JAVA Gestion Club Sport

Ind. 13-10

Table des matires A)Prsentation gnrale.................................................................................................................................................................................................................5

A.I)Boutons et code des couleurs...............................................................................................................................................................................................5 A.II)Aide..................................................................................................................................................................................................................................6 A.III)Architecture gnrale........................................................................................................................................................................................................7 A.IV)Alias pour le protocole FTP.................................................................................................................................................................................................8

B)Section Planning.......................................................................................................................................................................................................................11 B.I)Le planning de la saison.....................................................................................................................................................................................................11 B.II)Gestion du fichier de travail...............................................................................................................................................................................................12 B.III)Le systme de pointage de prsence................................................................................................................................................................................12

a.Constitution d'un groupe d'entranement...........................................................................................................................................................................13 b.Slection d'un mois..........................................................................................................................................................................................................14 c.dition du tableau et du taux de prsences.......................................................................................................................................................................14 d.dition des statistiques individuelles de prsence...............................................................................................................................................................14

B.IV)Passage la saison suivante.............................................................................................................................................................................................15 C)La section des adhrents...........................................................................................................................................................................................................17

C.I)Inscription d'un adhrent...................................................................................................................................................................................................17 a.Les donnes d'identification..............................................................................................................................................................................................18 b.Licence et disciplines.......................................................................................................................................................................................................18 c.Le poids et l'ge..............................................................................................................................................................................................................19 d.Grades et diplmes..........................................................................................................................................................................................................19 e.La repche d'anciens membres du club.............................................................................................................................................................................19

C.II)La modification d'un adhrent...........................................................................................................................................................................................20 C.III)La suppression d'un ou plusieurs adhrents......................................................................................................................................................................20 C.IV)L'envoi de courriel............................................................................................................................................................................................................21 C.V)Les diffrentes ditions.....................................................................................................................................................................................................21

D)La section des matriels............................................................................................................................................................................................................23 D.I)Gestion des articles de matriel du club..............................................................................................................................................................................23

a.Ajout de matriel.............................................................................................................................................................................................................24 b.Suppression de matriel...................................................................................................................................................................................................25

D.II)Rpartition des articles dans les salles...............................................................................................................................................................................25 D.III)Le prt de matriel..........................................................................................................................................................................................................26 D.IV)Les diffrentes ditions....................................................................................................................................................................................................27

E)La section comptabilit..............................................................................................................................................................................................................29 E.I)Une opration comptable pure............................................................................................................................................................................................29

a.Le type d'opration..........................................................................................................................................................................................................30 b.Le montant de l'opration................................................................................................................................................................................................30 c.La ventilation de la somme...............................................................................................................................................................................................30

E.II)Un paiement d'adhrent....................................................................................................................................................................................................31 E.III)L'achat de matriel..........................................................................................................................................................................................................32 E.IV)La vente de matriel........................................................................................................................................................................................................32

a.Cas d'une vente avec moins-value....................................................................................................................................................................................33

b.Cas d'une vente avec bnfice.....................................................................................................................................................................................33 E.V)Le rapprochement des oprations..................................................................................................................................................................................34 E.VI)La suppression d'une opration bancaire......................................................................................................................................................................35 E.VII)Ajustement du solde initial d'un compte......................................................................................................................................................................35 E.VIII)Les diffrentes ditions.............................................................................................................................................................................................36

F)La section Base de Donnes.................................................................................................................................................................................................37 F.I)Gestion des fichiers de donnes.....................................................................................................................................................................................37 F.II)Paramtrage des liaisons rseau....................................................................................................................................................................................38 F.III)Grades Technique et Comptition.................................................................................................................................................................................38 F.IV)Catgories de poids et d'ges.......................................................................................................................................................................................39 F.V)Sites dentranement et de stockage matriel..................................................................................................................................................................41 F.VI)Groupes d'entranement...............................................................................................................................................................................................41 F.VII)Catgories et sous-catgories bancaires.......................................................................................................................................................................42 F.VIII)Fournisseurs et rfrences matriel............................................................................................................................................................................43 F.IX)Gestion des mots de passe d'accs...............................................................................................................................................................................43

a.Super-Utilisateur.........................................................................................................................................................................................................44 b.Administrateur............................................................................................................................................................................................................44

F.X)Inscription du produit....................................................................................................................................................................................................44 G)ANNEXES............................................................................................................................................................................................................................47

Gestion d'un club sportif

A) A) Prsentation gnralePrsentation gnrale

Cet ouvrage regroupe et dcrit les fonctionnalits offertes par l'application de Gestion d'un club de sport. Ce logiciel requiert laprsence de JAVATM dition 7 sur votre ordinateur. Ce systme est logiquement install sur chaque machine car il est devenu quasimentindispensable leur fonctionnement. Cela permet surtout de rendre cette application utilisable sous Windows, Linux et Mac. Plus d'informationsur http://www.java.com

A.I) Boutons et code des couleurs Le navigation principale dans les sections de

l'application se fait par les boutons situs au niveausuprieur de la fentre. La page en cours d'affichageest repre par son onglet qui apparat en couleur

(Dans l'illustration, il s'agit de la page de 'Adhrents'). Les autres boutons sont en gris.

Vous verrez que globalement, l'application est base sur un code de couleurs, qui permet de se reprer rapidement. Par exemple, tout cequi concerne les adhrents est gnralement de couleur orange. Brivement:

Bleu = Pointage, planning... Orange = Les adhrents Vert = Comptabilit Jaune = Gestion du matriel Rouge = Options

Puis sous le bandeau principal commun toutes les sections, vous avez unbandeau spcifique la section affiche. Les boutons qui s'y trouvent vous donnentaccs aux commandes de l'application, il n'y a pas de menu.

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Gmogiciel

Concernant les diffrents formulaires disponibles dans ce programme, une chose leur est en commun : la fermeture de la fentre peut toujours se faire par un appui sur le bouton [ X ] situ en haut gauche.

Parfois les informations introduites dans les formulaires doivent tre valides pour prise en compte. Dans ce cas, la fentre affiche un bouton de validation comme dans l'exemple ci-dessus.

Parfois, pour faciliter le travail de l'utilisateur, les donnes sont enregistres immdiatement lors de la saisie. Point de bouton de validation dans ce cas.

Selon la situation, le formulaire sera ferm lors de la validation, ou sera maintenu ouvert pour permettre d'autres saisies. Sachez nanmoins que si unbouton de validation est prsent, cela signifie que tant que vous ne l'aurez pas actionn, les modifications ne seront pas effectives. Ainsi vous pourrez fermer la fentre sans prise en compte, en appuyant simplement sur le bouton [ X ]. Ne vous inquitez pas, vous verrez que l'ensemble est intuitif.

Dans tous les cas, l'icne ci-contre, vous informera visuellement lorsque les donnes seront stockes dans le fichier.

A.II) Aide Deux niveaux d'aide sont disponible :

Des indications furtives apparaissant lors des passages du pointeur au-dessus des boutons.

L'appui sur ce bouton provoquant l'ouverture du fichier d'aide de l'application.

Bien entendu, il vous reste en dernier recours, l'assistance tlphonique auprs de votre serviteur, voir une assistance distance, via Internet.

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A.III) Architecture gnrale Le logiciel est articul autour de 4 sections (cf. Annexes):

Une section Planning , donnant accs au systme de pointage des prsences au cours. Une section Adhrents , grant l'inscription, la modification, la suppression des membres du club. Une section Matriel , regroupant des formulaires d'entre d'articles ainsi que la gestion de prt de matriel Une section Comptabilit , qui n'a pas l'ambition de remplacer un vrai logiciel de comptabilit, mais qui fournit tout de mme les outils

ncessaires la gestion d'une association. Nous verrons que cette section est lie la section Matriel, et la section Adhrents. En marge de celles-ci, la section Base de Donnes , permet de dfinir tous les paramtres ncessaires la bonne marche de l'ensemble, ainsi

que les donnes communes toutes les sections.

Chaque section possde ensuite ses outils spcifiques d'dition et d'extractions de donnes.

Sachez que seule la section Planning est librement accessible. Toutes les autres parties plus sensibles , requirent un mot de passe. C'est une application faite pour tre partage entre les membres du comit directeur, et les entraneurs du club. Ces derniers n'ont logiquement accs qu'au systme de pointage des prsences aux cours.

Les autres sections modifient des informations et des paramtres influenant le fonctionnement de l'ensemble. Seuls certains membres de l'association auront donc la responsabilit des actions effectues.

Ainsi, lors de l'accs une section protge, vous serez confront ce genre de boite de dialogue quivous demandera d'entrer un mot de passe :

Saisissez le mot de passe Appuyez sur la touche [Entre] de votre clavier ou cliquez sur le bouton de validation

Le systme ne se bloque pas en cas d'erreurs rpte de saisies. Cependant, ce logiciel mmorise dans le journal des vnements, la date et l'heure des tentatives qui ont choues. (Ce journal n'est accessible qu'au programmeur, et sert surtout dbusquer les dysfonctionnements de l'application).

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Gmogiciel

Sachez qu'il existe 2 niveaux d'habilitation dont les dtails seront donns au chapitre F.IX, page 43 : Le Super Utilisateur qui accde toutes les sections de l'application. L' Administrateur , qui peut en plus, effectuer des oprations spciales. Vous aurez plus d'informations dans les diffrents chapitres.

A.IV) Alias pour le protocole FTP Lors du premier lancement de l'application, il vous sera demand d'entrer un alias ou un pseudo. Ceci est ncessaire la gestion des fichiers en

rseau. En effet, ce logiciel permet de fonctionner avec des fichiers de donnes situs sur un serveur, afin de partager le travail. Voyons la raison de ce pseudo. Imaginez l'exemple suivant :

L'utilisateur 'Alias01' charge le fichier '2012 Mon club' pour y faire des modifications. Le programme dpose un fichier de liaison sur le serveur, indiquant que '2012 Mon club' est en cours de traitement par 'Alias01'. Quelques instant aprs, un autre utilisateur 'Pseudo04' tente d'ouvrir ce mme fichier pour y mettre du pointage. Le programme lui

indiquera alors que le fichier est pour le moment indisponible, car utilis par 'Alias01'. Lorsque 'Alias01' enregistrera son travail sur le serveur, le programme effacera alors le fichier de liaison, librant ainsi le fichier de

donnes pour d'autres utilisateurs.

Il est important de renseigner ce pseudonyme car cela permettra aux autres membres du club de savoir qui a verrouill un fichier de donnes. De ce fait, si d'aventure le fichier n'est pas libr, vous pourrez contacter cette personne pour comprendre d'o vient le problme. Reportez-vous au chapitre B.II,page 12, ainsi qu'au chapitre F.I, page 37, pour plus d'informations ce sujet.

Si vous travaillez avec des donnes en rseau, l'application enregistrera tout de mme votre travail sur un fichier local votre PC.Si un fichier distant est dfinitivement verrouill pour une raison inconnue, un utilisateur de niveau Administrateur pourra passer outre ce

verrouillage et rendre le fichier nouveau disponible.

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CalendrierCalendrier

Dfinition des vacances et jours fris;

Accs au fonctionnalit de pointage



AdhrentsAdhrents

Ajout et suppression de membres du club


MatrielMatriel

Gestion des articles, de la rpartition dans les

salles, des prts...


salles, des prts...

ComptaCompta

Dpenses et recettes, paiements d'adhrents,

achat et vente de matriel...



Base DonnesBase Donnes

Dfinition des grades, diplmes, ventilations

bancaires, mot de passe...



EditionsEditions

Outils spcifiques selon la section



B) B) Section PlanningSection Planning

Contrairement aux autres sections, Celle-ci est la seule accessible librement tous les utilisateurs. Elle est destine essentiellement auxpersonnes en charge du pointage. Elle regroupe 4 fonctionnalits, dont certaines ncessitent des droits spcifiques :

L'accs au systme de pointage de prsence au cours Le planning de la saison, avec la dfinition des jours fris et priodes de

vacances ; remarquez le dcoupage qui va de septembre aot de l'annesuivante.

La possibilit de charger un autre fichier de donnes. Le passage la saison suivante.

B.I) Le planning de la saison Avant de commencer le pointage, il est important de dfinir les jours fris, ainsi que les priodes de vacances scolaires.En effet, ce planning servira de base la construction des feuilles de prsence. Celles-ci devront donc affichercorrectement les jours ouvrs, ainsi que les vacances.

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S ECT

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PLAN

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Gmogiciel

La dfinition des types de journe requiert l'habilitation Super-Utilisateur ou Administrateur. Cela se fait simplement en slectionnant un ou plusieurs jours par un cliquer-tirer, puis en appuyant sur le bouton [Vacances] ou [Fri].

Le calendrier dispose aussi d'un systme de pense-bte journalier. Un double-clic sur une journe quelconque ouvre ce formulaire permettant d'inscrire une annotation.

B.II) Gestion du fichier de travail Les fonctions de chargement et d'enregistrement de fichiers sont prsentes en section Base de Donnes. Cependant cette partie de l'application n'est pas accessible l'utilisateur simple. Or il faut pouvoir lui permettre de consulter les fichiers des autres saisons, que ce soit des fichiers stocks sur le PC, ou des fichiers distants sur serveur. Voila la raison pour laquelle ces boutons sont aussi prsents en section

Planning. Nanmoins il existe une diffrence fondamentale entre les boutons de ces diffrentes sections : l'ouverture d'un fichier sera ici en lecture seule, s'il ne s'agit pas de la saison en cours.

En rsum: Si le fichier ouvert correspond la saison actuelle, le simple utilisateur pourra ouvrir, modifier puis enregistrer son travail la fermeture de

l'application. Si c'est un fichier couvrant une saison antrieure, le simple utilisateur ne pourra que consulter les donnes de pointage. Le programme ne

permettra pas l'enregistrement de modification.

Pour donner plus de confort, le logiciel enclenche automatiquement le chargement du dernier fichier de donnes utilis ( si tant est qu'il existe ). Si ce dernier est stock localement sur votre PC, la processus est pratiquement invisible. Par contre, si votre dernier travail est stock dans un fichier distant, dpos sur un serveur, il va falloir le tlcharger. Or votre liaison internet peut tre momentanment indisponible. Dans cette ventualit, le programme vous demandera votre accord pour lancer le tlchargement. Si vous refusez, ce sera alors le fichier local qui sera ouvert. Vous pourrez alors le renvoyer plus tard sur le serveur, aprs avoir fait votre travail.

B.III) Le systme de pointage de prsence Ce bouton vous dirige vers la sous-section dans laquelle vous diterez les feuilles de pointage et des statistiques de prsences.Attention : pour quitter celle-ci et revenir l'application principale, il faut appuyer sur le bouton de retour situ sur la gauche du bandeau.

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Cette sous-section est constitue : D'un slecteur d'adhrents, en partie gauche de l'cran, qui affiche tous les membres de

l'association. Ceux sur fond bleu font partie de la liste actuellement affiche. Ceux sur fond rouge, ne sont affects aucune liste.

D'un slecteur de mois, boite droulante bleue au centre du bandeau, allant de Septembre Aot de l'anne suivante.

D'un slecteur de section d'entranement, boite droulante orange droite du bandeau, donnant accs un maximum de 16 groupes.

D'un tableau de marquage de prsences, situ en partie centrale.

La premire ligne de ce tableau est rserve l'affichage des statistiques.

Le principe du systme est de pouvoir constituer des groupes d'lves, sentranant sur un horaire donn, dans un lieu spcifique. On peut imaginer qu'un cours lieu le mercredi de 19h00 20h00, dans la salle 1. Il suffira par exemple de nommer une liste Mercredi 19-20 Salle 1 , puis d'y affecter des adhrents.

Par dfaut, le tableau affiche les effectifs et le pointage de toutes les groupes confondus et la saisie de donnes est inhibe. Pour dbloquer la situation, vous devez choisir parmi la boite de choix des groupes. La dfinition de ceux-ci est vue au chapitre F.VI, page 41.

a. Constitution d'un groupe d'entranement 16 groupes d'entranement sont grs, et ce, pour chaque mois diffrents. Un membre du club pourra faire partie de plusieurs listes la fois.

Slectionnez d'abord une liste l'aide de la boite droulante bleue. Utilisez le slecteur d'adhrents sur la gauche de l'cran pour ajouter ou enlever des individus.

Un clic sur un nom absent de la liste, ajoute cet lve Un clic sur un nom faisant dj partie de la liste, enlve cet lve.

Inscrivez ventuellement des marques de prsence dans le tableau des journes. (Le programme n'affichera des 'X' quel que soit le caractre que vous tapez). Pour supprimer une marque, appuyez sur la touche [ ] ou [Ret. Arr.] ou [Back Space] selon votre clavier.

Validez les modifications avec le bouton prvu cet effet. Attention : changer de liste ou quitter cette section sans valider, fait perdre les modifications apportes. Un message d'alerte apparatra si vous tentez cette manuvre.

En cas d'erreur, un bouton de [Recyclage] r-affiche les donnes d'avant modification. Sachez enfin vous serez alert si vous supprimez un individu

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possdant des marques de prsence. Ce n'est -priori pas normal.

b. Slection d'un mois Les groupes constitus peuvent tre diffrents sur chaque mois. Cependant, il est clair que plus la saison avance, plus les effectifs seront stabiliss, et

vous n'aurez pas envie de reconstruire chaque fois les mmes groupes. Alors le logiciel dispose de l'astuce suivante : Imaginons que le groupe N1 a t constitu pour le mois de Septembre, et qu'il est actuellement affich au tableau. Vous voulez maintenant reconduire cette liste avec les mmes membres, pour le mois suivant... Lorsque vous slectionnerez le mois d'Octobre, le programme constatera qu'il n'y a pas encore de membre dans ce groupe, il vous demandera donc

si vous voulez reconduire cette liste pour le nouveau mois afficher. Rien ne vous oblige l'accepter

c. dition du tableau et du taux de prsences Le tableau de pointage d'un groupe ou de l'ensemble du club, est imprimable tel qu' l'cran, grce au bouton illustr ci-contre.Concernant la 1re ligne destine l'affichage des statistiques, elle est tablie en faisant simplement le rapport entre le nombre

d'adhrents affichs, et le nombre de marques de prsence pour chaque jour. Pour ne pas fausser les rsultats, le programme doit connatre le nombre de jours dentranement sur le mois. Pour cela, il considrera de lui-mme, qu'un jour ne prsentant aucune trace de pointage, sera un

jour inactif. Le bilan sera donc bien un rapport entre le nombre de prsence et le nombre de jours dentranement.

d. dition des statistiques individuelles de prsence Ce bouton ne devient actif que si vous cliquez sur une ligne du tableau de pointage. Il dclenche l'affichage des statistiques individuelles

de l'adhrent figurant sur cette ligne.

Le tableau gnr, reprend le calendrier de la saison, avec le mme code des couleurs que le planning. En plus de cela, des colonnes retracent la synthse du pointage de l'adhrent, sous formede croix.

Remarquez la prsence de bandes jaunes. Elles reprsentent les jours effectifs dentranement du club. Ainsi le nombre de traces de pointage par rapport la taille des plages jaunes, vous donnent rapidement une ide de lassiduit de l'individu.

En en-tte du tableau sont affiches les statistiques. Elles sont calcules sur la base du rapport Croix de prsences / Nombre de jours d'entranement .

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Cependant, mfiez-vous d'une mauvaise interprtation du rsultat. Les bandes jaunes reprsentent les jours dentranement tous groupes confondus . Si ce membre ne fait partie que d'une section ayant 1 jour par semaine, il ne pourra jamais tre l sur toute la plage. Nanmoins, vous arriverez visuellement vous faire une ide de la rgularit de l'individu.

Enfin, si vous voulez imprimer ce tableau, il vous suffit de cliquer n'importe quel endroit de celui-ci pour le transmettre l'imprimante. La fermeture de la fentre se fera par un appui sur le bouton [ X ].

B.IV) Passage la saison suivante Ce bouton lance la dmarche du passage la nouvelle saison sportive. Attention, bien que se trouvant en section Planning, cette

fonctionnalit requiert un droit Administrateur.

Le programme provoquera la fermeture du fichier de donnes de la saison actuelle, puis crera un nouveau fichier pour la saison venir. Nanmoinsce dernier sera construit en grande partie avec les donnes de la saison passe; le stock matriel sera conserv par exemple.

Les saisons passes seront donc intgralement prserves et consultables, puisque contenues dans leur fichier respectif. Sans entrer dans les dtails, voici les diffrentes tapes excutes lors de cette procdure :

Imaginons que vous travaillez avec un fichier qui s'appelle 2012 Mon club , et qui correspond la saison 2012-2013. Le programme vous demande si vous voulez sauvegarder une dernire fois les donnes actuelles, c'est dire celui de la saison qui se clture. Ceci

permet de mmoriser d'ventuelles modifications que vous venez tout juste de faire. Le logiciel vidange ensuite toutes les donnes spcifiques une saison. Il conserve nanmoins les soldes des comptes bancaires, les articles

matriels, les rfrences fournisseurs... Concernant le patrimoine associatif, le logiciel vous demandera si vous voulez appliquer une dcote de sa valeur. Par exemple, si vous estimez que

votre stock a perdu 11,3%, vous inscrirez 11.3 lorsque la boite de dialogue vous le demandera. En clair, si en 2012, votre patrimoine a une valeur globale de 2000,00, dans le nouveau fichier 2013, il aura perdu 2000,00 x 11,3 / 100 soit 226,00. Il ne vous restera plus que 1774,00.

La liste des adhrents est transfre dans la liste de rserve. De ce fait, vous repartez avec une liste vide de membre, mais vous pourrez repcher les adhrents de la saison prcdente, dans la liste de rserve vous vitant un fastidieux travail de saisie. Reportez-vous pour cela, au chapitreC.I)e, page 19.

Le programme construit ensuite le calendrier de la saison suivante Vous tes invits ensuite enregistrer ce classeur sous un nouveau nom. Cette tape est cruciale ! Le logiciel vous proposera un nom type,

contenant notamment le numro de la nouvelle anne, probablement du type 2013 Mon club . Vous n'tes pas oblig de vous y conformer, mais cela permet de grer aisment les diffrentes saisons. Ne lui donnez surtout pas le mme nom que le fichier en cours de clture car sinon, vous

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perdez toutes les donnes de la saison passe ! L nous touchons au B BA de l'informatique. Enfin, l'application vous invite dfinir les priodes de vacances et jours fris de la prochaine saison. Arriv cette tape, vous n'tes plus dans le fichier 2012 Mon club , mais dans un fichier pseudo-vierge intitul 2013 Mon club .

Dans le cas o des adhrents auraient encore en leur possession des matriels prts par le club, nous allons tre confronts au fait que ces adhrents n'existe plus dans la liste de la nouvelle saison. Pour palier ce problme, le logiciel :

Vous informera de cet tat et vous donnera la liste des membres concerns. Affectera les matriels prts 'Anonyme', ce qui permettra d'avoir quand mme une information d'emprunt dans les nouvelles donnes.

Les donnes des saisons prcdentes sont toujours consultables et modifiables. Pour ce faire, rendez-vous en section 'Base de Donnes' au chapitreF.I, page 37.

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C) C) La section des adhrentsLa section des adhrents

Cette partie de l'application sert l'entre, la modification ou la suppressiond'adhrents.

Le tableau affichant les donnes se concentre sur l'essentiel : le patronyme,l'adresse, les tlphones, l'anne de naissance, le poids, le numro de licence l'tat dusolde de l'adhrent...

Certaines cellules ragissent au passage du pointeur de la souris, et provoquentl'affichage de donnes complmentaires. Par exemple, au-dessus des cellules de datesde naissances apparatront les catgories d'ge...

Vous pourrez aussi depuis cette section : diter des listes des membres selon certains critres. Envoyer du courriel.

C.I) Inscription d'un adhrent

Ce bouton appelle le formulaire de saisie des donnes d'un adhrent.

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S ECT

ION

ADHE

RENT

SSE

CTIO

N AD

HERE

NTS

S ECT

ION

ADHE

RENT

SSE

CTIO

N AD

HERE

NTS

Gmogiciel

Il se dcompose en 3 parties : Partie orange en haut gauche, regroupant les donnes d'identification. Partie magenta, concernant la licence, les grades et diplmes. Partie verte, concernant le montant de la cotisation demand l'adhrent.

a. Les donnes d'identification Nom, prnom, date de naissance... adresse et tlphones... sont les grands classiques dans ce domaine. Laissez-vous guider par les petits messages

d'aide qui apparaissent furtivement lorsque votre pointeur passe au-dessus des composants.Ne vous cassez pas la tte avec les majuscules et les minuscules, le programme s'en charge. Naviguez entre les champs de saisie en appuyant sur la

touche [TAB] pour aller en avant ; ou [Shift] + [TAB] pour revenir.

La petite icne devant le nom est en fait un bouton de dfinition du sexe de la personne. Cette information permettra de faire le tri lors des ditions de listes filtres.

b. Licence et disciplines Entrez le N de la licence, et cochez dans quelles disciplines l'adhrent va voluer. Plusieurs choix sont possibles.

Notez qu'il est possible d'opter pour une licence provisoire, permettant un novice, d'essayer la pratique du sport, sur une priode de courte dure. Dans ce cas, en cochant 'Licence Essai', vous devez dfinir alors une date de dbut et de fin de validit de cette priode d'essai. Il n'est pas possible dans ce cas de choisir parmi les disciplines d'une vraie licence.

Ce type d'adhrent aura la particularit d'tre affich dans la liste, avec le repre 'Licence Essai', suivi de la date de fin de validit. Si cette date est chue, alors elle apparatra en rouge, afin d'attirer l'attention sur le fait que cette personne n'est plus apte pratiquer.

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c. Le poids et l'ge Ces lments permettront au programme, de classer la personne selon les diffrentes catgories de poids, d'ge, en assaut ou en combat. Ces

spcificits seront visibles dans la liste des adhrents, en plaant le pointeur au-dessus des cellules de date de naissance et le poids.

Sachez que ce classement sera fig pour la saison en cours. Mme si la personne change de catgorie d'ge en cours d'anne, elle restera dans celle dfinie au moment de l'inscription. Cela rpond la logique qui veut qu'une personne ayant pass des qualifications pour une certaine catgorie, continuera sa saison sportive dans celle-ci.

d. Grades et diplmes Entrez la date d'obtention dans la 1re colonne Slectionnez dans la 2me colonne, le grade ou diplme voulu l'aide des listes droulantes de choix. En 3me colonne, inscrivez ventuellement le numro de cette classification.

Remarquez que les boites droulantes de choix proposent toujours une premire ligne vide. En slectionnant celle-ci, vous viderez la ligne du tableau, et donc effacerez l'lment.

Reportez-vous au chapitre F.III, page 38, pour connatre la procdure de gestion des licences, disciplines, grades et diplmes.

e. La repche d'anciens membres du club Remarquez en haut gauche du formulaire, la prsence d'une liste droulante. Vous y retrouverez au fil des saisons, les patronymes des anciens

membres du club. La slection de l'un d'eux remplit instantanment tous les champs du formulaire. A vous de faire quelques ajustements et voil une entre prte tre valide en quelques secondes.

Le contenu de cette liste est mis jour au moment du changement de saison sportive. Tous les adhrents de la saison close, sont transfrs en liste de repche. La capacit de stockage n'tant pas infinie, les membres les plus anciens finiront par disparatre au profit des plus rcents.

Pour finir, n'oubliez pas de valider la saisie l'aide du bouton prvu cet effet. Le formulaire restera ouvert afin de permettre la saisie de plusieurs inscriptions d'affile.

Pour fermer le formulaire, vous devrez utiliser le bouton [ X ].Attention : si vous appuyez sur celui-ci sans avoir valid la saisie, les donnes ne seront pas prises en compte.

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Gmogiciel

C.II) La modification d'un adhrent Double-cliquez sur une ligne de la liste des adhrents ( pas dans la 1re colonne ). Cela provoque l'apparition du formulaire de saisie des donnes.

Cette fois, les champs de saisie sont renseigns par avance, avec les lments de l'adhrent figurant sur la ligne clique. Apportez les modifications ncessaires, et n'oubliez pas de valider l'aide du bouton adquat.

Ce bouton peut ds lors devenir actif, condition d'tre identifi en tant qu'Administrateur. Il permet de modifier la valeur de la cotisationdue par l'adhrent. Cette manuvre est utile par exemple, si une erreur de saisie a t faite lors de l'entre des donnes. Cette opration implique un risque de fausser la comptabilit si des paiements ont dj eu lieu pour cette personne. Elle n'est donc disponible qu'au plus haut degr d'habilitation.

N'oubliez pas de valider avec le bouton adquat du formulaire, mme si vous n'avez rien modifi d'autre que cette donne.

C.III) La suppression d'un ou plusieurs adhrents

Ce bouton ne s'active que lorsque vous slectionnez un ou plusieurs adhrents.La slection des adhrents se fait en double-cliquant dans la marge de numrotation, 1re colonne du tableau. La couleur de la marge passe

alors en vert. Un double-clic sur un adhrent dj slectionn, le d-slectionnera.

Lorsque vous appuierez sur ce bouton, le programme vrifiera si pour chaque membre supprimer : il est absent du journal comptable, il est absent des listes de pointage, il est absent du journal de prt de matriel.

Dans le cas contraire, il ne sera pas effac de la liste. Un message vous en informera la fin de la procdure.

Vous pouvez slectionner ou d-slectionner la totalit de la liste grce ce bouton.

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C.IV) L'envoi de courriel

A l'instar du bouton de suppression, il ne s'activera qu'avec la slection d'un ou plusieurs adhrents.L'appui sur celui-ci provoque l'apparition du formulaire d'envoi de courriel.

En partie haute figurent les adresses des destinataires. Elle n'est pas modifiables car elle est automatiquementconstitue en fonction des adhrents que vous avez cochs.

Votre travail consistera : Dfinir le sujet du courriel. Joindre ventuellement un fichier. Rdiger le corps du message.

Seuls les membres disposant d'une adresse de courriel seront reprsents dans la liste des destinataires. Ne vous tonnez pas de constater parfois des absences. Vrifiez alors les informations concernant ces cas particuliers.

C.V) Les diffrentes ditions

Ce bouton provoque l'affichage d'un formulaire d'dition filtre des adhrents.Cette fentre est compose en partie gauche, d'un panneau regroupant les outils de filtrage, et en partie droite, la liste rsultante.

Le volet de filtrage dispose de 4 boutons, servant respectivement : Lancer le calcul du filtrage. Effacer le tableau des rsultats, et r-initialiser tous les filtres. Imprimer le tableau des rsultats. Exporter le rsultat dans un fichier EXCEL, au format CSV ( Export de donnes )

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Les diffrents filtres proposs sont : Le sexe de l'adhrent, et quelques caractristiques comme le 'Droit l'image', le 'Certificat mdical OK', ... Un ge minimum et/ou un ge maximum, Un poids minimum et/ou un poids maximum, Un Grade Technique, un Grade de Comptition, un diplme, Une ou plusieurs disciplines,

Le choix des plages d'ges et de poids dfinies par valeurs plutt que par catgories (Poussin, Junior, Vtran...) est un choix technique au niveau logiciel. Car ainsi, la programmation ne sera pas reprendre si des catgories changent, ou si leur nombre augmente ou diminue. De plus cela laisse une plus grande souplesse d'exploitation, dans la mesure o l'on peut filtrer par exemple sur une plage de poids couvrant plusieurs catgories.

Concernant le filtre par grade, il signifie grade maximum atteint . Imaginons le cas d'un filtrage sur 3 degr . Seuls seront affichs les membres ayant cette qualification comme grade le plus lev. Ceux qui ont atteint des grades suprieurs ont forcment obtenu ce grade, mais cela ne correspond plus leur tat actuel.

C'est pour cela qu'il est important que les grades soient dfinis par ordre croissant de valeur, comme spcifi au chapitre F.III, page 38.

A l'usage, vous constaterez que les informations affiches dpendront du type de filtrage utilis : Si aucun filtre n'est appliqu, le logiciel se contentera de remplir le tableau de manire identique la section de la liste des adhrents. Si vous filtrez selon une plage d'ge, la colonne de la date de naissance affichera la catgorie d'ge laquelle appartiennent l'adhrent list. Si vous filtrez selon une plage de poids, la colonne du poids affichera la catgorie de poids dans laquelle volue l'individu. Si vous filtrez selon un Grade Technique ou de Comptition, ils seront affichs.

Bien sr, vous pouvez mixer les diffrents filtres de manire prparer des listes de comptition selon les ges, poids et grades...

Sachez enfin que si vous slectionnez des membres dans la liste des adhrents avant d'appuyer sur le bouton [Imprimante], l'outil d'extraction travaillera sur cette slection, pas sur la liste entire du club.

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D) D) La section des matrielsLa section des matriels

Cette section affiche un journal relatant chaque vnement concernant dumatriel. Certaines lignes sont inscrites suites des oprations effectues l'aide desformulaires de gestion des matriels dcrits dans les paragraphes suivants. Maiscertaines d'entre-elles sont gnres partir d'oprations comptables. En effet, l'achat oula vente de matriel occasionne des mouvements financiers, et doit donc tre excutedepuis la section 'Compta'. Nous verrons cela plus loin.

Concrtement, la section que nous tudions ici, vous permet : Ajouter ou supprimer des lments du patrimoine du club ( A ne pas confondre

avec achat ou vente ) Rpartir les fournitures sur les diffrents sites dentranement Grer le prt et le retour de matriel.

D.I) Gestion des articles de matriel du club Ce bouton affiche un formulaire regroupant 2 fonctions distinctes mais intimement lies :

Ajouter des articles de matriel au patrimoine du club. Supprimer des articles de matriel.

Avant d'aller plus loin dans les explications, il est ncessaire de bien comprendre les principes de conception rgissant la gestion desmatriels. Pour commencer, intressons-nous la syntaxe utilise dans ce chapitre. Nous avons :

Une liste de couples 'Fournisseurs / Rfrences' de matriel ; par exemple : ADIDAS / ADIBK01 ; ADIDAS / ADIBT02B ; ... Elle

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est gre en section 'Base de Donnes'. Reportez-vous au chapitre F.VIII, page 43 pour plus d'information ce sujet. Une liste d'articles de matriels, construite sur la base des couples 'Fournisseurs / Rfrences'. Un article reprsente un objet que possde le club

dans son patrimoine.

Concernant les objets possds par l'association : Chaque article est unique. Bien entendu, il y aura plusieurs articles issus du mme couple 'Fournisseurs / Rfrences', mais chacun d'eux aura un

repre diffrent permettant son identification. Chaque article a sa propre valeur financire. Au moment de l'acquisition, il aura bien sr la valeur fixe par le fournisseurs, mais la longue, avec

l'usure, il sera possible de modifier la valeur intrinsque de l'objet. L'ensemble des articles constitue le patrimoine du club. Ce dernier a une certaine valeur financire, calcule sur la somme des valeurs de chaque

article.

Revenons au sujet de ce chapitre. Le point de dpart se situe au niveau des deux listes droulantes fournisseurs et rfrences, en partie haute du formulaire. Le contenue de ces listes n'est pas modifiable ici. Cela se gre dans la section 'Base de Donnes'.

Choisissez un fournisseur ; la seconde liste s'active et se remplit des rfrences connues chez celui-ci. Choisissez ensuite une rfrence. Apparaissent alors un libell de description du matriel, et une date

indiquant la dernire mise jour concernant ce produit.

C'est partir de ce point que 2 possibilits s'offrent vous : l'ajout ou la suppression d'article.

a. Ajout de matriel Cette action ne doit pas tre confondue avec de l'achat de matriel ! Ici il n'y a pas de transaction financire. Quand devez-vous opter

pour ce procd ?

Lorsque vous utilisez pour la premire fois l'application et que vous faites le recensement de votre patrimoine. Dans ce cas vous n'achetez pas les objets puisque le club les possde dj. Constituez en fait votre patrimoine initial l'aide de cet outil.

Lorsque le club reoit un don matriel, offre promotionnel d'un fournisseur...

En tout cas, le Prix Unitaire affich correspond celui qui a t dfini dans la section 'Base de Donnes'. Le logiciel vous autorise modifier cette

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valeur. Mme si c'est un don, n'inscrivez pas forcment 0 . Si l'objet a de la valeur, il contribuera celle du patrimoine de l'association. Enfin, inscrivez le nombre d'articles ajouter.

Si vous entrez 4 articles rfrencs ADIDAS / ADIBK01 , l'application inscrira dans la base de donnes 4 objets rfrencs ADIBK01:1 , ADIBK01:2 , ADIBK01:3 et ADIBK01:4 .

b. Suppression de matriel Cette action ne doit pas tre confondue avec de la vente de matriel ! Quand devez-vous utiliser cette fonction ? Lorsque du matriel est

dtruit par l'usure, ou perdu, ou cass.

Slectionnez dans la boite de choix en bas du formulaire, l'article supprimer. Le programme affiche alors sa valeur montaire actuelle ( qui n'est probablement plus celle correspondant a l'poque de son acquisition ), ainsi que la date d'acquisition de cet objet. La raison de cette dernire information est qu'elle vous aidera probablement dans le choix de suppression de tel ou tel article en fonction de son ge.

2 raisons qui font que vous ne pouvez pas supprimer un article : Il est prt quelqu'un... Il est toujours affect une salle dentranement ou de stockage.

Un petit verrou vous signalera ce blocage. Librez d'abord l'article. Plus d'informations ce sujet dans les chapitres suivants.

D.II) Rpartition des articles dans les salles Ce bouton affiche le formulaire permettant la rpartition des diffrents articles de matriels que possdent l'association, vers les

diffrentes salles dentranement et de stockage. Seules les salles dfinies comme pouvant stocker du matriel, seront accessibles dans ce formulaire. Plus d'informations ce sujet au chapitre F.V, page 41.

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Gmogiciel

A l'instar du formulaire de gestion des matriels, vous devez : D'abord slectionner un couple 'Fournisseur / Rfrence'. Choisir un article parmi la liste correspondante. Cliquer sur la salle d'affectation.

Remarquez la 1re ligne rose, intitule 'Dstockage'. C'est ce choix qui permet de librer ventuellement un article, et de le rendre disponible la fonction de suppression dcrite dans le chapitre prcdent.

Notez qu'il n'y a pas de bouton de validation. Les choix sont rpercuts immdiatement en base de donnes, rendant les oprations rapides et faciles.

D.III) Le prt de matriel.

Ce bouton affiche le formulaire de prt et de retour du matriel.

Comme d'habitude, vous devez slectionner un article aprs le choix d'un couple 'Fournisseur / Rfrence'. Ds lors, le programme vous indique :

Le Prix Unitaire de l'objet. La date laquelle ce prix a t valu. La date d'acquisition de l'objet.

Le but de toutes ces informations est de vous guider dans le choix de l'article prter. Un vieil article pour cet adhrent peu soigneux... un bon article pour cet adhrent srieux...

En partie basse du formulaire se fait le choix de l'emprunteur. La liste des adhrents qui y figure, possde une petite particularit : l'adhrent Anonyme . L'application prvoit la possibilit de prter des articles d'autres personnes ou entits ne faisant pas partie de l'association. Ces emprunteurs seront regroups sous la dsignation Anonyme .

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Si le matriel est disponible, c'est dire qu'il n'est pas dj prt, alors la liste des emprunteurs est active ainsi que le champ de saisie de la date du prt. Par dfaut, le programme vous propose la date du jour. Slectionnez le nom de l'emprunteur (Eventuellement Anonyme pour une personne hors club). Modifiez ventuellement la date d'emprunt. Validez la saisie l'aide du bouton. Le formulaire reste ouvert pour d'autres oprations.

Si le matriel n'est pas disponible car dj prt, le logiciel interprte cela comme la saisie d'un retour d'article. La boite de choix de l'emprunteur affiche le nom de celui qui possde l'article, et elle est inhibe. Vous ne pouvez pas modifier cette donne. Le champ de saisie de la date d'emprunt affiche le jour pour lequel cette opration a t ralise. Il est aussi inhib Le champ de saisie de la date de retour est active et vous propose la date d'aujourd'hui. Modifiez ventuellement cette donne.

Validez la saisie.

Vous fermerez le formulaire l'aide du bouton [ X ] ; le journal des matriels fera tat des oprations effectues.

D.IV) Les diffrentes ditions

Ce bouton provoque l'affichage d'un formulaire d'dition filtre du journal des matriels.

L'architecture et le fonctionnement sont les mmes que pour l'dition des adhrents.L'outil offre la possibilit de filtrer selon :

Un fournisseur. Une rfrence chez un fournisseur. Matriel emprunt ou non. Une salle identifie comme lieu de stockage de matriel.

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E) E) La section comptabilitLa section comptabilit

Cette section est lie la section des adhrents d'une part, mais aussi la sectionde gestion des matriels d'autre part.

Lorsqu'un membre de l'association paye sa cotisation, cela est inscrit au journalcomptable, et cela aura des rpercussions sur le solde de l'adhrent.

Lorsque vous achetez ou vendez du matriel, cela provoque aussi desmouvements montaires. Ce genre d'opration est de plus consigne dans lejournal des matriels.

Bien entendu, il est aussi possible d'effectuer des oprations comptables pures,comme le transfert d'argent d'un compte vers un autre, l'achat de denres pour unemanifestation, la vente d'objets... Plusieurs formulaires sont votre disposition poureffectuer ces diffrentes manuvres.

Remarquez la gauche du bandeau, une petit tableau de synthse des comptes de l'association. Un compte spcial y figure, le compte'Matriel'. Ce n'est pas un compte bancaire, mais c'est l'image de la valeur financire du patrimoine associatif. Il sera influenc par lesoprations matriels.

E.I) Une opration comptable pure C'est une opration qui ne concerne ni le paiement de cotisation d'un adhrent, ni l'achat ou la vente de matriel. L'appui sur ce

bouton ouvre un formulaire ddi l'opration comptable.

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Le formulaire ci-contre est dcoup en 4 parties : En haut gauche, le type d'opration. En bas gauche, le compte bancaire imputer. En haut droite, date, montant au crdit si c'est une entre d'argent pour l'association, ou au

dbit si c'est une dpense, observation. En bas droite, la ventilation selon les catgories et sous-catgories bancaires

Reportez-vous au chapitre F.VII, page 42, pour leur dfinition.

a. Le type d'opration Il existe 2 types d'opration :

Les oprations simples, concernant un seul compte bancaire ; opration par chque, en espce, par virement, par Carte Bancaire, par chque CESU.

Les oprations mettant en uvre 2 comptes : Le dpt d'espce qui consiste transfrer de l'argent contenu dans le compte caisse, vers le compte courant ; le retrait d'espce qui est l'opration inverse, le virement d'un compte vers un autre compte.

Dans le cas d'opration double, le formulaire fait apparatre une seconde section de choix de compte, afin de dsigner lequel est associ l'opration.

Remarquez que selon le type d'opration choisie, le logiciel pr-positionne le compte imput. Rien ne vous oblige lui obir ; c'est simplement un mcanisme facilitant la saisie.

Notez aussi que lors d'une opration par chque, des champs supplmentaires s'affichent pour spcifier les donnes concernant celui-ci.

b. Le montant de l'opration Il peut tre au crdit si le club encaisse de l'argent, ou au dbit si c'est une dpense. Il ne peut pas y avoir de montant dans les deux champs la fois.

Et cette somme doit tre toujours positive. Le programme se charge de l'ter ou l'ajouter au compte selon que ce soit un dbit ou un crdit.Il est prfrable d'entrer d'abord cette donne avant de commencer les ventilations. Vous allez comprendre pourquoi...

c. La ventilation de la somme Chaque opration doit obligatoirement tre ventile. Il est donc ncessaire de crer d'abord les catgories et sous-catgories de ventilations

bancaires, avant de procder une opration. Le mcanisme de ventilation est simple :

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Inscrivez le montant ventiler dans la 1re colonne du tableau de ventilation. Slectionnez ensuite dans la 2me colonne une catgorie. Slectionnez enfin dans la 3me colonne, la sous-catgorie

Le programme propose automatiquement d'ajouter une nouvelle ligne de ventilation si la somme ventile est infrieure au montant de l'opration. Quand tout vous semble correct, validez la saisie. Le formulaire reste ouvert pour permettre une autre entre. La fermeture se fait comme d'habitude par lebouton [ X ].

E.II) Un paiement d'adhrent Cette procdure doit tre utilise lorsqu'un ou plusieurs adhrents paient leur cotisation au club. Il est possible donc, sur un seul paiement,

de regrouper plusieurs adhrents en mme temps. Ce cas se prsente notamment lorsque plusieurs membres d'une famille sont au club.

Le formulaire ci-contre est dcoup en 4 parties : En haut gauche, le type d'opration. Notez qu'il y en a moins que pour une opration

bancaire. Le compte bancaire crditer ( C'est toujours une entre d'argent ). Date, montant et observation. Remarquez que le champ du montant n'est pas modifiable par

l'utilisateur. Il s'adapte tout seul selon les montants que vous allez ventiler. Enfin en partie basse, le tableau de la ventilation selon les adhrents du club.

Ce tableau de 2 colonne est trs simple d'utilisation : Slectionnez dans la 1re colonne le nom de l'adhrent l'aide de la liste droulante de choix. Inscrivez dans la seconde colonne le montant du paiement.

Le programme proposera automatiquement le montant que doit la personne au club. Cependant, vous pouvez le modifier, notamment dans le cas d'un paiement chelonn.

Aprs validation, chaque encaissement de cotisation sera report dans la colonne des 'Soldes' en liste des adhrents. Vous avez lil sur le montantd et le montant pay, vous tes informs quant aux retards de paiement.

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Gmogiciel

E.III) L'achat de matriel Ce bouton sert pour l'achat de matriel. Cette opration permet d'acqurir du matriel. Ne la confondez pas avec la fonctionnalit d'ajout

de matriel dcrite au chapitre D.I)a, page 24.

L'architecture et le fonctionnement sont les mmes que ceux du formulaire expliqu prcdemment. Cependant une diffrence apparat au niveau du systme de ventilation. Ici nous avons 5 colonnes :

Liste droulante des fournisseurs. Liste droulante des rfrences chez le fournisseur choisi. Prix Unitaire de cet lment. Il n'est pas modifiable cet endroit. Ces donnes sont gres

dans la section 'Base de Donnes' (cf. chapitre F.VIII, page 43). La quantit d'articles sur cette ligne de ventilation ; c'est la seule donne modifiable. Le libell de la rfrence.

Ds qu'une ligne est correctement renseigne, le montant total de l'opration est actualis, et le programme fait de la place pour en inscrire une autre.Lorsque tout vous semble correct, validez la saisie ; le formulaire reste ouvert pour d'autres entres et le programme actualise le montant du

patrimoine de l'association.

Souvenez-vous que chaque article est unique. Lorsque vous achetez 10 lments 'Fournisseurs / Rfrences', le programme mmorisera dans la base de donnes, 10 articles diffrents, ayant tout de mme en commun le Prix Unitaire et date d'achat.

E.IV) La vente de matriel Ce bouton sert pour la vente d'un ou plusieurs articles du club. Cette opration ne doit pas tre confondue avec la fonctionnalit de

suppression de matriel dcrite au chapitre D.I)b, page 25. Dans ce cas, le formulaire propos est sensiblement le mme que pour l'achat... quelques dtails prs.

Tout se passe dans le tableau de la ventilation.

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Liste droulante des fournisseurs...ok. Liste droulante des rfrences... tiens ce sont cette fois-ci des rfrences d'articles. Ils ont

la mme racines que les rfrences des fournisseurs...mais leur identit est unique. Prix Unitaire de cet objet... tiens on peut le modifier. Le programme vous donne la

possibilit de vendre un prix diffrent de celui d'acquisition La quantit d'articles... elle vaut toujours 1 , puisque l'objet est unique. Le libell de la rfrence.

L'lment vendre doit tre en possession libre d'emploi. Cela signifie que : Cet article n'est pas prt un membre du club ou une autre entit. Cet article ne doit plus tre affect une salle dentranement ou un lieu de stockage, puisqu'il va sortir du systme de gestion associatif.

Reportez-vous pour cela aux chapitres D.II, et D.III traitant de la rpartition et du prt des matriels.

Quelles sont les consquences d'un prix de vente d'un article, diffrent de sont prix actuel ?

a. Cas d'une vente avec moins-value Imaginons que le compte bancaire associatif est 0, et que le club ne dispose d'aucun matriel, donc un patrimoine nul.

Achat d'un article 10 : Le dbit de 10 du compte bancaire occasionne un solde de : 0 - 10 = -10 L'acquisition d'un article 10 fait passer le solde du patrimoine, le compte 'Matriel' de 0 + 10 = +10 La valeur globale de l'association constitue des soldes bancaires et du solde matriel vaut : -10 + 10 = 0

Vente de cette article avec une valeur modifie 8 : Le crdit de 8 sur le compte bancaire ramne son solde de -10 + 8 = -2 La suppression du matriel du stock associatif fait que le solde 'Matriel' est nul La valeur globale de l'association vaudra alors -2 + 0 = -2 ; l'association perd de l'argent.

b. Cas d'une vente avec bnfice Si l'on reprend le mme schma que dans le chapitre prcdent, mais cette fois-ci avec une vente de l'article 12, on constatera que le patrimoine

associatif se soldera +2. Le club prendra de la valeur conomique.

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Gmogiciel

E.V) Le rapprochement des oprations Ce bouton ouvrira le formulaire permettant de rapprocher les oprations, par rapport aux relevs bancaires.Au pralable, il vous sera demand d'indiquer le compte que vous souhaitez pointer.

En haut gauche, les donnes du 'Dernier rapprochement', savoir son numro, sa date et son solde ; ces informations devront correspondre au relev bancaire prcdent. Evidemment, lorsque vous utiliserez cette fonctionnalit pour la premire fois, l'applicationn'aura aucune donnes ce sujet. Vous aurez nanmoins pris soin d'tablir avant tout cela, le solde initial du compte bancaire. Reportez-vous pour cela au chapitre E.VII, page 35.

Au-dessous, seront affiches les donnes concernant le 'Nouveau rapprochement', savoir, le numro et la date du relev bancaire avec lequel vous allez pointer ; l'application proposele numro suivant le dernier relev, et la date du jour, mais vous avez le droit de les modifier.

A ce stade de la manuvre, le programme attend que vous entriez le solde final aprs rapprochement, donne qui figure sur votre nouveau relev bancaire. Lorsque cette information est inscrite, l'application calcule le montant 'Ecart' entre les deux derniers relevs, et l'affiche dans la zone 'Bilan pointage'.

Ce n'est qu' partir de ce moment que la liste des oprations situe en partie basse, devient active. Celles-ci relate toutes les oprations au crdit et dbit du compte, qui n'ont pas encore t pointes. Cliquez sur les cases cocher correspondant aux lignes du relev bancaire :

Un premier clic, coche l'opration et prend en compte son montant ; selon que ce soit au crdit ou au dbit, les montants s'accumulent dans les champs de la zone 'Bilan pointage'.

En cas d'erreur, un second clic dcoche celle-ci, pour ne pas la prendre en compte. Le but du jeu et de faire correspondre le montant 'Ecart', avec la somme des valeurs pointes. Ceci doit naturellement tre le cas lorsque vous avez

pointes toutes les oprations figurant sur votre relev, et que leur montant correspond celui qui est inscrit dans l'application ! Si tel n'est pas le cas, alors une erreur s'est glisse quelque part, ou il vous manque une opration. Dans ce cas, fermez le formulaire par le bouton [

X ], afin de ne pas valider la manuvre. Puis faites les ajustements ncessaires au niveau des oprations comptables. Si l'opration est un succs, alors validez l'ensemble. Le journal comptable sera actualis en consquence.

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E.VI) La suppression d'une opration bancaire A DEFINIRCette fonctionnalit n'est pas encore disponible. Si elle doit tre dveloppe, elle ne sera accessible qu' un 'Administrateur'.Pour le moment, il est conseill en cas d'erreur de saisie en comptabilit, de fermer le fichier de donnes sans sauvegarder les

modifications, puis de le r-ouvrir afin de recommencer les oprations.

E.VII) Ajustement du solde initial d'un compte Cette fonctionnalit est utiliser avec prcaution !!Le logiciel doit permettre d'ajuster le solde initial d'un compte, surtout lorsqu'il est excut pour la premire fois. En effet, chaque compte

de l'association possde dj un montant, alors que l'application n'a encore aucune information ce sujet.

L'appui sur ce bouton ouvre une boite de dialogue vous demandant sur quel compte vous voulez oprer. Aprs choix de celui-ci, une autre boite de dialogue attend la nouvelle valeur du solde initial du compte ; au dmarrage, cela vaut 0. Entrez le montant rel du compte et validez.

Pourquoi l'utilisation de cette fonctionnalit peut s'avrer dangereuse ?Parce que vous risquez de fausser la comptabilit si des oprations ont dj t enregistres dans le journal comptable. Sachez que cet ajustement est

encore possible, mme si des oprations ont t rapproches avec les relevs bancaires. Dans ce cas, un message d'alerte apparatra car il s'avre que cette opration est carrment inapproprie.

L'informatique devant tre au service des utilisateurs, et non pas une entrave au travail, le choix a t fait de donner de la souplesse l'exploitation des donnes, et de ne pas verrouiller systmatiquement l'utilisateur. En contre-partie, ce dernier doit tre conscient et responsable de ses actes. C'est pour cela que cette manuvre ne sera permise qu' un 'Administrateur'.

Sachez enfin que cette action sera consigne dans le journal des vnements. Ceci permet de garder une trace qui en cas de dysfonctionnement, facilitera la comprhension du pourquoi du problme.

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Gmogiciel

E.VIII) Les diffrentes ditions

Ce bouton provoque l'affichage d'un formulaire d'dition filtre du journal comptable.

L'architecture et le fonctionnement sont les mmes que pour l'dition des adhrents.

Comme vous pouvez le constater, l'outil donne la possibilit de filtrer selon : Une priode comprise entre 2 dates, Un ou plusieurs comptes de l'association, Un ou plusieurs types d'oprations, Un type de ventilations,

Pour ce qui est du filtrage sur les ventilations, vous pouvez choisir entre : Le filtrage par une catgorie bancaire globale, ou plus finement, par une sous-catgorie bancaire (Couleur verte) Le filtrage par un fournisseur de matriels, ou plus finement par une rfrence chez un fournisseur (Couleur jaune) Le filtrage par un adhrent (Couleur orange)

Pour des raisons techniques, le filtrage des ventilations est exclusif, c'est--dire qu'il n'est pas possible de mlanger ventilations bancaires et ventilations matriel par exemple.

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F) F) La section Base de DonnesLa section Base de Donnes

Cette section regroupe tous les paramtres communs l'application, qui vont influencer le fonctionnement des autres sections. Il faudrabien souvent passer par celle-ci avant de pouvoir effectuer un travail.

F.I) Gestion des fichiers de donnes Ces 3 boutons permettent de travailler avec des fichiers locaux, c'est dire, situs sur votre ordinateur. Il serventrespectivement crer, charger et enregistrer un fichier de donnes.

Quant ces 2 boutons, ils permettent de faire de mme, mais avec des fichiers stocks sur un serveur distant. Ceci vouspermettra d'effectuer un travail partag entre les responsables du club. Notez que, mme pour un enregistrement distant, lelogiciel crera toujours une copie locale de vos donnes. Ne soyez donc pas tonn s'il vous ouvre d'abord la boite dedialogue de sauvegarde de fichier sur le disque avant de procder l'envoi sur le serveur.

Attention : le systme est relativement simpliste dans la mesure o il ne permet de travailler que dans un seul dossier distant. Celui-ci estdfini grce la boite de dialogue de paramtrage FTP, dcrite ci-aprs.

Quelle diffrence entre ces boutons et ceux de la section 'Planning' ?

En premier lieu, les boutons de la section 'Base de Donnes' sont accessibles aux Super-Utilisateurs et Administrateur. Ces personnesont le pouvoir de modifier des fichiers qui ne correspondent pas forcment la saison en cours.

Alors que les boutons de la section 'Planning' sont soumis une restriction. Un simple utilisateur pourra ouvrir un fichier d'une saisonprcdente, mais ne pourra pas enregistrer de modification. Seul le chargement du fichier de la saison en cours donnera la possibilit desauvegarder les modifications apportes.

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En second lieu, rappelez-vous aussi que lorsque vous ouvrez un fichier distant situ sur un serveur, vous en devenez le propritaire. C'est la raison pour laquelle vous devez dfinir votre pseudo ou alias ( cf. chapitre A.IV, page 8). Grce ce systme, personne ne pourra utiliser ce fichier alors que vous tes en train d'y apporter des modifications. Il ne sera libr que lorsque vous utiliserez un autre fichier de donnes, ou fermerez l'application. Si par malheur, le programme tait interrompu accidentellement, il n'aurait pas le temps de lever le verrouillage propritaire. Le fichier serait alors dfinitivement indisponible.

Dans cette ventualit, les boutons de la section 'Base de Donnes', contiennent une fonctionnalit supplmentaire qui n'est rserve qu' un administrateur (donc quelqu'un qui a accs la section Base de Donnes). Si une telle personne tente d'ouvrir un fichier bloqu, le programme lui donnera la possibilit de faire sauter le verrou.

ATTENTION : cette manuvre est risque. En effet, si le fichier est verrouill parce qu'un utilisateur est rellement en train de le travailler, il est fortement dconseill de lever la protection. Car cela redonnerai l'aptitude charger et modifier le fichier. Il risquerait alors d'y avoir dsynchronisation des donnes et corruption du fichier.

C'est pour cela que lorsqu'un verrou est rencontr, le logiciel affiche le pseudo de l'utilisateur, ainsi que la date et l'heure de mise en place du verrouillage. A vous de contacter la personne concerne pour faire le point sur la situation. Ce n'est qu'en toute connaissance de cause que vous devrez lever un verrouillage.

F.II) Paramtrage des liaisons rseau

Ces 2 boutons donnent accs respectivement la boite de dialogue de paramtrage de messagerie lectronique, et celle du paramtrage du protocole FTP. Cette dernire dfinit notamment le nom du dossier de travail qui sera utilis sur le serveur.

F.III) Grades Technique et Comptition Ces 4 boutons ouvrent le formulaire de dfinition, modification ou suppression des grades, diplmes et disciplines. Le logiciel donne la possibilit de grer 2 familles de grades, les Grades Techniques ainsi que des Grades de Comptition. A vous d'utiliser ce dont vous avez besoin.

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Cette illustration montre un exemple de Grades Techniques dans la discipline de la Savate Boxe Franaise.Le fonctionnement du formulaire est simple :

Entrez un libell dans la 1re ligne, ou modifiez une item existant. Affectez-lui une couleur ventuellement grce au boutons radio situs droite. Revenez la 1re ligne et faites la saisie suivante...

Il n'y a pas besoin de valider, l'enregistrement des donnes est immdiat.

Pour supprimer un item, placez-vous sur la ligne et appuyez sur le bouton [Poubelle].Attention : Si un cadenas apparat ct d'un libell, cela signifie que cette qualification est utilise chez un

des membres du club. Vous pouvez ventuellement modifier la dsignation mais pas supprimer l'item. Il en rsulterait un dysfonctionnement dans l'affichage des donnes chez les adhrents utilisant cet lment.

Le programme classe les items par ordre alphabtique. Il peut tre judicieux, si vous voulez garder les lments dans un certain ordre, de leur mettre un nombre en tte de libell. Observez le modle ci-dessus.

F.IV) Catgories de poids et d'ges

Ces boutons ouvre le formulaire de dfinition, modification et suppression des catgories de poids et d'ges. Le fonctionnement est similaire celui du chapitre prcdent.

Les donnes qui seront entres ici, auront quelques rpercussions sur les l'affichage dans la liste des adhrents. Il s'agit des informations secondaires qui apparaissent lorsque vous amenez le pointeur de la souris au-dessus de la date de naissance, ou du poids d'un adhrent. Vous noterez qu'il n'y a pas de verrouillage anti-suppression. C'est parce qu'en fait, les plages de poids et d'ges ne servent qu' indiquer que tel adhrent se trouve dans telle catgorie. Le programme arrivera toujours classer la personne selon les seuils disponibles dans le tableau. A vous de faire en sorte que les plages des catgories soient cohrentes.

Ct prsentation, le formulaire prsentera une petite nuance selon qu'il affichera les catgories d'ge ou de poids. Voyons cela...

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Le formulaire se prsente sous forme de tableau de 3 colonnes : Colonnes 1 et 2, respectivement pour les classifications d'Assaut et de Combat, reoivent les seuils d'ge

limites de chaque catgories. Colonne 3 reoit le libell de la catgorie.

Le fonctionnement par classification Assaut et Combat n'est pas une obligation. C'est selon la discipline quevous pratiquez. Sachez nanmoins que le logiciel exige que la 1re colonne soit renseigne. Sinon la saisie est refuse.

Le nombre inscrit dans la colonne, indique le seuil limite de la catgorie spcifie sur la ligne. Etudions l'illustration ci-contre pour bien comprendre la mcanique. Il s'agit du formulaire de dfinition des seuils d'ge.

Nous voyons que : Le seuil limite de la catgorie 'Pr-poussin' en 'Assaut' est de 8 ans. Un adhrent fait partie de celle-ci, si son ge est infrieur 8 ans, mais

suprieur l'ge de la catgorie prcdente. Or comme c'est la 1re catgorie du tableau, le logiciel considrera que tous les membres d'un ge allantde 0 8 ans seront 'Pr-poussin' en 'Assaut'.

Au-del de 20 ans, un adhrent est considr comme 'Vtran', en 'Assaut' ou en 'Combat'. Pour tre sr de classer tous les individus de plus de 20 ans en vtran, on a inscrit 99 comme limite de catgorie. Ainsi le logiciel considrera que tous les membres dont l'ge est compris entre 20 et 99 ans seront des vtrans.

Vous pouvez constater aussi que pour les moins de 15 ans, il n'y a pas de classification en catgorie 'Combat'. Sachez aussi qu'il n'est pas obligatoire d'avoir les mme valeurs seuils dans une mme catgorie. Enfin, et c'est l la diffrence avec le formulaire des poids, celui des ges permet de dfinir partir de quand un adhrent est considr comme

'Adulte'. Dans notre cas, il s'agit de 15 ans. Ce seuil est inscrit dans le champ de saisie de droite.

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F.V) Sites dentranement et de stockage matriel

Ce bouton ouvre le formulaire de gestion des salles et leurs horaires de dispense de cours.

En partie haute de la fentre, se situe le tableau des salles ; nom du local, adresse, tlphone, et enfin, une case cocher indiquant si la salle sert de lieu de stockage de matriel.

En partie basse, 3 tables d'horaires de dispense de cours, et ce pour les 7 jours de la semaine.

L'ajout d'une salle est bas sur le mme principe que les autres formulaires, c'est--dire la saisie dans la 1re ligne, puis classement de l'item dans la liste par ordre alphabtique. Les donnes sont enregistres en direct.

Enfin comme d'habitude, un verrou sur la ligne indique que le local est utilis dans l'application ; son libell est modifiable mais non-effaable.

Concernant les horaires, 3 crneaux d'entranement sont dfinissable sur chaque jour. Ce n'est qu'une indication, il n'y a pas de traitement informatique issu de ces donnes.

F.VI) Groupes d'entranement.

Ce bouton ouvre le formulaire de cration, modification et suppression des groupes d'entranement.

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C'est la seule entit qui est limite en taille. En effet le programme ne grera que 16 groupes possibles. Cependant cela laisse beaucoup de possibilits car en fait, pour chaque mois de la saison, les membres du club peuvent faire partie de plusieurs groupes la fois.

C'est un formulaire enregistrement direct des donnes.Comme d'habitude, un verrou signale si l'lment est utilis dans l'application. Dans ce cas, il n'est pas

possible de le supprimer l'aide du bouton [Poubelle] ; seule la modification du libell est possible alors.

F.VII) Catgories et sous-catgories bancaires

Ce bouton ouvre le formulaire de cration, modification et suppression des catgories et sous-catgories de ventilation bancaire.

Le tableau de gauche contient les catgories. Le tableau de droite contient les sous-catgories de la catgorie slectionne. Vous devez d'abord crer une catgorie en cliquant sur la 1re ligne et en entrant un libell. Aprs validation, vous cliquez sur la 1re ligne des sous-catgories et entrez un libell. A chaque appui sur la touche [Entre] du clavier, le programme effectue un classement alphabtique, et

vide la 1re ligne. Celle-ci est toujours prte pour une nouvelle entre.

La suppression d'un item se fait toujours par appui sur le bouton [Poubelle]. Ceci n'est bien entendu possibleque si l'lment n'est pas utilis dans le journal comptable. Dans le cas contraire, un petit verrou indique que l'lment est protg contre cette manuvre.

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Il n'y a pas de validation ncessaire ; les donnes sont enregistres au fur et mesure des saisies.

F.VIII) Fournisseurs et rfrences matriel

Ce bouton ouvre le formulaire de cration, modification et suppression des fournisseurs de matriel, et de leurs rfrences.

Le tableau de gauche contient les noms des fournisseurs. Le tableau de droite contient les rfrences du fournisseur slectionn.

Le fonctionnement est exactement le mme que pour le formulaire du chapitre prcdent.

F.IX) Gestion des mots de passe d'accs Le principe de fonctionnement de cette application repose sur 3 types d'habilitation :

Le 'Simple Utilisateur', dont l'accs est limit la section Planning. Le 'Super Utilisateur', qui peut accder toutes les sections du logiciel LAdministrateur, qui en plus de l'accs aux sections, dispose de certaines fonctionnalits pouvant gnrer des incohrences dans les donnes.

Ce principe est fait pour rpondre une organisation associative, dans laquelle il y a : Des intervenants ou des assesseurs, qui ont besoin d'accder voir modifier des donnes peu sensibles. Dans notre cas, il s'agit des entraneurs, qui

au contact des adhrents de l'association, sont mme d'entrer leur pointage. Niveau 'Simple Utilisateur'. Des membres du comit directeur de l'association, notamment le trsorier et le secrtaire, qui doivent intervenir dans la comptabilit, la liste des

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adhrents, les statistiques pour tablir des compte-rendus... Niveau 'Super Utilisateur'. Le prsident de l'association, qui doit matriser l'ensemble. Il a par exemple le pouvoir de supprimer une opration bancaire. Pour viter des

tensions au sein de l'association, ce pouvoir n'est pas donn au trsorier. Le prsident donc le niveau 'Administrateur'.

a. Super-Utilisateur Ce bouton ouvre une boite de dialogue permettant de changer le mot de passe du Super-Utilisateur. Du fait qu'il se situe dans la section

Base de Donnes, cela suppose donc que la personne qui appuie sur celui-ci est un Super-Utilisateur ou un Administrateur. Il n'y a donc pas besoin de s'identifier avant d'excuter la manuvre.

b. Administrateur Ce bouton ouvre une boite de dialogue permettant de changer le mot de passe de l'Administrateur. La section Base de Donnes tant

accessible au niveau Super-Utilisateur, le programme demandera d'abord d'entrer le mot de passe Administrateur actuel. S'il s'avre que la personne est bien un administrateur, alors une seconde boite de dialogue proposera de changer ce mot de passe.

Sachez que toute manuvre de changement de mot de passe est consigne dans le journal des vnements.

Lorsqu'un utilisateur entre le mot de passe du Super-Utilisateur afin d'accder une section, il est considr comme tel pendant toute sa session de travail. Il ne lui sera pas demand de s'identifier chaque nouvelle manuvre ncessitant ce degr d 'habilitation.

Il en va de mme pour la personne se dclarant Administrateur. Ce degr d'habilitation tant sensible, l'icne ci-contre apparatra au niveau du bandeau de navigation.

F.X) Inscription du produit

Enfin ce bouton permet d'enregistrer le produit afin de pouvoir l'utiliser dans sa version totale. En effet, l'application contient un dispositifde protection qui permet d'utiliser l'ensemble pendant une priode d'essai limite. Au-del de ce temps, des dysfonctionnements apparatront.

Le principe est le suivant :

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Lorsque le logiciel est plac sur un ordinateur, il gnre un N de produit. Celui-ci est visible dans une tiquette place ct de ce bouton. Vous pouvez l'utiliser un peu plus d'un mois afin d'apprcier toutes ses qualits. Si vous dcidez de l'acqurir, contactez Gmogiciel ( http://gemogiciel.free.fr/ ou mailto:[email protected]?subject=Contact pour Gestion

Club Sport ), afin d'obtenir le numro de licence qui libre le fonctionnement en illimit.

ATTENTION : en cas de formatage du PC, il faudra renouveler la procdure.

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Je remercie l'association AULNOY-VALENCIENNES BOXE FRANCAISE, pour son aimable collaboration la ralisation de ce projet.Merci l'quipe dirigeante qui avec patience, a servi de cobaye pour le dveloppement de l'application, et la correction de quantit de bogues.

Tous les efforts ont t fait pour fournir dans cet ouvrage, une information complte et exacte. Nanmoins, Gmogiciel se rserve le droit d'apporter des modifications au logiciel dcrit dans ces pages. Il se peut alors que des divergences existent entre cette application et son mode d'emploi.

Tous droits rservs. Aucun extrait de ce livre ne peut tre reproduit, quelle que soit la forme ou le procd, d'autre fin que de servir de mode d'emploi de Gestion d'un club de sport.

Gmogiciel n'assume de responsabilit quant l'utilisation du logiciel dcrit dans ces pages, et aux consquences que cela peut entraner.

Gmogiciel est une marque dpose.

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G) G) ANNEXESANNEXES

CalendrierCalendrier





AdhrentsAdhrents



MatrielMatriel


salles, des prts...


salles, des prts...

ComptaCompta





Base DonnesBase Donnes





EditionsEditions



A) Prsentation gnraleA.I) Boutons et code des couleursA.II) AideA.III) Architecture gnraleA.IV) Alias pour le protocole FTP

B) Section PlanningB.I) Le planning de la saisonB.II) Gestion du fichier de travailB.III) Le systme de pointage de prsencea. Constitution d'un groupe d'entranementb. Slection d'un moisc. dition du tableau et du taux de prsencesd. dition des statistiques individuelles de prsence

B.IV) Passage la saison suivante

C) La section des adhrentsC.I) Inscription d'un adhrenta. Les donnes d'identificationb. Licence et disciplinesc. Le poids et l'ged. Grades et diplmese. La repche d'anciens membres du club

C.II) La modification d'un adhrentC.III) La suppression d'un ou plusieurs adhrentsC.IV) L'envoi de courrielC.V) Les diffrentes ditions

D) La section des matrielsD.I) Gestion des articles de matriel du cluba. Ajout de matrielb. Suppression de matriel

D.II) Rpartition des articles dans les sallesD.III) Le prt de matriel.D.IV) Les diffrentes ditions

E) La section comptabilitE.I) Une opration comptable purea. Le type d'oprationb. Le montant de l'oprationc. La ventilation de la somme

E.II) Un paiement d'adhrentE.III) L'achat de matrielE.IV) La vente de matriela. Cas d'une vente avec moins-valueb. Cas d'une vente avec bnfice

E.V) Le rapprochement des oprationsE.VI) La suppression d'une opration bancaireE.VII) Ajustement du solde initial d'un compteE.VIII) Les diffrentes ditions

F) La section Base de DonnesF.I) Gestion des fichiers de donnesF.II) Paramtrage des liaisons rseauF.III) Grades Technique et ComptitionF.IV) Catgories de poids et d'gesF.V) Sites dentranement et de stockage matrielF.VI) Groupes d'entranement.F.VII) Catgories et sous-catgories bancairesF.VIII) Fournisseurs et rfrences matrielF.IX) Gestion des mots de passe d'accsa. Super-Utilisateurb. Administrateur

F.X) Inscription du produit

G) ANNEXES

Documents

JAVA Gestion Club Sport