La cartographie des risques pour améliorer les services

La cartographie des risques pour améliorer les

services relatifs à la gestion des contrats et

conventions

ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019

Université de Lorraine

Catherine ROCH – Valorisation et Innovation

Sabine GOULIN – Pilotage et Qualité

Méthode AVOID – agir en connaissance www.methode-avoid.fr

Le contexte

La Sous-Direction Valorisation-Innovation :- Négocie des contrats avec les partenaires socio-

économiques- Apporte son expertise en Propriété Intellectuelle (PI)- Suit le portefeuille de PI de l’UL et de sa valorisation en

lien avec les autres acteurs de la valorisation

Restructuration profonde en 2014

Problématique des délais de gestion des contrats Tension avec les laboratoiresMise en tension de l’équipe


Les objectifs

Résoudre les problèmes et difficultés par une approche

globale et objective

Traiter la problématique du

délai de traitement des contrats et

conventions Renforcer la confiance et la qualité de vie au travail


Approche1) Une écoute bienveillante et objective Comprendre le métier Évaluer les enjeux

2) Brainstorming le « contrat pourri » Les risques associés, leurs niveaux de maîtrise

3) La recherche de solutions classement des risques associés Recherche de solutions pour chaque type de risque

(quelle action de correction pour quel effet ?)


Approche Le « contrat pourri »

Les effets 4 niveaux de risques Des actions correctives pour chaque niveau Constat : tout ne peut pas être réglé décision politique


Les effets Analyse des risques Financiers, Ressources Humaines et Image de marque

Sensibilisation renforcée : « Kit valo »

Permanences dans les laboratoires et pôles scientifiques

Formalisation des process d’arbitrages internes à la SDVI et politiques

Revues de contrats régulières

Analyse des risques Juridiques Hors PI

Réflexion sur relations inter-directions et arbitrages

Analyse des risques Juridiques PI

Sensibilisation

Politique PI de l’UL

Arbitrage politique

Analyse des risques opérationnels et politiques

Amélioration du process interne de contrôle et de suivi des dossiers

Réflexion sur relations inter-directions

Formalisation du process d’arbitrage politique

Comité stratégique de la valorisation


Et l’analyse de risque dans tout cela !

ANALYSE DES VULNERABILITES POUR DECIDER

Méthode AVOID - Thierry Bontems CNRS – UMR PACTE – Sabine Goulin – Université Lorraine


[email protected]

Objectifs

Proposer aux décideurs une méthode rapide, fiable, pour lister, visualiser, hiérarchiser et analyser les vulnérabilités d’un système.

S’intéresser à la vulnérabilité avant tout, c’est-à-dire plus au moyen de maîtriser le risque qu’au constat du risque en lui-même

Utiliser des leviers pour observer les systèmes sous d’autres angles

8ANF | Qualité : Faire simple et utile (QUALSIMP) | Nancy, 13 au 15 novembre 2019

Une approche multicritère hyper cubique

9

AVoID - Thierry Bontems – Sabine Goulin


10

Très significatif :Désastre susceptible de provoquer l’effondrement du système observé

Significatif : Événement critique supportable si gérer correctement

Modéré : L’objectif est majoritairement atteint mais dans des conditions

insatisfaisante

Mineur : le risque avéré complique l’atteinte de l’objectif sans le dégrader

Non significatif : événement dont l’impact peut être absorbé par l’activité normale

IMPACT

Quasiment certain : événement attendu dans la plupart des cas (>90%)

Probable : événement probable dans la plupart des cas (50-90%)

Possible : événement devant se produire à un moment donné (30-50%)

Peu probable : événement risquant de se produire à un moment donné (10-30%)

Rare : événement risquant de se produire uniquement dans des cas exceptionnels

(<10%)

PROBABILITE


Les étapes de la méthode

11



Un outil de saisie et de cartographie

12



L’information recueillie


Vers l’analyse et la prise de décision

AVoID -Thierry Bontems – Sabine Goulin

14

RISQUES BRUTS RISQUES RESIDUELS RISQUES RESIDUELS A ECHEANCENiveau de risque avec mise en œuvre des moyens de maitrise existants Niveau de risque avec mise en œuvre des moyens de maitrise à transférer ou à inventer

IMP

AC

TS

IMP

AC

TS

TRES

SIG

NIF

ICATI

FS

TRES

SIG

NIF

ICATI

FS

TRES

SIG

NIF

ICATI

FS

IMP

AC

TS

IMP

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IMP

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TS

SIG

NIF

ICATI

FS

SIG

NIF

ICATI

FS

SIG

NIF

ICATI

FS

IMP

AC

TS

IMP

AC

TS

IMP

AC

TS

MODERE

MODERE

MODERE

IMP

AC

TS

IMP

AC

TS

IMP

AC

TS

MIN

EUR

MIN

EUR

MIN

EUR

IMP

AC

TS

LISTE DES RISQUES IDENTIFIES1- Org-1 21- Gouv-4

2- Org-2 22- Gouv-5

3- Org-3 23- Gouv-6

4- Com-1 24-

5- Com-2 25-

6- Com-3 26-

7- RH-1 27-

8- Gouv - 1 28-

9- Gouv - 2 29-

10- Moy-1 30-

11- Moy-2

12- RH-2

13- RH-3 CARTOGRAPHIE DES VULNERABILITES CARTOGRAPHIE DES VULNERABILITES A ECHEANCES

14- RH-4 Niveau de vulnérabilité avec mise en œuvre des moyens de maitrise existants Niveau de vulnérabilité avec mise en œuvre des moyens de maitrise à transférer ou à inventer

POSSIBLE PROBABLEQUASI

CERTAIN

IMP

AC

TS

RAREPEU

PROBABLE

IMP

AC

TS

NON

SIG

NIF

ICATI

FS

PEU

PROBABLEPOSSIBLERARE

PEU

PROBABLEPOSSIBLE PROBABLE

QUASI

CERTAIN

NON

SIG

NIF

ICATI

FS

Focalisation sur le public beneficiaire

NON

SIG

NIF

ICATI

FS

IMP

AC

TS

PROBABLEQUASI

CERTAINRARE

PROBABILITE

Ne pas se connaitre et ne pas travailler ensemble

Manque d'Identification des acteurs

Ne pas comprendre le projet

Projet pas sexy

Pas de moyens techniques

MQ Role et mission des salariés

Personnalité du porteur de projet

Mise en cause du porteur de projet

PROBABILITE PROBABILITE

Pas de local dédié à l'équipe

Manque d'Identification et Structuration du partenariat Place des jeunes dans le projet

Absence de connaissance du public

Mauvaise communication (à tout va)

avoir un chargé de Com débutant

Desengagement des personnes operationelles techniques

Absence des OT au CA decisionnel

15- RH-5

16- Gouv-3

17- Fin-1

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

TRES

ELE

VE

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

TRES

ELE

VE

Defaillance du porteur de projet

Responsabilité financiere du PP

Non justification des dépenses

18- Fin-2

19- Org-4

20- Gouv-4

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

ELE

VE

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

Gestion Budgetaire

ELE

VE

Place des jeunes dans le projet

Demotivation des structures associatives

CARTOGRAPHIE DES RISQUESLEGENDE

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

MOYEN

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

MOYEN

Niv

eau

risques

Niv

eau

Vuln

éra

bili

té

YYYYYYYYYYYYYYYYYYY

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXTres

élevéAlerte

zzzzzzzzzzzzz ElevéSurveil

lance

NIV

EA

U D

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S

FAIB

LENIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

FAIB

LE

Niv

eau

risques

Niv

eau

Vuln

éra

bili

té

Auteur de l'analyse :

Nom du projet :

Pilote(s) du projet :

zzzzzzzzzzzzz Moyen Vigilance

Faible

Projet GlobalTrès

Faible

MAITRISE DES LEVIERS

Délai (Exc = court ; Très faible = long)

NIVEAU DE MAITRISE

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

TRES

FAIB

LE

TRES ELEVE ELEVE MOYEN FAIBLE TRES FAIBLE

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

TRES

FAIB

LE

NIVEAU DE MAITRISE


Personne(s) auditée(s) :

Date de l'analyse :

Domaine :

mercredi 23 novembre 2016

VU

LN

ER

AB

ILIT

E

ALE

RTE

VU

LN

ER

AB

ILIT

E

SURVEIL

LANCE

VU

LN

ER

AB

ILIT

E

VIG

ILANCE

EXCELLENTE BONNE MOYENNE FAIBLE TRES FAIBLE

MAITRISE DU LEVIER

RB Org-1

RB Org-2

RB Org-3

RB Com-1

RB Com-2

RB Com-3

RB RH-1RB Gouv - 1

RB Gouv - 2

RB RH-2

RB RH-5

RB Gouv-3

RB Fin-1

RB Fin-2

RB Org-4

RB Gouv-4

RB Gouv-5

RB Gouv-6

RR Org-1

RR Org-2

RR Org-3

RR Com-1

RR Com-2

RR Com-3 RR RH-1RR Gouv - 1

RR Gouv - 2

RR RH-2

RR RH-5RR Gouv-3

RR Fin-1

RR Fin-2

RR Org-4

RR Gouv-4

RR Gouv-5

RR Gouv-6

RRE Org-1

RRE Org-3

RRE Com-1

RRE Com-2

RRE Com-3

RRE RH-1 RRE Gouv - 1

RRE Gouv - 2

RRE RH-2

RRE RH-3RRE RH-5

RRE Gouv-3

RRE Fin-1

RRE Fin-2

RRE Org-4

RRE Gouv-4

RRE Gouv-5

RRE Gouv-6

RR Org-1

RR Org-2

RR Org-3

RR Com-1

RR Com-2

RR Com-3

RR RH-1

RR Gouv - 1

RR Gouv - 2

RR RH-2

RR RH-3

RR RH-5

RR Gouv-3

RR Fin-1

RR Fin-2

RR Org-4

RR Gouv-4

RR Gouv-5

RR Gouv-6

RRE Org-1

RRE Org-2

RRE Org-3

RRE Com-1

RRE Com-2

RRE Com-3

RRE RH-1

RRE Gouv - 1

RRE Gouv - 2

RRE RH-2

RRE RH-3

RRE RH-5

RRE Gouv-3

RRE Fin-1

RRE Fin-2

RRE Org-4

RRE Gouv-4

RRE Gouv-6

RRE Gouv-5

RR Org-1

RR Org-2

RR Org-3 RR Com-1

RR Com-2

RR RH-1RR Gouv - 1

RR Gouv - 2

RR RH-2RR RH-3

RR RH-5

RR Fin-2RR Org-4RR Gouv-4

RR Gouv-5

RR Gouv-6

I I I

I I

I


Résultat visuel qui objective la réalité



16

EN 2016 PEU DE MOYENS DE MAITRISE

CARTOGRAPHIE DES VULNERABILITES A ECHEANCES

Niveau de vulnérabilité avec mise en œuvre des moyens de maitrise à transférer ou à inventer

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

TRES

ELE

VE

NIV

EA

U D

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ISQ

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S

ELE

VE

NIV

EA

U D

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S

MOYEN

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

FAIB

LE

NIVEAU DE MAITRISE

NIV

EA

U D

E R

ISQ

UE

S

TRES

FAIB

LE


RRE Org-1

RRE Org-2

RRE Org-3

RRE Com-1

RRE Com-2

RRE Com-3RRE RH-1

RRE Gouv - 1

RRE Gouv - 2

RRE RH-2RRE RH-3

RRE RH-5

RRE Gouv-3

RRE Fin-1

RRE Fin-2

RRE Org-4

RRE Gouv-4

RRE Gouv-6

RRE Gouv-5

IGO / NO GOChoix politique

Consolider les moyens de maitrises Processus qualité

Surveiller le niveau de risques Indicateur de fréquence


Hélène BOULANGERVice Présidente CA

Université de Lorraine

Gérer les risques, une activité vitale pour la gestion

des équilibres et la réassurance des financeurs

Colloque "Research Evaluation for the Social Sciences and the Humanities" - Rennes - 4-6 juin 2015"Differentiation levers of the practices and improvement of research quality in SSH. Thierry BONTEMS (CNRS) - Hélène BOULANGER (Université de Lorraine)- Sabine GOULIN (Université de Lorraine)


Merci de votre attention


Documents

La cartographie des risques pour améliorer les services