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FICHE SYNTHESE ELISA_v.06.2014 1/2
La fiche synthèse de l’extranet du Service Civique
à destination des organismes d’accueil de volontaires Afin de faire face à la montée en charge du dispositif de Service Civique d’assurer efficacement le paiement des différentes subventions, aux volontaires et aux organismes d’accueil, l’Agence du Service Civique s’est dotée en 2012 d’une nouvelle application extranet, nommée ELISA.
► Les utilisateurs :
• les organismes d’accueil
• l’Agence de Service Civique
• l’Agence de Services et de Paiement
► Les enjeux de l’extranet :
• accéder, à partir d’une url et d’un système d’authentification sécurisé, à un outil partagé par l’ensemble des acteurs du dispositif
• faciliter et réduire les échanges de documents et d’informations entre structures, ASC et ASP grâce à la consultation en temps réel des informations d’agréments, de contrats, de paiement
• réduire les délais et temps de traitement
Cet extranet est accessible depuis mai 2012
Pour toute question sur l’extranet Service Civique ELISA, vous pouvez consulter les documents disponibles sur le site de l’Agence du Service Civique à l’adresse http://www.service-civique.gouv.fr/content/documents-utiles,
ou bien contacter votre Délégation Régionale à l’ASP
► Comment être habilité à se connecter à ELISA ?
Une fiche d’identification et d’habilitation vous a été transmise ou vous sera transmise prochainement. Vous devez la compléter, la signer et la retourner à l’adresse mentionnée dans le courrier. Elle permettra à nos services de créer vos habilitations à ELISA et de vous faire parvenir les identifiants et mots de passe nécessaires pour vous connecter à l’extranet.
En tant que structure ce que je peux faire, ce que je dois faire...
► Dans ELISA, vous pouvez :
• consulter en ligne l’ensemble des agréments délivrés par l’ASC
• suivre les consommations déjà engagées et restantes de vos agréments
• suivre l’état d’instruction de vos contrats • éditer vos contrats et vos notifications de contrat • consulter les montants et échéances de vos
subventions et de celles de vos volontaires
► Dans ELISA, vous devez :
• compléter en ligne les informations importantes de votre structure
• créer et enregistrer vos contrats et vos volontaires • imprimer la notification de contrat • attester de la réalisation effective de la Formation Civique et
Citoyenne (FCC) pour chaque volontaire accueilli.
► Au-delà d’ELISA, vous devez continuer d’envoyer les pièces justificatives à votre interlocuteur ASP habituel pour leur validation (coordonnées bancaires de votre structure, notifications de contrat, coordonnées bancaires de vos volontaires…)
voir FICHE BESOIN D’AIDE
FICHE SYNTHESE ELISA_v.06.2014 2/2
Les principales fonctionnalités d’ELISA – Mémo
► Se connecter à ELISA
A réception de votre identifiant et de votre mot de passe, connectez-vous avec un des 3 navigateurs les plus fréquemment utilisés (Internet Explorer, Mozilla FireFox, Google Chrome) à l’adresse :
https://elisa.service-civique.gouv.fr
Entrez l’identifiant et le mot de passe qui vous ont été communiqués par messagerie électronique et cliquez sur [Connexion]
Une fiche détaillée relative à toutes les étapes ou incidents de connexion est accessible en cliquant sur
► Rechercher et consulter un agrément Dans le menu, cliquez sur Agrément/Structure > Consulter et Modifier
Remplissez au moins un critère de recherche et cliquez sur [Rechercher]. Dans le tableau de résultats, sélectionnez la ligne qui vous intéresse et cliquez sur .Vous serez redirigé vers cet agrément.
► Consulter et compléter mes informations structure
Lors de votre 1ère connexion ou lorsque vous voudrez créer un contrat, vous serez invité à remplir les informations importantes de votre structure si elles sont manquantes : forme juridique, adresse, courriel, identité du responsable et coordonnées bancaires (en cliquant sur )
Ces informations sont également accessibles depuis la fiche agrément, dans l’onglet Liste des structures
► Créer ou consulter un contrat et son volontaire Dans le menu, cliquez sur Contrat/Volontaire > Créer ou > Consulter et modifier
La fiche contrat s’ouvre. Sur cet écran :
• Onglet [Informations volontaire] : ajoutez le volontaire (en cliquant sur ) et complétez ses informations
• Onglet [Informations contrat] : complétez les informations du contrat (date de début, date de fin, nombre d’heures) puis ajoutez la ou les missions en cliquant sur
et/ou
• Onglet [Informations Paiement] : Indiquez les coordonnées bancaires du volontaire et indiquez s’il bénéficie d’une majoration de l’indemnité
Quand toutes les informations sont renseignées, cliquez sur [Contrôler] puis, si toutes les
informations sont conformes, cliquez sur [Envoyer pour validation à l’ASP]
Pour consulter les informations générales d’un contrat remplissez au moins un critère de recherche et cliquez sur [Rechercher]. Dans le tableau de
résultats, sélectionnez la ligne qui vous intéresse et cliquez sur .Vous serez redirigé vers l’écran de ce contrat.
► Attester de la délivrance effective de la Formation Civique et Citoyenne (FCC)
Dans le menu, cliquez sur Attestations > Formations
Ce module vous permet d’attester de la délivrance effective de la FCC pour chacun des volontaires accueillis. Faute d’attestation dans les 2 mois suivant la fin de la mission, une demande automatique de remboursement de l’aide de 100 € versée est générée par l’application. Une fiche dédiée ATTESTER LES FORMATIONS est à votre disposition sur la page d’accueil d’ELISA
► Consulter les montants et échéances de mes subventions et de celles de mes volontaires
Dans le menu, cliquez sur Agrément/Structure > Echéancier > Consulter (échéancier structure)
ou Contrat/Volontaire > Echéancier > Consulter (échéancier volontaire)
Vous pouvez voir les échéances, passées et à venir et l’état de leur paiement.
Pour voir le détail de chaque échéance, cliquez sur devant le mois :
Pour voir le détail de chaque subvention, cliquez sur en fin de la ligne à détailler.
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Différentes fiches thématiques sont à votre disposition sur la page d’accueil d’ELISA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------
► Pourquoi une habilitation ?
ELISA (Extranet Local pour l’Indemnisation et le Suivi financier de l’Accueil des volontaires) est l’application extranet de gestion du Service Civique. En tant qu’organisme d’accueil de volontaires, vous devez vous connecter à cet extranet pour assurer le suivi et la gestion des contrats signés avec vos volontaires en engagement de Service Civique. Pour chaque personne amenée à assurer, dans ELISA, le suivi administratif du Service Civique pour votre organisme, l’Agence de Services et de Paiement communiquera un identifiant personnalisé et un mot de passe sécurisé. Cette habilitation est nécessaire car elle permet aux utilisateurs de votre organisme d’accéder aux données spécifiques de votre agrément, de gérer vos contrats volontaires ou de consulter vos paiements.
Agrément délivré par l’Agence du Service Civique ou les référents territoriaux en DRJSCS ou en DDCS/DDCSPP
En tant qu’organisme portant l’agrément, je reçois :
l’agrément papier et, en annexe de mon agrément,
- la fiche synthèse d’ELISA
- la fiche Besoin d’aide
- la fiche « être habilité à ELISA »
- la fiche d’habilitation à ELISA vierge
En tant qu’organisme portant l’agrément, je complète et signe la fiche d’habilitation et je l’envoie à la DR ASP de gestion de mon agrément
La DR ASP habilite à ELISA les utilisateurs que vous avez déclarés
Je me connecte à ELISA à l’adresse https://elisa.service-civique.gouv.fr
Je peux télécharger sur ELISA une nouvelle fiche d’habilitation vierge pour habiliter d’autres utilisateurs pour mon organisme, porteur de l’agrément
En cas d’agrément collectif * : je peux télécharger sur ELISA une nouvelle fiche d’habilitation vierge pour habiliter des utilisateurs pour un organisme membre ou établissement secondaire de cet agrément
à chacune des personnes habilitées : envoi de ses droits d’accès (identifiant et mot de passe) par courriels séparés
Fiche n° 1
ÊTRE HABILITÉ À ELISA
* Voir l’encadré en page 2 décrivant la gestion des agréments collectifs
Fiche 1_v.08.2014 TOURNEZ LA PAGE S.V.P.
► Comment être habilité ? Comment compléter la fiche d’habilitation ?
Vous devez faire connaître la ou les personnes à habiliter pour votre organisme, en complétant la fiche d’habilitation. Chaque personne habilitée recevra par courriels séparés ses droits d’accès.
Cadre 1 (au recto de la fiche d’habilitation): Complétez les informations de l’organisme portant
l’agrément
Cadre 2 (au recto de la fiche): Complétez les informations sur l’organisme sollicitant une
habilitation à ELISA et sur son représentant légal *
N’oubliez pas de préciser si une habilitation à ELISA doit être créée pour le représentant légal. Si le représentant légal n’est pas la personne en charge du suivi administratif des contrats de Service Civique au sein de l’organisme, remplissez le Cadre 3, sinon passez directement aux Cadres 4. Cadres 4 (au verso de la fiche) : Pour chaque personne à habiliter à se connecter à l’extranet,
complétez un cadre utilisateur.
Le courriel est le point d’entrée de l’habilitation d’un utilisateur à ELISA. Le courriel doit être
unique et ne peut pas être utilisé pour plusieurs utilisateurs. Vous veillerez par ailleurs à ce
que les courriels soient particulièrement lisibles ; à défaut cela rendra impossible la création du
compte d’accès pour la personne concernée.
► Qui doit signer la fiche d’habilitation ? Qui doit la transmettre ? A qui transmettre la fiche
d’habilitation ?
La fiche d’habilitation, quel que soit l’organisme concerné*, doit être signée par le responsable légal de l’organisme portant l’agrément. La fiche d’habilitation, quel que soit l’organisme concerné*, doit être transmise en version originale papier à la Délégation Régionale de l’Agence de Services et de Paiement de gestion de l’organisme portant l’agrément. Vous pouvez retrouver, dans la carte ci-dessous, la DR ASP de gestion de l’organisme portant l’agrément :
* Gestion des agréments collectifs Dans le cadre d’un agrément collectif, chaque organisme membre ou établissement secondaire de l’agrément doit disposer d’un accès à ELISA. UNE FICHE PAR ORGANISME MEMBRE OU ETABLISSEMENT SECONDAIRE de l’agrément collectif doit être
complétée. Chaque fiche d’habilitation d’un organisme membre ou établissement secondaire de l’agrément collectif doit être signée par le représentant légal de l’ORGANISME PORTANT L’AGREMENT et doit être envoyée à la DR ASP de gestion de l’ORGANISME PORTANT L’AGREMENT.
Fiche 1_v.08.2014
Délégation régionale du Limousin Service Formation Professionnelle Emploi et Apprentissage
8 place Maison Dieu BP 02
87001 Limoges CEDEX 1 Tél : 05 55 11 57 00
Délégation régionale de Clermont-Ferrand Service Civique
12 avenue Léonard de Vinci Parc Technologique de la Pardieu 63063 Clermont-Ferrand CEDEX 1
Tél : 04 73 28 79 00
Délégation régionale de Martinique Service Civique
7 immeuble Exodom Zone de Manhity
97232 Lamentin CEDEX Tél : 05 96 50 90 30
Délégation régionale de la Réunion Service Civique
190 rue des deux Canons BP 612
94497 Sainte Clotilde CEDEX Tél : 02 62 92 44 92
