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La gouvernance dans un SÉAFP et dans les centres de
formation :
Un modèle
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Plan de la présentation
Introduction
Mise en contexte
La démarche
La réorganisation
Questions, discussions et échanges
Évaluation de l’atelier
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Introduction
Objectifs de la présentation :Présenter un modèle d’organisation fonctionnel et opérationnel entre le SÉAFP et les centres
Présenter la démarche qui a mené à la mise en œuvre de ce modèle d’organisation
Faire ressortir les enjeux entourant la gouvernance d’un SÉAFP et des centres de formation et la nécessité d’en définir clairement les balises
Préciser les rôles et responsabilités des différents intervenants : SÉAFP, centres, cadres, professionnels
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Mise en contexteConsidérants présents en 2005-2006 :
Politique de l’éducation des adultes et de la formation continueServices d’accueil, de références, de conseil et d’accompagnement (SARCA)Service de reconnaissance des acquis et des compétences (RAC)Approche orientanteNouvelles passerelles Jeunes/AdultesRéforme au secondaireEntentes inter établissements dans les LaurentidesExpansion de la FP et de la FGA à la CSRDN (augmentation de la clientèle)Projets d’agrandissement
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Mise en contexte (suite)On retrouvait alors comme modèle de gouvernance :
Un SÉAFP réduit, peu proactif et relativement peu présent en terme de développement pédagogique, ayant également de la difficulté à se donner une visionDes ressources professionnelles dispersées dans les centres et rattachés à euxUne coordination réduite entre les centres, en terme de développement, entre les ressourcesUn partage financier établi entre le SÉAFP et les centres
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Mise en contexte (suite)Ce qui occasionnait :
Un manque de cohérence et de complémentarité dans les interventionsUne redondance dans les interventionsLa dispersion des ressources et des énergies, souvent dirigées au mauvais endroitUne compréhension confuse des rôles, des responsabilités et des mandatsDes interventions parfois confuses, pratiquées par les mauvaises personnes
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Mise en contexte (suite)
Les enjeux entourant la gouvernance du SÉAFP et des centres étaient donc, clairement :
D’assurer une cohérence et une complémentarité dans les interventions, dans le but d’éviter la redondance
De canaliser les ressources et les énergies au bon endroit, en respect des rôles et des responsabilités de chacun
De se doter d’une vision commune prenant appui sur un plan d’action global
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Mise en contexte (suite)
Des constats s’imposent alors : Le modèle de gouvernance en place entre le SÉAFP et les centres n’est plus adapté
Les rôles et responsabilités du SÉAFP et des centres doivent être revus
Des changements doivent être apportés à la structure organisationnelle du SÉAFP et des centres
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Mise en contexte (suite)
Obstacles à prendre en considération :La résistance aux changements
La différence de points de vue (SÉAFP, centres FP, centres FGA, directions, professionnels)
La perte de contrôle, d’autonomie et de pouvoir
La non adhésion aux changements souhaités
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Mise en contexte (suite)
La solution privilégiée : Une démarche analytique structurée, transparente et consensuelle effectuée en collaboration et en partenariat avec l’ensemble des acteurs impliqués (directions, cadres et professionnels du SÉAFP et des centres) et avec l’appui tacite de la direction générale
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La démarchePremière étape effectuée (août 2005):
Détermination d’un maître d’œuvre, en l’occurrence le SÉAFPPlanification détaillée de l’ensemble de la démarcheDétermination d’un échéancier réalisteEntente sur les objectifs à atteindre, sur la démarche et sur les résultats attendusCompréhension claire (par tous) du mandat confié à la personne chargée de mener le projetAnnonce du projet et information à tous les acteurs impliqués
La démarche (suite)
Il est essentiel de créer un climat de confiance, la peur du changement
étant notre pire ennemi
La démarche (suite)
Il est essentiel de prendre le temps de bien faire les choses et de ne rien escamoter,
sachant que la participation et la collaboration de tous est essentielle !
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La démarche (suite)Deuxième étape effectuée (août à octobre 2005) :
Rencontres individuelles avec tous les professionnels du SÉAFP et des centres, en investiguant notamment les points suivants :
• Rôle et responsabilités du SÉAFP/des centres• Rôle et responsabilités des professionnels/de leur rôle et de leurs
responsabilités• Besoins des professionnels/des enseignants; besoins de formation• Liste exhaustive des dossiers actuels ou en développement• Articulation souhaitable des dossiers• Description des tâches
Comptes rendus individuels et résumés par catégorie de professionnels (voir exemples dans votre pochette)
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La démarche (suite)Troisième étape effectuée (août à octobre 2005):
Rencontres individuelles avec tous les responsables des SAE dans les centres, en investiguant notamment les points suivants :
• Rôle et responsabilités du SÉAFP/des centres/des SAE• Rôle et responsabilités des responsables des SAE/de leur rôle et de
leurs responsabilités• Besoins des SAE et des responsables des SAE; besoins de formation• Liste exhaustive des dossiers actuels ou en développement• Articulation souhaitable des dossiers• Articulation souhaitable des SAE• Description des tâches
Comptes rendus individuels et résumés par SAE
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La démarche (suite)Quatrième étape effectuée (août à octobre 2005):
Rencontres individuelles avec les équipes de direction des cinq centres, en investiguant notamment les points suivants :
• Rôle et responsabilités du SÉAFP/des centres/des SAE• Rôle et responsabilités des professionnels, des responsables des SAE/de
leur rôle et de leurs responsabilités• Besoins des enseignants, des professionnels, des SAE et des responsables
des SAE, des centres, des directions; besoins de formation• Liste exhaustive des dossiers actuels ou en développement• Articulation souhaitable des dossiers• Articulation souhaitable des SAE• Description des tâches
Comptes rendus individuels et résumés par centre (voir exemples dans votre pochette)
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La démarche (suite)Cinquième étape effectuée (octobre 2005):
Compilation et analyse des résultatsÉlaboration de documents synthèse résumés sur support papier et sur support informatique
À la fin de cette étape, nous sommes prêts à présenter les résultats et à tenir une réflexion élargie en lien avec la détermination des rôles ainsi que le partage des responsabilités et des dossiers entre le SÉAFP et les centres d’une part et entre les cadres et les professionnels d’autre part.Une session de travail de deux jours est organisée, où tous les cadres et professionnels sont conviés.
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La démarche (suite)Sixième étape effectuée : Détermination des rôles et partage des responsabilités et des dossiers dans le cadre d’une session de travail de deux jours, les 7 et 8 novembre 2005
Déroulement des activités (voir document dans votre pochette; explications détaillées données verbalement) :
• Organisation physique, matérielle et des activités• Présentation et définition commune des dossiers• Présentation des résultats de la consultation• Présentation du partage des responsabilités actuelles entre le
SÉAFP et les centres
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La démarche (suite)
Déroulement des activités (suite) :Travail en équipe : détermination des rôles et des responsabilités du SÉAFP et des centres selon les grands dossiers actuels et à venir. Des rôles et des mandats des professionnels en regard à ces dossiers, de l’articulation des dossiers (moyens, comment, qui, etc.)
Analyse des résultats et préparation de la plénière du lendemain
Travail en plénière : Recherche de consensus sur tous ces aspects, dossier par dossier
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La démarche (suite)Dernières étapes effectuées :
Analyse et compilation des consensus établis (novembre 2005)Élaboration d’un document synthèse (novembre 2005)Élaboration d’une proposition de partage de responsabilités et de dossiers par le SÉAFP, avec possibilité de rétroaction (novembre 2005)Proposition finale d’une offre de services globale avec articulation complète des dossiers en tenant compte des consensus établis, des rétroactions et de la proposition du SÉAFP; nouvelle possibilité de rétroaction (décembre 2005)Adoption de l’offre de services globale (voir document dans votre pochette), comportant un plan d’action et de mise en application de l’offre de services globale (janvier 2006)Mise en application de l’offre de services globale (février à juin 2006)Révision et adoption de l’offre de services globale à chaque annéeDépôt et adoption d’un plan triennal 2006-2009 en lien avec la nouvelle offre de services globale, les plans de réussite des centres et des orientations stratégiques de la CSRDN (juin 2006)
La démarche (suite)
Il est essentiel d’être transparent; une consultation qui semble bidon n’est
pas crédible
La démarche (suite)
Il est essentiel que la démarche soit porteuse de sens et qu’elle s’inscrive
en complémentarité avec d’autres actions et activités
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La réorganisation
Suite à l’adoption d’une nouvelle offre de services globale, il apparaît que, pour pouvoir exercer son rôle, ses responsabilités et ses mandats de façon adéquate, le SÉAFP doit avoir sous sa responsabilité et sa supervision directe les ressources cadres et professionnelles nécessaires
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La réorganisation (suite)Ces ressources sont :
Le directeur du SÉAFPLe coordonnateur du SÉAFPL’adjoint administratifL’agente d’administrationLe conseiller en gestion de personnel (SAE*), affecté au SÉAFPLes onze conseillers pédagogiques, dont un affecté au SÉAFP et en support aux autres CPLes six conseillers en orientation, conseillers en information scolaire et professionnelle et conseillers en formation scolaireLes trois agents d’information, dont un rattaché à 40 % au SÉAFPLes deux agents de service social
*Dans la proposition initiale, tous les responsables des SAE devaient relever du SÉAFP, mais cette proposition a été modifiée
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La réorganisation (suite)En définitive, les changements apportés permettront au SÉAFP de mieux exercer les responsabilités qui lui sont dévolues et que l’ensemble du personnel cadre et professionnel disent souhaiter :
Recherche et développementSupport et soutien aux centresRéférence pédagogiqueProactivité et visionRessource pour les centresCoordination des services et des activitésLiens entre les centres, les services, les écoles, la commission scolaireReprésentation
Information
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La réorganisation (suite)Cette réingénierie de l’offre de services globale s’effectue par :
Principalement un réaménagement des ressources humaines à l’interne, essentiellement professionnelles
• Dorénavant, tous les professionnels relèveront du SÉAFP• Un conseiller pédagogique est spécialement affecté au SÉAFP• Les tâches de certains professionnels sont retouchées
L’ajout de nouvelles ressources• Un conseiller en gestion de personnel au SÉAFP• De nouveaux conseillers pédagogiques dans le cadre de projets
spécifiques
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La réorganisation (suite)
Le changement majeur vient donc du fait que, les ressources professionnelles relevant du SÉAFP, celui-ci sera plus à même, en pilotant et en coordonnant l’ensemble des activités pédagogiques et administratives globales, de remplir son mandat et de jouer son rôle à la satisfaction des centres et des acteurs impliqués
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La réorganisation (suite)
En regard aux centres de formation, ceux-ci conservent minimalement les mêmes ressources et les mêmes services, sinon plus. Par ailleurs, grâce à une coordination accrue des différentes activités de la part du SÉAFP, allié à une réappropriation de dossiers qui aura pour effet de soulager les centres, ceux-ci bénéficieront largement de la redéfinition de l’offre de services globale et du rôle accru du SÉAFP
La réorganisation (suite)
Voir le nouvel organigramme dans votre pochette
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Questions, discussions et échanges
Merci de votre participation
N’oubliez pas de compléter la fiche d’évaluation !
