Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires d’unité – Jeudi 22 octobre 2009

I Ordre du jour

1 I Introduction2 I Présentation « ULISSE » par son directeur, Philippe BRION3 I Consommation de crédits

5 I Préparation fin d’exercice 2009 – calendrier6 I Carte achat et politique d’achat7 I Réglementation missions8 I Audits9 I Questions diverses

4 I Réseau Financier et Comptable

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Le Réseau Financier et comptable (RFC) du CNRS

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1 I Organisation / fonctionnement

1.1 I L’organisation

- Animation et pilotage par l’Agence comptable principale et la Direction des finances- Membres

Correspondant ACP + DFI

Référent : 1 par délégation

1.2 I Fonctionnement- 2 Réunions par an + téléconférence mensuelle- Liste de diffusion RFC

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2 I Objectifs

2.1 I Valoriser l’existant BFC - Actions de formation métiers/outil- Mise en place d’un support de proximité aux utilisateurs

2.2 I Faire évoluer BFC

- Mutualiser les bonnes pratiques et les compétences par la création d’une communauté de travail et parvenir ainsi à une meilleure appropriation de BFC

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3 I Différents chantiers

- Préparation fin d’exercice

Documentation

Mode opératoire

Notes explicatives : remontées crédits / reports / CAP- Support de proximité BFC- Requêtes BFC- Fiches de procédures

- Suivi de la qualité des données financières entre Xlab et BFC Les Ecarts

3.1 I 8 chantiers dont :

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4 I Les ECARTS : Objectif / organisation

4.1 I Objectif

- Edition mensuelle d’états pour tous les laboratoires faisant apparaître des déphasages Xlab / BFC- Analyse et corrections des anomalies par le gestionnaire en DR en collaboration avec le gestionnaire du laboratoire

- L’objectif principal est de mettre en évidence des anomalies qui créent des déphasages entre Xlab et BFC.

Cela génère des différences sur les disponibles entre Xlab et BFC et créent une consommation anormale des crédits de paiement

4.2 I Organisation

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5 I Cas rencontrés

5.1 I Cas d’une commande dont le montant facturé n’a pas été ventilé sur tous les postes

Déphasage Xlab/BFC

Exemple :

1ère ligne commande Achat matériel : 100 avec SF 100

2ème ligne commande Frais de port : 20 avec SF 20

Si saisie facture sur 1 ligne commande pour montant total : 120

Xlab : Consommation : 120

BFC : Consommation : 140 (120 + 20 SF engagé en trop (ligne frais de port))

Si une commande à x lignes la facture doit avoir x lignes

Si ce n’est pas le cas pensez à annuler, dans Xlab, les services faits non facturés

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5 I Cas rencontrés

5.2 I Cas d’une commande facturée pour le montant total dont la quantité facturée totale est inférieure à la quantité réceptionnée

Saisie des quantités facturées doit être égale aux quantités réceptionnées

Déphasage Xlab/BFC

Explication :

- 1 commande et SF : quantité 4 à 5€

- 1 facture : quantité 1 à 20 €

Xlab : Consommation : 20 €

BFC : Consommation : 35 € (20 + (3 x 5 € = 15 € SF engagé en trop))

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5 I Cas rencontrés

5.3 I Les avoirs

Règle :

- Sont saisis dans Xlab si traités en même temps que la facture- Sont transmis pour saisie dans BFC si la facture a déjà été payée

Intégrer l’avoir dans Xlab sans omettre de saisir un service fait négatif

Déphasage Xlab/BFC

BFC : l’avoir saisi annule tout ou partie de la facture mais les services faits demeurent dans BFC tant qu’ils n’ont pas été annulés dans Xlab

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5 I Cas rencontrés

5.5 I Missions avec frais et liquidation à 0

- Xlab : La saisie d’une mission pour un agent engage le montant évalué des frais à lui rembourser-BFC : Si pas de montant à rembourser à l’agent mission liquidée à zéro

Dans Xlab saisie d’une facture à 0

Déphasage Xlab/BFC

Explication :

-BFC : Montant mission a été désengagé par la saisie d’une liquidation à 0

-Xlab : Engagement reste présent et donc > à celui de BFC

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5 I Cas rencontrés

5.6 I Facture droits de douane

- Code famille : P4.15 (autres droits et taxes)

- Lignes commandes à saisir :Droits de douane : code TVA E1 (Exonéré)Frais de dossier : code TVA DA (19,60 %)1/3000 : code TVA E1 (Exonéré)

Le montant de la TVA douanière n’est pas à saisir dans la commande Xlab.

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6 I Rappels

6.1 I Facture étrangère

-Xlab : Saisie commande et service fait

Envoi de la facture signée à la Délégation

- BFC : Saisie facture en facturier en devises

6.2 I Facture interne à l’établissement

- Utiliser le code famille P616- Création fournisseur avec identifiant : code division laboratoire uniquement- Exonéré de TVA