Instructions sur l’utilisation d’une demande d’achat(DA) pour le paiement d’une facture Toute acquisition de biens, de services ou d’octroi de contrats de travaux de construction s’effectue par l’intermédiaire de la Division de l’approvisionnement du Service des finances au moyen d’une DA. L’utilisation d’une DA avant la réception de la marchandise et de la facture est favorisée en tout temps. Ce procédé comporte plusieurs avantages. Il permet, entre autres, le pré-engagement des dépenses aux budgets. Il évite aussi un retard dans le processus de traitement des factures, puisqu’elles sont acheminées directement par le fournisseur au Service des finances qui effectue le paiement dans un délai de 30 jours. Toutefois si un bien, un service ou l’octroi d’un contrat de travaux de construction est reçu ou effectué avant l’utilisation de la procédure régulière et que sa valeur dépasse les seuils permis pour le remboursement par demande de paiement (consulter la « Directive pour le traitement des dépenses assujetties à la Politique d’acquisition de biens, de services ou d’octroi de contrats de travaux de construction »), alors le paiement de la facture en possession du demandeur s’effectuera à l’aide d’une DA. Les instructions suivantes font référence à la procédure illustrée, retrouvée dans le guide de référence intitulé « La demande d’achat ». Ce guide est disponible sur le site www.sf.ulaval.ca , à la section Formation et pilotage de systèmes, Documentation, La demande d’achat. Elles se retrouvent dans le guide à la section « Particularités », au paragraphe «Commentaire standard ». Étapes à suivre: 1) Procéder à la saisie de la demande d’achat selon la séquence habituelle à partir du système de Gestion de l’approvisionnement de l’Université Laval dans PeopleSoft 8.9. 2) Cocher la case «Demander révision acheteur» du panneau principal de la demande d’achat. 3) Ajouter votre commentaire de la façon suivante : Champ « Ajout commentaires » (Commentaires en-tête) : o Utiliser un Commentaire Standard en cliquant sur le lien « Copie comment standard ». o Cliquer sur la loupe et « Rechercher » pour obtenir les types de commentaire. o Choisir le type « DOC ». o Cliquer sur la loupe et Rechercher pour obtenir le commentaire standard. o Choisir le commentaire standard « REÇU ». o Cliquer sur « OK ». 4) Ajouter les valeurs par défaut. 5) Saisie de la ligne descriptive : 6) Vérification budgétaire, enregistrement et approbation de la demande d’achat.
Instructions sur lutilisation dune demande dachat(DA) pour le
paiement dune facture
Toute acquisition de biens, de services ou doctroi de contrats
de travaux de construction seffectue par lintermdiaire de la
Division de lapprovisionnement du Service des finances au moyen
dune DA. Lutilisation dune DA avant la rception de la marchandise
et de la facture est favorise en tout temps. Ce procd comporte
plusieurs avantages. Il permet, entre autres, le pr-engagement des
dpenses aux budgets. Il vite aussi un retard dans le processus de
traitement des factures, puisquelles sont achemines directement par
le fournisseur au Service des finances qui effectue le paiement
dans un dlai de 30 jours. Toutefois si un bien, un service ou
loctroi dun contrat de travaux de construction est reu ou effectu
avant lutilisation de la procdure rgulire et que sa valeur dpasse
les seuils permis pour le remboursement par demande de paiement
(consulter la Directive pour le traitement des dpenses assujetties
la Politique dacquisition de biens, de services ou doctroi de
contrats de travaux de construction ), alors le paiement de la
facture en possession du demandeur seffectuera laide dune DA. Les
instructions suivantes font rfrence la procdure illustre, retrouve
dans le guide de rfrence intitul La demande dachat . Ce guide est
disponible sur le site www.sf.ulaval.ca , la section Formation et
pilotage de systmes, Documentation, La demande dachat. Elles se
retrouvent dans le guide la section Particularits , au paragraphe
Commentaire standard . tapes suivre: 1) Procder la saisie de la
demande dachat selon la squence habituelle partir du systme de
Gestion de lapprovisionnement de lUniversit Laval dans PeopleSoft
8.9. 2) Cocher la case Demander rvision acheteur du panneau
principal de la demande dachat. 3) Ajouter votre commentaire de la
faon suivante :
Champ Ajout commentaires (Commentaires en-tte) :
o Utiliser un Commentaire Standard en cliquant sur le lien Copie
comment standard .
o Cliquer sur la loupe et Rechercher pour obtenir les types de
commentaire.
o Choisir le type DOC .
o Cliquer sur la loupe et Rechercher pour obtenir le commentaire
standard.
o Choisir le commentaire standard REU .
o Cliquer sur OK .
4) Ajouter les valeurs par dfaut. 5) Saisie de la ligne
descriptive : 6) Vrification budgtaire, enregistrement et
approbation de la demande dachat.
7) Attendre de recevoir la confirmation du bon de commande(BC)
avant de faire parvenir la facture au Service des finances.
8) crire sur la facture originale le numro de BC.
9) Envoyer la facture par courrier interne au Service des
finances ladresse suivante :
Service des finances Pavillon Jean-Charles Bonenfant Local
3560
Particularits : Dans le cas o il y a plusieurs factures payer
pour un mme fournisseur : Reprendre la procdure mentionne.
Ajouter la DA autant de lignes que de factures payer chez le
fournisseur.
Champ Ajout commentaires (Commentaires en-tte) :
o Utiliser le Commentaire standard (Voir procdure dtaille plus
haut).
o crire tous les numros de factures payer dans les informations
demandes. Note : Pour tout autre type de particularit, communiquez
avec lacheteur rattach la catgorie choisie dans la DA.
