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Le 28/06/2017 Page 2
Sommaire Les utilisateurs ......................................................................................................................................... 6
Associer la boite mail d’un utilisateur ................................................................................................ 6
Gestion des droits /privilèges .............................................................................................................. 7
L’historique .......................................................................................................................................... 8
Les établissements .................................................................................................................................. 8
Gérer les établissements ..................................................................................................................... 8
Modifier les paramètres de facturation .......................................................................................... 8
Gérer les conventions de nommage ............................................................................................... 9
Gérer les libellés des agendas ....................................................................................................... 10
Rendre indépendant un établissement ......................................................................................... 11
Rattacher les utilisateurs aux établissements ............................................................................... 11
Importer vos formations sur Google calendar .............................................................................. 12
Importer vos rendez-vous de Google calendar su Galaxy ............................................................. 12
Catalogue en ligne ............................................................................................................................. 14
Le CSS : ........................................................................................................................................... 16
Gestion des blocs ........................................................................................................................... 16
La facturation fournisseur ..................................................................................................................... 18
La facturation client ............................................................................................................................... 19
Paramètre de facturation .................................................................................................................. 19
Création / modification ..................................................................................................................... 19
Création manuelle ......................................................................................................................... 19
........................................................................................................................................................... 19
Création automatisée (depuis une convention) ............................................................................ 19
Dupliquer une facture ....................................................................................................................... 19
Générer un avoir ............................................................................................................................... 19
Lier un avoir à une facture ................................................................................................................ 20
Transformer un devis/facture en convention ................................................................................... 20
Créer un devis grâce aux formations ................................................................................................. 20
Les règlements/encaissements ............................................................................................................. 22
Gestion des encaissements ............................................................................................................... 22
Gestion des acomptes ....................................................................................................................... 22
Les clients .............................................................................................................................................. 23
Créer un client ................................................................................................................................... 23
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Individualisation des coûts ................................................................................................................ 24
Créer un espace personnel au client ................................................................................................. 24
Création de groupe ............................................................................................................................ 25
Gestion multi-adresse ....................................................................................................................... 26
Gestion des envois de mails .............................................................................................................. 27
Les intervenants .................................................................................................................................... 27
Les financeurs ........................................................................................................................................ 27
Gestion des produits ............................................................................................................................. 27
Attribuer plusieurs comptes comptables à 1 un produit .................................................................. 28
Gestion des recyclages ...................................................................................................................... 29
Les formations / conventions ................................................................................................................ 30
Création et gestion de la formation .................................................................................................. 31
Le résumé ...................................................................................................................................... 32
Prévisionnel ................................................................................................................................... 32
Les intervenants ............................................................................................................................ 34
Stagiaires inscrits ........................................................................................................................... 34
Financement .................................................................................................................................. 35
Mail ................................................................................................................................................ 36
Edition............................................................................................................................................ 36
Charges .......................................................................................................................................... 36
Factures ......................................................................................................................................... 38
Gérer les couts par stagiaire .......................................................................................................... 40
Les docs ......................................................................................................................................... 40
Les évaluations .............................................................................................................................. 44
Les tuteurs ..................................................................................................................................... 45
Création et gestion de la convention ................................................................................................ 46
Modifier l’état d’une convention .................................................................................................. 47
Gestion des diplômes ........................................................................................................................ 47
Gestion des rapports ......................................................................................................................... 48
Les parcours préparés ........................................................................................................................... 50
Les parcours personnalisés ................................................................................................................... 52
Les règles de suivi ................................................................................................................................. 54
Les ressources ....................................................................................................................................... 55
Les rendez-vous ..................................................................................................................................... 57
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Suivi d’un rendez-vous ...................................................................................................................... 58
Gestion des mails .................................................................................................................................. 59
Les mails type .................................................................................................................................... 60
Mail en masse .................................................................................................................................... 61
Suivi des mails envoyé ....................................................................................................................... 62
Détail par mail envoyé ................................................................................................................... 62
Détail par Mail type envoyé .......................................................................................................... 62
Les modèles de document .................................................................................................................... 62
Ajouter un modèle ............................................................................................................................ 62
Edition d’un modèle .......................................................................................................................... 63
Les tables prédéfinies ........................................................................................................................ 65
Variable image ................................................................................................................................... 65
Rattacher un modèle de facture à un client ou plusieurs clients ...................................................... 65
Créer un modèle unique .................................................................................................................... 66
Les salles de formation .......................................................................................................................... 67
Liste d’attente ....................................................................................................................................... 67
Ajouter un stagiaire en liste d’attente .............................................................................................. 67
Ajout manuel ................................................................................................................................. 68
Ajout depuis une formation complète .......................................................................................... 68
Inscrire des personnes en liste d’attente .......................................................................................... 68
Traiter les demandes online .................................................................................................................. 69
Création d’une formation avec des modules ........................................................................................ 70
Les espaces clients ................................................................................................................................. 74
Rattacher un document à une formation existante .......................................................................... 75
S’inscrire à une formation ................................................................................................................. 75
Télécharger des documents .............................................................................................................. 76
Les agendas ........................................................................................................................................... 76
Agenda online ........................................................................................................................................ 77
Les évaluations ...................................................................................................................................... 79
Ajouter/modifier un formulaire ........................................................................................................ 79
Pour ajouter un formulaire, cliquez ici, pour modifier un existant, ici ............................................. 79
Une fois le formulaire créé, il faudra créer des questions, pour ce faire, cliquez sur l’onglet suivant
« Les questions » ............................................................................................................................... 80
Gérer les questions ............................................................................................................................ 81
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Lorsqu’un utilisateur répond à un QCM il verra ses réponses .......................................................... 83
Graphique d’évaluation ..................................................................................................................... 83
Formulaire online .............................................................................................................................. 83
Espace client .......................................................................................................................................... 84
Espace formateur et commerciaux ....................................................................................................... 84
CRM ....................................................................................................................................................... 85
Création de commerciaux ................................................................................................................. 85
Gestion des objectifs ......................................................................................................................... 85
Gestion des contacts ......................................................................................................................... 87
Import ................................................................................................................................................ 87
Gestion des campagnes ..................................................................................................................... 89
Commencer la prospection ............................................................................................................... 90
Le gestionnaire de document ................................................................................................................ 94
Liste et actions sur les dossiers ..................................................................................................... 95
Liste et actions sur les fichiers ....................................................................................................... 96
Rattacher automatiquement les programmes de formation ........................................................ 98
Gestion des appels ................................................................................................................................ 99
Gestion des remises de chèque............................................................................................................. 99
Intégration de formulaires pdf ............................................................................................................ 100
Formulaire existant ......................................................................................................................... 100
Création d’un formulaire ................................................................................................................. 102
Afficher les dates de formation d’un devis ......................................................................................... 103
Gestion des checklists ......................................................................................................................... 103
Les dernières modifications ................................................................................................................ 106
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Les utilisateurs Dans la barre de menu, cliquez sur Utilisateurs.
Pour afficher les informations d’un utilisateur, cliquez sur la ligne de l’utilisateur souhaité.
A droite, vous pourrez visualiser et modifier ses informations.
Associer la boite mail d’un utilisateur Pour profiter pleinement des fonctionnalités, vous devez lier votre boite mail au logiciel.
Cliquez sur l’onglet Mail.
L’utilisateur
sélectionné est en
surbrillance.
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Gestion des droits /privilèges Depuis l’onglet privilèges vous pourrez affecter les droits aux différents utilisateurs.
Si votre boite mail est
présente dans cette liste, les
champs Port, SMTP et
Sécurité seront
automatiquement remplis.
Dans le cas contraire, il
faudra contacter votre
fournisseur pour obtenir les
paramètres SMTP.
Vous pouvez par exemple
empêcher certains
utilisateurs d’exporter les
clients ou de les supprimer…
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L’historique Dans l’historique, vous accèderez aux différentes actions réalisées par l’utilisateur comme les
créations, modifications de champs, suppression, envoi de mails…
Les établissements Si vous avez un organisme avec 3 établissements différents ou encore un autre centre que vous
souhaitez gérer avec les informations communes, vous allez pouvoir les créer et rattacher chaque
utilisateur à ses établissements.
Vous pourrez par la suite définir quels utilisateurs peuvent gérer les établissements, visualiser les
informations des autres établissements…
Gérer les établissements Pour gérer vos établissements, cliquez sur la liste déroulante dans le bandeau supérieur et cliquez sur
Gérer les établissements. Si l’option n’est pas disponible, vérifiez que vous avez les privilèges.
Modifier les paramètres de facturation
Chaque établissement peut avoir ses propres paramètres.
Pour modifier ses paramètres, sélectionnez l’établissement puis modifiez les champs souhaités en
bas de page :
Si vous avez une gestion ANDPC, cliquez sur cette case afin que les champs s’affichent dans le logiciel.
Vous pourrez également aller dans les modèles importer les modèles liés à l’OGDPC.
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Pour gérer la désignation créée automatiquement sur
Lorsque vous créer une facture depuis une convention, celle-ci se crée automatiquement.
Vous pouvez donc modifier les valeurs présentes dans les désignations.
Il y a 3 type de désignation par défaut, 1 pour les factures à :
• destination d’un client (facture classique pour un client)
• Facture dont vous avez coché 1 stagiaire par ligne
• Facture à destination des financeurs (pole emploi, opca etc)
Gérer les conventions de nommage
Cette fonction vous permet de définir une écriture par défaut comme par exemple toujours avoir la
1ère lettre des prénoms en majuscule et le nom tout en majuscule.
Grâce à cela, vous n’avez plus à réfléchir comment vous aviez définit d’écrire les nom et prénom, cela
se fera tout seul !
Pour les paramétrer, cliquez sur
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Gérer les libellés des agendas
Pour les paramétrer, cliquez sur
Vous pouvez choisir le libellé qui apparait sur l’évènement et celui qui apparait au passage de la
souris pour chaque agenda.
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Rendre indépendant un établissement
Si vous souhaitez qu’un établissement se gère indépendamment, à savoir : une facturation distincte
(numérotation, modèle et bilan pédagogique séparé), il suffit de le lier à lui-même.
Ci-dessus, Etablissement 1 est lié à Etablissement 1 donc les factures se feront à l’adresse de Paris.
Si vous souhaitez rattacher un nouvel établissement à Etablissement 1, voici la marche à suivre :
1. Cliquez sur Ajouter un établissement
2. Nommez cet établissement puis validez
3. Liez l’établissement à Etablissement 1
Rattacher les utilisateurs aux établissements
Lorsque vous avez plusieurs établissements, vous devez indiquer au logiciel quel utilisateur dépend
de quel établissement.
Dans cette configuration, toutes les factures
émises par Etablissement 3 auront donc l’adresse
d’Etablissement 1 et la numérotation suivra aussi
celle d’Etablissement 1
Libellé : Au survol de l'évènement Libellé : Affichage sur l’agenda
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Par exemple, Marc est rattaché à l’établissement de Paris et Paul à Dijon.
Cliquez sur l’onglet Rattachement
Dans notre exemple, il suffirait de cliquer sur l’établissement de Dijon, puis dans la liste de gauche
cliquer sur Paul et ensuite de cliquer sur l’établissement de Paris et à nouveau dans la liste de gauche
de cliquer sur Marc.
A présent, si Paul édite une facture, le logiciel sera en mesure de déterminer à quel établissement il
appartient puis de vérifier si l’établissement lui-même dépend d’un autre établissement.
Importer vos formations sur Google calendar
Si vous utilisez Google calendar par exemple, vous pouvez le synchroniser avec Galaxy afin que les
formations présentent dans Galaxy s’affichent sur votre Google calendar.
Depuis le menu Etablissement, cliquez sur URL .ICS
Une nouvelle fenêtre s’ouvre :
Importer vos rendez-vous de Google calendar su Galaxy
Pour ce faire, rendez-vous sur votre calendrier Google calendar puis dans le détail de l’agenda,
copier cette ligne
Copiez-la ensuite dans le menu Administration utilisateur puis
Les données seront mise à jours toutes les heures.
Utilisateurs non
rattachés à
l’établissement
sélectionné
Utilisateurs rattachés
à l’établissement
sélectionné
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L’URL à utiliser est celle-ci.
Vous pouvez utiliser plusieurs URL selon vos besoins.
Voici ci-dessous la procédure pour ajouter une URL sur Google calendar.
Créer un mot de passe pour protéger votre URL, ce
mot de passe est en clair donc n’utilisez pas celui-
du logiciel
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Puis copiez l’URL ici :
Vos formations seront aussitôt importées et mis à jours toutes les 12h/24h environ.
Catalogue en ligne Le catalogue va vous permettre de référencer votre catalogue de formation sur votre site ou sur une
page externe.
Les visiteurs pourront visualiser vos formations, programmes et demander à s’inscrire.
Cliquez ici puis ici
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Pour créer votre agenda, indiquez un nom ici puis faites valider.
Ensuite, copier ce lien et copier le dans votre navigateur pour accéder à votre catalogue.
Voici le modèle par défaut, pour le modifier, cliquez ici.
Comme ci-dessous, plusieurs boutons vous permettent différentes actions.
Code pour l’intégrer dans votre site
Code de la page externe
Pour le mode entièrement
paramétrable, choisissez Catalogue
Choix des paramètres si un visiteur fait
une demande.
Vous pouvez mettre plusieurs mail en les
séparant par des ;
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Le CSS :
Permet de modifier le design de A à Z. cela nécessite des connaissances en CSS.
Nous conseillons d’utiliser firebug pour retrouver les class et le mettre à jour.
Gestion des blocs
Le catalogue est créé avec une notion de bloc comme une table Word :
Ligne 1 colonne 1 Ligne 1 colonne 2 Ligne 1 colonne 3
Ligne 2 colonne 1 Ligne 2 colonne 2
Ligne 3 colonne 1
En cliquant sur Gestion des blocs, vous pourrez visualiser l’emplacement de vos blocs, ajouter et
supprimer des blocs et des lignes.
Si vous passez votre souri sur un libellé, vous verrez ou se situe se bloc
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Les blocs ont une largeur définit à 12.
Vous pouvez donc avoir plusieurs blocs dans une même ligne s’ils ne dépassent pas 12, exemple :
3 3 3 3
4 2 2 3
4 4 4
Cela permet de créer des bandeaux à gauche et à droite si besoin.
Pour modifier le contenu d’un bloc, vous devez simplement cliquer dessus :
Vous pouvez intégrer des variables en cliquant sur Variables.
Une fois édité, cliquez en bas sur Enregistrer et pour voir le résultat, cliquez sur Tester l’agenda en
haut à gauche.
Si vous souhaitez ajouter un bloc à gauche du catalogue, alors cliquez sur Gestion des blocs puis
nouveau bloc puis choisissez la ligne concernée.
Ensuite, cliquez sur Déplacer les blocs, vous pourrez alors faire des glisser-déposer des blocs pour les
replacer.
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La facturation fournisseur
Vous pouvez créer des factures fournisseur depuis une formation (celles-ci seront pré-remplies) ou
manuellement.
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La facturation client
Paramètre de facturation Pour modifier le paramètre, TVA, échéance … rendez-vous dans la rubrique Etablissement.
Création / modification
Création manuelle
Pour créer une pièce (devis, facture ou avoir), cliquez sur le menu Facturation puis sur « Factures
clients » ou directement sur « Nouvelle facture »
Pour choisir un destinataire, tapez les 1ères lettres dans ce champ ou cliquez ici pour le créer
Création automatisée (depuis une convention)
Dupliquer une facture
Allez sur la fiche de la facture puis cliquez sur
La pièce va se créer à l’identique, seule la date de création et la date d’échéance seront mises à jour.
Générer un avoir Un avoir peut se créer de la même façon qu’un devis ou un facture mais vous pouvez aussi le générer
depuis une facture en cliquant sur :
Choisissez le type de pièce
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Lier un avoir à une facture Pour imputer un avoir sur une facture, cliquez sur la facture souhaitée, puis sur Encaisser. Ensuite,
dans type de règlement, sélectionnez « Avoir » et dans le champ « Rattaché à », indiquez le numéro
d’avoir concerné.
Transformer un devis/facture en convention Si un devis est accepté, vous allez pouvoir inscrire les personnes sur la formation et si besoin créer la
convention.
Pour ce faire, une fois sur la fiche du devis, cliquez sur ce bouton.
La fenêtre ci-dessous s’ouvre :
Choisissez parmi les formations à venir, celle dans laquelle vous voulez l’inscrire (en cliquant sur les
lignes).
Si vous souhaitez l’inscrire dans plusieurs formations afin de faire un parcours, il faudra simplement
le faire l’une après l’autre.
Si la formation n’existe pas, cliquez ici pour la créer.
Créer un devis grâce aux formations Si un client vous demande un devis sur une formation existante, allez sur la création d’un devis puis
cliquez sur
Une fenêtre comme ci-dessous s’ouvre :
Seront inscrits
Ne sera pas inscrit
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Pour ajouter une formation au devis, il vous suffit de double-cliquer dessus.
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Les règlements/encaissements
Gestion des encaissements Pour enregistrer le règlement d’une facture, cliquez sur la facture souhaitée puis sur Encaisser :
Une boite de dialogue s’ouvre alors avec différentes mentions telles que la référence de paiement ou
le mode de paiement.
Lorsqu’une facture contient des règlements, vous pouvez les visualiser de 2 façons :
Soit depuis la facture en cliquant sur le montant payé.
Soit directement dans la liste des règlements en indiquant dans le champ Num pièce le numéro.
Gestion des acomptes Vous pouvez enregistrer un règlement avant d’avoir émis la facture. Une fois la création de la facture
effectuée, vous pourrez alors rattacher l’acompte à la facture.
Pour enregistrer un paiement, rendez-vous dans « Règlements » et cliquez sur le bouton
« Encaissement »
Procédez comme pour l’enregistrement d’un encaissement habituel mais, dans le choix des types de
règlement, indiquez « Acompte » et ci-dessous, indiquez le client concerné.
Lorsque vous aurez édité votre facture, il vous suffira de revenir sur cet acompte puis dans le champ
« rattaché à » de sélectionner le numéro de facture.
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Les clients Pour accéder aux clients, cliquez sur le menu Entités puis Clients
Permet de modifier un client.
Permet de supprimer un client
Permet de rendre actif ou inactif le client
Permet d’exporter la liste au format Excel
Permet de créer un groupe
Permet de créer un compte client
Lorsque vous sélectionnez un client, les éléments de droite se mettent à jour.
Vous pouvez donc immédiatement visualiser
1. Ses stagiaires
2. Son historique
3. Ses conventions
4. Son activité
5. Ses coûts par produit
Créer un client
Cliquez sur pour ajouter une entreprise ou sur pour ajouter un
particulier
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Individualisation des coûts Vous pouvez modifier le coût des formations pour ce client, par exemple, indiquer que pour cette
formation, il n’est pas au prix catalogue mais à 250€ par exemple.
Donc lors de l’inscription de ce client, si un coût à été ajouté ici, ce coût sera pris en priorité sur le
coût catalogue.
Créer un espace personnel au client
Sur la liste des clients, cliquez sur
Compte comptable : 411…
Permet d’ajouter ses contacts lors de la création
Permet d’ajouter ses stagiaires lors de la création
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Pour accéder à son compte, le client peut se rendre sur ce lien et dans ce cas, il sera
automatiquement connecté.
Sinon, vous pouvez mettre ce formulaire sur votre site et il pourra se connecter via son mot de passe
et son pseudo.
Pour en savoir plus sur le contenu des comptes client, cliquez-ici
Création de groupe
Cliquez sur pour créer un groupe.
Comme ci-dessous, vous avez les groupes à gauche et les clients qui lui sont rattachés à droite.
Vous pouvez maintenant créer un compte personnel au groupe et celui-ci pourra donc visualiser et
gérer les infos des 3 clients qui lui sont rattachés.
Créer un compte
Remplissez juste le pseudo et le mot
de passe (pour le mot de passe, vous
pouvez cliquer ici pour le générer
automatiquement).
Une fois créé, vous pouvez tester le
compte en cliquant sur
Pour ne pas perdre votre session
actuelle, il faut faire un clic droit puis
choisir ouvrir en navigation privée.
Supprimer un compte
Videz le champ Mot de passe puis
validez.
Vous pouvez mettre ce formulaire sur
votre site pour permettre à tous les
clients de se connecter par ce biais.
Vous pouvez gérer les privilèges par
client et par groupe.
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Gestion multi-adresse Cela permet d’intégrer différente adresse selon le modèle.
Par exemple, les factures partent à telle adresse et les conventions à une autre…
Pour gérez cela, rendez-vous sur une fiche client puis cliquez sur :
Pour ajouter une nouvelle adresse cliquez sur effacer puis remplissez les champs et validez.
Pour rattacher une adresse à des modèle, cliquez ici sur l’adresse souhaitez puis comme ci-dessous,
sélectionnez les modèles auxquels elle doit être rattaché.
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Gestion des envois de mails Comme pour les adresses vous pouvez définir quels mails sera pris en compte selon le modèle de
document à envoyer.
Vous pouvez paramétrer par mail en dur ou par fonction.
Nous allons paramétrer l’envoi des factures aux trésoriers.
Depuis la fiche client, cliquez sur Gestion des destinataires des mails
Choisissez ici une fonction parmi celle que vous avez créée et le type de modèle concerné.
Désormais, lorsque que vous enverrez une facture par mail, c’est l’adresse des trésoriers qui sera
prise en comptes.
Vous pouvez ajouter des personnes en copie et en copie caché de la même façon.
Les intervenants Idem clients, seuls les champs changent.
Le champ « type d’intervenant » permet de le catégoriser.
Fournisseur : peut être enregistré dans les charges d’une formation et peut être facturé.
Autre : idem Fournisseur + peut être ajouté comme intervenant d’une formation.
Les financeurs La gestion des financeurs est identique à celle des clients. Seuls quelques champs diffèrent.
Gestion des produits Il y a 2 types de produits, les produits « Formation » et « Hors formation »
Pour créer un produit « Formation », il suffit lors de la création ou modification, de lui attribuer une
spécialité. Dans ce cas, vous pourrez créer des conventions avec ce produit.
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Dans le cas d’un produit « Hors formation », il suffit de laisser la spécialité sur Aucune (Hors
formation). Dans ce cas, ce produit pourra juste être facturé.
Egalement, certains champs seront grisés comme le Tarif inter et Intra.
Vous pouvez attribuer une couleur qui sera utilisée dans les affiches d’agenda et de planning.
Une référence peut être indiquée sur chaque produit ; celle-ci apparaitra dans les factures et sur
certaines visualisations de liste.
Attribuer plusieurs comptes comptables à 1 un produit En fonction que la formation soit en inter ou en intra qu’il y ai un financeur, le compte comptable
peut être différent.
Pour le gérez, cliquez ici
Ensuite, sur les lignes vous allez pouvoir indiquer au logiciel que si par exemple le client est CCF
CONSULTING alors le compte de ce produit sera le 701dfd et le code analytique sera vide
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Dns la 2eme ligne nous avons indiqué que si la formation est en Intra et que le client est FAFIEC lors
Si aucune de ces lignes n’est vrai alors le compte comptable sera celui par défaut.
Gestion des recyclages
Pour ajouter un recyclage, depuis la fiche d’un produit, cliquez sur
Un cadre de ce type apparait. Il suffit
d’indiquer le nombre de mois avant le
recyclage. Pour le SST par exemple, le
stagiaire doit se recycler 24 mois après
la formation.
« Durée avant alerte » correspond au
moment où vous serez avertis par le
logiciel.
« Quel est le recyclage » correspond à
la formation qu’il devra passer.
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Les formations / conventions Vous pouvez afficher la liste des conventions en cliquant sur « Formations » => « Les formations »
Toutes les formations apparaissent alors (par formation nous entendons par exemple de l’anglais du
x au x).
La colonne remplissage donne un visuel sur le % de remplissage de la formation. La 1ère colonne
(Conv.) permet de voir le nombre de conventions créées pour cette formation. Si vous cliquez, s’il y a
1 convention vous serez redirigé, sinon il vous affichera en dessous les différentes conventions.
Idem pour la liste des conventions.
Dans les 2 cas, en cliquant sur vous serez redirigé vers la formation ou la convention.
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Création et gestion de la formation Dans le menu « Formations » cliquez sur « Nouvelle convention »
Pour cet exemple, nous allons créer une formation en SST de 2 jours.
Commençons par créer cette formation en cliquant sur Nouvelle formation.
Si le produit n’existe pas, cliquez sur pour le créer.
Ensuite, recherchez le produit en tapant une partie de son nom :
Ici, vous allez pouvoir indiquer le client (pas
obligatoire pour créer une formation).
Ici vous allez choisir les produits.
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On peut donc choisir notre formation ce qui pré-remplira certains champs comme les stagiaires mini
et maxi (si vous l’avez indiqué dans votre catalogue).
L’œil au dessus de la liste des lieux permet de vérifier les disponibilités de la salle sélectionnée pour
la journée sélectionnée.
Une fois la formation validée, le cadre de droite dédié à la formation disparait et des onglets
s’affichent en dessous.
Le résumé
Permet d’obtenir d’un coup d’œil l’état de la formation ainsi qu’un récapitulatif complet des coûts.
Prévisionnel
C’est ici que vous allez indiquer quels sont les jours réellement formés.
Le SST étant une formation « courte », le logiciel nous a créé les lignes tout seul :
Dans le cas de formation longue dépassant 30 jours, vous devrez le faire manuellement.
Vous avez 2 façons de procéder :
Avec récurrence :
Si les jours de formation sont tous les mardis et jeudis de 10 à 12H par exemple, alors cliquez sur
récurrence.
La fenêtre ci-dessous s’ouvre
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Avec l’aide de l’agenda
Si à l’inverse les journées sont éparpillées, vous pouvez utiliser le planning en cliquant sur
(le bouton est juste au-dessus à gauche de la table).
Si vous faîtes un simple clic sur une journée, celle-ci s’ajoutera. Si vous faites un clic en laissant
appuyé CTRL, la semaine complète s’ajoutera pour les critères définis ci-dessus.
Attention, l’agenda a plusieurs utilités. Pour ajouter des journées, il faut choisir dans la liste d’action
« Gestion des présences ».
En refermant l’agenda, vous pourrez voir ces nouvelles lignes :
Laissez-vous guider par les champs. Donc il
faut lire comme ceci : Entre le X et le X pour
la formation X, j’ajoute dans la salle X et
pour la plage horaire X tous les X jours de la
semaine.
Vous pouvez valider.
De cette façon, vous pouvez ajouter des
jours suivant une récurrence bien définie.
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Celles-ci sont en attente. Pour les enregistrer, cliquez sur Modifier.
Les intervenants
C’est ici que vous allez pouvoir inscrire et créer si besoin des formateurs.
A gauche se trouvent ceux qui ne sont pas inscrits et à droite les inscrits.
En cliquant sur le + vous inscrirez le formateur en lui attribuant les jours de formation.
Ci-dessous le cadre avec notre formateur inscrit.
Dans la 1ère colonne, nous avons diverses actions :
Permet d’éditer des documents à destination des formateurs
Permet de modifier le formateur
Permet d’annuler son inscription
Permet de visualiser ses disponibilités
Permet de pointer ses présences automatiquement
Stagiaires inscrits
Ici vous allez pouvoir inscrire les stagiaires (cela nécessite d’être sur une convention).
Rendez-vous sur Créer une convention si vous ne savez pas le faire.
Cliquez sur , la liste des stagiaires de l’entreprise qui ne sont pas encore
inscrits apparait.
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Si vous voulez inscrire tout le monde, cliquez sur pour les sélectionner puis sur pour valider.
Si vous êtes sur une formation inter entreprise, le logiciel va vous proposer de mettre à jour les coûts
en fonction du nouveau nombre d’inscrits :
Si vous faîtes « annuler », aucune modification ne sera apportée au coût.
La liste comme ci-dessous s’est automatiquement mise à jour avec ces nouvelles inscriptions :
Comme pour les formateurs, nous pouvons les désinscrire, pointer leur présence et éditer les
documents à destination des stagiaires.
Le C en dernière colonne doit être coché si le stagiaire est en contrat de professionnalisation.
Financement
Ici vous avez toutes les lignes de coûts, frais de formation et frais annexes.
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Nous avons pour notre formation la ligne Frais de formation qui s’est créée automatiquement.
Nous avons manuellement ajouté une ligne de Développement.
Le champ PH permet d’indiquer le prix horaire pour ce client ou financeur.
Une fois le PH renseigné, si vous validez, le logiciel recherchera le nombre d’heures prévues et vous
proposera de modifier le coût en conséquence.
Tous les mails envoyés (de façon automatique ou manuelle grâce aux règles) dans le cadre de cette
formation/convention apparaîtront ici.
Attention seul le contenu apparait et non les PJ.
Edition
Cet onglet permet d’éditer les documents à destination des clients.
Selon l’édition souhaitée, des options vous seront proposées :
si vous éditez un document pour plusieurs clients, les documents
seront dissociés. Si vous cochez, vous aurez 1 seul document (les différent fichiers se seront
fusionnés).
Envoie directement le document au destinataire avec la PJ et le mail type.
Si le mail n’a pas pu être envoyé, vous aurez un message vous indiquant la raison.
Joint au document le planning de la formation.
Charges
Les charges correspondent aux charges afférentes à la formation.
Chaque formateur inscrit à la formation se verra ajouter une ligne de frais de formation.
Si vous avez indiqué un coût sur ce formateur, le coût s’ajoutera automatiquement. Dans le cas
contraire, la ligne sera à 0.
Si vous louez une salle ou un engin de chantier, vous pouvez tout enregistrer ici.
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Montant déjà facturé.
En cliquant vous accéderez
aux factures concernées.
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Factures
Facture au débit
Ici vous pourrez facturer ou enregistrer les factures de charges.
Cliquez sur l’onglet Factures puis Les débits puis sur
Comme ci-dessus, indiquez le nom du formateur ou du fournisseur.
En le sélectionnant, comme ci-dessous, la liste des jours réalisés apparaîtra avec les durées et le coût
que vous devriez avoir sur sa facture.
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Une fois validé, la pièce apparaitra dans la table :
Facture au crédit
Une fois validé, chaque facture va se créer et apparaitra sur la liste des factures de la formation :
Si vous souhaitez facturer tout le monde,
cliquez sur sinon, cochez les destinataires
souhaités manuellement.
Si vous voulez ne facturer que les heures
effectuées, cochez cette case.
Vous pouvez également définir une période
de facturation.
Dans le cas ou vous avez plusieurs stagiaire,
vous pouvez afficher 1 ligne par
stagiaire/produit en cliquant ici
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Si vous revenez dans la partie financement, vous vous apercevrez que l’avancement est passé à 100%
Notez également que toutes les présences seront automatiquement pointées.
Gérer les couts par stagiaire
Dans de rare cas, vous pouvez avoir des coûts différents en fonction des stagiaires.
Pour gérez ces coût, allez dans l’onglet financement puis cliquez sur le prix :
Vous pouvez dans cette nouvelle fenêtre ventiler les coûts par stagiaire et ainsi voir l’avancement de
facturation par stagiaire.
Attention, pour que les informations soient juste, vous devez facturer en cochant la case 1 ligne par
stagiaire.
Lors de la création de la facture, le logiciel prendra en priorité ces coûts si vous les avez renseigné.
Les docs
Imports/exports
Vous pouvez ici stocker les documents tels que les conventions signées, feuilles de présence…
Pour enregistrer un document, sélectionnez le ou les clients à qui seront rattachés le ou les
documents importés :
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Une fois vos fichiers sélectionnés ou déposés, un récap vous informe du bon import des documents
et à gauche, si vous cliquez sur le nom de l’entreprise, vous verrez que les documents sont bien ici.
Si vous cochez la petite case, le client (s’il a un compte personnel) pourra visualiser ce document.
Suivi des envois et des arrivées
Vous pouvez suivre de façon manuelle ou automatique l’envoi des documents.
Prenons un exemple concret :
Vous souhaitez toujours être alerté 10 jours avant le début d’une formation si des conventions ne
sont pas revenues.
Notez qu’un widget du tableau de bord permet de visualiser tous les documents obligatoires en
attente de réception.
Nous allons paramétrer les documents pour indiquer qu’à chaque création de convention, le logiciel
nous génère automatiquement la ligne pour la réception de la convention.
Depuis n’importe quelle formation, cliquez ici pour gérer les paramètres.
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Comme ci-dessus, cochez ces cases.
Nous avons donc indiqué qu’il s’agit d’un document obligatoire, qu’à chaque création de convention,
la ligne convention sera ajoutée et qu’une date de réception est attendue(le document doit vous être
renvoyé).
Vu que la case Toujours ajouter n’était pas cochée, notre convention n’a pas cette ligne. Pour la lui
ajouter, cliquez ici.
La ligne est maintenant présente ici sans date d’envoi. Vous pouvez mettre à jour manuellement la
date d’envoi si vous l’avez envoyé par courrier par exemple.
Si vous l’envoyez par mail depuis cette convention, la date s’incrémentera automatiquement.
Allez dans l’onglet Edition.
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Voici les erreurs courantes :
Si le client n’a pas de mail (ajoutez simplement un mail dans sa fiche) :
Si vous n’avez pas créé de mail type (créer un mail type associé à ce type de modèle)
L’envoi a réussi.
Si vous revenez dans l’onglet doc, la date d’envoi ainsi que le mode d’envoi se sont actualisés.
Maintenant nous allons créer une règle pour nous avertir si 10 jours avant le début des formations
des documents sont obligatoires.
Allez dans le menu « Administration » puis Règles, cliquez sur Ajouter une règle.
Choisissez votre modèle de convention.
Choisissez mail auto.
Lancer l’édition.
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Indiquez les champs comme ci-dessous :
Pour en savoir plus sur les règles, cliquez-ici
Gestion des examens et des recyclages
Depuis l’onglet Exam, vous allez pouvoir enregistrer vos examens.
Si le logiciel ne vous propose pas d’examen vous devrez retourner dans le catalogue, aller sur la fiche
du produit souhaité puis cliquer sur le bouton Module
Basculez le module souhaité à gauche en double-cliquant dessus. Si l’examen n’existe pas, créez-le
d’abord (si vous ne savez pas comment faire, vous pouvez vous reporter à ce chapitre).
Une fois les modules rattachés, vous pourrez les sélectionner depuis l’onglet Exam.
Si un recyclage est nécessaire et que vous l’avez paramétré, alors une petite case à cocher apparaitra
à droite. Vous devrez la cocher lorsque le recyclage sera prévu (de cette façon le logiciel ne tiendra
plus compte de cette prévision).
Les évaluations
Si vous ne savez pas créer et paramétrer les évaluations, cliquez ici
Envoi des évaluations online
Vous pouvez envoyer en fin de formation le mail contenant le lien vers le formulaire d’évaluation en
ligne.
Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Eval ». Puis « Envoi par mail »
Nom de la règle (si vous en avez beaucoup ça vous
permettra de les distinguer facilement).
Donc 10 jours avant le début de la formation nous
activons la règle.
De cette façon, vous pouvez en faire pour 10 jours puis
pour 5 jours puis 1 jour avant par exemple.
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Vous devez simplement choisir quelle est la formation, quel mail vous souhaitez envoyer et à quels
stagiaires.
Enregistrer une évaluation manuellement
Cliquez sur l’onglet « Nouvelle évaluation »
Comme ci-dessus, choisissez la formation, le formulaire ainsi que le stagiaire.
Vous pouvez à présent cocher les cases et remplir les champs de texte puis valider.
Les tuteurs
Pour chaque inscription stagiaire vous pouvez attribuer un tuteur.
Des variables permettre par la suite de le faire apparaitre sur des documents tel que les conventions.
Pour gérer les tuteurs, cliquez sur l’onglet « Stagiaires inscrits »
Pour affilier un tuteur, cliquez sur
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Vous pouvez maintenant crée votre tuteur :
En cliquant sur Confirmer, le tuteur sera créé et rattaché au stagiaire.
Si le tuteur existe déjà, tapez son nom dans le champ Nom, le tuteur vous sera alors proposé.
Création et gestion de la convention Si vous êtes sur une formation et que vous souhaitez y attribuer une convention, il vous suffit de
sélectionner le client en indiquant son nom dans le champ prévu à cet effet :
En le sélectionnant, le logiciel va créer la convention et l’affilier à cette formation.
En cliquant sur la loupe la liste des clients s’affiche, il vous reste à double-cliquer sur une ligne
pour lui créer la convention.
Notez que si le client n’existe pas, vous pouvez le créer en cliquant sur
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Modifier l’état d’une convention
Lorsque vous êtes sur une convention, vous pouvez indiquer si celle-ci est acceptée, modifier son
numéro… cliquez ici
Dès que vous modifiez l’état, l’icône se met à jour.
Gestion des diplômes Un diplôme est un modèle de document pour lequel vous pourrez stocker un numéro (qui
s’incrémentera tout seul) et une date de passage d’examen. Ensuite vous pourrez à tout moment
rééditer ce document avec le bon numéro et la bonne date.
Pour créer un diplôme vous devez tout d’abord créer le modèle et l’importer depuis le menu Divers -
> Modèle.
Les variables disponibles pour les diplômes sont présentées ici
Vous pouvez ici indiquer si la
convention est acceptée (un widget
du tableau de bord permet de
visualiser toutes les conventions en
attente).
Vous pouvez modifier son numéro.
Si vous l’archivez, elle n’apparaitra
plus de base dans la liste des
conventions.
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Une fois le modèle importé, cliquez sur le rouage puis choisissez une numérotation
Vous pouvez avoir plusieurs numérotations donc plusieurs types de diplôme.
A présent passez ce modèle en destinataire stagiaire si ce n’est pas fait
A présent allez dans une formation pour éditer ce diplôme sur 1 stagiaire puis allez sur la fiche
stagiaire :
Vous pouvez changer le numéro du diplôme en indiquant ici le nouveau numéro puis en pressant la
touche Entrée.
Si vous souhaitez commencer la numérotation à un chiffre précis alors :
1 créez 1 diplôme
2 changez le numéro
3 vous pouvez créer les autres diplômes en masse, les numéros suivront le dernier.
Gestion des rapports Les rapports permettent d’avoir un fichier Excel pour suivre l’avancement des formations inter/intra
ainsi que le règlement des formateurs.
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Un suivi des documents vous permettra de vérifier si tel ou tel chose a bien été édité/envoyé/reçu.
Imaginons, que pour toutes les formations vous souhaitez gérer sur le rapport le suivi des
conventions.
En haut à droite, cliquez sur le rouage bleu puis documents et paramétrer:
La page suivante va s’ouvrir :
Vous pouvez créer des documents en rapport avec les modèle de document dans ce cas, faite le
rattachement ici.
Dans cet exemple, on gère pour le rapport conv l’édition et l’envoi et pour facture l’édition, l’envoi et
la réception.
Si vous venez de recevoir la facture avec le paiement, allez dans la formation concerné ou recherchez
la formation ici :
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Nous allons maintenant éditer notre rapport Excel.
Allez dans le menu Extraction puis choisissez Récap détaillé :
Votre fichier Excel sera sur 3 feuilles, les inters, intras et le suivi formateurs par mois.
Sur la droite vous verrez le suivi des documents en fonction de ce que vous avez paramétré.
Les parcours préparés Si certaines de vos formations sont vendues en groupe, vous allez pouvoir créer un parcours afin qu’à
chaque création du parcours, l’ensemble des formations se crée et que lorsque vous inscrivez un
client, celui-ci s’inscrive à toutes les formations.
Vous pouvez cocher ou décocher en
fonction de ceux que vous avez reçu ou
édité.
Si vous ne mettez pas de date alors il
prendra l’année courante
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Tout d’abord, nous allons créer un parcours et y rattacher des formations.
Prenons cet exemple, vous avez l’habitude de vendre ensemble le SST et le HOBO.
Nous allons créer un parcours qui va s’appeler SST + HOBO
Nous allons maintenant créer une nouvelle formation avec notre parcours.
Une fois sélectionné, des champs vont se rajouter :
Nommez ici votre parcours.
Liste des produits rattachés au parcours.
Notre parcours apparait dans la
catégorie parcours.
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Nos 2 formations sont présentes, nous n’avons plus qu’à indiquer les dates, lieux etc.
Désormais, ce SST et ce HOBO sont liés, donc lorsque vous allez créer une convention sur l’une des 2
formations, le logiciel vous proposera d’inscrire le client aux différentes formations :
Les parcours personnalisés Un parcours personnalisé est une convention contenant plusieurs formations pour un client.
L’intérêt étant de pouvoir visualiser l’état du parcours plutôt que formation par formation.
Vous pourrez également éditer d’un coup les feuilles de présence, les factures etc.
Rendez vous dans une convention puis cliquez sur
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Le cadre dédié à l’ajout de formation apparait, vous pouvez alors rechercher une formation existante
ou créer une nouvelle formation.
Lorsque vous êtes dans un parcours, vous pouvez naviguer entre les différentes formations en
cliquant ici puis sur la formation souhaitée.
Dans cette convention, vous pouvez voir les éléments de la formation sélectionnée ci-dessus ou
toutes les formations du parcours en choisissant Parcours.
A titre d’exemple, voici des captures d’écran avec et sans parcours.
Nous avons la journée de la formation choisie.
Nous avons les 2 journées qui composent notre convention.
Nous avons les stagiaires inscrits par formation.
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Les règles de suivi Les règles permettent de gérer des automatisations du type :
1. Envoyer les convocations X jours avant le début des formations
2. Relancer les impayés le jour de l’échéance
3. Envoyer un rappel X jours avant l’échéance d’un devis
Vous trouverez ci-dessous 2 exemples de paramétrage.
Cliquez sur le menu Administration puis règles.
Voici un exemple pour paramétrer la règle n°1
Voici un exemple pour paramétrer la règle n°2
15 jours avant le début de la formation
Envoyer un document
Envoyer le mail convocation
Joindre la convocation
Au client
0 jour soit le jour J
Envoyer facture ou devis
Envoyer le mail type Facture à échéance
Joindre la relance facture
Au client
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Voici un exemple pour paramétrer la règle n°3
Les ressources Pour accéder aux ressources, cliquez sur le menu « Divers » => « Divers »
Les ressources peuvent être des voitures, des outils pédagogiques… Elles peuvent être réservées et
vous pouvez afficher leur disponibilité depuis l’agenda des ressources.
Pour créer un type de ressource, cliquez ici.
Si vous souhaitez pouvoir facturer cette ressource aux clients, cochez cette case.
20 jours avant l’échéance
Règle devis ou relance
Envoyer le mail type relance devis
Joindre le modèle de devis
Au client
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Si vous louez cette ressource à un fournisseur, vous pouvez l’enregistrer ici ainsi que le coût de
location horaire et jour.
Pour accéder à l’agenda des ressources, allez dans le menu « Divers » => Agenda
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Les rendez-vous Pour ajouter un rendez-vous, cliquez sur votre profil (tout en haut à droite) et cliquez sur Nouveau
rendez-vous.
La fenêtre suivante s’ouvre :
Lorsque vous invitez d’autres utilisateurs, ils reçoivent un mail de demande et peuvent par la suite
confirmer le rendez-vous.
Si vous utilisez une salle pour ce rendez-vous, vous pouvez cliquez ici pour vérifier sa disponibilité.
Si vous créez un rendez-vous en affiliant d’autres utilisateurs que vous-même, alors ceux-ci recevront
un mail pour les prévenir (le mail peut être modifié depuis la gestion des mails).
Lorsqu’ils valident le rendez-vous, un mail vous prévient.
Vous pouvez ajouter des icônes en cliquant ici.
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Suivi d’un rendez-vous
Permet d’informer les utilisateurs du changement de date et horaire.
Permet de supprimer le rendez-vous et d’en informer les utilisateurs inscrits.
Vous pouvez vous créer un rappel pour ne pas oublier le rendez-vous en cliquant ici.
La couleur de fond est définie en fonction du type de rendez-vous :
Depuis votre tableau de bord ou
depuis les agendas, vous verrez les
rendez-vous de cette façon.
Pour modifier un rendez-vous, cliquez
dessus.
La fenêtre s’ouvre à nouveau mais plus
d’option sont disponible.
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Une partie « Compte rendu » est aussi disponible :
Si vous cliquez sur Résultat, vous pourrez modifier les types de résultat et ajouter des rappels
automatiques X jours après le rendez-vous.
Dans cet exemple, lorsqu’un rendez-vous en état En attente est dépassé de 15 jours, vous aurez un
rappel par mail.
Vous pouvez aussi ajouter dans la catégorie « Concluant » le type « Document envoyer » et créer une
alerte 10 jours après. De cette façon, 10 jours après avoir envoyé le doc, vous pourrez relancer le
client.
Gestion des mails Pour accéder à votre boite mail, cliquez sur le menu « Mail » => « Les mails »
Pour gérer le paramétrage de la boite mail rendez-vous ici
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Les mails type Pour gérer les mails type, cliquez sur l’onglet gestion des mails.
Nous allons créer un mail type dédié à l’envoi de convention.
Cliquez sur Nouveau mail type.
Indiquez un titre cohérent comme Envoi de convention.
Maintenant, sélectionnez-le depuis la liste des mails type pour le mettre à jour.
Sélectionnez ici le type de modèle « Convention » puis modifiez comme vous le souhaitez le contenu
et le sujet.
Vous pouvez inclure des variables, celles-ci sont disponibles ici.
Vous pouvez aussi joindre des pièces dans le mail type.
Lorsque vous avez des PJ dans un mail type, celles-ci seront automatiquement jointes aux mails lors
de l’envoi.
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Mail en masse Pour utiliser le mailing, vous devez avoir paramétré votre messagerie
Vous pouvez envoyer des mails à tous vos clients, stagiaires ou contacts pas ce biais.
Vous devez d’abord choisir le mail type qui sera envoyé puis le type de destinataire
Afin de ne pas être considéré comme spammer, vous devez indiquer le nombre de mail à envoyer.
Les tris pris en compte sont ceux sur la page actuelle. Par exemple, si vous souhaitez mailer que les
clients de la région PACA, rendez-vous dans la liste des clients, faites le tri :
Vos tris sont bien pris en compte pour la recherche du nombre de destinataire disponible.
Les variables existantes pour le mail en masse sont les suivantes :
@denomination@, @civ@, @nom@, @prenom@
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Suivi des mails envoyé Depuis le menu Mails/SMS => Mails envoyés, vous accéderez au contenu des mails envoyé ainsi que
le taux d’ouverture.
Détail par mail envoyé
Vous verrez dans cet onglet qui a reçu quel mail.
Indique à quelle jour et heure le contact a ouvert le mail
Indique si le contact a cliqué sur Blacklist
Détail par Mail type envoyé
Ici vous verrez pour chaque mail type le nombre d’envoi, d’ouverture ainsi que le taux de mise en
blacklist.
Les modèles de document Pour modifier ou créer des modèles, rendez-vous dans le menu Divers => Modèles.
Ajouter un modèle Cliquez sur gérer mes modèles.
A gauche se trouvent vos types de modèle et à droite vos modèles.
Permet de modifier des modèles
existants.
Permet de créer des modèles.
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Pour créer un nouveau modèle de facture, cliquez sur le type facture (table de gauche) puis
remplissez les champs correspondant à la création d’un modèle.
Une fois validé, le modèle est disponible.
Edition d’un modèle Vous pouvez maintenant aller dans l’onglet de gauche et choisir ce modèle pour l’éditer.
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Pour déplacer un élément, placez votre souris dessus puis cliquez et deplacez:
Pour modifier les paramètre de l’élément, cliquez ici
Vous pouvez choisir d’afficher les
contours ou non, et si oui de les arrondir.
Changer la couleur de fond, mettre des
marges, ajouter une ligne de texte…
Permet d’ajouter un nouveau bloc.
Permet d’ajouter un nouveau bloc de texte.
Les blocs de texte permettent d’insérer du
texte et des images.
Permet d’ajouter une table prédéfinie ou
simple.
Voir le chapitre ci-dessous.
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Les tables prédéfinies Une table prédéfinie va vous permettre de lister des règlements, des présences…
Par exemple, pour lister les différents taux de tva sur une facture, nous utilisons ce type de table :
Pour ce type de table, des variables seront remplacées comme du publipostage :
Cliquez par exemple sur une colonne :
Une fenêtre comme ci-dessous s’ouvre. Si vous commencez par un @, alors il vous proposera les
variables existantes pour ce type de table.
Variable image Vous pouvez faire apparaitre la photo des stagiaires sur les modèles de façon automatique.
Pour ce faire, dans le modèle, ajoutez la variable @image_sta@ puis importez votre image dans le
gestionnaire de documents et rattachez la au stagiaire concerné.
A chaque édition, le logiciel recherchera si ce stagiaire à une image de rattaché et si oui, il
remplacera la variable par son image.
Rattacher un modèle de facture à un client ou plusieurs clients Il est possible qu’un OPCA ou un Pôle emploi vous demande un modèle de facture bien particulier.
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Dans ce cas, vous devrez soit créer le modèle via l’éditeur PDF ou l’importer en Word ou en Excel.
Ensuite, vous pourrez rattacher le modèle aux différents clients concernés.
Pour ce faire, cliquez ici
Puis, cliquez sur Ajouter un rattachement client puis dans le champ de texte indiquez le client.
De cette façon, lorsque vous éditerez une facture pour ce client, le logiciel prendra ce modèle par
défaut et rien ne changera pour les autres.
Créer un modèle unique Dans certains cas vous pouvez être amené à avoir un modèle différent selon les produits.
Par exemple, pour un test de positionnement les questions seront différentes selon la formation.
Donc 2 possibilités, soit lorsque vous voulez l’éditez, vous chercher le test qui correspond au produit
en cours, soit vous utilisez le modèle unique et vous n’aurez plus besoins de rechercher !
Pour utilisez ce système, créez un type de modèle nommé par exemple Test de positionnement et
cochez la case Unique
Ensuite mettez vos modèles de positionnement puis pour chaque modèle vous devrez créer le
rattachement à un produit en cliquant ici :
Voici le résultat avec et sans l’utilisation du modèle unique :
Indiquez ici le nom du produit.
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Les salles de formation
Les salles permettront par la suite de les assigner à des interventions, rdv ou encore réservations.
Si vous cliquez sur Facturable, cette salle pourra être facturée aux clients.
Si cette salle est rattachée à un fournisseur, vous pourrez indiquer le coût de location horaire et jour.
Liste d’attente Lorsque vous avez des demandes de formation mais pas suffisamment d’inscrits, vous pouvez mettre
les stagiaires en liste d’attente.
Vous pouvez mettre un stagiaire existant ou simplement mettre un nom et prénom (puis créer le
stagiaire s’il confirme).
Un Widget permet de visualiser toutes les listes d’attente dans le tableau de bord.
Ajouter un stagiaire en liste d’attente Cliquez sur le menu Formations => Attentes.
Résultat sans Unique
Chaque modèle est proposé
Résultat avec Unique
Seul le type est proposé, le
logiciel se chargera de retrouver
le bon en fonction du produit
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Ajout manuel
Une fenêtre comme ci-dessous s’ouvre :
Vous avez donc toutes vos familles de produit avec entre parenthèse le nombre de personnes en
attente. En cliquant dessus vous aurez la même chose mais pour les produits.
Nous avons ci-dessus pour le produit « Prendre en main le logiciel Galaxy » 1 personne en attente
(disponible à partir du 15/04/2016).
ce bouton est disponible si le stagiaire n’existe pas. Cliquez dessus pour le
créer et le rattacher à cette ligne d’attente.
L’ampoule permet de mettre un commentaire, exemple : le num de tél…
Ajout depuis une formation complète
Lorsque vous dépassez le nombre requis d’inscrits dans une formation, vous pouvez annuler des
inscriptions pour les passer en liste d’attente.
Alors que vous êtes dans la formation souhaitée et sur l’onglet « Stagiaires inscrits », cliquez sur
Formations => Attentes.
Une nouvelle colonne apparait (en fin de table des stagiaires inscrits ). Si vous cliquez dessus,
l’inscription sera annulée et le stagiaire passera en liste d’attente.
Inscrire des personnes en liste d’attente Une fois que vous avez suffisamment de personnes dans la liste pour créer une formation, vous
pouvez automatiquement inscrire tout le monde.
Cliquez sur le menu Formations => Attentes.
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Indique dans quelle formation les stagiaires devront être inscrits (si elle
n’existe pas, cliquez ici pour la créer).
Lorsque vous cliquez sur Choisir la formation, la fenêtre ci-dessous s’ouvre :
Double cliquez sur la formation souhaitée.
Celle-ci se met pour rappel juste en dessous de la table.
Maintenant, si vous cliquez sur Inscrire la sélection, toutes les lignes ayant ce bouton seront
inscrites, celles ayant ce bouton ne seront pas inscrites.
Pour pouvoir inscrire un stagiaire de cette façon, celui-ci doit être créé au préalable.
Traiter les demandes online Lorsqu’un client vous fait une demande depuis son espace personnel, vous recevez un mail pour vous
le signifier (il faut avoir coché la case correspondante dans les privilèges).
Un lien vous redirige vers la gestion des demandes online. Pour y accéder, vous pouvez cliquer sur
Divers => Demandes online.
Vous avez toutes les demandes sous forme de liste :
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Pour traiter une demande, cliquez sur
Lors de sa demande, le client avait le choix entre une formation existante ou faire une demande en
indiquant des dates.
Dans le 1er cas, le bandeau ci-dessous vous préviendra de la formation souhaitée (en cliquant
sur le nom de la formation qui est souligné, vous serez redirigé vers la formation).
Si vous souhaitez l’inscrire sur cette formation, cliquez sur ce bouton pour confirmer.
Automatiquement, les conventions seront créées (si elles ne le sont pas déjà) puis les stagiaires
seront inscrits.
Dans le 2ème cas, cliquez sur Nouvelle formation afin de créer la formation.
Une fois créée, elle se mettra automatiquement à jour. Il ne vous restera qu’à cliquer sur Inscrire
la sélection.
Création d’une formation avec des modules Dans cet exemple, nous allons créer une formation en anglais contenant de la formation à distance et
du face à face.
Nous allons partir sur une base de 40H comprenant 20H en distance et 20H en face à face.
Nous allons tout d’abord créer la base dans le catalogue de formation.
Commentaire éventuellement laissé par
le client.
Liste des stagiaires que le client souhaite inscrire.
La coche signifie que ce stagiaire sera inscrit si vous validez.
Si vous souhaitez par exemple ne pas inscrire le stagiaire 3,
cliquez sur le bouton. Celui-ci deviendra et ne sera donc
pas pris en compte.
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Créer un produit nommé Anglais
Cliquez sur le bouton en bas de page nommé Modules
A gauche se trouvent les modules que les stagiaires passeront.
Vous pouvez créer des modules qui n’apparaîtront pas dans le catalogue.
Une fois les 2 modules créés et que vous avez double cliqué pour les ajouter, vous devriez avoir
ceci sur la table de gauche :
Comme ci-contre, indiquez ici
face à face et cochez la case (si
la case est cochée, alors le face
à face ne pourra être utilisé
que comme module).
Validez, puis double cliquez
sur la ligne qui vient de se
créer.
Faites de même pour Distance.
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Pour indiquer le nombre d’heures d’un module, indiquez le nombre d’heures puis pressez Entrée.
Désormais, dans les formations en Anglais, vous pourrez indiquer s’il s’agit de cours à distance ou de
face à face.
Créez une formation et ajoutez-y une convention et allez dans l’onglet Prévisionnel.
Imaginons que les cours soient ventilés de cette façon :
Tous les lundis de 10H à 12H : face à face
Tous les mercredis de 10H à 12H : distant
Nous allons donc passer par la récurrence et générer tout ça en 2 fois.
En faisant comme ci-dessus, vous créerez toutes les présences comme souhaité.
Une fois fait, pensez à cliquer sur Modifier en bas de la liste des jours.
Cliquez ici.
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Vous pouvez vérifier cela visuellement grâce au planning en cliquant ici :
Pour inscrire un formateur différent selon le module, vous devez d’abord l’inscrire :
Si ce formateur intervient que sur le distant, cliquez ici.
Si les jours d’intervention varient, vous pouvez cliquez ici.
Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le formateur concerné.
Ainsi vous voyez immédiatement toutes ses journées d’intervention ainsi que la durée totale.
Pour annuler une intervention, cliquez dessus. Pour en ajouter une, glissez déposez la plage horaire
correspondante dans la journée souhaitée.
Un autre moyen permet de visualiser les interventions des formateurs en cliquant sur depuis l’onglet
des stagiaires inscrits.
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En cliquant sur une intervention verte, vous la supprimez et en cliquant sur une intervention rouge,
vous l’ajoutez.
Les espaces clients Pour créer un compte client, rendez-vous sur ce chapitre.
Depuis son espace, le client peut :
1. Créer, modifier et supprimer des stagiaires,
2. Visualiser les formations dans lesquelles il est inscrit et télécharger les programmes et
documents rattachés,
3. Modifier les informations le concernant (contact, organisme),
4. Visualiser l’agenda des formations,
5. Editer une synthèse Excel,
6. Télécharger divers documents.
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Rattacher un document à une formation existante Depuis l’onglet formation, il peut en cliquant sur Docs importer des documents.
S’inscrire à une formation Depuis l’onglet Agenda, il peut accéder aux formations interentreprises.
En cliquant dessus, il pourra obtenir le détail de la formation et demander son inscription ou
demander une création de formation.
Pour traiter ce type de demande, reportez vous au chapitre suivant.
Liste des documents disponibles (il ne voit
que ceux pour lesquels vous avez coché la
case « visible entreprise » depuis le
gestionnaire de document ou depuis la
convention).
Ici il peut importer de nouveaux documents.
Un mail vous sera envoyé avec un lien vers le
document.
Tout d’abord, il doit choisir une formation
existante ou une non planifiée (dans ce cas, il
devra indiquer les dates souhaitées).
Ensuite, il pourra choisir parmi ses salariés ceux
qu’il souhaite inscrire.
Pour finir, il peut commenter sa demande.
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Télécharger des documents Si vous avez joint des documents et cliqué sur depuis le gestionnaire de document, alors 2
possibilités :
1 – vous avez créé des rattachements à des clients, alors seuls ces clients y auront accès.
2 – Vous n’avez pas créé de rattachement, alors tous les clients y auront accès.
Les agendas Un agenda (widget sur le tableau de bord) permet de visualiser vos formations.
Depuis le menu Divers => « Agenda », vous pourrez accéder à tous vos agendas et également les
paramétrer.
Pour modifier les paramètres d’un agenda, cliquez sur lorsque vous êtes sur un agenda.
Selon l’agenda sur lequel vous vous trouvez, les actions sur celui-ci seront différentes. Par exemple,
sur l’agenda des salles, vous pouvez effectuer une réservation ou enregistrer un nouveau rendez-
vous, dans l’agenda des formations, vous pouvez créer des formations.
Afficher les week-end permet ou non
d’afficher les samedis et dimanches.
Heure début/H fin permet de choisir
la plage à afficher.
Hauteur permet de choisir la hauteur
de l’agenda.
Vue par défaut permet de choisir sa
vue de base.
Ecart (colonne de gauche) permet de
choisir l’unité d’espacement.
Nous modifions les paramètres de
l’agenda des salles.
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Agenda online Vous pouvez créer un agenda en ligne afin que tout le monde puisse accéder à vos formations depuis
une URL externe ou directement dans votre site.
Pour créer votre agenda, allez dans le menu Administration => Les établissements.
Cliquez sur l’établissement souhaité (chaque établissement peut avoir son agenda) puis allez sur
l’onglet Agenda en ligne.
Indiquez ici le nom de l’agenda (les espaces et caractères spéciaux seront supprimés).
Dans la partie de gauche, vous pouvez indiquer quel onglet vous souhaitez afficher.
Dans la partie de droite, vous pouvez indiquer quel mail recevra les demandes d’information (vous
pouvez en mettre plusieurs en les séparant par des ;)ainsi que le message de confirmation de
réception.
En allant sur ce lien, vous accèderez à la page suivante.
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Ici les personnes verront vos formations pour lesquelles vous avez coché la case « Agenda online »
dans le formulaire de création de formation.
Les personnes pourront donc rechercher par formation depuis la partie gauche. Le code couleurs est
celui indiqué dans les produits.
Si la personne clique sur une journée, elle pourra visualiser les onglets que vous avez indiqués
comme visualisables.
Sur l’onglet Programme, de base le programme correspond aux différents champs présents sur les
produits :
Si vous souhaitez rédiger vous-même le programme ou le copier depuis un fichier, accédez à la fiche
du produit depuis le menu Formations => Catalogue puis cliquez sur en bas du formulaire de
création d’un produit.
Une nouvelle page va alors vous permettre d’écrire ou de coller votre programme.
Notez que vous pouvez ajouter des variables :
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Si vous souhaitez, par exemple, indiquer le coût mais que celui-ci change de temps en temps, ajoutez
la variable : @cout_inter@
A chaque changement du coût inter, celui-ci se répercutera automatiquement sur tous les
programmes contenant cette variable.
Les évaluations Depuis le menu Divers => Evaluations, vous pourrez gérer vos formulaires d’évaluation de vos QCM.
Ajouter/modifier un formulaire
Pour ajouter un formulaire, cliquez ici, pour modifier un existant, ici
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Vous pouvez indiquer qui sera le destinataire du formulaire.
Une fois le formulaire créé, il faudra créer des questions, pour ce faire, cliquez sur l’onglet suivant
« Les questions »
Ceci apparaitra en début de
formulaire
Ceci apparaitra en fin de formulaire
S’il s’agit d’un QCM, vous pourrez alors indiquer quelles sont les bonnes réponses. Vous
pourrez également afficher les questions au fur et à mesure.
Dans le cas d’un QCM, cela permet
d’attribuer ce formulaire au bon produit
ainsi de l’afficher sur votre catalogue en
ligne.
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Gérer les questions Sélectionnez le formulaire ici puis cliquez ici pour ajouter une question
Les questions relatives aux modules : il y aura autant de fois la question que de module
Les questions relative aux formateurs : il y aura autant de fois la question que de formateurs inscrits
Les questions relative aux lieux : il y aura autant de fois la question que de lieux différents
Si vous décochez la question ne sera pas prise en compte dans le calcul de la
note.
Vous pouvez mettre des questions qui seront apparente
que pour certains produits. Dans cet exemple, cette question sera affiché que lors de formation SST
ou MAC SST.
De cette façon vous pouvez par exemple permettre l’auto évaluation des candidat en indiquant
comme question les objectifs de la formation.
Type de question
Question
Aperçu du rendu
Si obligatoire alors l’utilisateur sera obligé d’y répondre
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Dans le cas de QCM, vous pourrez pour chaque question indiquer la ou les bonne(s) réponse(s).
Vous pourrez aussi mettre un texte qui sera affiché s’il donne la bonne ou la mauvaise réponse.
Liste des réponses possible
Question
Cliquez ici pour afficher le texte s’il
donne une mauvaise réponse
Cliquez ici pour afficher le texte s’il
donne une bonne réponse
Ici la bonne valeur
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Lorsqu’un utilisateur répond à un QCM il verra ses réponses
Graphique d’évaluation Pour accéder au graphique, cliquez sur l’onglet Graphiques.
Vous pourrez visualiser sous forme graphique par lieux, formateurs, réponses et lieux :
Formulaire online Vous pouvez envoyer un mail aux stagiaires inscrits avec un lien vers le formulaire online.
De cette façon, le stagiaire pourra le remplir depuis une page web sans avoir à télécharger le fichier.
Si vous êtes plusieurs utilisateurs, vous pouvez indiquer dans les privilèges qui recevront l’alerte.
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Un mail type devra âtre paramétré, voici un exemple :
Vous devez indiquer ici qu’il s’agit d’un mail dédié aux évaluations puis indiquez ici quel formulaire
sera utilisé lors de l’envoi de ce mail.
Espace client Si vous ne savez pas créer d’espace client, cliquez-ici
Depuis leurs espaces, les clients vont pouvoir
1. gérer leurs stagiaires,
2. visualiser les formations dans lesquelles ils sont inscrits,
3. télécharger les documents qui y sont rattachés,
4. modifier leurs profils,
5. télécharger des statistiques Excel
Espace formateur et commerciaux Si vous ne savez pas créer d’espace formateur, cliquez-ici
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CRM Cliquez sur le menu « Divers » => « CRM
Création de commerciaux Pour créer un commercial, il suffit de créer un intervenant et de cocher la case « est un commercial »
Vous pouvez en tant qu’utilisateur vous affilier à un commercial. Pour ce faire, créez d’abord
l’intervenant avec votre nom et prénom puis cochez la case « Est un commercial » enfin il faudra
depuis le menu « Administration » => « Les utilisateurs » vous rattacher au commercial.
Attention, seul l’utilisateur principal peut accéder à cette partie du logiciel.
Désormais, lorsque vous créer des devis, passez des appels, tout sera enregistrer sous se commercial.
Gestion des objectifs Vous pouvez attribuer des objectifs à vos commerciaux comme par exemple un nombre de devis à
créer par mois ou encore un CA en devis.
Pour créer un objectif, cliquez sur
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Une fois validé, la table va se mettre à jour avec les objectifs courant :
Nous avons donc une barre de progression qui permet de visualiser rapidement les avancements.
Commerciaux pouvant passer
des appels
Choix du type d’objectif
Montant mensuel à réaliser
Année de prise en compte
Dans cet exemple, nous allons
ajouter l’objectif tous les mois
de l’année 2016 avec un
montant à réaliser de 7500€
(en devis accepté) pour le
commercial N.Biltgen
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Vous pouvez aussi visualiser par année.
Gestion des contacts Afin d’effectuer de la prospection, vous pouvez importer des contacts en masse ou manuellement.
Le sablier signifie que le contact n’a pas été transformé en client, pour le transformer, cliquez
dessus :
Vous devez alors choisir s’il s’agit d’un particulier ou d’une entreprise.
Import Pour importez un fichier, cliquez ici et choisissez votre fichier. Le fichier doit être de type .CSV
(séparateur ;).
Lors du choix du fichier à importer, le logiciel va tester votre fichier et vous proposer les colonnes
automatiquement. Ci celle-ci ne correspondent pas, il vous suffit de la sélectionner
Si vous indiquez un champ « ID » le logiciel modifiera ce contact sinon il sera ajouté.
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Gestion des campagnes Une campagne va vous permettre de suivre la prospection pour une raison précise.
Dans cet exemple, les contacts proposé pour cette campagne seront que ceux sui sont du 13 100 ou
du 81310 et qui sont de paca.
Cliquez ici pour créer votre
campagne
Choisissez quels formateurs
pourront faire des actions sur cette
campagne et une date de clôture.
Filtrer les contacts, clients et
stagiaires à prendre en compte.
Pour mettre plusieurs CP, vous
pouvez séparer par un ;
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Une fois la campagne créée, vous pouvez cliquez sur la ligne pour afficher le détail :
Commencer la prospection Pour prospecter sur une campagne, cliquez sur « Effectuer un campagne » puis choisissez la
campagne, les personnes disponibles pour cette campagne s’affiche automatiquement.
Pour prospecter une personne, cliquez ici.
Lorsqu’il s’agit d’un contact, vous pouvez mettre à jour sa fiche depuis la partie droite.
Pour démarrer l’appel, cliquez sur le chronomètre va me mettre en marche (permet de
connaitre la durée de l’appel).
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Une fois l’appel terminé, vous pouvez cliquez sur afin d’indiquez la finalité (dés que vous cliquez, le
chronomètre s’arrête).
Si la finalité est jaune (à relancer), vous devrez indiquer une date et une heure.
Ci-dessus, on voit que l’appel à durée 1minute 11, comme vous devez le relancer, vous devez
indiquez quand.
Une fois validé la ligne sera toujours apparente mais en jaune :
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Si vous cliquez à nouveau sur vous aurez l’historique des dernier appels
Vous aurez donc ici la liste des appels déjà passé et par qui.
Depuis l’onglet « Graphiques » vous pourrez visualiser les résultats par campagne et commerciaux :
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Le gestionnaire de document Un gestionnaire de document va vous permettre d’accéder rapidement à vos documents.
Vous pourrez ainsi réorganiser vos dossiers mais aussi les rattachements.
Voici la fenêtre du gestionnaire de document :
Tous vos dossiers
Paramètre des dossiers
Upload de document en masse
Module de recherche
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Liste et actions sur les dossiers
Dans la partie gauche, vous accédez à tous vos dossiers et sous dossier
Création d’un dossier
En cliquant sur Nouveau dossier, cette fenêtre s’ouvre :
Une fois validée vous aurez le résultat ci-dessous :
Surpression d’un dossier
En passant la sourit, 2 icône s’affiche comme ci-dessous :
En cliquant sur un dossier, vous affichez
ses fichiers et sous dossiers
Cliquez ici pour créer un nouveau dossier
Choix du répertoire parent
Nom du répertoire
Notre répertoire est bien ajouté
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Cliquez pour supprimer le répertoire
Cliquez pour modifier le nom du répertoire
Liste et actions sur les fichiers
Sur la liste de gauche, permet de télécharger le document.
Pour avoir des infos sur un document ou une image, il vous suffit de cliquer sur le nom :
: Vous permet de supprimer le fichier
: Permet de transférer le fichier vers un autre répertoire
Rappel général sur le document : nom –
date d’intégration et l’utilisateur qui à
intégré ce document
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Les documents peuvent être rattachés à des entités, stagiaires, produits et convention.
Certains des documents que vous avez déjà dans l’application le sont peut être déjà sans que vous le
sachiez exemple :
Les programmes de formation sont rattachés au bon sous thèmes.
Dans notre cas, on s’aperçoit que ce document est rattaché à un produit.
Si vous lié un document à un client, vous pourrez le retrouver grâce à la recherche par client :
De cette façon, et si vous avez une bonne organisation, vous pourrez retrouver tous vos documents
sans aucun problème.
=> Permettra de le déclarer comme plan d’accès dans des salles. Les plans
d’accès seront téléchargeables depuis votre agenda en ligne.
=> Permet aux entreprises ayant un compte de visualiser ce
document depuis une formation.
=> Permet aux entreprises ayant un compte de visualiser ce
document depuis l’onglet « Docs ».
La partie ci-dessous vous permet d’importer plusieurs document d’un coup en cliquant sur Upload ou
en glissez déposé dans le cadre.
Juste au dessus du cadre vous avez une liste déroulante pour choisir le répertoire dans lequel les
documents s’insèreront.
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Rattacher automatiquement les programmes de formation
Vous pouvez automatiser la fusion de fichier lors de l’édition de vos modèles.
Dans cet exemple, nous allons faire en sorte que lorsque nous éditerons des conventions d’anglais,
le programme se fusionne automatiquement.
Commencez par importer votre programme dans le répertoire programme par exemple.
Ensuite, cliquez sur le fichier puis cochez les modèles dans lesquels il devra se fusionner.
Enfin, vous pouvez valider
Maintenant, à chaque édition de convention, le programme se fusionnera.
Cela ne convient pas tout à fait car nous devons lui indiquer pour quelle formation ce programme
devra s’éditer (si le programme anglais s’édite pour l’italien on va avoir des problèmes !).
Pour ce faire nous allons ajouter un rattachement :
Maintenant notre programme s’éditera seulement dans le cas d’édition de convention pour de
l’anglais.
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Si vous souhaitez générer le programme via un modèle, il faudra d’abord créer le modèle puis cliquez
ici puis ici ensuite vous pourrez définir avec quel modèle le programme doit se joindre.
Gestion des appels Depuis la nouvelle certification 2017 il est demandé de garder une trace des appels entrant.
Nous avons développé un module simple et efficace pour répondre à cette demande.
Pour enregistrer un appel entrant ou sortant, cliquez sur le rouage bleu en haut à droite du logiciel
puis sur Gestion d’appels.
Ensuite vous pourrez visualiser tous les appels et les exporter en Excel en cliquant sur
Gestion des remises de chèque Vous pouvez enregistrer les remises de chèques afin de faciliter par la suite le pointage des
encaissements par chèque.
Type d’appel
Indiquez le type le personne que vous
appelez ou qui vous a appeler puis le numéro
Décrivez l’appel
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Pour enregistrer une nouvelle remise de chèques, cliquez sur le rouage bleu en haut à droite du
logiciel puis sur Remise de chèque.
Le montant doit donc correspondre au moment de votre remise de chèque.
Vous pourrez ensuite extraire en Excel ou visualiser vos remises en cliquant ici
Intégration de formulaires pdf
Formulaire existant Vous pouvez intégrer des formulaires personnels ou des demandes de prise en charge d’OPCA par
exemple.
Certain existe déjà dans le logiciel, pour en importer un, suivez la procédure ci-dessous.
Allez dans le menu Divers -> modèle puis dans l’onglet Gérer mes modèles.
Nous allons créer un type de modèle nommé DPC qui contiendra les demandes de prise en charge
des OPCA.
Mettez ici dpc puis faites OK
Indiquez la date de dépôt en banque et un
numéro de remise. Si vous laissez vide, il
attribuera lui-même un numéro de remise.
Pour ajouter un chèque, allez sur le champ
Facture, mettez le numéro de facture pressez
Entrée puis modifiez le montant si besoins
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Cliquez sur la ligne qui vient de se créer pour ajouter un nouveau modèle que nous allons apeller
Fafih :
Une fois la ligne créer, cliquez sur les yeux
Cela vous affiche les modèles que vous pouvez importer cliquez ici sur la ligne souhaitez
Maintenant vérifier le destinataire du document, revenez dans l’onglet Mettre à jour mes modèles
puis sélectionnez ce nouveau modèle :
Regardez à droite et sélectionnez le bon destinataire (dans le cas du Fafih, la demande est faites pour
l’ensemble des stagiaires, nous devons donc choisir Entreprise/Particulier :
= 1 édition pour l’ensemble des inscrits du client
= 1 édition par stagiaire
Maintenant, vous pouvez aller dans une formation pour éditer le document :
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Vous aurez donc votre formulaire pré-rempli.
Création d’un formulaire Si vous créez votre formulaire, il faudra alors mettre en ID des champs le nom des variables
Voici un exemple avec Nitro pro :
Nous avons ici 2 champs :
Celui du haut est nommé @nomform@ donc aura comme valeur le nom de la formation
Celui du bas est nommé @denomcli@ donc aura comme valeur le nom du client.
Pour l’importer, faite comme pour les modèles Word ou Excel.
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Afficher les dates de formation d’un devis Si vous créez un devis pour un client pour une formation qui n’existe pas, vous pourrez à présent
faire apparaitre l’information sur l’agenda des formations.
Pour apparaître, le devis doit être en attente.
Lorsque vous créez votre devis, cliquez ici pour faire apparaitre ce cadre
Remplissez les champs de ce cadre, à présent ces dates apparaissent sur votre agenda.
Gestion des checklists Les checklists vous permettent de gérer des tâches par formation/convention/client inscrit etc…
Pour gérer vos checklists, allez sur une formation puis cliquez sur Checklist (le bouton est également
présent sur le Widget du tableau de bord)
Sur la table de gauche, vous avez vos checklists et à droite les questions de chaque checklist
Nous allons créer plusieurs checklists pour l’exemple :
1 pour chaque convention il faudra vérifier que la convention est signée au moins 6 jours avant la
formation, envoyer la facture après la formation.
Seulement si c’est une formation SST et MAC SST on ajoute qu’on doit envoyer les certificats.
Pour faire ça nous allons d’abords créer la checklist :
Le 28/06/2017 Page 104
Maintenant, cliquez sur la ligne pour créer les étapes :
conventio
Voici ce que vous devriez avoir :
A présent, inscrivez un client dans une formation puis cliquez sur checklist.
Permet de supprimer la ligne
Vous indique que cette étape est à faire (la date limite est dépassée) (cliquez pour modifier l’état)
Indique que l’étape est traitée (cliquez pour modifier l’état)
Indique que l’étape doit être traité mais n’a pas dépassé la date limite. (Cliquez pour modifier
l’état)
Vous pouvez manuellement ajouter des étape en cliquant ici
Vous pouvez modifier le nom, la date limite, la date de réalisation et commenter
Vous pouvez également créer des étape sur les clients hors des formation.
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Pour exemple vous pouvez définir une checklist lorsque vous avez un appel d’un client qui souhaite
une formation :
1 – envoyer le devis
2 – rappeler 10 jours après
3 – rappeler 30 jours après
Voici comment le créer :
Pour accéder aux checklist client, vous devez soit utiliser le widget du tableau de bord ou sur la
colonne sur la liste des clients.
Choisissez la checklist
Choisissez le client et
validez
Cliquez ici
Le 28/06/2017 Page 106
Les dernières modifications Le 27/06/2016
Ajout du chapitre : Les évaluations
Le 30/06/2016
Ajout du chapitre : CRM
Ajout du chapitre : Le gestionnaire de document
Ajout du chapitre : Variable image
Le 05/09/2016
Ajout du chapitre : Mail en masse
Le 07/09/2016
MAJ du chapitre : Le gestionnaire de document
Ajout du chapitre : Rattacher automatiquement les programmes de formation
Le 04/11/2016
Ajout du chapitre : Gestion des rapports
Ajout du chapitre : Gestion des envois de mails
Ajout du chapitre : Gestion multi-adresse
Le 08/11/2016
Ajout du chapitre : Gérer les couts par stagiaire
Cliquez ici
Le 28/06/2017 Page 107
MAJ du chapitre : Modifier les paramètres de facturation
Ajout du chapitre : Gérer les conventions de nommage
Le 28/11/2016
Ajout du chapitre : Catalogue en ligne
Le 09/01/2017
Ajout du chapitre : Gérez les libellés des agendas
Ajout du chapitre : Rattacher un modèle de facture à un client ou plusieurs clients
Ajout du chapitre : Créer un modèle unique
Le 21/01/2017
Ajout chapitre : Importer vos formations sur Google calendar
Le 23/01/2017
Ajout chapitre : Importer vos rendez-vous de Google calendar su Galaxy
Le 28/02/2017
MAJ du chapitre : Les évaluations
Le 13/04/2017
Ajout du chapitre : Gestion des appels
Ajout du chapitre : Gestion des remises de chèque
Ajout du chapitre : Intégration de formulaires pdf
Le 23/06/2017
Ajout du chapitre : Gestion des diplômes
Le 28/06/2017
Ajout du chapitre : Afficher les dates de formation d’un devis
Le 30/06/2017
Ajout du chapitre : Attribuer plusieurs comptes comptables à 1 un produit
Le 27/07/2017
Ajout du chapitre : Gestion des checklists
Le 28/06/2017 Page 108
