La refonte du portail internet de Maurepas

D’un site statique

A un portail 2.0

Ajustements au quotidien

Coûts

DélaisQualité16 mois

4 sept2010

Un contexte

•Un site statique•Peu d’interactivité•Une communication trop lente

Des enjeux•Moderniser la relation aux usagers•Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation•De nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain

Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants•Offrir plus de services personnalisés aux administrés•Mettre en place des outils de communication bidirectionnels•Contribuer à l’instantanéité de l’information

Des contraintes•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »

Des risques (Tableau de la gestion des risques)•Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation)•Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation pour gérer les retards•Risques juridiques (CNIL, Droit d’auteur, Délit de contrefaçon, Responsabilité de l’hébergeur Web 2.0)

•De profonds bouleversements => Nécessité d’une conduite du changement !

La cible•Les administrés•Les partenaires économiques et sociaux •Les autres portails

L’ Analyse préalable

La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet

Une multiplicité d’acteurs …

…à coordonner sur 16 mois

Mise en ligne

Comité de directionCODIR

Moyens organisationnels et fonctionnels

Groupe techniqueGPTECH

Pour réaliser les tests

Comité techniqueCOTECH

Les référents agents métier,Audit, Remontée des informations,Futurs contributeurs du portail internet et intranet

Articulation nécessaire

Chef de ProjetIntranet

Comité de Pilotage

COPIL

Chef de Projet internet /

Dématérialisation

Direction Générale

Allocation des ressources

Proposition de scénarios Priorités et choix:

Des actions Des modules Des Téléservices

CODIRChoix du scénario

Ecriture du CCTPChef de Projet

Réunion présentation

des fiches

Fiches projets

rempliesReformulation

Validation des fiches

Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer

COTECH Référents

MaurepasiensAudités sur l’EPN

De l’audit indispensable au CCTP

Un MAPA : Pourquoi ?Sous le seuil 193 K€Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles

CAO Choix du prestataire

Chef de ProjetEtude des réponses

Synthèse

Prestataire retenu

Lettres motivées de refus

Appel d’offre : un MAPA -> CAO

Comité de Pilotage

Référents, suivi du portail en front office

CommunicationVisuels et textes

Validations

Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes

Dématérialisation de procédures administrativesBilletterie et

télépaiement

Reto

urs

RetoursRetours

CdP Coordonne

Pilote

La réalisation / Développement

RetoursInformation

Suivi navigation

Création

Agents traitants des services Web

GP technique Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests

COTECHLes référents qui seront les

contributeurs du portail internet et intranet

Administrateurs des portails

internet/intranetServices Web

Dématérialisation de procédures administratives

Pour pouvoir refaire les différentes formations

Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents

Transfert de compétence / Formation

Les prestataires

AFNICwww.maurepas.fr

Intégration des contenus et Tests

Comité de Pilotage

GP techniqueTests

Agents traitantsTests

COTECHIntégration

Prestataire

Chef de ProjetCentralisation

Dématérialisation de procédures administratives

Maurepasiens

Intégration

TestsCorrections

Vérifications

DébogagesCorrections

Migration sur le serveur de production le 3 septembre

Ouverture public le 4 septembre

Agents traitants des services Web

RéférentsContributeurs

NouveauPrestataire

Communication

Envoi des codes extranet J-4

AncienPrestataire

Pointeur DNS

La mise en production

Comité de Pilotage CdP

Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente…ouUn nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?

Evaluation quantitative Reste des questions à se poser :

Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.

17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.

La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.

Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ?L’information proposée vous a t’elle été utile ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?

Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)

Evaluation

< 5 jours

A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice.

Les questions que l’on doit alors se poser :

Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?L’outil est il suffisamment clair ?Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ?Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?...

Evaluation des démarches en ligne

Accessibilité

Augmenter les démarches

dématérialisées

Multiplier les connections avec les

logiciels métiers

Généraliser le télépaiement

Développer le FTTH

Obtenir le Label Ville

internet

Evolution

Merci de votre attention

Le Service Web Traitement agent

Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire

Demandes variées

Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire

Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille

Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)

Inscription(s) à 1 ou plusieurs services

Pièces justificatives différentes suivant le service demandé

Envoi de la ou des

demande(s)

Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,

d’absence de justificatif, ou

d’enregistrement de la demande

Envoi automatique

Espace Sécurisé

…

Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande

Carte d’identité

Quotient familial

Livret de famille