I. ARTICLE 21 DE LA LOI DU 10 JUILLET 1965 2 LE ...coproprietes.eu/wp-content/uploads/2013/01/LE-ROLE... · L’élection se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10

Modèle de la Chambre Syndicale des propriétaires, 7, Rue Lafon - 13006 Marseille - Edition du 05-10-2015 - 1 -

I. ARTICLE 21 DE LA LOI DU 10 JUILLET 1965 .................................................................................... 2 II. LE FONCTIONNEMENT ......................................................................................................................... 3

1- L a c o m p o s i t i o n d u C o n s e i l S y n d i c a l ........................................................................ 4

Qui peut être élu ? ...................................................................................................................................... 4

Combien de membres faut-il élire ? ......................................................................................................... 5

Quelle est la durée du mandat ? ................................................................................................................. 5

Que se passe-t-il en l’absence de candidat ? .............................................................................................. 6

Démission ou révocation............................................................................................................................ 6

2- L e p r é s i d e n t d u c o n s e i l .......................................................................................................... 7

La désignation d’un Président est-elle obligatoire ? .................................................................................. 7

Quelle est la durée du mandat du Président du conseil syndical ?............................................................. 7 Quel est le rôle dévolu au Président du Conseil Syndical ? ....................................................................... 8

3- L’ O R G A N I S A T I O N D U C O N S E I L .................................................................................... 9

Dans le cas d’un syndicat coopératif ....................................................................................................... 10

Dans le cas d’un syndicat secondaire....................................................................................................... 10

Dans une copropriété en difficulté ........................................................................................................... 11

Quand le conseil se réunit-il ? .................................................................................................................. 11

La rémunération des membres Conseil Syndical. .................................................................................... 12

Le conseil peut-il se faire assister dans sa mission ? ............................................................................... 13

Exemples de clauses à faire voter : .......................................................................................................... 13

4. L E S M I S S I O N S D U C O N S E I L ................................................................................................... 14

Le rôle du Conseil Syndical ..................................................................................................................... 14

L’accès aux documents du syndicat ......................................................................................................... 15

L’assistance au syndic.............................................................................................................................. 15

Consultation obligatoire du conseil ......................................................................................................... 15

Le contrôle de la gestion du syndic.......................................................................................................... 16

La préparation de l’assemblée ................................................................................................................. 16

Les délégations de l’assemblée ................................................................................................................ 16

La maitrise des charges ............................................................................................................................ 17

Le relais avec les copropriétaires ............................................................................................................. 17

Les interventions auprès des copropriétaires ........................................................................................... 17

Les membres du conseil sont-ils responsables en cas de faute ? ............................................................. 18 La rémunération des membres Conseil Syndical ..................................................................................... 18

III. LES COMPTES .................................................................................................................................... 18

La méthode de contrôle des produits. ...................................................................................................... 19

Savoir lire les documents fournis par le syndic lors de la convocation à l’assemblée générale devant approuver les comptes.............................................................................................................................. 19

IV. LE SUIVI DES CONTRATS ............................................................................................................... 19

Généralités sur les contrats ...................................................................................................................... 19

Contrat de syndic ..................................................................................................................................... 20

Contrat d'assurance .................................................................................................................................. 20

Contrat d'électricité .................................................................................................................................. 21

Contrats d’entretiens : ascenseur, chauffage etc. ..................................................................................... 21

Contrat d’employés d’immeuble ou de gardien-concierge. ..................................................................... 21 Les autres contrats.................................................................................................................................... 21

V. LE SUIVI DES TRAVAUX .................................................................................................................... 22

VI. LE SUIVI DES IMPAYES ................................................................................................................... 22


LE ROLE DU CONSEIL SYNDICAL

I. ARTICLE 21 DE LA LOI DU 10 JUILLET 1965

Article 21 de la loi du 10 juillet 1965 (Loi n° 85-1470 du 31 décembre 1985 art. 4 Journal Officiel du 1er janvier 1986) (Loi n° 94-624 du 21 juillet 1994 art. 35 I Journal Officiel du 24 juillet 1994) (Loi n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 55 (V) (Loi n°2015-990 du 6 août 2015 - art. 88 (V))

Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

En outre, il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats autres que celui de syndic à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire.

Tous les trois ans, le conseil syndical procède à u ne mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la p rochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen des projets de contrat de syndic qu'ils communiquent à cet effet. Toutefois, le conseil syndical est dispensé de procéder à cette mise en concurrence lorsque l'assemblée générale annuelle qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic après mise en concurrence obligatoire décide à la majorité de l'article 25 d'y déroger. Cette question est obligatoirement inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale concernée.

Le conseil syndical peut se prononcer, par un avis écrit, sur tout projet de contrat de syndic. Si un tel avis est émis, il est joint à la convocation de l'assemblée générale, concomitamment avec les projets de contrat concernés.

Lorsque la copropriété n'a pas institué de conseil syndical, la mise en concurrence n'est pas obligatoire.

Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.

Le conseil syndical reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.


Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.

Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses parents en ligne collatérale, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs.

Le conseil syndical élit son président parmi ses membres.

Lorsque l'assemblée générale ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à la désignation des membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d'un mois, à tous les copropriétaires.

Sauf dans le cas des syndicats coopératifs, l'assemblée générale peut décider par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

A défaut de désignation par l'assemblée générale à la majorité requise, et sous réserve des dispositions de l'alinéa précédent, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut, avec l'acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical ; il peut également constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical.

Liens relatifs à cet article Cité par: Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 11 (V) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 19-2 (VD) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 26 (VD) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 48 (V)

Il résulte de cette loi que le Conseil Syndical est désormais OBLIGATOIRE. Ses membres sont élus à la majorité de l’article 25 ou 25-1 de la loi. Toutefois, il reste possible de déroger à cette obligation par un vote express, nécessitant la majorité de l’article 26 de la loi.

II. LE FONCTIONNEMENT

Le conseil syndical représente le syndicat des copropriétaires auprès du syndic. Il joue un rôle important puisque le syndicat ne se réunit qu’une fois par an. Il lui revient de veiller à la bonne

exécution des décisions d’assemblées générales et d’assister le syndic lors de la prise des décisions.

L’organisation et le fonctionnement du Conseil Syndical est déterminé par ses membres. Il faut, en

priorité, relire le règlement de copropriété pour voir si son organisation est réglementée. Si rien n’est prévu, le conseil syndical peut faire fixer les règles de son organisation par

l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965.


La loi ne fixe pas de modalités de fonctionnement particulier. Pour les copropriétés où l'ambiance est bonne et où les personnes se connaissent bien, cela n'est pas très grave. En revanche il peut en aller différemment si votre copropriété est composée de personnes se connaissant peu et ayant des intérêts divergents, ce qui arrive fréquemment quand un certain nombre de propriétaires sont non occupants. En cas d’impossibilité de départager les voix des membres du conseil syndical, c’est l’assemblée générale qui doit statuer à la majorité de l’article 24. Article 22 du décret du17 mars 1967 (Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 - art. 15 JORF 4 juin 2004 en vigueur le 1er septembre 2004)

A moins que le règlement de copropriété n'ait fixé les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l'assemblée générale à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Le conseil syndical rend compte à l'assemblée, chaque année, de l'exécution de sa mission.

Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables.

Pour assurer la représentation prévue au dernier alinéa de l'article 27 de la loi du 10 juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires, des dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du conseil syndical du syndicat principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit d'un siège au moins à ce conseil.

1- L a c o m p o s i t i o n d u C o n s e i l S y n d i c a l Tout syndicat de copropriétaires doit avoir un conseil syndical (article 21 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis). Mais il arrive que les candidats ne rassemblent pas le nombre requis de voix, ou qu’aucun copropriétaire ne veuille se présenter.

L’assemblée générale annuelle vote sur les candidatures présentées avant l’assemblée ou en cours de séance. L’élection se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, ou de l’article 24 si les conditions sont réunies pour un deuxième vote.

Qui peut être élu ?

Peuvent faire partie du conseil syndical : les copropriétaires et leurs conjoints ou assimilés (concubin notoires ou partenaires de Pacs), leurs représentants légaux, les associés d’une société immobilière. Si le lot est en indivision, l’un quelconque des indivisaires peut faire partie du conseil Syndical

La loi du 12 mai 2009 (art.7-4 a) a mis fin à l’incertitude en précisant que les membres du conseil syndical sont désignés parmi les copropriétaires « ou leurs usufruitiers » (L.10 juil. 1965, art.21, al. 4 nouv.).

Dans un couple, si l’un des conjoints est seul propriétaire, l’autre conjoint est éligible au conseil. Toutefois, il doit disposer d’un mandat exprès du conjoint copropriétaire, car il ne peut être présent au conseil qu’en sa qualité de mandataire puisqu’en principe la qualité de copropriétaire est la condition pour être membre du conseil syndical.


Un syndic propriétaire d’un lot dans un immeuble qu’il gère, cela existe. Il arrive même qu’il ait fait partie du conseil avant d’avoir été syndic de l’immeuble. Mais une fois syndic, il ne siégera plus au conseil comme copropriétaire. Ses préposés ou son conjoint non plus, pour des raisons évidentes.

Les concierges et autres employés d’immeuble ne sont pas assimilés aux préposés du syndic car ils sont employés par le syndicat, bien que recrutés et dirigés par le syndic. En droit, s’ils sont propriétaires (en ayant racheté leur loge par exemple), ils sont éligibles. Mais la situation sera quelquefois délicate lorsque le conseil examinera l’évolution du contrat de travail ou la qualité du travail du salarié. A noter :

- Il est communément admis que les candidatures peuvent être proposées lors de l’assemblée et qu’elles n’ont pas obligatoirement à figurer dans la convocation

- La clause d’un règlement de copropriété stipulant que les candidats doivent être à jour de leurs charges a été réputée non-écrite (Cass. 3è civ., 18 décembre 2002)

- L’assemblée est souveraine et peut voter contre une candidature sans avoir à motiver son vote.

- L’élection d’un candidat ne suppose pas nécessairement qu’il soit présent le jour de l’assemblée.

Combien de membres faut-il élire ?

La loi ne fixe pas le nombre de conseillers en dehors du fait qu’il faut être au moins deux pour former un conseil. Un nombre impair est préférable pour qu’une majorité puisse se dégager. Le nombre de membres ne doit pas trop être réduit, pour que le travail se fasse dans de bonnes conditions.

Dans les grandes copropriétés, il vaut mieux prévoir large et élire des suppléants, car le conseil n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant. Le règlement de copropriété ou l'Assemblée Générale peut fixer le nombre de copropriétaires membres du Conseil Syndical. On peut choisir autant de copropriétaires que l'on veut. L'assemblée pourra également désigner un ou plusieurs membres suppléants. La durée du mandat est en général fixée soit par le règlement de propriété soit par l'Assemblée Générale. Si rien n'est fixé la loi prévoit un mandat de 3 ans. A noter :

- Dans la mesure où un copropriétaire ne demande pas expressément en assemblée générale que le vote soit nominatif, il peut être toléré que le conseil syndical soit élu « en bloc »

- Nous ne pouvons que conseiller un vote nominatif permettant, au cas par cas, de conserver à l’assemblée son éventuel droit de véto.

Quelle est la durée du mandat ?

La durée maximale autorisée par la loi est de trois ans, renouvelable. Quand il est difficile de garder les conseillers, c’est la durée recommandée. L’élection du conseil syndical est généralement adossée à celle du Syndic (en général même durée du mandat) Mais souvent, l’assemblée oublie tout simplement de préciser la durée du


mandat. Dans ce cas, le mandat est considéré comme étant de trois ans. Les conseillers peuvent bien entendu se retirer avant la fin de leur mandat. A noter : Si l’assemblée générale n’a pas fixé la durée du mandat, celui-ci sera révocable à tout moment (C.civ. art 2004)

Que se passe-t-il en l’absence de candidat ?

En absence de candidats ou lorsque ceux qui se présentent ne sont pas élus, deux solutions sont possibles : la désignation des membres du conseil par le juge, ou la renonciation à constituer un conseil. Dans le cas où il n’y a pas de candidatures ou si celles-ci n’ont pas recueilli le nombre de voix nécessaire, il faut se reporter à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : et en respecter les obligations : le procès-verbal doit être notifié dans un délai d’un mois (et non plus de deux pour tous les autres cas) à tous les copropriétaires (et non plus aux seuls opposants ou défaillants) Les copropriétaires volontaires peuvent saisir le juge pour être désignés comme membres du conseil, avec l’assistance éventuelle du syndic qui transmettra la demande au tribunal. Pour éviter ce genre de mésaventure, les conseillers sortants ont intérêt à préparer leur succession en sondant les copropriétaires susceptibles d’être intéressées. A noter :

- Le ou les copropriétaires n’ont pas de délais spécifiques à respecter pour agir en justice - La juridiction compétente est le TGI (article 48 du décret du 17 mars 1967) - La juridiction est saisie par le biais d’une requête, présentée par ministère d’avocat qui

devra évoquer des candidatures et présenter l’acceptation des personnes désignées. L’absence de candidats ne vaut pas automatiquement renonciation à constituer un conseil syndical : les copropriétaires sont tenus de voter une résolution de suppression du conseil syndical. Le vote se fait à la majorité de l’article 26. Ce vote n’est pas définitif. Si des copropriétaires présentent leur candidature l’année suivante, le conseil sera établi. Le vote se fera alors à la majorité de l’article 25. La renonciation à former un conseil syndical ne vaut pas pour les syndicats coopératifs.

Démission ou révocation

Un conseiller syndical peut démissionner à tout moment. Il doit en aviser le Président du conseil syndical et le syndic. Sa démission est immédiatement valable et n’a pas à être entérinée par une assemblée générale. Attention : Si plus du ¼ des membres du conseil syndical démissionnent, le conseil syndical n’est plus valablement constitué. Article 25 du décret du 17 mars 1967 Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés, dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au


conseil syndical, à mesure des vacances, dans l'ordre de leur élection s'il y en a plusieurs, et jusqu'à la date d'expiration du mandat du membre titulaire qu'ils remplacent.

Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit.

Un conseiller syndical peut être révoqué par une assemblée générale spécialement saisie de cette demande : ce projet de résolution doit figurer à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle (ou spéciale si les circonstances l’imposent). Pour autant, il a été admis le principe de « l’incident de séance » validant la révocation d’un conseiller syndical qui n’avait pas été portée à l’ordre du jour (Cass. 3è civ. 18 mai 1971)

2- L e p r é s i d e n t d u c o n s e i l Le président du conseil syndical est élu par le conseil syndical et non pas par l’assemblée, soit au cours d’une suspension de l’assemblée, soit lors de la première réunion du conseil syndical suivant l’élection de ses membres. Le président sera élu parmi les membres ayant posé leur candidature par lettre adressée à l’auteur de la convocation au moins 48h avant la réunion. Le conseil syndical se réunira dans le mois qui suivra son élection pour définir les rôles respectifs de ses membres et les règles de son fonctionnement. A noter :

- un procès-verbal de la réunion du conseil syndical ayant élu son Président sera envoyé au syndic.

La désignation d’un Président est-elle obligatoire ?

La désignation d’un président n’est par une obligation stricte. Certains copropriétaires estiment que nommer un président comporte des risques pour le fonctionnement du conseil. Dans ce cas, ils peuvent renoncer à le désigner. Mais il faut alors une bonne coordination, car le syndic a besoin d’un interlocuteur qui soit, si possible, toujours le même. Il faut éviter les interventions désordonnées auprès du syndic et, en cas d’urgence, le syndic doit savoir qui joindre. La désignation d’un président présente un intérêt lorsque la copropriété se trouve dans une situation où les textes donnent tout pouvoir au président du conseil pour agir.

En cas de démission du président, le conseil syndical se réunira dans le mois de la démission et élira un nouveau président. Dans l’intervalle le membre du conseil syndical le plus ancien dans la copropriété assurera l’intérim.

Quelle est la durée du mandat du Président du conseil syndical ?


La durée du mandat du président ne correspond pas forcément à celle des membres du conseil ; Le conseil peut fixer une durée de mandat inférieur, ou même prévoir la possibilité de changer de président chaque année, notamment à l’occasion d’une modification de la composition du conseil.

Certains copropriétaires acceptent d’être élus présidents sans se rendre compte du temps nécessaire à l’accomplissement correct de leur mission. Résultat, ils ne réunissent jamais le conseil, ne contrôlent pas la gestion du syndic ou bloquent toute initiative des autres conseillers. Le conseil mécontent de son président a le droit de le limoger en cours de mandat : de même qu’il a élu le président, il peut le démettre de ses fonctions et en élire un nouveau.

Quel est le rôle dévolu au Président du Conseil Syndical ?

Le président du conseil syndical est l’interlocuteur privilégié du syndic. C’est à lui que le gestionnaire remettra les documents que le conseil veut examiner. Il présente à l’assemblée le rapport annuel d’activité du conseil et le résultat du contrôle de la gestion du syndic. Il rend compte des missions que le syndicat lui aura déléguées.

En cas de carence du syndic à convoquer l’assemblée générale dans les délais normaux, le président peut la convoquer lui-même, après une mise en demeure faite au syndic restée sans réponse pendant plus de huit jours (article 8 du décret du 17 mars 1967). Article 8 du décret du 17 mars 1967 La convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s'il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée est demandée. Dans les cas prévus au précédent alinéa, l'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours. Dans les mêmes cas, s'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer ladite convocation dans les conditions prévues à l'article 50 du présent décret. Lorsque l'assemblée est convoquée en application du présent article, la convocation est notifiée au syndic.

Dans l’hypothèse où l’assemblée n’aurait pas réussi à nommer un nouveau syndic ou à renouveler le syndic en place, le président s’adressera au tribunal de grande instance pour obtenir la désignation d’un syndic ou d’un administrateur. Après un chargement de syndic, le gestionnaire congédié est souvent récalcitrant à transmettre les archives et les fonds disponibles. Le président du conseil demandera au tribunal, en référé, d’ordonner sous la remise des documents et de la trésorerie.

Il peut convoquer une assemblée générale après mise en demeure faite au syndic restée infructueuse, engager un référé contre l’ancien syndic, en cas de non restitution des fonds par ce dernier et des pièces de la copropriété, dans le délai imparti par la loi (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965).


La convocation des membres du conseil syndical sera faite à l’initiative du président et adressée aux membres du conseil syndical au moins 15 jours à l’avance en soumettant l’ordre du jour. Elle pourra également être faite à l’initiative du syndic.

La convocation est également obligatoire lorsqu’elle est demandée par les ¾ de ses membres. Dans cette hypothèse, si le président ou le syndic ne convoque pas le conseil syndical, tout membre pourra y procéder par lettre recommandée.

3- L’ O R G A N I S A T I O N D U C O N S E I L

Les textes sont assez flous au sujet de l’organisation du conseil syndical (Se référer à l’article 22 du décret du 17 mars cité plus haut) et n’imposent que peu de points qui seront traités plus loin. En conséquence, si le règlement de copropriété est muet sur le sujet, nous conseillons de définir précisément le mode de fonctionnement du conseil syndical et de le soumettre au vote de l’assemblée générale. Ce « règlement intérieur » devra être suffisamment concis pour que les réunions de travail soient efficaces et ne s’apparentent pas aux discussions du café du commerce, mais aussi suffisamment souple pour ne pas qu’elles s’engluent dans les méandres de tâches administratives. Il est donc nécessaire que l’assemblée se prononce sur les points suivants :

- Nombre de conseillers syndicaux - Nombre de suppléants - Durée de leur mandat, avec date de début (la date de l’AG qui l’élie) et une date de fin de

mandat (maximum 3 ans) - Modalités de nomination du Président du Conseil Syndical - Règles de majorité au sein du conseil - Mode de convocation du conseil : qui convoque, qui convoquer, délai, comment - Périodicité des réunions - Transcription des procès-verbaux de réunion - Modalités de communication des procès-verbaux aux copropriétaires et au syndic

A noter :

- Si il appartient au syndic de soulever ce point et d’organiser ce vote, il est ici rappelé que tout copropriétaire, peut soumettre une telle demande d’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée dans la mesure où celle-ci est accompagnée d’un projet de résolution et qu’elle parvient au syndic par lettre recommandée AR envoyée dans les temps au syndic (en pratique, avant que ce dernier n’ait préparé l’ordre du jour).

- Le vote des règles d’organisation du conseil syndical se fait à la majorité simple de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, sauf à ce qu’une proposition modifie une disposition du règlement de copropriété auquel cas la majorité de l’article 26 de la même loi sera nécessaire.

- Il n’y a aucune obligation d’organiser le conseil syndical, il s’agit d’un conseil et donc, aucune sanction n’est prévue si ce n’est pas fait.

- En tout état de cause, les règles d’organisation du conseil syndical ne sauraient lui conférer des pouvoirs dont il ne dispose pas !

Cas particuliers :


Dans le cas d’un syndicat coopératif

Article 17-1 Créé par Loi 2000-1208 2000-12-13 art. 75 IV JORF 1 4 décembre 2000 Créé par Loi n°2000-1208 du 13 décembre 2000 - art. 75 (V) Dans le cas où l'administration de la copropriété est confiée à un syndicat coopératif, la constitution d'un conseil syndical est obligatoire et le syndic est élu par les membres de ce conseil et choisi parmi ceux-ci. Il exerce de plein droit les fonctions de président du conseil syndical. En outre, le conseil syndical peut élire, dans les mêmes conditions, un vice-président qui supplée le syndic en cas d'empêchement de celui-ci. Le président et le vice-président sont l'un et l'autre révocables dans les mêmes conditions. L'assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat. L'adoption ou l'abandon de la forme coopérative du syndicat est décidée à la majorité de l'article 25 et le cas échéant de l'article 25-1. Liens relatifs à cet article Cite: Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 - art. 25 (M) Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 - art. 25-1 (V) Cité par : Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 40 (V) Créé par: Loi n°2000-1208 du 13 décembre 2000 - art. 75 (V)

Dans le cas d’un syndicat secondaire

Article 27 Modifié par Loi n°94-624 du 21 juillet 1994 - art. 35 JORF 24 juillet 1994 Lorsque l'immeuble comporte plusieurs bâtiments, les copropriétaires dont les lots composent l'un ou plusieurs de ces bâtiments peuvent, réunis en assemblée spéciale, décider, aux conditions de majorité prévues à l'article 25, la constitution entre eux d'un syndicat, dit secondaire. Ce syndicat a pour objet d'assurer la gestion, l'entretien et l'amélioration interne de ce ou ces bâtiments, sous réserve des droits résultants pour les autres copropriétaires des dispositions du règlement de copropriété. Cet objet peut être étendu avec l'accord de l'assemblée générale de l'ensemble des copropriétaires statuant à la majorité prévue à l'article 24. Le syndicat secondaire est doté de la personnalité civile. Il fonctionne dans les conditions prévues par la présente loi. Il est représenté au conseil syndical du syndicat principal, s'il en existe un. Liens relatifs à cet article Cite: Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 - art. 24 (M) Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 - art. 25 (M) Cité par:


Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 11 (M) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 11 (M) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 11 (M) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 20 (V) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 22 (M) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 22 (M) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 22 (V)

Dans une copropriété en difficulté

Article 29-1 A Créé par LOI n°2009-323 du 25 mars 2009 - art. 19 Lorsqu'à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2, le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le président du tribunal de grande instance d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc. En l'absence d'action du syndic dans un délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, le président du tribunal de grande instance peut être saisi en référé d'une même demande par des copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat. Le président du tribunal de grande instance peut être saisi en référé de la même demande par un créancier lorsque les factures d'abonnement et de fourniture d'eau ou d'énergie ou les factures de travaux, votés par l'assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis six mois et si le créancier a adressé au syndic un commandement de payer resté infructueux. Dans les cas visés aux trois alinéas précédents, le représentant de l'Etat dans le département, le maire de la commune où est implanté l'immeuble et, le cas échéant, le président de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat sont informés de la saisine par le ou les demandeurs. Liens relatifs à cet article Cité par: Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 55 (VD) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 61-1-1 (V) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 61-2 (VD) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 61-3 (VD) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 61-4 (VD) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 61-5 (V) Décret n°67-223 du 17 mars 1967 - art. 61-6 (V) LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 52, v. init. LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 54, v. init. Code de la construction et de l'habitation. - art. L711-2 (V) Code de la construction et de l'habitation. - art. L721-1 (V) Créé par: LOI n°2009-323 du 25 mars 2009 - art. 19

Quand le conseil se réunit-il ?


Le syndic n’a que l’obligation de réunir le conseil avant l’assemblée générale pour établir l’ordre du jour et le budget. Pourtant, il paraît indispensable de réunir le conseil après l’assemblée pour organiser le travail à faire selon les résolutions votées et autant que de besoin.

Le conseil est libre de se réunir quand il veut puisque la présence du syndic n’est pas obligatoire. Il avisera selon les dossiers à traiter, en proposant ou non au syndic de se joindre à la réunion.

Le conseil syndical peut occasionnellement ouvrir les réunions à un ou plusieurs copropriétaires ayant des connaissances sur le sujet à traiter.

Le compte rendu des réunions du conseil syndical sera rédigé par le président et adressé à tous les membres dans les 15 jours qui suivent la réunion par simple courrier.

Les comptes rendus seront inscrits sur un registre dont tout copropriétaire pourra demander une copie à ses frais. Ils seront affichés dans les 15 jours de la réunion dans les entrées d’immeubles. La majorité des membres présents ou représentés peut décider que la position du conseil sera portée à la connaissance de l’assemblée générale soit par un exposé oral du président ; soit par l’envoi d’une note accompagnant la convocation à l’assemblée. Dans les deux cas, les copropriétaires doivent être informés des avis dissidents.

Le conseil rend compte de sa mission à l’assemblée. La loi n’exige par un rapport écrit, mais il est toujours préférable de conserver des notes écrites, surtout dans les grands ensembles.

Les frais de fonctionnement du conseil sont des dépenses courantes d’administration, réparties aux millièmes.

La rémunération des membres Conseil Syndical.

La loi prévoit qu'ils n'ont pas de droit de recevoir de rémunérations,

Les fonctions de membre du conseil (président ou de membre du conseil syndical) ne sont pas rémunérées (article 27 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967) Cependant, les membres seront remboursés par le syndic des frais qu’ils engagent pour remplir leur mission : téléphone, achat de livres…. Ces dépenses sont imputées dans les charges au titre des dépenses d’administration, et réparties au prorata des millièmes généraux. Bien que cela soit rare, il faut toujours prévoir que certains pourraient abuser. Dans ce cas, l’assemblée s’en prémunira en votant une enveloppe financière raisonnable. Elle jugera ensuite si le conseil en a fait un bon usage. Prendre régulièrement un taxi pour se rendre chez un syndic ; acheter de multiples ouvrages sur le même thème, dépenser sans compter en fournitures pourrait être jugé excessif. A l’inverse, et c’est sans doute la situation la plus courante, les conseillers en sont souvent « de leur poche » pour avoir omis de noter au fur et à mesure leurs petites dépenses. A la fin de l’année, les sommes ne sont plus négligeables et il serait inéquitable qu’en plus du temps qu’il a donné, un conseiller subisse une perte financière importante. Le travail d’un conseiller syndical scrupuleux peut s’avérer très prenant. Il peut être judicieux d’organiser le conseil syndical en répartissant les tâches, selon les compétences des différents membres et les problèmes de la copropriété, en fonction de sa taille bien évidemment, afin d’éviter


une trop grosse charge de travail pour des bénévoles : l’un peut se consacrer au suivi des travaux, l’autre à celui des contrats, des dépenses, du recouvrement des charges etc.

Le conseil peut-il se faire assister dans sa mission ?

Statuant à la majorité de ses membres présents ou représentés, le conseil syndical peut décider de se faire assister par tout technicien de son choix en lui confiant la mission qu’il détermine. Tous les syndicats n’ont pas la chance d’avoir des spécialistes parmi les copropriétaires. Pourtant, le conseil jongle avec les devis d’entreprise, les comptes, les clauses obscures du règlement, les contrats d’entretien. Il a donc besoin d’aide pour comprendre les dossiers et se faire une opinion. Il est prévu que le conseil puisse se faire assister par un spécialiste selon ses besoins, qu’il s’agisse d’une question technique, d’une consultation juridique ou d’une expertise comptable. Il n’existe pas de restriction quant aux personnes qui seront consultées. Les honoraires de ces spécialistes sont des charges communes générales réparties au prorata des millièmes de copropriété. Ils sont réglés par le syndic. Le président, ou en cas de besoin un trésorier désigné par le conseil syndical statuant à la majorité de ses membres présents ou représentés, tient la comptabilité des dépenses sur initiative du conseil ou pour son fonctionnement.

Exemples de clauses à faire voter :

En même temps que la convocation, les conseillers syndicaux doivent recevoir les documents nécessaires à leur information. La convocation fixe l’ordre du jour qui peut être complété par tout membre du conseil par lettre recommandée 24h au moins à l’avance. De même tout groupe de copropriétaires représentant au moins ¼ des millièmes de la copropriété peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. Dans cette hypothèse un représentant des copropriétaires pourra être présent à la réunion.

La fréquence des réunions sera la suivante :

• Une fois par trimestre, (ou une fois par mois) • Un mois avant l’assemblée générale destinée à approuver les comptes. • Chaque fois qu’il y a urgence.

La feuille de présence devra être signée.

Le lieu des réunions sera le suivant :


En accord avec les ¾ au moins des membres du conseil syndical un autre lieu pourra être choisi. Les décisions du conseil syndical sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Le syndic sera convoqué à assister à la réunion du conseil syndical précédant la tenue de l’assemblée générale. En cas de partage des voix. La voix du président sera prépondérante. Les conseillers syndicaux pourront toutefois sur justificatifs se faire rembourser leurs frais de déplacement dans la limite de ……………………….. € …… par personne et par an, sauf dérogation justifiée. Ont voté pour : ………… Tant de millièmes Ont voté contre : ………. Mesdames et Messieurs : …………………. Représentants tant de millièmes. Se sont abstenus ………………………………… Représentants tant de millièmes.

Les présentes règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical sont approuvées.

4. L E S M I S S I O N S D U C O N S E I L

Le rôle du Conseil Syndical

Le Conseil Syndical a pour rôle d'assister et de contrôler le syndic.

• Contrôler :

Le conseil syndical contrôle notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous les autres contrats ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution.

Le conseil syndical dispose de moyens de vérifications étendus. Il peut prendre connaissance et copie, après avoir avisé le syndic, de toutes pièces ou documents se rapportant, à la gestion du syndic et, de façon plus générale, à l’administration de la copropriété : il peut notamment examiner chez le syndic, préalablement à la réunion de l’assemblée générale, les pièces justificatives des charges de l’immeuble. Sa mission de contrôle des pièces justificatives peut se faire à tout moment de l’année. Il peut demander la convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire. Il doit élaborer le budget prévisionnel avec celui-ci et en suivre l'exécution. Il doit également donner son avis écrit sur toutes les dépenses de travaux urgents et celles qui dépasseraient le montant voté par l'Assemblée Générale.

• Assister :

Il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes les questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. Sa consultation est désormais obligatoire pour les contrats et les marchés dont le montant unitaire dépasse un certain seuil fixé par l’assemblée générale (loi du 10.7.65 : art. 21). Cet « avis » n’a juridiquement aucune force contraignante, ni à l’égard de l’assemblée générale, ni à l’égard du


syndic. Il n’est que consultatif. Néanmoins, si le syndic entend passer un contrat ou marché ayant donné lieu à une consultation défavorable, il sera préférable de solliciter l’accord de l’assemblée générale, pour lui éviter d’être déjugé ultérieurement. Il peut également recevoir des missions particulières par délégation de l’assemblée. Il a plus de légitimité que le syndic à intervenir dans les orientations données à certains dossiers. Mais il doit le faire avec tact, et dans le respect des responsabilités assumées par le syndic.

• Autres Fonctions :

C’est souvent par manque d’information sur ce qui se passe dans l’immeuble entre deux assemblées que les copropriétaires finissent par s’en désintéresser. En tenant ces derniers informés tout au long de l’année de l’avancée des projets ou des incidents survenus, le conseil assure la transparence de la gestion et permet de permet de maintenir la cohésion dans le syndicat.

Dans certaines situations, le syndic est obligé de consulter le conseil. Mais ce dernier n’a pas besoin d’attendre que le syndic le sollicite puisqu’il a la liberté de le saisir de toute question intéressant le syndicat. Il prendra bien souvent l’initiative des projets.

L’accès aux documents du syndicat

Tous les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par le syndic, qu’il s’agisse des archives, des pièces comptables ou des documents techniques. Par souci de coordination, le président se chargera de les obtenir auprès du syndic ; mais en cas de mésentente au sein du conseil, le syndic ne pourra pas refuser de répondre à la demande isolée d’un membre du conseil.

Selon la nature de la pièce, la communication se fera par remise ou envoi d’une copie, ou par consultation sur place. Il est quelquefois plus simple de se faire remettre, éventuellement contre décharge, les originaux pour les dossiers volumineux que le conseil veut étudier tranquillement. Il est donc avantageux d’avoir un syndic géographiquement proche de l’immeuble. Au moment du contrôle des comptes, le conseil sera plus efficace dans son examen s’il dispose des pièces, que s’il fait le contrôle dans un coin du cabinet du syndic.

L’assistance au syndic

L’idéal – dans l’intérêt du syndicat et du syndic – est une collaboration étroite, sans alourdir le travail du syndic. Le conseil donne son avis au syndic et à l’assemblée sur toutes les questions qui concernent le syndicat, soit de sa propre initiative, soit lorsqu’il est consulté.

La loi prévoit trois situations où la consultation du conseil syndical est obligatoire.

Consultation obligatoire du conseil

Pour les travaux et les contrats, l’assemblée fixe le seuil à partir duquel la consultation du conseil est obligatoire avant tout engagement du syndicat envers ses fournisseurs (vote à la majorité de l’article 25). Cette disposition sert à encadrer le pouvoir de gestion du syndic pour conclure seul


certains contrats (entretien, assurance). Le conseil fera ses remarques à l’assemblée, à moins qu’il ne préfère communiquer préalablement son avis par affichage ou par courrier, ou en pièce jointe à la convocation de l’assemblée. La commission relative à la copropriété avait préconisé (n°13) que les avis soient donnés par écrit et consignés dans un registre spécial.

L’assemblée peut autoriser certaines dépenses jusqu’à un montant plafonné. Cette délégation est également donnée au syndic, mais l’assemblée peut exiger que le conseil soit consulté. La délégation permet au syndic d’engager des études ou des expertises sur des projets qui seront soumis plus tard aux copropriétaires. Pour ne pas « court-circuiter » l’assemblée et afin d’éviter les dérapages dans les dépenses, la somme votée sera raisonnable, et calculée à partir de prévisions réalistes. La délégation est votée à la majorité de l’article 25. Elle est réservée aux travaux d’entretien votés à la majorité de l’article 24 et doit préciser son objet. Il faut faire attention à ne pas outrepasser les pouvoirs donnés par l’assemblée, sinon celle-ci pourrait refuser la dépense à posteriori, ce qui serai très embarrassant.

Le syndic est quelquefois conduit à intervenir dans l’urgence pour arrêter ou prévenir un sinistre. S’il a besoin de fonds, il consultera préalablement le conseil avant de réclamer une provision aux copropriétaires.

Le contrôle de la gestion du syndic

Le conseil est chargé de suivre l’application par le syndic des résolutions votées par l’assemblée. Il faut du doigté pour éviter les crises de susceptibilité, mais aussi de la fermeté pour ne pas être mené en bateau par le syndic.

Pour les travaux le conseil participera à l’appel d’offres des entreprises ou recherchera de son côté des entreprises concurrentes de celles qu’aura sélectionnées le syndic.

Le contrôle des comptes se fait en fin d’exercice, mais il est pratiquement impossible de faire toutes les vérifications nécessaires en quelques heures : l’idéal est de suivre les devis et les factures au fur et à mesure, tout au long de l’année. Il ne restera plus ensuite qu’à vérifier la répartition des dépenses. Certains comptables qui avaient l’habitude des contrôles trimestriels des comptes envoient toujours au conseil un relevé trimestriel des dépenses. Cette pratique permet de suivre le budget voté et de rectifier rapidement d’éventuelles erreurs.

La préparation de l’assemblée

Le conseil est associé à la préparation de l’ordre du jour et du budget. Il vérifiera la rédaction des résolutions, les règles de vote, la présence des pièces qui seront annexées à la convocation.

Le président du conseil rendra compte de sa mission le jour de l’assemblée générale annuelle. Ce rapport peut être oral ou écrit, selon les moyens dont dispose le conseil ou l’importance des thèmes à aborder. Il est judicieux de joindre le rapport au procès-verbal de l’assemblée afin que les absents soient informés.

Les délégations de l’assemblée

L’assemblée peut confier une mission précise au conseil pour la conclusion d’un contrat, faire un appel d’offres, choisir un devis de travaux, suivre un chantier. Préalablement, l’assemblée aura


voté une résolution sur le principe et le montant d’une dépense, mais il aura manqué des éléments pour boucler complètement le projet. Elle délègue alors le conseil ou l’un de ses membres pour parfaire la préparation du dossier en lui fixant une mission précise. Le conseil rendra compte à l’assemblée suivante. Le choix du conseil s’impose au syndic lorsqu’il agit sur délégation de l’assemblée.

Le conseil ou l’un de ses membres peut aussi recevoir une autorisation de dépenses dont le montant et l’objet sont fixés par l’assemblée.

La maitrise des charges

En suivant l’évolution des charges, le conseil peut réagir et s’interroger sur les augmentations anormales. Pour les factures d’eau, la cause sera une fuite éventuelle. Pour les contrats annuels d’assurance ou d’entretien, le conseil pourra, après une enquête et une étude des contrats, suggérer une renégociation des contrats au syndic ou à l’assemblée. En l’absence de spécialistes sur tous les sujets – voire d’aucun -, le conseil ne pourra sans doute pas prendre tous les dossiers en même temps. Suivant ses compétences, son temps disponible ou l’urgence, il étudiera un ou deux dossiers à fond pour vérifier le prix, les clauses du contrat annuel quant à la révision du prix ou aux conditions de résiliation, la qualité de la prestation, etc.

Le relais avec les copropriétaires

Le copropriétaire qui a besoin d’une information ou d’un document s’adressera d’abord au conseil syndical avant de déranger le syndic : à moins d’une mauvaise entente entre l’intéressé et le conseil, c’est la démarche la plus rapide. Les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par le syndic, ils ont donc plus de facilités que les autres copropriétaires pour se faire communiquer une pièce ou une information.

Quand la copropriété dispose d’un local, la réunion des copropriétaires d’une façon informelle est intéressante pour préparer une assemblée. A deux titres. D’abord, lorsque les copropriétaires reçoivent la convocation pour l’assemblée, ils n’ont que trois semaines pour se faire une opinion ou chercher des informations ; ce qui est trop court. Ensuite, ce genre de réunion permet de sonder les copropriétaires sur un projet et de le réorienter éventuellement avant l’assemblée.

Le souci de bien représenter le syndicat peut prendre la forme de comptes rendus des séances du conseil affichés ou distribués dans les boîtes aux lettres. Tout cela est affaire de temps et de moyens.

Les interventions auprès des copropriétaires

Il arrive que le conseil trouve plus opportun de se charger des manquements au règlement que les confier au syndic, soit parce qu’il est sur place et qu’il considère qu’une affiche ou un mot laissé à l’occupant suffira ; soit parce qu’il pense avoir plus de poids ou de diplomatie que le syndic, ou qu’il juge qu’une intervention de ce dernier serait plus mal reçue que celle du conseil. Ce n’est pas sans risque pour celui qui se dévoue. Il vaut mieux y penser avant de remplir cette tâche ingrate pour ne pas être « blessé » si la mission échoue ou si le « contrevenant » se retourne contre le « messager »


Le conseil a toujours la ressource de changer d’interlocuteur si cela se passe mal.

Les membres du conseil sont-ils responsables en cas de faute ?

Le conseil syndical en tant que tel ne peut être mis en cause. Ce sont les membres du conseil, individuellement, qui sont responsables. Leur responsabilité pourrait être engagée s’ils commettaient une faute grave dans le contrôle de la gestion du syndic ayant entraîné un dommage pour le syndicat, ou s’ils engageaient des dépenses sans délégation. Mais comme ils sont bénévoles et que leur mission est seulement de conseiller, leur responsabilité civile est exceptionnellement mise en jeu.

Pour parer à toute éventualité, le syndicat peut souscrire, en complément du contrat d’assurance de l’immeuble, une extension de garantie couvrant la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical. L’assurance qui couvre le président seul ne suffit pas.

La rémunération des membres Conseil Syndical

La loi prévoit qu'ils n'ont pas de droit de recevoir de rémunérations, mais qu'ils peuvent êtres remboursés de leurs frais (déplacements, dactylo, timbres, essences…). Les dépenses du Conseil Syndical doivent être justifiées.

III. LES COMPTES

La méthode de contrôle des dépenses.

1) Avant tout déplacement pour la vérification des factures, il convient de lister, sur Excel par exemple, les dépenses, détaillées, des deux ou trois dernières années pour en étudier l’évolution. Certains points doivent attirer l’attention :

- Un poste EDF par exemple, qui n’a pas une évolution linéaire, passant du simple au double d’une année sur l’autre, mérite une explication circonstanciée et surtout une étude approfondie des factures : il s’agit, souvent, d’une erreur d’imputation qui provient du fait que les abonnements n’ont pas été repérés, et qu’ils sont imputés au petit bonheur la chance d’une année sur l’autre.

- Un poste Eau commune qui est trop important, résulte souvent d’une mauvaise répartition individuelle, causes : compteurs bloqués, pas relevés, mauvaise imputation des abonnements etc.

Une fois les différentes questions repérées, il faudra, lors du contrôle physique des factures être particulièrement vigilent sur le détail des factures. 2) Dans la mesure où le conseil syndical a établi le budget prévisionnel, sur la base des dépenses réelles des trois dernières années, il faut d'abord partir de ce budget prévisionnel et rechercher les causes des dépassements, certaines causes seront liées à des facteurs extérieurs, d'autres à des problèmes de gestion. 3) On analyse ensuite les dépenses fournies par le syndic en vérifiant qu'il existe bien une facture ou un justificatif par imputation, contrôler qu'on n'impute pas 2 fois la même dépense ou que l'on


ne ré impute pas une dépense concernant l'année passée, et savoir qu'elle est l'augmentation d'une année sur l'autre des dépenses poste par poste, pour l'eau , le chauffage, l'électricité on prendra soin de faire une comparaison en consommation et non en euros. Ce dernier travail complète celui qui a été fait par la comparaison du budget prévisionnel. 4) Il faut analyser les factures et justificatifs demander au syndic, les dates des règlements effectifs des imputations, analyser aussi certains postes précis (eau, chauffage, fioul…) et savoir que certains contrôles sont plus difficiles que d'autres et requièrent quelques connaissances.

La méthode de contrôle des produits.

Il faut impérativement vérifier aussi que : - Les copropriétaires règlent leurs provisions sur charge régulièrement - Les dossiers de sinistres soient remboursés - Que les avoirs demandés soient déduits

Savoir lire les documents fournis par le syndic lors de la convocation à l’assemblée générale devant approuver les comptes

1) L’annexe 1 ou « État financier après répartition des charges de l’exercice ». Vérifier : l’équilibre, les numéros de comptes, le détail des comptes d’attente, le détail des comptes copropriétaires et fournisseurs 2) L’annexe 2 : tableau de synthèse permettant de vérifier rapidement : si le budget a été dépassé (ce qui peut expliquer de gros montants sur la ligne des copropriétaires débiteurs), si il y a eu des travaux urgents ou des opérations exceptionnelles, si le budget proposé est réaliste, etc. 3) L’annexe 3 : ancien « état de dépenses » de la copropriété qui présente aussi le budget qui doit être détaillé, ligne à ligne, pour être accepté en toute connaissance de cause.... 4) L’annexe 4 : qui détaille les travaux et autres opérations exceptionnelles : à analyser avec minutie là-aussi, en fonction des votes de l’assemblée précédente et de la réalité du caractère « urgent » de certains travaux. 5) L’annexe 5 : qui donne la position des travaux en cours et non encore clôturés.

IV. LE SUIVI DES CONTRATS

Généralités sur les contrats

- Date du contrat : ancien : a-t’il été renégocié ? récent : pourquoi les autres propositions ont-

elles été rejetées ? - Les contractants : attention il s’agit du syndicat des copropriétaires et de l’entreprise X


- L’objet : est-il clairement défini ? S’agit-il d’une obligation de moyens ou de résultats ? (par exemple sur un contrat d’entretien ménager l’entreprise s’est-elle engagée à « passer » une fois par semaine et à faire les vitres une fois par mois ou s’est-elle engagée à balayer et laver l’ensemble des escaliers une fois par semaine ?

- Le nombre d’heures ou de visites : il faut par exemple un minimum d’une heure pour assurer l’entretien régulier de l’ascenseur. Si l’entreprise se déplace effectivement à la cadence prévue par le contrat mais que le technicien ne reste sur les lieux que 10 mn : qu’a-t’il été prévu dans les clauses en cas de négligence de la part du prestataire ?

- Les tarifs : comment ont-ils été négociés, sur quelles bases, ces bases sont-elles toujours valables à l’heure actuelle ? quelles sont les modalités de révisions ? et les formules ?

- La durée du contrat et les délais de résiliation. Attention aux durées : un contrat trop court risque de ne pas intéresser les entreprises sérieuses, mais si la durée est trop longue vérifier que les conditions de résiliations permettent de rompre le contrat en cas de non respect des clauses.

Contrat de syndic

Il faut peser les conséquences des contrats de 3 ans, mais encore plus des contrats de 3 ans qui prévoient une possibilité de résiliation annuelle ce qui fait croire aux copropriétaires qu’ils ont, en fait, un contrat d'une année. Étant donné la difficulté qu'il y a à faire jouer la possibilité de résiliation annuelle, ces contrats apparaissent bien pour ce qu'ils sont : à savoir des contrats de 3 ans. Nous conseillons plutôt la souscription d’un contrat couvrant un exercice comptable et allant jusqu’à la tenue de l’assemblée devant en approuver les comptes. Il est à préciser que le contrat du syndic se négocie, comme un autre, et qu’au vu des difficultés rencontrées pour que les différents contrats présentés respectent les clauses retenues par la Commission des clauses abusives et la Commission relative à la copropriété, un contrat a été imposé par décret (décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic) En outre,

La loi ALUR du 24 mars 2014, modifiée par la loi MACRON du 6 août 2015, impose au conseil syndical une mise en concurrence du contrat de syndic au moins une fois tous les 3 ans.

Contrat d'assurance

Il s'agit de l'assurance multirisque immeuble qui sert à garantir les dégâts matériels faits au bâtiment, en cas d'évènement, accidentel, tel un incendie, une tempête, un dégât des eaux, un bris de glaces etc.… A noter que cette assurance ne couvre pas forcément que les parties communes. Il est indispensable que, dans le cas d’un syndic bénévole, sa responsabilité civile soit couverte par le contrat de l’immeuble et il est préférable que la responsabilité civile des membres du conseil syndical le soit aussi. Le contrat d’assurance étant réévalué chaque année de façon automatique, il est judicieux de le ré négocier régulièrement et de vérifier qu’il ne serait pas opportun de rajouter certaines clauses : «valeur reconstruction à neuf » par exemple, ou de vérifier que les surfaces déclarées lors de la souscription du contrat sont bien exactes, que le changement de destination de certains lots ne risque pas de remettre en cause une indemnisation éventuelle etc.


De manière générale, les contrats d’assurance évoluent selon la valeur de l’indice FFB, voire, depuis peu, selon l’indice IRL : à vérifier dans votre contrat et à négocier le cas échéant. A noter : la loi ALUR impose que désormais la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires soit expressément couverte ; théoriquement, les contrats récents comporte tous cette mention, mais il convient de s’en assurer !

Contrat d'électricité

Il faut d'une part étudier les contrats les plus adaptés à votre situation d'autre part, le coût d'un groupage de certain compteurs groupage accompagné éventuellement de l'acquisition de compteurs divisionnaires. Il est toujours utile de faire une étude de consommation sur plusieurs années, ce qui permettra de voir si certaines dérives ne se produisent pas. Penser à vérifier l’adéquation entre la puissance souscrite et la puissance nécessaire…

Contrats d’entretiens : ascenseur, chauffage etc.

Devant la difficulté technique d’étudier de près ce type de contrat, le conseil syndical a tout intérêt a s’assurer le concours d’une société extérieure qui saura, elle, en toute sérénité, évaluer la qualité du contrat, de l’installation, de l’entretien proposé, les conditions d’indexation de ces contrats, des pénalités éventuelles à mettre en œuvre etc. Nous avons l’habitude de travailler avec la société COFEX mais il en existe d’autres ! Il faut peut-être profiter des contrôles externes obligatoires (tous les 5 ans) pour auditer aussi le contrat et les prestations réalisées.

Contrat d’employés d’immeuble ou de gardien-concierge.

Avant toute chose, il est rappelé ici que l’assemblée générale décide du poste à pourvoir et des tâches y afférent et que seul le syndic est responsable du personnel. Ni le conseil syndical ni aucun des copropriétaires n’ont d’autorité sur le personnel. Cette catégorie de personnel bénéficie d’une convention collective particulière qu’il sera judicieux de se procurer en même temps que le contrat. De nombreuses erreurs sont commises dans la rédaction des contrats et dans le calcul des heures et du salaire. Attention : souvent les employés d’immeuble ne sont pas rémunérés à l’heure mais à la tâche. Là-aussi, se méfier des conditions dans lesquelles le contrat a été établi et penser à vérifier que ces conditions soient toujours d’actualité. Exemple courant : le concierge devait à l’époque sortir les poubelles ou entretenir les espaces verts, puis au cours du temps la copropriété a désiré avoir recours à une entreprise spécialisée sans songer pour autant à modifier le contrat du concierge, sur la base de la négociation, en remplaçant cette tâche par une heure d’astreinte supplémentaire par exemple.

Les autres contrats


Attention à la multiplication des contrats d’entretien dont l’utilité reste à vérifier suivant l’importance de la copropriété et le nombre de copropriétaires ! Contrat de dératisation par exemple : il s’agit de disposer des pièges ou des graines une fois par an : un copropriétaire ne peut-il pas le faire ? Le contrat d’antenne de télévision consiste à vérifier que l’antenne est bien fixée une fois par an : est-ce vraiment nécessaire ? Le contrat d’entretien des extincteurs est obligatoire seulement s’il y a une chaufferie collective ou un ascenseur, ou dans le cas de réception de public (immeuble comportant des bureaux par exemple) : est-ce le cas ?

V. LE SUIVI DES TRAVAUX

Rappelons qu’aux termes de l’article 21 de la loi, « L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire. » A savoir : si le syndic a omis de faire voter ces montants lors d’une assemblée générale, il est donc de fait dans l’obligation de consulter ce dernier dès le 1er euro engagé ! L’obligation de fournir plusieurs devis est intéressante dans la mesure où un cahier des charges a été défini et qu’il a été transmis à toutes les entreprises mises en concurrence. Dans le cas de travaux importants, il pourra être judicieux de s’adresser à un architecte par exemple qui saura établir ce cahier des charges. Nous rappelons aux adhérents qu’un architecte est dans nos locaux, deux fois par semaine, pour répondre précisément à ce type de questions. Nous ne pouvons que conseiller aux membres des conseils syndicaux de s’arranger pour que l’un d’eux soit présent lors du passage des entreprises travaillant sur la copropriété : cela ne peut que les inciter à ne pas surfacturer les heures de présence, les aider à avoir accès sans difficultés aux lieux, et le fait d’avoir un interlocuteur permet aussi d’envisager une solution à un problème récurent ou de soumettre des solutions permettant d’éviter ces difficultés. Dans le cas d’une grosse copropriété, il est bon de vérifier aussi que la facture s’impute sur tel bâtiment plutôt sur la copropriété en général ce qui aura une incidence certaine sur les comptes de fin d’année. Les assurances :

- Penser à vérifier que le syndic soit bien en posses sion des attestations d’assurance décennales et responsabilité civile professionnelle à jour de chaque entreprise intervenant sur la copropriété

- Pour certains travaux importants il faut contracter une assurance dommage-ouvrage et porter cette question à l’ordre du jour de l’ass emblée générale devant voter les travaux.

VI. LE SUIVI DES IMPAYES


Rappel : En ce qui concerne le budget prévisionnel : la périodicité des appels de fonds et leurs dates d’exigibilité doivent faire l’objet d’un vote en assemblée générale. En ce qui concerne les travaux, non compris donc dans le budget prévisionnel, la date d’exigibilité et les modalités des appels de fonds doivent faire l’objet d’un vote, immédiatement après l’adoption de la résolution décidant desdits travaux. De plus, nous conseillons vivement de faire porter à l’ordre du jour de la première assemblée la résolution suivante, appelée « clause d’aggravation des charges » (Majorité : article 26) et de faire publier cette résolution après son adoption afin qu’elle soit opposable (Coût environ 1 200 € TTC) ou de la remettre systématiquement à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle

« Projet de résolution : L’assemblée générale, après en avoir délibéré, décide que, d’une façon générale, tous les frais exposés par le syndicat des copropriétaires, par la faute ou la négligence d’un copropriétaire lui seront imputés de plein droit. Il en sera de même pour les charges impayées dans les délais, en application de la loi S.R.U. du 13 décembre 2000, relative à la solidarité et au renouvellement urbains qui crée l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 – modifié par la loi ELN du 13 juillet 2006 – et qui permet d’imputer directement au copropriétaire concerné, les frais exposés par le syndicat, à compter de la lettre de mise en demeure pour les charges dont il est débiteur, et notamment, tous les frais de procédures judiciaires».

Une fois que cette résolution aura été adoptée, vérifier qu’elle soit appliquée, sans délai, à tous les copropriétaires en retard sur le paiement de leurs charges.

Il sera nécessaire de mettre en place un plan d’apurement de la dette pour les gros débiteurs, mais surtout de réagir sans délai pour les autres afin de ne pas se trouver confronté à une aggravation de la situation financière de la copropriété.

Si le syndic n’est pas suffisamment réactif en ce qui concerne le recouvrement des charges, il est aussi possible de faire voter en assemblée générale un « calendrier » de recouvrement des charges :

« Projet de résolution : Les copropriétaires votent l’échéancier suivant : Les provisions sur charges devront être payées aux échéances indiquées ci-dessus.

En cas de défaut de paiement : 1ère relance par lettre R.A.R. 15 jours après l’échéance. Remise du dossier au contentieux 15 jours après la lettre R.A.R.de rappel.

Les arrangements sur les délais de paiement pris avec le syndic devront faire l’objet d’une convention écrite entre le syndic bénévole et les copropriétaires défaillants mentionnant des délais précis de paiement. Ces arrangements devront être tenus à la disposition des copropriétaires pour information.

Les conventions signées n’empêcheront pas les procédures de suivre leur cours devant les tribunaux tant que la dette n’est pas complètement payée. »

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I. ARTICLE 21 DE LA LOI DU 10 JUILLET 1965 2 LE ...coproprietes.eu/wp-content/uploads/2013/01/LE-ROLE... · L’élection se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10