L’offre American Express Cartes aux Entreprises Publiques ......Numéro de compte 374,999,999,999,999 Tel Service BTA 01.47.77.74.89 Agence de Voyages Agence Y Date du relevé 08/04/2006

LE CONTROLE | GENERER DES ECONOMIES | ACCOMPAGNER VOS COLLABORATEURS | ASSURER UN SUIVI PERSONNALISE | NOS SOLUTIONS AU SERVICE DE VOTRE PERFORMANCE.SM

R

Confidentiel:

Ce document est la propriété d'American Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'American Express est strictement interdite.

Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple.

8 mars 2012

Cécile Gonne-Victoria

L’offre American Express Cartes aux Entreprises Publiques et Privées

Présentation dans le cadre l’ACSEL conférence B2B sur les moyens de

paiement

2


PROGRAMME D’OPTIMISATION

DES FRAIS PROFESSIONNELS

Ordre du jour

Introduction

Carte Affaire

Carte Achat

Carte Logée / Voyagiste

Meeting Carte

Carte à usage unique - Vpayment

Agenda

4




Des solutions de paiement adaptées à chaque dépense

Une expertise reconnue dans

l’optimisation de la gestion des

frais professionnels

Frais professionnels

Solutions individuelles

et centralisées pour

les frais de déplacements les billets d’avion et de train les réunions/séminaires les locations de voiture

les hôtels

Une large gamme de solutions

pour optimiser les achats hors

production et générer de

nouvelles économies

Achats hors production

& frais généraux

Solutions centralisées pour

les fournitures de bureaux les expéditions de colis

l’informatique les télécommunications le travail temporaire

…

Achats stratégiques


les achats pour revente vos fournisseurs stratégiques partenaires d’American Express

Un savoir-faire en solutions

financières pour sécuriser vos

transactions et renforcer les

relations avec vos fournisseurs


R

Confidentiel:



L‟offre American Express Corporate

Les Cartes Affaires

6




Les Cartes Corporate sont habituellement utilisées pour

régler les frais de déplacements

Billets d’avion Billets de train Hôtellerie & Restauration

Crées dans les années 60 par American Express pour accompagner les voyageurs des grandes

entreprises Américaines dans leurs déplacements.

7



DES FRAIS PROFESSIONNELS 7

Améliorer votre visibilité sur l’ensemble des

dépenses de votre entreprise.

Visualisez toutes les dépenses de votre

entreprise – par collaborateur, par catégorie,

par fournisseur.

Les bénéfices des Cartes Corporate

Faciliter le contrôle

Différé de paiement gratuit de 43 jours en moyenne

Gain de temps et réduction des coûts liés au traitement administratif

Négociation de meilleures conditions auprès des fournisseurs

Flexibilité et praticité grâce à l’utilisation de la Carte pour tout type de dépenses professionnelles.

Programme de fidélisation individuelle, gain de points ou Miles à chaque dépense.

Des voyages en toute sérénité grâce aux assurances.

Accompagner vos

collaborateurs

Générer des économies


R

Confidentiel:



La Carte d‟Achats

9




Lancement de la Carte d‟achat aux États-Unis en 1994

Lancement en Europe en 1995

Précurseur dans le domaine de la récupération de la TVA basée sur des

factures électroniques

Extension mondiale:

Dans 24 pays (dont 10 en Europe)

Plusieurs milliers de clients

Plus d‟un demi-million de fournisseurs affiliés

Plusieurs milliards de dollars de transactions traitées chaque année

France agrément par les autorités fiscales en 1999

Depuis 1994, American Express s‟investit dans le domaine des achats hors

production…

American Express et la carte achat

10




Les achats visés par la carte d‟achat

La carte d‟achat sert principalement à la

gestion des achats indirects

Biens et services courants n‟entrant

pas dans la chaîne de valeur.

Tendance à la dispersion.

Parfois qualifiés de “non stratégiques”.

Exemples de familles :

Intérim, gestion des déchets,

formation, chariots élévateurs,

marketing, fournitures de bureau,

produits d‟entretien…..

Immobilisations

Achats

stratégiques

Ponctuels

Frais

généraux

Fréquence d’achats

€ v

ale

ur

de

la

co

mm

an

de

Indirect

11




La carte d‟achat : un outil de facturation et de paiement électronique

La carte d‟achat inclut : Une limite par transaction (toujours)

Une limite mensuelle (toujours)

Une liste de fournisseurs référencés (en option)

Une restriction par industries (ex : achat web)

Pas de cash (toujours)

Une utilisation multi-pays (en option)

Un seul prélèvement quelque soit le nombre de cartes

La carte achat peut être nominative, logée par département, logée par entité

juridique, logée chez le fournisseur…

La carte d‟achat est une solution de paiement dédiée aux fortes volumétries de

factures ou aux familles d‟achats peu adaptées aux commandes dans un ERP (ex :

intérim).

12




1. Commande / mail, fax, e-procurement…

3. Livraison du bien

Client Fournisseurs

Fichier d‟intégration des données : CAR

Le schéma de flux

Dématérialisation fiscale

Reporting :

@work

13




Détails des transactions en Carte d‟Achat

Niveau 3 : Données de détail ligne article

Données de facture

Numéro de commande du fournisseur

Référence de la facture

Numéro de commande du client

Centre de coût du client

Référence client (Ex : N°Marché/Contrat)

Numéro de référence du client

Montant net total de la facture

Montant total des taxes

Montant brut total de la facture

Données d’article

Code produit

Description de l’article

Quantité

Unité de mesure

Valeur nette de l’article

Taux de TVA / exemption

Taxes sur l’article

Valeur brute de l’article

Code marchandise

Niveau 1: Données Facturette

Date

Nom du fournisseur et N° ID

Montant de la transaction

Niveau 2 : Données Facturette et TVA Date

Nom du fournisseur et N° ID

Montant HT

Montant TTC

14




Economie de processus – traitement de la facture

Etapes de traitement :

Commande => Paiement

Coût traitement

traditionnel Coût du

traitement via

Carte Achat

Réception de la facture 5 € 2.1 €

Traitement des erreurs, litiges commerciaux

ou administratifs

3 € 0.4 €

Réconciliation 8.4 € 2.6 €

Paiement 3.6 € 0.3 €

TOTAL 20 € 5.4 €

Economie = 14.6 € / transaction*

* Source : étude accenture 2007

15




.

Reporting structuré et homogène

Une vision multi-sites

Outil au service de la politique Achat

Respect de la politique Achat

Relation fournisseur non polluée par des problématiques de règlement de facture

Achats

Comptabilité

Les bénéfices clients

Contrôle de

Gestion

Utilisateur de

la carte

Simplification du contrôle de dépenses

Allègement de la charge administrative liée à la création de commande

Peu de changement dans son expression de besoin auprès des fournisseurs

Affectation des dépenses par centre de coûts

Provisions pour charge grâce l‟outil de reporting en ligne @work

1 seul paiement mensuel

Intégration automatique des données en comptabilité (chorus)

Automatisation du paiement via le prélèvement automatique

Dématérialisation des factures

16




L‟augmentation du respect de la politique d‟achats se traduit par une augmentation du

volume d‟affaires du fournisseur. Commercial

Economies de

process

Les bénéfices fournisseurs

Paiement beaucoup plus rapide et sûr, gain de trésorerie.

Les coûts de gestion des impayés sont considérablement diminués.

Les rapports détaillés fournis par American Express, déchargent le fournisseur

d‟une partie du reporting spécifique pour ses clients.

Le réglement des litiges diminue de 50%.


R

Confidentiel:



La Carte Voyagiste / Carte Logée

18




Une Carte d‟Achats de Niv3 dédiée aux Voyages

Un système de facturation centralisée qui

regroupe toutes vos dépenses de billetterie (avion,

train...) consolidées dans un relevé détaillé

Compte logé dans votre Agence de Voyages et

au niveau de la Chambre de compensation des

compagnies aériennes (pas de carte plastique)

Vous fonctionnez de la même manière pour toutes

vos réservations mais effectuez un paiement

unique et centralisé à American Express

Une solution “Compte Logé” innovante

pour une gestion optimale

19




envoi Factures

3

Air

Low cost

Train

Détails des transactions

American Express

Carte

Client

Réception / Distribution

(manuelles)

Validation par le voyageur

(papier)

Approbation hiérarchie

(papier)

Réconciliation

Validation et Approbation

5

6 Paiement unique sur relevé

1 Commandes Agence de Voyages

Relevé unique Carte logée 4

et fichier

Billets

2

Intégration du fichier

électronique Carte logée

dans l’ERP

Stockage papier

Gestion des litiges

éventuels…

Gestion de la billetterie voyages avec la solution Carte logée

6

Paiement unique sur relevé

Relevé unique Carte logée

4 et fichier

20




Les 3 niveaux d’économies possibles avec la Carte logée

Coûts initiaux

Complexité des

processus

Niveau 1

Compte Carte Voyages d'Affaires - Relevé

Société XZ

Numéro de compte 374,999,999,999,999 Tel Service BTA 01.47.77.74.89

Agence de Voyages Agence Y Date du relevé 08/04/2006

Tel Agence de Voyages XX.XX.XX.XX.XX Numéro du relevé 21074726

Page No 1 Devise = EUR

Date Départ Voyageur

Référence

du relevéNuméro Facture

Fournisseur/

Numéro billetDestination Ref 1 Ref 2

MONTANT

HTTVA

MONTANT

TTC

21074726 410161 SNCF DV60671616 Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE 107.70 0.00 107.70

Finance 593873

21074726 410161 Transaction trai Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE 8.70 1.70 10.40

Finance 593873

21074726 410161 Frais de livrais Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE 8.00 1.57 9.57

Finance 593873

21074726 410427 Transaction air Toulouse 02/06/2006 BRIGUET/NOELLE 22.70 4.45 27.15

Vente 546537

21074726 410427 AF 057 4827 781618 Toulouse 02/06/2006 BRIGUET/NOELLE 378.10 0.00 378.10

Vente 546537

21074726 415500 Transaction air Strasbourg 03/06/2006 PAZE/MIREILLE 22.70 4.45 27.15

Juridique 940372

21074726 415500 AF 057 4828 100495 Strasbourg 03/06/2006 PAZE/MIREILLE 306.88 0.00 306.88

Juridique 940372

21074726 416140 BA 125 4212 999542 Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE 460.97 0.00 460.97

Vente 543783

21074726 416140 Transaction air Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE 18.97 3.72 22.69

Vente 543783

21074726 416140 Frais de modific Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE 6.69 1.31 8.00

Vente 543783

Sous-tota l pour : nouvel les dépenses 1,358.61

NOUVELLES DEPENSES

Relevé

mensuel

paramétrable

Paiement

consolidé

Différé

(45 jours)

20-25 % d’économies

Niveau 3

Coûts Carte Logée + Démat. de

factures

De 20 à 40 % d’économies

supplémentaires

Suppression

des archives

papier

Réconciliation

automatique

Réduction

des litiges

paiement

Dématérialisation fiscale

Economies

Source : Département Consulting – données recueillies auprès de clients American Express

Niveau 2

Intégration

de fichiers

de facturation

Coûts avec Carte Logée

21




Offrez une protection à vos collaborateurs…

Les voyageurs dont les billets sont réglés au

moyen du Compte Carte Voyages d‟Affaires

bénéficient automatiquement de l’Assurance

Accidents de Voyages d’Affaires.

Si le voyageur est également titulaire de la

Carte Corporate American Express, il

bénéficie également de:

L‟Assurance Incidents de Voyages

L‟Assurance Bagages et Biens Personnels

Et du Service d‟Assistance téléphonique

Global Assist


R

Confidentiel:



L‟offre American Express Corporate

Corporate Meeting Card

23




40% des entreprises sont incapables d‟identifier les

dépenses liées à l‟organisation de réunions et séminaires

Source: Business Travel News, Client Survey 2001

AXP/Meeting Professional International (MPI) Future Watch Survey 2004

Dépenses pour l’organisation d’un événement ?

Dépenses

Multifournisseurs / Ponctuelle

24




La Corporate Meeting Card simplifie le paiement et la

réconciliation des factures

1 Le fournisseur envoie un devis détaillé

pour approbation par le client

4

American Express

envoie un relevé

mensuel unique au

client.

3

American Express

paye le fournisseur

sous 5 jours

Client

2 Le client règle avec sa Corporate

Meeting Card

Fournisseurs

25




Plafond de dépenses possible par titulaire de

Carte ou par département

Suivi des encours et dépenses facturées en

ligne

La Corporate Meeting Card vous aide à gagner en visibilité et

contrôle sur vos frais de réunions et séminaires

Des données spécifiques sur vos réunions et séminaires pour vous aider dans la négociation avec vos fournisseurs.

Suppression des paiements multiples – unique règlement mensuel à American Express

Récapitulatif de toutes les dépenses liées à

l’organisation d’événements sur un même

relevé.

Assurance couvrant tous les participants à

l’événement.

Faciliter le contrôle

Accompagner vos

collaborateurs

Générer des économies


R

Confidentiel:



La carte à usage unique : vPayment

27




La Carte à usage unique (« vPayment ») exemple pour le

paiement des Hotels

28




Flux „‟intégrés‟‟

Off Line /

Online

29




Offre d’hôtels élargie:

- Garantie et règlement à J+5 sur un TPE standard

- Agence de voyages: un plus grand nombre d’hôtels accepte le plein crédit

- Plate-forme de réservation: accès aux hôtels hors GDS et à des tarifs négociés

Visibilité totale sur les dépenses d’hôtellerie

Respect de la politique d’hébergement

Capacité de négociation améliorée

Un moyen de paiement centralisé à la disposition des voyageurs fréquents et

occasionnels

Plus besoin de laisser son numéro de carte personnel pour garantir la réservation, ou un

numéro de carte société

Paiement sécurisé, réconciliation garantie entre commande et facture

Contrôle strict des dépenses (limitation du montant de chaque débit)

Règlement à J+45 en moyenne (par rapport à la date de check out)

Intégration comptable facilitée

Affectation par référence analytique automatisée

Flux dématérialisés

Bénéfices de la Solution

30




Des solutions de paiement adaptées à chaque dépense

Une expertise reconnue dans

l’optimisation de la gestion des

frais professionnels

Frais professionnels

Solutions individuelles

et centralisées pour

les frais de déplacements les billets d’avion et de train les réunions/séminaires les locations de voiture

les hôtels

Une large gamme de solutions

pour optimiser les achats hors

production et générer de

nouvelles économies

Achats hors production

& frais généraux


les fournitures de bureaux les expéditions de colis

l’informatique les télécommunications le travail temporaire

…

Achats stratégiques


les achats pour revente vos fournisseurs stratégiques partenaires d’American Express

Un savoir-faire en solutions

financières pour sécuriser vos

transactions et renforcer les

relations avec vos fournisseurs

Documents

L’offre American Express Cartes aux Entreprises Publiques ......Numéro de compte 374,999,999,999,999 Tel Service BTA 01.47.77.74.89 Agence de Voyages Agence Y Date du relevé 08/04/2006