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1
code de conduite
La société Freeman
INTÉGRITÉ : FAITES-EN UNE AFFAIRE PERSONNELLE
2
De plus, nous avons la profonde conviction qu’un environnement professionnel
éthique et respectueux est le type d’environnement au sein duquel nos employés
souhaitent travailler. Prendre des décisions éclairées et faire des choix éthiques
dans le cadre de notre travail instaurent la confiance mutuelle entre nous et avec
les clients. Nous ne devrions jamais compromettre notre intégrité personnelle ni
la réputation et la confiance de la société.
Parce que votre engagement à comprendre ces attentes et à les appliquer tous
les jours est crucial pour la réussite de notre société, notre thème pour le code
de comportement de Freeman est « Intégrité : Faites-en une affaire
personnelle ». Nous voulons que nos employés connaissent, comprennent et
démontrent la responsabilité personnelle dans l’atteinte des normes élevées de
conduite éthique.
Ce code vous aidera à comprendre les valeurs de notre famille et de notre
société, qui influencent la façon dont nous faisons des affaires chez Freeman.
Il comprend des sujets qui permettent d’assurer notre conformité aux lois et
aux règlements, ainsi qu’aux politiques de l’entreprise. Il est aussi important
de comprendre que les politiques comprises dans ce code couvrent toutes
les entreprises et emplacements détenus par Freeman, peu importe où vous
travaillez ou le poste que vous occupez. Nous devons tous nous conformer à
l’esprit et à la lettre des politiques indiquées dans le présent document.
Chez Freeman, nous sommes conscients que la façon dont nos clients, nos employés et notre communauté nous perçoivent et nous considèrent est à l’origine de notre réussite. Nous voulons que toutes les personnes travaillant pour nous comprennent les valeurs et l’engagement de notre famille et de notre société à maintenir une intégrité sans faille et à exploiter nos activités selon les normes de conduite éthique les plus élevées dans tout ce que nous faisons. C’est particulièrement important, alors que notre croissance se poursuit à l’échelle mondiale et que nous concrétisons notre vision de posséder la catégorie de l’expérience d’une marque.
3
Joe PopoloPDG,
LA SOCIÉTÉ FREEMAN
Carrie Freeman ParsonsVICE-PRÉSIDENTE,
LA SOCIÉTÉ FREEMAN
Si vous avez une question ou si vous croyez qu’une personne contrevient au
code, parlez. Parlez à votre gestionnaire, à un responsable du service Relations
avec les employés ou signalez un problème au service juridique, à
[email protected]. Vous pouvez aussi communiquer vos préoccupations de
manière anonyme en utilisant notre ligne d’assistance en matière d’éthique
(1 855 342-6939). N’oubliez pas, notre politique de non-représailles signifie
que vous ne devez pas avoir peur de signaler des problèmes potentiels. C’est
notre obligation collective de parler.
Nous vous remercions pour votre contribution à l’héritage des valeurs
d’intégrité dont nous jouissons chez Freeman.
Bob Priest-Heck PRÉSIDENT, LA SOCIÉTÉ FREEMAN &PDG, FREEMAN
4
Table des matières
NOS VALEURS FONDAMENTALES 05
NOTRE CODE 06
FREEMAN ET NOS EMPLOYÉS 11
GOUVERNEMENT ET COMMUNAUTÉS 18
CONCLUSION 26
5
Intégrité
Nous définissons une personne intègre comme une personne qui est
honnête, directe et digne de confiance. Les personnes intègres font
les choses correctement et font preuve d’un réel sens de l’humilité qui
démontre une bonne connaissance de soi. L’intégrité est la première et
la plus importante des valeurs de Freeman, car sans elle, rien d’autre n’a
d’importance.
Empathie
Pour atteindre l’objectif de Freeman de mettre les personnes en contact
de façons significatives, nous devons nous efforcer d’écouter et de
comprendre les perceptions et les sentiments des autres et d’y être
sensibles. Avoir un « cœur de serviteur » demande beaucoup d’empathie;
cela favorise des milieux de travail équilibrés sur le plan émotionnel pour
nos collègues, et entretient des relations positives avec les clients qui
durent toute une vie.
Innovation
Freeman ne se satisfait jamais du statu quo ou de ce que les autres jugent
comme étant « suffisant ». Notre innovation est nourrie d’une curiosité
inassouvissable, ce qui entraîne la création de quelque chose offrant une
valeur durable aux autres. L’innovation est une façon de penser. C’est un
périple qui commence par deux questions profondes, mais simple « Et si? »
et « Pourquoi pas? »
Enthousiasme
Notre fondateur, Buck Freeman, a souvent cité Ralph Waldo Emerson qui
avait pour habitude de dire : « Rien de grand ne se fait sans
enthousiasme ». Les personnes réellement optimistes et enthousiastes
font plaisir à voir et sont un cadeau pour toute entreprise. L’enthousiasme
inspire la confiance qui est l’essence même du leadership et est
indispensable dans les périodes de difficultés et d’adversité.
Excellence du rendement
Bien que les efforts et les bonnes intentions soient encouragés et
appréciés, nos clients paient pour avoir des résultats. Chez Freeman,
l’excellence du rendement commence par l’engagement de fixer et
d’excéder les normes professionnelles les plus élevées. L’excellence
du rendement est assurée par un profond sens de la responsabilité
personnelle dans la production de résultats systématiquement
mesurables qui définissent la réussite de nos clients et de Freeman.
Collaboration
Nous croyons que la collaboration peut fleurir lorsque nous sommes
ouverts d’esprit et respectueux de ce que les autres ont à offrir.
Travailler ensemble de manière ouverte, fluide et avec un souci collectif
de croissance et de réussite de tous est au centre du caractère de nos
collaborateurs et fondamental pour le dynamisme de notre
culture Freeman.
Nos valeursfondamentales
6
notre code
7
Le code établit un ensemble fondamental de normes qui définissent comment
nous menons nos activités avec la plus haute intégrité et la plus haute éthique.
Il s’applique à toutes les personnes employées ou engagées pour fournir
des services à toute société détenue par Freeman, y compris les employés,
les dirigeants, les employés temporaires et occasionnels, les entrepreneurs
indépendants et les conseillers. Même si un emploi chez Freeman est soumis
aux conditions établies par votre entité commerciale locale, vous devez aussi
observer les normes internationales définies dans ce code.
Seul le directeur général et le directeur des affaires juridiques et de
l’administration de Freeman peuvent renoncer à toute disposition du code à
l’égard d’un employé.
Il revient à chaque employé de se servir de son bon sens et d’appliquer ses
normes éthiques personnelles les plus élevées dans la prise de décisions
d’affaires, lorsqu’aucune directive ne figure dans le code. Vous ne devriez pas
hésiter à poser des questions, à exprimer vos préoccupations ou à demander une
clarification sur des zones grises pour savoir si un comportement quelconque
peut contrevenir au code.
Votre Role
Votre rôle et votre engagement personnel envers l’intégrité et un comportement
éthique sont essentiels pour donner vie à nos valeurs. Il est impératif que vous
mettiez l’intégrité et l’éthique en avant-plan :
• Agir de manière éthique et avec intégrité dans toutes les relations d’affaires.
• Chercher de l’aide auprès du service des Ressources humaines et du service
juridique de Freeman, si nécessaire.
• Connaître et suivre le code, les politiques et procédures de Freeman, ainsi que
la loi.
• Signaler les infractions alléguées, potentielles ou réelles au code, aux politiques
et à la loi.
• Collaborer pleinement aux enquêtes et répondre aux questions honnêtement.
Prendre de bonnes décisions
Reconnaître les questions éthiques et faire les choses correctement dans
toutes les activités commerciales de Freeman est votre responsabilité. Au
moment de mener des activités commerciales pour Freeman, pensez aux
points suivants :
• Est-ce la bonne chose à faire?
• Est-ce conforme au code de Freeman, aux politiques de la société,
aux lois et aux règlements?
• Comment les autres percevront-ils cela, comme votre gestionnaire,
la direction de Freeman, nos clients ou la population en général?
• Devrais-je obtenir des observations additionnelles avant de
poursuivre?
Conséquences d’une infraction au code
Comme la façon dont nous menons nos activités est cruciale pour notre marque,
nous prenons toutes les infractions à notre code au sérieux. Les employés
qui contreviennent à notre code ou à l’une de nos politiques feront l’objet de
mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi.
Les employés qui font sciemment de fausses allégations sur notre ligne
d’assistance en matière d’éthique ou à la direction, ou encore qui fournissent de
faux renseignements feront l’objet de mesures disciplinaires. Les employés qui
refusent de collaborer à une enquête ou qui n’agissent pas de manière adéquate
après avoir reçu un rapport d’infraction soupçonnée feront aussi l’objet de
mesures disciplinaires.
8
Parler - Poser des questions et faire des signalements
Freeman s’engage à mener ses activités en respectant les normes d’éthique, d’honnêteté et d’intégrité les
plus élevées. Pour continuer d’agir ainsi, nous devons savoir s’il y a des problèmes et les comprendre afin
de pouvoir les résoudre rapidement. Freeman offre de nombreuses ressources pour signaler des allégations
de conduite fautive. Nous allons examiner chaque allégation et enquêter sur celle-ci comme il convient et,
si cela est justifié, nous mettrons en place des mesures disciplinaires ou d’autres recours. Vous êtes donc
tenus de signaler rapidement toute préoccupation que vous croyez de bonne foi être une infraction au code.
Voici des options pour signaler des préoccupations ou des allégations de conduite fautive :
• Votre superviseur immédiat ou tout membre de la direction
• Le service Relations avec les employés
• Un membre du service juridique à [email protected]
• La ligne d’assistance en matière d’éthique de Freeman
La ligne d’assistance en matière d’éthique de Freeman est exploitée par un prestataire de services tiers, ce
qui vous permet de signaler vos préoccupations et vos allégations de manière anonyme si vous vous sentez
mal à l’aise d’agir autrement. La ligne d’assistance en matière d’éthique permet de faire un signalement
de manière confidentielle, 24 heures sur 24, sept jours sur sept, au moyen d’un numéro de téléphone sans
frais ou en ligne, sur le site Web.
Pour effectuer un signalement par téléphone aux
ÉTATS-UNIS ET AU CANADA 1-855-342-6939
MEXIQUE 01-800-253-0373
ROYAUME-UN 0808-234-6721
SITE WEB https://freemanco.tnwreports.com
La ligne d’assistance en matière d’éthique n’enregistre pas les appels et ne les retrace pas, elle n’utilise pas non plus de technologie de repérage d’identité. Si votre pays ne figure pas ci-dessus, veuillez utiliser le site Web indiqué antérieurement.
Lorsque vous signalez des incidents au moyen de la ligne d’assistance en matière d’éthique par téléphone,
l’opérateur vous posera des questions pour obtenir des détails sur vos préoccupations et documentera
l’appel. Vous devriez fournir autant de détails que possible au moment de soulever une préoccupation, y
compris les parties visées, les dates pertinentes et le comportement précis qui est problématique. En raison
de la confidentialité et pour d’autres raisons, Freeman ne divulgue généralement pas de précisions sur une
enquête interne. Vous recevrez un numéro de rapport que vous pouvez utiliser plus tard pour ajouter des
détails ou vérifier le statut de votre rapport et savoir si l’enquête est close.
9
Engagement de ne pas user de
représailles
Tout employé qui signale une infraction
alléguée sera traité avec dignité et
respect et ne fera pas l’objet de mesures
disciplinaires ni de représailles pour avoir
fait un signalement de bonne foi. User
de représailles contre toute personne
qui fournit de l’information ou apporte
son aide dans une enquête concernant
un comportement que l’employé croit
de bonne foi être une infraction aux lois
ou aux règlements applicables, à notre
code ou aux politiques et aux procédures
de Freeman est interdit et sera, en soit,
traité comme une infraction à notre code.
10
q et rQ Je ne suis pas certain si ce que j’ai observé est un problème éthique, mais ça
ne me semble pas correct. Que dois-je faire?
R Il est toujours recommandé de communiquer d’abord avec un gestionnaire
pour poser ses questions, faire part de ses préoccupations ou pour obtenir
des conseils. Si vous n’êtes toujours pas certain ou souhaiteriez obtenir un
encadrement additionnel, communiquez avec votre représentant du service
Relations avec les employés, un haut dirigeant à Freeman ou avec un responsable
du service juridique. En outre, vous pouvez aussi communiquer avec notre ligne
d’assistance en matière d’éthique au 1 855 342-6939.
11
nos employésFreeman et
12
Diversité, inclusion et non-discrimination
Freeman crée activement un milieu inclusif de tous les employés et de leurs
capacités, forces et différences uniques et en fait la promotion. À mesure que
nous prenons de l’expansion, promouvoir la diversité dans chaque aspect de notre
entreprise est essentiel pour notre réussite de longue durée. Freeman affirme
le principe d’égalité d’accès à l’emploi sans considération à toute caractéristique
protégée, notamment :
• Race
• Croyance religieuse
• Origine/ascendance nationale
• Couleur de la peau
• Sexe ou genre
• Orientation sexuelle
• Identité ou expression sexuelles
• Âge
• Handicap mental ou physique ou état de santé
• Grossesse
• État matrimonial
• Statut militaire et statut de vétéran protégé
• Information génétique
• Appartenance politique
• Toute autre caractéristique protégée en vertu d’une loi fédérale ou d’État ou
d’ordonnances locales
Freeman ne tolère aucune discrimination touchant à tous les aspects de la relation
d’emploi, soit du recrutement et de l’embauche, en passant par les évaluations de
rendement, la rémunération et les promotions, jusqu’à la fin de votre relation d’emploi
avec Freeman.
Nous fondons nos décisions liées à l’emploi strictement sur la capacité, le rendement
et l’expérience de la personne, ainsi que les besoins de la société et les besoins
professionnels. Nous évitons toute action influencée par des relations personnelles
et les pratiques discriminatoires de toute sorte. Notre objectif est de rémunérer nos
employés, avec des salaires, des traitements et des avantages sociaux, en fonction
de leurs responsabilités, de leur rendement et de leur expérience. Freeman s’engage
à suivre les directives en matière de salaire, d’horaire et d’âge minimum fournies
par les lois applicables. À leur tour, les employés doivent déclarer fidèlement leurs
heures de travail et les congés payés conformément aux politiques de Freeman.
Harcèlement
Freeman s’engage à fournir un milieu de travail exempt de toute forme de
harcèlement. Notre objectif est de créer un endroit où tous les membres de l’équipe
se sentent en sécurité, accueillis et entendus. À cet effet, tous les employés doivent
se traiter avec respect et dignité mutuels. Le harcèlement est interdit sous toute
forme, à savoir physique, verbale et non verbale. Le harcèlement est interdit par la
politique de Freeman et la loi.
Même si le « harcèlement » renvoie fréquemment au harcèlement sexuel, le
harcèlement en milieu de travail peut aussi inclure le harcèlement fondé sur la race
d’une personne, sa religion, ses croyances, son origine ou ascendance nationale, la
couleur de sa peau, son sexe ou genre, son orientation sexuelle, son identité ou son
expression de genre, son âge, son handicap mental ou physique, son état de santé,
sa grossesse, son état matrimonial, son information génétique, son appartenance
politique, son statut militaire ou son statut de vétéran protégé ou toute autre
caractéristique protégée en vertu d’une loi fédérale ou d’État ou d’ordonnances
locales.
Vous devez signaler à votre gestionnaire, à un autre gestionnaire et au service
Relations avec les employés ou au service juridique, tous les cas de harcèlement
que ce soit vous qui êtes harcelé ou que vous soyez témoin du harcèlement d’un
autre employé ou d’une personne dans notre milieu de travail. Votre signalement
demeurera confidentiel dans toute la mesure du possible et les représailles ne sont
pas tolérées pour tout signalement fait de bonne foi.
13
Conduite professionnelle
Vous devez toujours vous conduire de manière professionnelle et respectueuse
conformément aux valeurs et à la culture d’intégrité de Freeman. Toute conduite ou tout
comportement non professionnels dans le milieu de travail ou au moment de représenter
Freeman dans un autre lieu de travail ayant des incidences négatives sur les intérêts
commerciaux ou la réputation de la société ou qui contreviennent à la loi sont interdits.
Sécurité et sûreté
Les menaces ou actes de violence contre vous, des employés temporaires, des
entrepreneurs indépendants, des clients, des fournisseurs ou d’autres personnes, ou
encore contre les biens ne seront pas tolérés. Signalez immédiatement toute menace
potentielle ou acte de violence à votre gestionnaire ou au service Gestion des risques à
[email protected]. En cas d’urgence, communiquez avec la police de votre région.
Abus d’alcool ou d’autres drogues
Freeman exige que ses employés travaillent sans être sous l’influence d’alcool ou
de drogues, ce qui peut les empêcher de mener les activités professionnelles de
manière sécuritaire et efficace.
Vol
Le vol, quel qu’en soit le montant, ne saurait être toléré. Aucun employé ne peut
commettre un vol, une fraude ou un détournement, ou encore de faire un mauvais
usage de la main d’œuvre ou des biens. Cela s’étend jusqu’aux activités, comme la
falsification de rapports de dépenses et la fausse représentation de renseignements
pour en tirer des gains personnels.
Confidentialité des renseignements des employés
Freeman respecte le droit à la vie privée des employés. Nous recueillerons et
traiterons les renseignements personnels des employés uniquement pour des
raisons commerciales conformément aux lois applicables. L’accès aux renseignements
personnels des employés est limité uniquement à ceux ayant un droit reconnu par
la loi de voir les renseignements et uniquement en cas de nécessité absolue pour
l’accomplissement de leur travail. Ceux qui sont responsables des renseignements
personnels sont informés régulièrement de leur devoir de protéger ces renseignements.
Renseignements exclusifs et confidentiels
En exerçant les activités de Freeman, les employés, les dirigeants et le conseil
d’administration obtiennent souvent des renseignements confidentiels ou exclusifs
sur notre société, nos clients, des clients potentiels ou des tiers. Les employés,
les dirigeants et le conseil d’administration doivent maintenir la confidentialité de
tous les renseignements qui leur sont confiés, sauf lorsque la communication est
autorisée ou prescrite par la loi. Les renseignements confidentiels ou exclusifs
incluent notamment tout renseignement non public portant sur Freeman, y compris
ses activités, son rendement financier, ses résultats ou ses clients potentiels, tout
renseignement non public fourni par un tiers qui s’attend à ce que le renseignement
soit maintenu confidentiel et utilisé uniquement aux fins commerciales prévues.
Protéger les renseignements des clients et de tiers
Assurer la sécurité des renseignements des clients et les utiliser convenablement
est la priorité absolue pour notre société. Nous devons protéger les renseignements
confidentiels que les clients ou les tiers nous communiquent. Nous devons aussi nous
assurer que ces renseignements sont uniquement utilisés aux fins pour lesquelles ils ont
été réunis, à moins qu’une utilisation ultérieure soit autorisée par la loi. Par renseignements
de clients ou de tiers, on entend les noms, les adresses, les numéros de téléphone,
les renseignements financiers, etc. Nous ne communiquons pas de renseignements
confidentiels ou exclusifs sur un tiers sans son approbation écrite, à moins que la loi
ne l’exige (par exemple, en vertu d’une assignation à comparaître d’un tribunal).
Quelque chose qu’il faut considérer : Un comportement non professionnel dans le milieu de travail peut ne pas être considéré comme un acte de discrimination ou de harcèlement illégal; cependant, un comportement non professionnel peut dégénérer en situations illégales ou immorales. Il peut aussi détruire la confiance, nuire aux relations dans le milieu de travail ou ternir nos relations avec les autres. C’est pourquoi, le comportement non professionnel est une infraction à notre code.
14
Vie privée à l’échelle mondiale
À titre de société internationale, Freeman est soumise à une myriade
d’obligations de conformité mondiale. Il vous incombe de réunir, stocker,
transmettre et conserver les renseignements sensibles ou confidentiels
conformément aux lois applicables et aux politiques de Freeman.
Bon usage des ressources de la société
Freeman fournit une multitude de ressources aux employés, afin de leur
permettre d’accomplir leur travail. Cela comprend les biens matériels, comme
l’équipement, les fournitures, les stocks, les matériaux et l’argent. Cela comprend
aussi les ressources informatiques et technologiques, comme le courriel, les
ordinateurs, les applications informatiques, les réseaux, Internet, l’intranet, les
cellulaires et les téléphones intelligents, d’autres appareils de communication
sans fil, les systèmes téléphoniques et de messagerie vocale.
Un usage inapproprié ou illégal de ces ressources entraînera des mesures
disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi.
Parmi les mauvais usages, citons :
• Le piratage
• L’utilisation excessive des ressources technologiques à des fins personnelles
• Le piratage de logiciel ou de fichiers vidéo ou audio
• La sollicitation
• L’envoi de courriel inadéquat ou de harcèlement
• L’accès à des sites Web inadéquats (comme ceux prônant la haine, la
violence, présentant du matériel sexuellement explicite ou faisant la
promotion d’activités illégales)
• La distribution de renseignements confidentiels, exclusifs ou de secrets
commerciaux à l’extérieur de la société.
Freeman se réserve le droit de surveiller et d’inspecter sans préavis l’utilisation
des ressources de la société.
15
Voici des exemples d’un mauvais usage des ressources de la
société
• L’utilisation des installations de la société pour en tirer un gain personnel.
• L’usage excessif des ressources de la société à des fins personnelles, comme naviguer sur
Internet.
• Une utilisation excessive des médias sociaux non liée à l’entreprise.
• La prise de fournitures de bureau ou d’équipement à des fins de consommation personnelle.
• L’utilisation personnelle des véhicules de notre société sans autorisation expresse.
• La copie non autorisée de programmes logiciels informatiques.
• L’utilisation excessive de nos cartes de crédit d’entreprise pour effectuer des achats personnels.
Les médias électroniques, comme les téléphones intelligents, les tablettes, les unités de
stockage de données ou les clés USB sont fournis à l’employé pour qu’il puisse s’acquitter de ses
responsabilités liées à son emploi. Chaque employé a la responsabilité de protéger ces systèmes
et les données qu’ils contiennent contre un mauvais usage, un accès non autorisé, des dommages
et le vol. Gardez à l’esprit, que même lorsque l’utilisation des médias électroniques de Freeman à
des fins personnelles limitées est permise, cette utilisation n’est pas privée. Tout ce qui est envoyé
ou reçu au moyen des médias électroniques de notre société, peut être examiné par Freeman et
d’autres à sa discrétion et selon ses directives.
Gestion adéquate des dossiers
Nos dossiers constituent la mémoire de notre organisation et contiennent des données et des
renseignements essentiels à la continuité de l’entreprise. Les dossiers se composent de toute
forme de renseignement créé ou reçu par Freeman, que ce soit des copies d’origine ou non, peu
importe le média utilisé. Parmi les exemples de dossiers de société, citons : les documents papier,
les courriels, les fichiers électroniques stockés sur disque, bande ou tout autre support (CD, DVD,
appareils de stockage de données USB, etc.) qui renferment des renseignements sur notre société
ou sur nos activités commerciales. Tous les dossiers sont la propriété de Freeman et devraient être
conservés conformément à notre politique de conservation de dossiers. Nous sommes responsables
de bien étiqueter et de manipuler soigneusement les renseignements confidentiels, sensibles et
exclusifs et de les sécuriser lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Nous ne détruisons pas les documents ou
dossiers officiels de la société avant l’expiration de la période de conservation, mais nous détruisons
les documents lorsqu’ils ne sont plus utiles pour l’entreprise. Consultez le calendrier de conservation
des dossiers pour connaître les directives plus spécifiques de conservation et de destruction.
q et rQ Puis-je utiliser les biens de la société à des fins
personnelles?
R Les ressources de la société doivent être
utilisées de manière à avoir une incidence positive
sur Freeman et ceux qui travaillent ici. Il est permis
d’utiliser ces ressources à des fins personnelles de
manière occasionnelle et limitée, mais ça ne doit
pas nuire à votre rendement au travail ni à celui de
vos collègues.
16
Médias sociaux
Chez Freeman, nous encourageons la communication parmi nos employés, nos
clients, nos partenaires et d’autres personnes, et les blogues Web, les réseaux
sociaux, les forums de discussion, les wiki, et les autres médias sociaux peuvent
être une excellente façon de stimuler la conversation et la discussion. Il est
particulièrement important de se rappeler les points suivants :
• Le code, la politique sur les médias sociaux de Freeman et les autres
politiques de la société s’appliquent à votre conduite et à vos activités en
ligne tout comme ils s’appliquent à votre comportement hors ligne.
• N’utilisez pas les médias sociaux pour établir des communications confidentielles,
substantielles ou d’activités commerciales directes avec les clients.
• Respectez les droits de propriété intellectuelle des autres, y compris les
droits d’auteur et les droits à la vie privée/de publicité surtout lorsque vous
utilisez des photos ou un contenu vidéo.
• À moins d’être un porte-parole officiel de Freeman, vous n’êtes pas autorisé
à parler pour Freeman ni à déclarer que vous le faites, à moins d’avoir
l’autorisation du Service de communications d’entreprise de Freeman.
• Ne faites aucun commentaire ou déclaration à caractère politique en utilisant
l’un des comptes ou des plateformes de réseaux sociaux de Freeman.
• Lorsque vous utilisez vos comptes de médias sociaux pour discuter de
sujets liés à Freeman, identifiez-vous comme un employé de Freeman et
indiquez clairement que vos opinions sont les vôtres et ne reflètent pas
nécessairement les points de vue de Freeman.
• Ne communiquez pas de renseignements confidentiels au moyen d’une
plateforme de média social.
• Ne créez pas de publications abusives, répréhensibles ou incendiaires.
q et rQ J’ai remarqué que chaque fois que je passe devant le bureau de
ma collègue, elle est sur des sites de médias sociaux. Au départ, je ne
pensais pas que c’était un problème, parce qu’elle semblait accomplir son
travail. Mais récemment, elle n’a pas respecté les délais et souvent fait
des commentaires ou s’esclaffe bruyamment sur des choses qu’elle voit
en ligne, ce qui dérange les autres dans notre zone. Est-ce un problème?
R Dans ce cas, l’utilisation des biens de la société de votre collègue
à des fins personnelles pourrait être excessive, et il faudrait régler ce
problème. La politique de Freeman permet un usage personnel des
biens de la société, comme les ordinateurs et la connexion Internet, tant
que cette utilisation n’est pas excessive ni inappropriée. Votre dirigeant
devrait déterminer si l’utilisation est inappropriée en tenant compte des
points suivants :
• Est-ce que cela a une incidence négative sur le rendement au
travail?
• La durée ou la fréquence sont-elles excessives?
• Est-ce que cela empêche l’employée de produire un travail efficace
et au meilleur de ses capacités?
• Est-ce que les sites Web consultés renferment un contenu
inapproprié ou offensant?
17
Politique sur les médias
Dans une ère de cycles de nouvelles 24 heures sur 24 où information
circule de manière instantanée, gérer la réputation et protéger la marque de
Freeman auprès de ses principaux publics mondiaux est crucial à la réussite
de l’organisation. À cet effet, il est essentiel que nos communications avec les
publics externes soient gérées de manière coordonnée avec le service des
communications d’entreprise et les porte-paroles nommés de Freeman.
• Les employés ne doivent pas communiquer à l’extérieur des clients
potentiels, des clients, du rendement et des politiques de Freeman ni
divulguer les renseignements sensibles non publiés sans l’autorisation
appropriée du premier vice-président du service des communications.
• Toutes les demandes des médias doivent être documentées avec précision
(nom, média, numéro de téléphone ou adresse courriel) et transmises
immédiatement au premier vice-président du service des communications
ou au personnel responsable des communications. Cela inclut les demandes
officielles pour des entrevues et des devis, ainsi que des demandes
d’information et cela comprend tous les médias : télévision et radio, journaux,
magazines, à l’échelle locale ou nationale, médias spécialisés, blogues et
sites Internet. Aucun employé ne doit fournir un devis à un client ou pour une
utilisation sur un site Web, dans un communiqué de presse ou toute autre
forme de communication sans avoir une autorisation expresse, préalable du
premier vice-président du service des communications.
• Seul le personnel autorisé peut parler aux médias avec une autorisation
préalable. Aucun employé ne doit parler aux médias ni accepter un rendez-
vous pour parler avec ceux-ci sans l’autorisation et l’avis du premier vice-
président du Service des communications ou du personnel responsable des
communications.
Protection de la propriété intellectuelle
Notre propriété intellectuelle fait partie de nos atouts les plus précieux. La
propriété intellectuelle renvoie aux créations de l’esprit humain qui sont
protégées par une panoplie de lois nationales et d’accords internationaux.
La propriété intellectuelle inclut les droits d’auteur, les brevets, les marques
de commerce, les secrets professionnels, les droits attachés aux dessins
ou modèles, les logos, l’expertise et les biens intangibles industriels ou
commerciaux. Nous devons protéger et, s’il y a lieu, faire respecter nos
droits de propriété intellectuelle. Nous respectons aussi la propriété
intellectuelle appartenant à des tiers. Cela fait partie de notre politique de ne
pas consciemment enfreindre les droits de propriété intellectuelle d’autres
personnes.
18
gouvernement et communautés
19
Loi antitrust et concurrence loyale
Généralement, les pays dans lesquels Freeman exploite ses activités ont des
lois et des règlements qui interdisent les pratiques restrictives de concurrence,
que l’on appelle les lois antitrust ou lois sur la concurrence. Ces lois sont
conçues pour protéger les consommateurs et les marchés contre les pratiques
commerciales déloyales et pour protéger la saine concurrence.
à observer les lois antitrust et les lois sur la concurrence applicables partout
Freeman s’engage dans le monde. Les lois antitrust ou les lois sur la
concurrence varient d’un pays à l’autre, mais généralement, ces lois interdisent
les ententes ou les actions qui réduisent la concurrence sans que les
consommateurs puissent en bénéficier. Parmi ces activités qui contreviennent
généralement à l’antitrust ou aux lois sur la concurrence sont les accords ou les
ententes entre concurrents pour :
• Fixer ou contrôler les prix, y compris les prix d’un revendeur à ses clients.
• Structurer ou orchestrer les offres pour orienter un contrat vers un
concurrent ou un revendeur spécifique ou influencer de manière non
concurrentielle les prix (truquage d’offres).
• Boycotter des fournisseurs ou des clients.
• Diviser ou affecter des marchés ou des clients.
• Limiter la production ou la vente de produits ou les gammes de produits à
des fins non concurrentielles.
Les ententes comme celles indiquées ci-dessus contreviennent à la politique
publique et à la politique de Freeman. Nous ne devons jamais entreprendre de
discussions sur de tels sujets avec des représentants d’autres sociétés. Vous
devez signaler sans délai au service juridique de Freeman tout cas où des
employés ou des tiers entament de telles discussions. Les contrats ou autres
dispositions qui comprennent des opérations exclusives, des ventes couplées,
une discrimination des prix ou d’autres conditions de vente peuvent être illégaux
en vertu des lois antitrust ou des lois sur la concurrence applicables. Vous
ne devriez pas prendre de telles dispositions sans l’autorisation du service
juridique de Freeman. Les demandes d’émission de certificats d’exclusivité sont
généralement interdites et devraient aussi être signalées au service juridique de
Freeman pour examen et approbation éventuels.
Les lois antitrust et de la concurrence sont complexes; veuillez demander
conseil auprès du service juridique de Freeman sur toute question
connexe.
20
Obtenir correctement des renseignements concurrentiels
Réunir des renseignements sur nos concurrents, que l’on appelle souvent veille
à la concurrence est une pratique commerciale légitime. Cela nous permet de
rester concurrentiels sur le marché; cependant, nous ne devons jamais utiliser de
moyens illégaux ou contraires à l’éthique pour obtenir des renseignements sur
d’autres sociétés. Parmi les sources légitimes de renseignements concurrentiels,
citons les renseignements accessibles au public, comme les rapports de
nouvelles, les sondages d’industrie, les présentations des concurrents à des
conférences et les salons, ainsi que les renseignements accessibles au public
sur Internet. Vous pouvez aussi obtenir des renseignements concurrentiels
de manière appropriée auprès des clients et des fournisseurs (à moins qu’ils
n’aient pas le droit de communiquer de l’information) et en se procurant une
licence permettant l’utilisation des renseignements ou en achetant le droit de
propriété des renseignements. Au moment de travailler avec des conseillers,
des fournisseurs et d’autres partenaires, assurez-vous qu’ils comprennent
et respectent la politique de Freeman sur la collecte de renseignements
concurrentiels.
Lutte contre le blanchiment d’argent
Le blanchiment d’argent est un problème mondial ayant des conséquences
graves et considérables. Le blanchiment d’argent est défini comme un processus
de conversion de revenus financiers illégaux pour que les fonds paraissent
légitimes, et ne se limite pas aux opérations en espèces. Les transactions
commerciales complexes peuvent dissimuler du financement pour des activités
criminelles, comme le terrorisme, le trafic de stupéfiants illégal, la corruption et
la fraude. La participation à de telles activités mine notre intégrité, ternit notre
réputation et peut exposer Freeman et des personnes à des sanctions graves.
Notre société défend de participer sciemment à des opérations qui facilitent le
blanchiment d’argent ou qui entraînent un détournement illicite. Nous prenons
des mesures fermes pour détecter et prévenir des formes de paiement et des
opérations financières inacceptables ou illégales. Les lois contre le blanchiment
d’argent des États-Unis et d’autres pays, et les organisations internationales
exigent la transparence des paiements et l’identité de toutes les parties
participant aux opérations. Nous nous engageons à respecter pleinement les
lois contre le blanchiment d’argent partout dans le monde, et nous menons
nos activités uniquement avec des clients réputés participant à des activités
commerciales et à des opérations légitimes.
Anti-Corruption / Anti-Bribery
Les États-Unis et plusieurs autres pays ont des lois qui interdisent la corruption,
les pots-de-vin et les paiements irréguliers. Aucun employé, ni dirigeant, ni agent,
ni entrepreneur indépendant agissant pour Freeman ne peut offrir des pots-
de-vin ou d’autres avantages indus afin d’obtenir une activité commerciale ou
un avantage injuste. Un pot-de-vin se définit comme le fait d’offrir directement
ou indirectement une contrepartie valable (p. ex., un cadeau, de l’argent ou des
promesses) pour influencer ou induire une action ou pour garantir un avantage
irrégulier. La Foreign Corrupt Practices Act des États-Unis et d’autres lois
américaines et internationales interdisent le paiement en argent ou avec une
contrepartie valable à un représentant étranger, un parti politique étranger (ou un
représentant de ce dernier) ou un candidat pour une instance politique étrangère
aux fins d’obtenir, de conserver ou d’orienter des activités commerciales. Nous
nous attendons à ce que tous les employés, dirigeants, agents et entrepreneurs
indépendants agissant pour Freeman respectent de manière stricte ces lois.
Une « contrepartie valable » est très largement définie et peut inclure les
éléments suivants :
• Argent
• Cadeaux
• Repas
• Divertissement
• Voyages et hébergement
Les paiements de facilitation sont généralement demandés pour l’obtention
de licences courantes, de permis d’exercice, le traitement de visas et
d’autres services gouvernementaux d’usage semblables. Les paiements de
facilitation pour un montant raisonnable et d’usage payé à un représentant du
gouvernement de bas échelon d’un pays étranger pour exécuter des fonctions ou
• Services personnels
• Dons caritatifs
• Occasions d’affaires
• Faveurs
• Offres d’emploi
21
des services non discrétionnaires qu’il doit effectuer n’est pas illégal en vertu des
lois des États-Unis tant que les paiements sont d’usage dans un pays particulier
et constituent la seule façon possible d’obtenir des services ou des actions
gouvernementaux auxquels Freeman est légalement autorisé. Cependant, de tels
paiements de facilitation peuvent ne pas être légaux en vertu des lois locales. Il
faut demander d’avance des conseils juridiques pour tout paiement proposé et
obtenir l’autorisation du directeur des affaires juridiques et de l’administration
de Freeman avant que tout paiement ne soit effectué. Freeman peut payer
des dépenses d’emploi authentiques et certains cadeaux pour des tiers, mais
seulement si cela est fait sans intention de corruption conformément à la
politique anti-corruption de Freeman. La politique anti-corruption de Freeman
procure des directives spécifiques pour s’assurer que vous respectez les lois
anti-corruption applicables, y compris la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
des États-Unis et la Bribery Act du Royaume-Uni.
Les cadeaux d’entreprise que vous pouvez offrir
Fournir des repas, des consommations, du divertissement et un accès à des
événements dans le cadre de discussions d’affaires avec des employés non
gouvernementaux peut être approprié tant que l’offre de ces cadeaux ne
contrevient pas aux politiques de l’organisation du destinataire, à toute entente
contractuelle avec un client, à la politique de voyage et de dépenses de Freeman
ou à la politique anti-corruption. Vous êtes responsable de vous familiariser avec
ces normes, ententes et politiques et de vous y conformer. Freeman interdit
de donner toute contrepartie de valeur (y compris des dons caritatifs ou le
parrainage d’événements), directement ou indirectement, à toute personne,
à toute entreprise ou entité comme moyen d’obtenir indûment une entente
commerciale. Les employés qui demandent ou approuvent des dépenses pour
les repas, les consommations ou le divertissement doivent faire preuve de
discrétion et être prudents, afin de s’assurer que ces avantages sont de coût
raisonnable et modeste, ni exagérés ni extravagants, qu’ils sont justifiés par un
objectif commercial légitime et non offerts inadéquatement pour influencer le
jugement en affaires du destinataire.
Les normes de Freeman et les lois applicables pour établir des relations avec
des employés gouvernementaux et des employés de sociétés d’État sont plus
strictes que les normes qui s’appliquent aux employés des sociétés du secteur
privé. En établissant des relations avec des employés et des représentants de
gouvernement, c’est notre politique générale de ne pas donner quelque chose
de valeur à ces personnes. Les exceptions limitées pouvant s’appliquer sont
couvertes dans la politique anti-corruption. Vous êtes responsable de vous
familiariser avec les règles et les règlements des entités gouvernementales avec
lesquelles vous interagissez. Communiquez avec le service juridique de Freeman
si vous avez des questions sur vos activités et interactions avec le gouvernement.
De toute façon, les cadeaux d’entreprise doivent être suffisamment petits
pour ne pas avoir l’air d’influencer le jugement du destinataire, de garantir un
traitement préférentiel injuste ou d’obtenir un avantage indu. Une dernière
vérification à effectuer pour s’assurer que les cadeaux d’entreprise sont
appropriés, même s’ils sont permis selon la loi, est de se demander si une
divulgation publique serait gênante pour Freeman ou le destinataire.
Les cadeaux d’entreprise que vous pouvez accepter
Vous pouvez accepter certains cadeaux de tiers, et Freeman peut payer pour
des dépenses d’entreprise authentiques et pour certains cadeaux pour des tiers
mais seulement si cela est fait sans intention de corruption conformément à la
politique anti-corruption de Freeman. La politique anti-corruption de Freeman
procure des directives spécifiques pour s’assurer que vous respectez les lois
anti-corruption applicables, y compris la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
des États-Unis et la Bribery Act du Royaume-Uni.
Généralement, nous devons nous limiter à des cadeaux, des repas, un transport ou
du divertissement de valeur nominale. En particulier, les types suivants de cadeaux
et de divertissement ne peuvent jamais être acceptés, peu importe la valeur :
• Argent ou équivalent monétaire (p. ex., cartes-cadeaux)
• Tout cadeau donné ou accepté ou tout divertissement fourni pendant un
processus d’appel d’offres
• Tout cadeau étant ou pouvant être illégal
• Tout cadeau ou divertissement qui est sollicité
• Toute contribution à des causes caritatives personnelles
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Les éléments suivants ne sont pas considérés comme des cadeaux ou du
divertissement et peuvent être acceptés tant qu’une telle acception est autorisée
par la loi applicable :
• Les cadeaux qui sont des cadeaux d’entreprise promotionnels/de marque
de valeur nominale
• Les mémentos ou d’autres prix semblables fournis ou payés par des
fournisseurs ou des prestataires de service comme reconnaissance pour un
service sur un dossier particulier
• Les cadeaux périssables impossibles à retourner et de valeur nominale s’ils
sont distribués aux employés de Freeman pour une consommation sur les
lieux de Freeman
• Les repas d’affaires, auxquels le donateur est présent et pendant lesquels
des discussions d’affaires sont menées ou le repas est lié à une discussion
d’affaires légitime, sont autorisés s’ils ne sont pas fréquents et si la valeur du
repas est raisonnable, selon les normes locales
• Les déplacements locaux au lieu d’affaires d’un fournisseur tant que la
valeur du déplacement est raisonnable et que l’on ne peut pas se rendre à
ce lieu par les principaux modes de transport
Vous ne devez jamais accepter de cadeau ni de divertissement si vous croyez
que cela nuira à votre capacité d’agir dans les meilleurs intérêts de Freeman.
Avant d’accepter tout cadeau ou divertissement, vous devez vous poser les
questions suivantes :
• Est-ce que mon acceptation aura une incidence négative sur Freeman?
• Est-ce qu’il y a une raison d’affaires valide d’accepter le cadeau ou le
divertissement et est-ce que l’acceptation atteint un objectif d’affaires légitime?
• Est-ce que l’acceptation créera une impression négative dans l’esprit de nos
collègues ou du public?
• Est-ce que l’acceptation est conforme aux bonnes pratiques commerciales?
• La valeur est-elle raisonnable, étant donné la nature de l’événement ou du
contexte dans lequel le cadeau, la faveur ou tout autre avantage est donné?
• La dépense et la fréquence de l’activité sont-elles raisonnables?
Sélection et utilisation de tiers/d’approvisionnement
Pour créer un milieu où les fournisseurs, entrepreneurs et conseillers ont une
incitation à travailler avec Freeman, ils doivent être assurés qu’ils seront traités
de manière éthique. Nous offrons des occasions justes à des tiers potentiels de
se livrer concurrence pour travailler avec nous. La façon dont nous sélectionnons
nos fournisseurs et le caractère des fournisseurs que nous sélectionnons
reflètent la façon dont nous menons nos activités. Veuillez consulter notre code
de conduite du fournisseur pour en savoir davantage.
Conclusion d’un contrat avec des clients gouvernementaux
Au moment de faire des affaires avec des gouvernements, à l’échelle fédérale,
d’État ou locale, nous devons nous assurer que toutes les déclarations et assertions
faites aux responsables gouvernementaux des approvisionnements sont exactes
et véridiques, y compris les coûts et autres données financières. Si votre affectation
comprend directement le gouvernement ou si vous êtes responsable d’une
personne qui collabore avec le gouvernement pour Freeman, soyez attentif aux
règles et aux règlements spéciaux applicables à nos clients gouvernementaux.
D’autres mesures doivent être prises pour comprendre ces exigences et s’y
conformer. Toute conduite pouvant sembler inappropriée doit être évitée lorsque
l’on établit des relations avec les représentants et employés de gouvernement. Les
paiements, cadeaux ou autres faveurs donnés à un représentant de gouvernement
sont strictement interdits, car ils peuvent donner l’impression d’être un moyen
d’influence ou un pot-de-vin. Ne pas éviter ces activités, peut exposer l’organisme
gouvernemental, l’employé gouvernemental ou notre société et vous à des
amendes et à des pénalités considérables. C’est pourquoi, toute vente de nos
produits ou services à une entité gouvernementale, à l’échelle fédérale, d’État ou
locale, doit se faire conformément à notre politique d’entreprise.
23
Éviter les conflits d’intérêts
Nous avons l’obligation de prendre des décisions d’affaires éclairées dans le
plus grand intérêt de Freeman sans l’influence d’intérêts personnels ou de gains.
Notre société exige que vous évitiez tout conflit, même l’apparence d’un conflit,
entre vos intérêts personnels et ceux de notre société. Il y a conflit lorsque vos
intérêts, tâches, obligations ou activités, ou ceux d’un membre de la famille sont,
ou peuvent être en conflit ou être incompatibles aux intérêts de Freeman.
Les conflits d’intérêts exposent notre jugement personnel et celui de notre
société à une surveillance et à une critique accrues et peuvent miner notre
crédibilité et la confiance que les autres nous donnent. En présence d’un conflit
d’intérêt commercial ou personnel, ou même en apparence de conflit, vous devez
le communiquer immédiatement à votre gestionnaire, au service des ressources
humaines ou au service juridique aux fins d’examen. Dans certains cas, la
communication peut ne pas suffire et nous pouvons avoir à cesser la conduite
visée ou à neutraliser les mesures prises lorsque cela est possible. Comme il est
impossible de décrire tous les conflits possibles, nous nous fions à vous pour
faire preuve de discernement, de demander conseil lorsque cela est approprié et
d’observer les normes les plus élevées d’intégrité.
Voici des exemples de conflits d’intérêts devant être
communiqués à des fins d’examens plus poussés :
• Votre participation ou celle d’un membre de votre famille avec un
tiers ayant ou pouvant avoir un intérêt concurrentiel à celui de
Freeman
• Une relation de travail avec un membre de la famille ou avec une
personne avec qui vous avez une entreprise, une relation personnelle
ou une relation amoureuse pouvant avoir une influence directe ou
indirecte sur les conditions de votre emploi ou sur les activités de la
société avec un client ou un fournisseur
• Des occasions que vous avez repérées par des connaissances
exclusives obtenues chez Freeman et que vous souhaitez poursuivre
de votre propre chef
q et rQ J’ai une nièce qui vient d’obtenir un diplôme en
graphisme/marketing. Si nous l’embauchons, elle ne
relèvera pas de moi. Puis-je la recommander pour un
poste?
R Certains de nos meilleurs nouveaux employés
proviennent de recommandations d’employés.
Cependant, pour éviter toute apparence de décision
inappropriée, vous devez communiquer cette relation
au gestionnaire d’embauche. Vous ne devriez pas
participer au processus d’embauche ni à la décision,
ainsi votre nièce peut être évaluée uniquement en
fonction de ses mérites. Si elle est embauchée, elle
ne doit pas faire partie de votre filière hiérarchique.
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Lois sur l’immigration
Vous devez vous assurer que vous et tous les employés relevant de vous se
conforment à toutes les lois sur l’immigration applicables. En tout temps, les
employés de Freeman doivent posséder une autorisation de travail pour le pays
dans lequel ils travaillent. Si vous voyagez à l’étranger pour affaires, vous avez la
responsabilité d’obtenir un visa adéquat, s’il y a lieu, avant d’entrer dans un pays hôte.
Les exigences en matière de visa s’appliquent à tous les employés de Freeman qui
voyagent à l’extérieur de leur pays à des fins professionnelles ou qui travaillent sur
des projets ou des missions internationales à l’extérieur de leur pays pour une durée
quelconque. Les passeports personnels ne sont pas des formes d’autorisations
de travail acceptables. De plus, Freeman vous interdit de permettre à des
entrepreneurs ou à d’autres employés de travailler sur un projet sans autorisation ou
documentation adéquate. Si vous avez besoin de renseignements sur les problèmes
d’immigration, communiquez avec le service Voyage et mobilité mondiale.
Activités contributions politiques
Vous pouvez appuyer le processus politique par des contributions personnelles
ou en consacrant votre temps personnel bénévolement aux candidats ou aux
organisations de votre choix. Ces activités, cependant, ne doivent pas être
menées pendant le temps de travail à la société ni utiliser les ressources de la
société, comme les téléphones, ordinateurs ou fournitures. Vous ne pouvez pas
faire de contributions politiques pour Freeman.
Droits de la personne
Nous nous engageons à renforcer les droits de la personne fondamentaux et
nous croyons que tous les êtres humains dans le monde doivent être traités
avec dignité, justice et respect. Notre société n’engagera que les fournisseurs et
entrepreneurs directs qui démontrent un engagement important envers la santé
et la sécurité de leurs travailleurs et qui exploitent leurs activités en conformité
avec les lois sur les droits de la personne. Freeman n’utilise pas ni ne tolère
l’utilisation du travail forcé ou de la traite des personnes, dénonce tout traitement
dégradant des personnes ou les conditions de travail non sécuritaires et soutient
ses produits qui sont exempts de toute utilisation des minéraux de la guerre.
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Environnement, santé et sécurité
Freeman s’engage à mener ses activités commerciales de manière
à protéger la santé et la sécurité de ses employés, des visiteurs, des
entrepreneurs, des clients et du public. Freeman stimule l’innovation à
chaque événement que nous contribuons à produire. Nous fournissons des
solutions pour réduire les répercussions environnementales de nos produits
et services, tout en défendant activement notre message de durabilité aux
clients et aux dirigeants de l’industrie. Nous sommes toujours attentifs à la
façon dont notre société interagit avec l’environnement local et mondial et
nous nous efforçons chaque jour d’atteindre notre mission pour repenser,
réduire, réutiliser et recycler.
Durabilité et gérancede l’environnement
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Chez Freeman, l’éthique signifie plus que simplement
respecter des lois et suivre des politiques. L’éthique
englobe aussi « faire les bonnes choses pour les bonnes
raisons » peu importe notre travail ou nos responsabilités
dans la société. Toute réussite que nous atteignons, si ce
n’est pas de manière éthique, ce n’est pas une réussite.
Nous vous remercions de faire partie de Freeman et de
respecter notre culture et nos valeurs.
conclusion
Freeman © 2018