LA MÉMOIRE DU NUMÉRIQUEconférence donnée le 10 juin 2010 à Paris

NORME ISO 11506

Premier accord international sur les méthodes d'archivage

et de preuve des données électroniques

par Lucien PAULIAC

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GENÈSE

En 2002, la Commission de normalisation CN Z43C élaborait la norme Afnor NF Z 43-400 "Archivage des données électroniques – COM-COLD". Celle-ci fut homologuée en septembre 2005.

En juin 2007, le document français était adopté comme nouveau sujet de norme internationale "Archiving of electronic data — Computer Output Microform (COM) / Computer Output Laser Disc (COLD)".

La norme ISO 11056 était adoptée le 31 octobre 2008 lors de la réunion internationale du TC 171, consensus obtenu après seulement 16 mois de travaux.

L'ISO 11506 a été éditée le 15 juin 2009.

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ARCHIVAGE DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES : L'ÉQUATION

Données scripturales électroniques- Données issues des ordinateurs- Doc. scannés- Doc. natifs de l'informatique…

Archivage PreuveLibertés

individuelles

Gestionélectronique

des doc.

MICROGRAPHIEINFORMATIQUE (COM)

DUAL ENREGISTREMENT(COM-COLD)

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AFNOR NF Z 43-400 (extrait)

1 Domaine d'applicationLa présente norme définit des techniques et méthodes d'archivage des données électroniques, permettant d'assurer la permanence à long terme de leur intégrité, de leur accessibilité, de leur exploitabilité, de leur lisibilité et de leur fiabilité. Dans le cadre du présent document, on entend par long terme une durée dépassant le siècle. La présente norme fournit également des spécifications sur l’archivage de ces données lorsqu’elles sont susceptibles d’être produites en preuve.

Elle se fonde sur les supports et les techniques de micrographie informatique en noir et blanc à traitement chimique liquide. Ce procédé est choisi parce qu'il ne peut aboutir à un autre résultat que l'irréversibilité de l'enregistrement, et pour les qualités des microformes (conservation de très long terme avérée, fiabilité établie, non obsolescence,…).

Elle fournit également des spécifications optionnelles sur les conditions du «dual-enregistrement» COM-COLD.

ISO 115061 ScopeThis International Standard specifies techniques for archiving electronic data to ensure their long-term integrity,accessibility, usability, readability and reliability, in order to protect the evidential value of the data.

In this International Standard, long term is considered to be a period of time lasting more than a century (see ISO 5466).

Black-and-white microforms processed with liquid chemicals are used in this International Standard because the result is always an irreversible record and because of the proven quality of microforms as a long-term preservation media.

This International Standard also specifies procedures for the parallel recording, by a single production unit, of COM and COLD output from the same data.

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CONTENUS COMPARÉS DES NORMES NF Z 43-400 ET ISO 11506

Afnor NF Z 43-400

Fonctions de l’archivage des données électroniques

Spécifications relatives aux options de la micrographie

Spécifications relatives à l'enregistrement micrographique

Spécifications relatives à l’administration des données enregistrées

Spécifications relatives aux aspects juridiques de l’enregistrement COM

Recommandations relatives au dual enregistrement «COM-COLD» (option)

Recommandations relatives aux aspects juridiques du dual enregistrement COM-COLD

Annexe A (informative)Aspects juridiques de l’archivage des données électroniquesAnnexe B (informative)Chronologie des réformes du droit de la preuveAnnexe C (informative)Loi «Informatique et Libertés» - Implications sur l’archivage des données électroniques secteur privé)Annexe D (informative)Le procédé COM et les microformesAnnexe E (informative)L’enregistrement et le traitement micrographiqueAnnexe F (informative)Rappel des modalités de conservation à long terme des microformes argentiques

ISO 11506

Electronic data archiving

Specifications related to micrographics options

Specifications related to micrographics recording

Management of recorded data

Evidentiary aspects of COM recording

COM-COLD dual recording

Evidentiary aspects of COM-COLD dual recording

Annex A (informative)Archiving electronic data subject to restrictionsfor privacy reasons onto COM microformsAnnex B (informative)The COM process and microformsAnnex C (informative)Long term preservation for silver microformsAnnex D (normative)Microforms created for use as evidence

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LA MICROGRAPHIE INFORMATIQUE

Documents numériques

natifs(PDF, TIFF,

imagerie,photos…)

Documents sur papier

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LE DUAL ENREGISTREMENTNormes Afnor NF Z 43-400 et ISO 11506

DOCUMENTS NUMÉRIQUES

1 FICHIER SOURCE

2 SORTIES PARALLÈLESAVEC IDENTITÉ VISUELLE

COLDCOM +GEDCOM +

(ISO 11506)

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4 Fonctions de l’archivage des données électroniquesL'archivage des données électroniques repose sur des fonctions cardinales. Dans le présent document, on distinguera :— la fonction de mémorisation ;— la fonction d'accessibilité ;— la fonction d'exploitabilité ;— la fonction de lisibilité ;— la fonction de preuve.Ces fonctions sont imbriquées. Elles entraînent des conséquences techniques, et peuvent aussi entraîner desconséquences juridiques.

4.1 Spécifications fonctionnelles— La fonction de mémorisation requiert l'usage de supports durables, dotés d'une longévité quantifiable ;— la fonction d'accessibilité impose l'utilisation de procédés contenant les moyens de retrouver l'information etde la rendre disponible et transmissible ;— la fonction d'exploitabilité réclame l'emploi de moyens ne risquant pas de devenir impraticables ou incompatibles,par obsolescence des outils ou disparition des méthodes d'exploitation ;— la fonction de lisibilité nécessite l'usage de signes ou symboles possédant une signification établie et constante ;— la fonction de preuve exige l'emploi de moyens d'archivage aptes à garantir l'intégrité et la traçabilité de l'information,à quoi s'ajoute, dans le cas de la preuve juridique, la souscription à des règles légales.

Morceaux choisis

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5 Spécifications relatives aux options de la micrographie5.1 Choix de principesLe recours à la micrographie informatique pour assurer l'archivage des données électroniques peut avoir pour objectif prioritaire, soit de répondre de leur authenticité, soit de répondre à un besoin de long terme. Naturellement, ces deux exigences peuvent se confondre.

5.1.1 Sur le besoin d'authenticité des donnéesLe recours à la micrographie informatique est recommandé, même pour un très court terme, lorsque l'identité et l'intégrité des données électroniques ont besoin d'être garanties, ou lorsqu'elles doivent pouvoir être prouvées.

5.1.2 Sur le besoin de long termeLe recours à la micrographie informatique est recommandé dès que l'archivage des données électroniques est appelé à dépasser trois ans.

Morceaux choisis

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7.1.2 Les éléments d'indexUne microforme contenant plusieurs micro-images doit contenir, en elle-même, les moyens d'accéder facilement à la micro-image comportant l'information recherchée. Pour ce faire, le système d'exploitation du COM doit constituer des pages-index, auxquelles on peut associer une génération de pavés optiques dans le cas des microfilms COM 16 mm, ou des perforations dans le cas de la carte à fenêtre COM.Une page-index est une micro-image faisant partie intégrante d'une microforme, qui doit récapituler les clés d'index correspondant à cette microforme ou à une séquence de cette microforme, et les associer à un lien permettant de situer chaque micro-image dans la microforme ou dans la séquence concernée (le choix de l'indexation par microforme ou par séquence est d'ordre organisationnel).La génération de pavés optiques sur un microfilm 16 mm est une option consistant à lier chaque clé d'index à la position d'un repère («blip»), dont le comptage optique par un matériel spécialisé permet d'accéder à la page recherchée de façon automatique.L'option perforation d'une carte à fenêtre consiste à traduire les éléments d'identification et de titrage par des perforationsdont le codage permet une exploitation automatisée.

7.1.2.1 Le super-index (master-index)Le super-index est un index récapitulant les clés d'index de plusieurs microformes. Il constitue une option destinée à faciliter l'accès à l'information. Il doit offrir un moyen d'accès étendu mais ne doit pas se substituer aux éléments de titrage et aux pages-index internes à chaque microforme, tels que décrits ci-dessus.Lorsqu'il existe, le super-index doit lister les clés, triées dans un ordre logique, et indiquer en face de chacune d'elles l'identification de la microforme en sus de la position de la micro-image dans cette microforme. Il doit lui-même être enregistré sur microforme.Le super-index peut également donner lieu à la création d'un fichier ou à l'enrichissement d'une base de données dynamique.L'exploitation des microformes pour lesquelles un super-index a été constitué ne doit en aucun cas être captive de ce super-index (voir 7).

Morceaux choisis

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7.1.5 L'horodatage des microformesToute microforme COM doit indiquer la date à laquelle elle a été constituée en indiquant impérativement l'annéepar ses quatre chiffres. Selon l'application concernée, la mention de l'heure peut aussi s'avérer nécessaire.La date et l'heure doivent figurer comme élément de titrage. En fonction des besoins de l'application, elles peuventaussi être indiquées sur chaque page de données.Dans tous les cas de figure, cet horodatage doit se dissocier clairement des mentions de dates émanant du fichier.Dans un titrage, on indiquera, par exemple :Il est recommandé d'exprimer la date sous la forme JJ/MM/AAAA (on peut aussi séparer les éléments de date pardes tirets ou par des points).Lorsqu'une heure est indiquée, elle doit être exprimée sous la forme HH:MM:SS.Lorsque l'application exige un horodatage distinct de chaque vue de la microforme, il est spécifié d'indiquer l'heureau centième de seconde, sous la forme HH:MM:SS:CC.

Morceaux choisis

10 Recommandations relatives aux aspects juridiques du dual enregistrement COM-COLDEn cas d'existence d'un dual-enregistrement COM-COLD il est recommandé de réserver l'administration de lapreuve aux microformes COM argentiques de première génération. Le support COLD, qui peut intégrer une solutionGED (gestion électronique de documents), peut cependant être utilisé pour imprimer sur papier, transmettreélectroniquement ou copier sur un support de transition les pièces produites au débat judiciaire (cf. 8.3.1). Toutefois,en cas de contestation ou en cas de doute sur l'intégrité de l'enregistrement, il est recommandé de se référeraux microformes COM pour leur irréversibilité intégrale et permanente.

10.1 Loi «Informatique et Libertés» (voir Annexe C)Lorsque le support COLD contient des données dont la destruction est exigée en application de la loi «Informatiqueet Libertés», il convient d'appliquer le rapport technique ISO/TR 12037:1998, Imagerie électronique —Recommandations pour l'élimination des informations enregistrées sur disque optique WORM, lequel donne lesrecommandations sur les procédures permettant de surcharger sélectivement les informations contenues dansun disque WORM (overwriting), ou les supprimer par copiage, et de supprimer les liens de l'index avec les informationssupprimées ou oblitérées.

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PERTINENCE DE LA NORME ISO 11506

DANS LE CONTEXTE ÉCONOMIQUE ET SOCIAL

DE L'ARCHIVAGEDES DOCUMENTS NUMÉRIQUES

ÉCONOMIE DES MOYENS D'ARCHIVAGE

Pouvoir consulter ses dossiers sur l'écran de son ordinateur plutôt que d'aller les chercher dans une cave ou une soupente est grisant. De toute évidence, pour qu'un document puisse être visualisé de cette manière, il faut bien qu'il existe sous forme numérique, et qu'il soit conservé ainsi. Source de confort et d'efficacité, cette faculté a un prix, nécessite une maintenance, entraîne de nombreuses contraintes, et doit donc avoir une raison d'être.

Or, statistiquement parlant, on sait qu'au-delà de trois ans, les accès à un dossier deviennent proches de zéro. Dans une masse d'archives "dormantes", le taux de consultation est inférieur à 1%. Dès lors, la conservation "en ligne" de dossiers auxquels on n'accède plus, perd beaucoup d'intérêt.

Surtout, l'instabilité de l'environnement informatique oblige à de nombreuses "migrations" des données numériques, opérations dont le coût sera fatalement confronté à la réalité économique un jour où l'autre, et le risque d'abandon prématuré des documents, pour raison pécuniaire, ne peut être écarté.

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ÉCONOMIE DES MOYENS D'ARCHIVAGE

A l'inverse, plus une archive est ancienne, plus elle est "dormante", et plus les motifs qui nécessitent qu'on doive y accéder sont potentiellement graves (litige au tribunal par exemple) : il est peu probable, en effet, qu'on ressorte un dossier de vingt ans d'âge pour un motif futile. Dans un tel contexte, le caractère "confortable" ou non des moyens d'accès devient anecdotique. Par contre, on doit privilégier la plus haute fiabilité des moyens propres à retrouver une archive valide.

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OÙ FINIT LA GED? OU COMMENCE L'ARCHIVAGE?

La GED est un moyen de "consommer" l'information.L'archivage est en charge de la mémoriser et de la prouver.

Un système pertinent, en phase avec les nécessités économiques et sociales, se doit donc de satisfaire à l'ensemble de ces nécessités.

Si l'on tient pour vrai que l'archivage électronique se doit

d'assurer aux documents la durée de vie qui leur est nécessaire

de leur permettre de prouver l'information qu'ils renferment

d'autoriser une gestion dynamique de ces mêmes documents

on voit que la solution du dual enregistrement préconisée par l'ISO 11506 permet de souscrire à la conjonction de ces exigences. La partie numérique est intégrable dans une GED, tandis que les microformes COM assurent les autres fonctions de manière fiable, et permettent d'abandonner la version numérique lorsqu'elle n'est plus pertinente. Les microformes permettent de toute façon de reconstituer un dossier numérique, en scannant les micro-images.

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La norme française NF Z 43-400 a donné naissance à la norme ISO 11506 après seulement 16 mois de travaux, alors qu'une norme internationale met entre 3 et 5 ans habituellement.

Ceci est révélateur de son efficacité en tant que norme, et démontre :

son exactitude technologique;

l'intérêt novateur de ses préconisations;

le caractère pertinent et non-discutable des méthodes d'archivage qu'elle spécifie en matière de données électroniques;

son exactitude juridique;

sa capacité à être transposée au niveau supranational et d'outrepasser des différences culturelles très ancrées, notamment en termes de droit;

son réalisme économique et industriel.

Le plus remarquable peut être est d'avoir obtenu un consensus sur les moyens de preuve transnationaux concernant les documents numériques, grâce à la fiabilité des microformes COM.

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ISO 11506

DU TEMPS AU TEMPS

Merci