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Decentralized evaluation for evidence-based decision makingWFP Office of Evaluation

Système d’Assurance Qualité des Revues Décentralisées (DEQAS)

A qui s’adresse ce modèle? Ce modèle est pour le développement de Termes de Référence (TDR) pour une revue PAM décentralisée. Il devrait être utilisé par le personnel commandant ou gérant une revue décentralisée, pendant les phases de planification et de préparation du processus de revue.Au PAM, les revues décentralisées peuvent être au sujet des Opérations, Activités, Champs Thématiques, Modalités de Transfert ou Activités Pilotes.Quel est le but de ce modèle? Ce modèle fournit une structure et des lignes directives suggérées sur le contenu afin d’écrire les Termes de Référence (TDR) pour une revue décentralisée.Comment ce modèle doit-il être utilisé? Ce modèle est utilisé en association avec la Liste de Vérification pour les TDR pour aider à s’assurer que tous les éléments du TDR sont traités de façon adéquate.Comment est structuré ce modèle? Au sein de ce Modèle: Un encadré contenant des lignes directives est fourni au début de chaque

section, quand c’est nécessaire. Le texte présenté en italique fournit des lignes directives pour l’utilisateur du

modèle Le texte en format standard est le texte suggéré pour le TDR Le texte dans [les parenthèses carrées] indique que cette partie devrait être

complétée par l’utilisateur Les références à divers éléments de conseil sont soulignés

Autres matériaux importants? Des lignes directives supplémentaires peuvent être trouvées en intranet à l’adresse suivante LIEN À AJOUTER:

Le Guide DEQAS du Processus Etape par Etape pour les Revues Décentralisées, qui décrit les Phases d’une revue et comment mettre chacune d’entre elles en application ;

Les Notes Techniques Pertinentes, en particulier celles qui ont directement trait au type de revue pour laquelle le TDR est préparé.

La Note de Référence sur les Standards de revue (depuis que les standards du GNUE 3.1-3.8 détaillent les éléments qu’un TDR bien conçu doit inclure).

Termes de Référence de revue

Modèle Version Novembre 2015

Termes de Référence

Revue

de [sujet de la revue] en [région géographique] de [Année de début] à [Année de fin]

Pam [Bureau de Délégation/d’Administration]

Table des Matières

1. Introduction...............................................................................1

2. Raisons de la revue....................................................................12.1. Logique.........................................................................................12.2. Objectifs........................................................................................22.3. Participants et Utilisateurs...........................................................2

3. Contexte et sujet de la revue......................................................43.1. Contexte........................................................................................43.1. Sujet de la revue...........................................................................5

4. Approche de la revue..................................................................64.1 Champ...........................................................................................64.2 Critères de revue et Questions.....................................................64.3 Disponibilité des données.............................................................74.4 Méthodologie................................................................................84.5. Assurer la qualité.........................................................................9

5. Phases et Produits à Délivrer.....................................................96. Organisation de la revue..........................................................10

6.1 Conduite de la revue..................................................................116.2 Composition et Compétences de l’équipe..................................116.3 Considérations de Sécurité........................................................12

7. Rôles et Responsabilités des Participants...............................128. Communication et budget........................................................14

8.1 Communication...........................................................................148.2 Budget........................................................................................15

Annexe 1 Carte..............................................................................16Annexe 2 Programme de revue......................................................17Annexe 3..... Membres du comité de revue interne et du groupe de référence de revue.........................................................................................18Annexe 4 Acronymes......................................................................18

Annexe 5 Autres Annexes Techniques...........................................18

La limite de pages recommandées pour le TdR (Termes de Référence) est de 15 pages (hors Annexes)

1. Introduction

Inclut: But du TDR Titre du sujet de revue (c.à.d. l’Opération/activité/champ

thématique/modalité de transfert/activité pilote étant évalué) ; Calendrier de la revue (par ex. bilan intermédiaire, final, autre)

Longueur : maximum 1 page

1. Ces Termes de Référence (TDR) sont pour la revue de [sujet de la revue] en [zone géographique]. Cette revue est habilité par [Nom du Bureau de Délégation/d’Administration] et couvrira la période du [mois/année] au [mois/année].

2. Ces TDR ont été préparés par [Nom du Bureau PAM de Délégation/d’Administration] en se basant sur la revue de documents initiales et sur la consultation des participants, et en suivant un modèle standard. Le but de ce TDR est double. Premièrement, il fournit des informations importantes à l’équipe de revue et aide à les guider au cours du processus de revue ; et deuxièmement, il fournit des informations importantes aux participants sur la revue proposée.

3. [Donnez toute information supplémentaire pertinente à la revue]

2. Raisons de la revue

Longueur: maximum 2 pages

4. Les raisons de la commande de cette revue sont présentées ci-dessous.

2.1. Logique

Résumez les raisons de la revue. Expliquez : Pourquoi la revue est nécessaire à ce moment Comment la revue sera utilisée par le bureau de Pam et les participants

locaux importantsLe but de la revue pour une planification stratégique, l’apprentissage et la responsabilité

5. La revue est commandée pour les raisons suivantes [Décrivez les raisons pour lesquelles la revue est nécessaire à ce moment]

Modèle TDR Novembre 2015 1 | P a g e

6. La revue sera utilisée de cette façon par le [Bureau de Délégation du PAM]:

[Brève déclaration de la façon dont la revue sera utilisée]2.2. Objectifs

Expliquez clairement les objectifs de la revue et son utilisation prévue (par ex., révision du budget, nouvelle conception de projet, etc.). C’est différent des objectifs du sujet de la revue, décrits dans la Section 3 ci-dessous.

7. Les revues au PAM ont deux objectifs qui se renforcent mutuellement, la responsabilité et l’apprentissage Responsabilité – La revue évaluera et rendra des comptes sur la

performance et les résultats de [sujet de revue]. Apprentissage – La revue déterminera les raisons pour lesquelles certains

résultats sont survenus ou non, afin de tirer des leçon, des meilleures pratiques, et des indications pour apprendre. Elle fournira des conclusions qui reposent sur des preuves pour éclairer le processus de décisions opérationnel. Les observations seront diffusées de façon active et les leçons seront incorporées dans les systèmes de partage des leçons approprié.

8. [Nuancez le texte type ci-dessus et clarifiez si davantage d’emphase est mise sur la responsabilité ou sur l’apprentissage, et pourquoi]

9. [Inclure les objectifs spécifiques du Bureau de Délégation ou autres objectifs du PAM pour cette revue]

2.3. Participants et Utilisateurs

Spécifiez pour qui la revue est-elle conduite, et qui sont les utilisateurs de la revue prévus. (Voir l’Analyse des Participants TN). Inclure :

Qui sont les participants principaux dans l’intervention Quels seront leur intérêt et leur rôle dans la revue.

Indiquez aussi si et de quelle façon les perspectives des bénéficiaires seront incluses dans le processus de revue et dans le rapport.Adaptez le Tableau 1 pour inclure les participants internes et externes appropriés ayant un intérêt ou étant impliqué dans la revue.

10. Un nombre de participants à la fois à l’intérieur et à l’extérieur du PAM sont intéressées par les résultats de la revue et on demandera à certains d’entre eux de jouer un rôle dans le processus de revue. Le Tableau 1 ci-dessous fournit une analyse des participants préliminaire, qui devrait être approfondie par l’équipe de revue dans le cadre de la phase de Démarrage.

11.La responsabilité envers les populations affectées est liée aux engagements du PAM d’inclure les bénéficiaires en tant que participants importants dans le travail du PAM. Ainsi, le PAM est engagé à s’assurer de l’égalité des sexes (genres), et de l’engagement des femmes dans le processus de revue de façon


appropriée, avec la participation et la consultation des femmes, hommes, garçon et filles de différents groupes.

Tableau 1: Analyse Préliminaire des Participants (Ajoutez/Supprimez des lignes si nécessaire)

Participants Intérêt dans la revue et utilisations probables du rapport de revue pour ce participant

PARTICIPANTS INTERNES

Bureau de Pays (CO) [emplacement]

Responsable de la planification au niveau du pays et de la mise en oeuvre des opérations, il est directement impliqué dans la revue et son intérêt est de tirer des leçons provenant d’expériences afin d’éclairer la prise de décision. On l’appelle également à rendre des comptes de façon interne, ainsi qu’à ses bénéficiaires et partenaires et sur les résultats de ses opérations [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue si c’est approprié]

Bureau National (BN) [emplacement]

Responsable à la fois de superviser les Bureaux de Pays (Cos) et de donner des conseils technique et de l’aide, le management du BN est intéressé par un compte-rendu indépendant et impartial des observations de la revue afin d’appliquer les leçons retenues à d’autres bureaux de pays. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue si c’est approprié]

Siège du PAM Le PAM est intéressé par les leçons qui émergent des revues, en particulier quand elles ont trait aux stratégies, politiques, champs thématiques du PAM ou aux modalités de livraison pertinentes aux programmes plus étendus du PAM. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue si c’est approprié]

Bureau de revue (OEV)

L’OEV est intéressé par l’assurance que les revues décentralisées fournissent des revues de qualités, crédibles et utiles qui respectent les dispositions d’impartialité ainsi que les rôles et les responsabilités de divers participants aux revues décentralisées identifiés dans la politique de revue. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue si c’est approprié]

Conseil d’Administration du PAM (EB)

L’organe directeur du PAM est intéressé par les informations sur l’efficacité des opérations du PAM. Cette revue ne sera pas présentée au EB mais ses observations peuvent être incluses dans les synthèses annuelles et dans les processus d’apprentissage d’entreprise. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue si c’est approprié]

PARTICIPANTS EXTERNESBénéficiaires En tant que bénéficiaires ultimes de l’aide alimentaires,

l’enjeu pour le PAM est de déterminer si son aide est appropriée et efficace.Ainsi, le niveau de participation dans la revue de femmes, hommes, garçons et filles de différents groupes sera déterminé et leurs perspectives respectives seront


recherchées. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue si c’est approprié]

Gouvernement Le Gouvernement a un intérêt direct pour savoir si les activités du PAM dans le pays sont conformes à ses priorités, harmonisées avec l’action d’autres partenaires et répond aux résultats attendus. Les problèmes liés au développement de capacité, au passage de responsabilité et à la durabilité sont particulièrement importants. [Le cas échéant, Divers Ministères sont partenaires pour la conception et la mise en oeuvre des activités du PAM] [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue le cas échéant, par exemple si le sujet de la revue a été conçu et/ou mis en oeuvre conjointement avec des institutions gouvernementales de telles institutions auront un intérêt direct]

Equipe de Pays ds Nations Unies (UNCT)

L’action harmonisée de l’UNCT devrait contribuer à la réalisation des objectifs de développement du gouvernement. Elle a par conséquent un intérêt dans l’assurance que l’opération du PAM est efficace dans sa contribution aux efforts communs des Nations Unies. Diverses agences sont également des partenaires directs du PAM au niveau de la politique et des activités. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue le cas échéant, par exemple si le sujet de la revue a été conçu et/ou mis en oeuvre conjointement avec des agences des Nations Unies de telles agences auront un intérêt direct]

ONGs [Liste des ONGs spécifiques, le cas échéant]

Les ONGs sont les partenaires du PAM pour la mise en oeuvre de certaines activités tout en ayant leurs propres interventions en même temps. Les résultats de la revue peuvent affecter la mise en oeuvre des modalités de mise en oeuvre, d’orientations stratégiques et de partenariats futurs. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue le cas échéant]

Donateurs [Listez les donateurs spécifiques]

Les opérations du PAM sont financées bénévolement par un certain nombre de donateurs. Ils sont intéressés par savoir si leurs finances ont été dépensées de façon efficace et si le travail du PAM a été efficace et a contribué à leurs propres stratégies et programmes. [Ajoutez des intérêts supplémentaires dans la revue le cas échéant]

[Ajoutez le cas échéant, par ex., secteur privé]

12. Les utilisateurs primaires de cette revue seront: Le [Nom du Bureau de Délégation du PAM] et ses partenaires dans le

processus décisionnel, notamment lié à la mise en oeuvre et/ou à la conception du programme, à la Stratégie du Pays et aux partenariats [liens vers les raisons et objectifs de la revue, ci-dessus]


Etant donné les fonctions essentielles du Bureau Régional (BR), on attend du BR qu’il utilise les observations de la revue pour fournir des conseils stratégiques, un programme de soutien, et une supervision d’ensemble

Le Siège du PAM peut utiliser les revues pour l’apprentissage au niveau de l’organisation au sens large, et pour la responsabilité

L’OEV peut utiliser les observations de la revue, le cas échéant, pour enrichier les synthèses de revue ainsi que pour les compte-rendu annuels au Conseil d’Administration.

[Le cas échéant, ajoutez tout autre utilisateur prévu et liez-les aux raisons et aux objectifs de la revue, ci-dessus]

3. Contexte et sujet de la revue

Longueur: 2-3 pages

3.1. Contexte

Présentez brièvement le contexte géographique/organisationnel dans lequel le sujet de la revue a lieu, en vous concentrant sur les points pertinents que le sujet de la revue essaie d’adresser : La pauvreté, la sécurité alimentaire en relation au sujet de la revue Les politiques du gouvernement et les priorités en relation à la sécurité

alimentaire/au sujet de la revue Les problèmes humanitaires ayant trait à la sécurité alimentaire et au

sujet de la revue, incluant par exemple, les tendances de migration et les tensions communautaires/sociales de la communauté hôte

Les dimensions sexospécifiques du contexte, en relation à la sécurité alimentaire et au sujet de la revue

Les évènements extérieurs importants qui ont conduit à des changements importants dans le travail du PAM

L’aide internationale : les donneurs/organisations qui sont dans le pays depuis longtemps, le niveau des ressources, l’aide humanitaire et au développement etc.

L’autre travail du PAM dans la région et le travail associé d’autres organisations humanitaires/de développement

13. [Brève vue d’ensemble du contexte du sujet de la revue]

3.1. Sujet de la revue Donnez suffisamment d’informations pour comprendre la nature du sujet de la revue, y compris :

Le titre/type du sujet de revue Champ géographique du sujet de revue [insérez et référencez la

Carte dans l’Annexe] Dates pertinentes : date d’approbation ; date de début ; date de fin

prévue ; Si la revue dure pendant plus d’une période opérationnelle, indiquez les dates de toutes les opérations couvertes (c’est particulièrement pertinent pour les revues d’impact)


résultats escomptés à la conception (par ex. pour une opération ou activité, pourcentage planifié de bénéficiaires par activité/composante organisés selon le sexe ; pourcentage planifié des exigences alimentaires par activité/composante si applicable)

Résultats prévus à la conception Activités clés Partenaires principaux (Gouvernement ; ONG ;Bilatéral ;

Multilatéral) Ressources : Budget (alloué et reçu pour le sujet de la revue pour

superviser la proportion de travail du PAM évalué par année), % financé des exigences totales ; si le sujet est financé à partir de fonds mis en commun montrez les ressources allouées au sujet de la revue, cette information est impérative pour tous les TDR de revue décentralisée

Autres activités/interventions/opérations pertinentes précédent ou se déroulant au même moment

Modifications du design d’origine (c.à.d. extension dans le temps, augmentation du programme, ajustements techniques)

Autres activités/interventions/opérations pertinentes précédent ou se déroulant au même moment

Modifications du design d’origine (c.à.d. extension dans le temps, augmentation du programme, ajustements techniques)

S’il existe, le modèle logique ou cadre de travail logique devrait être mentionné. S’il n’est pas disponible, il devrait aussi être mentionné

Dimensions sexospécifiques et d’émancipation des femmes pertinentes au sujet de la revue et au contexte

Documents de projet et amendements du PAM ; Le Modèle Logique ou Cadre de Travail Logique, les informations sur le financement et les révisions du budget seront des matériaux sources utiles ici ; inclure également toute revue ou révision précédente. Inclure toute Carte pertinente (Annexes).

14. [Donnez une description courte du sujet de la revue]. 15. [Inclure dans les Annexe du TDR toute documentation de projet pertinente, tel

que le cadre de travail logique et autre information disponible.]

4. Approche de la revue

Longueur: 2-3 pages

4.1. Champ Décrivez ce que la revue couvrira et ne couvrira pas- Echelle de temps : dates de début et fin- Frontières géographiques, s’il y en a- Composantes : par ex., est-ce tout ou partie d’une opération, activité,

ou champ thématique ; est-ce le projet pilote complet ou la modalité de transfert


16. [Description du champ de la revue. Si cela s’applique, spécifiez et justifiez toute limitation du champ en termes d’échelle de temps, et de zones géographiques ou de programmes couvertes.]

4.2. Critères de revue et Questions

Inclure les critères de revue internationaux au sujet de la revue le cas échéant, et lister les questions de revue qui abordent ces critères, ainsi que toute autre question, le cas échéant. Normalement tous les 5 standards de critères de revue, la pertinence, l’efficience, l’efficacité, l’impact et la durabilité devraient être utilisés. Au cas où l’un de ces critères n’est pas considéré comme approprié alors il peut être ignoré à condition que le TDR justifie la décision. Voir Note Technique Critères de revue et Questions.L’égalité des sexes (genres) et l’émancipation des femmes sont intégrées aux questions de revue et les sous-questions, et la façon dont les perspectives des hommes, femmes, garçons et filles seront recherchées au cours du processus de revue est considérée. Les données doivent être réparties par genre. Voir NT sur le Genre dans les Revues.

17. Critères de revue La revue appliquera les critères de revue internationaux de [utiliser les lignes directives fournies dans la note technique sur les critères de revue et questions, sélectionner parmi : Pertinence, efficacité, efficience, impact, durabilité, couverture, cohérence, et exactitude].1 L’égalité des sexes devraient être considérée tout au long. [Expliquer brièvement pourquoi certains critères ont été sélectionnés ou non, par exemple si la revue n’évaluera pas l’impact, pourquoi?]

18. Questions de revue Alliées aux critères de revue, la revue abordera les questions importantes suivantes, qui seront ensuite davantage développées par l’équipe de revue pendant la phase de démarrage. Collectivement, les questions ont pour but de souligner les leçons clés et la performance de [sujet de la revue], qui pourraient renseigner les futures décisions opérationnelles stratégiques et opérationnelles.

19. [Identifier les critères et les questions d’importance, adaptés à partir du Tableau 2 ci-dessous] Tableau 2: Critères et questions de revue

Critères Questions de revuePertinence/Caractère Approprié (ce dernier pour les revues humanitaires)EfficacitéEfficienceImpactDurabilité ou Exactitude (ce dernier pour les revues humanitaires)

1 For more detail see: http://www.oecd.org/dac/revue/daccriteriaforevaluatingdevelopmentassistance.htm and http://www.alnap.org/what-we-do/revue/ehaModèle TDR Novembre 2015 7 | P a g e

http://www.oecd.org/dac/evaluation/daccriteriaforevaluatingdevelopmentassistance.htm

Couverture (pour les revues humanitaires)Cohérence (pour les revues humanitaires)

4.3. Disponibilité des données Identifiez les sources d’informations principales disponibles pour l’équipe de revue (par ex. Rapports de Projet Standard, revues précédentes, données de surveillance, enquêtes, etc.) et si celles-ci sont principalement qualitative ou quantitative. Identifiez également les sources de données non-PAM pertinentes, par ex. les données gouvernementales, les enquêtes, les informations d’autres organisations des Nations Unies, de partenaires opérationnels etc.

Listez toute lacune dans les données de façon ouverte, pour que l’équipe de revue soit au courant des défis de revue et puisse développer des stratégies afin de les atténuer. Les exemples comprennent : Des ensembles de données limités ou non fiables l’absence de données de référence Données seulement disponibles dans les langues locales Changement de personnel fréquent et donc mémoire institutionnelle limitée

Evaluez l’exploitabilité du sujet du Modèle Logique de revue ou du Cadre de Travail Logique s’ils sont disponibles. Evaluez la disponibilité de : données de référence, indicateurs quantifiables, objectifs mesurables objectifs clairs données production de données et données finales (supervision)Documentation des suppositions faites et test des suppositions au cours du temps.Déterminez le caractère évaluable de l’impact (le cas échéant). Déterminez, dans la mesure du possible, la fiabilité des données disponibles.Indiquez les implications que les limitations du caractère évaluable ont sur la revue et la façon dont la revue abordera ces limitations.

20. [Décrivez les sources principales d’informations disponibles pour l’équipe de revue, et toute limitation dans la disponibilité des données.]

21.En ce qui concerne la qualité des données et des informations, l’équipe de revue devrait :

a. évaluer la disponibilité et la fiabilité des données dans le cadre de la phase de démarrage en s’appuyant sur les informations fournies dans la section 4.3. Cette revue renseignera la collecte des données

b. Vérifier de façon systématique l’exactitude, la constance et la validité des données collectées et des informations, et reconnaître toute limitation/ mise en garde pour tirer des conclusions utilisant les données.


4.1 Méthodologie

Décrivez en termes généraux les méthodes que l’équipe de revue devrait utiliser pour collecter les informations nécessaires pour répondre aux questions de revue.Spécifiez les processus pour l’indépendance et l’impartialité (voir NT sur l’Indépendance et l’Impartialité)

Spécifiez une méthode d’approche mixte, et l’utilisation de méthodes à la fois qualitative et quantitative et une revue de littérature, le cas échéant (voir TN sur les Méthodes)Spécifiez tout risque pour la méthodologie, tels que le manque de disponibilité de données importantes, les difficultés à avoir accès aux bénéficiairesSpécifiez une méthodologie de revue, des méthodes, des outils et des techniques d’analyse de données sensibles aux questions sexospécifiques, le cas échéant (voir NT sur Le Genre dans la revue)Soyez clair sur le fait que l’équipe de revue devra développer la méthodologie présentée dans le TDR, et développer une Matrice de revue dans ce cadre (voir NT sur La Matrice de revue).

22. La méthodologie sera conçue par l’équipe de revue. Elle devrait: Employer les critères de revue pertinents ci-dessus [Insérez les

critères de revue ici] Démontrer l’impartialité et l’absence de prises de partie en s’appuyant

sur des sources d’informations croisées (groupes de participants, y compris les bénéficiaires, etc.) La sélection de sites de visites de terrain devra aussi démontrer l’impartialité.

Utiliser des méthodes mixtes (quantitative, qualitative, participative, etc.) pour assurer le croisement des informations par une variété de moyens.

Appliquer une matrice de revue tournée vers les réponses aux questions de revue importantes, en prenant en compte les défis de disponibilité des données, le budget et les contraintes de calendrier ;

S’assurer au cours de l’utilisation des méthodes mixtes que les femmes, filles, hommes et garçons de différents groupes de participants prennent part et que leurs différentes voix soient entendues et utilisées ;

Intégrer les problèmes sexospécifiques, comme ci-dessus

[inclure toute exigence méthodologique qui pourrait s’appliquer à cette revue]

23. Les processus suivants pour assurer l’indépendance et l’impartialité seront employés [listez les processus, tels que l’utilisation d’un Comité de revue et d’un Groupe de Référence de revue, en faisant référence à la Note Technique sur l’Indépendance et l’Impartialité pour les lignes directives]


24. Les risques potentiels à la méthodologie suivants ont été identifiés [listez les limitations et le cas échéant les moyens proposés pour les atténuer]

4.5. Assurer la qualité Le DEQAS du PAM définit les standards de qualité attendus des revues décentralisées. Spécifiez sont utilisation à différentes étapes du processus de revue, pour assurer les standards qualité satisfaisants de la revue, y compris son processus et ses produits. Une révision externe des produits de revue peut aussi être appliquée le cas échéant.

25.Le Système d’Assurance Qualité pour les Revues Décentralisées (DEQAS) du PAM définit les standards qualité attendus de cette revue et détaille des processus avec des étapes intégrées pour l’Assurance Qualité, les Modèles pour les produits de revue et les Listes de Vérification pour leur révision. Le DEQAS est aligné de près sur le système d’assurance qualité des revues du PAM (EQAS) et est basé sur les normes du GNUE et les standards de meilleure pratique de la communauté internationale de revue, et a pour but de s’assurer que le processus et les produits de la revue sont conforme aux meilleures pratiques.

26.Le DEQAS sera systématiquement appliqué à cette revue. Le Responsable de revue du PAM sera responsable de s’assurer que des progrès de la revue selon le Guide du Processus Etape par Etape DEQAS et de conduire un contrôle qualité rigoureux des produits de revue avant leur finalisation.

27.Le PAM a développé un ensemble de Liste de Vérification d’Assurance Qualité pour ses revues décentralisées. Cela inclut des Listes de Vérification pour les commentaires sur la qualité de chacun des produits de revue. La Liste de Vérification sera appliquée à chaque étape, pour assurer la qualité du processus et des résultats de la revue.

28.De plus, pour améliorer la qualité et la crédibilité de cette revue, un réviseur externe dépendant directement du Bureau de revue du PAM au Siège fournira :

a. Des commentaires systématiques sur la qualité des ébauches de rapports de démarrage et de revue et

b. Des recommandations sur la façon d’améliorer la qualité de la revue. 29.Ce processus d’assurance qualité n’interfère pas avec les points de vue et

l’indépendance de l’équipe de revue, mais assure que le rapport fournit les preuves (données) nécessaires de façon claire et convaincante, et tire ses conclusions sur cette base.

30.Il sera demandé à l’équipe de revue de s’assurer de la qualité des données (validité, constance et exactitude) pendant les phases analytiques et de compte-rendu. L’équipe de revue devrait être assurée de l’accessibilité de toute la documentation pertinente au sein des dispositions de la directive sur la divulgation d’informations. Cela est disponible dans la Directive du PAM (#CP2010/001) sur la Divulgation d’Informations.

31.[Indiquez toute mesure supplémentaire prévue pour s’assurer de la qualité du processus et du produit, et par conséquent pour améliorer la crédibilité et l’impartialité de la revue]


5. Phases et Produits à Délivrer

Indiquez les étapes importantes du processus de revue et une échelle de temps indicative, y compris les étapes importantes/dates butoirs. Celles-ci peuvent inclure Planification – menée par le bureau de délégation de PAM CO Préparation – cette étape est menée par le centre de liaison de la revue. Elle

comprend la préparation du TDR, la sélection de l’équipe de revue, et l’embauche du consultant/de l’équipe de revue.

Lancement - se conclut par un Rapport de Démarrage détaillant comment l’équipe a l’intention de mener la revue, avec une emphase sur les aspects méthodologiques et les aspects de planification. Produit à délivrer: Rapport de Démarrage

Collecte et analyse des données – Cette phase inclut la collecte des données et le travail sur le terrain. Produit à délivrer : Présentation Powerpoint du Débriefing

Rapport – Pendant cette phase, l’équipe de revue analysera les données collectées pendant l’étude documentaire et le travail de terrain, conduira des consultations supplémentaires avec les participants, si nécessaire. Produit à délivrer : Rapport de revue

Utilisation des Observations et Suivi Le rapport de revue est partagé avec les participants appropriés et les utilisateurs de la revue. Le management de CO répondra aux recommandations de la revue en fournissant un plan des actions qui seront entreprises pour adresser chaque recommandation, et les échelles de temps prévues pour entreprendre ces actions.

Surlignez les produits à délivrer, écrits en suivant le Processus Etape par Etape DEQAS et les modèles appropriés, pour chaque étape, avec les dates butoirs associées.Longueur: 2-3 pages

28. La revue aura lieu selon la séquence suivante, présentant les produits à délivrer selon l’échelle de temps ci-dessous :Illustration 1: Carte du résumé du processus [Exemple, adaptez selon les besoins]

32.[Listez les Phases clé, les produits à délivrer, y compris le format (Word, powerpoint etc) et l’échelle de temps si elle est connue à ce moment, y compris un calendrier de revue dans une Annexe.]


1. Preparation

2. Démarrage

Rapport de Démarrage

3.Collecte & analyse

des données

Aide memoire / débriefing PPT

4. Rapport

Rapport d'Evaluation

5.Diffusion et Suivi

33.[Assurez-vous que les responsabilités clés pour chaque produit à délivrer sont spécifiées].

34.[Insérez et référencez un programme de revue en Annexe 2 (Voir modèle du calendrier de revue)]

6. Organisation de la revue

Détaillez la façon dont la revue devrait être organisée, en terme de conduite, de composition et de compétences attendues de l’équipe de revue, et toute considération de sécurité pertinente.

Longueur: 1-2 pages

6.1. Conduite de la revue 35. L’équipe de revue fera la revue sous la direction de son chef d’équipe

et en communication rapprochée avec [le point de liaison du PAM pour la revue]. L’équipe sera embauchée à la suite de l’accord avec le PAM sur sa composition.

36. L’équipe de revue n’aura pas été impliquée dans la conception ou la mise en oeuvre du sujet de revue ou n’aura pas d’autre conflit d’intérêt. De plus, l’équipe agira de façon impartiale et respectera le code de conduire de la profession de revue.

37. [Faites référence à un programme de revue en Annexe 2 (voir modèle de calendrier de revue)]

6.2. Composition et Compétences de l’équipe 38. On s’attend à ce que l’équipe de revue inclue [spécifiez un nombre ou

une gamme] membres, y compris le responsable d’équipe et [spécifiez si un mix d’évaluateurs nationaux et internationaux sera requis]. Dans la mesure du possible, la revue sera conduite par une équipe mixte, de divers horizons géographiques et culturels, ayant les compétences appropriées pour évaluer les dimensions sexospécifiques du sujet spécifiées dans les sections de champ, d’approche et de méthodologie du TdR. Au moins un membre de l’équipe devrait avoir une expérience au PAM.

39. L’équipe sera multidisciplinaire et comprendra des membres qui ensemble, formeront un équilibre d’expertise et de connaissances pratiques dans les zones suivantes : [Spécifiez ici les compétences clé et/ou les qualifications]. [Spécifiez ici les compétences clé et/ou les qualifications]. [Spécifiez ici les compétences clé et/ou les qualifications]. Si possible, une expertise des questions sexospécifiques/ une bonne

connaissances des problèmes sexospécifiques


Tous les membres de l’équipe devraient avoir des compétences analytiques et de communication fortes, une expérience en matière de revue et une familiarité avec [pays ou région].

[Spécifiez les exigences de langue orale et écrite selon la langue locale et la langue attendue pour le rapport].

40. Le Responsable d’Equipe aura une expertise technique dans l’une des zones techniques listées ci-dessus, ainsi qu’une expertise dans la conception de méthodologie et avec les outils de collecte de données, et une expérience prouvée dans la conduite de revues similaires. Elle/Il aura aussi des compétences de leadership, des compétences analytiques et de communication, y compris un bilan ultérieur d’excellentes compétences écrites en [langue] et en compétences de présentation.

41. Ses responsabilités primaires seront : i) définir l’approche de revue et la méthodologie ; ii) guider et gérer l’équipe ; iii) mener la mission de revue et représenter l’équipe de revue ; iv) ébaucher et réviser, si nécessaire, le rapport de démarrage, la présentation du débriefing de fin du travail sur le terrain (c.à.d. sortie) et le rapport de revue en conformité avec le DEQAS.

42. Les membres de l’équipe formeront ensemble une combinaison complémentaire d’expertise technique nécessaire, et auront des performances ultérieures de travail écrit sur des affectations similaires.

43. Les membres de l’équipe : i) contribueront à la méthodologie dans la partie de leur zone d’expertise basée sur une révision de documents ; ii) mèneront des travaux sur le terrain ; iii) participeront aux réunions d’équipe et aux réunions avec les participants ; iv) contribueront à l’ébauche et à la révision des produits de revue dans leur(s) zone(s) d’expertise.

6.3. Considérations de Sécurité Les considérations de sécurité varieront selon la nature du contexte et la nature des arrangements contractuels avec le PAM. Incluez/supprimez le texte type suivant fourni dans la liste le cas échéant, si l’équipe est embauchée par un fournisseur de service ou comme consultants individuels.

44. Une habilitation de sécurité si nécessaire doit être obtenue de [lieu d’affectation désigné.] En tant que « fournisseur indépendant » de services de revue pour le PAM, la

société de revue est responsable de s’assurer de la sécurité de toutes les personnes embauchées, y compris les arrangements adéquats en cas d’évacuation médicale ou à cause de la situation. Les consultants embauchés par la société de revue ne sont pas couverts par le système du Département des Nations Unies de Sûreté et de Sécurité (UNDSS) pour le personnel des Nations Unies.

Les consultants embauchés de façon indépendante sont couverts par le système du Département des Nations Unies de Sûreté et de Sécurité


(UNDSS) pour le personnel des Nations Unies qui couvre le personnel du PAM et les consultants embauchés directement par le PAM. Les consultants indépendants doivent obtenir une habilitation de sécurité de l’UNDSS pour voyager, devant être obtenue auprès du lieu d’affectation désigné, et terminer les cours sur le Système de Base des Nations Unies et de Sécurité sur le Terrain en avance, imprimer leurs certificats, et les emmener avec eux.2

45. Cependant, pour éviter tout incident de sécurité, le Responsable de revue doit s’assurer que : Le Bureau de Pays du PAM enregistre les membres de l’équipe auprès

de l’Agent de Sécurité à l’arrivée dans le pays, et organise un briefing de sécurité pour qu’ils aient une idée de la situation sécuritaire sur le terrain.

Les membres de l’équipe observent les règles de sécurité des Nations Unies applicables et les réglementations – par ex., les couvre-feux, etc.

46. [Listez toute considération de sécurité, si connue, pour l’équipe ici]

7. Rôles et Responsabilités des Participants

Décrivez les rôles et les responsabilités des participants clés de la revue ici, y compris : Bureau du PAM au niveau du Pays/de la Région/sous-bureau (Equipe de

programme spécifique/champ thématique ; Conseillers M&E ; hauts responsables etc.)

Comité de revue Groupe de Référence de la revue Bureau Régional du Pam Siège du Pam Bureau de revue Gouvernements Nationaux (Ministères pertinents, unités départementales) Partenaires Opérationnels Décrivez les rôles et les responsabilités (amender le texte type le cas échéant)

et les mécanismes de compte-rendu pour la revue, y compris qui est responsable de gérer la revue tout au long et de signer le produit de revue. Identifiez quels participants participeront au groupe directeur (si cela s’applique) et/ou faites des commentaires sur les ébauches de rapport et sur la façon dont ces commentaires seront présentés à l’équipe de revue

Davantage d’informations sur les rôles et les responsabilités sont disponibles dans le Guide de Processus Etape par Etape DEQAS.

Identifiez quels participants participeront au Comité de revue (CE) et au Groupe de Référence de la revue (ERG), qui comprennent normalement des membres provenant des zones thématiques et stratégiques concernées du PAM, à différents niveaux. Le CE/ERG donnent des avis sur le processus de revue et commentent sur les produits de revue. Ils ont un processus important pour l’indépendance et l’impartialité. [Voir NT sur le comité de revue interne et NT sur le Groupe de Référence de la revue ].

2 Field Courses: Basic https://dss.un.org/bsitf/; Advanced http://dss.un.org/asitf Modèle TDR Novembre 2015 14 | P a g e

http://dss.un.org/asitf

https://dss.un.org/bsitf/

Cette section ne devrait pas faire plus d’une page.

47.Le [Bureau de Délégation du PAM]: a- Le [nom du Bureau de Délégation du PAM] Management (Directeur ou

Directeur Adjoint) aura la responsabilité de: o Assigner un Responsable de revue : [Nom, titre]. o Composer le comité de revue interne et le groupe de référence de revue

(voir ci-dessous). o Approuver le TdR final, et les rapports de démarrage et de revue. o S’assurer de l’indépendance et de l’impartialité de la revue à toutes les

étapes, y compris l’établissement d’un Comité de revue et d’un Groupe de Référence (voir ci-dessous et la NT sur l’Indépendance et l’Impartialité).

o Participer aux discussions avec l’équipe de revue sur la conception de la revue et le sujet de revue, sa performance et ses résultats, avec le Responsable de la revue et l’équipe de revue

o Organiser et participer à deux débriefings séparés, un interne et un avec les participants externes

o Superviser la diffusion et les processus de suivi, y compris la préparation du Réponse du Management aux recommandations de la revue.

b- Responsable de revue: o Gère le processus de revue au cours de toutes les phases y compris

l’ébauche de ce TDR o S’assure que les processus d’assurance qualité sont opérationnels o Consolide et partage les commentaires sur l’ébauche de TDR, et les

rapports de démarrage et de revue avec l’équipe de revue o S’assure de l’utilisation des processus d’assurance qualité (listes de

vérification, aide qualité) o S’assure que l’équipe ait accès à toute la documentation et à toutes les

informations nécessaires pour la revue ; facilite les contacts de l’équipe avec les participants locaux ; organise les réunions, les visites de terrain ; fournit un soutien logistique pendant le travail de terrain ; et organise l’embauche d’un interprète, si nécessaire.

o Organise des briefings sécurité pour l’équipe de revue et fournit tous les matériaux requis.

c- Un Comité de revue Interne a été formé dans le cadre de s’assurer de l’indépendance et de l’impartialité de la revue [spécifiez les membres et les rôles et responsabilités clés, y compris donner un avis sur le processus de revue et commenter sur les produits de revue, et faire référence à l’annexe 3 où la liste de membres est disponible].

48.Un Groupe de Référence de revue a été formé, le cas échéant, avec une représentation de [décrivez les membres de l’ERG selon les participants clés internes et externes de la revue, et faires référence à l’annexe 3 où la liste des membres est disponible] et révisera les produits de revue afin de fournir une barrière de sécurité supplémentaire contre les prises de partie et les influences.

49.Le Bureau Régional (Quand ce n’est pas le Bureau de Délégation), le management du BR prendra la responsabilité de :


Assigner un point de liaison pour la revue. [Nom, titre] sera le point de liaison pour cette revue.

Participer aux discussions avec l’équipe de revue sur la conception de la revue et sur le sujet de revue le cas échéant.

Fournir des commentaires sur l’ébauche de TDR, et les rapports de Démarrage et de revue.

Soutenir la Réponse du Management à la revue et suivre la mise en oeuvre des recommandations.

50.Les divisions appropriées du Siège du PAM auront la responsabilité de: Parler des stratégies, politiques ou systèmes du PAM dans leur aire de

responsabilité et du sujet de la revue. Commenter sur le TDR de la revue et l’ébauche de rapport.

51.Les autres Participants (Gouvernement, ONGs, agences des Nations Unies) feront [ajoutez les rôles et responsabilités spécifiques, s’il y en a, d’autres participants]

52.Le Bureau de revue (OEV). L’OEV conseillera le Responsable de revue et fournira un soutien au processus de revue là où c’est nécessaire. Il est responsable de fournir l’accès à des processus de soutien de qualité indépendants pour revoir les ébauches de rapports de démarrage et de revue d’une perspective de revue. Il assure également une fonction de bureau d’assistance sur demande du Bureau Régional.

53.[Ajoutez une brève descriptions des rôles et responsabilités de tout autre participant concerné, tel que des partenaires Gouvernementaux, des agences des Nations Unies, des ONGs partenaires, et les processus de compte-rendu pour la revue]

8. Communication et budget

8.1 Communication

Les standards internationaux exigent que les observations de la revue soient publiées dans un souci de transparence auprès des participants internes et externes. Le Plan de Communication et d’Apprentissage (voir le Modèle) décrit les chaînes de distribution et le calendrier pour les produits qui seront diffusés (par ex., le Rapport de Démarrage, le Rapport de revue). Il clarifie les rôles et les responsabilités respectifs de l’Equipe de revue et du Bureau de Délégation.Si nécessaire, décrirez les arrangements de vérification et de traduction ici.Longueur : 1 page.

54.Pour améliorer l’apprentissage tiré de cette revue, l’équipe de revue devrait mettre l’emphase sur la transparence et les communications ouvertes avec les participants. Cela sera atteint en assurance un accord clair sur les chaînes et la fréquence des communications avec et entre les participants clés. [spécifiez les rôles and responsabilités pour la communication]

55. Dans le cadre des standards internationaux pour les revues, le PAM exige que toutes les revues soient rendues disponibles publiquement. A la suite de l’approbation du rapport de revue final, [décrivez le Plan de Communication et


d’Apprentissage et toute exigence pour la traduction et la revue des produits. Spécifiez tout produit supplémentaire lié à la communication].

8.2. BudgetLe budget proposé sera basé sur l’une des trois options suivantes :

a) Embauche de consultants individuels au travers d’une action des Ressources Humaines, auquel cas le budget sera déterminé par « les Règlementations des RH sur les coûts de consultation »

b) Utilisation d’Accord sur le Long Terme (parfois appelé Contrat de Niveau de Prestation), avec un budget arrangé à des taux pré-agréés

c) Un appel d’offre au travers des procédures d’approvisionnement, auquel cas le budget sera proposé par le postulant

Voir Note de Référence sur les Formes Contractuelles. Un Modèle de Budget est également disponible.

56.Budget: Dans le but de cette revue, le budget devrait : [indiquer laquelle des trois options sera utilisée et par conséquent guidera le budget]

[indiquer toute ligne directive/limitations budgétaire] [indiquer comment les voyages/les moyens de subsistance/les autres

dépenses directes devraient être prises en compte dans le budget proposé]. [clarifier si le budget inclue des dispositions liées à des communications

exceptionnelles, par ex., ateliers de travail] Veuillez envoyer toute question à [nom, titre], au [e-mail, numéro de téléphone]


Annexe 1 Carte

57.


Annexe 2 Programme de revue

Phases, Produits à délivrer et Calendrier Dates Importantes

Phase 1 - PréparationEtude documentaire, première ébauche du TDR et assurance qualitéCirculation du TDR et révision pour (lister les participants clés)Mission de préparation (Responsable de la revue et Responsable d’Equipe)Identification et recrutement de l’équipe de revueTDR Final

Phase 2 - DémarrageBriefing du noyau de l’équipeRévision des documents et ébauche du rapport de démarrage, y compris la méthodologie.Soumettre l’ébauche de rapport de démarrage à (lister les participants clés)Assurance qualité et commentairesRévision du rapport de démarrageSoumettre le Rapport de Démarrage Révisé à (lister le participant clé)Partage du rapport de démarrage avec les participants dans un but informatif

Phase 3 – Collecte de Données et AnalyseBriefingTravail de TerrainDébriefingAide mémoire/Débriefing dans le pays

Phase 4 - Compte-renduEbauche du Rapport de revueSoumettre l’ébauche de Rapport de revue à (lister le participant clé)Commentaires qualitéRévision du rapport de revueSoumettre le Rapport de revue Révisé à (lister le participant clé)Partager le rapport de revue avec les participants (niveau opérationnel)Consolider les commentairesRéviser le Rapport de revueSoumettre le Rapport de revue Final à (lister le participant clé)

Phase 5 Diffusion et Suivi


Annexe 3 Membres du comité de revue interne et du groupe de référence de revue

Annexe 4 Acronymes

Annexe 5 Autres Annexes Techniques
