, impression du journal des caisse de l’utilisateur connecté.

3- Gestion du Stock : Ce menu reprend la plupart des fonctionnalités comprises dans le menu de Gestion des Achats ci-dessus : Inventaires, sorties et entrées

exceptionnelles, transferts inter-magasins, etc. Son existence se justifie par le fait

qu’on peut l’attribuer seul à un utilisateur chargé de gérer le stock.

4- Etats de Stock : Permet d’avoir tous les états du stock des marchandises, par magasin et par dates : Etats du Stock dans un magasin ou pour tous les magasins,

Etat des ruptures de stock, mouvements de stock par période, etc.


Le menu économat

L’économat est le lieu où se tient l’économe, où il a ses bureaux. En réalité, par économe, on

entend économiser. C’est l’homme en fait qui évite à l’entreprise de dépenser l’argent

inutilement. Il est chargé de gérer les revenus et les achats matériels de l’hôtel. A cet effet, il

utilise HotelPro pour :

1- Entrer au Magasin Central les marchandises achetées par le Service des Achats ;

2- Gérer et Contrôler le Stock du magasin Central et des autres magasins ;

3- Passer les commandes aux fournisseurs de l’entreprise au cas où le service des achats n’existe pas ou est empêché ;

4- Transférer les marchandises du Magasin Central vers les autres magasins ;

5- Etc.


Le menu Service Technique (ST)

Le service technique est chargé de la réparation des pannes qui surviennent à l’hôtel. C’est un

service qui doit être extrêmement efficace et s’appuyer sur HotelPro pour mener à bien sa

mission. Il en va de la vie de l’entreprise et de la fidélisation de la clientèle. Des poignets de

portes arrachés, une climatisation qui fait des bruits, des chasses d’eau qui ne chassent pas, des

canaux évidents mais absents de la liste des chaînes de télévision, etc. sont autant de problèmes

qui peuvent énerver les clients et les forcer à abandonner votre hôtel. Voici comment fonctionne

le Service Technique avec HotelPro.

1- Les pannes sont signalées soit pas la Réception avec le module Signalisation des Pannes sur simple plainte des clients, soit par le Service des Etages sur constat lors du nettoyage des Chambres, soit par le Service Technique lui-même. Lorsqu’une

panne grave survient, la Chambre doit être mise Hors Service immédiatement.

2- Après résolution physique d’une panne, le Service Technique en informe le Service des Etages à travers le même module, Pannes Signalées.

3- Après Nettoyage par le Service des Etages au cas où il y aurait eu des saletés laissées par le service technique, la chambre est remise en Service par le Service des Etages ou bien par le Service technique lui-même. Tout dépend de

l’organisation de la maison.

4- La réception peut également remettre la Chambre en Service lorsque l’établissement hôtelier n’a pas une organisation pointue, ou alors si le personnel

du Service Technique est défaillant.

Une chambre Hors Service ne peut pas être vendue au niveau de la Réception. HotelPro sait

informer le PDG sur la liste des Chambres Hors Service.

Chers réceptionnistes, vous n’aurez accès qu’au menu Hébergement. Nous l’avons déjà assez rappelé.

Note : Tous les sous-menus de HotelPro sont susceptibles de s’enrichir au fil du temps. Ne soyez donc pas surpris de voir certains sous-menus avec plus d’options que dans les images ci-dessus.


Que se passe-t-il lorsqu’un Réceptionniste se connecte sur HotelPro ?

La Main Courante, outil principal du Réceptionniste

En tant que Réceptionniste, votre outil principal de travail c’est le tableau ci-dessus : La Main Courante. Vous pouvez effectuer toutes les opérations résolues à votre fonction sans quitter ce tableau.

D’ailleurs, c’est la Main Courante ci-dessus qui s’affiche automatiquement lorsque vous vous connectez avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Pratique : A l’aide du bouton gauche de la souris, Double-cliquez sur une ligne quelconque de la Main Courante. Un Menu Contextuel s’affiche avec les différentes fonctions que vous pouvez effectuer sur le Client et sur la Chambre qui sont concernés.

Si vous avez des difficultés à utiliser le Double-click de la souris, procédez comme suit :

1. Faites un simple-click sur la ligne voulue à l’aide du bouton gauche de la souris (Je dis bien bouton gauche, c’est-à-dire le premier bouton à gauche. lol).

2. Cliquez maintenant sur le bouton droit de la souris (je dis bien bouton droit, lol). Remarquez que le même menu contextuel s’affiche.

Vous trouverez ci-dessous la description de toutes les options de la Main Courante.


1 2 3 4 5 6

7

8

9

A

B

C

D

E

F

G H I J K L M N O P Q


Explication des options de la Main Courante

1 Titre de la fenêtre Main Courante

2 Liste des Clients en Chambre (couleur rouge)

3 L’heure courante

4

Les différents Codes de couleurs qui se trouvent sur la 1ère colonne de la Main Courante

R = Clients en Chambre

C=Clients qui ont réservé, et ont confirmé leurs réservations

J=Clients qui ont réservé, mais n’ont pas confirmé leurs réservations. Exemple : la chambre 115

V=Logements libres. NB : Il faut cliquer sur Disponibilités Affichées pour avoir cette liste

O=Chambres Sales (Libres mais pas encore nettoyées)

H=Logement Hors Service (Couleurs noires)

F=Réservation fermée. Client parti

5 En cliquant sur Logement, vous ordonnez la Main Courante par Chambres.

6 En cliquant sur Type, vous ordonnez la Main Courante par Types de Chambres.

7 Nombre total de Clients attendus (Réservations confirmées + Réservations non confirmées)

8 Nombre total de Clients en Chambres

9 Nombre total de chambres libres (Non compris les Hors Services)

A Nombre de chambres Hors Services.

B Nombre de chambres fictives. Les fictives sont par exemples les Salles de Conférences, les endroits fictifs

comme les Boukarous, etc. qu’on crée pour comptabiliser les Chiffres d’Affaires du Jour.

C Nombre total de messages clients. Cliquez pour visualiser les Messages laissés par les visiteurs.

D Les chambres Libres (Couleurs vertes)

E Les Chambres Hors Services (Couleurs noires)

F Zone de Consultation des Chambres. Tapez un N°Chambre et appuyez <ENTREE> pour voir la facture

client et tous ses détails. Sur une facture Client affichée, on peut faire plusieurs traitements.

G Cliquez sur le bouton Rack pour ouvrir le Visio-Planning

H Cliquez sur le bouton Clients Groupe pour afficher les clients d’un groupe sélectionné

I Cliquez sur le bouton Excel pour exporter la Main Courante sur Excel afin de traiter le fichier obtenu

J Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre de la Main Courante si vous avez terminé

K Cliquez sur Clients Partis pour voir la liste des clients partis sur une période donnée

L Ce bouton permet d’afficher le Tableau de bord des clients sur le Départ ou à Reconduire

M Le bouton Recoucher est une autre façon de Recoucher un client. Pas très utilisé puisque cette opérations et les autres se font par un double-click sur une ligne de la Main Courante.

N Bouton de Recherche Multicritères dans HotelPro (Recherche de clients, chambres, etc.)

O Taux d’Occupation. Survolez cette zone avec la souris pour afficher le taux d’occupation

P Indice de Fréquentation. Survolez cette zone avec la souris pour afficher l’indice de fréquentation

Q Cliquez sur ce CheckBox pour Afficher ou Cacher les Chambres Libres ainsi que les Hors Services.


La Main Courante, suite

Main Courante : Traitement d’une Chambre occupée

Double-cliquez sur une ligne rouge (Client en Chambre) de la Main Courante et observez la

multitude d’opérations que vous pouvez réaliser sur le Client BINGONO ASSAMBA MARCEL occupant la Chambre 114 :

� Recouche Client : facturer une Nuitée supplémentaire au client

� Consommer Services : facturer les consommations du Bar, Restaurant, Boutique, etc. si ces postes ne sont pas informatisés

� Déloger le client : lui changer de chambre en cas de problème

� Check Out client : Clôturer son séjour

� Facture Client : Afficher la facture de ce client

� Encaisser Règlement Client : Lorsque le client verse de l’argent. Même si c’est un Déposit

� Saisie d'une Observation sur cette réservation : Cette fonction n'est plus très utilisée. Car les Observations et les Commentaires sont saisis chaque jour sur les clients en chambre.

� Facture condensée : Affichage d'une facture client, sur une autre présentation

� Saisie d'une déduction : Pour diminuer la facture du client ou bien y corriger un montant

� Saisie/Affichage des Messages des visiteurs : Messages laissés par les visiteurs

� Prolonger le Séjour de [BINGONO ASSAMBA MARCEL] : Modifier sa date de départ

� Réimpression de la Fiche de Police du client : également possible par le CARDEX (touche F5)


Main Courante : Traitement d’une chambre réservée

Sur la Main Courante, les chambres réservées ce sont les lignes qui ont la couleur Jaune (chambres réservées mais pas encore confirmées) et celles qui ont la couleur violet (chambres réservées et confirmées).

La confirmation d’une réservation se fait soit en indiquant un Déposit lors de la réservation du client, soit par le bon vouloir du Réceptionniste ou de l’opérateur, qui juge de l’opportunité de

confirmer cette réservation. Dans ce dernier cas, on n’a pas besoin de saisir un montant pour

confirmer cette réservation.

HotelPro contient un paramètre qui permet d’indiquer que pour confirmer une réservation, il faut

obligatoirement verser une somme d’argent. Cette somme d’argent peut elle aussi être paramétrée.

Seul l’Administrateur du logiciel a la possibilité de fixer ou de vérifier ces paramètres.

Double-cliquez sur une ligne Jaune (Chambre réservée) ou bien Violet (Chambre réservée et

confirmée) de la Main Courante et découvrez les options qui s’affichent sur le Menu Contextuel. Remarquez que par rapport à une Chambre Occupée, vous n’avez accès qu’à peu de fonctions

accessibles dans ce menu, parce que la chambre n’est justement pas encore occupée. Voici ces

fonctions :

� Check-In ou Recouche

� Confirmer Réservation (Si vous avez double-cliqué sur une ligne jaune, Chambre non réservée). Par contre si vous aviez double-cliqué sur une Réservation déjà confirmée (ligne

Violet), l’option Confirmer Réservation ne serait plus disponible.

� Annuler Réservation : Vous pouvez annuler une réservation pour motif de NO-SHOW du client ou pour d’autres motifs. HotelPro vous invitera à indiquer le motif de l’annulation.

� Nettoyer ce logement

� Modification des dates de séjour et/ou du logement : Ici, vous pouvez modifier les dates de séjour du client. Vous pouvez également changer le logement qui lui était réservé et lui en

attribuer un autre.

� Réimpression de la Fiche de Police.


Main Courante : Traitement d’une chambre Hors Service

Sur la Main Courante, les chambres Hors Service sont les lignes qui ont la couleur Noire. On met une

chambre Hors Service lorsque le service compétent constate une anomalie dans cette chambre.

Une chambre Hors Service ne peut plus être vendue à la Réception, jusqu’à ce que le Service Technique la remette en Service après avoir effectué les travaux nécessaires. Toute mise Hors Service est accompagnée par un Motif de Mise Hors Service.

Un client peut également signaler une anomalie dans une chambre. L’interlocuteur direct des

Clients c’est le Réceptionniste. Lorsqu’un client signale un problème dans sa chambre, le

Réceptionniste doit en informer rapidement le Service Technique en utilisant le bouton de

Signalisation des Pannes du FrontOffice HotelPro qui s’obtient en naviguant dans le menu :

[Hébergement/Gestion des réservations/Signalisation des Pannes].

Pratique : Pour voir les Chambres Hors Service à partir de la Main Courante, Cliquez d’abord sur la Case à Cocher Disponibilités non Affichées comme indiqué ci-dessus. Ce click permet de faire apparaître les Chambres Libres (Couleur Verte) et les Hors Services (Couleur Noire).

Pratique : Double-cliquez maintenant sur une ligne Noire de la Main Courante (Chambre Hors Service). Vous constatez alors que la seule Option de Menu disponible dans le Menu Contextuel qui

s’affiche c’est Mettre le logement En Service. Toutes les autres Options sont grisées, preuve que vous ne pouvez rien faire d’autre sur une chambre lorsqu’elle est Hors Service.

Rappel : Ne mettez une Chambre En Service que si le Service Technique a réparé toutes les pannes signalées.

HotelPro sait informer de façon journalière la haute hiérarchie sur l’Etat des Chambres Hors Services.


Main Courante : Traitement d’une chambre Libre

Nous ne le rappellerons jamais assez. Les chambres Libres sont les chambres qui ont une couleur

Verte sur la Main Courante.

Par défaut, la Main Courante n’affiche pas ces Chambres libres automatiquement. Cela a pour

avantage de laisser à la vue du Réceptionniste uniquement les Chambres Occupées et les

Réservations Clients.

Mais, il y a un paramètre dans HotelPro qui permet de garder les Chambres Libres affichées dans

tous les cas. Seul l’administrateur du logiciel HotelPro peut positionner ce paramètre.

Donc, pour afficher la liste des Chambres Libres sur votre Main Courante actuelle, Cliquez sur la case

à cocher indiquée Disponibilités non Affichées (située en bas et à l’extrême gauche de la main courante). Cela a pour but d’afficher les Chambres Libres et en même temps les Chambres Hors Services, comme nous l’indiquions ci-dessus.

En double-cliquant sur une ligne verte, c’est-à-dire sur une chambre Libre, un Menu Contextuel

s’affiche où seules 3 options sont accessibles :

1. Réserver le logement : Permet de réserver le logement sélectionné. Lors de cette opération, si vous indiquez un Déposit, cette réservation sera automatiquement confirmée. Si aucun

Déposit n’est indiqué, la réservation ne sera pas confirmée.

2. Mettre le logement Hors Service : Cette option permet de mettre le logement Hors Service, après avoir indiqué le motif de cette opération.

3. Réserver le logement avec Check-In Direct du Client : C’est une réservation Normale comme celle du 1. Ci-dessus, à la seule différence que le client est directement mis en

Chambre à la fin de cette opération. Cette option de Menu est utilisée lorsque le client est

devant vous, prêt à occuper sa chambre. C’est une arrivée en Walk-in.

Toutes les autres options de menus sont inaccessibles, justement parce que la Chambre n’est pas

encore Occupée. Vous savez maintenant comment utiliser la Main Courante pour faire votre travail, à

l’aide du Menu Contextuel et du double-click.

Nous allons maintenant passer aux procédures.


Les procédures de gestion de la réception de l’hôtel

N° Procédures de Gestion de la Réception

1 Affichage de la Main Courante

2 Réservations de Logement : Lorsqu’un nouveau (ou un ancien) client arrive à l’hôtel

3 Réservation d’un Groupe de Clients : Une équipe de football, Une Société, etc.

4 Confirmation des réservations : Si le client n’a pas fait de Déposit, car le Déposit confirme automatiquement une réservation

5 Arrivées de Clients en Walk-in : Clients qui arrivent sans au préalable demander une réservation

6 Annulation des réservations (Pour cause de No Show ou autre)

7 Délogement (changement de chambre des clients)

8 Check-Out des clients : à la fin de leurs séjours

9 Saisie des consommations clients sur leurs factures : Facturer des services supplémentaires aux clients lorsque ces derniers consomment un service

10 Factures Clients : à la demande, ou bien pour vérification

11 Saisie des Déductions Clients : Après accord de la direction de l’Hôtel

12 Remboursements Clients : Pour les clients qui sont en crédit

13 Saisie des Règlements clients : encaissement de l’argent versé par un client

14 Dépenses de caisse

15 Recettes Caisse

16 Journal de la caisse : pour chaque réceptionniste qui passe la caisse

17 Transfert de Recette : de la caisse du réceptionniste vers la caisse de la personne qui perçoit physiquement l’argent

18 Affichages divers : Disponibilités, Cardex, Anniversaires, Recherches


Affichage de la Main Courante La Main Courante c’est l’outil de travail principal du Réceptionniste. C’est important de savoir l’afficher

Remarque : Toutes les Opérations du FrontOffice peuvent se faire sur la Main Courante, en utilisant un

Double-click de la souris sur une ligne de la Main Courante.

Méthode 1 : La Main Courante s’affiche automatiquement lorsqu’un utilisateur configuré par l’Administrateur comme Réceptionniste se connecte à HotelPro.

Méthode 2 : Afficher la Main Courante à partir de la touche F9

Procéder comme suit :

1- Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion

2- Appuyer sur la touche F9 du clavier directement à partir du Menu Principal de HotelPro

Méthode 3 : Afficher la Main Courante à partir du menu Hébergement (Front-Office)



2- A partir du Menu Principal de HotelPro, suivre :

� Hébergement

� Gestion des réservations

� Main Courante Réception

Note : Découvrez les autres options permettant de gérer le FrontOffice. On peut tous les retrouver sur le Double-Click d’une ligne de la Main Courante.


Réservation d’un logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle) C’est l’opération à faire lorsqu’un client appelle ou se déplace pour réserver un logement ou une Salle.

Remarque : Seuls les champs marqués d’une couleur Rouge sont obligatoires lors de la saisie d’une

réservation, mais le réceptionniste devra s’efforcer à enregistrer le maximum d’informations sur chaque

client de l’Hôtel. En effet, les informations collectionnées sont très importantes pour la fidélisation des

Clients. Un exemple simple de fidélisation serait de souhaiter à un client un Joyeux Anniversaire le

moment venu et lui porter un panier de fruits dans sa chambre. Or, si vous n’avez pas bien renseigné le

champ Date de Naissance, cela ne sera pas possible.

Débrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom, Téléphone, Date de Naissance, Email des clients.

Procéder comme suit : 1- Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion

2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

� Hébergement


� Réservation

Vous pouvez aussi bien double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main

Courante et choisir le Sous/Menu Réserver le Logement… Mais, comme nous l’avons indiqué plus haut, pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante, vous devez cliquer

sur la case à cocher Disponibilités non Affichées située en bas à gauche.

La feuille de saisie des réservations s’affiche.

3- Saisir le nom du client et appuyer sur <ENTREE>. Remarquez que Référence Client et

Compte N° sont créés automatiquement par HotelPro.

Remarques Importantes : Le fait d’appuyer sur <ENTREE> ici est d’une importance capitale parce qu’un Robot HotelPro se chargera si possible d’afficher la liste des Clients portant ce

nom, afin que vous sélectionniez le Client, dans le cas où ce serait un ancien client de l’hôtel.

Lorsque vous avez affaire à un ancien client, vous n’avez plus à saisir ses coordonnées parce,

lorsque vous aurez sélectionné ce client dans la liste ci-dessus, ses coordonnées vont

s’afficher automatiquement pour vous.

4- Si c’est une femme mariée, saisir son Nom de jeune fille sinon appuyer sur <ENTREE> sans rien saisir

5- Saisir le Prénom, la Date et le lieu de naissance du Client en appuyant sur <ENTREE> après chaque saisie.

6- Pour la Nationalité et le pays de résidence du Client, appuyez chaque fois sur <ENTREE> pour ouvrir la liste des Pays ou des Nationalités, afin d’en piquer celui du Client. Appuyez sur

<ENTRE> après chaque sélection, pour sélectionner puis passer au champ suivant.

7- Saisir la profession du client et appuyer sur <ENTREE>.

8- Saisir l’Adresse complète, le Téléphone, Fax, Email, Site Internet du client et appuyer sur <ENTREE> après chaque saisie.

9- Saisir l’Origine, la Destination et le Nombre de personnes occupant la chambre et appuyer sur <ENTREE> après chaque saisie.


Retenez que le nombre de personnes par chambre est très important pour le calcul de l’Indice de fréquentation de l’hôtel. Renseignez donc convenablement les champs Nb. Personnes, Adultes et Enfants. Notez que [Nb. Personnes = Adultes + Enfants].

10- Choisir le Type de Client dans la ComboBox. Cet élément est également très important. Le type de Client s’affiche lors du Check-In ou de la Recouche journalière du Client. Il permet au Réceptionniste de savoir qui est ce client. Comme vous devez le savoir, certains clients sont

insolvables dans d’autres hôtels de la place, et l’information circule. Cet élément permet par

exemple de véhiculer cette information aux autres Réceptionnistes ou à la hiérarchie, lorsque

vous enregistrez les données de réservation.

11- Saisir le numéro de carte d’identité et appuyer sur <ENTREE>

12- Appuyer encore sur <ENTREE> pour confirmer le Nom de l’Occupant. Vous pourrez toujours changer le nom de l’Occupant lors du Check-In ou lors de la Recouche.

13- Saisir le mode de déplacement du client et si il a une voiture personnelle, saisir par la suite le numéro du véhicule

14- Saisir la Date d’arrivée du client et appuyez sur <ENTREE> ou bien Taper simplement sur <ENTREE> pour accepter la date proposée par HotelPro. Exemple : 09/01/2004

15- Taper au clavier le Numéro de la Chambre voulue ou bien Choisir la chambre voulue parmi la liste des chambres qui s’affichent, en cliquant dessus et appuyer sur <ENTREE>

16- Saisir la Date de Départ du client et appuyer sur <ENTREE> Exemple : 19/01/2004. Remarquer

que la durée du séjour se calcule et s’affiche automatiquement.

17- Si le client laisse un Déposit, saisir la valeur du déposit (Lorsque le client laisse un déposit, sa

réservation est automatiquement confirmée et il n’est plus indiqué d’aller Confirmer cette

réservation dans le Menu Gestion des Réservations).

18- Indiquez si le Client désire recevoir les SMS et/ou les Emails de la part de l’hôtel. En effet, dans HotelPro, les factures clients peuvent être envoyées par Email. Il est également possible de

communiquer avec les Clients par SMS, lorsqu’une passerelle de télécommunications est

installée à la Réception.

19- Cliquez maintenant sur <ENREGISTRER> pour enregistrer cette réservation

20- Cliquez sur <OUI> à la question posée

21- Cliquez sur <OK>

Rappel : S’il s’agit d’un ancien client, Taper juste les premières lettres de son nom dans le champ Nom

Client ou sur la rubrique « Référence client » et appuyer sur <ENTREE> pour afficher la liste dans

laquelle choisir le client désiré ; cela vous amènera à saisir uniquement l’origine, la Date d’arrivée du

client, le numéro de chambre, la Date de Départ du client pour valider cette réservation.

Remarque : à la fin de la réservation, HotelPro affiche la Fiche de Police sur un Format A5 (c’est-à-

dire la moitié d’un format A4). Imprimez cette Fiche ou bien fermez-la. Il est possible de réimprimer la

Fiche de Police d’un Client à tout moment, en allant double-cliquer sur son nom dans la Main

Courante, puis en choisissant Réimprimer la Fiche de Police de...


Arrivée de Client en Walk-In Les arrivées en Walk-In désignent des clients qui se pointent à l’hôtel pour louer une Chambre, sans avoir

préalablement réservé.

Remarque : Le traitement d’un Client qui arrive en Walk-In est le même qu’un client qui a préalablement

réservé au téléphone ou par Email. La seule différence c’est que : à la fin de la saisie des coordonnées du

Client, HotelPro ouvre automatiquement la fiche du Check-In pour permettre de mettre le client en

chambre directement.

Beaucoup de clients arrivent en Walk-In. Débrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom, Téléphone,

Date de Naissance et Email des clients, surtout lorsque ces derniers sont devant vous. Rassurez-les en

leur disant par exemple que c’est le Ministère du Tourisme et des Loisirs qui demande ces informations

pour les besoins de statistiques. En tout cas, demandez à votre hiérarchie la conduite à tenir lorsqu’un

client refuse de donner ses contacts.

Procéder comme suit lorsqu’un client arrive en Walk-In : 1- Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion


� Hébergement


� Enregistrement -> Walk-In

3- Enregistrer le client comme cela a été indiqué dans le paragraphe ci-dessus intitulé [Réservation d’un logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle)].

4- A la fin de la réservation, la Fiche de Police du Client est affichée. S’il a fait un Déposit, un reçu de Caisse est également affiché à l’écran. Il est important de l’imprimer, de le signer, de le

cacheter et de le remettre au Client.

5- Procéder immédiatement au Check-In du Client sur la fenêtre qui s’ouvre automatiquement à la fin de la confection de la Fiche de Police. Pour cela, entrer le montant négocié par le client

pour son logement et cliquer sur <Enregistrer>.

6- Pour savoir comment effectuer le Check-In d’un Client, consulter le paragraphe réservé à cet effet dans ce manuel, intitulé [Check-In et Recouche des chambres].


Réservation de Groupe (équipe de foot, tout ensemble identifié) On utilise la réservation de groupe lorsqu’un ensemble de personnes se présentent à la réception et

demandent à s’enregistrer comme groupe. Il peut s’agir d’une équipe de football, d’une société, d’une

école de formation, etc. L’objectif final ici est de pouvoir sortir une facture globale pour le groupe à la fin

du séjour, et de sortir, au besoin, également les factures individuelles pour chaque membre du groupe.

Note : Même si un groupe existe déjà, on peut lui ajouter des membres à tout moment, même si ces

membres là arrivent en retard.




� Hébergement


� Réservation

3- Appuyer sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilités de l’hôtel.

4- Choisir la période de séjour du groupe en sélectionnant les Date Arrivée et Date Départ. Remarquez que le Total Nuitées se calcule automatiquement.

5- Dans la colonne Quantité à réserver (Zone 1 ci-dessus) de la liste des Types de Logements, saisir le nombre de logements à réserver pour chaque Type.

6- Saisir le Nom du groupe dans la Zone 2 ci-dessus et appuyer sur <ENTREE>. Lorsque vous appuyez ainsi sur <ENTREE>, si une liste s’affiche, vérifiez que votre client-groupe n’y figure

pas encore. Si ce groupe existe déjà dans la liste, sélectionnez-le et appuyez une fois de plus

sur <ENTREE> pour valider le nom de votre groupe existant. Si aucune liste ne s’affiche, alors

il ne reste plus qu’à Enregistrer l’opération.

2

1

3


7- Cliquer maintenant sur Enregistrer pour Réserver tous ces logements pour ce groupe.

8- HotelPro choisi alors ce nombre de logements dans les disponibilités, les réserve et les affiche sur la Main Courante, avec un nom de membre identique pour toutes les chambres. Les noms

des membres et les numéros de Chambre vont être modifiés lors du Check-In individuel.

9- Ne pas s’inquiéter pour ces noms identiques : Lors du check-In, il est possible de donner un nom à l’occupant d’un logement. Les noms individuels seront donc renseignés lors du Check-

In de chaque membre du groupe, comme nous le verront plus bas.

Comment ajouter des logements (donc des membres) à un groupe qui existe déjà

1- La procédure est la même que celle ci-dessus, à la seule différence qu’il faut copier le Numéro de Réservation d’un membre du Groupe existant pour le coller dans la Zone 3 ci-dessus de la liste des Disponibilités.

2- Pour retrouver le Numéro de Réservation d’un membre de groupe existant, ou alors le numéro de réservation de tout client tout simplement, aller sur la Main Courante et double-

cliquer sur sa ligne de réservation ou d’occupation, puis choisir par exemple l’option de

menu contextuel Check-In ou Recouche ou Facture Client s’il s’agit d’un client déjà logé. De toutes les façons, toutes les fenêtres du Double-Click renseignent sur le Numéro de

Réservation.

3- Recopier alors ce Numéro de Réservation et le coller dans la Zone 3 ci-dessus, après avoir renseigné tous les autres champs (Dates de Séjour, Quantité de chambres à réserver pour chaque type de logement), puis appuyer sur la touche <ENTREE>. Remarquer que le nom du Client-groupe est automatiquement renseigné, puisqu’il s’agit d’un groupe existant. Ne pas

changer ce nom de groupe.

4- Cliquer alors sur Enregistrer pour ajouter des logements (et donc des membres) à ce groupe.


Confirmation des réservations C’est l’opération à faire lorsqu’on désire confirmer la réservation d’une chambre, d’une suite ou d’une

Salle de manifestations déjà réservée.

Est-il obligatoire de confirmer une réservation ?

La confirmation d’une réservation permet uniquement de la sécuriser. Quoi qu’il en soit, toute réservation,

même si elle n’est pas confirmée, peut être Check-In directement le moment venu, sans qu’il y ait besoin

de la confirmer obligatoirement.




� Hébergement


� Confirmation de réservation

3- Il est tout aussi possible de double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main Courante et choisir le Sous/Menu Réserver le Logement. Comme nous l’avons indiqué plus haut, pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante, vous devez cliquer sur la case à

cocher Disponibilités non Affichées située en bas à gauche.

4- Dans les 2 cas, la feuille de Saisie des Réservations s’affiche.

5- Vous avez 3 options pour retrouver le logement à Confirmer : Soit en entrant le N° Chambre ou le N° Réservation, ou enfin en tapant une partie du Nom du Client dans la Zone

6- Si vous Tapez <ENTREE> sans entrer l’une des 3 Options ci-dessus, une fenêtre s’affiche contenant la liste des clients ayant fait des réservations sans les confirmer.

7- Choisir en utilisant les flèches de direction le client dont il faut confirmer la réservation et taper <ENTREE>. Les données du Client s’affichent alors.

8- Dans le cas où une somme est versée par le client pour confirmer cette réservation, saisir ce montant dans la zone Montant Versé.

9- Cliquer dans la case correspondant au mode de versement (ESPECE, CHEQUE, C. CREDIT)

10- Cliquer sur le bouton <Confirmer>

11- Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération

12- Taper <ENTREE> pour valider.

K


Check-In et Recouche des chambres Cette opération permet de Facturer la chambre à un nouveau Client. Elle sert également à Refacturer

chaque jour les chambres aux clients qui sont déjà logés à l’hôtel. Dans ce dernier cas, la recouche du

client doit se faire tous les jours, jusqu’au départ définitif du client de l’hôtel.

Se positionner sur la Main Courante ou bien Procéder comme suit :



� Hébergement



3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Check-In ou Recouche…

4- Vérifier ou saisir le Montant Accordé à ce client pour cette chambre et taper <ENTREE>. Remarque : Pour accorder une Gratuité à un client, il suffit de Saisir zéro comme Montant Accordé et de sélectionner GRATUITE dans la liste Type de Service.

5- Saisir le Nom de l’Occupant du logement dans la zone NOM DE L’OCCUPANT ou bien laisser le nom qui est proposé par HotelPro et appuyer sur <ENTREE>.

6- Saisir une observation et les Commentaires pour cette Réservation et Appuyer sur <ENTREE> à chaque fois. Pendant le Check-In ou de la Recouche d’un Client, il est possible de saisir

jusqu’à 5 Commentaires sur cette recouche.

Les Observations et les Commentaires permettent de donner des instructions au Service de la Restauration, au Service Technique et à d’autres Services, par exemple pour leur indiquer que le Petit Déjeuner est offert pour ce jour, que le client désire quelque chose de particulier,

etc. Un Etat est imprimé à cet effet et remis à chacun des Services concernés.

Voici par exemple les informations que vous pouvez saisir dans ces champs :

1. Dans Observations - indiquez par exemple : PDJ Inclus (lorsque le client a payé pour une chambre avec Petit Déjeuner Inclus

2. Dans Commentaire 1 – Indiquez les termes de la négociation sur le prix. Par exemple : Prix négocié avec le PDG ou bien Prix CAMTEL

3. Dans Commentaire 2 – Indiquez par exemple et si besoin l’entité qui paiera la facture de ce client : Par exemple : Client Débiteur, Payé par sa société CAMTEL, etc.

4. Dans Commentaire 3 – Indiquez le canal par lequel le client a réservé. Par exemple : Réservé par Internet, Réservé par téléphone, Réservé par le Commercial NDZANA, etc.

5. Dans Commentaire 4 – Indiquez par exemple l’heure à laquelle le client arrive, ou l’heure à laquelle il partira, et s’il doit être déposé à l’aéroport par exemple.

Toutes ces informations sont importantes et informent beaucoup de services sur des actions précises à mener. Il est donc capital de bien renseigner ces zones. La Réception étant la porte d’entrée de l’hôtel, vous devez garder à l’esprit que chaque fois que vous négligez un renseignement, l’entreprise en prend un coup.

7- Cliquer finalement sur <ENREGISTRER> pour Check-In ou Recoucher le client.


Annulation des réservations C’est l’opération à faire lorsqu’un client décide d’annuler sa réservation, ou ne se présente pas à l’hôtel.

Note : Avant d’annuler une réservation, il faut toujours chercher à savoir pourquoi le client ne s’est pas

présenté le Jour-J. N’hésitez pas à lui passer un coup de fil pour le motiver à revenir chez vous.


Méthode 1



� Hébergement


� Annulation réservations

3- Taper <ENTREE> pour afficher la liste des clients ayant réservé

4- En utilisant les flèches de direction, sélectionner le client qui souhaite voir sa réservation annulée et taper <ENTREE>

5- Saisir le Motif d’annulation. Par exemple NO SHOW, etc.

Remarque : Le motif de l’annulation doit être obligatoirement saisi, sinon l’annulation ne se fera pas.

Essayer de trouver quelque chose à saisir dans cette case.

6- Cliquer sur le bouton <Annuler cette réservation>

7- Taper <ENTREE> pour valider l’Annulation de la réservation

8- Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération.

Méthode 2 : Si la réservation se trouve sur la Main Courante du Jour


2- Ouvrir la Main Courante

3- Double-cliquer sur la Réservation souhaitée et Choisir Annuler réservation…

4- Saisir le Motif de l’Annulation

5- Cliquer sur <Annuler cette réservation> pour finir.

6- Accepter la validation en appuyant sur <ENTREE> pour confirmer.


Délogement des Clients C’est l’opération à faire lorsqu’un client décide de changer de chambre

Prérequis : Il est impossible de Déloger un Client si son logement n’a pas encore facturé pour le Jour en

Cours. Autrement dit, Si vous venez de clôturer la journée et que la Recouche du Client n’a pas encore été

faite pour le jour en cours, alors le Délogement est impossible.

Note : Il faut toujours effectuer la Recouche du Client pour le Jour en cours, avant de le Déloger.



2- Afficher la Main Courante en procédant comme il a été largement expliqué plus haut

3- Double-cliquer sur la Réservation souhaitée et Choisir Déloger client (Changer de logement)…

4- Sélectionner le logement Destination dans la Liste de Sélection Logement N°. Remarquer que le Prix du nouveau logement est mis à Jour automatiquement avec le Prix négocié du

Client.

5- Se rassurer que le Prix négocié est bien celui qui convient à celui qui a été accordé au Client lors de son Check-In

6- Saisir le motif du délogement et Taper <ENTREE>

Remarque : Le motif du délogement doit être obligatoirement saisi. Exemples : Panne de Clim, Pas

d’électricité, Pas de Téléviseur, etc.

7- Cliquer maintenant sur <Enregistrer> pour valider le délogement


9- Taper <ENTREE> pour terminer.


Affichage de la Fiche d’Occupation périodique C’est la fiche à imprimer chaque matin pour remettre au Service des Etages. La Fiche d’Occupation c’est la

liste des Clients en Chambre à une période donnée. Elle affiche également le nombre de clients par

chambre, et les Nationalités. Autant de détails qui permettent au Service des Etages de travailler.

Note : Bien que le Service des Etages soit peut-être informatisé, il y a rarement une imprimante installée

dans ces Services là. Raison pour laquelle l’impression de la Fiche d’Occupation de l’hôtel incombe

souvent à la Réception.

Procéder comme suit pour afficher la Fiche d’Occupation

1. Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion

2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

� Hébergement


� [Onglet] Rapports du Front-Office

� Fiche d’Occupation (Rouge) (3ème Colonne, ligne 1)

3. La fiche d’Occupation s’affiche alors. Si rien ne s’affiche pour le moment, alors renseigner convenablement la Date de Début et la Date de Fin (en haut à gauche) et cliquer sur

<Afficher>.


Signalisation des Pannes au Service Technique

Note : Si le Délogement est survenu suite à une Panne dans la Chambre, Il faut tout de suite signaler cette Panne au Service Technique grâce au menu Signalisation des Pannes en procédant comme suit :



� Hébergement


� Signalisation des pannes

3- Saisir le Numéro de la Chambre concernée et Taper sur <ENTREE>

4- Dans la liste qui s’affiche, Choisir le Numéro de Chambre et Taper sur <ENTREE>

5- Sélectionner le Type de Panne dans la liste des types de panne

6- Saisir la Description précise de la Panne et appuyer sur <ENTREE>

7- Cliquer sur <Enregistrer> pour Signaler la panne au Service Technique


Départ d’un client (Check Out) C’est l’opération à faire lorsqu’un client décide ou a prévu de s’en aller, à la fin de son Séjour

Note : Avant de procéder au Check-Out d’un client, la Réception devra s’assurer que son compte est Soldé.

Lorsque le solde d’un client est Débiteur, HotelPro le signale avec un Clignotement rouge, pour alerter le

Réceptionniste sur sa responsabilité à laisser partir un Client Débiteur.




3- Double-cliquer sur la Réservation souhaitée et Choisir Check Out client…

4- Remarquer le clignotement <ATTENTION !!! CLIENT DEBITEUR> si le client est Débiteur

5- Si la situation du client est correcte (Solde à zéro, ou bien c’est normal de le laisser partir avec ce solde), alors cliquer sur <Libérer le logement>.

6- Taper <ENTREE> pour afficher la liste des clients ayant réservé avant et à la date du jour ou étant déjà résidant à l’hôtel

7- Cliquer sur <OUI> ou bien Taper <ENTREE> pour confirmer la volonté de libérer effectivement la chambre

8- Taper <ENTREE> pour terminer.


Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logés C’est l’opération à effectuer lorsqu’un client logé consomme un ou des services à l’Hôtel (Restaurant, Bar,

Cave, Pressing, Téléphone, Fax, Internet, etc.), et qu’il faut en tenir compte sur sa facture.

Note 1 : Cette opération, réalisable à partir de la Réception de l’hôtel, concerne également le cas où le

Bar/Restaurant n’est pas informatisé ou bien son poste de travail ne fonctionne pas. Il est alors possible de

saisir les consommations des Clients à partir de la Réception. Cette saisie s’ajoute sur la Facture Client.

Note 2 : Un Client logé peut consommer des services au Bar/Restaurant/Boutique et payer Cash sur-le-

champ. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’inclure cette consommation sur sa facture, car il s’agit d’une

vente au Comptant.

Note 3 : La touche <ENTREE> est très importante dans cette fenêtre. Lorsqu’un champ est renseigné, il

faut toujours appuyer sur la touche <ENTREE> du clavier pour passer à l’autre champ.




3- Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Consommer Services (Bar, Restau, Tel, Fax, Linge, etc.)…

4- Dans la zone Article N°, Saisir une partie du Nom de l’Article ou du Service à vendre et appuyer sur <ENTREE> pour ouvrir la liste, puis sélectionner l’article désiré et appuyer une fois de plus pour le Sélectionner et passer au champ Quantité.

Par exemple, si on veut facturer un Buffet au client, Saisir BUF ou BUFF et Taper <ENTREE> pour afficher la liste des Marchandises et Services contenant le mot BUF.

Il est également possible de Saisir dans cette zone le mot VINAIGR si par exemple on souhaite facturer la marchandise appelée AVOCAT VINAIGRETTE ŒUFS DURS par exemple. Le moteur de HotelPro sait retrouver toute marchandise à partir d’une partie de son Nom. On

n’a donc pas besoin de codifier les marchandises.

Lorsqu’on appui sur la touche <ENTREE> dans la zone Article N° sans taper une partie du Nom de l’Article qu’on veut facturer, la liste de tous les Articles et Services s’affichent. Il faut

alors dans ce cas naviguer avec les touches HAUT et BAS du clavier (ou bien avec la souris)

pour rechercher l’article ou le Service en question et le piquer en appuyant sur la touche

<ENTREE> ou en double-cliquant dessus avec la souris pour le sélectionner.

5- Saisir la quantité de l’article et Taper <ENTREE> pour passer au Prix de Vente.

6- Si le prix indiqué par défaut n’est pas celui correspondant, Saisir le prix adéquat et Taper <ENTREE> pour passer au champ Description.

7- Compléter la Description proposée par HotelPro pour le produit et appuyer sur <ENTREE> pour envoyer l’article dans la grille

Remarque : La Description permet de donner plus de précisions sur le produit facturé.

8- Recommencer au Point N°3 ci-dessus pour facturer si besoin un autre article au client sur la même facture. S’il n’y a pas d’autre article à facturer, ne plus traiter ce point N°8.

9- Cliquer alors sur <Enregistrer> ou bien appuyer sur la touche <F10> pour Valider la vente. Une fenêtre de Règlement s’affiche. La Valider en cliquant sur <Enregistrer> sans saisir de montant, car c’est une vente à Crédit (elle ira sur la facture du Client !).


Factures clients C’est l’opération à faire lorsqu’un client demande sa facture en vue de la régler ou de contrôler sa

consommation

Il est possible d’effectuer la plupart des opérations d’un client à partir sa facture.




4- Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Facture client… ou bien Facture condensée…

5- Découvrir alors les lignes de Factures Client

Zone A : Solde global du client tous séjours confondus. Ce solde est extrêmement important et doit être vérifié tout le temps. En effet, le solde de la facture actuelle peut même être créditeur (donc

en faveur du client), mais son solde global (Zone A) négatif, parce qu’il aurait peut-être séjourné à

l’hôtel dans le passé et parti sans régler complètement sa facture. Pour vérifier les consommations

correspondant à ce Solde global, il faut cliquer sur Historique des Mouvements (Zone C ci-dessus).

Zone B : Réimpression d’un reçu client. Pour que cette fonction marche, il faut sélectionner une ligne positive dans la facture Client. Par exemple la ligne DEPOSIT ESPECE SUR RESERVATION 308 ci-

dessus.

A

B

C

D E G H I F

J


Zone C : Historique des Mouvements. Permet d’afficher tout l’historique du client, par période. Prendre bien soin d’indiquer les bonnes périodes, pour voir tous les mouvements voulus. Au besoin,

rentrer la Date de Début aussi loin dans le passé que possible. Chaque fois que le Solde global du

client est négatif (Zone A), il faut consulter l’historique de ses mouvements pour comprendre la

situation.

Zone D : Liste des opérations qu’on peut effectuer sur une facture client, sans retourner sur la Main Courante : Saisie des consommations de services (PDJ, Déjeuner, Bar, Restau, etc.),

Remboursement client (si son solde est positif), Encaissement de règlement client, Saisie de

Déduction Client, Check Out client, Impression de Reçu de paiement, Historique des Mouvements,

Envoi de la facture Client par Email.

Zone E : Liste des utilisateurs qui sont intervenus sur cette facture. HotelPro mémorise tous les intervenants qui facturent un client. Que ce soit à la réception, au bar, au restaurant ou ailleurs. Leur

nom apparaît sur cette zone.

Zone F : Champ de saisie de l’adresse Email du Client, lorsqu’on veut lui envoyer sa facture par Email. Si cette zone n’est pas renseignée, la fonction Envoyer la facture par Email ci-dessus ne fonctionnera pas.

Zone G : Champ de saisie du Nom de la Société qu’on souhaite imprimer sur la facture. Cette zone permet de mettre la facture, non pas au nom du client ayant logé, mais au nom de la société

indiquée dans cette zone.

Zone H : Champ indiquant le montant en lettres du solde de la facture. La formule de Calcul c’est Encaissements-Consommations.

Zone I : Champ indiquant le montant en lettres du total des consommations. Il s’agit ici uniquement des consommations du Client. Les 2 zones H et I apparaissent sur la Facture Client à

l’impression.

Zone J : Options de présentation des lignes d’une facture. Une Facture Simple c’est celle qui est affichée ci-dessus. Une Facture Composée présente les montants sous-forme de Débit, Crédit, Solde.

Ne pas hésiter à consulter régulièrement une facture client pour vérifier que les informations sont

bien correctes et les services facturés régulièrement et à des dates précises. Cela a pour but d’éviter

toute dispute avec les clients et tout conflit avec les contrôleurs de l’entreprise.

HotelPro permet donc également de présenter une facture sous plusieurs formes, en fonction du

besoin. C’est ainsi qu’il existe également d’autres types de factures :

� Facture Condensée : Il s’agit d’une autre forme de facture qui condense toutes les prestations

effectuées par un client par rubrique, et jour par jour. C’est une forme de Main Courante Client.

Utiliser la méthode précédente pour afficher une facture sous sa forme condensée en procédant

comme suit : Sur la Main Courante, Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Facture

condensée…

� Facture Groupée : Il s’agit de la facture d’un groupe de clients (Exemples : Une société, Une équipe

de football, des conférenciers, etc.) dont les gérants désirent avoir toutes les prestations effectuées

à l’hôtel regroupées sur une seule facture. Nous reviendrons plus largement sur ce type de facture.

� Facture Ancien Client : Il s’agit de la facture d’un client qui a séjourné à l’hôtel dans le passé et

dont on désire réimprimer la facture. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans.

Ce type de facture peut s’imprimer soit à partir d’une ancienne Main Courante, soit à partir de la

fonction Facture Ancien Client, comme nous le verrons plus loin.


Factures clients avec Folio Présentation de facture obtenue en cliquant sur l’Onglet Facture Client avec Folios d’une facture Client.

HotelPro sait éclater automatiquement une facture unique en 5 folios.

Note HotelPro est le premier logiciel développé en Afrique à intégrer les Folios de façon efficace. Nos

concurrents, qui vendent tous des logiciels importés, intègrent une gestion des Folios fastidieuse et

très compliquée à mettre en œuvre. Nous intégrons une gestion de Folios WYSIWYG (What You See Is What You Get).

Définition : Qu’est-ce qu’un Folio? Très souvent, un client qui arrive à l’hôtel consomme des produits et services, et peut également

offrir des consommations à ses ami(e)s et connaissances. Toutes ces consommations se retrouvent

donc sur sa facture. Puisque cette facture sera peut-être réglée par sa société, il ne faudrait pas que

son entreprise se rende compte de tous les éléments de son séjour. Le logiciel doit pouvoir

permettre de séparer aisément les consommations à payer par l’entreprise de celles à payer par le

client. HotelPro intègre et gère efficacement 5 Folios par facture. L’originalité c’est que nous laissons

à la main au réceptionniste pour séparer en 30 secondes la facture du client comme bon lui semble,

et de l’imprimer.

Les 5 Folios comportent chacun deux Zones très faciles à manipuler :

1- Une zone supérieure avec deux boutons : Un bouton Vert pour ajouter des montants au Folio et un bouton Rouge pour retirer des montants du Folio et les renvoyer sur la facture.

2- Une zone inférieure pour imprimer le Folio ainsi fabriqué.


Voici comment procéder pour fabriquer des Folios sur une facture :

Nous allons utiliser uniquement le Folio1 pour cette opération, mais rien n’empêche d’utiliser un

autre Folio de votre choix. Il suffit d’imprimer le Folio utilisé à la fin de l’opération.

� Cliquer sur l’Onglet Facture Client avec Folios de la facture client que nous avons affichée dans la section précédente.

� Sur la Facture principale de gauche, cliquer sur une ligne qu’on souhaite envoyer sur le Folio1

� Cliquer sur le bouton vert de la zone supérieure du Folio1

� Recommencer l’opération jusqu’à retirer de la facture principale gauche tous les éléments de facture que l’on souhaite imprimer à part pour les envoyer sur le Folio1

� Si on veut retirer une ligne de facture du Folio1 pour le renvoyer sur la facture principale de gauche, alors sélectionner ce montant sur le Folio1 et cliquer sur le bouton rouge de sa zone

supérieure.

� On peut utiliser indifféremment tout folio que l’on souhaite pour réaliser cette opération.

� Il est assez rare d’utiliser plus de 1 Folio dans une telle opération, mais rien n’empêche d’utiliser même les 5 Folios.

� Penser à Imprimer le Folio en cliquant sur <Imprimer> sur sa zone inférieure.

Ci-dessus le Folio1 de la facture Client, imprimé uniquement avec les consommations du

Bar/Restaurant. A faire régler par exemple par le le Service Comptabilité de l’entreprise du Client.

Ce client travaille dans une entreprise qui a négocié avec votre hôtel pour des échanges de services

en termes d’hébergement. Mais l’entreprise a demandé à ses cadres de présenter une facture pour

toutes leurs consommations dans cet hôtel.

Un bon logiciel devrait pouvoir répondre efficacement à cette demande. C’est ce que fait HotelPro.


Déductions Clients C’est l’opération à faire lorsque pour une raison ou pour une autre (Exemples : trop facturé, accord du

PDG de réduire la facture, etc.), on a trop facturé le Client. Ce dernier bénéficie ainsi d’une réduction

après-coup sur sa facture.




3- Double-cliquer sur la Chambre souhaitée et Choisir Saisie d’une déduction…

4- Saisir le montant en chiffres de la déduction, en vérifiant le montant en lettres qui s’affiche, puis Taper <ENTREE>

5- Entrer le Motif de la Déduction. Il s’agit de la raison exacte qui permet de faire cette déduction.


7- Taper une fois de plus sur <ENTREE> pour terminer.

8- Vérifier la Facture du Client pour constater que la déduction a été prise en compte.


Remboursement des Clients C’est l’opération à réaliser lorsque le client doit percevoir le reste de l’argent qu’il a déposé à l’hôtel, ou s’il

a trop versé et désire rentrer dans ses droits.

Note : Le Réceptionniste doit toujours vérifier le Solde de tout compte du client avant de procéder à un

quelconque remboursement. Le Solde de tout compte s’affiche sur la facture Client, dans la zone

supérieure droite numérotée (A) comme nous l’avons vu dans la section Factures Clients.




� Hébergement



3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Rembourser [xx FCFA] au Client

4- Saisir le montant du Remboursement et Taper <ENTREE>

5- Taper <ENTREE> pour confirmer l’opération

6- Taper <ENTREE> pour terminer

HotelPro vérifie alors que le Client a droit à ce remboursement avant d’accepter que l’opération aille à son terme. Si le Solde de tout compte du Client est inférieur au montant qu’on souhaite

rembourser, HotelPro ne permettra pas le remboursement.

Note : Il est fortement conseillé d’effectuer le Remboursement à partir de la Facture Client. Cela permet de

voir plus clair sur la situation du Client.

Pour effectuer un Remboursement à partir de la facture du Client, il suffit :

� D’afficher la facture client comme cela a été montré dans la section Factures Clients

� De Découvrir le Solde de tout compte du Client (Zone A de la facture)

� De cliquer sur Remboursement Client

� D’effectuer alors les opérations ci-dessus pour effectuer le remboursement.


Règlements client C’est l’opération à faire lorsqu’un client verse de l’argent à la réception ou bien effectue un règlement par

Chèque, par Carte de Crédit ou une Prise en Charge. Cette fonction permet donc de solder également une

facture par Prise en Charge par une Entreprise ou une personne physique.

Note : Dans certaines sociétés, seul le Service de la Comptabilité est habilité à accepter les Chèques, les Cartes de Crédits et les Prises en Charge. Le Réceptionniste devra se rassurer que les modes de

Règlements autres que les Espèces sont acceptés avant de les traiter avec cette procédure.




� Hébergement



3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Encaisser Règlement client…

4- Saisir le montant du Règlement et Taper <ENTREE>

5- Cliquer sur le mode de règlement sollicité : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou PRISE EN CHARGE

6- Remarquer que lorsque le mode de règlement n’est pas ESPECE, des champs supplémentaires doivent être remplies :

a. Règlement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numéro de la Pièce et taper <ENTREE>. Taper encore <ENTREE> pour ouvrir la liste des Banques de la

Maison. Sélectionner alors la Banque voulue et taper <ENTREE>. Si la Banque souhaitée n’est pas dans la liste, contacter l’Administrateur du logiciel pour la Créer.

Taper ensuite sur <ENTREE> pour enregistrer le Règlement.

b. Règlement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numéro du Bon de Commande et taper <ENTREE>. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Société recherchée et

taper <ENTREE> pour ouvrir la liste des Clients de l’Entreprise. En tapant <ENTREE>

sans limiter avec une partie du Nom, toute la liste s’affiche. Sélectionner alors la

Personne ou la Société voulue dans la liste et appuyer sur <ENTREE>. Si la Personne

ou la Société souhaitée n’est pas dans la liste, contacter l’Administrateur du logiciel

pour la Créer.

7- Taper <ENTREE> pour confirmer le Règlement

8- Taper <ENTREE> pour valider


Saisie des dépenses de caisses C’est l’opération à faire lorsque le Réceptionniste a reçu l’ordre de sortir de l’argent de sa caisse pour

effectuer une petite dépense liée à l’hôtel.

Note : Cette opération nécessite une autorisation de la hiérarchie. Les petites dépenses peuvent concerner par exemple les Commissions qu’on paie aux Chauffeurs de Taxi lorsqu’ils amènent des

clients à l’hôtel, des frais de taxi des employés pour de petites courses, etc. Les grandes dépenses

doivent être faites par le Service de la Comptabilité.




� Hébergement


� Dépense caisse

3- Cliquer sur la petite flèche pour sélectionner le type de dépense dans celles répertoriées dans la liste

4- Choisir le type de Dépense voulu en utilisant les flèches de direction ou en cliquant et taper <ENTREE> pour aller sur le Champ Motif.

Note : Si le type de dépense souhaité n’est pas dans liste, alors contacter l’administrateur du logiciel pour le créer.

5- Saisir Motif exact de la Dépense et taper <ENTREE>

6- Saisir la référence de la pièce de Dépense et taper <ENTREE>

7- Saisir le montant du décaissement et vérifier que le montant écrit littéralement est le même que celui entré en chiffres.


9- Lire la fenêtre qui s’affiche pour s’assurer qu’il n’y a pas eu erreur dans l’opération de Dépense

10- Taper <ENTREE> ou Cliquer pour valider l’opération


Saisie des Recettes de caisses C’est l’opération à faire lorsque le Réceptionniste a reçu un encaissement autre que celui venant

directement de ses clients.

Note : Dans la plupart des cas, les activités de l’hôtel sont connectées en Réseau, de telle sorte que les Bars, les Restaurants, le Cybercafé, le Salon de Coiffure, la Piscine, la Laverie Auto aient chacun

son propre ordinateur et enregistre ses opérations directement dans le Serveur Central. Mais il peut

également arriver que certaines de ces activités n’aient pas un accès direct au Système réseau de

HotelPro, à cause du manque d’ordinateur à ces points. Dans ce cas, les Recettes générées dans ces

activités dites non-connectées doivent être saisies par exemple à la Réception en tant que Recette.

C’est à cela que sert cette fonction.




� Hébergement


� Dépense caisse

3- Cliquer sur la petite flèche pour sélectionner le type de Recette dans celles répertoriées dans la liste

4- Choisir le type de Recette voulu en utilisant les flèches de direction ou en cliquant et taper <ENTREE> pour aller sur le Champ Motif.

Note : Si le type de la Recette souhaité n’est pas dans liste, alors contacter l’administrateur du logiciel pour le créer.

5- Saisir Motif exact de la Recette et taper <ENTREE>

6- Saisir la référence de la pièce de dépense et taper <ENTREE>

7- Saisir le montant de la Recette et vérifier que le montant écrit littéralement est le même que celui entré en chiffres.


9- Lire la fenêtre qui s’affiche pour s’assurer qu’il n’y a pas eu erreur dans l’opération de Recette

10- Taper <ENTREE> ou Cliquer pour valider l’opération


Affichage et Impression du Journal de la caisse C’est l’opération à faire lorsque le caissier désire visualiser le journal de sa caisse entre deux dates précises.

Note : Toutes les transactions financières sont journalisées. Le Réceptionniste peut consulter son journal de caisse à tout moment, pour s’assurer que les opérations sont entrain d’être saisies

convenablement.

Procéder comme suit : 1- Se Connecter à HotelPro en suivant la procédure de connexion


� Hébergement


� Onglet Rapports du Front-Office

� Journal de la caisse

3- Choisir dans les calendriers les dates entre lesquelles on désire afficher le journal de caisse : Date de Début et Date de Fin. Le Journal affichera les activités uniquement entre ces 2 dates.

Par Défaut, HotelPro propose la date du Jour pour Date Début et Date Fin.

Pour demander à HotelPro de prendre en compte les activités passées dans le Journal, cliquer

sur Inclure le report des activités passées dans le Journal. Dans ce cas, une ligne de Report

viendra s’afficher en tête du Journal de Caisse.

4- Cliquer sur <Afficher> pour afficher le journal

5- Pour imprimer le journal à l’écran, cliquer sur le bouton <Imprimer>. A partir de l’impression écran, il est possible de procéder à l’impression sur Papier à l’imprimante.

6- Pour Exporter le Journal sous Microsoft Excel, cliquer sur <Exporter> et patienter quelques instants que Microsoft Excel se lance et dessine le gabarit de l’export.

7- Cliquer sur Fermer pour terminer.


Transfert des recettes Caisse à Caisse C’est l’opération à faire lorsqu’à la fin de sa journée de travail, le Réceptionniste veut transférer la recette

de sa caisse vers la caisse d’un autre caissier, ou alors dans la caisse du comptable ou encore dans la

caisse de la direction, dépendamment du fonctionnement de l’hôtel.

Note : L’opération de Transfert de Recette Caisse à Caisse doit être conforme au fait de remettre physiquement de l’argent à quelqu’un.

• Cela veut dire clairement que si vous avez terminé votre journée, et que vous remettez votre

recette à la personne qui prend le relai, vous devez également lui transférer votre recette par

ordinateur.

• Si vous remettez votre recette au Comptable, il faut transférer cette recette dans la Caisse du

Comptable.

• Si vous remettez votre recette au PDG, il faut transférer cette recette dans la Caisse Centrale. • Dans tous les cas, l’argent physique remis doit correspondre à l’argent informatique transféré.




� Hébergement


� Transfert de recette en Caisse

3- Saisir le montant de la recette à transférer en vérifiant que le montant écrit est le même que celui qui s’affiche en lettres.

4- Cliquer pour choisir la caisse à Approvisionner et taper <ENTREE>

5- Saisir un Motif du Transfert. Le motif doit expliquer clairement l’objet de ce transfert

6- Cliquer sur <Enregistrer> pour terminer l’opération. Les touches <ENTREE> peuvent également être utilisées à tous les niveaux ici, en lieu et place des clics de souris.

Remarque : Selon l’organisation de la maison, il est possible qu’on permette que des fonds de caisse

restent dans certaines caisses. Il est donc primordial de transférer exactement l’argent qui a été remis

physiquement.

HotelPro sait très bien garder les restes d’argent dans les caisses.

Par exemple, si votre Caisse indique 2.545.000 Francs, et qu’il vous est autorisé de garder des fonds de

caisse de 45.000 Francs par exemple, vous devez remettre physiquement 2.500.000 Francs à la personne,

et ensuite transférer 2.500.000 Francs de votre caisse vers sa caisse.

Toujours garder à l’esprit la rigueur et le sérieux dans la manipulation des fonds. C’est un gage de réussite

avec HotelPro.


Gestion par le Visio Planning Le Visio Planning de HotelPro est un puissant outil pour planifier les réservations des clients. Il est très utile

lorsqu’un client appelle l’hôtel pour négocier une réservation dans le temps. Lorsque vous jetez un coup

d’œil sur le planning, vous avez immédiatement une vue globale sur les disponibilités de l’hôtel. Vous

pouvez choisir n’importe quelle date, le planning vous affichera l’Etat de l’hôtel à cette période là.

Note : Bien qu’il soit indiqué de tout gérer à partir de votre Main Courante, il faut noter, avant qu’on ne

l’oublie, que toutes les opérations classiques (Réservation, Confirmation, Arrivée en Walking,

Consommations, Départ, Mise hors service, etc.) peuvent également se faire directement à partir du visio

planning, sans le quitter. Il suffit de choisir les plages voulues et de cliquer avec le bouton droit de la souris

pour afficher le menu de gestion.

Explication des Options du Visio-Planning

Option A : Type de Chambre à afficher. On peut choisir d’afficher uniquement un type de chambre précis dans le Visio-Planning. Cliquer sur la flèche pour ouvrir la liste des Types de chambres et

choisir le type de chambre à afficher dans le Visio-Planning. Sélectionner un espace vide pour

afficher le Visio-Planning de tous les types de chambres.

Option B : Informations complètes sur un logement, expliquées dans une info-bulle. Pointer la souris sur une ligne du Visio-Planning pour voir apparaître tous les détails du logement.

Option C : Liste des Numéros Chambres, chaque chambre étant accompagnée par son Type de Chambre entre crochets.

A

B C


Procéder comme suit pour afficher le Visio-Planning :



� Hébergement


� RACK Visio-Planning

3. Pointer avec la souris (sans cliquer) sur une chambre quelconque pour voir les détails de cette réservation

4. On peut choisir une plage de dates contigües sur une ligne (donc sur une chambre) et réserver cette quantité de chambres en cliquant sur le bouton droit.

5. Comment Réserver directement une chambre sur plusieurs jours :

a. Chercher une zone blanche du Visio-Planning

b. Identifier la Date de début et Sélectionner un carreau dans le Visio-Planning en cliquant dessus, Maintenir la touche SHIFT enfoncée et cliquer sur un autre carreau

plus loin, sur la même ligne que le premier carreau.

c. Maintenant, cliquer sur le bouton droit de la Souris pour découvrir le Menu qui s’affiche.

d. Cliquer Maintenant sur Réserver la chambre…

6. Pour une chambre donnée, le Visio-Planning propose plusieurs options dans le bouton droit de la souris.

7. Les couleurs gérées sur le Visio-Planning sont les mêmes que celles qui sont gérées sur la Main Courante. Nous en avons longuement parlé plus haut :

a. Rouge : Logement Occupé, Client en Chambre jusqu’à la fin de cette date (carreaux rouges)

b. Jaune : Logement réservé sur cette période, mais pas encore confirmé

c. Violet : Logement réservé et confirmé sur cette période

d. Noir : Logement Hors Service

e. Blanc : Logement libre

f. Orange : Logement libre mais pas nettoyé.


Clôture de la Main Courante C’est la fonction à exécuter quand la journée en cours est terminée, et qu’on souhaite passer à la suivante.

Note : Lorsque vous travaillez sur votre Main Courante à la journée par exemple du 15 Janvier 2001,

toutes les opérations du Front-Office s’enregistreront à cette date. Tant que vous n’avez pas clôturé votre

journée du 15 Janvier 2001, toutes les opérations d’hébergement continueront de se faire à la date du 15

janvier 2001, même si la date du jour est le 30 Janvier 2001.

Certains hôtels travaillent avec le paramètre automatique 12h/12h. HotelPro sait également prendre en

compte cette option, qui se positionne par l’Administrateur du logiciel dans le Menu

Fichier/Préférences/Onglet Heures de calcul/Gérer le changement auto des Heures de Recouche

(le 12h/12h). Lorsque le paramètre automatique 12h/12h est activé, la Main Courante se clôture

automatiquement tous les jours dès 12h et les Check-Out doivent immédiatement se faire. Mais il est

important de noter que HotelPro n’effectue jamais de Recouche automatique. Les Recouches, les

Départs Tardifs, les Day-Use, sont effectués manuellement par la Réception.

Il faut effectuer les Check-Out Clients et nettoyer les logements avant de clôturer la Main Courante.

Clients en attente de clôture : Généralement, lorsqu’un client se pointe à 11h à l’hôtel, la Réceptionniste attend la clôture de la Main Courante à 12h30 pour effectuer son check-In. Mais si on

veut être rigoureux comme dans certains hôtels, ce client devrait être facturé sur la Main Courante

du jour J à 11h, et être de nouveau facturé à J+1 après la clôture à 12h30, ce qui fait 2 jours.

Se positionner sur la Main Courante ou bien Procéder comme suit pour clôturer :



� Hébergement



3- Cliquer sur le bouton Clôturer…

Note : Pour clôturer la Main Courante, tous les logements doivent être nettoyés.

4- Cliquer sur <Oui> à la question posée pour confirmer la volonté de clôturer la Main Courante.

5- Patienter environ 1 minute, le temps que HotelPro réponde que la clôture est terminée.

6- Des traitements sont effectués et la Main Courante clôturée. La Main Courante passe alors à la Journée Suivante (J+1).

7- Remarquer que tous les Clients de la veille sont automatiquement basculés sur la Main Courante du Jour actuel, mais sans être recouchés. Il faut rappeler une fois de plus que

HotelPro n’effectue jamais de Recouche Automatique. La preuve, il faut noter que sur la Main Courante après clôture, la colonne App/Ch qui porte les montants des logements est vide pour tous les clients de la veille. La Recouche doit donc se faire Manuellement et

individuellement, en double-cliquant sur la chambre de chaque client à reconduire.

8- La Réceptionniste doit immédiatement effectuer les Recouches pour ceux des clients qui continuent de loger, traiter les Départs tardifs pour ceux qui ont négocié leurs départs tardifs,

effectuer les Check-Out pour les clients qui n’ont pas été Check-Out avant la clôture, mais

surtout effectuer le Check-In des clients qui ont été gardés en attente de la Clôture.


Affichages divers : Fichier Clients, Disponibilités, Cardex, Anniversaires Clients, Recherches HotelPro dispose d’une multitude de raccourcis et d’outils qui permettent de faciliter la vie de

l’utilisateur. D’autres outils sont continuellement ajoutés à HotelPro. Les mises à jour sont faites

toutes les semaines.

Recherche de Client sur la Main Courante – Touche <F4> du Clavier

Voici comment procéder pour rechercher un Client logé à l’hôtel :

� Se positionner sur la Main Courante en utilisant une des méthodes longuement expliquées plus haut.

� Appuyer sur la touche F4 du clavier � Entrer une partie du Nom du Client Recherché. Par exemple, taper simplement OWONA ou

bien KAMDEM ou bien DEDIEU si le client s’appelle KAMDEM OWONA JEAN DEDIEU

� Appuyer sur <Entrée> ou cliquer sur <Rechercher> � HotelPro se positionne alors sur le client recherché � Appuyer encore sur <Entrée> pour afficher la Facture du Client

Cette fonction est très importante lorsqu’un visiteur se présente à l’hôtel et demande à voir un client

logé, en donnant juste son nom.

Recherches diverses – Touche <F4> du Clavier

Comme sur la Main courante, la recherche va pouvoir se faire sur plusieurs autres fenêtres dans

HotelPro. Quoi qu’il en soit, c’est toujours la touche <F4> du clavier qui sera utilisée pour effectuer

cette recherche.

Les autres endroits où la recherche par la touche <F4> du clavier intervient sont par exemple : � Le fichier Clients, affiché en utilisant la touche <F11> du clavier, comme nous le verrons ci-

dessous.

� Le fichier Produits, dans Paramétrage/Gestion des fichiers de Base/Onglet Articles et Prix/Gestion des Articles.

� Le Cardex, affiché en utilisant la touche <F5> du clavier, comme nous le verrons ci-dessous. � Le fichier Anniversaires Clients, obtenu en utilisant la touche <F7> du clavier comme nous

le verrons ci-dessous.

� La Main Courante, obtenu en utilisant la touche <F9> du clavier, comme nous l’avons déjà vu ci-dessus.

� Le fichier des Clients Débiteurs, dans Hébergement/Gestion des réservations/Onglet Rapports du Front-Office/Clients Débiteurs.

� Le fichier des Clients Créditeurs, dans Hébergement/Gestion des réservations/Onglet Rapports du Front-Office/Clients Créditeurs.

Dans tous ces fichiers donc, la touche <F4> permet d’effectuer la Recherche dans la grille affichée.


Affichage et Modification du fichier Clients – Touche <F11> du clavier

En tant que Réceptionniste, vous devez régulièrement mettre à jour votre fichier client. Pour

commencer, il faut rappeler un certain nombre de choses relatives à la gestion des clients :

� Certains Réceptionnistes enregistrent certainement des clients uniquement sur la base de leur Nom, sans même prendre soin de demander leur numéro de téléphone et leur Email. Cela est une faute extrêment grave. En effet, si le fichier client de l’hôtel n’est pas qualifié,

c’est-à-dire que si on ne peut pas contacter un client à partir de son numéro de téléphone ou

de son Email, alors le Marketing et le Service des Ventes ne fonctionnera pas et l’hôtel fonce

droit vers un mûr.

� De même, si on n’a pas les dates exactes de naissance des Clients, il ne sera pas possible de leur faire des cadeaux le jour de leur Anniversaire. Un client à qui vous portez un panier de

fruits dans sa chambre à l’occasion de son Anniversaire reviendra certainement chez vous

lorsqu’il voudra séjourner dans un hôtel de votre ville. HotelPro sait souhaiter des vœux de

Joyeux Anniversaires aux Clients, comme nous le verrons plus bas. C’est une fonction de

fidélisation très efficace qui vous maintient près de vos clients. Rappelez-vous bien ceci : Il est

facile de conquérir un client, mais difficile de le garder. Il faut choutouter les clients.

Nous allons maintenant essayer de modifier le numéro de téléphone, l’adresse Email et la Date de

Naissance d’un client de votre choix.

Pour afficher le fichier Client, procéder comme suit :

� A partir de la Main Courante ou bien à partir du Menu Hébergement/Gestion des réservations ou encore à partir du Menu Principal de HotelPro, appuyer sur la touche <F11> du clavier pour afficher le fichier clients.

� Appuyer maintenant sur la touche <F4> du clavier pour effectuer la Recherche d’un client précis dans la liste

� Entrer une partie du Nom du Client Recherché. Par exemple, taper simplement HAMADOU ou bien KAMDEM ou bien DEDIEU si le client s’appelle KAMDEM HAMADOU OWONA JEAN

DEDIEU

� Appuyer sur <Entrée> ou cliquer sur <Rechercher> � HotelPro se positionne alors sur le client recherché. � Cliquer sur l’onglet <Modification> en bas pour afficher les détails du Client à modifier.

Découvrir ses informations actuelles. Ce sont celles qui ont été entrées lors de sa Réservation.

� Cliquer sur la petite flèche dans le champs Date de Naissance pour ouvrir le calendrier et sélectionner la date de Naissance du Client. Il est également possible de cliquer dans la zone Date de Naissance et de taper directement à la main la date de naissance du client (les

chiffres uniquement, sans les barres obliques). Taper par exemple 20/06/1974 sans les barres.

� Cliquer maintenant dans la zone Tél. et entrer le numéro de téléphone du client. � Cliquer enfin dans la zone E-mail et entrer l’Adresse Email du client � Si les zones Nationalité, Pays de Résid. et Catégorie Client ne sont pas complètement

renseignées, voici comment les mettre à Jour, sinon l’enregistrement ne passera pas :

o Cliquer dans la zone Nationalité, effacer ce qui s’y trouve et appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des nationalités gérées. Utiliser les touches Haut et Bas du clavier

pour sélectionner la Nationalité exacte du client et appuyer sur <Entrée> o Cliquer dans la zone Pays de Résid., effacer ce qui s’y trouve et appuyer sur <Entrée>

pour afficher la liste des pays gérés par HotelPro. Utiliser les touches Haut et Bas du

clavier pour sélectionner le Pays de Résidence exact du client et appuyer sur

<Entrée>


o Cliquer dans la zone Catégorie Client, effacer ce qui s’y trouve et appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des Catégories gérées. Utiliser les touches Haut et Bas

du clavier pour sélectionner la Catégorie du client et appuyer sur <Entrée> � Cliquer maintenant sur <Modifier> pour enregistrer la Modification. � Recommencer ce travail pour d’autres clients, jusqu’à ce que le fichier Client de l’hôtel soit

bien qualifié.

Affichage des Disponibilités – Touche <F3> du Clavier

En tant que Réceptionniste, vous devez à tout moment connaître les disponibilités de vos chambres,

par catégorie.

� Nous avons déjà longuement évoqué l’affichage et le traitement des Disponibilités dans le paragraphe de ce manuel qui traitait des Réservations de Groupe.

� Bien vouloir vous y référer pour voir toute la puissance de la gestion des Groupes à travers l’affichage des Disponibilités.

� La répétition étant le meilleur enseignement, il est important de rappeler que vous devez garder à l’esprit qu’à tout moment, vous pouvez afficher les disponibilités de l’hôtel en

appuyant sur la touche <F3> du clavier.

� Appuyer donc sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilités de l’hôtel.

• Toutes les options (1), (2) et (3) de la liste des disponibilités ci-dessus sont expliquées dans

le paragraphe traitant des Réservations de Groupe.

• Pour Rappel, il est possible d’envoyer les disponibilités de votre hôtel par Email à un

confrère, à une Société ou à toute personne qui souhaite avoir vos disponibilités entre 2

dates précises. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur le bouton <Envoyer par Email>, après

avoir entré son adresse Email dans la zone d’à côté.

2

1

3


Affichage du Cardex Clients – Touche <F5> du clavier

Le Cardex d'un hôtel correspond à son fichier client. En plus des coordonnées et de l'historique des réservations, on peut parfois y noter les habitudes ou les préférences des clients (boissons préférées,

prénoms des enfants...). HotelPro présente un Cardex simplifié, pour permettre au personnel d’avoir

une vue en 1s sur les coordonnées des clients.

• Par défaut, HotelPro affiche seulement les 10 premiers clients dans le Cardex (Ordre

alphabétique). Pour afficher tous les clients, il suffit de cliquer sur la case à cocher <Tous> en haut à gauche.

• Par défaut également, HotelPro ordonne le Cardex par Ordre Alphabétique Croissant des

Noms de clients. Pour ordonner le Cardex par Dates de Naissances, il suffit de cliquer sur le

bouton d’option <Trier par Naissance> en haut au milieu.

• Un double-click sur une ligne du Cardex réaffiche la Fiche de Police du client concerné, qui

peut par la même occasion être imprimée pour servir et valoir ce que de droit.

• Pour effectuer la recherche d’un client dans le Cardex, il suffit d’appuyer sur la touche <F4> du clavier et de procéder comme largement expliqué ci-dessus dans le paragraphe

concernant la <Recherche sur la Main Courante>.

• Pour imprimer le Cardex, il faut cliquer sur le bouton <Imprimer>

Affichage du fichier des Anniversaires Clients – Touche <F7> du clavier

HotelPro est capable de sélectionner automatiquement les dates de naissance des clients dans une

période donnée et de leur souhaiter de Joyeux Anniversaires le moment venu en leur envoyant un

Email dans ce sens.

• Il suffit de préparer le Message à envoyer, en collaboration avec la Direction de l’hôtel et de le paramétrer

• L’autre condition c’est d’avoir un fichier client bien qualifié, avec des adresses Email, des

numéros de téléphones et des Dates de Naissances correctes.

• C’est pour cela que nous ne cesserons jamais de répéter qu’il faut, dès leur arrivée à l’hôtel,

demander toutes ces informations aux clients, en expliquant aux clients hésitants que la

Direction attache du prix à la récolte de telles informations, non pas pour les ficher, mais bien

pour accroître son efficacité afin de mieux les servir.

• Pour afficher la liste des Anniversaires du Jour, il suffit d’appuyer sur la touche <F7> du Clavier.

• La touche <F4> permet d’effectuer la recherche d’un client dans le fichier des Anniversaires une fois qu’elle est affichée, au cas où il y aurait plusieurs clients.


Facture Ancien Client Un ancien Client est un client qui n’est plus logé. Bien qu’il soit parti, le besoin d’afficher ses

consommations peut survenir à tout moment, peut-être pour des besoins de vérifications.

Il s’agit donc ici d’un client qui a séjourné à l’hôtel dans le passé et dont on désire réafficher ou

réimprimer la facture. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans. C’est la taille du Disque Dur de votre Serveur qui peut s’essouffler, et non HotelPro.

Ce type de facture peut s’imprimer soit à partir d’une Ancienne Main Courante, soit à partir de la fonction Facture Ancien Client de l’Onglet Rapports du Front-Office.

Procéder comme suit pour afficher la facture d’un Ancien Client



� Hébergement



� Facture Ancien client (3ème colonne à droite, ligne 2)

3. Dans le Champ Nom du Client, entrer une partie du Nom du Client dont on veut afficher l’ancienne facture, puis appuyer sur la touche <Entrée>.

4. Utiliser les touches <Haut> et <Bas> du clavier pour se positionner sur le client voulu parmi la multitude qui pourraient s’afficher, puis appuyer sur <Entrée> pour le sélectionner.

5. L’ancienne facture s’affiche, avec les mêmes propriétés qu’une facture Normale d’un client logé.

6. Remarquer que contrairement à la facture d’un client encore logé, seule la fonction Imprimer de l’ancienne facture est activée. Aucune autre action n’est possible.

Note : Si on ne souhaite pas utiliser le Nom du Client comme expliqué dans le point N°2 ci-dessus pour effectuer la recherche du client, Il est également possible d’entrer, dans le champ

Logement N°, le numéro de la Chambre que le Client avait occupé, puis d’appuyer sur <Entrée> pour afficher la liste des clients qui ont occupé ce logement par le passé. Il faut alors sélectionner

le client voulu dans la liste affichée, puis appuyer sur la touche <Entrée> du clavier pour afficher

son ancienne facture.

Si on a fait le choix d’utiliser le Nom du Client pour faire la recherche, les autres champs Logement N° et Réservation N° doivent être vides. De même, si on utilise le champ Logement N° pour effectuer la recherche, les champs Nom du Client et Réservation N° doivent être effacés.


Règlement Ancien Client Cela a été déjà suffisamment dit, un ancien Client est un client qui n’est plus logé. Mais certains

clients négocient avec la hiérarchie de l’hôtel pour régler leurs consommations à crédit (Clients à

terme, clients débiteurs).

Cette fonction sert à encaisser les règlements de tels clients.

Procéder comme suit pour encaisser le Règlement d’un Ancien Client



� Hébergement



� Règlement Ancien Client (2ème Colonne, ligne 4)

3- Dans le Champ Nom du Client, entrer en Majuscules une partie du Nom du Client qui souhaite verser de l’argent, puis appuyer sur la touche <Entrée>.

4- Utiliser alors les touches <Haut> et <Bas> du clavier pour se positionner sur le client voulu parmi la multitude qui pourraient s’afficher, puis appuyer sur <Entrée> pour le sélectionner.

5- Entrer soigneusement le montant versé par le client et appuyer sur <Entrée>

6- Cliquer sur le mode de règlement sollicité : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou PRISE EN CHARGE

7- Remarquer que lorsque le mode de règlement n’est pas ESPECE, des champs supplémentaires doivent être remplies :

a. Règlement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numéro de la Pièce et taper <ENTREE>. Taper encore <ENTREE> pour ouvrir la liste des Banques de la

Maison. Sélectionner alors la Banque voulue et taper <ENTREE>. Si la Banque souhaitée n’est pas dans la liste, contacter l’Administrateur du logiciel pour la Créer.

Taper ensuite sur <ENTREE> pour enregistrer le Règlement.

b. Règlement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numéro du Bon de Commande et taper <ENTREE>. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Société recherchée et

taper <ENTREE> pour ouvrir la liste des Clients de l’Entreprise. En tapant <ENTREE>

sans limiter avec une partie du Nom, toute la liste s’affiche. Sélectionner alors la

Personne ou la Société voulue dans la liste et appuyer sur <ENTREE>. Si la Personne

ou la Société souhaitée n’est pas dans la liste, contacter l’Administrateur du logiciel

pour la Créer.

8- Taper <Entrée> pour confirmer le Règlement.

9- Taper <Entrée> pour valider le règlement.


Clients Débiteurs

Les Clients Débiteurs sont des clients qui doivent de l’argent à l’hôtel. Certaines entreprises

négocient pour que leurs personnels logent à crédit. Dans ce cas, ces derniers ne règlent pas leurs

factures à la fin de leurs séjours. Les factures sont envoyées à ces entreprises là pour règlement.

Tant qu’un client n’a pas réglé sans facture, il apparaît dans la liste des Clients Débiteurs.

Les Réceptionnistes et les Contrôleurs de l’hôtel doivent surveiller rigoureusement le fichier des

Clients Débiteurs.

HotelPro sait renseigner automatiquement la Haute Hiérarchie de l’hôtel sur l’état des lieux global

des Clients Débiteurs.

Procéder comme suit pour afficher les Clients Débiteurs



� Hébergement



� Clients Débiteurs (2ème Colonne, ligne 1)

3. Le fichier des Clients Débiteurs s’affiche alors. Double-cliquez sur une ligne pour afficher le Relevé de Compte de ce client. Cliquer sur <Impression sous-traitée> pour envoyer à Excel.


Clients Créditeurs

Les Clients Créditeurs sont des clients qui à qui l’hôtel doit de l’argent. Plusieurs clients déposent

généralement de grosses sommes au début ou en cours de leur séjour, pour garantir leurs dépenses

à l’hôtel.

Si un client a plus d’argent dans son compte qu’il n’a consommé de produits dans votre

établissement hôtelier, alors c’est un Client Créditeur.

HotelPro sait renseigner automatiquement la Haute Hiérarchie de l’hôtel sur l’état des lieux global

des Clients Créditeurs.

Procéder comme suit pour afficher les Clients Créditeurs



� Hébergement



� Clients Créditeurs (2ème Colonne, ligne 2)

3. Le fichier des Clients Créditeurs s’affiche alors. Double-cliquez sur une ligne pour afficher le Relevé de Compte de ce client. Cliquer sur <Impression sous-traitée> pour envoyer à Excel.


AZERTY Informatique – 15 ans au service du logiciel Nous disposons d’une large gamme de logiciels installés dans au moins 150 ordinateurs répartis dans plus de 10 pays d’Afrique.

Nos principaux logiciels : � CRM : Gestion de la Relation Client pour toutes les entreprises (Internet ou Intranet)

� TravelSoft : Gestion des Entreprises de Voyages complète sous Oracle.

� HotelPro : Gestion Hôtelière et Comptable complète sous Oracle.

� SunrisePlus : Gestion Commerciale Complète : Stock, Ventes, Facturation, Inventaires, Clients, etc. Tourne sous Oracle.

� Cambio : Achats et Ventes de Devises ; Gestion des Caisses des Agences de Voyages ; Facturation et Suivi des clients en compte.

� ParaPharm : Gestion des Pharmacies

� Cyber2000 : Gestion de Cybercafé, Client et Serveur

� PaP2000 : Gestion des Prêt-à-porter

� Depot2000 : Gestion des Dépôts de Boisson

� ISPManager : Gestion des ISP (Internet Service Provider)

� Mail : Gestion du Courrier Arrivé et Départ

� Afrik Bank : Gestion des Coopératives et des Banques


L’histoire de HotelPro

Les Développements de HotelPro ont commencé en Septembre 1995 dans un bureau de dimension

4m x 3m à la Cité Verte, un quartier de la Ville de Yaoundé au Cameroun, autour de 1 seul Développeur, Monsieur Denis Albert NGANKAM. Il avait pour équipement un Ordinateur Pentium 4

DX2 sous Windows 95, avec 2 MB de RAM et 40 Go de disque dur acheté à 1.500.000 FCFA à un

Professeur de l’Ecole Polytechnique de Yaoundé qui rentrait en France. Le système a été vite migré

vers Windows 98 quelques temps plus tard.

La première version 1.0, baptisée Hotel2000 est disponible dès Février 2001. Elle tournait alors sous les Bases de Données SQL-SERVER pour les grands hôtels et MS-ACCESS pour les hôtels de

tailles moyennes, les auberges et les centres de villégiature. Elle a connu un succès fulgurant dès sa

sortie. L’Etablissement AZERTY, créé depuis 1998 sur fonds propres, est activée dans la même lancée

pour soutenir le projet.

Le premier Client était l’hôtel MEUMI de NKOL-ETON, un quartier de la ville de Yaoundé au

Cameroun, suivi de l’hôtel FELYDAC du quartier Omnisports de la même ville. D’autres hôtels ont

vite demandé le produit : Hôtel MEUMI PALACE du quartier Bastos de Yaoundé, Hôtel XAVIERA,

Hôtel JOUVENCE 2000, etc.

Victime de son succès exceptionnel, doublé d’un manque de coordination, Hotel2000 a été piraté et

installé dans plusieurs hôtels de la sous-région Afrique Centrale par des personnes sans foi ni loi. En

effet, c’est le seul logiciel de gestion hôtelière développé au Cameroun à cette époque là. Tous les

autres sont alors des logiciels importés et vendus à des prix astronomiques. De plus, ces vendeurs

tiennent les hôteliers avec des contrats de maintenance faramineux.

Pour rectifier le tir : Dès 2004, cinq ingénieurs dont 1 Congolais, 1 Ivoirien, 1 Gabonais et 2

Camerounais rejoignent le projet, portant l’équipe de développement à 6 personnes. Des technico-

commerciaux de toutes nationalités sont recrutés et formés pour soutenir les installations, les

formations et les suivis sur le terrain.

Octobre 2008 : Nouveau Nom de baptême : CheckPoint. Plus sécurisé, plus ergonomique, plus professionnelle. La Base de Données SQL-SERVER est abandonnée au profit d’ORACLE. Mais la

version HotelPro ACCESS est maintenue pour les hôtels de petites tailles, les auberges et les centres

de villégiatures.

AZERTY obtient également en 2008 la représentation et le Partenariat de ORACLE au Cameroun. Il

faut rappeler que ORACLE c’est une société Américaine propriétaire du Système de Gestion des

Bases de Données ORACLE, le meilleur Système de Base de Données dans le monde.

Septembre 2009 : Plusieurs petites PME camerounaises et sous-régionales demandent la

représentation de CheckPoint avec nous. Nous leur signons alors des contrats annuels de

représentation. Certains, moins sérieux, sont résiliés quelques temps plus tard, car ne respectant pas

les clauses de qualité de service avec leurs clients finaux. En effet, la qualité du Service et la Sécurité

sont nos maîtres-mots.

08 Avril 2010 : Nouveau Nom de baptême : HotelPro. C’est l’aboutissement, la maturité totale, la haute sécurité, la Haute disponibilité, le Professionnalisme complet. HotelPro sème tous ses concurrents étrangers en s’adossant sur la plateforme Web et les Réseaux Sociaux, pour fidéliser la

clientèle de ses clients. Plusieurs mécanismes de fidélisation des clients sont ainsi introduits dans

HotelPro.


Toujours courant 2010, la version HotelPro Web est finalisée. Elle permet aux managers ou aux personnes autorisées de consulter les états décisionnels de HotelPro sur Internet lors de leurs déplacements partout dans le monde. Les versions Smartphones et Tablettes numériques sont

également livrées en Béta.

La version HotelPro VPN voit également le jour grâce à l’acquisition par AZERTY d’une petite société de Services Réseaux. Avec HotelPro version VPN, vous utilisez complètement HotelPro par Internet

partout dans le monde comme si vous étiez assis à votre bureau local.

HotelPro compte aujourd’hui plus de 4 millions 500 mille lignes de programmes. Si on prend en

compte la version Web de HotelPro, on dépassera plus de 5 millions de lignes de codes.

HotelPro est soutenu à ce jour par 10 ingénieurs, 4 techniciens supérieurs en informatique, de

nombreux technico-commerciaux et plusieurs sous-traitants répartis dans la sous-région Afrique

Centrale. HotelPro a progressé avec les conseils d’hôteliers, de gestionnaires, de comptables,

d’enseignants, de réceptionnistes, d’étudiants, d’utilisateurs tout court. Chacun y a apporté sa pierre.

HotelPro est mis à jour de façon majeure tous les mois. Les fonctionnalités évoluent tous les jours.

Les mises à jour sont disponibles de façon permanente sur le Site Internet de HotelPro, et

téléchargeables par les Clients sous forme de fichier Zip.

Tous les développements sont faits au Cameroun. Les codes sources de base (le cœur de HotelPro,

The HotelPro Core) sont gardés dans une banque de la Place sur DVD-ROM. La marque HotelPro est

protégée à l’OAPI et plusieurs brevets déposés.

HotelPro compte à ce jour 80 clients dans la sous-région et s’adapte continuellement à l’ère du

temps. Notre ambition c’est de dératiser le secteur pour empêcher que des solutions importées et

pas du tout adaptées à la culture africaine ou à notre environnement viennent ou continuent de

ravir des parts de marchés en Afrique.

Une version HotelPro Education est disponible pour les écoles de formation en Hôtellerie et Tourisme. Elle contient toutes les propriétés de la version Classique. Notre équipe de technico-

commerciaux dispensent également des cours à cet effet aux étudiants, et des formations aux

formateurs de ces organisations.

HotelPro c’est l’avenir : Sécurité, Fidélisation, Rapidité sont ses maîtres-mots. C’est du solide.

Pourquoi cherchez-vous ailleurs ce qui est parmi vous ?

Documents

HotelPro - azerti.biz · Création des utilisateurs HotelPro Logiciel de Gestion Hôtelière pour tout gérer. Doc. N°101 - Manuel de l’Hébergement HotelPro GESTION HÔTELIERE