INVITATION A SOUMISSIONNER (RFP) Référence … · essentiellement les institutions supérieures de contrôle et de lutte contre ... organisations de la société civile œuvant

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INVITATION A SOUMISSIONNER (RFP) Référence PROC/RFP/2013/075-Republication

Recrutement de cabinets, des bureaux d’étude ou des centres de recherche pour fournir :

Deux (2) consultants internationaux + deux (2) consultants nationaux pour l’élaboration et

la mise en œuvre d’une nouvelle grille de classification des emplois et des salaires de

l’administration publique burundaise,

Un (1) consultant international + (Un) 1 consultant national pour l’élaboration d’un plan

stratégique triennal 2014-2016 de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics ( ARMP) du

Burundi assorti d’un plan d’action;

Des consultants internationaux experts chargés de l’administration du portail en ligne des

marchés publics et la formation du personnel de l’autorité de Régulation des Marchés

Publics au Burundi ;

Deux (2) consultants internationaux + Un (2) consultant national chargés de la révision de

l’Organisation et des procédures de coordination du travail gouvernemental

Pour le compte de l’Unité Gouvernance et Etat de droit.

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NOM & ADRESSE DE L’ENTREPRISE

DATE : Le 15 novembre 2013

REFERENCE : PROC/ RFP/ 2013/075-Republication

Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de recrutement de Cabinets / Bureaux d’étude / Centre de recherche chargés de fournir des consultants pour réaliser les prestations réparties en lots suivants:

Lot 1 : Deux (2) consultants internationaux + deux (2) consultants nationaux chargés de

l’élaboration et de la mise en œuvre d’une nouvelle grille de classification des emplois et

des salaires de l’administration publique burundaise ;

Lot 2 : Un (1) consultant international + Un ( 1) consultant national chargés de l’élaboration

d’un plan stratégique triennal 2014-2016 de l’autorité de Régulation des Marchés Publics du

Burundi assorti d’un plan d’action ;

Lot 3 : Des consultants internationaux experts chargés de l’administration du portail en ligne

des marchés publics et la formation du personnel de l’Autorité de Régulation des Marchés

Publics au Burundi;

Lot 4 : Deux (2) consultants internationaux + Un (1) consultant national chargés de la

révision de l’Organisation et des procédures de coordination du travail gouvernemental ;

Note : Le soumissionnaire est libre de soumissionner pour les lots de son choix et mentionner le lot pour lequel il aura répondu.

Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission.

Pour chaque lot, votre offre comprendra une soumission technique et une soumission financière sous plis fermés et séparés (2 enveloppes), le tout dans une seule grande enveloppe mentionnant le lot et le titre de la soumission pour laquelle vous avez soumissionnée.

Les soumissions peuvent être déposées jusqu’au 16 décembre 2013 à 12 H 00 de

Bujumbura (Bujumbura = GMT+2) par courrier/messager à l’adresse physique suivante :

Programme des Nations Unies pour le développement Compound du BNUB, Chaussée d’Uvira,

Route de Gatumba

3

BP 1490 – Bujumbura Burundi

Tél : 22 30 1356 Votre soumission doit être rédigée en français et assortie d’une durée de validité minimum de 120 jours. Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu’elle parviendra à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par le PNUD postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. Si vous transmettez votre soumission par courrier électronique, veuillez vous assurer qu’elle est signée, en format .pdf et exempte de virus ou fichiers corrompus. L’adresse de soumission est uniquement « [email protected] , protégés par un mot de passe.

Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences du PNUD.

La soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée.

Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par le PNUD, sa soumission sera rejetée.

Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation

des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par le PNUD après réception de la soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions.

Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d’une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales du PNUD figurant à l’annexe 3 des présentes.

Veuillez noter que le PNUD n’est pas tenu d’accepter une quelconque soumission ou

d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection.

La procédure de contestation que le PNUD met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l’attribution d’un bon de commande

mailto:[email protected]

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ou d’un contrat de faire appel dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n’avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l’adresse suivante : http://www.undp.org/procurement/protest.shtml .

Le PNUD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant au PNUD si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP.

Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables au PNUD, ainsi qu’aux tiers participant aux activités du PNUD. Le PNUD attend de ses fournisseurs qu’ils respectent le code de conduite à l’intention des fournisseurs de l’Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf

Nous vous remercions et attendons avec intérêt votre soumission.

Cordialement,

Holy Rabearimananiaina

Chargée des Achats

http://www.undp.org/procurement/protest.shtml

http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf

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Annexe 1 Description des exigences

1. Contexte

Lots 1, 2, 3, 4 Le Gouvernement du Burundi a adopté sa stratégie de développement à long terme à l’horizon 25 (Vision 20-25), ainsi que le cadre d’opérationnalisation de celle-ci sur une période 5 ans (Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté – CSLP II) . Aussi, des politiques/stratégies et programme sectoriels ont été formulés, toujours dans le but de permettre la mise en œuvre de cette vision à long terme. C’est ainsi, le Burundi s’est doté d’une stratégie nationale de bonne gouvernance et de lutte contre la corruption (SNBG/LC), qui comprend trois axes essentiels, à savoir la gouvernance politique, la gouvernance administrative et la gouvernance économique. Les actions de la gouvernance administrative concernent essentiellement la réforme de l’administration publique, lesquelles sont détaillées dans le Programme National de Réforme de l’Administration Publique (PNRA). Il faut signaler que les priorités de la SNBG/LC, lesquelles couvrent les aspects de réforme administrative comme signalé ci-haut, font partie intégrante du CSLP II, au titre de l’axe I de ce dernier. C’est dans le but de contribuer à la réalisation des activités de la SNBG et de faire avancer la réforme de l’administration publique que le PNUD a procédé, sur requête du Gouvernement et en concertation avec ce dernier, à la formulation de deux documents de projets, respectivement intitulés comme :

1) Appui à la mise en œuvre du PNRA

2) Appui à la mise en œuvre de la SNBG

Les deux projets concourent à la réalisation de l’axe 1 du CSLP II, ainsi que de l’axe 1 de l’UNDAF (cadre de coopération entre les Nations Unies et le Burundi). Le premier projet accompagnera le processus de réforme de l’administration publique, à travers ses 4 axes : amélioration de l’organisation du travail gouvernemental, maitrise des effectifs et mise en place d’une politique salariale équitable, gestion des performances et rapprochement des services publics des citoyens, ainsi que l’utilisation des TIC. Le deuxième projet a pour objectif de contribuer à l’amélioration de la transparence dans la gestion de la chose publique. Il appuiera essentiellement les institutions supérieures de contrôle et de lutte contre la corruption, dont l’Autorité de Régulation des Marchés Publiques

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(ARMP) et la Brigade Spéciale Anti-Corruption (BSAC). Il appuie aussi des organisations de la société civile œuvrant dans ce domaine, à travers des processus compétitifs et transparents. Les recrutements en objet vont être effectués.

2. Partenaires de réalisation du PNUD

Lot 1 : Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale

Lot 2 : Autorité de Régulation des Marchés Publics

Lot 3 : Autorité de Régulation des marchés Publics

Lot 4: Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale

3. Brève description des services requis1

Lot 1 : Elaboration et mise en œuvre d’une nouvelle grille de classification des emplois et des salaires de l’administration publique burundaise

Lot 2 : Elaboration d’un plan stratégique triennal 2014-2016 de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) du Burundi assorti d’un plan d’action budgétisé

Lot 3 : Opérationnalisation et administration du portail en ligne des marchés publics et la formation du personnel de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP)

Lot 4 : Révision de l’organisation et des procédures de coordination du travail gouvernemental

4. Liste et description des prestations attendues

Lot 1 : 1. Un kit de formation sur la Classification des Emplois ; 2. Une équipe de techniciens nationaux est rodée en matière de

Classification des Emplois et en gestion du système ; 3. Une Nouvelle grille de Classification des Emplois avec la

définition de chaque grade en termes de contenu générique ; 4. Un manuel sur les procédures de classement ; 5. Un document décrivant la procédure de recours ; 6. Un rapport de fin de mission.

1 Des TOR peuvent être joints si les informations énumérées dans la présente annexe ne suffisent pas à décrire de

manière exhaustive la nature des prestations et les autres détails relatifs aux exigences.

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Lot 2 : 1. Une note diagnostique dressant un état des lieux aussi exhaustif

que possible du fonctionnement actuel de l’ARMP et mettant en évidence les défis et opportunités qui en découlent, assortie de recommandations pour le renforcement de ses compétences ;

2. une note analytique définissant une vision globale de l’ARMP dans un horizon triennal (2014-2016), ainsi que les axes stratégiques pour la réalisation de cette vision ;

3. Un plan stratégique est élaboré, assorti d’un plan d’action budgétisé ;

4. Un rapport final de mission.

Lot 3 : 1. Les dossiers des marchés publics et autres informations y relatifs

sont accessibles et téléchargeables ; 2. Le personnel de l’ARMP est formé et est à même de gérer le

portail

Lot 4 : 1. La procédure de coordination du travail gouvernemental est

révisée ; 2. Un module de formation courte (1 à 2 jours) des usagers à la

procédure et aux autres outils éventuellement développés ; 3. Une session de formation de formateurs centrée sur l’ENA ; 4. Une feuille de route concernant la mise en œuvre de la

procédure et des recommandations de la mission en matière d’organisation des structures concernées et du renforcement de leurs capacités ;

5. Un rapport de mission.

5. Personnes devant superviser le travail/les prestations du prestataire de services

Lot 1 :

Le prestataire de service travaillera directement sous la supervision générale du Secrétaire Permanent du Ministère qui est en même Directeur National du projet PNRA, ainsi que du Bureau pour l’Amélioration des Structures de l’Administration Publique (Bureau ASAP) du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale et de l’Expert International ayant réalisé l’étude sur la Politique Salariale du Secteur Public « PSSP ». Au niveau du PNUD, le suivi de la mission sera assuré par l’Unité Gouvernance et Etat de Droit.

Lot 2 :

Le prestataire travaillera directement sous la supervision générale de l’ARMP. Il travaillera en étroite collaboration avec les responsables du Ministère à la Présidence en charge de la Bonne Gouvernance et de la Privatisation ainsi qu’avec l’Unité Gouvernance Etat de Droit du PNUD.

Lot 3 :

Le prestataire travaillera en étroite collaboration avec la Directrice des

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statistiques et de la documentation de l’ARMP, et sous la supervision

directe du Directeur Général de l’institution. Il travaillera aussi en parfaite

intelligence avec les autres directions de l’ARMP.

Lot 4 :

Le prestataire travaillera sous la supervision générale Secrétaire Permanent du Ministère qui est en même Directeur National du projet PNRA. Il travaillera en étroite collaboration avec les services techniques du Ministère, ainsi qu’avec ceux du PNUD, en l’occurrence le DPA/P et l’Unité Gouvernance et Etat de Droit.

6. Fréquence des rapports Autant que de besoin (s’applique à tous les lots)

7. Exigences en matière de rapport d’avancement

Autant que de besoin (s’applique à tous les lots)

8. Lieu des prestations Bujumbura (s’applique à tous les lots)

9. Durée prévue des prestations

Lot 1 : 6 mois

Lot 2 : 3 semaines (15 jours ouvrables)

Lot 3 : 12 mois

Lot 4 : 2 mois

10. Date de commencement prévue

Janvier 2014 (s’applique à tous les lots)

11. Date-limite d’achèvement

Lot 1 : Juillet 2014

Lot 2 : Février 2014

Lot 3 : Décembre 2014

Lot 4 : Avril 2014

12. Déplacements prévus

X A la charge du consultant

13. Exigences particulières en matière de sécurité

X N/A

14. Equipements à fournir par le PNUD (doivent être exclus du prix offert)

X Non requis

15. Calendrier d’exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités

X Requis

16. Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services

X Requis

17. Devise de la soumission X USD : Dollars américains (USD)

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18. Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions)

X 120 jours Dans certaines circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de ce qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission.

19. Soumissions partielles X Autorisées : le soumissionnaire est libre de soumissionner pour plus d’un lot.

20. Conditions de Reporting Lot 1 :

Prestations Pourcentage Conditions de versement du paiement : Paiements après satisfaction des services rendus à 100%

Avance (DSA, billets d’avion, autres frais)

Ne doit pas dépasser 20% du montant du contrat .

La 1ère tranche est payable au début de l’activité. Les autres tranches sont payées à l’acceptation du produit par le Ministère de la FP et le PNUD.

Analyse de l’existant et formation des formateurs et mise en place d’une masse critique de techniciens en classification des emplois.

+/-30%

Mise en place d’une nouvelle grille de classification des emplois avec la définition de chaque grade en termes de contenus génériques, assorti d’un document de recours.

+/-40%

Faire le rapport de fin de mission décrivant tout le processus et les résultats obtenus.

+/-30%

Lot 2 Prestations Pourcentage Conditions de versement du paiement : Paiements après livraison de délivrables et satisfaction des prestations rendues à 100%


Ne doit pas dépasser

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20% du montant du contrat.

80% après acceptation du plan stratégique par l’ARMP et dépôt du rapport de mission

+/-80%

Lot 3 Le paiement se fera sur une base bimensuelle, après évaluations satisfaisante des prestations jugées satisfaisantes par l’ARMP.

Lot 4 Prestations Pourcentage Conditions de versement du paiement :


Ne doit pas dépasser 20% du montant du contrat .

Paiements après satisfaction des services rendus à 100%

Rapport d’analyse de l’existant et proposition des améliorations

+/-30%

Formation des formateurs centrés sur l’ENA

+/-30%

Validation de nouveaux outils par les représentants des usagers et élaboration d’une feuille de route pour la mise en œuvre de nouveaux outils

+/-20%

22. Type de contrat devant être signé

X Contrat de services professionnels pour les montants de plus de 30,000.00 USD ; X Contrat institutionnel pour les montants de moins de 30,000.00USD.

23. Critère d’attribution du contrat

X Score combiné le plus élevé (l’offre technique comptant pour 70 % et le prix pour 30 %) ; X Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat du PNUD (CGC). Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission.

24. Critère d’évaluation de la soumission

X Soumission technique : - Expertise de l’entreprise -Méthodologie, son adéquation aux conditions et au calendrier du plan d’exécution -Structure de direction et qualifications du personnel clé X Soumission financière A calculer en comparant le montant de la soumission par rapport au montant le plus bas des soumissions reçues par le PNUD.

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25. Le PNUD attribuera le contrat à :

X Plusieurs prestataires de services : les lots sont divisibles, le prestataire est libre de soumissionner pour les lots de son choix .

26. Annexes de la présente RFP2

X Formulaire de présentation de la soumission (annexe 2) X Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3)3 X TDR détaillés pour chaque lot.

27. Personnes à contacter pour les demandes de renseignements (Demandes de renseignements écrites uniquement)4

Rose NITUNGA Chef de l’Unité Gouvernance et Etat de droit Tél : 22 30 11 31 (direct) courrier électronique : [email protected] Les réponses tardives du PNUD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si le PNUD estime qu’une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires.

2 Si les informations sont disponibles sur le Web, il est possible de ne fournir qu’un simple URL permettant d’y accéder.

3 Il est signalé aux prestataires de services que la non-acceptation des conditions générales (CG) peut constituer un motif

d’élimination du présent processus d’achat. 4 La personne à contacter et l’adresse sont indiquées à titre officiel par le PNUD. Si des demandes de renseignements

sont adressées à d’autres personnes ou adresses, même s’il s’agit de fonctionnaires du PNUD, le PNUD ne sera pas tenu

d’y répondre et ne pourra pas confirmer leur réception.

mailto:[email protected]

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Annexe 2

FORMULAIRE DE PRESENTATION DE LA SOUMISSION DU PRESTATAIRE DE SERVICES5

(Le présent formulaire doit être soumis uniquement sur le papier à en-tête officiel du prestataire de services

6)

[insérez le lieu et la date] A : PNUD Cher Monsieur

Le prestataire de services, soussigné, accepte par les présentes de fournir les prestations suivantes au PNUD conformément aux exigences définies dans la RFP en date du [précisez la date] et dans l’ensemble de ses annexes, ainsi qu’aux dispositions des conditions contractuelles générales du PNUD.

1. Proposition technique

A. Qualifications du prestataire de services

Documents requis : Le prestataire de services doit décrire et expliquer les raisons pour lesquelles il est le mieux à même de répondre aux exigences du PNUD en fournissant ce qui suit : a) Profil – décrivant la nature de l’activité, le domaine d’expertise, les licences, certifications, accréditations ; b) Licences commerciales – documents d’immatriculation, attestation du paiement des impôts, etc. ; (NIF, etc) c) Etats financiers vérifiés -par une société indépendante reconnue- les plus récents (2011 &

2012) – états des résultats et bilan pour témoigner de sa stabilité financière, de sa liquidité, de sa solvabilité et de sa réputation sur le marché, etc. ;

d) Antécédents – liste des clients ayant bénéficié de prestations similaires à celles que demande le PNUD, contenant une description de l’objet du contrat, de la durée du contrat, de la valeur du contrat et des références à contacter ;

e) Déclaration écrite de non-inscription sur la liste 1267/1989 du Conseil de sécurité de l’ONU, sur la liste de la division des achats de l’ONU ou sur toute autre liste d’exclusion de l’ONU.

5 Ceci sert de guide au prestataire de services dans le cadre de la préparation de sa soumission.

6 Le papier à en-tête officiel doit indiquer les coordonnées – adresses, courrier électronique, numéros de téléphone et de

fax – aux fins de vérification.

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B. Méthodologie proposée pour la fourniture des services

Le prestataire de services doit décrire la manière dont il entend répondre aux exigences du PNUD en fournissant une description détaillée des modalités d’exécution essentielles, des conditions d’information et des mécanismes d’assurance de la qualité qui seront mis en œuvre et en démontrant que la méthodologie proposée sera adaptée aux conditions locales et au contexte des prestations.

C. Qualifications du personnel clé

Le prestataire de services doit fournir : a) les noms et qualifications des membres du personnel clé qui fourniront les services, en

indiquant qui assumera les fonctions de chef d’équipe, qui aura un rôle de soutien, etc. ; b) les diplômes, CV et formulaire P11 témoignant les qualifications des intéressés, c) la confirmation écrite par chaque membre du personnel qu’il sera disponible pendant toute

la durée du contrat.

[Nom et signature de la personne habilitée par le prestataire de services] [Fonctions] [Date]

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2. Proposition financière

Pour chaque lot, le soumissionnaire doit fournir la soumission financière dans une enveloppe séparée de l’enveloppe contenant l’offre technique.

La soumission financière doit contenir la composition détaillée des coûts. Le montant du contrat

doit être un montant forfaitaire (lump sum) fondé sur les résultats. Ce montant doit inclure tous

les frais nécessaires pour la réalisation des résultats, incluant les frais de voyage, les DSA

conformément aux taux du PNUD au Burundi, les honoraires, etc…

a) Ventilation des coûts par élément

Description de l’activité Quantité Prix Unitaire Prix total

……

…..

…..

…..

…..

…..

…..

…..

Montant global

b) Ventilation de coût par prestation délivrée

Prestations [énumérez-les telles qu’elles

figurent dans la RFP]

Pourcentage du prix total Prix (forfaitaire,

tout compris)

1 Prestation 1

2 Prestation 2

3 ….

Total 100 %

*Ceci servira de fondement aux tranches de paiement

[Nom et signature de la personne habilitée par le

prestataire de services]

[Fonctions]

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Annexe 3

Conditions générales applicables aux services

1.0 STATUT JURIDIQUE :

Le prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d’un prestataire indépendant vis-à-vis du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le personnel et les sous-traitants du prestataire ne seront considérés à aucun titre comme étant les employés ou agents du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies.

2.0 SOURCE DES INSTRUCTIONS :

Le prestataire ne pourra demander à une autorité externe au PNUD ou accepter de celle-ci aucune instruction au titre de la fourniture de ses services en application du présent contrat. Le prestataire devra s’abstenir de tout acte susceptible d’avoir des conséquences préjudiciables pour le PNUD ou l’Organisation des Nations Unies et devra s’acquitter de ses obligations en tenant pleinement compte des intérêts du PNUD.

3.0 RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE AU TITRE DE SES EMPLOYES :

Le prestataire sera responsable des compétences professionnelles et techniques de ses employés et devra choisir, pour les besoins des prestations à fournir en application du présent contrat, des personnes fiables qui devront travailler avec efficacité dans le cadre de l’exécution du présent contrat, respecter les coutumes locales et se conformer à des normes morales et éthiques strictes.

4.0 CESSION :

Le prestataire devra s’abstenir de céder, de transférer, de nantir ou d’aliéner de toute autre manière le présent contrat, ou toute partie de celui-ci, ou ses droits, créances ou obligations aux termes du présent contrat, à moins d’avoir obtenu le consentement préalable et écrit du PNUD.

5.0 SOUS-TRAITANCE :

Si le prestataire a besoin des services de sous-traitants, il devra obtenir l’approbation et l’autorisation préalable du PNUD pour l’ensemble des sous-traitants. L’approbation d’un sous-traitant par le PNUD ne libérera le prestataire d’aucune de ses obligations aux termes du présent contrat. Les conditions de tout contrat de sous-traitance seront soumises aux dispositions du présent contrat et devront y être conformes.

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6.0 INTERDICTION DE FOURNIR DES AVANTAGES AUX FONCTIONNAIRES

Le prestataire garantit qu’il n’a fourni ou qu’il ne proposera à aucun fonctionnaire du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies un quelconque avantage direct ou indirect résultant du présent contrat ou de son attribution. Le prestataire convient que toute violation de la présente disposition constituera la violation d’une condition essentielle du présent contrat.

7.0 INDEMNISATION :

Le prestataire devra garantir, couvrir et défendre, à ses propres frais, le PNUD, ses fonctionnaires, agents, préposés et employés contre l’ensemble des actions, réclamations, demandes et responsabilités de toute nature, y compris leurs coûts et frais, résultant d’actes ou d’omissions du prestataire ou de ses employés, dirigeants, agents ou sous-traitants, dans le cadre de l’exécution du présent contrat. La présente disposition s’étendra, notamment, aux réclamations et responsabilités en matière d’accidents du travail, de responsabilité du fait des produits ou de responsabilité résultant de l’utilisation d’inventions ou de dispositifs brevetés, de documents protégés par le droit d’auteur ou d’autres éléments de propriété intellectuelle par le prestataire, ses employés, dirigeants, agents, préposés ou sous-traitants. Les obligations prévues par le présent article ne s’éteindront pas lors de la résiliation du présent contrat.

8.0 ASSURANCE ET RESPONSABILITES VIS-A-VIS DES TIERS :

8.1 Le prestataire devra souscrire et conserver une assurance tous risques au titre de ses biens et de tout matériel utilisé pour les besoins de l’exécution du présent Contrat.

8.2 Le prestataire devra souscrire et conserver toute assurance appropriée au titre des

accidents du travail, ou son équivalent, relativement à ses employés, afin de couvrir les demandes d’indemnisation liées à des blessures corporelles ou à des décès dans le cadre du présent contrat.

8.3 Le prestataire devra également souscrire et conserver une assurance responsabilité

civile d’un montant adéquat pour couvrir les demandes d’indemnisation des tiers liées à des décès ou blessures corporelles, ou à la perte ou l’endommagement de biens, résultant de la fourniture de services en application du présent contrat ou de l’utilisation de véhicules, navires, aéronefs ou autres matériels détenus ou loués par le prestataire ou ses agents, préposés, employés ou sous-traitants fournissant des prestations ou services au titre du présent Contrat.

8.4 Sous réserve de l’assurance contre les accidents du travail, les polices d’assurance

prévues par le présent article devront :

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8.4.1 nommer le PNUD en qualité d’assuré supplémentaire ; 8.4.2 inclure une renonciation à subrogation de l’assureur dans les droits du

prestataire contre le PNUD ; 8.4.3 prévoir que le PNUD recevra une notification écrite des assureurs trente (30)

jours avant toute résiliation ou modification des assurances. 8.5 Le prestataire devra, en cas de demande en ce sens, fournir au PNUD une

preuve satisfaisante des assurances requises aux termes du présent article.

9.0 CHARGES/PRIVILEGES :

Le prestataire devra s’abstenir de causer ou de permettre l’inscription ou le maintien d’un privilège, d’une saisie ou autre charge par toute personne auprès de toute administration publique ou du PNUD sur toute somme exigible ou devant le devenir au titre de prestations réalisées ou de matériaux fournis en application du présent Contrat ou en raison de toute autre réclamation ou demande dirigée contre le prestataire.

10.0 PROPRIETE DU MATERIEL :

Le PNUD conservera la propriété du matériel et des fournitures qu’il pourra fournir et ledit matériel devra lui être restitué à l’issue du présent contrat ou lorsque le prestataire n’en aura plus besoin. Lors de sa restitution au PNUD, ledit matériel devra être dans le même état que lors de sa remise au prestataire, sous réserve de l’usure normale. Le prestataire sera tenu d’indemniser le PNUD au titre du matériel qui sera considéré comme étant endommagé ou dégradé au-delà de l’usure normale.

11.0 DROITS D’AUTEUR, BREVETS ET AUTRES DROITS PATRIMONIAUX :

11.1 Sous réserve des dispositions contraires expresses et écrites du contrat, le PNUD pourra revendiquer l’ensemble des droits de propriété intellectuelle et autres droits patrimoniaux et, notamment, les brevets, droits d’auteur et marques se rapportant aux produits, processus, inventions, idées, savoir-faire ou documents et autres matériels que le prestataire aura développés pour le PNUD dans le cadre du contrat et qui seront directement liés à l’exécution du contrat, ou produits, préparés ou obtenus du fait ou au cours de son exécution, et le prestataire reconnaît et convient que lesdits produits, documents et autres matériels constitueront des œuvres réalisées contre rémunération pour le PNUD.

11.2 Lorsque lesdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux

contiendront des droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux du prestataire : (i) existant antérieurement à l’exécution par le prestataire de ses obligations aux termes du contrat, ou (ii) que le prestataire pourra ou aura pu développer ou acquérir indépendamment de l’exécution de ses obligations aux termes du contrat, le PNUD ne se prévaudra d’aucun droit de propriété sur ceux-ci et le prestataire accorde par les présentes au PNUD une licence perpétuelle d’utilisation desdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux uniquement aux fins du contrat et conformément à ses conditions.

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11.3 Si le PNUD en fait la demande, le prestataire devra pendre toute mesure nécessaire,

signer tout document requis et, d’une manière générale, prêter son assistance aux fins de l’obtention desdits droits patrimoniaux et de leur transfert ou de leur fourniture sous licence au PNUD, conformément aux dispositions du droit applicable et du contrat.

11.4 Sous réserve des dispositions qui précèdent, l’ensemble des cartes, dessins, photos,

mosaïques, plans, rapports, estimations, recommandations, documents et toutes les autres données compilées ou reçues par le prestataire en application du présent contrat seront la propriété du PNUD, devront être mis à sa disposition aux fins d’utilisation ou d’inspection à des heures raisonnables et en des lieux raisonnables, devront être considérés comme étant confidentiels et ne devront être remis qu’aux fonctionnaires autorisés du PNUD à l’issue des prestations réalisées en application du contrat.

12.0 UTILISATION DU NOM, DE L’EMBLEME OU DU SCEAU OFFICIEL DU PNUD OU DE

L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES :

Le prestataire devra s’abstenir de faire connaître ou de rendre publique de toute autre manière le fait qu’il fournit des prestations au PNUD et devra également s’abstenir de toute utilisation du nom, de l’emblème ou du sceau officiel du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies ou de toute abréviation du nom du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies dans le cadre de son activité ou par ailleurs.

13.0 CONFIDENTIALITE DES DOCUMENTS ET INFORMATIONS :

Les informations et données considérées par l’une ou l’autre des parties comme étant exclusives qui seront communiquées ou divulguées par l’une des parties (le « Divulgateur ») à l’autre partie (le « Destinataire ») au cours de l’exécution du contrat et qui seront qualifiées d’informations confidentielles (les « Informations ») devront être protégées par ladite partie et traitées de la manière suivante :

13.1 Le destinataire (le « Destinataire ») desdites informations devra :

13.1.1 faire preuve de la même prudence et de la même discrétion pour éviter toute

divulgation, publication ou dissémination des Informations du Divulgateur que celles auxquelles il s’astreint pour ses propres informations similaires qu’il ne souhaite pas divulguer, publier ou disséminer ; et

13.1.2 utiliser les Informations du Divulgateur uniquement aux fins pour lesquelles elles auront été divulguées.

13.2 A condition que le Destinataire signe avec les personnes ou entités suivantes un

accord écrit les obligeant à préserver la confidentialité des Informations conformément au contrat et au présent article 13, le Destinataire pourra divulguer les Informations :

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13.2.1 à toute autre partie, avec le consentement préalable et écrit du Divulgateur ; et

13.2.2 aux employés, responsables, représentants et agents du Destinataire qui auront besoin de prendre connaissance desdites Informations pour les besoins de l’exécution d’obligations prévues par le contrat, et aux employés, responsables, représentants et agents de toute personne morale qu’il contrôlera, qui le contrôlera ou qui sera avec lui sous le contrôle commun d’un tiers, qui devront également en prendre connaissance pour exécuter des obligations prévues aux termes du contrat, sachant toutefois qu’aux fins des présentes, une personne morale contrôlée désigne :

13.2.2.1 une société dans laquelle la partie concernée détient ou contrôle de

toute autre manière, directement ou indirectement, plus de cinquante pour cent (50 %) des actions assorties du droit de vote ; ou

13.2.2.2 une entité dont la direction effective est contrôlée par la partie concernée ; ou

13.2.2.3 s’agissant du PNUD, un fonds affilié tel que l’UNCDF, l’UNIFEM ou l’UNV.

13.3 Le prestataire pourra divulguer les Informations dans la mesure requise par la loi,

sachant toutefois que, sous réserve des privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies et sans renonciation à ceux-ci, le prestataire devra notifier au PNUD suffisamment à l’avance une demande de divulgation des Informations afin de lui donner la possibilité de prendre des mesures de protection ou toute autre mesure opportune avant qu’une telle divulgation ne soit effectuée.

13.4 Le PNUD pourra divulguer les Informations dans la mesure requise par la Charte des

Nations Unies, les résolutions ou règlements de l’Assemblée générale ou les règles édictées par le Secrétaire général.

13.5 Le Destinataire n’aura pas l’interdiction de divulguer les Informations qu’il aura

obtenues d’un tiers sans restriction, qui seront divulguées par le Divulgateur à un tiers sans obligation de confidentialité, qui seront antérieurement connues du Destinataire ou qui seront développées à tout moment par le Destinataire de manière totalement indépendante de toute divulgation effectuée dans le cadre des présentes.

13.6 Les présentes obligations et restrictions en matière de confidentialité produiront

leurs effets au cours de la durée du contrat, y compris pendant toute prorogation de celui-ci, et, sauf disposition contraire figurant au contrat, demeureront en vigueur postérieurement à sa résiliation.

14.0 FORCE MAJEURE ; AUTRES CHANGEMENTS DE SITUATION

14.1 En cas de survenance d’un quelconque évènement constituant un cas de force majeure et aussi rapidement que possible après sa survenance, le prestataire devra en notifier par écrit le PNUD avec l’ensemble des détails s’y rapportant si le

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prestataire se trouve de ce fait dans l’incapacité totale ou partielle d’exécuter ses obligations et de s’acquitter de ses responsabilités aux termes du contrat. Le prestataire devra également notifier au PNUD tout autre changement de situation ou la survenance de tout évènement compromettant ou risquant de compromettre l’exécution de ses obligations aux termes du contrat. Dès réception de la notification requise par le présent article, le PNUD prendra les mesures qu’il considérera, à sa seule et entière discrétion, comme étant opportunes ou nécessaires au regard des circonstances, y compris l’octroi au prestataire d’un délai supplémentaire raisonnable pour exécuter ses obligations aux termes du contrat.

14.2 Si, en raison d’un cas de force majeure, le prestataire est définitivement incapable

de s’acquitter, en tout ou en partie, de ses obligations et de ses responsabilités aux termes du contrat, le PNUD aura le droit de suspendre ou de résilier le présent contrat selon les mêmes conditions que celles qui figurent dans l’article 15 « Résiliation », sachant toutefois que le délai de préavis sera de sept (7) jours au lieu de trente (30) jours.

14.3 Le terme de force majeure, tel qu’il est utilisé dans le présent article désigne des

catastrophes naturelles, une guerre (déclarée ou non), une invasion, une révolution, une insurrection ou d’autres actes d’une nature ou d’une force similaire.

14.4 Le prestataire reconnaît et convient qu’en ce qui concerne les obligations prévues au

contrat que le prestataire doit exécuter dans ou pour les régions dans lesquelles le PNUD est engagé ou se prépare à s’engager dans des opérations de maintien de la paix, humanitaires ou similaires ou dans lesquelles le PNUD se désengage de telles opérations, toute exécution tardive ou inexécution desdites obligations liée à des conditions difficiles dans lesdites régions ou à des troubles civils y survenant ne constituera pas, en soi, un cas de force majeure au sens du contrat.

15.0 RESILIATION

15.1 Chaque partie pourra résilier le présent contrat pour un motif déterminé, en tout ou en partie, en adressant à l’autre partie un préavis écrit de trente (30) jours. L’engagement d’une procédure d’arbitrage conformément à l’article 16.2 (« Arbitrage ») ci-dessous ne pourra pas être considéré comme constituant une résiliation du présent contrat.

15.2 Le PNUD se réserve le droit de résiliation le présent contrat sans motif à tout

moment, en adressant au prestataire un préavis écrit de 15 jours. Dans ce cas, le PNUD devra rembourser au prestataire l’ensemble des frais raisonnables que celui-ci aura engagés avant de recevoir ledit préavis.

15.3 En cas de résiliation par le PNUD en application du présent article, aucun paiement

ne sera dû par le PNUD au prestataire, à l’exception des prestations et services fournis de manière satisfaisante et conformément aux conditions expresses du présent contrat.

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15.4 Si le prestataire est mis en redressement judiciaire ou en liquidation, s’il tombe en cessation de paiements, s’il procède à une cession au profit de ses créanciers ou si un administrateur judiciaire est nommé en raison de sa cessation de paiements, le PNUD pourra, sans préjudice de tout autre droit ou recours dont il pourra disposer aux termes des présentes conditions, résilier le présent contrat sur-le-champ. Le prestataire devra immédiatement informer le PNUD de la survenance de l’un quelconque des évènements susmentionnés.

16.0 REGLEMENT DES DIFFERENDS

16.1 Règlement amiable. Les parties devront faire tout leur possible pour régler à l’amiable les différends, litiges ou réclamations liés au présent contrat ou à sa violation, à sa résiliation ou à sa nullité. Lorsque les parties tenteront de parvenir à un tel règlement amiable par la conciliation, celle-ci devra se dérouler conformément au Règlement de conciliation de la CNUDCI qui sera alors en vigueur, ou selon toute autre procédure dont les parties pourront convenir entre elles.

16.2 Arbitrage. Les différends, litiges ou réclamations entre les parties liés au présent

contrat ou à sa violation, à sa résiliation ou à sa nullité qui n’auront pas fait l’objet d’un règlement amiable en application de l’article 16.1 ci-dessus, sous soixante (60) jours à compter de la réception par l’une des parties de la demande aux fins de règlement amiable de l’autre partie, devront être soumis par l’une ou l’autre des parties à un arbitrage, conformément au Règlement d’arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur. Les décisions du tribunal arbitral devront être fondées sur des principes généraux de droit commercial international. En ce qui concerne l’ensemble des questions relatives à la preuve, le tribunal arbitral devra suivre les règles additionnelles régissant la présentation et la réception des preuves dans les arbitrages commerciaux internationaux de l’Association internationale du barreau, édition du 28 mai 1983. Le tribunal arbitral sera habilité à ordonner la restitution ou la destruction de marchandises ou de tout bien, corporel ou incorporel, ou de toute information confidentielle fournie en application du contrat, à ordonner la résiliation du contrat, ou à ordonner que toute mesure de protection soit prise relativement à des marchandises, services ou à tout autre bien, corporel ou incorporel, ou à toute information confidentielle fournie dans le cadre du contrat, s’il y a lieu, conformément au pouvoir du tribunal arbitral aux termes de l’article 26 (« Mesures provisoires ou conservatoire ») et de l’article 32 (« Forme et effet de la sentence ») du Règlement d’arbitrage de la CNUDCI. Le tribunal arbitral n’aura pas le pouvoir d’allouer des dommages et intérêts punitifs. En outre, sauf disposition contraire expresse du contrat, le tribunal arbitral n’aura pas le pouvoir d’allouer des intérêts supérieurs au taux interbancaire offert à Londres (« LIBOR ») alors en vigueur, et il ne pourra s’agir que d’intérêts simples. Les parties seront liées par toute sentence arbitrale rendue dans le cadre d’un tel arbitrage à titre de règlement final desdits différends, litiges ou réclamations.

17.0 PRIVILEGES ET IMMUNITES

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Aucune disposition du présent contrat ou y relative, qu’elle soit expresse ou implicite, ne pourra être considérée comme emportant renonciation aux privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies, ainsi que de ses organes subsidiaires.

18.0 EXONERATION FISCALE

18.1 La section 7 de la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies prévoit notamment que l’Organisation des Nations Unies, ainsi que ses organes subsidiaires, sont exonérés de tout impôt direct, sous réserve de la rémunération de services d’utilité publique, ainsi que des droits de douane et redevances de nature similaire à l’égard d’objets importés ou exportés pour leur usage officiel. Si une quelconque autorité gouvernementale refuse de reconnaître l’exonération de l’Organisation des Nations Unies au titre desdits impôts, droits ou redevances, le prestataire devra immédiatement consulter le PNUD afin de décider d’une procédure mutuellement acceptable.

18.2 Par conséquent, le prestataire autorise le PNUD à déduire de la facture du prestataire

toute somme correspondant auxdits impôts, droits ou redevances, à moins que le prestataire n’ait consulté le PNUD avant leur paiement et que le PNUD n’ait, dans chaque cas, expressément autorisé le prestataire à payer lesdits impôts, droits ou redevances sous toute réserve. Dans ce cas, le prestataire devra fournir au PNUD la preuve écrite de ce que le paiement desdits impôts, droits ou redevances aura été effectué et dûment autorisé.

19.0 TRAVAIL DES ENFANTS Le prestataire déclare et garantit que lui-même et ses fournisseurs ne se livrent à aucune

pratique contraire aux droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l’enfant, y compris dans son article 32 qui prévoit notamment qu’un enfant ne peut être astreint à aucun travail comportant des risques ou susceptibles de compromettre son éducation ou de nuire à sa santé ou à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social.

Toute violation de la déclaration et de la garantie qui précèdent autorisera le PNUD à résilier le

présent bon de commande immédiatement par notification adressée au fournisseur, sans être redevable des frais de résiliation ou engager sa responsabilité à quelque autre titre que ce soit.

20.0 MINES Le fournisseur déclare et garantit que lui-même et ses fournisseurs ne participent pas

activement et directement à des activités ayant trait aux brevets, au développement, à l’assemblage, à la production, au commerce ou à la fabrication de mines ou à de telles activités au titre de composants principalement utilisés dans la fabrication de mines. Le terme « mines » désigne les engins définis à l’article 2, paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II annexé à la Convention de 1980 sur l’interdiction ou la limitation de l’emploi de certaines armes

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classiques qui peuvent être considérées comme produisant des effets traumatiques excessifs ou comme frappant sans discriminations.

Toute violation de la déclaration et de la garantie qui précèdent autorisera le PNUD à résilier le

présent contrat immédiatement par notification adressée au prestataire, sans être redevable des frais de résiliation ou engager sa responsabilité à quelque autre titre que ce soit.

21.0 RESPECT DES LOIS

Le prestataire devra se conformer à l’ensemble des lois, règlements et règles se rapportant à l’exécution de ses obligations aux termes du présent contrat.

22.0 EXPLOITATION SEXUELLE

22.1 Le prestataire devra prendre l’ensemble des mesures appropriées pour empêcher la commission à l’encontre de quiconque d’actes d’exploitation ou d’abus sexuel par le prestataire lui-même, par l’un quelconque de ses employés ou par toute autre personne pouvant être engagée par le prestataire pour fournir tout service en application du contrat. A cet égard, toute activité sexuelle avec une personne de moins de dix-huit ans, indépendamment de toute loi relative au consentement, constituera un acte d’exploitation et d’abus sexuels à l’encontre d’une telle personne. En outre, le prestataire devra s’abstenir d’échanger de l’argent, des biens, des services, des offres d’emploi ou d’autres choses de valeur contre des faveurs ou des activités sexuelles ou de se livrer à des activités sexuelles constitutives d’actes d’exploitation ou dégradantes, et devra prendre l’ensemble des mesures appropriées pour interdire à ses employés ou aux autres personnes qu’il aura engagées d’agir de la sorte. Le prestataire reconnaît et convient que les présentes dispositions constituent une condition essentielle du contrat et que toute violation de la présente déclaration et de la présente garantie autorisera le PNUD à résilier le contrat immédiatement par notification adressée au prestataire, sans être redevable des frais de résiliation ou engager sa responsabilité à quelque autre titre que ce soit.

22.2 Le PNUD ne fera pas application de la règle précédente relative à l’âge lorsque

l’employé du prestataire ou toute autre personne pouvant être engagée par celui-ci pour fournir des services en application du contrat sera marié à la personne de moins de dix-huit ans avec laquelle ledit employé ou ladite autre personne aura eu une activité sexuelle et lorsqu’un tel mariage sera reconnu comme étant valable par les lois du pays de citoyenneté dudit employé ou de ladite autre personne.

20. POUVOIR DE MODIFICATION

Conformément au règlement financier et aux règles de gestion financière du PNUD, seul le fonctionnaire autorisé du PNUD a le pouvoir d’accepter pour le compte du PNUD toute modification apportée au présent contrat, une renonciation à l’une quelconque de ses dispositions ou toute relation contractuelle supplémentaire avec le prestataire. Par conséquent, aucune modification du présent contrat ne sera valable et opposable au PNUD

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à moins de faire l’objet d’un avenant au présent contrat signé par le prestataire et le fonctionnaire autorisé du PNUD conjointement.

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Annexe 4

TERMES DE REFERENCE

I. Lot n°1

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT

TERMES DE REFERENCE

Cabinet pour l’élaboration et la mise en œuvre

d’une nouvelle grille de classification des emplois et des salaires de l’administration publique burundaise.

I. Information sur la mission

Intitulé de la mission: Elaboration et mise en œuvre d’une nouvelle grille de

classification des emplois et des salaires de l’administration publique burundaise

Lieu de la mission : Bujumbura Durée de la mission : Six mois Date de début souhaité : Janvier –juillet 2014

II. Contexte

Les dernières élections au Burundi ont permis au pays, depuis 2010, de consolider son expérience démocratique et d’amorcer le passage d’une situation post-conflit vers une stabilité favorisant le développement. Dans ce cadre, le Burundi a inscrit à son agenda l’amélioration de la gouvernance à tous points de vue afin de promouvoir un développement durable. Ainsi, le pays est entré dans une phase d’élaboration d’outils de planification et de mise en œuvre de stratégies de développement. La Vision 2025, le CSLP II et d’autres stratégies nationales ont été adoptées ou sont en voie de l’être (bonne gouvernance, renforcement des capacités…). L’intégration du Burundi dans la Communauté Est Africaine implique aussi un certain nombre de réformes dans plusieurs secteurs pour un alignement aux standards internationaux et une harmonisation avec les autres pays de la sous-région. Des réflexions pour la conduite d’une réforme globale de l’administration publique ont été entreprises et différentes actions en ce sens ont été menées. La nécessité d’un programme global de réforme de l’administration publique s’est faite sentir pour la consolidation des actions menées et la planification d’une démarche pragmatique, progressive et cohérente, menant au développement d’une administration publique plus performante et davantage orientée vers les services aux citoyens.

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C’est ainsi que le Burundi s’est doté au mois d’avril 2012 d’un Programme National de Réforme de l’Administration Publique « PNRA » qui propose 35 actions pour l’amélioration des prestations de l’administration publique. L’un des axes majeurs du PNRA concerne le rétablissement de l’équité salariale (« l’harmonisation des salaires ») dans l’administration publique. Une étude sur la Politique Salariale du Secteur Public, menée en 2012, a proposé une série de mesures visant à mettre en place une politique des salaires qui permette de restaurer l’équité salariale. Une des conclusions majeures de cette étude est que l’administration publique ne pourra instaurer une équité salariale permanente qu’en restructurant fondamentalement les grilles de classification des emplois et des salaires existantes. Ces dernières en effet reposent souvent sur des critères qui ne tiennent en aucun compte du contenu des emplois exercés. Le diplôme initial et l’ancienneté définissent seuls le classement, le salaire de base et l’évolution professionnelle. Ce faisant, un système opaque de disparités salariales s’est créé, conduisant à un mécontentement généralisé et à des pressions catégorielles constantes renforçant plus encore l’opacité du système de rémunérations. Seule une reconstruction de la grille de classification des emplois et des salaires du secteur public sur la base des fonctions occupées couvrant l’ensemble du personnel dont la rémunération dépend du budget public pourra fixer des écarts salariaux objectivement définis. Ainsi pourra véritablement être appliquée le principe de l’O.I.T. de salaire égal pour un travail de valeur égale. Une classification fondée sur le contenu de travail permettra aux fonctionnaires, et plus généralement aux agents publics, placés au même grade et au même échelon de bénéficier d’un salaire (traitement) égal, conformément aux dispositions de la Constitution, reprises dans le statut général des fonctionnaires en vigueur. Une telle grille devra permettre de classer par équivalence l’ensemble des agents publics quel que soit leur statut, sans remettre en cause par ailleurs l’existence nécessaire de statut particulier.

III. Objectifs de la mission

1. Recueillir des exemples de grilles de classification dans l’administration publique

d’autres pays, notamment Est Africain ; 2. Identifier celles qui sont le mieux adaptées à la réalité burundaise ; 3. Mettre en place la méthode d’évaluation des emplois, décrire les catégories d’emplois

et leur classement respectif au sein d’une nouvelle structure de grades et d’indices ; 4. Définir l’écart hiérarchique global souhaitable en s’inspirant d’exemples d’autres pays ; 5. Mettre en place la méthode de classement individuel dans la nouvelle structure

(grilles) ; 6. Analyser les écarts observés au sein de chaque nouveau grade et proposer une

méthode d’ajustement. 7. Former une masse critique de techniciens en classification des emplois au sein de

l’administration publique, qui pourront gérer le système et travailler sur les mises à

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jour éventuelles dans le futur.

IV. Fonctions et responsabilités

L’équipe d’experts en classification travaillera en étroite collaboration et sous l’encadrement technique du Bureau pour l’Amélioration des Structures de l’Administration Publique (Bureau ASAP) du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale et de l’Expert International ayant réalisé l’étude sur la Politique Salariale du Secteur Public « PSSP ». Au niveau du PNUD, le suivi de la mission sera assuré par le Chef de l’Unité Gouvernance et Etat de Droit. Leurs services et expertises sont requis pour :

1. Constituer au sein de l’Administration Publique une équipe technique qui accompagnera le processus et la former à l’analyse des emplois. Cette équipe constituera par la suite une unité chargée de gérer la gestion des classifications des emplois. Elle servira de support technique pour la gestion des recours collectifs ou individuels futurs inhérents au fonctionnement de ce système ;

2. Analyser globalement les principales fonctions présentes dans l’ensemble de l’administration publique. Cette analyse s’appuiera notamment sur les textes des différents statuts et décrets mais aussi sur des rencontres et entrevues avec les personnes qui connaissent le mieux le fonctionnement de chaque ministère et autres structures dépendant du budget public ainsi que les partenaires sociaux ;

3. Analyser globalement la manière dont les emplois actuels se répartissent au sein de ces fonctions ;

4. Sélectionner des exemples de grilles de classification des emplois de l’administration publique d’autres pays les mieux adaptés à la réalité burundaise ;

5. En collaboration avec l’équipe formée, sélectionner la méthode de classification des emplois la mieux adaptée aux types d’emplois qui devront être classés ;

6. Consulter les partenaires sociaux et les principaux intéressés sur la méthode de classification choisie et sur la structure de la grille qui aura été retenue. Cette consultation devra être faite à chaque étape clef du processus ;

7. Etablir, en consultation avec le Gouvernement du Burundi, les partenaires sociaux et les partenaires au développement, une feuille de route sur le processus qui sera mis en œuvre ;

8. Etablir la structure de base de la nouvelle grille de classification ; 9. Mettre en place une méthode qui permettra dans les meilleurs délais de décrire

chaque emploi actuel et de les classer dans la nouvelle structure ; 10. Le suivi de ce processus de description et de classement des emplois sera fait par

l’équipe constituée au paragraphe 1 ainsi que les experts nationaux, l’expertise internationale en assurera la supervision globale ;

11. Analyser et ajuster le résultat final ; 12. Présenter et faire valider la nouvelle classification auprès d’une commission

technique incluant les partenaires sociaux ; 13. Proposer un mécanisme de recours ; 14. Analyser les écarts salariaux qui pourront apparaître au sein des nouveaux grades ; 15. Proposer un processus de réduction des ces écarts éventuels et le faire valider par

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la Commission technique.

V. Produits attendus

1. Un kit de formation sur la Classification des Emplois ; 2. Une équipe de techniciens nationaux est rodée en matière de Classification des

Emplois et en gestion du système ; 3. Une Nouvelle grille de Classification des Emplois avec la définition de chaque grade

en termes de contenu générique ; 4. Un manuel sur les procédures de classement ; 5. Un document décrivant la procédure de recours ; 6. Un rapport de fin de mission.

VI. Profil du cabinet /bureau d’études et modalités de la mission

La consultation sera réalisée par un cabinet ou bureau d’études disposant d’une expérience avérée en matière de classification des emplois et rémunération. L’équipe d’exécution devra être composée de quatre consultants : deux consultants internationaux et deux consultants nationaux. Le cabinet devra clairement préciser, dans sa note technique, les rôles et responsabilités des consultants alignés, en se référant aux résultats attendus et aux tâches assignées à la mission. Il devra en outre nommer parmi les consultants internationaux alignés, l’expert chef de mission qui devra répondre au nom de toute l’équipe. Les consultants internationaux devront répondre au profil suivant :

Etre titulaires d’un diplôme universitaire de niveau supérieur (niveau maîtrise ou équivalent) en gestion, administration publique, relations de travail, économie ou discipline similaire

Avoir au minimum 10 ans d’expérience professionnelle dont au moins 5 années en matière de classification des emplois et rémunération

Avoir des connaissances et expériences professionnelles de mise en œuvre des politiques de classification des emplois et rémunération dans des pays en voie de développement et/ou des pays sortant de crises ou de conflits

Bonne connaissance de l’environnement politique et de l’administration publique des pays africains en situation de post conflit en général; la connaissance du contexte burundais constitue un avantage

Capacité prouvée à travailler en milieu institutionnel avec de hauts responsables des ministères, des partenaires au développement, ainsi que des partenaires sociaux

Une excellente maîtrise de la langue française est exigée Les consultants nationaux devront quant à eux répondre au profil suivant :

Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau supérieur (niveau licence ou équivalent) en gestion, administration publique, relations de travail, économie ou discipline similaire

Avoir au moins 10 années d’expérience professionnelle ayant permis d’acquérir des connaissances approfondies de l’Administration Publique Burundaise et de ses règles de gestion et de rémunération.

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Capacité prouvée à travailler en milieu institutionnel avec de hauts responsables des ministères, des partenaires au développement, ainsi que des partenaires sociaux.

Une excellente maîtrise de la langue française est exigée

Compétences organisationnelles et fonctionnelles : Respect des valeurs d’intégrité Professionnalisme Respect de la diversité Esprit d’équipe Orientation client Excellentes capacités analytiques et rédactionnelles Excellentes capacités d’expression et de présentation Compétences avérées en matière d’appui-conseil et plaidoyer Sens prononcé du leadership Aptitudes à travailler sous pression et dans le respect des délais

La période de travail des consultants internationaux ne dépassera pas six mois de travail rémunéré et sera planifiée par intermittence, en fonction du calendrier de travail qui aura été convenu. Le cabinet fera une proposition technique sur la base des produits attendus et des tâches listées ci-dessus, d’un plan de travail assorti d’un chronogramme d’activités ainsi que d’une offre financière subséquente. Les produits devront être obtenus dans un délai ne dépassant pas une année, à partir de la date de prise de fonction, exception faite des interruptions qui viendraient à survenir en cours d’exécution. La proposition technique du cabinet retenu sera discutée par la partie nationale et le PNUD pour se convenir des modalités opérationnelles de sa mise en œuvre. Un calendrier d’activités sera établi avant le démarrage des activités, et au plus tard dans les trois jours suivant la prise de fonction.

Capitalisant sur le rapport relatif à la Politique Salariale du Secteur Public et d’autres études, les consultants devront proposer une méthodologie permettant à la fois une analyse en profondeur de la situation et des solutions réalistes ainsi que la participation inclusive des acteurs concernés, favorisant l’appropriation et le succès de la démarche.

Ils devront analyser la situation et enrichir le diagnostic de leur expertise en classification des emplois et rémunération et de recherches complémentaires (lectures, entretiens…), et proposer les ateliers qui s’imposent à la progression des travaux et à l’appropriation du processus. La nouvelle grille de classification des emplois fera l’objet d’une validation par le Groupe Thématique « Appui à la Réforme de l’Administration Publique » et par le Comité de Pilotage avant d’être validée au cours d’un atelier national.

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VII. Evaluation des offres Les soumissionnaires présenteront une offre technique qui consistera en la compréhension de la mission, approche méthodologique et plan de travail, ainsi qu’un calendrier d’activités. Une offre financière subséquente devra également être proposée. Seuls les soumissionnaires dont les propositions techniques auront obtenu 70% et plus seront considérés pour l’évaluation financière. Le contrat sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu le score le plus élevé en utilisant la méthode de l’analyse cumulative des soumissions technique (70%) et financière (30%).

Les candidatures féminines sont encouragées.

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Lot n°2


TERMES DE REFERENCE

Cabinet pour l’élaboration d’un plan stratégique triennal

2014-2016 de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics du Burundi assorti d’un plan d’action budgétisé.


Intitulé de la mission: Elaboration d’un plan stratégique triennal 2014-2016 de

l’Autorité de Régulation des Marchés Publics du Burundi assorti d’un plan d’action budgétisé

Lieu de la mission : Bujumbura Durée de la mission : 3 semaines (15 jours ouvrables) Date de début souhaité : Janvier – février 2014

II. Contexte

Le Gouvernement du Burundi s’est engagé dans la voie du renforcement de la bonne gouvernance et de la transparence dans la gestion des affaires publiques à travers l’adoption en novembre 2011 de la Stratégie Nationale de Bonne Gouvernance et de Lutte contre la Corruption (SNBGLC) pour la période 2011-2015, qui constitue le cadre de référence pour l’ensemble des interventions dans ce secteur. Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), aux côtés des autres partenaires techniques, a appuyé la formulation de cette stratégie et accompagne aujourd’hui le Gouvernement du Burundi dans sa mise en œuvre à travers un projet d’appui à la SNBGLC signé en Février 2013. L’un des principaux objectifs de ce projet est le renforcement des capacités des institutions supérieures de contrôle et de lutte contre la corruption, parmi lesquelles l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ci-après dénommée « A.R.M.P. »), autorité administrative indépendante dotée de la personnalité juridique et de l’autonomie administrative et financière. La création de cette institution par le Gouvernement du Burundi s’inscrit plus largement dans le cadre de la réforme globale du système de gestion des marchés publics initiée en 2008 avec l’adoption de la loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant

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Code des Marchés Publics qui consacre la création de cette institution (articles 13-14). Institution clé en matière de contrôle et de lutte contre la corruption, l’ARMP a entres autres missions et attributions de : a. veiller, par des études et avis réguliers, à la saine application de la réglementation et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer l’efficience du système des marchés publics; b. élaborer, diffuser, et mettre à jour, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides d’évaluation et progiciels appropriés. En vue d’être en mesure de s’acquitter des missions qui lui sont conférées, l’ARMP a besoin de se doter d’instruments de planification stratégique adaptés. C’est dans ce cadre que le PNUD appuie cette institution dans l’élaboration d’un plan stratégique triennal couvrant la période 2014-2016 assorti d’un plan d’action budgétisé.


Objectif général La mission consiste en l’élaboration d’un plan stratégique triennal 2014-2016 de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics du Burundi. Objectifs spécifiques Plus spécifiquement, il s’agira de :

i) Dresser un état des lieux aussi exhaustif que possible du fonctionnement actuel de l’ARMP du Burundi à la lumière des missions et attributions qui lui sont assignées en vertu des dispositions légales et réglementaires qui la régissent ainsi que des moyens mis à sa disposition;

ii) Sur la base du diagnostic qui aura été établi i), définir, en étroite collaboration avec les responsables de l’ARMP, une vision globale de celle-ci, ainsi que les grands axes stratégiques dans un horizon triennal (2014-2016);

iii) Sur base de la vision qui aura été définie et des axes stratégiques identifiés ii), élaborer un

plan stratégique assorti d’un plan d’action budgétisé.


L’équipe aura à réaliser les tâches ci-après :

i) Analyser les missions et attributions confiées à l’ARMP en vertu des dispositions légales et réglementaires qui la régissent;

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ii) Identifier les ressources mises à sa disposition ; iii) Rédiger une note diagnostique dressant un état des lieux aussi exhaustif que possible du

fonctionnement actuel de l’ARMP et mettant en évidence les défis et opportunités qui en découlent, assortie de recommandations pour le renforcement de ses compétences

iv) Mener des séances de concertation avec les responsables ARMP v) Rédiger une note analytique définissant une vision globale de l’ARMP dans un horizon

triennal (2014-2016), ainsi que les axes stratégiques pour la réalisation de cette vision. vi) Elaborer un Plan Stratégique vii) Elaborer un Plan d’Action viii) Réaliser un costing du Plan d’Action ix) Rédiger un rapport final de mission

L’équipe travaillera directement avec les responsables de l’ARMP en vue de produire un document qui fera l’objet d’une appropriation de la part de l’institution concernée. Elle devra aussi collaborer avec les responsables du Ministère à la Présidence en charge de la Bonne Gouvernance et de la Privatisation ainsi qu’avec l’Unité Gouvernance Etat de Droit du PNUD.


5. L’état des lieux du fonctionnement actuel de l’ARMP permet de dégager des recommandations

pour le renforcement de ses compétences 6. Ce diagnostic permet à son tour de dégager une vision globale de cette institution dans un

horizon triennal (2014-2016), ainsi que les axes stratégiques de cette vision. 7. Un plan stratégique est élaboré, assorti d’un plan d’action budgétisé .

VI. Profil du cabinet /bureau d’étude et modalités de la mission

La mission sera réalisée par un cabinet /bureau d’étude dont l’équipe répond aux qualifications suivantes : Expérience avérée d’au moins cinq ans avec les autorités de régulation des marchés publics ou

autres institutions supérieures de contrôle; Expérience dans l’élaboration de plans stratégiques pour des institutions supérieures de contrôle ; Au moins 3 années d’expérience en Afrique. Le cabinet international/bureau d’études devra par ailleurs proposer une équipe d’au moins deux consultants, un consultant international et un consultant national. Le consultant international devra répondre au profil suivant : Diplôme postuniversitaire (Bac+5 minimum) dans un domaine pertinent à la consultation, en

particulier le contrôle (droit, sciences économiques, finances publiques et/ou gestion) Avoir une expérience d’au moins 3 ans avec les autorités de régulation des marchés publics ou les

autres structures de gestion des marchés publics, dont au moins deux années en Afrique ; Excellente maîtrise de la langue française Le consultant national devra avoir le profil ci-après :

34

Au moins une licence en sciences économiques et administratives, en droit, en gestion ou en toute autre discipline similaire ;

Avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 ans en matière passation des marchés, et d’au moins 3 ans dans le domaine des marchés publics ;

Maitriser l’environnement institutionnel et légal des marchés publics burundais. Les qualifications incluent les compétences organisationnelles et fonctionnelles suivantes pour les deux profils : Respect des valeurs d’intégrité Professionnalisme Respect de la diversité Esprit d’équipe Orientation client Excellentes capacités analytiques et rédactionnelles Excellentes capacités d’expression et de présentation Compétences avérées en matière de planification stratégique Sens prononcé du leadership Aptitudes à travailler sous pression et dans le respect des délais La mission se déroulera à Bujumbura et durera trois semaines (15 jours ouvrables) réparties comme suit : une semaine pour la réalisation du diagnostic, une semaine pour la définition de la vision et une semaine pour l’élaboration du plan stratégique assorti d’un plan d’action budgétisé. La mission se déroulera à Bujumbura selon un chronogramme détaillé qui sera proposé par l’équipe. Le rapport final de mission devra être disponible au plus tard 15 jours après la date prévue de fin de mission. Le paiement se fera par tranches selon les modalités précisées dans les pages précédentes.



35

III. Lot n°3


Intitulé de la mission: Administration du portail en ligne des marchés publics et la

formation du personnel de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP)

Lieu de la mission : Bujumbura Durée de la mission : 1 année Date de début souhaité : Janvier 2014

II. Contexte

La République du Burundi s’est dotée depuis 2008 d’un nouveau Code des Marchés Publics. La réforme a modifié le cadre institutionnel de gestion des marchés publics en séparant les fonctions de contrôle et de régulation, et en décentralisant la responsabilité de passation des marchés au niveau des ministères sectoriels afin de renforcer le rôle des Autorités Contractantes (AC) dans le processus. La fonction de régulation est confiée à une Autorité Administrative Indépendante dotée de la personnalité juridique et financière. Cette institution connue sous le nom de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) a entre autres attribution de (i),veiller par des études et avis réguliers, à la saine application de la réglementation et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et délégations de service public toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer l’efficience du système des marchés publics ; (ii) élaborer, diffuser, et mettre à jour, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics, les ministères techniques compétents et les organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides d’évaluation et progiciels appropriés. La diffusion et l’information périodique des acteurs de la commande publique des règles et procédures de la passation des marchés passent nécessairement par la création et l’administration d’un portail des marchés publics. Conscient de cet impératif, l’ARMP, avec l’appui de ses partenaires, a notamment mis en place un Portail en ligne des marchés publics, opérationnel mais non fonctionnel faute de personne qualifiée dédiée à cette tâche. C’est dans le but d’opérationnaliser cet outil ce cadre que l’ARMP entend recourir aux services d’un prestataire capable d’administrer le Portail des marchés publics en vue de rendre disponible toutes les informations utiles liées à la passation et à l’exécution des marchés publics à travers les différents acteurs de la commande publique. C’est dans le cadre de son appui à la mise en œuvre de la Stratégie National de Bonne Gouvernance et de lutte contre la corruption que le PNUD a accepté de financer cette activité, de commun accord avec le Ministère ayant la Bonne Gouvernance dans ses attributions, d’où l’objet du présent appel d’offre.

36

III Objectifs de la mission

L’objectif général visé est de faciliter l’accès à l’information en rapport avec les marchés publics et aussi d’améliorer la visibilité des actions de l’ARMP à travers la mise en œuvre de la politique de veille et d’assistance à l’efficience des marchés publics exécutés. De manière spécifique, il s’agira :

1) de rendre accessible à tous les acteurs de la commande publique, les informations utiles à la passation et l’exécution des marchés publics ;

2) de rendre disponible les documents types d’appel à la concurrence, des divers codes et autres textes d’application du Code des marchés publics ;

3) de rendre accessible à tous les acteurs de la commande publique, les avis et considération du Comité de règlement des différends et de la Commission disciplinaire ;

4) de partager au quotidien la vie de l’ARMP et des autres Institutions impliquées dans la bonne gestion des finances publiques, notamment la Direction nationale de contrôle des marchés publics.

Parallèlement à cet objectif principal, le prestataire aura aussi pour mission le renforcement des capacités du personnel désigné de l’ARMP, de manière à garantir l’autonomisation de l’institution en matière de gestion de ce Portail.


Du prestataire contractant, il est attendu :

3. En premier lieu, et en concertation avec la Direction générale, qu’il propose une redéfinition de

l'architecture et de l'arborescence du Portail, ainsi qu’un plan de redéploiement du portail dans

ses nouvelles fonctionnalités, en évitant si possible l’arrêt temporaire de son fonctionnement. ;

4. ensuite, et ce pendant la durée du contrat, qu’il prenne en charge l’administration et la

maintenance des fonctionnalités du Portail. À ce titre, il pourra être force de proposition pour son

évolution future ;

5. qu’il assure, en concertation avec la Direction générale, l’actualisation régulière des contenus du

Portail ;

6. qu’il assure également le renforcement requis des capacités du personnel de l’ARMP, pour

permettre l’accroissement de la visibilité du Portail et son animation permanente et pérenne.

Autre point une compétence et une expérience en matière de référencement constitueront un plus

apprécié.

37

Le prestataire travaillera en étroite collaboration avec la Directrice des statistiques et de la

documentation et sous la supervision directe du Directeur général de l’ARMP. Il travaillera aussi en

parfaite intelligence avec les autres directions de l’ARMP.

Un calendrier de travail sera établi et validé par les deux parties avant la signature du contrat. La durée

du contrat sera de douze (12) mois en fonction, pouvant être étendus sur une durée ne dépassant pas six

mois, sur base du degré d’apprentissage du personnel interne.

Sur une base mensuelle, la maison contractante fera rapport circonstancié sur le fonctionnement du site

web et sur l’état d’avancement de la formation, et des recommandations allant dans le sens d’améliorer

la fonctionnalité du site web seront formulées. Le paiement se fera sur une base bimensuelle, sur base

de prestations jugées satisfaisantes par l’ARMP.


Deux grands produits sont attendus du prestataire :

7. Les dossiers des marchés publics et autres informations y relatifs sont accessibles et téléchargeables ;

8. Le personnel de l’ARMP est formé et est à même de gérer le portail

VI. Profil du prestataire

L’appel à compétition est ouvert aux structures, organisations ou entités pouvant aligner des experts

remplissant les qualifications suivantes :

(i) Une formation universitaire dans le domaine de l’informatique et si possible avec une

spécialisation dans un domaine impliquant le développement et la gestion des sites web ;

(ii) Une expérience d’au moins 3 ans en matière de développement ou de gestion des sites web et

des outils multimédia d’au moins ;

(iii) Une expérience d’au moins 3 ans en matière de formation et de transfert des connaissances dans

le domaine de l’informatique ;

Les experts alignés devront en outre :

(iv) Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;

(v) Etre en mesure de bien communiquer les concepts oralement et par écrit ;

(vi) Etre autonome, et avoir une bonne capacité d’écoute ;

38

(vii) Avoir un sens élevé de la collaboration ; et enfin

(viii) Avoir une forte résistance au stress.

Les soumissionnaires devront faire preuve de capacités organisationnelles pouvant lui permettre de

fournir les prestations demandées ci-haut. Il devra disposer de bureaux, des moyens adéquats de travail,

des ressources humaines techniques et administratives, etc. Ils devront en outre ils devront également

être en règle avec les services fiscaux .



39

IV. Lot n° 4


TERMES DE REFERENCE

Cabinet d’experts pour la révision de l’organisation et des procédures de

coordination du travail gouvernemental


Intitulé de la mission: Révision de l’organisation et des procédures de coordination

du travail gouvernemental. Lieu de la mission : Bujumbura Durée de la mission : 2 mois Date de début souhaité : Janvier 2014

II. Contexte

Les dernières élections au Burundi ont permis au pays, depuis 2010, de consolider son expérience démocratique et d’amorcer le passage d’une situation post-conflit vers une stabilité favorisant le développement. Dans ce cadre, le Burundi a inscrit à son agenda l’amélioration de la gouvernance à tous points de vue afin de promouvoir un développement durable.

Ainsi, le pays est entré dans une phase d’élaboration d’outils de planification et de mise en œuvre de stratégies de développement. La Vision 2025, le CSLP II et des stratégies nationales ont été adoptées ou sont en voie de l’être (bonne gouvernance, renforcement des capacités …). En outre, l’intégration du Burundi dans la Communauté Est-Africaine implique un certain nombre de réformes dans plusieurs secteurs pour un alignement aux standards internationaux et une harmonisation avec les autres pays de la sous-région.

C’est dans le but de rendre l’administration publique plus performante, rationnelle et davantage orientée vers le citoyen que le Gouvernement s’est doté d’un Programme National de Réforme de l’Administration Publique (PNRA). Ce Programme propose 35 actions pour l’amélioration de l’État et il a, entre autres objectifs, celui de renforcer la coordination du travail gouvernemental.

Le PNRA prévoit 6 actions pour atteindre cet objectif :

40

1.1.1- Établir une procédure de travail interministériel ;

1.1.2- Renforcer le rôle et la structure du Secrétariat Général du Gouvernement ;

1.1.3- Développer les habitudes et les outils de travail collaboratif ;

1.1.4- Revoir le statut et le rôle du Service National de Législation (SNL) ;

1.1.5- Instaurer et publier un calendrier du travail normatif ;

1.1.6- Développer des outils techniques de coordination.

La fonction de coordination du travail gouvernemental est concentrée au sein de la Superstructure composée de la Présidence et des deux Vice-Présidences de la République. Différents aspects de la coordination administrative du travail gouvernemental méritent une attention particulière et une amélioration : absence de procédure écrite, culture de travail en cloisonnement, qualité inégale et parfois incohérence des textes normatifs adoptés, rôle du Secrétariat Général du Gouvernement, statut, rôle et rattachement du Service National de Législation, entre autres.

Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) a accepté de recruter un cabinet d’experts pour appuyer dans la réalisation des actions 1.1.1 à 1.1.6 ci-dessus mentionnées.


8. Analyser le système et les processus de coordination du travail gouvernemental ; 9. Identifier et impliquer tous les intervenants dans la coordination du travail

gouvernemental ; 10. Clarifier le rôle et le niveau d’action de chaque intervenant ; 11. Développer des outils de gestion et de coordination du travail gouvernemental ; 12. Optimiser le rôle, l’organisation et l’apport du Secrétariat Général du Gouvernement

en matière de coordination du travail gouvernemental ; 13. Favoriser l’amélioration de la qualité et de la cohérence des textes normatifs ; 14. Favoriser le développement des habitudes de travail collaboratif.


Le cabinet travaillera sous la supervision générale des autorités du Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale qui pilotent le processus de réforme. Il travaillera en étroite collaboration avec les services techniques du Ministère, ainsi qu’avec ceux du PNUD, en l’occurrence le DPA/P et l’Unité Gouvernance et Etat de Droit. Ses services et son expertise sont requis pour les tâches ci-après :

1. Effectuer différentes recherches, lectures, analyses, rencontres, entrevues, pour faire un état des lieux détaillé de la coordination du travail gouvernemental ;

2. Faire une analyse des forces, faiblesses, opportunités et menaces (FFOM/SWOT)

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de : a. la coordination administrative de l’action gouvernementale, notamment au

sein de la Superstructure b. du Secrétariat Général du Gouvernement c. du Service National de Législation d. des différents cabinets ministériels

3. Analyser les textes pertinents, les procédures et les autres instruments de gestion du travail gouvernemental ;

4. Proposer et faire valider par tous les intervenants des outils de gestion et de coordination du travail gouvernemental (politique, procédures, formulaires, documents types, plans, guide …) ;

5. Organiser une ou des réunions incluant les principaux intervenants concernés et les partenaires du SGG, pour valider leurs observations, propositions et recommandations ;

6. Etablir, en consultation avec les intervenants et partenaires du Gouvernement une feuille de route de mise en application de leur recommandations ;

7. Participer en tant qu’animateurs, présentateurs ou panelistes à des ateliers visant la consultation des intervenants clés, la validation des constatations, orientations et propositions dans le cadre d’une démarche inclusive et participative ;

8. Élaborer un module de formation à la procédure de coordination du travail gouvernemental et diffuser une session de formation de formateurs en collaboration avec l’ENA ;

9. Fournir un rapport détaillé sur la coordination administrative du travail gouvernemental, regroupant entre autres la méthodologie utilisée, la démarche suivie, le diagnostic, les propositions, les recommandations et les outils de gestion et de coordination requis et sur les mécanismes et moyens à mettre en place pour favoriser le développement du travail collaboratif.


6. La procédure de coordination du travail gouvernemental ; 7. Un module de formation courte (1 à 2 jours) des usagers à la procédure et aux

autres outils éventuellement développés ; 8. Une session de formation de formateurs centrée sur l’ENA ; 9. Une feuille de route concernant la mise en œuvre de la procédure et des

recommandations de la mission en matière d’organisation des structures concernées et du renforcement de leurs capacités ;

10. Un rapport de mission.

VI. Profil du cabinet /bureau d’étude et modalités de la mission

La consultation sera réalisée par un cabinet ou bureau d’études disposant d’une expérience avérée en matière de révision de l’organisation et des procédures de coordination gouvernementale. L’équipe d’exécution devra être composée de trois consultants : deux consultants internationaux et un consultant national. Le cabinet devra clairement préciser, dans sa note technique, les rôles et responsabilités des consultants alignés, en se référant aux résultats attendus et aux tâches assignées à la mission.

42

Les consultants internationaux devront répondre au profil suivant : Un Consultant spécialiste en administration publique, chef de mission, titulaire d’un diplôme universitaire de niveau supérieur (niveau maîtrise ou équivalent) en gestion, ressources humaines, administration publique, sciences politiques ou discipline similaire. Un Consultant International Juriste, titulaire d’un diplôme de niveau maîtrise en droit administratif ou en toute autre branche du droit similaire. Ils devront par ailleurs disposer de l’expérience ci-après :

Avoir un minimum de 10 ans d’expérience professionnelle en gestion et développement des organisations, dont 3 années dans le domaine de la gestion du travail gouvernemental

Avoir des connaissances et expériences professionnelles d’analyse des organisations ou de développement organisationnel dans des pays en voie de développement

Toute expérience pertinente dans un contexte sociopolitique post-conflit ou post-crise sera considérée comme un atout

Bonne connaissance de l’environnement politique et de l’administration publique des pays africains; la connaissance du contexte burundais constitue un avantage

Capacité prouvée à travailler en milieu institutionnel avec de hauts responsables et avec des partenaires au développement.

Une excellente maîtrise de la langue française est exigée Le consultant national devra quant à lui répondre au profil suivant :

Etre titulaire d’un diplôme universitaire (niveau maîtrise ou équivalent) en droit, sciences politiques ou autre discipline appropriée

Avoir au minimum de 10 ans d’expérience professionnelle dont 3 années dans des fonctions ayant permis d’acquérir une connaissance approfondie de l’administration publique en général et de la gestion du travail gouvernemental en particulier

Toute expérience pertinente et de haut niveau au sein ou auprès de l’administration publique burundaise est un atout

Bonne connaissance des structures chargées de la coordination politique et administrative au Burundi (Superstructure)

Capacité prouvée à travailler en milieu institutionnel avec de hauts responsables et avec des partenaires au développement

Une excellente maîtrise de la langue française est exigée

Compétences organisationnelles et fonctionnelles : Respect des valeurs d’intégrité Professionnalisme Respect de la diversité Esprit d’équipe Orientation client Excellentes capacités analytiques et rédactionnelles Excellentes capacités d’expression et de présentation

43

Compétences avérées en matière d’appui-conseil et plaidoyer Sens prononcé du leadership Aptitudes à travailler sous pression et dans le respect des délais La mission aura une durée de 2 mois de travail à partir d’octobre 2013. Le cabinet désignera le Consultant Chef de mission et il proposera une méthodologie de travail et un calendrier d’activités avant la fin de la première semaine de mission. Il devra proposer une méthodologie permettant à la fois une analyse en profondeur de la situation, des scénarios de solutions réalistes et la participation inclusive des acteurs concernés, pour favoriser l’appropriation et le succès de la démarche. Il aura en outre à analyser la situation et enrichir le diagnostic de son expertise en gestion et coordination de l’action gouvernementales, identifier et requérir les données nécessaires pour compléter son analyse, procéder aux lectures, analyses, recherches, entretiens appropriés et proposer les ateliers nécessaires à la progression des travaux et à leur appropriation par les intervenants nationaux. Le rapport sur la coordination du travail gouvernemental fera l’objet d’une validation technique au sein d’un comité restreint avant d’être validé au cours d’un atelier national.



44

Annexe 5

Critères d’évaluation

Les critères d’évaluation sont récapitulés dans les tableaux ci-après

Sommaire de la proposition technique Formulaires d’évaluation

Pourcentage de la note

Points pouvant

être obtenus

Société/Autre entité

A B C D E

1. Spécialisation de l’entreprise / organisation soumettant la proposition

30 %

300

2.

Approche et plan de travail proposés

50 %

500

3.

Personnel

20 %

200

Total

1000

45

Évaluation de la proposition technique Formulaire 1

Points pouvant

être obtenus

Société/Autre entité

A B C D E

Spécialisation de l'entreprise/organisation soumettant la proposition

1.1 Réputation de l’organisation et du groupe (Compétence/sécurité)

40

1.2 Capacité d’organisation générale qui pourrait affecter la mise en œuvre (par exemple consortium peu structuré, société holding ou société unique, taille de la société /organisation, solidité du support de gestion des projets ; par exemple, capacité de financement des projets et contrôles de gestion des projets)

50

1.3 Importance de la sous-traitance (la sous-traitance comporte des risques supplémentaires qui peuvent affecter la mise en œuvre d’un projet, mais si elle est réalisée correctement, elle offre une chance d’accéder à des compétences spécialisées).

20

1.4 Procédures d’assurance de qualité, garantie

40

1.5 Importance de : - Connaissance spécialisée - Expérience dans des programmes /

projets similaires - Expérience dans des projets dans la

région Travaux pour le PNUD/programmes bilatéraux/ou multilatéraux majeurs

150

300

46


Points pouvant

être obtenus

Entreprise/Autre entité

A B C D E

Approche et plan de travail proposés

2.1 À quel degré le soumissionnaire comprend-il la tâche ?

30

2.2 Les aspects importants de la tâche ont-ils été expliqués suffisamment en détails ?

60

2.3 Les différents composants du projet sont-ils correctement mesurés par rapport à un autre ?

30

2.4 La proposition se base-t-elle sur une étude de l’environnement du projet et ces données sont-elles correctement utilisées dans la préparation de la proposition ?

55

2.5 Le cadre de travail conceptuel adopté est-il approprié à la tâche ?

75

2.6 L’objectif de la tâche est-il bien défini et correspond-il aux TOR ?

100

2.7 La présentation est-elle claire et l’organisation des activités ainsi que la planification logistique sont-ils réalisables et garantissent-il une mise en œuvre efficace du projet ?

150

500

47


Points pouvant

être obtenus

Entreprise/Autre entité

A B C D E

3.1

Chef de projet

100

Note intermédiaire

Qualification générale

80

Aptitude pour le projet

- Expérience internationale

15

- Expérience de formation 10

- Expérience professionnelle dans le domaine de spécialisation

45

- Connaissance de la région

10

- Compétences linguistiques 20

100

3.2

Autre (s) personnel(s) aligné(s)

100

Note intermédiaire

Qualification générale

90

Aptitude pour le projet

- Expérience internationale

15

- Expérience de formation 15

- Expérience professionnelle dans le cadre de spécialisation

55

- Connaissance de la région

5

- Compétences linguistiques 10

100

Total partie 3

200

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CONDITIONS DE REJET DES SOUMISSIONS

Seront rejetées, les soumissions :

Les propositions doivent offrir des services couvrant l’ensemble des spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu’une partie de ces spécifications seront rejetées.

Le Soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d’invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d’avoir un effet négatif sur l’évaluation de la Proposition.

Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées.

ne remplissant pas les conditions d’éligibilité;

ne renfermant pas les renseignements exigés pour la présentation des soumissions;

présentées avec de faux documents ou renseignements comportant des divergences entre les renseignements contenus dans l’enveloppe extérieure et ceux portés dans l’enveloppe intérieure.

La date de dépôt des propositions est fixée au 16 décembre 2013 à 12 h 00 de Bujumbura

(Bujumbura = GMT+2).

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