La refonte du portail internet de Maurepas

D’un site statique

A un portail 2.0

Ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire

Coûts

DélaisQualité16 mois

4 sept2010

Un contexte

• Un site statique• Peu d’interactivité• Une communication trop lente

Des enjeux• Moderniser la relation aux usagers• Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation• Dans les nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain

Les objectifs de la MOA • Offrir plus de services personnalisés aux administrés• Mettre en place des outils de communication bidirectionnels• Contribuer à l’instantanéité de l’information

Des contraintes•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »

Des risques (Tableau de la gestion des risques)• Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation)• Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Retards• Risques juridiques (CNIL, Droit d’auteur, Responsabilité de l’hébergeur Web 2.0)• De profonds bouleversements dans les méthodes de travail => Nécessité d’une conduite du changement !

La cible• Les administrés• Les partenaires économiques et sociaux • Les autres portails

Nécessite le travail en mode projet

Une multiplicité d’acteurs à coordonner sur 16 mois

Moyens organisationnels et fonctionnels

Groupe technique

GPTECHPour réaliser les tests

Comité techniqueCOTECH

Les référents, agents métier, 17 servicesAudit, remontée des informations,Futurs contributeurs du portail

internet et intranet

Articulation nécessaire

Chef de ProjetIntranet

Comité de Pilotage

COPILValide, Approuve

Chef de Projet internet /

Dématérialisation

Directrice Générale

Allocation des RH

Comité de direction

CODIRSuit les étapesAlloue les RH

Retransmission

Proposition de scénarios Priorités et choix:

Des actions Des modules Des Téléservices

Ecriture du CCTPChef de ProjetPilote, Mobilise

Recense les besoins

COTECH Référents

MaurepasiensAudités sur l’EPN

De l’audit indispensable au CCTP

InformationCODIR

Validation

Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer

Expriment leurs besoins

COPILChoix du scénario

Un MAPA : Pourquoi ?Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles

Reformulation

Référents:suivi du portail en front office sur la plate-forme de test

CommunicationVisuels et textes

Validations

Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes

Dématérialisation de procédures

administrativesBilletterie et

télépaiement

Reto

urs

Retours

Retours

CdP Coordonne

Pilote, Suit, Echange

La réalisation / Développement

RetoursInformation

Suivi navigation

Création

Comité de Pilotage

Valide

AFNICwww.maurepas.fr

Intégration des contenus, tests et mise en production

GP technique Testent

Agents traitants Testent

COTECHIntègrent

Prestataires

Chef de ProjetCentralise, Suit, Estime, Anticipe

Dématérialisation de procédures administratives

MaurepasiensNaviguent

Intégration

Tests

Corrections

Vérifications

Débogages, Corrections, Modifications, Améliorations

Comité de PilotageValide

la mise en lignePour le 4 septembre

Reste des questions à se poser :Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?

Evaluation quantitative

Fréquentation, Nb Pages vues, Temps passé sur le portail …Référentiel => Ancien Portail sur les mêmes périodes

Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.

17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.

Les démarches en ligne ont été utilisés près de 1000 fois au cours des 4 premières semaines.

L’information proposée vous a t’elle été utile ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?L’information recherchée a-t-elle été facile d’accès ?Mais aussi la nature des questions arrivées par courriel

Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)

Evaluation globale du portail…

75% < 5 jours

A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice.

Les questions que l’on doit alors se poser :

Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?

L’outil est il suffisamment clair ?

Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ?

Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?...

…Evaluation du compte citoyen

Evolutions

Merci de votre attention

Le Service Web Traitement agent

Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire

Demandes variées

Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire

Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille

Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)

Inscription(s) à 1 ou plusieurs services

Pièces justificatives différentes suivant le service demandé

Envoi de la ou des

demande(s)

Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,

d’absence de justificatif, ou

d’enregistrement de la demande

Envoi automatique

Espace Sécurisé

…

Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande

Carte d’identité

Quotient familial

Livret de famille