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Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 54 Guide pratique d’information des associations

Introduction

Pourquoi créer une association ?

Face aux forces et aléas de la mondialisation etdevant l’ampleur des problèmes socio-économiques etculturels qu’elle engendre, les associations fondées surdes valeurs de solidarité, de démocratie, d’autonomieet de responsabilité peuvent constituer un contre-poidsà ces forces en jouant un rôle important dans la dyna-mique de développement durable.

Autrefois, la sphère d’intervention des associationsau Maroc se limitait exclusivement aux activitéscaritatives, culturelles, artistiques et sportives quine devraient procurer à ses membres que dessatisfactions morales.

Actuellement, les associations sont de plus en plussollicitées pour servir de support institutionnel àdes activités socio-économiques, sanitaires, envi-ronnementales, etc. Elles inscrivent leurs actionsdans l’effort national de lutte contre la pauvreté etl’exclusion, de la préservation de l’environnement,de l’intégration de la femme dans le développe-ment, des droits de l’homme, d’alimentation eneau, etc.

Elles sont devenues un enjeu important pour lasatisfaction des besoins sociaux et apparaissentcomme l’un des outils permettant de construire unesociété civile autonome et responsable.

De par leur caractère spécifique, elles œuvrent pourplusieurs finalités : d’abord développer la démocratie,défendre les droits de l’homme, renforcer la capacitéd’autogestion de la population, favoriser les initiativespropres de la population, soutenir les populationsdémunies (personnes handicapés, enfants abandonnésou exploités), renforcer les liens sociaux, etc.

En plus, les associations, du fait de leurs liens deproximité avec les populations cibles, représentent

Les aspects juridiques et réglementaires d’une association


un outil de choix pour mieux répondre aux attentes etaux besoins de ces dernières afin de compléter lesefforts et le travail accompli par l’Etat. Elles sont leporte-parole des populations et leurs catalyseurs.Elles les aident à s’organiser afin de leur donner lesmoyens et les outils nécessaires pour participer demanière active et volontaire à leur propre développe-ment, etc. Bref, les associations sont devenuesdes acteurs incontournables de développement auMaroc.

L’association et ses caractéristiques

Définition

L’article premier du dahir du 15 novembre 1958réglementant le droit des associations au Maroc telqu’il a été modifié et complété stipule que :

L’Association est la convention par laquelle deuxou plusieurs personnes mettent en commun, d’unefaçon permanente, leurs connaissances ou leursactivités dans un but autre que de partager desbénéfices.

Caractéristiques

Au vu de cet articleL’association est une convention, un contrat de droitprivé entre au moins deux personnes physiques oumorales. En général, un contrat d’association n’estpas formalisé par un écrit. Ce sont les statuts et lesformalités légales de constitution qui permettentd’apporter la preuve de l’existence de cetteconvention ;C’est un groupement permanent c’est-à-dire quemême si les membres de l’association changent,l’association poursuit son fonctionnement. Lanotion de permanence en matière juridique estdestinée à distinguer le contrat d’association desautres contrats de droit commun en ce sens quece contrat donne lieu à la naissance d’une personnemorale appelée à une vie juridique permanentedissociée de la vie des personnes physiques qui

la composent. La concrétisation de la permanencenécessite la présence et l’implication des membresdans l’association. Cet élément permet de distinguerl’association de la simple réunion, voire de certainscontrats de prestations.Les personnes groupées en association doiventavoir un but commun qui est clairement expliquédans les statuts et qui peut être mentionné dans ladénomination de l’association. L’association n’apas pour objet principal la recherche du profit pourrécompenser le capital comme c’est le cas dansles sociétés. Elle poursuit un but désintéresséd’intérêt général.L’association ne peut distribuer les bénéfices entreles membres : une association peut réaliser desbénéfices sur ses activités, mais il lui est interdit deles partager entre les membres comme c’est lecas dans les sociétés ou la coopérative. Les gainsque l’association réalise ne doivent pas permettrel’enrichissement personnel des adhérents ni pen-dant la vie de l’association ni à sa dissolution.Les membres d’une association sont tenus de nemettre en commun que leurs connaissances ouleurs activités. A défaut, le contrat ne saurait êtrequalifié de convention d’association. De ce fait,l’association ne peut avoir un capital comme c’estle cas dans les sociétés ou la coopérative.Une gestion démocratique et participative : tous lesmembres de l’association sont sur le même piedd’égalité en ce sens que toute hiérarchie fondéesur des considérations économiques (participationau capital) ou juridique (subordination juridique)est exclue.

Comme corollaire de cet élément caractéristique : laprimauté de l’homme aux dépens du capital.

Les membres d’une association disposent d’une seulevoix au niveau de la prise de décision et d’élection desgérants de l’association alors que dans la sociétéc’est le capital qui prime “une action égal une voix”.


Typologie juridique des associations

Le dahir du 15 novembre 1958 tel qu’il a été modifiéet complété en juillet 2002 fait état de plusieurs caté-gories d’associations. On cite, principalement, entreautres :

Association ordinaire (AO) ;Association reconnue d’Utilité Publique (ARUP) ;Association marocaine (AM) ;Association étrangère (AE).

Association ordinaire (AO) et association reconnued’utilité publique (ARUP)

Ces deux formes d’associations se différencientpar le fait que les ARUP présentent une plus grandecapacité patrimoniale que celles qui sont régulière-ment déclarées. Outre la notoriété, elles peuventpercevoir des dons et legs, posséder des fonds etdes biens meubles et immeubles (actions…), faireappel à la générosité publique.

Pour bénéficier d’une reconnaissance d’utilité publique,l’association doit :

“Exercer trois années d’activité (en pratique), pour-suivre un but d’intérêt général et être apolitique”.

“Faire une demande écrite d’utilité publique auprèsde l’autorité administrative locale. Cette dernièremène une enquête sur la mission et les moyens detravail de l’association. Elle est tenue, dans un délaide 6 mois à compter du dépôt de la demande, derépondre soit :

favorablement àcette demande ............ décret de reconnaissance ;

de refuser cette demande ..................... Dans ce cas, une lettre

motivée est adressée à l’association”.

Remarque : les associations et les fédérationssportives habilitées conformément aux dispositionsde l’article 17 de la loi, N° 06-87 relative à l’éducation

physique et aux sports acquièrent de plein droit lareconnaissance d’utilité publique. Cette reconnais-sance est conférée par décret.

Association marocaine et association étrangère

Au vu de l’article 21 du dahir du 15 novembre 1958précité tel qu’il a été modifié et complété, sontréputées “Associations étrangères” les institutionsqui ont les caractéristiques d’une association et quiréunissent les conditions suivantes :

Associations étrangères

Sur le plan de la capacité juridique, le droit marocain nefait aucune distinction entre associations marocaines etassociation étrangère. Elles profitent des mêmesattributs juridiques sans aucune discrimination.

La seule limite apportée par le Dahir du 15 novembre1958 tel qu’il a été modifié et complété à l’exercice dela capacité juridique par une association étrangèreconsiste dans l’interdiction d’effectuer les opérationsautorisées par la capacité juridique d’une associationordinaire (art.6) avant l’expiration du délai de troismois prévu par l’article 24 du dahir de 15 novembre1958 précité.

Formalités légales de constitution

Toute association, pour se constituer régulièrement,doit suivre les deux étapes suivantes :

Tenir une assemblée générale constitutive ;Entreprendre les démarches administratives dedéclaration.

Ont leurs sièges à l’étranger

Sièges au Maroc dontles administrateurs sontdes étrangers.

La moitié des membressont des étrangers (au minimum).


Assemblée générale constitutive

Elle réunit toute personne qui décide de s’engagerdans le projet associatif. Elle est convoquée, généra-lement par un comité des fondateurs qui délimite lespoints de l’ordre du jour.

Avant l’ouverture des délibérations, les fondateursélisent ou désignent par consensus :

Un président provisoire pour présider la réunionjusqu’à l’élection des membres du Conseild’Administration ;

Deux scrutateurs pour veiller au bon déroulementdes élections des membres du Conseil d’adminis-tration ;Un rapporteur chargé de consigner le déroule-ment des travaux de l’assemblée générale et lesdécisions prises dans un Procès Verbal (PV).

Les fondateurs prennent les décisions essentiellessur la vie de leur institution, à savoir :

L’approbation du projet des statuts ;L’élection des membres du Conseil d’administra-tion ;L’approbation du projet de plan d’action, du pro-gramme d’activités et du budget.

Démarches administratives de déclaration

/Les déclarations de constitution

L’association est tenue de déposer au siège de l’au-torité administrative locale une lettre de présentationde la déclaration.

Trois exemplaires de ces pièces ainsi que le PV del’assemblée générale constitutive seront déposés ausiège de l’autorité administrative locale qui en trans-mettra un au secrétariat général du gouvernement.

La déclaration et les pièces y annexées devront êtresignées et certifiées conformes par l’auteur de décla-ration. Elles seront assujetties au timbre de dimensionà l’exception de deux exemplaires.

Lorsque la déclaration remplit les conditions exigées,un récépissé définitif de la déclaration est délivréobligatoirement dans 60 jours. A défaut, l’associationpeut exercer son activité conformément à l’objetprévu dans ses statuts.

/Les déclarations modificatives

Au fur et à mesure de la vie de l’association, lespersonnes changent et les objectifs de l’association

Conformément à l’art. 5 du dahir / du 15 novembre1958 tel qu’il a été modifié et complété en 2002“toute association devra faire l’objet d’une déclarationau siège de l’autorité administrative locale dans leressort duquel se trouve le siège de l’association,directement ou par l’intermédiaire d’un huissier dejustice”. Cette déclaration comporte :

Nom et objet de l’association.

Liste des prénoms, noms,nationalité, âge, date et lieu de naissance,

profession et domicile des membres du bureau

dirigeant. Qualité dontces membres disposent

pour représenter l’association sous quelquedénomination que ce soit

copies de leurs CIN, ou pour les étrangers de

leurs cartes de séjour et des copies du casier

judiciaire.

Siège de l’association.

Nombre et sièges de sessuccursales, filiales ouétablissements détachés,créés par elle, fonctionnant sous sadirection ou en relationconstante avec elle etdans un but d’action commune. Les statutsseront joints à la déclaration.


peuvent être adaptés à des situations nouvelles.Donc, toute modification ou changement affectantles statuts, la création de succursales, filiales, éta-blissements détachés et les membres du Conseild’Administration fera l’objet d’une réunion del’Assemblée générale et d’une déclaration modifi-cative.

Exemple :

Les actes instrumentaires (statuts et règlement intérieur)

Les statuts constituent une pièce maîtresse dudossier de constitution d’une institution. Ils doiventen principe prévoir les modalités de constitution, defonctionnement et de dissolution d’une association.

Les règlements Intérieurs complètent et précisentles dispositions statutaires.

Les statuts

Pour être régulièrement déclarée et bénéficier dela capacité juridique, l’association est obligée dedéposer ses statuts auprès de l’autorité locale dulieu du siège social. L’existence des statuts est unecondition fondamentale à la régularisation de touteassociation.

La rédaction des statuts revêt aussi un intérêt pratiquepuisqu’elle constitue l’expression de la volonté desfondateurs de l’association et la charte de sonorganisation. Aussi, les associations qui souhaitentdemander la reconnaissance d’utilité publique,devront adopter les conditions statutaires dont lecontenu est fixé par les pouvoirs publics et celles quisouhaitent solliciter des subventions auront l’obligationd’insérer dans leurs statuts certaines dispositionsdonnant des garanties à l’Etat et aux collectivitéslocales publiques concernées / (le droit de contrôle).

Association Ennahda tientune Assemblée Générale

extraordinaire

Ordre du jour

Amendement de certainesdispositions des statuts

Ce que le dossier de déclaration modificative doitcontenir :

Lettre de déclaration modificative ;Procès Verbal de l’Assemblée générale extraordi-naire ;Statut modifié.

Les modifications et les changements ne sont opposa-bles aux tiers qu’à partir du jour où ils ont été déclarés.Les déclarations et pièces y annexées devront êtresignées et certifiées conformes par l’auteur de décla-ration. Elles seront assujetties au timbre de dimensionà l’exception de deux exemplaires.

Dans le cas où aucun changement dans le personnelde direction n’est intervenu, les intéressés doivent enfaire la déclaration à l’époque prévue statutairementpar ledit renouvellement. Un récépissé cacheté etdaté sur-le-cham est délivré pour toute déclarationde modification ou de non modification.

Dispositions Contenu et observations

Dénomination

Chaque association choisit librement sa dénomination sousréserve que les termes utilisés ne créent pas de confusion aveccelle d’une autre association. Il est préférable que la dénomina-tion de l’association reflète son identité c’est à dire sa mission,ses objectifs, sa stratégie ou l’un de ces éléments.

ObjetC’est le but que l’association s’est fixée ou les objectifs qu’elles’est assignée. Les statuts doivent les délimiter avec précision.

Les statuts comportent, généralement, les dispositions générales suivantes :

Siège social

Toute association doit avoir un siège social (adresse). Il s’agitde son domicile juridique et de l’endroit où elle est située pourl’application des règles de droits.Les statuts devront mentionner que le siège social peut êtretransféré par simple décision du Conseil d’administration etsous réserve de la ratification de l’assemblée générale.



Conditions

Les modalités d’admission sont fixées par les statuts en fonctiondes besoins et objets de l’association. La définition des critèresd’admission résulte d’un compromis entre impératif d’ouvertureet de démocratie et nécessité de cohésion et d’efficacité del’organisation.

Exclusion

Les statuts peuvent prévoir les cas où la qualité des membresse perd par :• démission ;• décès ;• non paiement de la cotisation.

Ressources

Pour laisser aux associations plus de possibilités de manœuvreet éviter de changer souvent cette disposition, il est préférableque les statuts stipulent que l’association perçoit les ressourcesautorisées par la législation en vigueur. Le règlement intérieurdélimite la nature de ces ressources.


Mode dedésignation

Elu par l’assemblée générale; durée du mandat (3 ans,…)

Les membresdu conseild’administra-tion

Le nombre doit être divisible par trois au cas où les statutsprévoient le renouvellement du tiers des membres du conseild’administration chaque année.

Attributions

La gestion de l’association doit se faire conformément aux orien-tations et résolutions de l’assemblée générale. L’assembléegénérale mandate le conseil d’administration pour assurer lagestion quotidienne de l’association.

RévocationLes membres du conseil d’administration ne peuvent être révo-qués que par un vote de l’Assemblée générale.

Modalités deremplacement

En cas de cessation anticipée des fonctions d’un administrateur,le conseil d’administration peut nommer un remplaçant pour ladurée restante du mandat. Ces ratifications doivent être soumi-ses à l’assemblée générale la plus proche.

Responsabilité

Les membres du conseil d’administration sont responsablesindividuellement ou solidairement, suivant les cas, enversl’association et les tiers des fautes qu’ils auraient commisesdans leur gestion.

Bureau exécutif

Les statuts peuvent prévoir l’élection parmi le conseil d’adminis-tration d’un bureau exécutif (président, trésorier, secrétaire etleurs adjoints) en délimitant les attributions de chaque membre.

Quorumet majoritérequise

Les délibérations du conseil d’administration nécessitent,pour être valable, la présence, au moins, de la moitié de sesmembres.Les décisions sont prises à la majorité des membres pré-sents. En cas de partage égal des voix, celle du président estprépondérante.

Les dispositions organisationnelles relatives au Conseil d’Administration


CompositionTous les membres qui ont payé leur cotisation annuelle etinscrit dans le registre des adhérents.

Type de réunion

L’assemblée se réunit en assemblée ordinaire et extraordinaire.

ConvocationA l’initiative du Président du conseil d’administration ou du 1/3des membres ou, en cas d’urgence, par le commissaire aucompte.

Assembléegénéraleannuelle

Elle est appelée à se prononcer sur : • Le rapport moral, le rapport d’activités et le rapport financier ;• La nomination des administrateurs et du commissaire au

compte.

Assembléegénéraleextraordinaire

Elle est convoquée pour statuer sur :• la modification des statuts ;• l’adhésion de l’association à une union ;• la dissolution.

Quorum et majoritérequise

Mentionner par exemple :• A la 1ère convocation : au moins _ des membres présents ;• A la 2ème convocation : au moins _ des membres présents ;• Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages

exprimés (AGO) ;• Les décisions sont prises à la majorité des 2/3 des suffrages

exprimés (AGEO).

Présidence,Scrutateurs,Secrétaire

L’Assemblée générale est présidée par le président du conseild’administration, en cas d’absence ou d’empêchement, par levice président. A défaut, par un membre désigné par le CA. Adéfaut, l’Assemblée générale nomme son Président, deuxScrutateurs et un Secrétaire lettrés parmi les membres pré-sents à l’Assemblée générale

Les dispositions relatives à l’Assemblée générale

/La référence au règlement intérieur

Les statuts devraient prévoir l’élaboration d’un règle-ment intérieur par le Conseil d’Administration quisera approuvé par l’assemblée générale ordinaire.

Le règlement intérieur est destiné à fixer les diverspoints qui ont trait à l’administration interne de l’asso-ciation

/La dissolution de l’association

Les statuts prévoient que l’association est dissoutepar :

Une dissolution volontaire par ses adhérents pourun motif quelconque ;


Organes constitutifs

Pour réaliser les objectifs qu’elle s’est fixée, l’associa-tion fonctionne, en général, par le biais des organessuivants :

L’Assemblée générale ;Le Conseil d’Administration ;Les comités ;Le personnel rémunéré.

Assemblée générale

/Pouvoir

C’est l’instance suprême de l’association. Elle estcomposée de tous les membres régulièrement

Une dissolution statutaire : lorsque le but statutairede l’association a été atteint ou lorsque l’associationa été fondée pour une durée limitée, elle doit êtredissoute conformément aux dispositions indi-quées dans les statuts ;

Une dissolution judiciaire : elle peut être prononcéepar voie de la justice, à la requête de tout intéresséou du ministère public dans le cas de faute relevantdu droit pénal.

/Dévolution de l’actif disponible

Les statuts prévoient que la dévolution de l’actifdisponible après paiement des dettes est dévolu àune institution à but non lucratif.

Règlement Intérieur

La rédaction du règlement intérieur n’est pas obliga-toire sauf s’il est prévu par les statuts. Toutefois, vuson extrême utilité pratique, il est souhaitable d’yrecourir pour compléter et préciser les dispositionsstatutaires.

/A titre d’exemple

Si les statuts prévoient la possibilité de la constitutiondes sections et des comités en délimitant leurs objetset représentativités dans les instances décisionnelles,le règlement intérieur, lui peut décrire leurs modalitésde fonctionnement.

Si les statuts prévoient la possibilité de se doter demoyens financiers dans le cadre de la législation envigueur, le règlement intérieur peut préciser le détailde ces ressources.

Le règlement intérieur est établi, après une périodede fonctionnement, par le Conseil d’Administration etapprouvé par l’Assemblée générale. Sa rédaction estlibre, la seule exigence est qu’il ne doit pas com-porter de dispositions qui sont en contradictionavec les statuts.

Il traite, généralement, les questions suivantes :

Dispositions Questions traitées

Modalitésdétaillées du fonctionnementdes assembléesdélibératives

• Mode de convocation ;• Ordre du jour ;• Délais de la convocation ;• Conditions du quorum et de la majorité ;• Limitation de procuration ;• Procès verbaux.

Comités et/ou sections

Nombre et mode de fonctionnement

Fonction des membres du Conseil d’administration

Décrit et délimite les tâches de chaque membre du CA(Président, Trésorier, Secrétaire Général et leurs adjointsrespectifs)

Spécification des ressourcesde l’association

• Droit et mode d’adhésion ;• Montant de la cotisation ;• Aides du secteur privé ;• Subventions publiques ;• Contribution d’une partie étrangère (ONG…)• Facturation des services

Exercice comptable

Délimite l’exercice comptable (il commence de la date j(1) etfinit à la date j(n)). En général, l’année civile.

Sanctions disciplinaires

Enumération et détail de la procédure disciplinaire.

Aspects fonctionnels et organisationnels d’une association


Le Conseil d’Administration peut élire parmi sesmembres un bureau exécutif chargé de diriger etgérer les affaires administratives courantes. Lebureau se compose, le plus souvent, d’un président,d’un secrétaire général, d’un trésorier et de leursadjoints respectifs.

Tâches des membres du bureau exécutif

inscrits dans le registre des adhérents. Ses déci-sions sont obligatoirement applicables par tous lesmembres y compris les absents et les opposants.

/ Attributions

L’Assemblée générale se réunit généralement à l’ini-tiative du Conseil d’Administration :

En Assemblée générale ordinaire : pour statuer surles questions ordinaires qui relèvent statutairementde leurs compétences, telles que :

L’approbation ou le rejet du rapport d’activité et durapport financier ;La nomination ou/le renouvellement des membresdu conseil d’administration.

En Assemblée générale extraordinaire : au coursde laquelle les décisions importantes et urgentesdoivent être prises, telles que :

La modification des statuts ;La dissolution de l’association ;L’adhésion de l’association à une Fédération ou àune Union.

Conseil d’Administration

/ Pouvoir

L’association est administrée par un Conseild’Administration élu par l’Assemblée généraleparmi ses membres et révocables par cet organe.Le Conseil d’Administration reçoit une délégationde l’Assemblée générale pour gérer les affairescourantes de l’association et assurer son fonctionne-ment. Il doit rendre compte de son mandat à l’AG.

/ Attributions

Le Conseil d’Administration est chargé de l’adminis-tration de l’association dont il assure le fonctionne-ment. Il dispose des pouvoirs les plus étendus pouradministrer les affaires de l’association sans aucunelimitation autre que celle des pouvoirs et attributionsexpressément réservés à l’Assemblée générale parles statuts.

Tâches Tâches Tâches du Président du secrétaire général du trésorier

• Convoque la réuniondu CA et de l’AG et enassure la présidence ;

• Représentel’association devant lespouvoirs publics, lesétablissements publicset privés et d’unemanière généraleenvers les tiers ;

• Exécute les décisionsdu CA et de l’AG et en assure le suivi ;

• Signe les documentsde l’association et sescorrespondances.

• Rédige les procès verbaux et les comptesrendus des réunions etles signe conjointementavec le président et letrésorier ;

• Rédige les correspon-dances ;

• Tient tous les registresadministratifs, toutesles correspondances ettous les documents àcaractère administratifet organisationnel

• Tient et veille sur latenue de la comptabilitéet son organisation ;

• Veille sur les disponibi-lités monétaires et tousles documents compta-bles et financiers ;

• Prépare les projets debudget de l’association ;

• Signe conjointementavec le président lesdocuments comptables,les chèques, les bonsde dépenses et tous lesdocuments bancaires.

En cas d’absence ou d’empêchement, les statuts prévoient que ces tâches sontexercées par leurs adjoints

/ Responsabilité

Les membres du Conseil d’Administration sontresponsables individuellement et solidairement,envers les tiers et les membres adhérents, des fautesqu’ils avaient commises dans leur gestion. Cetteresponsabilité peut être civile ou pénale.

Responsabilité civile : Elle est le plus souvent miseen cause à la suite d’un accident survenu à unmembre de l’association lors d’une activité spéci-fique. Elle peut être causée à un tiers du fait de lamauvaise exécution d’un contrat (responsabilitécontractuelle) ou par une faute quelconque (res-ponsabilité délictuelle). Cependant, il faut répa-rer le dommage ou préjudice.Responsabilité pénale : L’association peut êtrepoursuivie pour des infractions de négligence et


entre ses membres bénévoles. Lorsque les tâchesquotidiennes de l’association deviennent importantes,il est préférable que l’association s’oriente vers lerecrutement du personnel permanent moyennantune rémunération.

Aussi, lorsque le personnel salarié est nombreux, leConseil d’Administration peut déléguer une partie deses pouvoirs, si les statuts ou l’Assemblée généralel’y autorisent, à un “Directeur” en fixant avec lui lesmodalités de contrat de son travail.

Le directeur peut être chargé de la gestion quotidiennedes affaires de l’association et de l’exécution desdécisions du Conseil d’administration. Il exerce sespouvoirs sous contrôle et surveillance de ce dernier.Il représente le Conseil d’Administration dans la limitedes pouvoirs qui lui sont conférés à cet effet par cedernier.

Le personnel rémunéré est placé sous les ordres etl’autorisation du Directeur.

Fonctions de gestion

La gestion se définit, en général, comme étant l’artde diriger et d’orienter les activités économiquesd’une entreprise ou d’un groupe de personnes, envue d’atteindre un ou plusieurs objectifs acceptés encommun accord avec les intéressés. D’une manièregénérale, les tâches fondamentales de gestion serésument :

A la planification ;A l’organisation ;A la dotation en personnel ;Au suivi et contrôle ;A l’évaluation.

On peut affirmer qu’indépendamment de la tailled’une association, ces différentes fonctions de direc-tion doivent être appliquées d’une façon ou d’uneautre.

d’imprudence, notamment en cas d’homicide oublessure involontaire résultant d’un manque demesures de sécurité. La sanction peut se limiter àl’amende mais elle peut aller jusqu’à la dissolutionde l’association.

Comités

Lorsqu’il s’agit d’étudier une question en pleine libertéd’action ou que l’Assemblée n’a pas les renseigne-ments voulus pour se prononcer immédiatement ouqu’il existe d’autres raisons pour en ajourner l’étudedéfinitive, on la renvoie habituellement à un comitéqui sera chargé de lui consacrer une attention spé-ciale et de faire un rapport de ses conclusions àl’Assemblée générale.

La dynamisation des comités est un moyen pourimpliquer et faire participer les membres à la vie deleur association. Il existe, en général, deux catégo-ries de comités :

Les comités spéciaux sont créés temporairementpour accomplir une mission bien déterminée etlimitée dans le temps. Ils se terminent après pré-sentation d’un rapport des conclusions sur l’objetspécial pour lequel ils ont été constitués.Les comités permanents sont nommés aussi long-temps que donnent les pouvoirs de l’assembléegénérale.

Ces comités sont prévus dans le règlement inté-rieur. Ils peuvent étudier les diverses questions deleur ressort qui pourront être soulevées au cours desséances et que l’Assemblée décide de les renvoyerpour étude approfondie.

Ils prennent eux-même l’initiative d’attirer l’attentionde l’Assemblée sur toutes les questions qui peuventrelever de leurs compétences et présenterleurs conclusions dans des rapports soumis àl’Assemblée.

Personnel rémunéré

Généralement, le Conseil d’Administration gère lesaffaires de l’association par répartition des tâches


Outils et supports de gestion administrative

Définition

La gestion administrative d’une association estl’ensemble des opérations qui visent à garantir unebonne organisation du travail, et ce dans le soucid’avoir une rentabilité optimale du temps, unetransparence et une crédibilité vis-à-vis de sonenvironnement.

Outils et supports de gestion

Parmi les principaux outils et supports de gestion, ontrouve :

/ Le procès verbal (PV)

C’est l’outil où sont consignés tous les élémentsdiscutés ainsi que les différentes décisions priseslors des différentes réunions entre les membres duCA ou de l’AG ou avec les partenaires.

Il constitue également un élément de référencepour les membres de l’association pour revenir auxdécisions déjà prises. D’une manière générale, leprocès verbal contient les points suivants :

Titre de la réunion ;Lieu, date et heure ;

Liste des membres présents et absents ;Ordre du jour ;Résumé des interventions et observations ;Décisions prises ;Date et signature du président et du Secrétaire.

/ Le rapport d’activités

C’est l’outil qui permet de justifier les efforts déployéspar l’association pour la réalisation de sa mission.Il constitue un élément fondamental de suivi etd’évaluation des activités. C’est aussi un outil decommunication avec son environnement externe etune mémoire collective de l’histoire de l’association.

Généralement, le rapport d’activité contient les pointssuivants :

/ Planification

Les statuts d’une association fixent le ou les objectifs.Ces objectifs doivent donner lieu à des orientationsstratégiques et à un plan d’action sur plusieurs annéesavec prévision en terme de moyens techniques etfinanciers nécessaires. Ce plan pluriannuel doit êtredécoupé en tranches en temps plus courts (1 année).Ce sont ces tranches qu’on appelle “programmed’activités”. Ce dernier ne peut être réalisé sans unbudget conséquent.

/ Organisation

La direction doit mobiliser et gérer au mieux lesressources humaines et financières disponiblespour réaliser les objectifs et activités prévus.

/ Dotation en personnel

La direction doit inciter le Conseil d’Administration àrecruter un personnel suffisant en fonction des besoinsen menant une politique appropriée d’embauche etpromotion du personnel.

/ Suivi et contrôle

Pour assurer une gestion conforme aux objectifs fixés,il est nécessaire d’établir des systèmes de contrôle etde vérification conformément à la planification prévuepour corriger les écarts dans les réalisations.

/ Evaluation

Elle consiste à analyser de façon critique les activitésplanifiées de l’association à la fin d’une périodedonnée. Cette analyse s’étend, généralement, à tousles domaines (degré de réussite, impact, performancefinancière…). L’écart entre les activités planifiéeset celles réalisées sert à identifier les problèmesafin d’en apporter les corrections nécessaires.

Une fois l’évaluation terminée, la direction commencele cycle complet de planification, d’organisation,d’équipement en personnel, de suivi, contrôle etévaluation.


/ Dossier d’approbation d’un projet Proposition du projet (version finale) ;Plan d’action et budget approuvés ;Convention signée avec le partenaire ;Rapports d’activité et financier ;Fiche de suivi et d’évaluation.

/ Dossier du Conseil d’Administration Liste des membres, PV, copies CIN, fiche descompétences, statuts, règlement intérieur, charte,etc.

/ Dossier comptable et financier Livres comptables, pièces de justification compta-ble, chéquiers, situation financière et budget decomparaison, rapports d’audit, rapports decontrôle, etc.

/ La gestion de la petite caisse

La gestion quotidienne des activités de l’associationnécessite des dépenses urgentes. Il est recommandéde prévoir une petite caisse dont le montant est fixépar une décision du CA. Sa gestion est assurée parune personne autre que le trésorier et le comptable.

/ La gestion du fond documentaire

La bibliothèque de l’association doit avant tout répon-dre aux besoins des membres qui veulent compléterleur formation. Pour chaque document disponible etcacheté, il faut établir une fiche d’information com-prenant : */Code, */Titre de l’ouvrage, */Catégorie etAuteur.

Ces fiches doivent être rassemblées dans un fichieren carton du format des fiches et classées selon unordre alphabétique ou par titre ou par catégorie oupar auteur, etc.

Chaque prêt d’ouvrage donne lieu à une fiche de prêtqui comporte ce qui suit :

Nom de l’association, N° d’ordre, titre de l’ouvrage,Auteur, nom du bénéficiaire, CIN, date de prêt, datede restitution et signature du bénéficiaire.

Période sur laquelle s’étend le rapport ;Rappel des objectifs et des activités programmées ;Réalisations durant la période ;Problèmes rencontrés durant la période, particuliè-rement ceux en relation avec les réalisations desdifférents objectifs ;Conclusions et recommandations.

/ Le registre des correspondances (départ/arrivée)

Il est important d’enregistrer tous les courriers reçusou envoyés par l’association dans un registre spécialde correspondance. Cela permet une conservationet un référentiel d’information.

Le registre des correspondances (départ et arrivée)comporte les informations suivantes : date, N° d’ordre,objet, destinataire et ses coordonnées et sa signature.

/ Le Répertoire des adresses

Il est important que l’association constitue sa proprebase de données d’informations minimales de tousses partenaires dans un registre d’adresses utiles.

/ L’enregistrement et le classement des dossiers

Il est recommandé que l’association y procède selonun système simple permettant une recherche faciled’informations.

Exemples de dossiers administratifs :

/ Le dossier du personnel (permanent, animateurs,bénévoles) doit comporter entre autres Demande d’emploi ;Curriculum vitea ;Copies des diplômes ;Copie de la CIN ; Casier judiciaire ;Description des tâches ;PV de sélection ;Registre de congés ;Contrat de travail ou de consultation.

26 Guide pratique d’information des associations

Phase préparatoire de la création d’une association

Cette phase revêt une importance capitale dans laréussite du projet associatif. Il est souhaitable qu’aucours de cette phase, les fondateurs entretiennentdes contacts préliminaires pour affirmer la cohésiondes groupes. Les réunions préliminaires entre lesfondateurs ont pour objet :

/D’étudier la viabilité de l’idée du projet associatif

Cela suppose de répondre aux questions suivantes : Quelle est la demande à laquelle répond le projet ?Quels sont les groupes et les zones cibles ?Quels sont les ressources et les moyens disponibleset mobilisables pour la réalisation des objectifsattendus ?, etc.

/ De sensibiliser les fondateurs potentiels sur lesspécificités du projet associatif et ses valeurs, surles droits et devoirs des adhérents, etc. ;

/ De s’entendre sur un projet de statut préparé parun spécialiste en la matière ;

/De désigner un comité ou une commission prépa-ratoire qui sera chargé d’entreprendre tous lescontacts préliminaires pour la préparation et l’organi-sation de l’assemblée générale de constitution.

Remarques et recommandations

La réussite de l’assemblée générale dépend de laqualité de sa préparation (projet associatif, qualitédes fondateurs, etc.) ;

Saisir l’occasion de l’assemblée générale consti-tutive pour vulgariser le projet associatif, sesprincipes et ses valeurs ;Le règlement intérieur n’est pas obligatoire, maisvu son extrême utilité pratique, il est conseillé de lepréparer après une période de fonctionnementpour déceler les caractères imprécis de certainesdispositions et difficultés de fonctionnement.

Conseils pratiques

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