BIBLIOTHEQUE COMMUNALE DE BIÈVRE

Catalogue en ligne ICA-AToM

Manuel d’utilisateur

Rédigé par Emilie Brasseur

05/01/2016

1

TABLE DES MATIÈRES

AU SUJET D’ICA-ATOM ........................................................................................................ 3

ACCÈS AU CATALOGUE EN LIGNE ICA-ATOM .............................................................. 3

MENU PARCOURIR ................................................................................................................ 5

Description archivistique ........................................................................................................ 5

Définition ........................................................................................................................... 5

Fichier d’autorité .................................................................................................................... 5

Définition ........................................................................................................................... 5

Institution de conservation ..................................................................................................... 6

Définition ........................................................................................................................... 6

Fonctions ................................................................................................................................ 6

Définition ........................................................................................................................... 6

Sujets ...................................................................................................................................... 6

Définition ........................................................................................................................... 6

Lieux ....................................................................................................................................... 6

Définition ........................................................................................................................... 6

Objets numériques .................................................................................................................. 6

Définition ........................................................................................................................... 6

DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE .......................................................................................... 7

Parcourir les descriptions archivistiques ................................................................................ 7

Page de consultation du fonds ................................................................................................ 7

Définition ........................................................................................................................... 7

Eléments des pages de consultation ................................................................................... 8

Titre du fonds ................................................................................................................. 8

Informations sur le fonds ................................................................................................ 9

Objets numériques .......................................................................................................... 9

Pièces du fonds ............................................................................................................... 9

Page de consultation des pièces ........................................................................................... 10

Définition ......................................................................................................................... 10

Eléments de la page de consultation................................................................................. 10

Titre de la pièce ............................................................................................................ 11

Objet numérique ........................................................................................................... 11

Informations sur la pièce .............................................................................................. 11

Autres pièces du fonds ................................................................................................. 11

FICHIER D’AUTORITÉ ......................................................................................................... 12

INSTITUTION DE CONSERVATION .................................................................................. 14

2

SUJETS .................................................................................................................................... 15

Page de consultation des sujets ............................................................................................ 16

LIEUX ...................................................................................................................................... 18

Page de consultation des lieux ............................................................................................. 19

OBJETS NUMÉRIQUES ........................................................................................................ 21

Page de consultation des objets numériques ........................................................................ 21

RECHERCHE SIMPLE ........................................................................................................... 22

Page de résultat de recherche ............................................................................................... 23

RECHERCHE AVANCÉE ...................................................................................................... 24

3

AU SUJET D’ICA-ATOM

ICA-AtoM (Access to Memory) est un logiciel open source qui permet aux institutions de

mettre en ligne les descriptions de leurs fonds d'archives, conformément à ISAD(G) et aux

autres normes de description de l'ICA. Il est conçu pour être multilingue. Ce projet joue un

rôle considérable dans la réalisation de la vision du Conseil International des Archives

d'utiliser les nouvelles technologies pour améliorer l'accès aux archives.

ACCÈS AU CATALOGUE EN LIGNE ICA-ATOM

Pour accéder au catalogue en ligne ICA-ATOM, il faut noter l’adresse Internet suivante :

http://ica-atom.bievre.be/

4

5

MENU PARCOURIR

Description archivistique1

Définition

Une description archivistique est un ensemble d'informations sur un ou des documents

d'archives. Les descriptions donnent des informations contextuelles sur les documents

d'archives et sont organisées en niveaux hiérarchiques (fonds, séries, dossiers, pièces, et des

variantes de ces niveaux en conformité avec les normes des institutions). Dans ICA-AtoM, les

éléments de données utilisés pour décrire les documents d'archives sont dérivés de la Norme

générale internationale de description archivistique de l'ICA (ISAD).

Fichier d’autorité2

Définition

Dans ICA-AtoM, les notices d'autorité sont des ensembles d'informations sur des acteurs -

collectivités, personnes ou familles - qui interagissent avec les documents d'archives,

habituellement comme producteurs. Les éléments de données utilisés pour décrire des notices

d'autorité sont basés sur la Norme internationale de l'ICA pour les notices d'autorité

(Collectivités, personnes, familles) (ISAAR).

1 Voir Description archivistique, p. 5 à 9. 2 Voir Fichier d’autorité, p. 10 à 11.

6

Institution de conservation

Définition

Une institution de conservation est "un organisme qui détient et préserve des documents

d’archives et les rend accessibles au public." (glossaire de la norme ISDIAH). Dans ICA-

AtoM, les éléments de données utilisés pour décrire ces institutions sont basés sur la Norme

internationale de l'ICA pour la description des institutions de conservation des archives

(ISDIAH)3.

Fonctions

Définition

Une fonction est un type d'entité décrivant les activités en relation avec la production, la

gestion et l'utilisation d'archives. Les fonctions dans ICA-AtoM sont liées à des descriptions

archivistiques, des notices d'autorité et d'autres fonctions. Dans ICA-AtoM les champs pour

décrire les fonctions sont tirées de la Norme internationale pour la description des fonctions

(ISDF).

Sujets4

Définition

Dans ICA-AtoM, les sujets sont des termes de vocabulaire contrôlé regroupés dans un

référentiel5 et utilisés comme points d'accès dans des descriptions archivistiques.

Lieux

Définition

Dans ICA-AtoM, un lieu est une localisation géographique enregistrée dans un référentiel et

utilisé comme point d'accès dans des descriptions archivistiques, des notices d'autorité et des

descriptions de services d'archives6.

Objets numériques

Définition

Les objets numériques sont des fichiers informatiques qui peuvent être téléchargés dans ICA-

Atom et affichés par l'application. Ils comprennent les images numérisées, les photographies

numériques, les fichiers sons et images animées et d'autres items numérisés ou nativement

numériques.

3 Voir Institution de conservation, p.12 à 13. 4 Voir Sujets, p. 14 à 16. 5 Un référentiel est un groupement de termes de vocabulaire contrôlé utilisé pour générer des listes de valeurs et

des points d’accès. 6 Voir Lieux, p. 17-19.

7

DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE

Parcourir les descriptions archivistiques

Pour accéder aux descriptions archivistiques, cliquer sur Description archivistique du Menu

Parcourir.

Sur cette page, on retrouve les intitulés des fonds, leur niveau7 ainsi que le service d’archives

auquel appartiennent les fonds. Ainsi, les Archives privées de Louis Baijot sont décrites au

niveau Fonds et sont conservées dans le Centre de documentation historique de Bièvre.

Page de consultation du fonds

Définition

Le fonds est une unité archivistique définie comme l'ensemble des documents quels que

soient leur type et leur support, créé ou reçu de manière organique et utilisé par une personne

physique ou morale, dans l'exercice de ses activités8.

7 Il peut y avoir plusieurs niveaux : fonds, séries, dossiers et pièces. 8 Glossaire de la Norme générale internationale de description archivistique ISAD (G).

8

Eléments des pages de consultation

Lorsqu’on clique, par exemple, sur le lien hypertexte Archives privées de Louis Baijot, on

accède à la page de consultation de ce fonds.

Titre du fonds

Ici, Fonds BE Centre de documentation historique de Bièvre/LB – Archives privées de Louis

Baijot.

Informations

sur le fonds

Objets

numériques

Pièces

du fonds

Titre du

fonds

9

Informations sur le fonds

Les informations sur le fonds sont basées sur la Norme générale internationale de description

archivistique ISAD (G).

Objets numériques

Pour accéder à l’objet numérique, cliquer sur le rectangle blanc qui représente l’objet

numérique (1). On accède à la page de consultation de la pièce9. Le titre de l’objet est indiqué

en-dessous. Pour circuler d’un objet numérique à l’autre, vous pouvez faire le curseur en-

dessous (2).

Pièces du fonds

Pour accéder à une pièce du fonds, cliquer sur le lien hypertexte de la pièce. On accède à la

page de consultation de la pièce10. Pour descendre plus bas dans la liste des pièces, cliquer sur

l’icône

9 Voir page 8 10 Voir page 8

1

2

10

Page de consultation des pièces

Définition

La plus petite unité intellectuelle d'archives, par exemple une lettre, un mémoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore.

Eléments de la page de consultation

Titre de la

pièce

Objet

numérique

Informations

sur la pièce

Autres pièces

du fonds

11

Titre de la pièce

Ici, Pièce BE Centre de documentation historique de Bièvre/LB2 – A cazant d’obit et d’obiit.

Objet numérique

Cliquer sur le rectangle où il est indiqué No Reference Representation Available pour accéder

directement au fichier image ou texte mis en ligne.

Informations sur la pièce

Les informations sur la pièce sont basées sur la Norme générale internationale de description

archivistique ISAD (G).

Autres pièces du fonds

Les autres pièces du fonds sont indiquées à gauche de la zone

d’informations sur la pièce. Pour accéder aux autres pièces, cliquer

sur le lien hypertexte de la pièce.

12

FICHIER D’AUTORITÉ

Pour accéder aux fichiers d’autorité, cliquer sur Fichier d’autorité du Menu Parcourir.

Cette page reprend l’ensemble des producteurs. Il s’agit de l’individu, famille ou personne

morale qui a créé ou reçu et/ou conservé des archives dans le cadre de ses activités

personnelles ou morales. Ne pas confondre avec le collectionneur11.

11 Glossaire de la Norme générale internationale de description archivistique ISAD (G).

13

Lorsqu’on clique, par exemple, sur Baijot Louis (1924-2013), on retrouve l’ensemble des

pièces sur lesquelles Louis Baijot exerce une fonction de producteur.

14

INSTITUTION DE CONSERVATION

Pour accéder aux institutions de conservation, cliquer sur Institution de conservation du Menu

Parcourir.

Le Centre de documentation historique de Bièvre est la seule institution de conservation.

15

SUJETS

Pour accéder aux sujets, cliquer sur Sujets du Menu Parcourir.

Indication

du nombre

de sujets

Intitulé des

sujets avec

le nombre

de

documents

liés au sujet

16

Page de consultation des sujets

Par exemple, lorsqu’on clique sur Guerre mondiale (1914-1918) avec 22 documents liés, on

arrive à cette page. Seuls deux documents sont repris ici.

17

Pour un document lié au sujet, on retrouve :

Pour accéder au document, cliquer sur le titre du document. Ici, Baillamont (Oisy). Autre

tentative de meurtre.

Titre

Code de référence

Date

Niveau de description

Institution de

conservation

Fait partie de

18

LIEUX

Pour accéder aux lieux, cliquer sur Lieux du Menu Parcourir.

Intitulé des

sujets ainsi

avec le

nombre de

documents

liés au lieu

Indication du

nombre de lieux

19

Page de consultation des lieux

Par exemple, lorsqu’on clique sur Graide (Bièvre) avec 11 documents liés, on arrive à cette

page. Seuls deux documents sont repris ici.

20

Pour un document lié au sujet, on retrouve :

Pour accéder au document, cliquer sur le titre du document. Ici, Cour d’assises de Dinant.

L’affaire Collard de Graide.

Titre

Code de

référence

Date(s)

Niveau de

description

Institution de

conservation

Fait

partie de

21

OBJETS NUMÉRIQUES

Pour accéder aux objets numériques, cliquer sur Objets numériques du Menu Parcourir.

Page de consultation des objets numériques

Par exemple, lorsqu’on clique sur Texte avec 87 documents liés, on arrive à cette page.

Pour connaitre le titre du fichier et le fonds auquel il appartient, passer la souris sur les

rectangles blancs des

objets numériques.

Types de

support avec

le nombre de

documents

liés au

support

Titre du

document avec le

nom du fonds

auquel il

appartient

22

RECHERCHE SIMPLE

Avant toute recherche, choisissez l’interface française.

1. Saisissez une requête dans la barre de recherche. Par exemple, Bièvre.

2. Cliquer sur l’icône loupe à droite de la boite ou appuyer sur la touche Enter du

clavier.

3. Le logiciel ICA-ATom fait une recherche dans tous les champs de toutes les descriptions

archivistiques et affiche les résultats sur la page de résultats de recherche.

Choix

du

français

Barre de

recherche

23

Page de résultat de recherche

Lorsque vous cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Enter du clavier, vous

arrivez à la page de résultat de recherche.

Cliquez sur le titre du document pour accéder à la description complète du document.

Nombre de

résultats

Description du

document

24

RECHERCHE AVANCÉE

1. Cliquer sur le lien Recherche avancée situé au-dessus de la boîte de recherche

principale.

25

Sur la page de recherche avancée, vous pouvez :

1. Sélectionner un opérateur et, ou, sauf, dans le menu déroulant

2. Ajouter un (des) terme(s) de recherche dans la boite de texte libre.

3. Sélectionner un champ spécifique de la liste déroulante pour y faire une recherche

4. Sélectionner terme (mot-clé) ou expression (phrase)

5. Cliquer sur Rechercher

1 2 3 4

5