La rigueur du contenu du document du plan de formation

la grille de critères proposée

• Conception du plan ouverte sur un horizon pluriannuel

• Structuration du plan en actions de formation distinctes décrites en termes de cahier des charges

• Homogénéité du découpage de chaque action de formation en fonction de la spécification des objectifs à atteindre et de la population à former

• Explicitation de la contribution attendue de chaque action de formation; indication de l’influence éventuelle sur des paramètres sensibles de rendement du personnel

• Diversité des modalités de formation

• Utilisation des capacités internes de formation

• Caractérisation de la durée de chaque action de formation

• Caractérisation de l’échéancier de réalisation de chaque action de formation

• Adéquation de la durée de la formation au niveau d’objectifs à atteindre

• Caractérisation des modalités d’évaluation à mettre en œuvre

• Estimation des coûts de formation

• Finalisation de chaque action de formation sur des objectifs de formation formulés en termes opératoires

• Identification des emplois et des effectifs concernés par chaque action de formation

• Caractérisation des modalités appropriées de formation

Comment diagnostiquer et formuler les besoins de formation

1) Identifier les besoins de formation de chaque unité:

- repérer les compétences requises et leurs origines

- analyser les écarts entre les compétences requises et les compétences réelles et potentielles

- formuler un tableau récapitulatif des compétences, connaissances, savoir-faire et capacités ressources

2) Sélectionner les besoins de formation en utilisant les critères suivants:

- priorités du département

- priorité de l’unité ou du service

- contrainte budgétaire

3) Traduire les besoins en formation sélectionnés en cahier des charges

Diagnostic des besoins

Questions suggérées par la réalisation des étapes d’un diagnostic des besoins de formation:

• Pour repérer les compétences requises et leurs origines:

- en quoi la note d’orientation concerne -t-elle les métiers de l’unité, l’organisation, les projets, les méthodes de travail, les catégories de personnel?

• Quelles compétences sont requises pour que le projet de l’unité réussisse?

• Quelles compétences sont indispensables pour exercer les métiers de demain?

• Quelles compétences requises pour les projets d’évolution de carrière?

Pour analyser les écarts entre les compétences requises et les compétences réelles:• Où en est le personnel concerné de l’unité par

rapport à ces compétences requises?• Quelles connaissances et capacités à

acquérir?• Combien de personnes sont concernées? Qui

est concerné?

• A quel moment l’unité ou le service a-t-il besoin de ces compétences?

• Quel type de formation est - il nécessaire (en interne, en externe, intra, inter….)?

Méthodes d’identification des besoins en compétences

Quatre grandes sources peuvent servir pour construire le référentiel des compétences requises en vue de l’élaboration du plan de formation

• Les projets et les processus (plan stratégique projet d’évolution du service, projets de modernisation, projets technologiques)

• L’évolution des emplois et des métiers ( nouvelle organisation, évolutions imposées par l’environnement professionnel)

• Les problèmes ou dysfonctionnements courants déficience de la qualité de service, procédures mal appliquées, baisse du rendement ou contre performance du personnel…)

• Les évolutions professionnelles (projets de mobilité, de promotion, de promotion, de parcours de professionnalisation, d’itinéraires de carrières…)

Besoins identifiés à partir d’un dysfonctionnement

1) La description et l’analyse du problème ou du dysfonctionnement:

• En quoi consiste le problème de performance ou le dysfonctionnement constaté?

• En quoi la situation observée diffère – t-elle de la situation souhaitée?

• A quelles occasions et dans quelles lieux apparaît le problème?

• s agit-il d’un problème permanent ou épisodique? Revient-il à des périodes régulières?

• Quels sont les indicateurs de résultats qui permettent de caractériser le problème?

• Quel est le coût de cette déficience, de ce dysfonctionnement ou de ce problème?

• Quels sont les facteurs explicatifs de ce problème? Quelle est la part des compétences dans ces facteurs?

2) l’identification des besoins de compétences:

• En quoi consiste le déficit des compétences qui doit être comblé?

• Quelles sont les raisons de ce déficit de compétences?

• Quels sont les emplois et les effectifs concernés?

3) La sélection des indicateurs de résultats sensibles aux compétences:

• Quels sont les indicateurs caractérisant le problème qui sont susceptibles d’être influencés par un traitement du déficit des compétences?

• Quels sont les autres facteurs susceptibles d’influencer ces indicateurs?

Besoins de compétences liés à la réalisation d’un projet

1) Caractérisation du projet• Sa nature: modification de l’organisation• Ses délais de réalisation,• Son coût,• Ses conséquences sur le fonctionnement de

l’unité ou du service

2) Identification des besoins de compétences

• Quelles sont les compétences nécessaires à la réussite du projet?

• Quelles sont les articulations souhaitables entre les compétences?

• Quel est l’écart entre les compétences requises et les compétences réelles des acteurs intervenant sur ce projet?

• L’écart constaté est-il dû:

- à un déficit de ressources pour construire les compétences nécessaires?

- à un déficit dans la capacité et la volonté de construire ces compétences?

• Quels sont les emplois et les effectifs concernés?

4) La sélection des indicateurs sensibles:

• Quels sont les indicateurs de réussite du projet qui sont susceptibles d’être influencés de façon significative par un traitement du déficit des compétences?

• Quels sont les autres facteurs susceptibles d’avoir une influence sur ces indicateurs?

Les objectifs de formation

1) Les objectifs pédagogiques• Ce sont les schémas cognitifs, les

connaissances, les savoir-faire ue les apprenants doivent avoir acquis au terme de l’action de formation.

• Ces objectifs sont formulés en termes d’être capables de …pour les savoir-faire, en termes de contenu pour les connaissances, en termes d’évolution pour les représentations et la prise de conscience.

2) Les objectifs d’activités à réaliser avec compétence

• Ils indiquent les activités ue les apprenants doivent réaliser avec compétence en combinant et en mobilisant les ressources (connaissances, savoir-faire) qu’ils ont acquises en formation « être capable de »

3) Les objectifs d’impact

Ils représentent les effets escomptés de l’action de formation sur les performances, le fonctionnement du service.

Ils seront si possible formulés en termes en termes de paramètres considérés comme particulièrement sensibles aux effets de la formation réalisée (indicateurs).

Le contenu d’un programme pédagogique

• Objectifs d’activités à réaliser avec compétences• Objectifs pédagogiques (savoir-faire, connaissances….)• Pré – requis ou préalables requis• Contenus de formation• Déroulement de la progression pédagogique: étapes, alternances,

rythmes, durée, organisation et composition des groupes, activités de formation,

• Scénarios des séances de formation • Moyens pédagogiques et matériels à utiliser,• Méthodes et conditions de facilitation du transfert des capacités

acquises aux situations réelles de travail• Supports documentaires (formateur, apprenants)• Dispositif d’évaluation des acquis

Le cahier des charges de formation

1) Contribution attendue de la formation:• En quoi cette formation contribue t-elle

au fonctionnement et au développement de l’unité ou du service?

• A quoi servent les compétences produites?

• Il y a-t-il des paramètres particulièrement sensibles à cette action de formation? Quels sont – ils?

2) Les objectifs de compétences en situation de travail:

• Quelles compétences cette formation doit- elle produire?

• Quelles compétences les apprenants doivent –ils être capables de mettre en œuvre une fois retournés à leur situation de travail?

3) Caractéristiques de la population concernée:

• Quelles sont les caractéristiques (formation initiale, nombre, emplois tenus, expérience professionnelle,…) de la population à former qui peuvent être importantes pour les formateurs?

• De quelles caractéristiques le formateur doit-il tenir compte?

4) Maillage des compétences:

• Quelles sont les compétences (autres que celles de la population à former) qui doivent évoluer corrélativement à celles de la population à former?

• Quelles sont les « chaînes de compétences » concernées par cette formation?

5) Les pré – requis:

• Quelles sont les connaissances, les savoir – faire, les expériences requis pour participer à cette formation?

6) Délai et période:

• Quand aura -t-on besoin, en situation de travail de compétences produites?

• Quelles sont les exigences de délai?

• A quelle période de l’année cette formation peut-elle se réaliser?

7) Orientations et organisations pédagogiques (modalités de formation, durée et rythmes,…):

• Y- a-t-il des orientations pédagogiques à intégrer par le prescripteur de formation?

• En qui les orientations sont – elles justifiées?

8) Type de prestataire de formation:

• Y- a-t-il des compétences et des expériences que formateurs devraient posséder?

• A quels critères de qualité devrait satisfaire prestataire de formation?

9) Grandes lignes du contenu:

• Y a-t-il des lignes du contenu de la formation seraient nécessaires de mentionner?

10) Facilitation du transfert des acquis de formation:

• Quelles mesures ou dispositions mettre en place pour faciliter le transfert, en situation de travail, des acquis de formation?

• Comment organiser l’accueil des compétences dans les unités ou les services concernées?

• Y a-t-il des conditions particulières qui doivent être réunies pour que la mise en œuvre des compétences soit possible?

11) Modalités d’évaluation des effets de la formation :

• Quel type de dispositif mettre en place pour évaluer:- les connaissances et les capacités acquises

en formation,- la mise en œuvre des compétences en

situation de travail, - l’impact sur les situations de travail et les

paramètres sensibles de rendement du personnel?• Est - il nécessaire de prévoir les dispositifs à ces trois

niveaux?

12) Indications financières:

• Y a-t-il une contrainte budgétaire à respecter?

• Quelle imputation des coûts de la formation?

Les chapitres du cahier des charges

1) Contribution attendue de la formation

2) Population concernée

3) Pré – requis

4) Maillage des compétences

5) Objectifs de compétences

6) Délai/période

7) Orientations pédagogiques

8) Contenu (grandes lignes)

9) Prestataires de formation

10) Conditions de transfert des acuis de formation

11) Modalités d’évaluation

12) Indications financières

Le cahier des charges

• Un document court

• Un document qui oriente

• Un document qui engage

• Un document ui respecte le professionnalisme du prestataire de formation.