Le catalogue des fichiers CATFICH · 2011-07-01 · PPDT et JMH - avril 2011 Le catalogue n'est pas Big Brother Le catalogue ne recense pas le contenu des fichiers. Interroger le

Le catalogue des fichiers

14 avril 2011

CATFICH

PPDT et JMH - avril 2011

Plan de la présentation

Préambule1. Objectifs2. Cibles

– Les Principes– La Pratique

3. Cohérence– Conseils– La solution "citoyenne"

4. Fréquence5. Conclusion


PREAMBULE (rajouté)

1. Le catalogue n'est pas "Big Brother" .2. Le catalogue recense les structures et pas

le contenu des fichiers.3. Comment se fait alors l'accès au contenu

des fichiers ? 4. Les déclarations.5. En résumé.


Le catalogue n'est pas Big Brother

Le catalogue ne recense pas le contenu des fichiers.

Interroger le catalogue ne permettra pas de connaitre le montant de la retraite de M. Guillaume Tell, rue des arbalètes 12, Genève.


Le catalogue recense les structures et pas le contenu des fichiers

C'est-à-dire le contenant, l'enveloppe des fichiers, la liste des champs de données contenus dans le fichier.

Il permet de connaitre la nature des informations du fichier, mais pas les informations elles-mêmes.

– Montant retraite mais pas 2000 CHF

– Sexe mais pas masculin– Nom mais pas Schmidt


Comment se fait alors l'accès au contenu des fichiers ?

Le citoyen trouvera sur le web la liste des fichiers susceptibles de contenir des informations personnelles le concernant, grâce à des outils de recherche adaptés.

Il ne trouvera pas directement ces informations ( diagnostic, montant retraite, courriel par exemple ) sur le web.

Pour connaitre le détail des informations le concernant (le contenu des fichiers) il devra ECRIRE à l'institution qui lui répondra.


Les déclarations

Se font quant vous créez un fichier ou demander l'accès à un fichier existant ailleurs.

De gros changements de structure de fichier imposeront une nouvelle déclaration.

Mais le fait qu'une nouvelle personne intègre le fichier des Sapeurs-Pompiers de Meyrin, par exemple, ne constitue pas un motif de nouvelle déclaration :

– car il s'agit là du contenu du fichier qui n'est pas du ressort du catalogue.


En résumé du préambule :

Le catalogue informe du contenu des fichiers et de l'adresse des propriétaires détenteurs de ces fichiers.

Il ne contient pas les informations réellement contenues dans les fichiers.

Il permet aux institutions de dialoguer et de collaborer.

Il permet au citoyen de savoir où s'adresser pour connaitre et vérifier les informations personnelles susceptibles de le concerner dans les institutions soumises à la loi genevoise.

Le catalogue est insensible à l'entrée de nouvelles personnes dans un fichier.

Il ne bouge que si de nouvelles informations sont susceptibles d'être enregistrées dans un fichier ( ex : nouveau numéro AVS 13 doit être légalement référencé ).


1 Objectifs du catalogue

Le préposé cantonal (PPDT) dresse et tient à jour un catalogue des fichiers des institutions publiques, comportant les précisions utiles sur les informations traitées, la base légale de leur traitement, leur état de validité ou la fréquence de leur mise à jour et de leur épuration, et leur accessibilité.

Les fichiers éphémères ne recensant ni données personnelles sensibles ni profils de la personnalité sont exemptés de l’enregistrement au catalogue des fichiers.

Le catalogue des fichiers est public et rendu facilement accessible.

(LIPAD)

ppdt


2 : Cibles : Les Principes

A) La déclaration B) Quoi C) ResponsabilitéD) Comment

"Les principes sont aux lois ce que les lois sont aux faits."


A) La déclaration

Les raisons d'être du catalogue– Protéger les données

personnelles– Améliorer la transparence

Ce qui doit motiver une déclaration

– Existence de fichiers à déclarer

– Intérêts réciproques– Travail collaboratif

Les bénéfices attendus– Meilleure connaissance et

meilleur partage de l'information entre institutions

– Meilleure information du public

PRINCIPES

ppdt


B) Quoi déclarer

Quelques définitions

Les fichiers à déclarer

Ceux à ne pas déclarer

PRINCIPES

ppdt


Quelques définitions

Fichier : tout système destiné à réunir, sur quelque support que ce soit, des données personnelles d’un segment de population déterminé, et structuré de manière à permettre de relier les informations recensées aux personnes qu’elles concernent

Donnée personnelles : données personnelles (ou données), toutes les informations se rapportant à une personne physique ou morale de droit privé, identifiée ou identifiable

Données sensibles : données personnelles sensibles, les données personnelles sur :

– 1° les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques, syndicales ou culturelles,

– 2° la santé, la sphère intime ou l'appartenance ethnique,

– 3° des mesures d'aide sociale, – 4° des poursuites ou sanctions pénales ou

administratives

Profil de personnalité : profil de la personnalité, un assemblage de données qui permet d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d’une personne physique

PRINCIPES

ppdt


4 types de fichiers dans le catalogue

1 Données personnelles incontestables

2 Annuaires (identité- adresse seulement)

3 Résultats statistiques (non nominatifs)

4 Catalogue ou inventaire de produits (listes avec très peu de données personnelles)

PRINCIPES

ppdt


Les fichiers à ne pas déclarer

Fichiers éphémères ne contenant pas de données personnelles sensibles

Fichiers ne contenant pas de données personnelles

Fichiers de travail à usage personnel

PRINCIPES

ppdt


C) Répartition des rôles

PRINCIPES

Déclaration des fichiers

Responsables LIPAD et SI des

institutions

Conseils aux déclarantsPublication des fichiers

PPDT

ppdt

Une répartition simple et claire des rôles


D) Comment déclarer

Un outil dédié : CATFICH solution de gestion

1. Typologie2. Structure3. Données4. Liens entre

déclarations5. Contraintes6. Facilités

PRINCIPES


1) Typologie de déclaration

Consultation : pour visualiser les données d'un fichier externe,

Transmission : pour utiliser des données externes et de les reprendre dans vos propres fichiers,

Création : pour créer un nouveau fichier.

Attention à bien choisir

PRINCIPES


Les différences entre les 3 typologies

PRINCIPES

Données disponibles

Données visibles

CONSULTATION

Données disponibles

Données utilisables

TRANSMISSION

CREATION DE FICHIER

Lien informel ou .csv

Lien formel

Lien formel

Chez les autres

Chez vous

Les données accédées ne changent pas de noms

Les noms des données sont libres,

modifiables et conformes à votre

métier

Données du service


2) Structure d'une déclaration

Une entête :– Description du fichier, catégories

de données (mots-clefs) : champs obligatoireschamps obligatoires

– Bases légales, type et nom de fichier, objet

– Remarques

Des lignes de données : (1 ligne au minimum)

– Simples lignes de texte avec indentation(s) possibles

– Facilités de saisie et de récupération pour un usage ultérieur

PRINCIPES


3) Les données

Sont de simples lignes de texte

Regroupables avec des niveaux d'indentation

Pas de bibliothèque de libellés à gérer

Pas de mots-clefs à mettre sur les données

PRINCIPES


4) Les liens entre déclarations

Une déclaration de création peut être reliée par un lien mère-fille à une ou plusieurs déclarations de consultation ou de transmission.

Inversement, une déclaration de consultation ou de transmission n'est reliée qu'à UNE et UNE SEULE déclaration de création par un lien fille- mère.

PRINCIPES

NON !


Matérialisation des liens

PRINCIPES

Lien mère vers fille


5) Les quelques règles à respecter

Découplage des opérations de déclarations :

– Demandes d'accès : Transmission/Consultation

– Demandes de création

Une demande d'accès ne fait appel qu'à un seul fichier déjà publié.

Avantages :

– Pas de mélange des genres– Simplicité de gestion

PRINCIPES


6) Des facilités pour déclarer

Des outils de gestion et d'indentation pour faciliter le regroupement des données sans gérer un objet Rubrique

Des imports et exports des lignes de données en fichier .csv / Excel

– Possibilités ainsi de reprendre rapidement des données d'une déclaration à une autre.

Accès au Recueil Systématique Genevois pour choisir les bases légales

Possibilité de transfert d'une déclaration vers une autre unité organisationnelle (service)

Historisation des évènements

Etc.…

PRINCIPES

ppdt


Outils de gestion et indentation des données

Outils de déplacement haut-bas et d'indentation droite et gauche

Ajout ou suppression de lignes

Données regroupées sous une donnée de regroupement

PRINCIPES


Import / export des donnéesPRINCIPES


Accès au RSG pour les bases légales

PRINCIPES

ppdt


Historique des actions - évènements

PRINCIPES


2 : Cibles : La Pratique

A) Déclarer votre tout nouveau fichier

B) Faire évoluer vos fichiers

C) Effectuer des recherches

D) Connaitre le cycle de vie des déclarations

E) La reprise des données

F) Le planning des prochaines semaines

PRATIQUE


A) Déclarer votre tout nouveau fichier

1. Identifier vos besoins en amont

2. Anticiper les besoins de vos partenaires en aval

3. Identifier les données de votre fichier qui sont à déclarer

4. Structurer votre fichier en conséquence

PRATIQUE


1) Identifier vos besoins en amont

Faites autant de déclarations d'accès (transmission/consultation) que nécessaire (1 par fichier accédé)

Les noms des données accédées resteront inchangés.

PRATIQUE


2) Anticiper les besoins de vos partenaires

Faciliter le travail de vos partenaires autant que faire se peut

Un jour vous êtes client, un jour fournisseur…

Collaborez !

PRATIQUE


3) Identifier les données de votre service

Choisissez le juste niveau de granularité des données, entre

– Précision …..nécessaire– Superflu ……à éviter

De manière : – à ne pas devoir redéclarer

au moindre changement applicatif

– à fournir la qualité de service indispensable à vos partenaires

Les noms des données seront ceux de votre contexte métier habituel.

PRATIQUE


4) Structurer vos fichiers en conséquence

Créer des niveaux de regroupement pour préciser à qui ou à quoi se rapportent les données d'en dessous.

Utiliser Excel et les fichiers .csv pour préparer vos longues listes de données à importer.

PRATIQUE


B) Faire évoluer vos fichiers

Pour simplifier les schémas :– Une demande publiée ne

pourra pas être ensuite complétée,

– Il faudra faire un "Annule et Remplace",

L'ancienne déclaration sera périmée,

La nouvelle demande publiée la remplacera,

– Les liens de type "Annule et remplace" ou "Remplacée par" seront visibles sur les déclarations.

PRATIQUE

Maitriser vos évolutions !!!


C) Effectuer des recherches

OUI : Sur l'entête des déclarations

– Description, objet, nom de fichier, référence, etc.…

– Statut de déclaration– Catégories et sous-

catégories de donnée– Catégories d'organe déclarant – Organes déclarants

Pas sur les lignes

– Compensé par les catégories et sous-catégories de données

PRATIQUE


Des recherches puissantes mais simples, sur deux onglets

Déclarant

PRATIQUE


Les catégories de données

Evitent d'attacher des mots clés à chaque ligne de donnée

Permettent de réduire le nombre d'actions sans diminuer la qualité de la déclaration

Simplifient beaucoup la saisie et les recherches

Il y a actuellement une vingtaine de catégories, chacune ayant jusqu'à 10 sous-catégories.

PPDT est responsable de la gestion des catégories et sous-catégories.

PRATIQUE

ppdt


Les catégories d'organes déclarants

Permettent de typer les déclarants, créateurs ou demandeurs de fichiers.

La catégorie est rattachée à l'organe déclarant (Unité organisationnelle - Service)

PPDT est responsable de la gestion de ces catégories d'organes déclarants)

Catégorie d'organe déclarant

PRATIQUE

ppdt


D) Le cycle de vie d'une déclaration

PRATIQUE

DEBUT FIN


E) La reprise des données

> 1100 déclarations reprises des ACE

– Catégorisation des données– Format de données

simplifié– Fichiers typés– Attribution à des services

Numérotation différente / ACE.

A revoir par les différents responsables, soit :

– Laissées telles quelles,– Annulées et remplacées.

PRATIQUE


F) Le planning des prochaines semaines

29 avril : limite de réception des informations et coordonnées des déclarants.

2 mai : mise en exploitation : CATFICH est mis à la disposition des déclarants.

Printemps-Eté : travail des déclarants.

Octobre : mise en exploitation de la solution web destinée au grand public.

PRATIQUE

ppdt


3 Cohérence : conseils

1. Le bien fondé de déclarer .. ou pas

2. Vous n'êtes pas seuls..

3. Déclarez bien4. Soumettez5. Communiquez6. Faites évoluer

CONSEILS


1) Le bienfondé de la déclaration

Examinez bien les conditions de la LIPAD

Questionnez PPDT

Consultez vos partenaires habituels

Elaborez votre stratégie en conséquence

CONSEILS


2) Vous n'êtes pas seuls

Regardez ailleurs, collaborez– Faites une ou plusieurs

demandes d'accès :

Demande de consultation : si vous voulez uniquement consulter des informations sans pour autant vouloir créer un fichier chez vous,

Demande de transmission : si ces informations doivent vous être communiquées pour servir à constituer votre propre nouveau fichier,

Respectez les règles,

Utilisez les outils de facilitation.

CONSEILS


3) D E C L A R E Z B I E N !

Pour créer votre nouveau fichier

Mélanger les ingrédients – Données externes, par une

ou plusieurs Demandes de Transmission

– Données internes, qui vous sont propres

Vous pouvez renommer les données externes (avec import fichier .csv si besoin)

Les liens entre la ou les déclarations de transmission utilisées et la déclaration de création que vous bâtissez restent informels, pour éviter de gérer un "cascading" sans fin de déclarations.

CONSEILS


4) S O U M E T T E Z !

Votre fichier une fois construit, vous devez en soumettre la déclaration à PPDT.

PPDT pourra :– Vous la faire modifier si

besoin– La refuser pour des raisons

techniques uniquement– La valider : la déclaration

sera publié et rendue publique

CONSEILS


5 ) Validé : PPDT P U B L I E !

Rôle de PPDT

Distinguer– Existence

physique du fichier

– Déclaration du fichier

CONSEILS

ppdt


6) Plus tard, faites évoluer !

Cela se fera par des "Annule et Remplace".

Les données de la déclaration à remplacer vous seront reproposées.

Vous pourrez les corriger, compléter et soumettre une nouvelle déclaration.

Nombreuses facilités offertes

CONSEILS


3 : Cohérence : La solution citoyenne

La solution CATFICH gestion fournit les informations utiles à la solution dite "citoyenne".

Cette solution citoyenne est celle qui sera mise à la disposition du public, sur le web en octobre prochain.

Elle permettra au citoyen de savoir où s'adresser pour connaitre, vérifier et si besoin, faire rectifier les données personnelles éventuelles le concernant.


Une idée de l'interface citoyenne

La solution citoyenne

1) Recherche par organe déclarant

•Clic sur drapeau relatif à l'organe déclarant dans un carrousel

•La liste des fichiers s'affichera en dessous

•Un clic sur le fichier permet d'obtenir les coordonnées du déclarant


Une idée de l'interface citoyenne

La solution citoyenne

2) Recherche globale

• Choix possible dans trois colonnes

1. Catégories de donnée

2. Catégories de déclarant

3. Nom du déclarant

• Choix possible d'une catégorie ou d'une sous-catégorie dans un champ de recherche en haut à droite.

• La liste des fichiers s'affichera en dessous en conséquence.

Catég. de donnée Catég. de déclarant Déclarant

Champ de recherche


4 Fréquence

Quand survient un réel besoin

– de consulter un fichier,– d'utiliser un fichier,– de créer un nouveau

fichier.

Ne surdéclarez pas :– adapter la structure de

la déclaration en conséquence

– échangez et communiquez avec vos partenaires avant de déclarer


5 Conclusion

Une solution puissante mais compacte

Faites simple !

Restez ZEN, vous ne faites :

– ni des déclarations de guerre,

– ni des déclarations d'amour ( un peu plus tout de même ! )

Garder en tête l'objectif et l'esprit de la LIPAD


Pour plus de précisions

Questions générales

PPDTT. + 41 22 546 52 40 [email protected]

Questions techniques

JM Hautecoeur (CHA / OSI)T. + 41 22 546 52 [email protected]

mailto:[email protected]


Merci pour votre attention !

Questions ?

Documents

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