Manuel de l Hebergement HotelPro 3.2.90 0

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    HotelProLogiciel de Gestion Htelire pour tout grer.Doc. N101 - Manuel de lHbergement

    HotelProGESTION HTELIERE - 101

    AZERTY INFORMATIQUE

    [email protected]

    Cration des Logiciels Cration de CD Interactifs Bases de Donnes ORACLE Sites Internet et Multimdia

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    Tl : (+237)22.00.19.22 / (+237)77.76.26.07 [email protected] www.azerti.biz.

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    Sommaire

    .............................................................................................................................................. 2

    0 .......................................................................................... 4

    ......................................................................................................... 6

    F ............................................................................................................................................. 6

    ................................................................................................................................... 7

    .................................................................................................................................. 8

    C ................................................................................................................................... 9

    B/ ............................................................................................................................. 10

    ...................................................................................................................................... 11

    () .................................................................................................................. 12

    ? .................................................. 13

    C, .................................................................................. 13

    E C .............................................................................................. 15

    C, .............................................................................................................................. 16

    C : C ........................................................................... 16

    C : ........................................................................... 17

    C : ...................................................................... 18

    C : ................................................................................. 19

    ............................................................................. 20

    A C .................................................................................................................... 21

    (C, A, , ) ............................................................ 22

    A C ........................................................................................................................ 24

    G ( , ) ............................................................. 25

    C ( ) ................................. 26

    C .................................................................................................................... 27

    C ........................................................................................................... 28

    A ........................................................................................................................ 29

    D C .............................................................................................................................. 30

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    A F ........................................................................................... 31

    ......................................................................................... 32

    D (C ) .................................................................................................................... 33

    (C ) ............................................................ 34

    F ............................................................................................................................................ 35

    F F ........................................................................................................................... 37

    D C ....................................................................................................................................... 39

    C ....................................................................................................................... 40

    ........................................................................................................................................ 41

    .................................................................................................................... 42

    ..................................................................................................................... 43

    A .......................................................................................... 44

    C C ......................................................................................................... 45

    G ....................................................................................................................... 46

    C C ....................................................................................................................... 48

    : , , , , .................. 49

    C C C ........................................................ 49

    C ........................................................................................... 49

    A C ..................................................... 50

    A D C ............................................................................... 51

    A C C ................................................................................ 52

    A A C ................................................... 52

    F A C................................................................................................................................... 53

    A C ............................................................................................................................. 54

    C D ......................................................................................................................................... 55

    C C ........................................................................................................................................ 56

    15 .............................................................................. 57

    ........................................................................................................................... 58

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    Procdure 0 - Connexion au logiciel HotelProProcder comme suit :

    1-Double-cliquer sur licne de HotelProqui se trouve sur votre bureau Windowsou bien Naviguer dans DmarrerProgrammesAZERTYHotelPro et cliquer

    sur HotelPro.

    Limage daccueil de HotelPro suivante saffiche et invite lutilisateur patienter :

    2-Aprs quelques secondes de chargement, HotelProinvite lutilisateur cliquer surlimage daccueil ci-dessus pour continuer.Cliquer donc sur limage daccueil de HotelPro comme demand. La fentre de

    connexion HotelProsuivante saffiche :

    3- Introduire votre nom dutilisateur dans la zone Utilisateur et appuyer sur latouche du clavier.

    4- Introduire maintenant votre mot de passe dans la zone Mot de passe et appuyersur la touche du clavier.

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    5-Choisir votre Langue de travail et Appuyer une fois de plus sur la touche du clavier pour ouvrir dfinitivement votre session de travail surHOTELPRO. HotelPro est disponible en Franais, Anglais et Espagnol. Dautres

    traductions sont continuellement en cours : Allemand, Chinois.

    Note 1 :si vous ne disposez pas dun mot de passe ou si vous lavez oubli, veuillezcontacter ladministrateur de votre logiciel pour le rtablir.

    En effet, pour travailler convenablement dans HotelPro, lAdministrateur doit vous

    crer un Nom dUtilisateuret un Mot de passe.

    En outre, il doit vous affecter les privilgesassocis votre poste et vos fonctionsdans lentreprise.

    Il doit enfin vous donner une Caisseet vous affecter un Magasin partir duquelvous pouvez vendre les marchandises la rception, au cas o le service en charge

    des ventes serait non oprationnel.

    En gnral, lAdministrateur affecte le Magasin Bar/Restaurant tous les

    rceptionnistes.

    Note 2 :Tout au long de ce manuel, lorsquil vous sera demand de vous connecter HotelPro, veuillez excuter la prsente procdure.

    Note 3 : Une fois que vous serez connect, vous naurez accs quaux fonctions etmenus que lAdministrateur aura paramtr pour vous. Par exemple, les

    Rceptionnistes nauront accs quau menu Hbergement, pour effectuer les

    oprations du Front-Office.

    Note 4 :Les noms des clients utiliss dans ce Manuel sont des noms fictifs. Mais leschiffres viennent dune Situation relle de Dmonstration que nous avons mise sur

    pied.

    En ralit, nous avons trafiqu les noms des clients pour quils ne soient en rien

    reconnaissables. Les chiffres ne reprsentent donc pas une Socit particulire.

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    LE MENU PRINCIPAL DE HOTELPRO

    Le menu Fichier

    Le Menu Fichiercomprend les sous-menus suivants :

    1-Reconnexion :Permet dafficher la fentre de login, au cas o par exemple voussouhaitez vous absenter de votre Poste pour quelques temps. Cela empche que

    quelquun dautre travaille en utilisant votre compte, comme si ctait vous.Utilisez cette fonction sans modration. Cest pour votre scurit.

    2-Changement de mot de passe :Comme son nom lindique, permet toututilisateur de changer son mot de passe, lorsquil se rend compte par exemple que

    son mot de passe a t pirat par un autre utilisateur. Il est dailleurs conseill de

    changer rgulirement votre mot de passe. Mais ne loubliez surtout pas. Si par

    malheur il vous arrivait doublier votre mot de passe, alors pas de panique,

    saisissez lAdministrateur du logiciel, qui se chargera de vous en attribuer un autre.

    3-Configuration de limpression :Permet de slectionner limprimante par dfautsur laquelle vous allez imprimer les factures clients, les reus de caisses, vosjournaux de ventes, etc. Cette imprimante na rien voir avec limprimante ticket

    de caisse qui est utilise au Bar/Restaurant ou la Boite de Nuit.

    4-Prfrences :Ce sous-menu permet de configurer HotelPro. Il est utilisuniquement par lAdministrateur du logiciel et ne sera par consquent pas

    accessible aux autres utilisateurs, tels que les rceptionnistes.

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    Le menu Paramtrage

    Le menu Paramtrage permet en effet de paramtrer les donnes sensibles du logiciel. Il nest

    pas accessible aux rceptionnistes. Il comprend les sous-menus suivants :

    1-Gestion des fichiers de base :Cest cet endroit que les donnes vitales dulogiciel sont saisies. Il sagit des donnes qui seront utilises tout au long du

    logiciel. Par exemple : Le fichier des Clients, Fournisseurs, Articles, Caisses,

    Banques, etc.

    2-Consultation des fichiers de base :Permet de consulter les lments crs dansles sous-menus ci-dessus. Il nest pas accessible aux rceptionnistes.3-Gestion de la scurit du logiciel :Cest le menu le plus important de HotelPro. Il

    permet de crer les utilisateurs, de leur affecter des droits, de surveiller et

    dauditer les activits de tous les utilisateurs du logiciel. Il est accessible

    exclusivement par lAdministrateur du logiciel et par le PDG de lentreprise.

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    Le menu Hbergement

    Voici le menu rserv aux Rceptionnisteset au Service des tages: le menu gnral appelHbergement. Il contient 3 sous-menus bien explicites :

    1-Gestion des rservations :Cest uniquement ce sous-menu qui sera attribu auxRceptionnistes. Il ouvre une fentre o ces derniers traiteront les fonctions

    principales du Front-Officesuivantes : Rservations de Clients, Arrives en Walk-In, Check-In, Recouches, Confirmations de Rservations, Dlogements, Mises enService, Mises Hors Services, Check-Out de clients, Main Courante, Rack Viso

    Planning, Encaissements Clients, Dductions Clients, Consommations Clients,

    Factures Clients, Signalisations de Pannes au Service Technique, Encaissements deRecettes, Saisie de petites Dpenses, Remboursements Clients, Annulations de

    Rservations, Transfert de Recettes Caisse Caisse. Ils ont galement, dans un

    onglet spar, la possibilit dimprimer une multitude dEtats du Front-Office.

    2-Edition des Etats :Le sous-menu Gestion des rservations ci-dessus permet djdimprimer une multitude dEtats pour le Front-Office. Le prsent sous-menu

    Edition des Etats permet aux Contrleursdimprimer une multitude dautresEtats.

    3-Service des Etages :Ici, le Service des tages de lhtel a la possibilit de mettredes logements en Service lorsque ceux-ci ont t nettoys, aprs le Check-Out desclients la rception. Cette procdure doit tre scrupuleusement respecte. Cest

    galement dans ce sous-menu que seffectue la Planification du personnel des

    tages, la Programmation des Valets et le Planning gnral de lhtel.

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    Le menu Comptabilit

    La comptabilit est au cur du systme HotelPro. Pour cette raison, un menu entier lui est

    rserv. Les Comptables de lentreprise pourront effectuer toutes les tches ddies la

    comptabilit travers les sous-menus suivants :

    1-Gestion comptable :Ce sous-menu ouvre une multitude des fonctions quipermettent aux comptables entre autres de : Affecter des caisses aux utilisateurs

    du logiciel, Affecter des magasins aux utilisateurs, effectuer des versements de

    recettes dans les banques avec lesquelles lentreprise travaille, effectuer des

    dpenses de caisse, saisir des dductions sur les factures clients, afficher les

    Journaux des Ventes des rceptionnistes et Caissiers, Approvisionner les caissespar de largent venu des banques, effectuer des remboursements clients,

    effectuer des transferts de recettes Caisse Caisse, mettre jour les Prix des

    logements, mettre jour les Prix des marchandises. Notons pour ce dernier point

    que le mme article peut avoir plusieurs prix, pour des magasins diffrents. Les

    Comptables pourront galement : saisir une recette caisse, encaisser un

    rglement client en chambre, encaisser le rglement dun ancien client, saisir une

    criture manuelle et afficher un certains nombre dEtats.

    2-Etats comptables :Les Dcideurs, Comptableset Contrleurstrouveront dansce sous-menu tous les tats et Statistiques dont ils ont besoin pour la prise rapide

    de dcisions. On peut citer, sans tre exhaustif : La situation gnrale deltablissement, les journaux des caisses et des banques, les historiques des

    comptes clients, fournisseurs et autres, le fichier des rservations automatiques

    en ligne, les logements les plus rentables, les meilleurs clients en terme de chiffre

    daffaires, les clients les plus frquents, le chiffre daffaires ralis par priode, les

    comptes clients dbiteurs, les comptes clients crditeurs, les tats de stocks, les

    factures groupes, la Main Courante, la Fiche dOccupation, etc.

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    Le menu Bar/Restaurant

    En ralit, ce menu aurait pu sappeler Achat/Ventescar il ny a pas que les Bars ou lesRestaurants de lhtel qui soient concerns ici. Ce menu sait galement grer efficacement :

    Votre Boite de nuit, le Cybercaf de lhtel, le Bar, le Restaurant, le Salon de coiffure, etc. si bien

    sr vous possdez tous ces commerces dans votre htel. Pour y parvenir, il propose les sous-

    menus suivants :

    1-Gestion des Achats :Permet de faire les inventaires, les entres et sortiesexceptionnelles de stock, le passage des commandes et lentre des marchandises

    en stock, pour chaque magasin gr.

    2-Gestion des Ventes :Ventes au comptant, ventes Crdit, prise des commandesdes clients installs au bar/restaurant, dpenses et recettes caisses, encaissement

    de rglement client, impression du journal des caisse de lutilisateur connect.

    3-Gestion du Stock :Ce menu reprend la plupart des fonctionnalits comprisesdans le menu de Gestion des Achats ci-dessus : Inventaires, sorties et entres

    exceptionnelles, transferts inter-magasins, etc. Son existence se justifie par le fait

    quon peut lattribuer seul un utilisateur charg de grer le stock.

    4-Etats de Stock :Permet davoir tous les tats du stock des marchandises, parmagasin et par dates : Etats du Stock dans un magasin ou pour tous les magasins,

    Etat des ruptures de stock, mouvements de stock par priode, etc.

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    Le menu conomat

    Lconomat est le lieu o se tient lconome, o il a ses bureaux. En ralit, par conome, on

    entend conomiser. Cest lhomme en fait qui vite lentreprise de dpenser largent

    inutilement. Il est charg de grer les revenus et les achats matriels de lhtel. A cet effet, il

    utilise HotelPro pour :

    1-Entrer au Magasin Central les marchandises achetes par le Service des Achats ;2-Grer et Contrler le Stock du magasin Central et des autres magasins ;3-Passer les commandes aux fournisseurs de lentreprise au cas o le service des

    achats nexiste pas ou est empch ;

    4-Transfrer les marchandises du Magasin Central vers les autres magasins ;5-Etc.

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    Le menu Service Technique (ST)

    Le service technique est charg de la rparation des pannes qui surviennent lhtel. Cest un

    service qui doit tre extrmement efficace et sappuyer sur HotelPro pour mener bien sa

    mission. Il en va de la vie de lentreprise et de la fidlisation de la clientle. Des poignets de

    portes arrachs, une climatisation qui fait des bruits, des chasses deau qui ne chassent pas, des

    canaux vidents mais absents de la liste des chanes de tlvision, etc. sont autant de problmes

    qui peuvent nerver les clients et les forcer abandonner votre htel. Voici comment fonctionne

    le Service Technique avec HotelPro.

    1-Les pannes sont signales soit pas la Rception avec le module Signalisation desPannessur simple plainte des clients, soit par le Service des Etages sur constat lorsdu nettoyage des Chambres, soit par le Service Technique lui-mme. Lorsquune

    panne grave survient, la Chambre doit tre mise Hors Service immdiatement.

    2-Aprs rsolution physique dune panne, le Service Technique en informe le Servicedes Etages travers le mme module, Pannes Signales.

    3-Aprs Nettoyage par le Service des Etages au cas o il y aurait eu des saletslaisses par le service technique, la chambre est remise en Servicepar le Servicedes Etages ou bien par le Service technique lui-mme. Tout dpend de

    lorganisation de la maison.

    4-La rception peut galement remettre la Chambre en Service lorsqueltablissement htelier na pas une organisation pointue, ou alors si le personnel

    du Service Technique est dfaillant.

    Une chambre Hors Service ne peut pas tre vendue au niveau de la Rception. HotelPro sait

    informer le PDG sur la liste des Chambres Hors Service.

    Chers rceptionnistes, vous naurez accs quau menu Hbergement. Nous lavons dj assezrappel.

    Note: Tous les sous-menus de HotelPro sont susceptibles de senrichir au fil du temps. Ne soyezdonc pas surpris de voir certains sous-menus avec plus doptions que dans les images ci-dessus.

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    Que se passe-t-il lorsquun Rceptionniste se connectesur HotelPro ?

    La Main Courante, outil principal du Rceptionniste

    En tant que Rceptionniste, votre outil principal de travail cest le tableau ci-dessus : LaMainCourante. Vous pouvez effectuer toutes les oprations rsolues votre fonction sans quitter cetableau.

    Dailleurs, cest la Main Couranteci-dessus qui saffiche automatiquement lorsque vous vousconnectez avec votre nom dutilisateur et votre mot de passe.

    Pratique :A laide du bouton gauche de la souris, Double-cliquez sur une ligne quelconque dela Main Courante. Un Menu Contextuelsaffiche avec les diffrentes fonctions que vous pouvezeffectuer sur le Client et sur la Chambre qui sont concerns.

    Si vous avez des difficults utiliser le Double-click de la souris, procdez comme suit :

    1. Faites un simple-click sur la ligne voulue laide du bouton gauche de la souris (Je disbien bouton gauche, cest--dire le premier bouton gauche. lol).

    2. Cliquez maintenant sur le bouton droit de la souris (je dis bien bouton droit, lol).Remarquez que le mme menu contextuel saffiche.

    Vous trouverez ci-dessous la description de toutes les options de la Main Courante.

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    Explication des options de la Main Courante

    1 Titre de la fentre Main Courante

    2 Liste des Clients en Chambre (couleur rouge)

    3 Lheure courante

    4

    Les diffrents Codes de couleurs qui se trouvent sur la 1recolonne de la Main Courante

    R = Clients en Chambre

    C=Clients qui ont rserv, et ont confirm leurs rservations

    J=Clients qui ont rserv, mais nont pas confirm leurs rservations. Exemple : la chambre 115

    V=Logements libres.NB : Il faut cliquer sur Disponibilits Affichespour avoir cette liste

    O=Chambres Sales(Libres mais pas encore nettoyes)

    H=Logement Hors Service(Couleurs noires)

    F=Rservation ferme. Client parti

    5 En cliquant sur Logement, vous ordonnez la Main Courante par Chambres.

    6 En cliquant sur Type, vous ordonnez la Main Courante par Types de Chambres.

    7 Nombre total de Clients attendus (Rservations confirmes + Rservations non confirmes)

    8 Nombre total de Clients en Chambres

    9 Nombre total de chambres libres (Non compris les Hors Services)

    A Nombre de chambres Hors Services.

    BNombre de chambres fictives. Les fictives sont par exemples les Salles de Confrences, les endroits fictifs

    comme les Boukarous, etc. quon cre pour comptabiliser les Chiffres dAffaires du Jour.

    C Nombre total de messages clients. Cliquez pour visualiser les Messages laisss par les visiteurs.

    D Les chambres Libres (Couleurs vertes)

    E Les Chambres Hors Services (Couleurs noires)

    FZone de Consultation des Chambres. Tapez un NChambre et appuyez pour voir la facture

    client et tous ses dtails. Sur une facture Client affiche, on peut faire plusieurs traitements.

    G Cliquez sur le bouton Rackpour ouvrir le Visio-Planning

    H Cliquez sur le bouton Clients Groupepour afficher les clients dun groupe slectionn

    I Cliquez sur le bouton Excelpour exporter la Main Courante sur Excel afin de traiter le fichier obtenu

    J Cliquez sur Fermerpour fermer la fentre de la Main Courante si vous avez termin

    K Cliquez sur Clients Partispour voir la liste des clients partis sur une priode donne

    L Ce bouton permet dafficher le Tableau de bord des clients sur le Dpart ou Reconduire

    MLe bouton Recoucherest une autre faon de Recoucher un client. Pas trs utilis puisque cette oprationset les autres se font par un double-click sur une ligne de la Main Courante.

    N Bouton de Recherche Multicritres dans HotelPro (Recherche de clients, chambres, etc.)

    O Taux dOccupation. Survolez cette zone avec la souris pour afficher le taux doccupation

    P Indice de Frquentation. Survolez cette zone avec la souris pour afficher lindice de frquentation

    Q Cliquez sur ce CheckBox pour Afficher ou Cacher les Chambres Libres ainsi que les Hors Services.

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    La Main Courante, suite

    Main Courante : Traitement dune Chambre occupe

    Double-cliquez sur une ligne rouge (Client en Chambre) de la Main Courante et observez la

    multitude doprations que vous pouvez raliser sur le Client BINGONO ASSAMBA MARCELoccupant la Chambre 114:

    Recouche Client: facturer une Nuite supplmentaire au client Consommer Services: facturer les consommations du Bar, Restaurant, Boutique, etc. si ces postes ne

    sont pas informatiss

    Dloger le client: lui changer de chambre en cas de problme Check Out client: Clturer son sjour Facture Client: Afficher la facture de ce client Encaisser Rglement Client: Lorsque le client verse de largent. Mme si cest un Dposit Saisie d'une Observation sur cette rservation: Cette fonction n'est plus trs utilise. Car les

    Observations et les Commentaires sont saisis chaque jour sur les clients en chambre.

    Facture condense: Affichage d'une facture client, sur une autre prsentation Saisie d'une dduction: Pour diminuer la facture du client ou bien y corriger un montant Saisie/Affichage des Messages des visiteurs: Messages laisss par les visiteurs Prolonger le Sjour de [BINGONO ASSAMBA MARCEL]: Modifier sa date de dpart Rimpression de la Fiche de Police du client: galement possible par le CARDEX (touche F5)

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    Main Courante : Traitement dune chambre rserve

    Sur la Main Courante, les chambres rserves ce sont les lignes qui ont la couleur Jaune(chambresrserves mais pas encore confirmes) et celles qui ont la couleur violet(chambres rserves etconfirmes).

    La confirmation dune rservation se fait soit en indiquant un Dpositlors de la rservation duclient, soit par le bon vouloir du Rceptionniste ou de loprateur, qui juge de lopportunit de

    confirmer cette rservation. Dans ce dernier cas, on na pas besoin de saisir un montant pourconfirmer cette rservation.

    HotelPro contient un paramtre qui permet dindiquer que pour confirmer une rservation, il faut

    obligatoirement verser une somme dargent. Cette somme dargent peut elle aussi tre paramtre.

    Seul lAdministrateur du logiciel a la possibilit de fixer ou de vrifier ces paramtres.

    Double-cliquez sur une ligne Jaune (Chambre rserve) ou bien Violet (Chambre rserve et

    confirme) de la Main Courante et dcouvrez les options qui saffichent sur le Menu Contextuel.Remarquez que par rapport une Chambre Occupe, vous navez accs qu peu de fonctions

    accessibles dans ce menu, parce que la chambre nest justement pas encore occupe. Voici ces

    fonctions : Check-In ou Recouche Confirmer Rservation (Si vous avez double-cliqu sur une ligne jaune, Chambre non

    rserve). Par contre si vous aviez double-cliqu sur une Rservation dj confirme (ligne

    Violet), loption Confirmer Rservation ne serait plus disponible.

    Annuler Rservation : Vous pouvez annuler une rservation pour motif de NO-SHOW duclient ou pour dautres motifs. HotelPro vous invitera indiquer le motif de lannulation.

    Nettoyer ce logement Modification des dates de sjour et/ou du logement : Ici, vous pouvez modifier les dates de

    sjour du client. Vous pouvez galement changer le logement qui lui tait rserv et lui en

    attribuer un autre.

    Rimpression de la Fiche de Police.

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    Main Courante : Traitement dune chambre Hors Service

    Sur la Main Courante, les chambres Hors Service sont les lignes qui ont la couleur Noire. On met une

    chambre Hors Service lorsque le service comptent constate une anomalie dans cette chambre.

    Une chambre Hors Service ne peut plus tre vendue la Rception, jusqu ce que le ServiceTechniquela remette en Service aprs avoir effectu les travaux ncessaires. Toute mise HorsService est accompagne par un Motif de Mise Hors Service.

    Un client peut galement signaler une anomalie dans une chambre. Linterlocuteur direct desClients cest le Rceptionniste. Lorsquun client signale un problme dans sa chambre, le

    Rceptionniste doit en informer rapidement le Service Technique en utilisant le bouton de

    Signalisation des Pannes du FrontOffice HotelPro qui sobtient en naviguant dans le menu :

    [Hbergement/Gestion des rservations/Signalisation des Pannes].

    Pratique : Pour voir les Chambres Hors Service partir de la Main Courante, Cliquez dabord sur laCase Cocher Disponibilits non Affichescomme indiqu ci-dessus. Ce click permet de faireapparatre les Chambres Libres (Couleur Verte) et les Hors Services (Couleur Noire).

    Pratique : Double-cliquez maintenant sur une ligne Noire de la Main Courante (Chambre HorsService). Vous constatez alors que la seule Option de Menu disponible dans le Menu Contextuel qui

    saffiche cest Mettre le logement En Service. Toutes les autres Options sont grises, preuve quevous ne pouvez rien faire dautre sur une chambre lorsquelle est Hors Service.

    Rappel : Ne mettez une Chambre En Service que si le Service Technique a rpar toutes lespannes signales.

    HotelPro sait informer de faon journalire la haute hirarchie sur lEtat des Chambres HorsServices.

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    Main Courante : Traitement dune chambre Libre

    Nous ne le rappellerons jamais assez. Les chambres Libres sont les chambres qui ont une couleur

    Verte sur la Main Courante.

    Par dfaut, la Main Courante naffiche pas ces Chambres libres automatiquement. Cela a pour

    avantage de laisser la vue du Rceptionniste uniquement les Chambres Occupes et les

    Rservations Clients.

    Mais, il y a un paramtre dans HotelPro qui permet de garder les Chambres Libres affiches danstous les cas. Seul ladministrateur du logiciel HotelPro peut positionner ce paramtre.

    Donc, pour afficher la liste des Chambres Libres sur votre Main Courante actuelle, Cliquez sur la case

    cocher indique Disponibilits non Affiches (situe en bas et lextrme gauche de la maincourante). Cela a pour but dafficher les Chambres Libres et en mme temps les Chambres HorsServices, comme nous lindiquions ci-dessus.

    En double-cliquant sur une ligne verte, cest--dire sur une chambre Libre, un Menu Contextuel

    saffiche o seules 3 options sont accessibles :

    1. Rserver le logement: Permet de rserver le logement slectionn. Lors de cette opration,si vous indiquez un Dposit, cette rservation sera automatiquement confirme. Si aucun

    Dposit nest indiqu, la rservation ne sera pas confirme.

    2. Mettre le logement Hors Service: Cette option permet de mettre le logement Hors Service,aprs avoir indiqu le motif de cette opration.

    3. Rserver le logement avec Check-In Direct du Client: Cest une rservation Normalecomme celle du 1. Ci-dessus, la seule diffrence que le client est directement mis en

    Chambre la fin de cette opration. Cette option de Menu est utilise lorsque le client est

    devant vous, prt occuper sa chambre. Cest une arrive en Walk-in.

    Toutes les autres options de menus sont inaccessibles, justement parce que la Chambre nest pas

    encore Occupe. Vous savez maintenant comment utiliser la Main Courante pour faire votre travail,

    laide du Menu Contextuel et du double-click.

    Nous allons maintenant passer aux procdures.

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    Les procdures de gestion de la rception de lhtel

    N Procdures de Gestion de la Rception

    1 Affichage de la Main Courante

    2 Rservationsde Logement : Lorsquun nouveau (ou un ancien) client arrive lhtel

    3Rservation dun Groupede Clients : Une quipe de football, Une Socit,etc.

    4Confirmation des rservations: Si le client na pas fait de Dposit, car leDpositconfirme automatiquement une rservation

    5Arrives de Clientsen Walk-in : Clients qui arrivent sans au pralabledemander une rservation

    6 Annulation des rservations(Pour cause de No Showou autre)

    7 Dlogement(changement de chambre des clients)

    8 Check-Outdes clients : la fin de leurs sjours

    9Saisie des consommationsclients sur leurs factures : Facturer des servicessupplmentaires aux clients lorsque ces derniers consomment un service

    10 Factures Clients: la demande, ou bien pour vrification

    11 Saisie des Dductions Clients: Aprs accord de la direction de lHtel

    12 Remboursements Clients: Pour les clients qui sont en crdit

    13 Saisie des Rglements clients: encaissement de largent vers par un client

    14 Dpensesde caisse

    15 RecettesCaisse

    16 Journal de la caisse: pour chaque rceptionniste qui passe la caisse

    17 Transfert de Recette: de la caisse du rceptionniste vers la caisse de lapersonne qui peroit physiquement largent

    18 Affichages divers : Disponibilits, Cardex, Anniversaires, Recherches

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    Affichage de la Main CouranteLa Main Courante cest loutil de travail principal du Rceptionniste. Cest important de savoir lafficher

    Remarque : Toutes les Oprations du FrontOffice peuvent se faire sur la Main Courante, en utilisant un

    Double-click de la souris sur une ligne de la Main Courante.

    Mthode 1 : La Main Courante saffiche automatiquement lorsquun utilisateur configur par

    lAdministrateur comme Rceptionniste se connecte HotelPro.

    Mthode 2 : Afficher la Main Courante partir de la touche F9

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion2- Appuyer sur la touche F9 du clavier directement partir du Menu Principal de HotelPro

    Mthode 3 : Afficher la Main Courante partir du menu Hbergement (Front-Office)

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion2- A partir du Menu Principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception

    Note : Dcouvrez les autres options permettant de grer le FrontOffice. On peut tous lesretrouver sur le Double-Click dune ligne de la Main Courante.

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    Rservation dun logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle)Cest lopration faire lorsquun client appelle ou se dplace pour rserver un logement ou une Salle.

    Remarque : Seuls les champs marqus dune couleur Rouge sont obligatoires lors de la saisie dune

    rservation, mais le rceptionniste devra sefforcer enregistrer le maximum dinformations sur chaque

    client de lHtel. En effet, les informations collectionnes sont trs importantes pour la fidlisation des

    Clients. Un exemple simple de fidlisation serait de souhaiter un client un Joyeux Anniversaire le

    moment venu et lui porter un panier de fruits dans sa chambre. Or, si vous navez pas bien renseign lechamp Date de Naissance, cela ne sera pas possible.

    Dbrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom, Tlphone, Date de Naissance, Emaildes clients.

    Procder comme suit :1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Rservation

    Vous pouvez aussi bien double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main

    Courante et choisir le Sous/Menu Rserver le Logement Mais, comme nous lavonsindiqu plus haut, pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante, vous devez cliquer

    sur la case cocher Disponibilits non Affichessitue en bas gauche.

    La feuille de saisie des rservations saffiche.

    3- Saisir le nom du client et appuyer sur . Remarquez que Rfrence Client etCompte Nsont crs automatiquement par HotelPro.

    Remarques Importantes : Le fait dappuyer sur ici est dune importance capitaleparce quun Robot HotelPro se chargera si possible dafficher la liste des Clients portant ce

    nom, afin que vous slectionniez le Client, dans le cas o ce serait un ancien client de lhtel.

    Lorsque vous avez affaire un ancien client, vous navez plus saisir ses coordonnes parce,

    lorsque vous aurez slectionn ce client dans la liste ci-dessus, ses coordonnes vont

    safficher automatiquement pour vous.

    4- Si cest une femme marie, saisir son Nom de jeune fille sinon appuyer sur sansrien saisir

    5- Saisir le Prnom, la Date et le lieu de naissancedu Client en appuyant sur aprschaque saisie.

    6- Pour la Nationalit et le pays de rsidence du Client, appuyez chaque fois sur pourouvrir la liste des Pays ou des Nationalits, afin den piquer celui du Client. Appuyez sur

    aprs chaque slection, pour slectionner puis passer au champ suivant.

    7- Saisir la profession du client et appuyer sur .8- Saisir lAdressecomplte, le Tlphone, Fax, Email, Site Internetdu client et appuyer sur

    aprs chaque saisie.

    9- Saisir lOrigine, la Destinationet le Nombre de personnesoccupant la chambre et appuyersur aprs chaque saisie.

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    Retenez que le nombre de personnes par chambre est trs important pour le calcul delIndice de frquentation de lhtel. Renseignez donc convenablement les champs Nb.Personnes, Adulteset Enfants. Notez que [Nb. Personnes = Adultes + Enfants].

    10-Choisir le Type de Clientdans la ComboBox. Cet lment est galement trs important. Letype de Clientsaffiche lors du Check-In ou de la Recouche journalire du Client. Il permet auRceptionniste de savoir qui est ce client. Comme vous devez le savoir, certains clients sont

    insolvables dans dautres htels de la place, et linformation circule. Cet lment permet par

    exemple de vhiculer cette information aux autres Rceptionnistes ou la hirarchie, lorsquevous enregistrez les donnes de rservation.

    11-Saisir le numro de carte didentit et appuyer sur 12-Appuyer encore sur pour confirmer le Nom de lOccupant. Vous pourrez toujours

    changer le nom de lOccupant lors du Check-In ou lors de la Recouche.

    13-Saisir le mode de dplacement du client et si il a une voiture personnelle, saisir par la suite lenumro du vhicule

    14-Saisir la Date darrive du client et appuyez sur ou bien Taper simplement sur pour accepter la date propose par HotelPro.Exemple : 09/01/2004

    15-Taper au clavier le Numro de la Chambrevoulue ou bien Choisir la chambre voulue parmila liste des chambres qui saffichent, en cliquant dessus et appuyer sur

    16-Saisir la Date de Dpartdu client et appuyer sur Exemple : 19/01/2004. Remarquerque la dure du sjour se calcule et saffiche automatiquement.

    17-Si le client laisse un Dposit, saisir la valeur du dposit (Lorsque le client laisse un dposit, sarservation est automatiquement confirme et il nest plus indiqu daller Confirmer cette

    rservation dans le Menu Gestion des Rservations).

    18-Indiquez si le Client dsire recevoir les SMS et/ou les Emails de la part de lhtel. En effet, dansHotelPro, les factures clients peuvent tre envoyes par Email. Il est galement possible decommuniquer avec les Clients par SMS, lorsquune passerelle de tlcommunications est

    installe la Rception.

    19-Cliquez maintenant sur pour enregistrer cette rservation20-Cliquez sur la question pose21-Cliquez sur Rappel: Sil sagit dun ancien client, Taper juste les premires lettres de son nom dans le champ Nom

    Client ou sur la rubrique Rfrence client et appuyer sur pour afficher la liste dans

    laquelle choisir le client dsir ; cela vous amnera saisir uniquement lorigine, la Date darrive du

    client,le numro de chambre, la Date de Dpart du client pour valider cette rservation.

    Remarque : la fin de la rservation, HotelPro affiche la Fiche de Policesur un Format A5 (cest--

    dire la moiti dun format A4). Imprimez cette Fiche ou bien fermez-la. Il est possible de rimprimer la

    Fiche de Police dun Client tout moment, en allant double-cliquer sur son nom dans la Main

    Courante, puis en choisissant Rimprimer la Fiche de Police de...

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    Arrive de Client en Walk-InLes arrives en Walk-In dsignent des clients qui se pointent lhtel pour louer une Chambre, sans avoir

    pralablement rserv.

    Remarque: Le traitement dun Client qui arrive en Walk-In est le mme quun client qui a pralablement

    rserv au tlphone ou par Email. La seule diffrence cest que : la fin de la saisie des coordonnes du

    Client, HotelPro ouvre automatiquement la fiche du Check-In pour permettre de mettre le client en

    chambre directement.

    Beaucoup de clients arrivent en Walk-In. Dbrouillez-vous toujours pour obtenir : le Nom, Tlphone,

    Date de Naissance et Email des clients, surtout lorsque ces derniers sont devant vous. Rassurez-les en

    leur disant par exemple que cest le Ministre du Tourisme et des Loisirs qui demande ces informations

    pour les besoins de statistiques. En tout cas, demandez votre hirarchie la conduite tenir lorsquun

    client refuse de donner ses contacts.

    Procder comme suit lorsquun client arrive en Walk-In :1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Enregistrement -> Walk-In

    3- Enregistrer le client comme cela a t indiqu dans le paragraphe ci-dessus intitul[Rservation dun logement (Chambre, Appartement, Suite, Salle)].

    4- A la fin de la rservation, la Fiche de Police du Client est affiche. Sil a fait un Dposit, un reude Caisse est galement affich lcran. Il est important de limprimer, de le signer, de le

    cacheter et de le remettre au Client.

    5- Procder immdiatement au Check-In du Client sur la fentre qui souvre automatiquement la fin de la confection de la Fiche de Police. Pour cela, entrer le montant ngoci par le client

    pour son logement et cliquer sur .

    6- Pour savoir comment effectuer le Check-In dun Client, consulter le paragraphe rserv ceteffet dans ce manuel, intitul [Check-In et Recouche des chambres].

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    Rservation de Groupe (quipe de foot, tout ensemble identifi)On utilise la rservation de groupe lorsquun ensemble de personnes se prsentent la rception et

    demandent senregistrer comme groupe. Il peut sagir dune quipe de football, dune socit, dune

    cole de formation, etc. Lobjectif final ici est de pouvoir sortir une facture globale pour le groupe la fin

    du sjour, et de sortir, au besoin, galement les factures individuelles pour chaque membre du groupe.

    Note : Mme si un groupe existe dj, on peut lui ajouter des membres tout moment, mme si ces

    membres l arrivent en retard.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelPro en suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Rservation

    3- Appuyer sur la touche F3 du Clavier pour afficher les Disponibilitsde lhtel.

    4- Choisir la priode de sjour du groupe en slectionnant les Date Arrive et Date Dpart.Remarquez que le Total Nuitesse calcule automatiquement.

    5- Dans la colonne Quantit rserver(Zone 1 ci-dessus) de la liste des Types de Logements,saisir le nombre de logements rserver pour chaque Type.

    6- Saisir le Nom du groupe dans la Zone 2 ci-dessuset appuyer sur . Lorsque vousappuyez ainsi sur , si une liste saffiche, vrifiez que votre client-groupe ny figure

    pas encore. Si ce groupe existe dj dans la liste, slectionnez-le et appuyez une fois de plussur pour valider le nom de votre groupe existant. Si aucune liste ne saffiche, alors

    il ne reste plus qu Enregistrer lopration.

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    7- Cliquer maintenant sur Enregistrerpour Rserver tous ces logements pour ce groupe.8- HotelPro choisi alors ce nombre de logements dans les disponibilits, les rserve et les affiche

    sur la Main Courante, avec un nom de membre identique pour toutes les chambres. Les noms

    des membres et les numros de Chambre vont tre modifis lors du Check-In individuel.

    9- Ne pas sinquiter pour ces noms identiques : Lors du check-In, il est possible de donner unnom loccupant dun logement. Les noms individuels seront donc renseigns lors du Check-

    In de chaque membre du groupe, comme nous le verront plus bas.

    Comment ajouter des logements (donc des membres) un groupe quiexiste dj

    1- La procdure est la mme que celle ci-dessus, la seule diffrence quil faut copier le Numrode Rservation dun membre du Groupe existant pour le coller dans la Zone 3 ci-dessusde laliste des Disponibilits.

    2- Pour retrouver le Numro de Rservation dun membre de groupe existant, ou alors lenumro de rservation de tout client tout simplement, aller sur la Main Courante et double-cliquer sur sa ligne de rservation ou doccupation, puis choisir par exemple loption de

    menu contextuel Check-In ou Recoucheou Facture Clientsil sagit dun client dj log. Detoutes les faons, toutes les fentres du Double-Click renseignent sur le Numro de

    Rservation.

    3- Recopier alors ce Numro de Rservation et le coller dans la Zone 3 ci-dessus, aprs avoirrenseign tous les autres champs (Dates de Sjour, Quantit de chambres rserver pourchaque type de logement),puis appuyer sur la touche . Remarquer que le nom duClient-groupe est automatiquement renseign, puisquil sagit dun groupe existant. Ne pas

    changer ce nom de groupe.

    4- Cliquer alors sur Enregistrerpour ajouter des logements (et donc des membres) ce groupe.

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    Confirmation des rservationsCest lopration faire lorsquon dsire confirmer la rservation dune chambre, dune suite ou dune

    Salle de manifestations dj rserve.

    Est-il obligatoire de confirmer une rservation ?

    La confirmation dune rservation permet uniquement de la scuriser. Quoi quil en soit, toute rservation,

    mme si elle nest pas confirme, peut tre Check-Indirectement le moment venu, sans quil y ait besoin

    de la confirmer obligatoirement.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations

    Confirmation de rservation3- Il est tout aussi possible de double-cliquer sur une chambre Libre (Couleur Verte) de la Main

    Courante et choisir le Sous/Menu Rserver le Logement.Comme nous lavons indiqu plushaut, pour afficher les Chambres Libres sur la Main Courante, vous devez cliquer sur la case

    cocher Disponibilits non Affichessitue en bas gauche.

    4- Dans les 2 cas, la feuille de Saisie des Rservations saffiche.

    5- Vous avez 3 options pour retrouver le logement Confirmer : Soit en entrant le N Chambreou le N Rservation, ou enfin en tapant une partie du Nom du Clientdans la Zone

    6- Si vous Tapez sans entrer lune des 3 Options ci-dessus, une fentre saffichecontenant la liste des clients ayant fait des rservations sans les confirmer.

    7-

    Choisir en utilisant les flches de direction le client dont il faut confirmer la rservation ettaper . Les donnes du Client saffichent alors.

    8- Dans le cas o une somme est verse par le client pour confirmer cette rservation, saisir cemontant dans la zone Montant Vers.

    9- Cliquer dans la case correspondant au mode de versement (ESPECE, CHEQUE, C. CREDIT)10-Cliquer sur le bouton 11-Taper pour confirmer lopration12-Taper pour valider.

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    Check-In et Recouche des chambresCette opration permet de Facturer la chambre un nouveau Client. Elle sert galement Refacturer

    chaque jour les chambres aux clients qui sont dj logs lhtel. Dans ce dernier cas, la recouchedu

    client doit se faire tous les jours, jusquau dpart dfinitif du client de lhtel.

    Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception

    3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Check-In ou Recouche4- Vrifier ou saisir le Montant Accord ce client pour cette chambre et taper .

    Remarque: Pour accorder une Gratuit un client, il suffit de Saisir zrocomme MontantAccordet de slectionner GRATUITEdans la liste Type de Service.5- Saisir le Nom de lOccupant du logement dans la zone NOM DE LOCCUPANT ou bien

    laisser le nom qui est propos par HotelPro et appuyer sur .

    6- Saisir une observation et les Commentaires pour cette Rservation et Appuyer sur chaque fois. Pendant le Check-In ou de la Recouche dun Client, il est possible de saisir

    jusqu 5 Commentaires sur cette recouche.

    Les Observationset les Commentairespermettent de donner des instructions au Service dela Restauration, au Service Techniqueet dautres Services, par exemple pour leur indiquer

    que le Petit Djeuner est offert pour ce jour, que le client dsire quelque chose de particulier,etc. Un Etat est imprim cet effet et remis chacun des Services concerns.

    Voici par exemple les informations que vous pouvez saisir dans ces champs :

    1. Dans Observations- indiquez par exemple : PDJ Inclus (lorsque le client a pay pourune chambre avec Petit Djeuner Inclus

    2. Dans Commentaire 1 Indiquez les termes de la ngociation sur le prix. Par exemple :Prix ngoci avec le PDG ou bien Prix CAMTEL

    3. Dans Commentaire 2 Indiquez par exemple et si besoin lentit qui paiera la facturede ce client : Par exemple : Client Dbiteur, Pay par sa socit CAMTEL, etc.

    4. Dans Commentaire 3 Indiquez le canal par lequel le client a rserv. Par exemple :Rserv par Internet, Rserv par tlphone, Rserv par le Commercial NDZANA, etc.

    5. Dans Commentaire 4 Indiquez par exemple lheure laquelle le client arrive, oulheure laquelle il partira, et sil doit tre dpos laroport par exemple.

    Toutes ces informations sont importantes et informent beaucoup de services surdes actions prcises mener. Il est donc capital de bien renseigner ces zones. LaRception tant la porte dentre de lhtel, vous devez garder lesprit que chaquefois que vous ngligez un renseignement, lentreprise en prend un coup.

    7- Cliquer finalement sur pour Check-Inou Recoucherle client.

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    Annulation des rservationsCest lopration faire lorsquun client dcide dannuler sa rservation, ou ne se prsente pas lhtel.

    Note : Avant dannuler une rservation, il faut toujours chercher savoir pourquoi le client ne sest pas

    prsent le Jour-J. Nhsitez pas lui passer un coup de fil pour le motiver revenir chez vous.

    Procder comme suit :

    Mthode 1

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservationsAnnulation rservations

    3- Taper pour afficher la liste des clients ayant rserv4- En utilisant les flches de direction, slectionner le client qui souhaite voir sa rservation

    annule et taper

    5- Saisir le Motif dannulation. Par exemple NO SHOW, etc.Remarque : Le motif de lannulation doit tre obligatoirement saisi, sinon lannulation ne se fera pas.

    Essayer de trouver quelque chose saisir dans cette case.

    6- Cliquer sur le bouton 7- Taper pour valider lAnnulation de la rservation8- Taper pour confirmer lopration.

    Mthode 2 : Si la rservation se trouve sur la Main Courante du Jour

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- Ouvrir la Main Courante3- Double-cliquer sur la Rservation souhaite et Choisir Annuler rservation4- Saisir le Motif de lAnnulation5- Cliquer sur pour finir.6- Accepter la validation en appuyant sur pour confirmer.

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    Dlogement des ClientsCest lopration faire lorsquun client dcide de changer de chambre

    Prrequis : Il est impossible de Dloger un Client si son logement na pas encore factur pour le Jour en

    Cours. Autrement dit, Si vous venez de clturer la journe et que la Recouche du Client na pas encore t

    faite pour le jour en cours, alors le Dlogement est impossible.

    Note : Il faut toujours effectuer la Recouchedu Client pour le Jour en cours, avant de le Dloger.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- Afficher la Main Couranteen procdant comme il a t largement expliqu plus haut3- Double-cliquer sur la Rservation souhaite et Choisir Dloger client (Changer de

    logement)

    4- Slectionner le logement Destination dans la Liste de Slection Logement N. Remarquerque le Prix du nouveau logement est mis Jour automatiquement avec le Prix ngoci du

    Client.5- Se rassurer que le Prix ngoci est bien celui qui convient celui qui a t accord au Client

    lors de son Check-In

    6- Saisir le motif du dlogement et Taper Remarque : Le motif du dlogement doit tre obligatoirement saisi. Exemples : Panne de Clim, Pas

    dlectricit, Pas de Tlviseur, etc.

    7- Cliquer maintenant sur pour valider le dlogement8- Taper pour confirmer lopration.9- Taper pour terminer.

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    Affichage de la Fiche dOccupation priodiqueCest la fiche imprimer chaque matin pour remettre au Service des Etages. La Fiche dOccupation cest la

    liste des Clients en Chambre une priode donne. Elle affiche galement le nombre de clients par

    chambre, et les Nationalits. Autant de dtails qui permettent au Service des Etages de travailler.

    Note : Bien que le Service des Etages soit peut-tre informatis, il y a rarement une imprimante installe

    dans ces Services l. Raison pour laquelle limpression de la Fiche dOccupation de lhtel incombe

    souvent la Rception.

    Procder comme suit pour afficher la Fiche dOccupation

    1. Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations [Onglet] Rapports du Front-Office

    Fiche dOccupation (Rouge)(3me

    Colonne, ligne 1)3. La fiche dOccupation saffiche alors. Si rien ne saffiche pour le moment, alors renseigner

    convenablement la Date de Dbut et la Date de Fin (en haut gauche) et cliquer sur

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    Signalisation des Pannes au Service Technique

    Note :Si le Dlogement est survenu suite une Panne dans la Chambre, Il faut tout de suite signalercette Panne au Service Technique grce au menu Signalisation des Pannesen procdant commesuit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Signalisation des pannes

    3- Saisir le Numro de la Chambre concerne et Taper sur 4- Dans la liste qui saffiche, Choisir le Numro de Chambre et Taper sur 5- Slectionner le Type de Panne dans la liste des types de panne6- Saisir la Description prcise de la Panne et appuyer sur 7- Cliquer sur pour Signaler la panne au Service Technique

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    Dpart dun client (Check Out)Cest lopration faire lorsquun client dcide ou a prvu de sen aller, la fin de son Sjour

    Note :Avant de procder au Check-Out dun client, la Rception devra sassurer que son compte est Sold.

    Lorsque le solde dun client est Dbiteur, HotelPro le signale avec un Clignotement rouge, pour alerter le

    Rceptionniste sur sa responsabilit laisser partir un Client Dbiteur.

    Procder comme suit :1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut3- Double-cliquer sur la Rservation souhaite et Choisir Check Out client4- Remarquer le clignotement si le client est Dbiteur5- Si la situation du client est correcte (Solde zro, ou bien cest normal de le laisser partir avec

    ce solde), alors cliquer sur .

    6- Taper pour afficher la liste des clients ayant rserv avant et la date du jour outant dj rsidant lhtel

    7- Cliquer sur ou bien Taper pour confirmer la volont de librereffectivement la chambre

    8- Taper pour terminer.

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    Vente des articles aux clients (Consommations des clients) logsCest lopration effectuer lorsquun client log consomme un ou des services lHtel (Restaurant, Bar,

    Cave, Pressing, Tlphone, Fax, Internet, etc.), et quil faut en tenir compte sur sa facture.

    Note 1 : Cette opration, ralisable partir de la Rception de lhtel, concerne galement le cas o le

    Bar/Restaurant nest pas informatis ou bien son poste de travail ne fonctionne pas. Il est alors possible de

    saisir les consommations des Clients partir de la Rception. Cette saisie sajoute sur la Facture Client.

    Note 2 :Un Client log peut consommer des services au Bar/Restaurant/Boutique et payer Cash sur-le-champ. Dans ce cas, il nest pas ncessaire dinclure cette consommation sur sa facture, car il sagit dune

    vente au Comptant.

    Note 3 :La touche est trs importante dans cette fentre. Lorsquun champ est renseign, il

    faut toujours appuyer sur la touche du clavier pour passer lautre champ.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut3- Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Consommer Services (Bar, Restau, Tel,

    Fax, Linge, etc.)

    4- Dans la zone Article N, Saisir une partie du Nom de lArticle ou du Service vendre etappuyer sur pour ouvrir la liste, puis slectionner larticle dsir et appuyer unefois de plus pour le Slectionner et passer au champ Quantit.

    Par exemple, si on veut facturer un Buffetau client, Saisir BUFou BUFFet Taper pour afficher la liste des Marchandises et Services contenant le mot BUF.

    Il est galement possible de Saisir dans cette zone le mot VINAIGR si par exemple onsouhaite facturer la marchandise appele AVOCAT VINAIGRETTE UFS DURSpar exemple.Le moteur de HotelPro sait retrouver toute marchandise partir dune partie de son Nom. On

    na donc pas besoin de codifier les marchandises.

    Lorsquon appui sur la touche dans la zone Article N sans taper une partie duNom de lArticle quon veut facturer, la liste de tous les Articles et Services saffichent. Il faut

    alors dans ce cas naviguer avec les touches HAUT et BAS du clavier (ou bien avec la souris)

    pour rechercher larticle ou le Service en question et le piquer en appuyant sur la touche

    ou en double-cliquant dessus avec la souris pour le slectionner.

    5- Saisir la quantit de larticle et Taper pour passer au Prix de Vente.6- Si le prix indiqu par dfaut nest pas celui correspondant, Saisir le prix adquat et Taper

    pour passer au champ Description.

    7- Complter la Description propose par HotelPro pour le produit et appuyer sur < ENTREE>pour envoyer larticle dans la grille

    Remarque : La Description permet de donner plus de prcisions sur le produit factur.

    8- Recommencer au Point N3ci-dessus pour facturer si besoinun autre article au client sur lamme facture. Sil ny a pas dautre article facturer, ne plus traiter ce point N8.

    9- Cliquer alors sur ou bien appuyer sur la touche pour Valider la vente.Une fentre de Rglementsaffiche. La Valider en cliquant sur sans saisir de

    montant, car cest une vente Crdit (elle ira sur la facture du Client !).

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    Factures clientsCest lopration faire lorsquun client demande sa facture en vue de la rgler ou de contrler sa

    consommation

    Il est possible deffectuer la plupart des oprations dun client partir sa facture.

    Procder comme suit :

    2- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion3- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut4- Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Facture client ou bien Facture

    condense

    5- Dcouvrir alors les lignes de Factures Client

    Zone A : Solde global du client tous sjours confondus . Ce solde est extrmement important etdoit tre vrifi tout le temps. En effet, le solde de la facture actuelle peut mme tre crditeur (donc

    en faveur du client), mais son solde global (Zone A) ngatif, parce quil aurait peut-tre sjourn

    lhtel dans le pass et parti sans rgler compltement sa facture. Pour vrifier les consommations

    correspondant ce Solde global, il faut cliquer sur Historique des Mouvements(Zone C ci-dessus).

    Zone B : Rimpression dun reu client. Pour que cette fonction marche, il faut slectionner uneligne positive dans la facture Client. Par exemple la ligne DEPOSIT ESPECE SUR RESERVATION 308 ci-

    dessus.

    A

    B

    C

    DEG F

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    Zone C : Historique des Mouvements. Permet dafficher tout lhistorique du client, par priode.Prendre bien soin dindiquer les bonnes priodes, pour voir tous les mouvements voulus. Au besoin,

    rentrer la Date de Dbut aussi loin dans le pass que possible. Chaque fois que le Solde global du

    client est ngatif (Zone A), il faut consulter lhistorique de ses mouvements pour comprendre la

    situation.

    Zone D : Liste des oprations quon peut effectuer sur une facture client, sans retourner sur laMain Courante : Saisie des consommations de services (PDJ, Djeuner, Bar, Restau, etc.),

    Remboursement client (si son solde est positif), Encaissement de rglement client, Saisie deDduction Client, Check Out client, Impression de Reu de paiement, Historique des Mouvements,

    Envoi de la facture Client par Email.

    Zone E : Liste des utilisateurs qui sont intervenus sur cette facture . HotelPro mmorise tous lesintervenants qui facturent un client. Que ce soit la rception, au bar, au restaurant ou ailleurs. Leur

    nom apparat sur cette zone.

    Zone F : Champ de saisie de ladresse Email du Client , lorsquon veut lui envoyer sa facture parEmail. Si cette zone nest pas renseigne, la fonction Envoyer la facture par Email ci-dessus nefonctionnera pas.

    Zone G : Champ de saisie du Nom de la Socit quon souhaite imprimer sur la facture . Cettezone permet de mettre la facture, non pas au nom du client ayant log, mais au nom de la socitindique dans cette zone.

    Zone H : Champ indiquant le montant en lettres du solde de la facture. La formule de Calcul cestEncaissements-Consommations.

    Zone I : Champ indiquant le montant en lettres du total des consommations. Il sagit iciuniquement des consommations du Client. Les 2 zones H et I apparaissent sur la Facture Client

    limpression.

    Zone J : Options de prsentation des lignes dune facture. Une Facture Simple cest celle qui est

    affiche ci-dessus. Une Facture Compose prsente les montants sous-forme de Dbit, Crdit, Solde.Ne pas hsiter consulter rgulirement une facture client pour vrifier que les informations sont

    bien correctes et les services facturs rgulirement et des dates prcises. Cela a pour but dviter

    toute dispute avec les clients et tout conflit avec les contrleurs de lentreprise.

    HotelPro permet donc galement de prsenter une facture sous plusieurs formes, en fonction du

    besoin. Cest ainsi quil existe galement dautres types de factures :

    Facture Condense : Il sagit dune autre forme de facture qui condense toutes les prestationseffectues par un client par rubrique, et jour par jour. Cest une forme de Main Courante Client.

    Utiliser la mthode prcdente pour afficher une facture sous sa forme condense en procdant

    comme suit : Sur la Main Courante, Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Facturecondense

    Facture Groupe : Il sagit de la facture dun groupe de clients (Exemples : Une socit, Une quipede football, des confrenciers, etc.) dont les grants dsirent avoir toutes les prestations effectues

    lhtel regroupes sur une seule facture. Nous reviendrons plus largement sur ce type de facture.

    Facture Ancien Client : Il sagit de la facture dun client qui a sjourn lhtel dans le pass etdont on dsire rimprimer la facture. NB : HotelPro garde les factures pendant 100 ans.

    Ce type de facture peut simprimer soit partir dune ancienne Main Courante, soit partir de la

    fonction Facture Ancien Client, comme nous le verrons plus loin.

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    Factures clients avec FolioPrsentation de facture obtenue en cliquant sur lOnglet Facture Client avec Folios dune facture Client.

    HotelPro sait clater automatiquement une facture unique en 5 folios.

    NoteHotelPro est le premier logiciel dvelopp en Afrique intgrer les Folios de faon efficace. Nos

    concurrents, qui vendent tous des logiciels imports, intgrent une gestion des Folios fastidieuse et

    trs complique mettre en uvre. Nous intgrons une gestion de Folios WYSIWYG (What YouSee Is What You Get).

    Dfinition : Quest-ce quun Folio?Trs souvent, un client qui arrive lhtel consomme des produits et services, et peut galement

    offrir des consommations ses ami(e)s et connaissances. Toutes ces consommations se retrouvent

    donc sur sa facture. Puisque cette facture sera peut-tre rgle par sa socit, il ne faudrait pas que

    son entreprise se rende compte de tous les lments de son sjour. Le logiciel doit pouvoir

    permettre de sparer aisment les consommations payer par lentreprise de celles payer par le

    client. HotelPro intgre et gre efficacement 5 Folios par facture. Loriginalit cest que nous laissons

    la main au rceptionniste pour sparer en 30 secondes la facture du client comme bon lui semble,et de limprimer.

    Les 5 Folios comportent chacun deux Zones trs faciles manipuler :

    1- Une zone suprieure avec deux boutons : Un bouton Vert pour ajouter des montants auFolio et un bouton Rougepour retirer des montants du Folio et les renvoyer sur la facture.

    2- Une zone infrieure pour imprimer le Folio ainsi fabriqu.

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    Voici comment procder pour fabriquer des Folios sur une facture :

    Nous allons utiliser uniquement le Folio1 pour cette opration, mais rien nempche dutiliser un

    autre Folio de votre choix. Il suffit dimprimer le Folio utilis la fin de lopration.

    Cliquer sur lOnglet Facture Client avec Foliosde la facture client que nous avons affichedans la section prcdente.

    Sur la Facture principale de gauche, cliquer sur une ligne quon souhaite envoyer sur le Folio1 Cliquer sur le bouton vert de la zone suprieure du Folio1 Recommencer lopration jusqu retirer de la facture principale gauche tous les lments de

    facture que lon souhaite imprimer part pour les envoyer sur le Folio1

    Si on veut retirer une ligne de facture du Folio1 pour le renvoyer sur la facture principale degauche, alors slectionner ce montant sur le Folio1 et cliquer sur le bouton rouge de sa zone

    suprieure.

    On peut utiliser indiffremment tout folio que lon souhaite pour raliser cette opration. Il est assez rare dutiliser plus de 1 Folio dans une telle opration, mais rien nempche

    dutiliser mme les 5 Folios.

    Penser Imprimer le Folio en cliquant sur sur sa zone infrieure.

    Ci-dessus le Folio1 de la facture Client, imprim uniquement avec les consommations du

    Bar/Restaurant. A faire rgler par exemple par le le Service Comptabilit de lentreprise du Client.Ce client travaille dans une entreprise qui a ngoci avec votre htel pour des changes de services

    en termes dhbergement. Mais lentreprise a demand ses cadres de prsenter une facture pour

    toutes leurs consommations dans cet htel.

    Un bon logiciel devrait pouvoir rpondre efficacement cette demande. Cest ce que fait HotelPro.

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    Dductions ClientsCest lopration faire lorsque pour une raison ou pour une autre (Exemples : trop factur, accord du

    PDG de rduire la facture, etc.), on a trop factur le Client. Ce dernier bnficie ainsi dune rduction

    aprs-coupsur sa facture.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- Afficher la Main Courante en procdant comme il a t largement expliqu plus haut3- Double-cliquer sur la Chambre souhaite et Choisir Saisie dune dduction4- Saisir le montant en chiffres de la dduction, en vrifiant le montant en lettres qui saffiche,

    puis Taper

    5- Entrer le Motif de la Dduction. Il sagit de la raison exacte qui permet de faire cettedduction.

    6-

    Taper pour confirmer lopration.7- Taper une fois de plus sur pour terminer.8- Vrifier la Facture du Client pour constater que la dduction a t prise en compte.

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    Remboursement des ClientsCest lopration raliser lorsque le client doit percevoir le reste de largent quil a dpos lhtel, ou sil

    a trop vers et dsire rentrer dans ses droits.

    Note : Le Rceptionniste doit toujours vrifier le Solde de tout compte du client avant de procder un

    quelconque remboursement. Le Solde de tout compte saffiche sur la facture Client, dans la zone

    suprieure droite numrote (A) comme nous lavons vu dans la section Factures Clients.

    Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception

    3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Rembourser [xx FCFA] au Client4- Saisir le montant du Remboursement et Taper 5- Taper pour confirmer lopration6- Taper pour terminerHotelProvrifie alors que le Client a droit ce remboursement avant daccepter que loprationaille son terme. Si le Solde de tout compte du Client est infrieur au montant quon souhaite

    rembourser, HotelPro ne permettra pas le remboursement.

    Note : Il est fortement conseill deffectuer le Remboursement partir de la Facture Client. Cela permet de

    voir plus clair sur la situation du Client.

    Pour effectuer un Remboursement partir de la facture du Client, il suffit :

    Dafficher la facture client comme cela a t montr dans la section Factures Clients De Dcouvrir le Solde de tout compte du Client (Zone A de la facture) De cliquer sur Remboursement Client Deffectuer alors les oprations ci-dessus pour effectuer le remboursement.

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    Rglements clientCest lopration faire lorsquun client verse de largent la rception ou bien effectue un rglement par

    Chque, par Carte de Crdit ou une Prise en Charge. Cette fonction permet donc de solder galement une

    facture par Prise en Charge par une Entreprise ou une personne physique.

    Note :Dans certaines socits, seul le Service de la Comptabilit est habilit accepter les Chques,les Cartes de Crdits et les Prises en Charge. Le Rceptionniste devra se rassurer que les modes de

    Rglements autres que les Espces sont accepts avant de les traiter avec cette procdure.

    Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception

    3- Double-cliquer sur la Chambre voulue et choisir le menu Encaisser Rglement client4- Saisir le montant du Rglement et Taper 5- Cliquer sur le mode de rglement sollicit : ESPECE ou CHEQUE ou CARTE DE CREDIT ou

    PRISE EN CHARGE

    6- Remarquer que lorsque le mode de rglement nest pas ESPECE, des champssupplmentaires doivent tre remplies :

    a. Rglement par CHEQUE ou par CARTE DE CREDIT : Saisir le Numro de la Pice ettaper . Taper encore pour ouvrir la liste des Banques de la

    Maison. Slectionner alors la Banque voulue et taper . Si la Banquesouhaite nest pas dans la liste, contacter lAdministrateur du logiciel pour la Crer.Taper ensuite sur pour enregistrer le Rglement.

    b. Rglement par PRISE EN CHARGE : Saisir le numro du Bon de Commande et taper. Saisir une partie du Nom de la Personne ou de la Socit recherche et

    taper pour ouvrir la liste des Clients de lEntreprise. En tapant

    sans limiter avec une partie du Nom, toute la liste saffiche. Slectionner alors la

    Personne ou la Socit voulue dans la liste et appuyer sur . Si la Personne

    ou la Socit souhaite nest pas dans la liste, contacter lAdministrateur du logiciel

    pour la Crer.

    7- Taper pour confirmer le Rglement8- Taper pour valider

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    Saisie des dpenses de caissesCest lopration faire lorsque le Rceptionniste a reu lordre de sortir de largent de sa caisse pour

    effectuer une petite dpense lie lhtel.

    Note : Cette opration ncessite une autorisation de la hirarchie. Les petites dpenses peuventconcerner par exemple les Commissions quon paie aux Chauffeurs de Taxi lorsquils amnent des

    clients lhtel, des frais de taxi des employs pour de petites courses, etc. Les grandes dpenses

    doivent tre faites par le Service de la Comptabilit.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Dpense caisse

    3- Cliquer sur la petite flche pour slectionner le type de dpense dans celles rpertories dansla liste

    4- Choisir le type de Dpense voulu en utilisant les flches de direction ou en cliquant et taper pour aller sur le Champ Motif.

    Note :Si le type de dpense souhait nest pas dans liste, alors contacter ladministrateur dulogiciel pour le crer.

    5- Saisir Motif exact de la Dpense et taper 6- Saisir la rfrence de la pice de Dpense et taper 7- Saisir le montant du dcaissement et vrifier que le montant crit littralement est le mme

    que celui entr en chiffres.

    8- Taper pour valider9- Lire la fentre qui saffiche pour sassurer quil ny a pas eu erreur dans lopration de Dpense10-Taper ou Cliquer pour valider lopration

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    Saisie des Recettes de caissesCest lopration faire lorsque le Rceptionniste a reu un encaissement autre que celui venant

    directement de ses clients.

    Note :Dans la plupart des cas, les activits de lhtel sont connectes en Rseau, de telle sorte queles Bars, les Restaurants, le Cybercaf, le Salon de Coiffure, la Piscine, la Laverie Auto aient chacun

    son propre ordinateur et enregistre ses oprations directement dans le Serveur Central. Mais il peut

    galement arriver que certaines de ces activits naient pas un accs direct au Systme rseau de

    HotelPro, cause du manque dordinateur ces points. Dans ce cas, les Recettes gnres dans ces

    activits dites non-connectes doivent tre saisies par exemple la Rception en tant que Recette.

    Cest cela que sert cette fonction.

    Procder comme suit :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Dpense caisse

    3- Cliquer sur la petite flche pour slectionner le type de Recette dans celles rpertories dansla liste

    4- Choisir le type de Recette voulu en utilisant les flches de direction ou en cliquant et taper pour aller sur le Champ Motif.

    Note :Si le type de la Recette souhait nest pas dans liste, alors contacter ladministrateur dulogiciel pour le crer.

    5- Saisir Motif exact de la Recette et taper 6- Saisir la rfrence de la pice de dpense et taper 7- Saisir le montant de la Recette et vrifier que le montant crit littralement est le mme que

    celui entr en chiffres.

    8- Taper pour valider9- Lire la fentre qui saffiche pour sassurer quil ny a pas eu erreur dans lopration de Recette10-Taper ou Cliquer pour valider lopration

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    Affichage et Impression du Journal de la caisseCest lopration faire lorsque le caissier dsire visualiser le journal de sa caisse entre deux dates prcises.

    Note : Toutes les transactions financires sont journalises. Le Rceptionniste peut consulter sonjournal de caisse tout moment, pour sassurer que les oprations sont entrain dtre saisies

    convenablement.

    Procder comme suit :1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations OngletRapports du Front-Office Journal de la caisse

    3- Choisir dans les calendriers les dates entre lesquelles on dsire afficher le journal de caisse :Date de Dbut et Date de Fin. Le Journal affichera les activits uniquement entre ces 2dates.

    Par Dfaut, HotelPro propose la date du Jour pour Date Dbut et Date Fin.

    Pour demander HotelPro de prendre en compte les activits passes dans le Journal, cliquer

    sur Inclure le report des activits passes dans le Journal. Dans ce cas, une ligne de Report

    viendra safficher en tte du Journal de Caisse.

    4- Cliquer sur pour afficher le journal5- Pour imprimer le journal lcran, cliquer sur le bouton . A partir de limpressioncran, il est possible de procder limpression sur Papier limprimante.6- Pour Exporter le Journal sous Microsoft Excel, cliquer sur et patienter quelques

    instants que Microsoft Excel se lance et dessine le gabarit de lexport.

    7- Cliquer sur Fermer pour terminer.

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    Transfert des recettes Caisse CaisseCest lopration faire lorsqu la fin de sa journe de travail, le Rceptionniste veut transfrer la recette

    de sa caisse vers la caisse dun autre caissier, ou alors dans la caisse du comptable ou encore dans la

    caisse de la direction, dpendamment du fonctionnement de lhtel.

    Note : Lopration de Transfert de Recette Caisse Caisse doit tre conforme au fait de remettrephysiquement de largent quelquun.

    Cela veut dire clairement que si vous avez termin votre journe, et que vous remettez votrerecette la personne qui prend le relai, vous devez galement lui transfrer votre recette par

    ordinateur.

    Si vous remettez votre recette au Comptable, il faut transfrer cette recette dans la Caisse duComptable.

    Si vous remettez votre recette au PDG, il faut transfrer cette recette dans la Caisse Centrale. Dans tous les cas, largent physique remis doit correspondre largent informatique transfr.

    Procder comme suit :

    1-

    Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Transfert de recette en Caisse

    3- Saisir le montant de la recette transfrer en vrifiant que le montant crit est le mme quecelui qui saffiche en lettres.

    4- Cliquer pour choisir la caisse Approvisionner et taper 5- Saisir un Motif du Transfert. Le motif doit expliquer clairement lobjet de ce transfert6- Cliquer sur pour terminer lopration. Les touches peuvent

    galement tre utilises tous les niveaux ici, en lieu et place des clics de souris.

    Remarque : Selon lorganisation de la maison, il est possible quon permette que des fonds de caisse

    restent dans certaines caisses. Il est donc primordial de transfrer exactement largent qui a t remis

    physiquement.

    HotelPro sait trs bien garder les restes dargent dans les caisses.

    Par exemple, si votre Caisse indique 2.545.000 Francs, et quil vous est autoris de garder des fonds de

    caisse de 45.000 Francs par exemple, vous devez remettre physiquement 2.500.000 Francs la personne,

    et ensuite transfrer 2.500.000 Francs de votre caisse vers sa caisse.

    Toujours garder lesprit la rigueur et le srieux dans la manipulation des fonds. Cest un gage de russite

    avec HotelPro.

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    Gestion par le Visio PlanningLe Visio Planning de HotelPro est un puissant outil pour planifier les rservations des clients. Il est trs utile

    lorsquun client appelle lhtel pour ngocier une rservation dans le temps. Lorsque vous jetez un coup

    dil sur le planning, vous avez immdiatement une vue globale sur les disponibilits de lhtel. Vous

    pouvez choisir nimporte quelle date, le planning vous affichera lEtat de lhtel cette priode l.

    Note :Bien quil soit indiqu de tout grer partir de votre Main Courante, il faut noter, avant quon ne

    loublie, que toutes les oprations classiques (Rservation, Confirmation, Arrive en Walking,Consommations, Dpart, Mise hors service, etc.) peuvent galement se faire directement partir du visio

    planning, sans le quitter. Il suffit de choisir les plages voulues et de cliquer avec le bouton droit de la souris

    pour afficher le menu de gestion.

    Explication des Options du Visio-Planning

    Option A: Type de Chambre afficher. On peut choisir dafficher uniquement un type de chambreprcis dans le Visio-Planning. Cliquer sur la flche pour ouvrir la liste des Types de chambres et

    choisir le type de chambre afficher dans le Visio-Planning. Slectionner un espace vide pour

    afficher le Visio-Planning de tous les types de chambres.

    Option B: Informations compltes sur un logement, expliques dans une info-bulle. Pointer la sourissur une ligne du Visio-Planning pour voir apparatre tous les dtails du logement.

    Option C : Liste des Numros Chambres, chaque chambre tant accompagne par son Type deChambre entre crochets.

    A

    BC

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    Procder comme suit pour afficher le Visio-Planning :

    1. Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2. A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations RACK Visio-Planning

    3. Pointer avec la souris (sans cliquer) sur une chambre quelconque pour voir les dtails de cetterservation

    4. On peut choisir une plage de dates contiges sur une ligne (donc sur une chambre) etrserver cette quantit de chambres en cliquant sur le bouton droit.

    5. Comment Rserver directement une chambre sur plusieurs jours :a. Chercher une zone blanche du Visio-Planningb.

    Identifier la Date de dbut et Slectionner un carreau dans le Visio-Planning encliquant dessus, Maintenir la touche SHIFT enfonce et cliquer sur un autre carreau

    plus loin, sur la mme ligne que le premier carreau.

    c. Maintenant, cliquer sur le bouton droit de la Souris pour dcouvrir le Menu quisaffiche.

    d. Cliquer Maintenant sur Rserver la chambre6. Pour une chambre donne, le Visio-Planning propose plusieurs options dans le bouton droit

    de la souris.

    7. Les couleurs gres sur le Visio-Planning sont les mmes que celles qui sont gres sur laMain Courante. Nous en avons longuement parl plus haut :

    a. Rouge : Logement Occup, Client en Chambre jusqu la fin de cette date (carreauxrouges)

    b. Jaune : Logement rserv sur cette priode, mais pas encore confirmc. Violet : Logement rserv et confirm sur cette prioded. Noir : Logement Hors Servicee. Blanc : Logement libref. Orange : Logement libre mais pas nettoy.

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    Clture de la Main CouranteCest la fonction excuter quand la journe en cours est termine, et quon souhaite passer la suivante.

    Note : Lorsque vous travaillez sur votre Main Courante la journe par exemple du 15 Janvier 2001,

    toutes les oprations du Front-Office senregistreront cette date. Tant que vous navez pas cltur votre

    journe du 15 Janvier 2001, toutes les oprations dhbergement continueront de se faire la date du 15

    janvier 2001, mme si la date du jour est le 30 Janvier 2001.

    Certains htels travaillent avec le paramtre automatique 12h/12h. HotelPro sait galement prendre en

    compte cette option, qui se positionne par lAdministrateur du logiciel dans le Menu

    Fichier/Prfrences/Onglet Heures de calcul/Grer le changement auto des Heures de Recouche

    (le 12h/12h). Lorsque le paramtre automatique 12h/12h est activ, la Main Courante se clture

    automatiquement tous les jours ds 12h et les Check-Out doivent immdiatement se faire. Mais il est

    important de noter que HotelPro neffectue jamais de Recouche automatique. Les Recouches, les

    Dparts Tardifs, les Day-Use, sont effectus manuellement par la Rception.

    Il faut effectuer les Check-Out Clients et nettoyer les logements avant de clturer la Main Courante.

    Clients en attente de clture: Gnralement, lorsquun client se pointe 11h lhtel, la

    Rceptionniste attend la clture de la Main Courante 12h30 pour effectuer son check-In. Mais si onveut tre rigoureux comme dans certains htels, ce client devrait tre factur sur la Main Courante

    du jour J 11h, et tre de nouveau factur J+1 aprs la clture 12h30, ce qui fait 2 jours.

    Se positionner sur la Main Courante ou bien Procder comme suit pour clturer :

    1- Se Connecter HotelProen suivant la procdure de connexion2- A partir du menu principal de HotelPro, suivre :

    Hbergement Gestion des rservations Main Courante Rception

    3- Cliquer sur le bouton ClturerNote :Pour clturer la Main Courante, tous les logements doivent tre nettoys.

    4- Cliquer sur la question pose pour confirmer la volont de clturer la Main Courante.5- Patienter environ 1 minute, le temps que HotelPro rponde que la clture est termine.6- Des traitements sont effectus et la Main Courante clture. La Main Courante passe alors la

    Journe Suivante (J+1).

    7-

    Remarquer que tous les Clients de la veille sont automatiquement basculs sur la MainCourante du Jour act