LE CONTROLE | GENERER DES ECONOMIES | ACCOMPAGNER VOS COLLABORATEURS | ASSURER UN SUIVI PERSONNALISE | NOS SOLUTIONS AU SERVICE DE VOTRE PERFORMANCE.SM
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Confidentiel:
Ce document est la propriété d'American Express. Toute copie ou distribution de ce document en dehors d'American Express est strictement interdite.
Les exemples de rapports et les visuels présentés dans ce document sont non contractuels, et fournis exclusivement à titre d'exemple.
8 mars 2012
Cécile Gonne-Victoria
L’offre American Express Cartes aux Entreprises Publiques et Privées
Présentation dans le cadre l’ACSEL conférence B2B sur les moyens de
paiement
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Ordre du jour
Introduction
Carte Affaire
Carte Achat
Carte Logée / Voyagiste
Meeting Carte
Carte à usage unique - Vpayment
Agenda
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Des solutions de paiement adaptées à chaque dépense
Une expertise reconnue dans
l’optimisation de la gestion des
frais professionnels
Frais professionnels
Solutions individuelles
et centralisées pour
les frais de déplacements les billets d’avion et de train les réunions/séminaires les locations de voiture
les hôtels
Une large gamme de solutions
pour optimiser les achats hors
production et générer de
nouvelles économies
Achats hors production
& frais généraux
Solutions centralisées pour
les fournitures de bureaux les expéditions de colis
l’informatique les télécommunications le travail temporaire
…
Achats stratégiques
Solutions centralisées pour
les achats pour revente vos fournisseurs stratégiques partenaires d’American Express
Un savoir-faire en solutions
financières pour sécuriser vos
transactions et renforcer les
relations avec vos fournisseurs
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L‟offre American Express Corporate
Les Cartes Affaires
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Les Cartes Corporate sont habituellement utilisées pour
régler les frais de déplacements
Billets d’avion Billets de train Hôtellerie & Restauration
Crées dans les années 60 par American Express pour accompagner les voyageurs des grandes
entreprises Américaines dans leurs déplacements.
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 7
Améliorer votre visibilité sur l’ensemble des
dépenses de votre entreprise.
Visualisez toutes les dépenses de votre
entreprise – par collaborateur, par catégorie,
par fournisseur.
Les bénéfices des Cartes Corporate
Faciliter le contrôle
Différé de paiement gratuit de 43 jours en moyenne
Gain de temps et réduction des coûts liés au traitement administratif
Négociation de meilleures conditions auprès des fournisseurs
Flexibilité et praticité grâce à l’utilisation de la Carte pour tout type de dépenses professionnelles.
Programme de fidélisation individuelle, gain de points ou Miles à chaque dépense.
Des voyages en toute sérénité grâce aux assurances.
Accompagner vos
collaborateurs
Générer des économies
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La Carte d‟Achats
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Lancement de la Carte d‟achat aux États-Unis en 1994
Lancement en Europe en 1995
Précurseur dans le domaine de la récupération de la TVA basée sur des
factures électroniques
Extension mondiale:
Dans 24 pays (dont 10 en Europe)
Plusieurs milliers de clients
Plus d‟un demi-million de fournisseurs affiliés
Plusieurs milliards de dollars de transactions traitées chaque année
France agrément par les autorités fiscales en 1999
Depuis 1994, American Express s‟investit dans le domaine des achats hors
production…
American Express et la carte achat
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Les achats visés par la carte d‟achat
La carte d‟achat sert principalement à la
gestion des achats indirects
Biens et services courants n‟entrant
pas dans la chaîne de valeur.
Tendance à la dispersion.
Parfois qualifiés de “non stratégiques”.
Exemples de familles :
Intérim, gestion des déchets,
formation, chariots élévateurs,
marketing, fournitures de bureau,
produits d‟entretien…..
Immobilisations
Achats
stratégiques
Ponctuels
Frais
généraux
Fréquence d’achats
€ v
ale
ur
de
la
co
mm
an
de
Indirect
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
La carte d‟achat : un outil de facturation et de paiement électronique
La carte d‟achat inclut : Une limite par transaction (toujours)
Une limite mensuelle (toujours)
Une liste de fournisseurs référencés (en option)
Une restriction par industries (ex : achat web)
Pas de cash (toujours)
Une utilisation multi-pays (en option)
Un seul prélèvement quelque soit le nombre de cartes
La carte achat peut être nominative, logée par département, logée par entité
juridique, logée chez le fournisseur…
La carte d‟achat est une solution de paiement dédiée aux fortes volumétries de
factures ou aux familles d‟achats peu adaptées aux commandes dans un ERP (ex :
intérim).
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
1. Commande / mail, fax, e-procurement…
3. Livraison du bien
Client Fournisseurs
Fichier d‟intégration des données : CAR
Le schéma de flux
Dématérialisation fiscale
Reporting :
@work
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Détails des transactions en Carte d‟Achat
Niveau 3 : Données de détail ligne article
Données de facture
Numéro de commande du fournisseur
Référence de la facture
Numéro de commande du client
Centre de coût du client
Référence client (Ex : N°Marché/Contrat)
Numéro de référence du client
Montant net total de la facture
Montant total des taxes
Montant brut total de la facture
Données d’article
Code produit
Description de l’article
Quantité
Unité de mesure
Valeur nette de l’article
Taux de TVA / exemption
Taxes sur l’article
Valeur brute de l’article
Code marchandise
Niveau 1: Données Facturette
Date
Nom du fournisseur et N° ID
Montant de la transaction
Niveau 2 : Données Facturette et TVA Date
Nom du fournisseur et N° ID
Montant HT
Montant TTC
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Economie de processus – traitement de la facture
Etapes de traitement :
Commande => Paiement
Coût traitement
traditionnel Coût du
traitement via
Carte Achat
Réception de la facture 5 € 2.1 €
Traitement des erreurs, litiges commerciaux
ou administratifs
3 € 0.4 €
Réconciliation 8.4 € 2.6 €
Paiement 3.6 € 0.3 €
TOTAL 20 € 5.4 €
Economie = 14.6 € / transaction*
* Source : étude accenture 2007
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DES FRAIS PROFESSIONNELS
.
Reporting structuré et homogène
Une vision multi-sites
Outil au service de la politique Achat
Respect de la politique Achat
Relation fournisseur non polluée par des problématiques de règlement de facture
Achats
Comptabilité
Les bénéfices clients
Contrôle de
Gestion
Utilisateur de
la carte
Simplification du contrôle de dépenses
Allègement de la charge administrative liée à la création de commande
Peu de changement dans son expression de besoin auprès des fournisseurs
Affectation des dépenses par centre de coûts
Provisions pour charge grâce l‟outil de reporting en ligne @work
1 seul paiement mensuel
Intégration automatique des données en comptabilité (chorus)
Automatisation du paiement via le prélèvement automatique
Dématérialisation des factures
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DES FRAIS PROFESSIONNELS
L‟augmentation du respect de la politique d‟achats se traduit par une augmentation du
volume d‟affaires du fournisseur. Commercial
Economies de
process
Les bénéfices fournisseurs
Paiement beaucoup plus rapide et sûr, gain de trésorerie.
Les coûts de gestion des impayés sont considérablement diminués.
Les rapports détaillés fournis par American Express, déchargent le fournisseur
d‟une partie du reporting spécifique pour ses clients.
Le réglement des litiges diminue de 50%.
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La Carte Voyagiste / Carte Logée
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 18
Une Carte d‟Achats de Niv3 dédiée aux Voyages
Un système de facturation centralisée qui
regroupe toutes vos dépenses de billetterie (avion,
train...) consolidées dans un relevé détaillé
Compte logé dans votre Agence de Voyages et
au niveau de la Chambre de compensation des
compagnies aériennes (pas de carte plastique)
Vous fonctionnez de la même manière pour toutes
vos réservations mais effectuez un paiement
unique et centralisé à American Express
Une solution “Compte Logé” innovante
pour une gestion optimale
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 19
envoi Factures
3
Air
Low cost
Train
Détails des transactions
American Express
Carte
Client
Réception / Distribution
(manuelles)
Validation par le voyageur
(papier)
Approbation hiérarchie
(papier)
Réconciliation
Validation et Approbation
5
6 Paiement unique sur relevé
1 Commandes Agence de Voyages
Relevé unique Carte logée 4
et fichier
Billets
2
Intégration du fichier
électronique Carte logée
dans l’ERP
Stockage papier
Gestion des litiges
éventuels…
Gestion de la billetterie voyages avec la solution Carte logée
6
Paiement unique sur relevé
Relevé unique Carte logée
4 et fichier
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 20
Les 3 niveaux d’économies possibles avec la Carte logée
Coûts initiaux
Complexité des
processus
Niveau 1
Compte Carte Voyages d'Affaires - Relevé
Société XZ
Numéro de compte 374,999,999,999,999 Tel Service BTA 01.47.77.74.89
Agence de Voyages Agence Y Date du relevé 08/04/2006
Tel Agence de Voyages XX.XX.XX.XX.XX Numéro du relevé 21074726
Page No 1 Devise = EUR
Date Départ Voyageur
Référence
du relevéNuméro Facture
Fournisseur/
Numéro billetDestination Ref 1 Ref 2
MONTANT
HTTVA
MONTANT
TTC
21074726 410161 SNCF DV60671616 Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE 107.70 0.00 107.70
Finance 593873
21074726 410161 Transaction trai Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE 8.70 1.70 10.40
Finance 593873
21074726 410161 Frais de livrais Grenoble 27/06/2006 LADOIT/PIERRE 8.00 1.57 9.57
Finance 593873
21074726 410427 Transaction air Toulouse 02/06/2006 BRIGUET/NOELLE 22.70 4.45 27.15
Vente 546537
21074726 410427 AF 057 4827 781618 Toulouse 02/06/2006 BRIGUET/NOELLE 378.10 0.00 378.10
Vente 546537
21074726 415500 Transaction air Strasbourg 03/06/2006 PAZE/MIREILLE 22.70 4.45 27.15
Juridique 940372
21074726 415500 AF 057 4828 100495 Strasbourg 03/06/2006 PAZE/MIREILLE 306.88 0.00 306.88
Juridique 940372
21074726 416140 BA 125 4212 999542 Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE 460.97 0.00 460.97
Vente 543783
21074726 416140 Transaction air Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE 18.97 3.72 22.69
Vente 543783
21074726 416140 Frais de modific Geneva 07/06/2006 DEFUIS/EMILE 6.69 1.31 8.00
Vente 543783
Sous-tota l pour : nouvel les dépenses 1,358.61
NOUVELLES DEPENSES
Relevé
mensuel
paramétrable
Paiement
consolidé
Différé
(45 jours)
20-25 % d’économies
Niveau 3
Coûts Carte Logée + Démat. de
factures
De 20 à 40 % d’économies
supplémentaires
Suppression
des archives
papier
Réconciliation
automatique
Réduction
des litiges
paiement
Dématérialisation fiscale
Economies
Source : Département Consulting – données recueillies auprès de clients American Express
Niveau 2
Intégration
de fichiers
de facturation
Coûts avec Carte Logée
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 21
Offrez une protection à vos collaborateurs…
Les voyageurs dont les billets sont réglés au
moyen du Compte Carte Voyages d‟Affaires
bénéficient automatiquement de l’Assurance
Accidents de Voyages d’Affaires.
Si le voyageur est également titulaire de la
Carte Corporate American Express, il
bénéficie également de:
L‟Assurance Incidents de Voyages
L‟Assurance Bagages et Biens Personnels
Et du Service d‟Assistance téléphonique
Global Assist
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L‟offre American Express Corporate
Corporate Meeting Card
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 23
40% des entreprises sont incapables d‟identifier les
dépenses liées à l‟organisation de réunions et séminaires
Source: Business Travel News, Client Survey 2001
AXP/Meeting Professional International (MPI) Future Watch Survey 2004
Dépenses pour l’organisation d’un événement ?
Dépenses
Multifournisseurs / Ponctuelle
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 24
La Corporate Meeting Card simplifie le paiement et la
réconciliation des factures
1 Le fournisseur envoie un devis détaillé
pour approbation par le client
4
American Express
envoie un relevé
mensuel unique au
client.
3
American Express
paye le fournisseur
sous 5 jours
Client
2 Le client règle avec sa Corporate
Meeting Card
Fournisseurs
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS 25
Plafond de dépenses possible par titulaire de
Carte ou par département
Suivi des encours et dépenses facturées en
ligne
La Corporate Meeting Card vous aide à gagner en visibilité et
contrôle sur vos frais de réunions et séminaires
Des données spécifiques sur vos réunions et séminaires pour vous aider dans la négociation avec vos fournisseurs.
Suppression des paiements multiples – unique règlement mensuel à American Express
Récapitulatif de toutes les dépenses liées à
l’organisation d’événements sur un même
relevé.
Assurance couvrant tous les participants à
l’événement.
Faciliter le contrôle
Accompagner vos
collaborateurs
Générer des économies
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La carte à usage unique : vPayment
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DES FRAIS PROFESSIONNELS
La Carte à usage unique (« vPayment ») exemple pour le
paiement des Hotels
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Flux „‟intégrés‟‟
Off Line /
Online
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Offre d’hôtels élargie:
- Garantie et règlement à J+5 sur un TPE standard
- Agence de voyages: un plus grand nombre d’hôtels accepte le plein crédit
- Plate-forme de réservation: accès aux hôtels hors GDS et à des tarifs négociés
Visibilité totale sur les dépenses d’hôtellerie
Respect de la politique d’hébergement
Capacité de négociation améliorée
Un moyen de paiement centralisé à la disposition des voyageurs fréquents et
occasionnels
Plus besoin de laisser son numéro de carte personnel pour garantir la réservation, ou un
numéro de carte société
Paiement sécurisé, réconciliation garantie entre commande et facture
Contrôle strict des dépenses (limitation du montant de chaque débit)
Règlement à J+45 en moyenne (par rapport à la date de check out)
Intégration comptable facilitée
Affectation par référence analytique automatisée
Flux dématérialisés
Bénéfices de la Solution
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PROGRAMME D’OPTIMISATION
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Des solutions de paiement adaptées à chaque dépense
Une expertise reconnue dans
l’optimisation de la gestion des
frais professionnels
Frais professionnels
Solutions individuelles
et centralisées pour
les frais de déplacements les billets d’avion et de train les réunions/séminaires les locations de voiture
les hôtels
Une large gamme de solutions
pour optimiser les achats hors
production et générer de
nouvelles économies
Achats hors production
& frais généraux
Solutions centralisées pour
les fournitures de bureaux les expéditions de colis
l’informatique les télécommunications le travail temporaire
…
Achats stratégiques
Solutions centralisées pour
les achats pour revente vos fournisseurs stratégiques partenaires d’American Express
Un savoir-faire en solutions
financières pour sécuriser vos
transactions et renforcer les
relations avec vos fournisseurs