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LA SIMPLIFICATION ENCADRÉE PAR UN PLANLe 25 mai dernier, l’AVCB tenait son assemblée générale annuelle. L’événement était rehaussé de la présence de la Secrétaire d’Etat Fadila Laanan, chargée de la simplification administrative, qui est venue présenter aux communes les avancées de ce dossier suite à l’adoption par le Gouvernement d’un plan d’action sur 5 ans. Trait d’Union a approfondi la question avec la Secrétaire d’Etat.

Plan bruxellois de simplification administrative 2015-2020

Ce plan, proposé par Easybrussels dans le second chapitre de son rapport au Gouvernement, a été adopté par ce dernier en mars. Il déploie 7 objectifs qui structureront le travail de la Région dans les années à venir. Nous complétons ci-dessous les réponses de Mme la Secrétaire d’Etat par quelques encadrés renvoyant à ce Plan.

1. Quel est le calendrier en termes de simplification administrative ?

Fadila Laanan : J’ai mis en place l’agence Easybrussels au début de l’année 2015. Cette agence bruxelloise complète le paysage institutionnel puisqu’il n’existait alors rien dans notre région en cette matière. Easybrussels est aujourd’hui notre interlocuteur avec la Commission européenne, l’ASA (l’agence fédérale de simplification administrative) et avec les autres agences régionales. Le premier rapport de l’agence a été déposé au Gouvernement en mars 2016. Il s’agit d’un bilan des actions déjà entreprises par nos administrations dans cette matière.

Grâce au soutien de l’ensemble des partenaires du Gouvernement, j’ai pu établir un programme qui s’étend jusqu’en 2020. Un outil de monito-ring de suivi des mesures est en phase de finalisation.

Easybrussels est mené par un comité de pilotage qui regroupe toutes les administrations et les représentants du Gouvernement, il travaille en colla-boration étroite avec l’AVCB, le Conseil économique et social et le CIRB.

Les publics cibles sont les citoyens et les entreprises mais c’est de l’implication des administrations que dépend la réussite du projet.

Je souhaite également que l’on puisse évaluer et chiffrer les gains en termes de réduction des charges administratives. Des mesures d’impact seront donc définies de manière plus précise.

Easybrussels travaille avec Bruxelles Pouvoirs locaux et l’AVCB pour définir les enjeux au niveau des communes, d’autres accords ont été signés notam-ment avec le CIRB et le Conseil économique et social.

Easybrussels n’est que le moteur du projet, les partenaires restent libres de décider de leurs actions.

2. Impulsé par l’Europe, initialement déployé au niveau fédéral (via l’ASA) et enfin implémenté au niveau régional… comment agencer harmonieusement la simplification à chacun des niveaux de pouvoirs ?

Fadila Laanan : Effectivement l’Europe a lancé des programmes de sim-plification administrative comme l’Accord interinstitutionnel «Mieux légi-férer»1, « l’agenda digital »2 et le fédéral lui a emboîté le pas depuis plus 10 ans via l’ASA3, en implémentant des outils utiles au citoyen comme « tax on web ». Les régions wallonne et flamande ont créé leur agence avant nous.

Easybrussels aura, je l’espère, un rôle de levier régional et pourra créer des synergies avec les autres niveaux de pouvoir du pays.

L’échange des bonnes pratiques est essentiel.

3. Quelles priorités voudriez-vous mettre en œuvre dans les processus de simplification mis en place par la Région ?

Fadila Laanan : Le nouveau plan bruxellois de simplification administra-tive pour la période 2015-2020 s’adresse aux administrations régionales, aux communes et CPAS et à tout le secteur économique.

Pour 2016, mes priorités sont la mise en ligne de tous les marchés pu-blics (E-procurement), la facturation électronique, le développement de l’open data et de la plateforme Irisbox4.

Un projet de grande ampleur devrait voir le jour également à l’image du modèle wallon de « l’ABC des démarches »5. Il s’agira donc ici aussi d’un portail unique d’entrée régional impliquant l’ensemble des administrations.

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1 http://ec.europa.eu/smart-regulation2 https://ec.europa.eu/digital-single-market/en3 http://www.simplification.be/ En avril 2015, le ministre de l'Agenda numérique, des Télécommunications et de la Poste a présenté le plan d’action « Digital Belgium » qui est disponible sur le site www.digitalbelgium.be "Digital Belgium" est le plan d’action qui ébauche la vision numérique à long terme de notre pays et la décline en objectifs clairs dans le but d’améliorer la position de la Belgique dans le domaine du numérique. Digital Belgium est basé sur 5 piliers : économie numérique ; infrastructures numériques ; compétences et emplois numériques ; confiance dans le numérique et sécurité numérique ; et enfin pouvoirs publics numériques.4 Toujours dans la Déclaration gouvernementale régionale : « le Gouvernement poursuivra, entre autres en vue d’améliorer sa convivialité, le développement et la simplification de Irisbox ainsi que l’amélioration de son site

internet portail, qui donne accès à toutes les informations utiles aux citoyens, aux entreprises et aux visiteurs. Il veillera également au développement, en données ouvertes, d’applications numériques qui donnent un meilleur service aux citoyens. »

5 www.wallonie.be . « L’ABC des démarches » y est bien visible dès la page d’accueil. L’ABC des démarches envisage le rapport à l’administration sous un angle utilisateur, en différenciant d’ailleurs les différentes catégories d’utilisateurs… au rang desquels les pouvoirs locaux dans leurs rapport à l’administration régionale wallonne.

Au niveau bruxellois, rappelons la première tentative, aujourd’hui offline, du site www.sanstracas.be

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Pour quelques objectifs en plus

C’est au sein de l’objectif 5 qu’on découvrira les principaux chan-tiers de simplification retenus par le Gouvernement :

A côté des dossiers listés par la Secrétaire d’Etat, on ajoutera, e.a. la promotion vers de nouveaux utilisateurs potentiels de la plateforme BOS, ou le développement de systèmes d’authentification que ren-dra nécessaire le déploiement attendu de l’Open data… ainsi qu’un travail d’amélioration lors de la conception de textes législatifs (pour intégrer la simplification à la légistique).

Deux réflexions guident notre réflexion pour la communication entre la Région et les communes. Tout d’abord, la simplification des relations entre ces deux niveaux d’administration par une révision des processus de travail. Ce travail est déjà bien en cours à Bruxelles Pouvoir Locaux. Ensuite, la réalisation d’études « standard cost model »6 permet d’identifier les points d’amélioration possible, au rang desquels je citerai la réduction des délais en matière d’urbanisme7.

Le deuxième niveau de communication passera par des projets communs développés au niveau communal avec l’AVCB et qui allègeront les charges administratives pour les citoyens.

L’AVCB a proposé à cet égard de mettre en place un Groupe de travail spécifique à la simplification administrative pour émettre des propositions concrètes.

Action d’Easybrussels

Selon l’objectif 4 du plan de simplification, Easybrussels devra « sen-sibiliser les acteurs politiques afin d'intégrer les mesures de simplifi-cation dans leur stratégie et de prévoir les budgets pour y parvenir.

Des colloques, des exposés devant les conférences des bourgmestres et échevins, de l'ERIP, ou devant des commissions parlementaires, des cabinets ministériels, des conseils de direction de certaines administrations, permettent une diffusion efficace des principes à mettre en œuvre à tous les niveaux. »

Le même chapitre prévoir aussi la sensibilisation des haut-fonctionnaires et l’intégration d’objectifs clairs dans les plans opérationnels des administrations. Il revient enfin au nerf de la guerre : « Les budgets régionaux et communaux doivent intégrer des dépenses dans toutes les administrations régionales dépendant de tous les ministres pour leur permettre de moderniser leur fonctionnement à l'égard des citoyens et des entreprises. La société d'aujourd'hui attend ce changement.

Augmenter le budget d'Easybrussels est un geste politique important mais il est moins significatif en terme de détermination que de doter les administrations de moyens suffisants pour répondre aux enjeux technologiques d'aujourd'hui. »

Action de l’AVCB

Au moment de mettre sous presse, les accords de collaboration entre l’Association et Easybrussels ne sont pas encore tout à fait finalisés, mais le cadre de travail en discussion porte sur la mise sur pied de ce groupe de travail dont les premières missions seraient d’explorer la communication électronique et de récolter des données pour établir un état des lieux de ce qui se réalise déjà au niveau communal. A suivre prochainement !

4. Que peut apporter le niveau local au processus de simplification administrative ?

Fadila Laanan : La simplification administrative doit permettre de réduire les charges administratives qui pèsent sur nos citoyens dans leurs relations avec les administrations. Il est impossible de concevoir de dimi-nuer cette charge administrative sans impliquer les pouvoirs locaux. Un citoyen régional égale un citoyen communal.

Les guichets communaux se trouvent en première ligne, et sont donc un contact important pour le citoyen. Les modalités de ce contact doivent être bien réfléchies au regard des technologies modernes.

Les administrations régionales ou locales sont logées à la même enseigne sur cette question. Notre région et ses 19 communes doivent avancer ensemble pour concevoir une nouvelle relation administrative avec la population. Le citoyen est devenu plus exigeant sur ce point, il veut une administration plus rapide, plus « numérique ». Ceci dit, je veillerai, néanmoins, à ne pas écarter certaines catégories de citoyens de l’inclusion numérique.

Les communes dans le plan de simplification

L’objectif 6 est tout entier consacré à l’implication des pouvoirs locaux dans la politique et la mise en œuvre de la simplification administra-tive. La note évoque la nécessaire implication de la Conférence des bourgmestres, des collèges, des fédérations de Secrétaires et Receveurs, des zones de police et des intercommunales, mais aussi de l’AVCB, via un accord de collaboration et la mise sur pied d’un groupe de travail.

5. Que peut apporter l’AVCB dans le déploiement de la politique régionale de simplification administrative ?

Fadila Laanan : Les communes disposent d’une expertise évidente sur cette relation de première ligne avec le citoyen. Elles mènent aussi des missions diversifiées dans des budgets serrés.

Comme les chantiers sont vastes et les projets nombreux, je me réjouis de cet accord de collaboration avec l’AVCB car cette institution connaît bien le travail quotidien des communes et les difficultés auxquelles elles sont confrontées. C’est le partenaire idéal pour créer un vrai lieu de discussion et faire des propositions concrètes.

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6 Avec cette « méthode des coûts standard », les charges administratives sont calculées sur base du coût moyen des actes administratifs, multiplié par le nombre annuel de celles-ci7 Début juin, le secteur de la promotion immobilière pointait dans la presse les délais (et les incertitudes quant à l’aboutissement des dossiers) comme un facteur de coût dans la réalisation des projets et indiquait qu’une réduction

des délais permettrait de faire baisser de plusieurs milliers d’euros le coût moyen de construction de logements. Rappelons que toute la partie III du Chapitre 2 (Une politique d’aménagement du territoire volontariste) de la Déclaration gouvernementale régionale de 2014 porte sur la simplification en matière urbanistique.

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6. Quel budget la Région consacre-t-elle annuellement à la simplification ?

Fadila Laanan : Le Gouvernement a débloqué un budget de 750.000 euros pour mener cette politique. Cette allocation spécifique en matière de simpli-fication administrative a notamment permis la création de l’agence, l’enga-gement de personnel et le subventionnement de projets transversaux.

Et le budget au niveau communal ?

La partie consacrée aux moyens budgétaires dans l’objectif 6 (relatif à l’implication des pouvoirs locaux) pèse ses mots, en reconnaissant la difficulté des communes enserrées dans un carcan budgétaire à dégager des moyens… mais en avançant parallèlement les écono-mies attendues de la simplification. La dernière phrase laisse cepen-dant augurer un espoir de subventionnement : « Les communes devraient bénéficier d’un subside pour développer une politique de simplification administrative structurée. »

7. Tout changement de processus, a fortiori administratif, génère le plus souvent des frictions. Quelles sont les difficultés le plus souvent rencontrées ?

Fadila Laanan : La principale est comme toujours d’accepter le change-ment. La numérisation doit s’installer progressivement. Elle demande un travail préparatoire pour le personnel qui doit s’adapter et elle implique de consacrer des budgets à l’implémentation de nouveaux outils, comme des logiciels, dont la plus-value n’est pas toujours directement perceptible.

Gérer le changement doit se faire dans la confiance, tant au niveau tech-nique que sur le plan humain. Prenons l’exemple de l’e-procurement, en matière de marchés publics : le fonctionnaire utilise pour l’instant la procé-dure papier classique tout en apprenant en parallèle le fonctionnement en ligne. Les indicateurs de courrier, les archives, les circuits de courrier liés à la tutelle ou aux facturations, toutes ces pratiques sont en pleine mutation numérique. Je comprends qu’il n’est pas facile d’adapter les fonctionne-ments internes et les organigrammes à la société numérique nouvelle.

8. Une grande partie des mesures de simplification en appellent aux Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication. Comment articuler le dossier avec la compétence de transition numérique dévolue à Mme Bianca Debaets ?

Fadila Laanan : je travaille en étroite collaboration avec ma collègue Bianca Debaets, notamment dans le cadre de la Stratégie régionale 20258, du Small Business Act9 et de Brussels Smart City10.

Easybrussels participe notamment à des rencontres qui visent à soutenir les jeunes entreprises qui développent des nouvelles technologies de l’informa-tion et de la communication.

Je collabore enfin également avec le Cabinet du Ministre Gosuin et avec le Conseil économique et social.

9. Pourquoi avoir préféré loger Easybrussels au sein de l’administration, plutôt que créer un organe spécifique doté de la personnalité juridique ?

Fadila Laanan : Il m’a semblé pertinent de maintenir l’agence au sein du SPRB afin qu’elle puisse être au cœur de l’administration régionale et béné-ficier des services de support de Bruxelles Coordination régionale.

L’agence se compose actuellement d’une petite équipe composée de 5 agents. Il est important que ces agents puissent se consacrer à 100% aux missions de simplification et non pas à de la gestion administrative.

Afin de permettre à cette agence de s’adresser à toutes les administrations situées sur le territoire de la région, j’ai insisté auprès du Gouvernement pour nommer un délégué au Gouvernement, Mme Cathy Marcus, qui est chargé de piloter l’agence et de rendre un rapport annuel sur l’état d’avan-cement du Plan Bruxellois de Simplification administrative 2015-2020. Ce poste de délégué assure une autonomie suffisante au projet de l’agence et à sa visibilité.

Propos recueillis par Philippe Delvaux

8 Consultable sur le site du Conseil économique et social de la Région de Bruxelles-Capitale : www.ces.irisnet.be > publications > autres-publications-du-conseil [16.06.2015]9 Comme le rappelle la Déclaration gouvernementale bruxelloise : « Le Gouvernement adoptera sous forme de charte et au terme d’une concertation avec les partenaires sociaux, un Small Business Act embrassant les réalités

bruxelloises et notamment l’amélioration des relations entre pouvoirs publics et entreprises en vue d’avoir une administration « businessfriendly » (accueil, efficacité, marchés publics, simplification administrative…) » Le Small Business Act est le premier engagement de l'axe 2 (Economie et Emploi) de la stratégie 2025.10 Dénomination de la stratégie régionale visant à faire de Bruxelles une capitale numérique via des projets visant à favoriser la qualité de vie pour tous http://smartcity.brussels/

LES RÉVISEURS D’ENTREPRISES ET LES COMMUNES

L’Institut des Réviseurs d’entreprises et le Centre d’Information du Révisorat d’Entreprises (ICCI) ont organisé une après-midi d’étude, le 17 mars 2016, à l’auditoire de la Banque Nationale de Belgique à pro-pos du reporting financier des pouvoirs locaux. L’AVCB y participait pour exposer son point de vue sur un éventuel contrôle des comptes communaux de la part des réviseurs d’entreprise.

Bien que non porté par un projet de loi immédiat, et bien que la Direc-tive européenne n’impose pas cette solution, certains plaident pour la mise en place d’un système privé de contrôle de la gestion publique. Les réviseurs d’entreprises sont, et c’est normal, très favorable à un tel système. Le débat d’un contrôle du secteur public par le privé est donc dans l’air. L’AVCB entend y prendre part.

L’avis de l’AVCB en bref

L’AVCB pense qu’un contrôle des comptes communaux par le sec-teur privé est- Superflu : nombre de contrôles existent déjà et donnent satisfaction.

Instaurer un nouveau contrôle ne pourrait s’envisager que s’il se subs-titue à un contrôle existant par exemple celui qu’exerce la Tutelle

- Cher : la privatisation du contrôle engendrerait des coûts supplé-mentaires, difficilement supportables dans le contexte financier des pouvoirs locaux.

- Lourd : l’ajout d’un nouveau type de contrôle alourdirait no-tablement le processus de gestion communal, à l’heure où on cherche au contraire à simplifier les processus administratifs.

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