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La dimension ressources humaines de l’élaboration et de la mise en œuvre des schémas de mutualisation  

Etude  AdCF/CNFPT/FNCDG  

Groupe de travail

Compte-rendu de la réunion du vendredi 9 janvier 2015

Le cadre financier des schémas de mutualisation des services Présents Floriane BOULAY, AdCF Claire DELPECH, AdCF Simon MAUROUX, AdCF Didier SPITZ, CNFPT Cindy LABORIE, FNCDG Suzanne MOREL, Lamballe Communauté Emilie KOSMALA, Communauté du Pays de Vendôme Eric BAUSSIER, Communauté du Pays de Vendôme Arnaud LATOUR, Communauté de communes 4B Sud Charentes Michèle RENAUD, Communauté Maremne Adour Côte-Sud Florence FRESNAULT, Tours Plus Valérie VIAUD, Tours Plus Serge LHEUREUX, Le Grand Chalon Nathalie SAGNES, Vichy Val d’Allier Manuel PLUVINAGE, Versailles Grand Parc Isabelle BERTONE-BAHIER, Versailles Grand Parc Didier SPITZ ouvre la réunion en rappelant les objectifs de l’étude menée en partenariat avec l’AdCF et le CNFPT et précise que la phase d’entretien auprès des élus et des DG et secrétaires de mairie dans le cadre des cinq sites pilotes a débuté. Les entretiens ont porté sur le premier volet d'observation prévu par l'étude sur la dimension RH de l'élaboration et de la mise en œuvre des schémas de mutualisation.

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Ils avaient pour objectif de recueillir la perception des acteurs locaux quant à :

-­‐ L’historique du bloc communal en matière de mutualisation -­‐ Le contexte d’élaboration du schéma de mutualisation -­‐ La méthode d’élaboration du schéma de mutualisation.

Floriane BOULAY précise l’ordre du jour de cette journée de travail et lance un tour de table quant à l’avancée de la réalisation des schémas de mutualisation dans les communautés.

1. Avancée dans l’élaboration des schémas de mutualisation

Suzanne MOREL de Lamballe Communauté indique que le schéma fera l’objet d’une approbation définitive en juin 2015. Pour la communauté du Pays de Vendôme, le conseil communautaire se réunira en mars. Les communautés de Tours, de Val d’Allier, de Maremne Adour Côte-Sud, la présentation du schéma devrait être envisagée en juillet voire en octobre/novembre. Il s’agit principalement d’un schéma d’intention. Nathalie SAGNES de la communauté de Val d’Allier précise que des ateliers techniques ont d’ores et déjà rendu un diagnostic ainsi que des pistes de mutualisation. A Tours +, un état des lieux des moyens humains, matériels et financiers est envisagé, une concertation est actuellement en cours avec les communes membres. La réflexion sur le schéma de mutualisation est menée de front avec celle relative au passage de la communauté en communauté urbaine. Le schéma devra tenir compte des transferts de compétences liés à ce changement de statut. Michèle RENAUD de la communauté de Maremne Adour Côte-Sud explicite le processus d’élaboration retenu. Le schéma sera progressif partant de l’existant, puis intégrant les compétences transférées dans les deux années à venir, et prévoyant pour la fin du mandat de nouvelles mutualisations. Un travail est engagé avec un petit groupe de communes membres sur les mutualisations existantes et les compétences à venir. Des réunions sont organisées avec des maires, des DGS et des secrétaires de mairie. La communauté du Pays de Vendôme a réalisé un état des lieux a minima. Il n’y a pas eu de débat sur cette question. Le schéma est un document d’intention sur ce que doit être la mutualisation pour les années à venir. Le projet a été présenté aux communes et aux organisations syndicales courant décembre. L’évolution du périmètre de la communauté et un passage éventuel en agglomération viennent créer des inquiétudes. La communauté compte actuellement 12 communes et pourrait passer à 100. Sur les 688 agents que représente le bloc, 600 sont issus de la communauté et de la ville. 218 agents sont mutualisés.

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Pour la présentation du projet de schéma ont été associés dans un premier temps uniquement les agents de la ville, de la communauté, du CCAS et du CIAS. Dans le schéma qui sera proposé aux élus en mars, ne sont pas détaillées les actions envisagées ni leur mise en œuvre. Nathalie SAGNES (communauté de Val d’Allier) souligne que le projet de schéma reprend différentes thématiques avec un phasage notamment sur le service ADS. Pour Versailles Grand Parc, la mutualisation n’est qu’ascendante avec la ville centre. Il n’y a pas de débats engagés avec les autres communes alors qu’elles représentent les deux tiers de la population. Se pose la question du grand élargissement du périmètre de la communauté qui passerait de 250 000à 800 000 habitants. Lamballe communauté a adopté une démarche similaire à celle engagée à Vendôme. Les élus du bureau communautaire souhaitent mutualiser la fonction secrétaire de mairie. Pour les autres débats en cours se pose également la question de l’extension du territoire. Le projet de schéma a été présenté aux élus puis aux communes avant un passage en bureau communautaire en mars et un retour dans les conseils municipaux en avril/mai. Une réunion avec les agents est programmée en mars/Avril également. Le Conseil communautaire délibérera sur le schéma en juin. Claire DELPECH de l’AdCF s’interroge sur les intentions organisationnelles ou financières du schéma et sur son articulation avec le projet de territoire et le pacte fiscal et financier. Pour Nathalie SAGNES (Val d’Allier) tout est lié, les débats s’organisent en même temps. La vocation du schéma est plutôt organisationnelle car la mutualisation ne sera pas forcément source d’économies à court terme. Tours + évoque la réticence de certains élus qui se demandent pourquoi mettre en œuvre un schéma alors qu’il n’y aura plus de coefficient. L’intérêt économique est certain et la communauté s’interroge sur la mutualisation avec l’ensemble des communes membres. Tous les outils sont envisagés pas seulement la création de services communs. La question du maintien d’un service de proximité à l’heure d’un passage en communauté urbaine est importante également. Pour la CC4B, les petites communes recherchent surtout à disposer de nouveaux services ce qui entraîne des coûts pour la communauté. Le débat sur les communes nouvelles avance et viendra nécessairement modifier le contour des mutualisations existantes et prévues. Serge LHEUREUX (le Grand Chalon) précise qu’un cabinet privé a réalisé un état des lieux et a transmis aux élus des propositions de scénarios. Le schéma est en cours de rédaction. La communauté regroupe 38 communes et une méthode participative autour de 4 groupes de travail (fonctions supports, services

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techniques, assistance aux communes, services à la population) a été mise en œuvre. Ce sont ces groupes de travail qui élaborent les propositions de mutualisation. Sont notamment discutées :

-­‐ La création d’une agence technique d’aide aux communes -­‐ La mutualisation de certains équipements et personnels en matière de

voirie par exemple -­‐ Le partage de données documentaires -­‐ Un service commande publique.

Le Conseil des maires des 38 communes a adopté ces propositions le 6 décembre. Avait été proposée la mise en place d’un service de remplacement mais les élus l’ont écartée. Florence FRESNAULT de Tours + évoque la question des relations avec les agences techniques départementales et les Centres de Gestion, certains élus voulant se positionner sur des services déjà proposés par d’autres instances. Cindy LABORIE rappelle que depuis la loi MAPTAM du 27 janvier 2014, un service commun peut être chargé de l’exercice de missions opérationnelles ou de missions fonctionnelles en matière de gestion du personnel à l’exception, pour les communes et établissements affiliés, des compétences relevant du centre de gestion. Toutefois, une communauté peut créer un service qui relève du champ des compétences optionnelles des CDG. Elle se pose toutefois la question de la pertinence en matière de remplacement. Le remplacement d’agent concerne 92% des Centres, cette mission est en nette progression ces dernières années. Alors qu’en 2004, 57% des établissements avaient mis en place une cellule spécifique « secrétaires de mairie itinérants », en 2011 le remplacement est limité à ces agents dans seulement 22% des CDG. Les Centres proposent désormais plus globalement un service ouvert à toutes les filières même si la plus concernée reste la filière administrative. Certains CDG peuvent recourir à plus de 1800 intérimaires chaque année. En moyenne, les CDG ont recours à environ 250 personnes par an. Didier SPITZ et Floriane BOULAY se demandent s’il est opportun dans le cadre du projet de loi NOTRe de poser au législateur la question de la pérennité des agences techniques départementales, les communes payant deux fois un service.

2. Rapport IGA/IGF Floriane BOULAY présente le projet de rapport d’évaluation sur les mutualisations entre communes et intercommunalité. La mission de la modernisation de l’action publique (MAP), lancée en juillet 2014, à laquelle était associée plusieurs associations d’élus, était copilotée pour la première fois par l’Etat et l’AMF.

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L’étude conduite par l’IGA et l’IGF sous la responsabilité du directeur général des collectivités locales et du directeur général de l’AMF, s’inscrit dans un objectif de maitrise de la dépense publique. La mission a réalisé une observation des pratiques locales (étude d'un échantillon d’EPCI, enquête auprès de collectivités, groupes de travail associant des professionnels de collectivités), les réflexions ont également été nourries par l'audition de nombreux élus et parlementaires, syndicats de la fonction publique territoriale et associations professionnelles. Le pré-rapport précise que s'il existe autant de formes de mutualisations que de territoires, le succès de la démarche résulte avant tout d’une volonté politique locale, assise sur un projet de territoire partagé et un dialogue social soutenu. L’analyse des pratiques met en évidence des organisations parfois en décalage avec le cadre juridique existant et la nécessité de faciliter les mutualisations entre communes ou encore d'étendre certaines possibilités de partager des services communaux avec les intercommunalités. Le pré-rapport précise aussi que si les mutualisations sont souvent recherchées pour maîtriser, voire diminuer les dépenses des collectivités, il apparaît que dans la plupart des cas observés, elles ont été principalement utilisées pour permettre l'égalisation des services rendus aux usagers sur le territoire intercommunal ou la création de nouveaux services. Le pré-rapport met en évidence les freins politiques, organisationnels et juridiques qui expliquent l’hétérogénéité des pratiques de mutualisation au sein des structures intercommunales. Les territoires qui n’ont pas entamé de démarche de mutualisation ont précisé que souvent il n’y avait pas d’accord politique au sein de l’intercommunalité surtout quelques mois seulement après une alternance dans certaines communes et structures, le taux de renouvellement au niveau national étant de 37%. Les freins politiques tiennent également à la nouvelle réforme territoriale engagée et à une crainte certaine des élus d’un redéploiement intercommunal si le seuil évoluait à 20000 habitants. Les freins organisationnels sont nombreux, ils relèvent :

d’un éloignement entre les services et le processus de décision d’une perte de proximité pour les services opérationnels en cas de

mutualisation d’une multiplicité des donneurs d’ordre.

Concernant les difficultés juridiques, elles reposent sur :

de nombreuses modifications législatives et réglementaires intervenues ces 4 dernières années et un cadre non encore stabilisé du fait d’une nouvelle réforme en cours

d’une complexité dans les dispositifs de mutualisation existants

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d’un encadrement rigide notamment concernant les outils de dialogue social.

Le pré-rapport propose un scénario fondé sur une simplification et une ouverture des possibilités de mutualisation au niveau local, tout en incitant à une intégration plus grande des intercommunalités. Les principales propositions visent à :

• autoriser la réalisation de mutualisations entre deux acteurs ou plus appartenant à un même bloc intercommunal, et rendre obligatoire l'information des EPCI

• développer un dialogue social global pour favoriser les mutualisations et maîtriser les coûts liés à l'harmonisation des régimes indemnitaires

• articuler les schémas de mutualisation et les schémas de coopération intercommunale et clarifier le calendrier de réalisation des schémas de mutualisation.

Les inspecteurs de l’IGA et de l’IGF soulignent que le corpus juridique existant est complexe et n’a pas facilité le développement des mutualisations. Il ne permet que marginalement des mutualisations entre communes, ce qui exclut des initiatives de mutualisation qui pourraient, à terme, s’intégrer à l’échelle de l’intercommunalité ou favoriser la constitution de communes nouvelles. L’évolution du droit européen permet d’envisager de nouvelles possibilités de mutualisation. Le pré-rapport préconise :

- d’autoriser la réalisation de mutualisations entre deux acteurs ou plus appartenant à un même bloc intercommunal (regroupant l’EPCI, ses communes et les établissements dont ils sont membres) sous forme de services communs, de mise en commun de moyens ou de convention de création et gestion d’équipements ou de services en liaison avec la mise en place du coefficient en dépenses (CD) dès 2016 - de rendre obligatoire une information systématique à l’EPCI pour les mutualisations infra-EPCI - d’étendre aux communautés de communes la possibilité de conclure une convention de création ou de gestion d’équipement ou de service avec toutes les autres collectivités territoriales ou établissements publics - d’abroger le décret relatif aux règles de calcul des remboursements en cas de mise à disposition - d’étendre la dérogation aux communautés d’agglomération et de communes de placer un service commun auprès d’une commune - de supprimer la liste des services fonctionnels - de retirer l’avis de la CAP obligatoire en cas de constitution de services communs - de prévoir une mise à disposition pour les agents ne remplissant pas la totalité de leur fonction dans le service - de permettre la mise à disposition de droit des agents pour une durée d’un an maximum dans le cadre de service commun placé à l’EPCI.

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Cette étude IGF/IGA sera accompagnée d’un guide de bonnes pratiques afin d'aider les collectivités à élaborer leur schéma de mutualisation. Manuel PLUVINAGE de Versailles Grand Parc s’interroge sur la possibilité au regard du droit communautaire d’autoriser la réalisation de mutualisations entre deux acteurs ou plus appartenant à un même bloc intercommunal. Floriane BOULAY souligne que les directives communautaires de 2014 le permettraient. Arnaud LATOUR (CC4B) se félicite d’une plus grande ouverture des supports juridiques. Une plus grande souplesse est indispensable. MANUEL PLUVINAGE (Versailles Grand Parc) reconnait l’intérêt de d’étendre la dérogation aux communautés d’agglomération et de communes de placer un service commun auprès d’une commune. En effet, aujourd’hui c’est la communauté qui supporte la charge des services communs alors que l’essentiel des prestations sont exercées pour la commune centre. Emilie KOSMALA (Vendôme) précise que ce système permet de réaliser des services pour d’autres communes que la commune membre. Il faudrait trouver une rédaction prévoyant que la règle c’est le service commun porté par la communauté et l’exception le service géré par une commune membre. Floriane BOULAY et Claire DELPECH évoquent le coefficient de mutualisation. Concernant l’incitation financière à l’intégration, le pré-rapport rappelle qu’elle est portée par le Coefficient d’intégration fiscale (CIF) qui porte sur 30% de la dotation d’intercommunalité. Le CIF est calculé sur une assiette couvrant environ 40 % des recettes du bloc communal. Son objectif est de favoriser l’intégration fiscale au sein de la dotation globale de fonctionnement. Le législateur a introduit dans la loi MAPTAM un coefficient de mutualisation (CM), qui s’ajoute au CIF, correspondant au ratio des dépenses de personnel des services fonctionnels de l’EPCI sur celles du bloc. Son objet était de favoriser les mutualisations de services fonctionnels adossés à l’EPCI Le décret définissant les modalités de calcul du coefficient de mutualisation n’a jamais été publié. La mission a expertisé la faisabilité du CM, l’intérêt d’un raisonnement fondé sur les dépenses et propose un autre coefficient, plus aisé à calculer et plus incitatif à la mutualisation, et permettant de poursuivre l’intégration intercommunale, appelé Coefficient en dépenses (CD). Celui-ci correspond à la part de l’EPCI dans les dépenses de fonctionnement et d’investissement du bloc : il reflète plus fidèlement la réalité de la mutualisation que l’approche du CIF. Claire DELPECH évoque le fonds national de péréquation des ressources intercommunales et communales (FPIC) mis en place en 2012. Il constitue le premier mécanisme national de péréquation horizontale pour le secteur communal. Il s’appuie sur la notion d’ensemble intercommunal, composée d’un

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établissement public de coopération intercommunal à fiscalité propre (EPCI) et de ses communes membres. Le fonds national de péréquation des ressources intercommunales et communales (FPIC) consiste à prélever une partie des ressources de certaines intercommunalités et communes pour la reverser à des intercommunalités et communes moins favorisées. Une fois le prélèvement ou le reversement calculé au niveau d’un ensemble intercommunal, celui-ci sera réparti entre l’EPCI et ses communes membres en deux temps : dans un premier temps entre l’EPCI d’une part et l'ensemble de ses communes membres d’autre part, dans un second temps entre les communes membres. Une répartition « de droit commun » est prévue à la fois pour le prélèvement et le reversement, en fonction de la richesse respective de l’EPCI et de ses communes membres. Pour le moment les propositions sur le nouveau coefficient formulées par l’IGA et l’IGF ne sont pas chaleureusement accueillies par les cabinets ministériels. Cindy LABORIE présente les propositions relatives au dialogue social dans le pré-rapport de l’IGA et de l’IGF. En matière de propositions relatives au dialogue social et aux ressources humaines, l’IGF et l’IGA préconisent :

- de garantir aux non-titulaires l’assimilation des services accomplis auprès de leur ancien employeur à des services accomplis auprès de leur nouvel employeur

- d’encourager un dialogue social global et continu - de supprimer la disposition automatique d’alignement du régime

indemnitaire des agents sur le régime plus intéressant du nouvel employeur (par la suppression du terme « s’ils y ont intérêt » notamment à l’article L 5111-7 du CGCT) et renvoyer à une négociation globale

- de rendre possible la création d’une CAP commune pour permettre le développement d’une politique RH commune

- de développer une dimension gestion prévisionnelle des emplois et des compétences dans les schémas de mutualisation et des plans de formation intercommunaux.

Elle précise que la FNCDG se prononcera en défaveur de 3 propositions : - supprimer la disposition automatique d’alignement du régime indemnitaire

des agents sur le régime plus intéressant du nouvel employeur - rendre possible la création d’une CAP commune pour permettre le

développement d’une politique RH commune - retirer l’avis de la CAP obligatoire en cas de constitution de services

communs. Depuis la loi RCT du 16 décembre 2010, un EPCI à fiscalité propre et une ou plusieurs de ses communes membres peuvent se doter de services communs, en dehors des compétences transférées pour assurer des missions fonctionnelles. Les domaines d’intervention des services communs sont précisés par la loi MAPTAM du 27 janvier 2014.

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Les fonctionnaires et agents non titulaires remplissant en totalité leurs fonctions dans un service ou une partie de service mis en commun sont transférés de plein droit, après avis de la CAP ou de la CCP, à l’EPCI ou à la commune chargée du service commun (article L 5211-4-2 du CGCT). S’ils y ont intérêt, ils conservent le bénéfice du régime indemnitaire qui leur était applicable et, à titre individuel, les avantages acquis en application de l’article 111 alinéa 3 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984. Ces deux dernières garanties offertes aux agents (avis de la CAP et maintien des droits acquis) seraient supprimées si les propositions issues du rapport IGA/IGF étaient retenues. Or, la mutualisation et les transferts de personnel associés posent souvent d’importants problèmes managériaux. Les principales sources d'inquiétude des agents concernent la perte de salaire ou d'avantages acquis (primes, régime indemnitaire...), le lieu d'embauche et l'organisation du travail. Il peut subsister des différences importantes entre les agents d'un même service, selon leur ancienneté et la politique sociale de leur commune d'origine. Ces inégalités peuvent générer de nouvelles sources de tensions. Concernant les régimes indemnitaires, le souci majeur des directions générales et des directions des ressources humaines communautaires était de trouver le moyen de limiter la coexistence de multiples pratiques au sein de la communauté ce qui, au-delà de la complexité de gestion suscitée, allait inévitablement poser des problèmes d'équité de traitement à moyen terme. En matière de rémunération, la loi MAPTAM est intervenue dans le sens du maintien des droits précédents. L’article L 5211-4-2 du CGCT prévoit depuis janvier 2014 que les agents exerçant leurs missions dans un service commun « conservent, s'ils y ont intérêt, le bénéfice du régime indemnitaire qui leur était applicable ainsi que, à titre individuel, les avantages acquis en application du troisième alinéa de l'article 111 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984». Si dans la pratique, la mise en œuvre de régimes indemnitaires différents pouvait conduire à des difficultés managériales importantes, comment garantir une bonne intégration des agents sans consultation de la CAP et avec une perte de rémunération ? La qualité du dialogue social est essentielle pour que la GRH devienne moteur du changement. Floriane BOULAY conclut cette présentation du pré-rapport IGA/IGF en indiquant que celui-ci préconise l’abrogation du décret de 2011 relatif aux règles de calcul des remboursements en cas de mise à disposition.

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3. L’organisation d’une journée consacrée aux finances Claire DELPECH indique que l’AdCF organisera le 21 janvier sa journée annuelle consacrée aux lois de finances. Deux tables rondes seront organisées avec une première séquence sur les politiques d’investissement à conduire à l’horizon 2020 pour répondre aux impératifs de développement des territoires et au renforcement des compétences du bloc communal. La seconde permettra de mettre en débat les leviers d’optimisation de la dépense locale et de leurs conditions de mise en oeuvre. L’après-midi sera organisée autour de témoignages de communautés et d’experts mettant en avant et les bonnes pratiques en matière d’optimisation de la dépense. Cette journée sera également l’occasion de présenter la dernière publication de l’AdCF sur le pacte financier et fiscal de solidarité au service du projet de territoire.

4. Les conditions financières de la mutualisation

Floriane BOULAY souligne que le législateur a déterminé des conditions de remboursement relativement strictes, entre communes et communauté, en cas de mise à disposition de services. A l’inverse, une grande latitude est laissée aux élus locaux pour définir les flux financiers liés à la création de services communs. En tout état de cause, cette question financière soulève des interrogations à la fois techniques, politiques et managériales. Michèle RENAUD (Maremne Adour Côte-Sud) pose la question de comment organiser le dialogue politique autour de ces interrogations. Dans sa communauté, des négociations avaient été organisées et seul un pourcentage du traitement de l’agent était comptabilisé ce qui ne couvrait pas l’ensemble des charges. Isabelle BERTONE BAHIER (Versailles Grand Parc) indique qu’il convient de prendre en compte l’ensemble des rémunérations. A Lamballe communauté, une clef de répartition entre toutes les communes a été définie. Préalablement à toute question de répartition, il a été déterminé le coût du service avant transfert. Toutes les charges indirectes ont été intégrées sauf celles relatives aux investissements et réparties entre toutes les collectivités en fonction de leur population. Les règles de remboursement sont fixées dans la convention soumise au Conseil communautaire qui autorise le Président à la signer. C’est en conseil ou bureau que s’organise le dialogue politique.

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Arnaud LATOUR de la CC4B se pose la question de la révision des attributions de compensation. A quel moment la CLECT doit elle se réunir ? Claire DELPECH rappelle le dispositif des AC et le rôle de la CLECT. Quand une attribution est liée à un transfert, et qu’il y a une évolution notamment du temps de travail des agents transférés, la CLECT doit se réunir pour reconsidérer le transfert. Emilie KOSMALA de la communauté du Pays de Vendôme pose la question de l’actualisation des charges dans les conventions de mise à disposition. Conformément à l’article L 5211-4-1 du CGCT, la mise à disposition des services fait l’objet d’un remboursement par le bénéficiaire de la mise à disposition des frais de fonctionnement du service mis à disposition. Toutefois, les charges réellement exposées ne sont pas forcément celles inscrites sur l’année n-1 et la communauté ne peut actuellement se faire rembourser du reliquat. Cela concerne les charges tant directes qu’indirectes inscrites au compte administratif. Par exemple, la revalorisation des traitements des agents de catégorie C n’avait pas été anticipée. Isabelle BERTONE BAHIER (Versailles Grand Parc) souligne que pour pallier à cette difficulté fait référence à la masse salariale définie dans l’outil de gestion RH. Cindy LABORIE rappelle que le décret de 2011 prévoit que les charges visées dans la convention sont constatées après adoption du compte administratif de l'administration d'origine. Il convient dans la convention de prévoir une clause de réévaluation pour le cas où une distorsion importante apparaitrait dans le cours de l’année n ou n+1 afin que la communauté soit remboursée à hauteur des charges réelles engagées. C’est ce que préconise le cabinet d’Eric LANDOT, Avocat au Barreau de Paris, dans ses modèles de convention : « Après l’adoption annuelle du compte administratif de la Ville, Ville et Communauté se rapprochent pour vérifier que les dépenses effectivement exposées correspondent aux montants prévus par le présent article. En cas de constat amiable sur une différence entre ces sommes et les frais effectivement exposés en année n-1, les parties conviennent qu’un titre de recettes pourra être émis pour la somme correspondante et que celui-ci sera honoré ». Emilie KOSMALA de la communauté du Pays de Vendôme précise qu’une telle clause serait difficile à faire adopter politiquement.

Floriane BOULAY fait référence à une enquête menée par l’AdCF sur le calcul des modalités de remboursement en cas de service commun. Quelques communautés ont évoqué des mises à disposition à titre gratuit (ce qui est prohibé par les textes). Les deux tiers des structures préconisent le remboursement des frais réels et un tiers des intercommunalités mettent en avant du remboursement de frais réels mêlés à de la mise à disposition à titre gratuit.

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Isabelle BERTONE BAHIER de Versailles Grand Parc présente les conventions de services mutualisés entre la ville centre et l’agglomération et la méthode de calcul des remboursements retenue. Afin de renforcer l’efficacité de leurs services et de réduire les coûts de fonctionnement, la Ville de Versailles et Versailles Grand Parc ont signé une convention cadre qui fixe les dispositions générales de mutualisation de leurs services, pour une durée de 4 ans, reconductible un an, à compter du 1er janvier 2011. Dans ce cadre, des conventions d’application doivent prendre effet : - annuellement pour les services mutualisés récurrents - pour une durée déterminée pour les services mutualisés ponctuellement, avec une actualisation annuelle et être examinées au moment l’élaboration des budgets primitifs. Diverses conventions coexistent (par exemple en 2007 pour la commande publique, en 2008 pour la GRH…) avec des modes de calcul différents. La convention cadre définit trois axes : ◊ Le Cadre de travail des agents des services mutualisés

– saisine, encadrement et établissement des plans de charge via leur DGS ou leurs directeurs – statut et emploi des agents (temps de travail, congés, ARTT, maladie,rémunération, formation, pouvoir disciplinaire, notation, avancement …) sous l’autorité de l’employeur ◊ Le cadre financier

– principe d’affectation des dépenses et recettes : • Toutes les dépenses individualisables sont réglées directement • Toutes les dépenses non individualisables font l’objet d’un accord annuel en préparation de l’annexe thématique annuelle – utilisation des frais d’administration générale pour couvrir les dépenses de structure – modalités d’accord sur le coût du service et modalités de règlement ◊ Le Suivi d’exécution

– un comité de suivi (2 élus Ville + 2 élus de l’agglomération) – un rapport annuel des activités réalisées pour le compte de l’agglomération. Cette convention cadre a été soumise à l’avis des deux CTP de la ville et de l’agglomération. Les frais d’administration générale sont forfaitisés pour toute la durée de la convention. Les conventions annexes portent soit sur une thématique particulière soit sur une opération. Dans le cadre d’une convention portant sur une thématique, elle reprend :

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◊ la durée d’application ◊ l’identification des missions remplies ◊ la masse salariale concernée ◊ le coût du service mutualisé – coût de personnel avec un calcul prévisionnel basé sur : • masse salariale de l’année précédente • correction en fonction des recrutements sur postes vacants concernés connus • actualisation en utilisant le glissement vieillesse technicité retenue pour la préparation budgétaire – moyens logistiques : couverts par l’application d’un taux adapté de frais d’administration générale – prestations, matériels, … si ceux-ci n’ont pas pu être individualisés ◊ la répartition de la gestion mutualisée – application d’un ratio lié à l’activité pour les services récurrents ◊ un rendu compte d’activité avec des indicateurs précis. Dans le cadre d’une convention par opération, les clauses de celles-ci sont relatives à : ◊ la durée d’application liée à la durée de l’opération ◊ l’identification des missions remplies – maîtrise d’ouvrage déléguée / conduite d’opérations – assistance et encadrement de travaux ◊ la masse salariale concernée ◊ le coût du service mutualisé ◊ la répartition de la gestion mutualisée – calcul d’un prix moyen à la journée en fonction de la masse salariale – détermination d’un nombre forfaitaire de jours à imputer sur l’opération en fonction de sa complexité et de son montant (coût d’objectif / montant estimatif des travaux) – révision de ce nombre forfaitaire en fonction de l’évolution du montant des travaux – paiement en fonction de l’état d’avancement des travaux ◊ le rendu compte d’activité. Concernant les frais d’administration générale, une méthode de calcul est proposée par Versailles Grand Parc. Ces frais recouvrent les charges de structure et comprennent notamment :

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Pour la Ville et l’agglomération : – les frais de fonctionnement des services supports (finances, DSI, SIG, DRH, commande publique, CTM, contrôle de gestion, affaires juridiques) : • salaires, charges et dépenses engagées pour l’accomplissement des missions • locaux et travaux dans ceux-ci, nettoyage • frais de télécommunications, de reprographie, d’affranchissement • documentation • informatique • fournitures de bureaux • véhicules… Pour la Ville uniquement : – les intérêts d’emprunts – les immobilisations, stocks et dotations aux amortissements… Ces frais sont forfaitisés à 15 % pour la ville et à 8% pour l’agglomération. Le remboursement des services mutualisés est conforme à la réglementation (application du décret n°2011-515 du 10 mai 2011). Les modalités de remboursement s’effectuent sur la base d’un « coût unitaire de fonctionnement multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement ». La notion d'unité de fonctionnement est une notion comptable permettant de facturer la prise en charge du fonctionnement d'un service par une entité bénéficiaire à son utilisation réelle du service mis à disposition. L'unité de fonctionnement peut être constituée par un service d'une commune ou d'un EPCI, ou par un seul agent ; elle regroupe l'ensemble des moyens qui sont mis en oeuvre pour délivrer une prestation (unités d’oeuvre). Le coût unitaire intègre : • les charges de personnel (régime indemnitaire compris) • les fournitures (électricité, fournitures de bureau et informatiques…) • le coût de renouvellement des biens (un logiciel informatique par exemple en matière de ressources humaines) • les contrats de services rattachés (maintenance...) à l’exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. Pour la répartition des dépenses salariales, sont utilisés des ratios d’activité entre la ville et l’agglomération. Le débat est lancé suite à cette présentation sur la problématique du service ADS. Les communautés de Val d’Allier et de Lamballe estiment que la mise en place de ce service ne sera pas très couteuse et qu’il ne faut pas prévoir de choses trop complexes. Aujourd’hui plus de 70% des collectivités ne facturent pas le service ADS.

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Floriane BOULAY précise en effet qu’il ressort d’une circulaire du Premier Ministre que l’instruction pouvait être réalisée à titre gratuit. Toutefois, il faut prendre en compte un coût supplémentaire pour l’intercommunalité. Arnaud LATOUR se pose la question des ratios à opérer pour le service ADS. Doit-on facturer à l’acte ? Par ailleurs, comment refacturer le service aux communes alors que certaines n’ont pas plusieurs années de suite de permis de construire par exemple sur leur territoire ? Dans les éléments constitutifs du coût, comment définir les charges fixes et leur répartition la première année ? Il conviendra de déterminer une partie forfaitaire et une partie à l’acte. La méthode de calcul des charges de structure présentée par Versailles Grand Parc peut être valorisée. Concernant la mise en œuvre d’un service informatique, la communauté de Lamballe détaille ses modalités de pondération des moyens informatiques achetés. Toutefois, se pose une problématique : seule la commune centre bénéficie de ce service alors qu’il ne s’agit pas de biens partagés mais d’un service commun. Il faudra le recalibrer pour que les autres collectivités puissent en bénéficier. La prochaine réunion du groupe de travail aura lieu le vendredi 20 mars autour de la question de la réorganisation des services et du maintien des services de proximité.