Embed Size (px)
Citation preview
Le Compagnon
Manuel de référence
Révision décembre 2007
Notes et droits d'auteur © Solutions Logistik. Tout droit réservé. Ce document ainsi que le logiciel décrit à l'intérieur de ces pages, sont protégés par les lois sur les droits d'auteur. Ce document ne peut être, en tout ou en partie, reproduit, transmit, transcrit ou traduit dans aucune langue sous aucune forme que ce soit sans le consentement écrit de "Solutions Logistik". Marque de Commerce IBM est une marque déposée de International Business Machines Corporation, Microsoft est une marque déposée de Microsoft Corporation, toutes autres marques appartenant aux propriétaires respectifs. Enfantin ainsi que le logo du K inversé sont des marques de commerce de Solutions Logistik. Garantie Limitée du logiciel Solutions Logistik garanti les disquettes ou cd-rom (ci-après nommés CD) physiques exempts de toutes défectuosités matérielles et de main-d’œuvre pour une période de trente (30) jours à partir de la date de réception. Dans l'éventualité Solutions Logistik devrait recevoir de votre part, un avis écrit avisant d’un matériel défectueux dans la période de garantie, Solutions Logistik remplacera le CD défectueux. Les CD doivent être retournés à: Solutions Logistik à l’adresse ci-incluse. Cette garantie se limite au remplacement du CD et n'inclut aucun autre type de dommage. Solutions Logistik n’offre aucune garantie concernant l'utilisation et le bon fonctionnement d'aucun des programmes ayant été reproduits sur ce disque. Solutions Logistik ainsi que ses agents autorisés ne peuvent être tenus responsable de tous dommages conséquents, spéciaux, indirects ou tout autres dommage semblable ou réclamations, incluant perte de profits ou tous autres dommages commerciaux. Solutions Logistik se désiste spécifiquement de toutes autres garanties, émises ou implicites incluant, mais non limité aux garanties implicites de vente et de bon fonctionnement pour un usage particulier. Solutions Logistik Tél.: 514.990.1625 147, rue Des Patriotes nord Tél. 1.877.990.1625 Saint-Colomban, Québec. Fax. 514.900.1625 J5K 2P1 Web : www.solutions-logistik.com
Installation du logiciel Lorsque vous installez le logiciel, il sera installé en version démonstrateur par défaut. Vous devez entrer une clé qui activera définitivement le logiciel. La version démonstrateur active toutes les fonctionnalités du logiciel, mais limite la création de trois enfants maximum. Ce qui vous permet de bien évaluer le logiciel. Cette clé peut être achetée seulement auprès de Solutions Logistik vous trouverez l’information sur l’achat des clés à l’adresse : www.solutions-logistik.com/compagnon/ Il existe 2 types de clé, la clé régulière et la clé professionnelle. Dans ce document les fonctions disponibles seulement dans la version professionnelle sont identifiées à l’aide du code : (Pro). Pour installer la version démonstrateur vous devez simplement visiter notre site WEB : www.solutions-logistik.com/compagnon/ et suivre les instructions.
Notes et droits d'auteur .................................................................................................................... 2 Installation du logiciel ..................................................................................................................... 3 Configuration du logiciel................................................................................................................. 5 Généralités....................................................................................................................................... 8
Bouton de commandes ................................................................................................................ 8 Espace WEB ............................................................................................................................... 9
Comment entrer mes coordonnées ?.............................................................................................. 10 Comment inscrire un nouvel enfant ?............................................................................................ 12
Quoi faire lorsqu’un enfant obtient la subvention handicapée à partir d’une date précise, mais l’enfant fréquentait le service de garde avant cette date. .......................................................... 15 Comment inscrire un enfant dont le parent bénéficie d’un programme de dernier recours ? ... 16 Quoi faire lorsqu’un parent ne bénéficie plus d’un programme de dernier recours durant ses services de garde ? .................................................................................................................... 17 Comment inscrire plus d’un enfant d’une même famille ? ....................................................... 17 Comment créer un enfant qui a une garde partagée ? ............................................................... 17
Comment facturer les parents ? ..................................................................................................... 19 Comment apporter une correction pour une période déjà payée par le BC ? ................................ 23 Comment entrer mes dépenses admissibles ? (Pro)....................................................................... 25 Quels sont les rapports que je peux produire ?.............................................................................. 26
Liste des enfants........................................................................................................................ 26 Comment sortir la liste des enfants ? ........................................................................................ 26 Factures ..................................................................................................................................... 28 Comment sortir les factures ?.................................................................................................... 28 État de compte parents .............................................................................................................. 29 Fiches d’assiduités .................................................................................................................... 30 Fiche de saisie de présences...................................................................................................... 31 Sommaire des comptes (pro)..................................................................................................... 32 Relevé des frais de garde (Relevé 24)....................................................................................... 33
Comment terminer une période ? .................................................................................................. 33 Comment envoyer mes fiches par Internet au BC ? ...................................................................... 34 Comment faire la mise à jour du logiciel ?.................................................................................... 34 Comment obtenir du support technique ?...................................................................................... 35
Configuration du logiciel
Configuration du logiciel Avant d’utiliser le logiciel, vous devez configurer certaines constantes comme les périodes de rétributions, de facturations et les subventions accordées par votre bureau coordonnateur.
La configuration de ces constantes se fait par la maintenance du système via ce bouton vous atteignez le sous-menu Maintenance Système
Création des périodes de rétribution. Les périodes de rétributions sont aussi les périodes sur lesquelles vous allez facturer les parents, vous devez vous conformer aux périodes de rétributions du bureau coordonnateur si vous voulez être en mesure de faire parvenir vos fiches d’assiduités par internet au bureau coordonnateur. Pour créer ou modifier les périodes déjà créées, cliquez sur Assistant création des périodes.
Page 5 de 35
L’assistant vous demandera la durée des périodes à créer, mais aussi à partir de quelle date vous voulez les créer, donc la date de début de la première période, habituellement le 1er avril de l’année. Vous devez aussi fournir la date de la fin de la première période. En cas de doute, contactez votre bureau coordonnateur.
Gestion des constantes
Gestion des constantes de facturations Par cet écran, vous pouvez définir de quelle façon vous allez facturer les parents et définir quelle portion de la facturation donne droit au crédit d’impôt au fédéral et au provincial. Pour ajouter une ligne, vous devez aller sur la dernière ligne qui débute avec une * et complétez les cases.
En cas de doute, contactez votre bureau coordonnateur.
Page 6 de 35
Gestion des montants de subventions
Gestion des montants de subventions accordées Par cet écran vous pouvez définir quels seront les montants de subventions accordés par votre bureau coordonnateur. En cas de doute, demandez l’aide de votre bureau coordonnateur
Page 7 de 35
Généralités
Généralités Bien comprendre comment se déplacer dans le logiciel vous aidera grandement à le maîtriser rapidement.
Bouton de commandes
Effectuer une recherche « à la Google » dans les dossiers
Ajouter un dossier.
Corriger un dossier existant. Par défaut, les dossiers sont en mode lecture seulement, vous devez cliquer sur ce bouton avant de faire une correction.
Supprimer un dossier existant
Annuler les corrections faites à un dossier.
Sauvegarder les corrections faites à un dossier.
Accéder au dossier précédent.
Accéder au dossier suivant.
Imprimer un rapport.
Bouton d’état. S’il est vert, tout est beau, s’il est rouge, il y a un problème quelque part. Cliquer dessus règlera ce problème.
Appelle une liste de recherche ou est un lien « raccourci » sur un sous-dossier.
Onglets L’onglet permet de diviser un écran en sections, Dans l’exemple ci-dessus il y a trois onglets et l’onglet A) Mélanie Jolie est l’onglet actif. Pour activer un autre onglet, il suffit simplement de cliquer sur celui-ci.
Navigateur Le navigateur permet de visualiser les dossiers de l’écran courant, d’atteindre un sous-dossier rapidement ou de trier les dossiers.
Page 8 de 35
Visualiser un dossier : Cliquez sur la ligne correspondant au dossier à visualiser.
Généralités
Trier les dossiers : cliquez dans le navigateur sur le nom de la colonne et les dossiers se trieront, un second clique triera les dossiers dans l’ordre inverse. Atteindre un sous-dossier : cliquez dans le navigateur sur la cellule portant le nom du dossier à atteindre. Exemple ici : Julie Mélodie et un bouton s’affichera à droite. Il suffit de cliquer dessus pour ouvrir ce dossier.
Espace WEB
Page 9 de 35
Un outil de navigation WEB est intégré directement au logiciel, il est accessible lorsqu’il n’y aucune fenêtre d’ouverte dans le logiciel.
Coordonnées
Comment entrer mes coordonnées ? Cliquer sur pour ouvrir votre dossier. L’écran suivant apparaîtra : Onglet Coordonnées
Cliquer d’abord sur pour entrer vos données.
• Remplissez toutes les cases avec les informations pertinentes. • No dossier au BC : Il s’agit du numéro que votre bureau coordonnateur vous a attitré. • Place au permis : Indiquer le nombre de places que vous détenez à votre permis.
Onglet Bureau coordonnateur
Pour compléter cette section, adressez-vous à votre bureau coordonnateur
Page 10 de 35
• Numéro du BC : Ce numéro est très important, il s’agit du numéro qui identifie votre bureau coordonnateur. Il permet de relier Le Compagnon au Logiciel Enfantin de votre bureau coordonnateur. Renseignez-vous auprès de votre BC pour connaître ce numéro.
Coordonnées
• Compléter ensuite toutes les cases avec les coordonnées de votre bureau coordonnateur. • Gestion : Cliquer sur la flèche déroulante et sélectionner « Aucun » si vous n’êtes pas
inscrite à un service plus et cliquer sur Service plus si vous êtes inscrite. • % Serv + : Si vous adhérez au service plus, demander le taux à votre bureau
coordonnateur. • Je fais moi-même la perception : Cochez cette case si vous percevez la part du parent
directement. Si cette case n’est pas cochée, cela signifie que vous avez une entente de perception avec le bureau coordonnateur.
Onglet Dépenses pour locaux (Pro)
Cet écran permettra au logiciel de déterminer la portion des dépenses relatives à votre maison qui sera déductible pour l’impôt.
• Ouverture de : ______ à ______ : Inscrivez les heures d’ouverture et de fermeture de votre milieu de garde. Utiliser les boutons + et – pour choisir vos heures.
• Nombre de jours d’ouverture par semaine : Indiquez le nombre de jours d’ouverture
par semaine de votre milieu de garde. • Superficie partagée avec la garderie : Emplacement qui sert à la fois au service de
garde et aux habitants de la maison. • Superficie utilisée seulement pour la garderie : Emplacement servant uniquement au
service de garde. • Superficie totale de la maison : (important : utiliser la même mesure exemple en pied
ou en mètre). • Dépenses annuelles de la maison : Montant total des dépenses reliées à votre maison
(confirmer avec votre comptable ou avec Revenu Québec pour déterminer ce que vous pouvez y inclurent).
Page 11 de 35
• Dépenses admissibles pour la garderie : Montant qui sera utilisé par le logiciel pour votre rapport financier.
Comment inscrire enfant
Comment inscrire un nouvel enfant ? Pour inscrire un enfant, vous devez d’abord inscrire son parent. Cliquer sur pour accéder à la fiche du parent.
Cliquer sur pour ajouter un nouveau parent, l’écran suivant apparaîtra (vous serez donc en mode création) : Onglet Coordonnées
Inscrire les informations demandées par rapport au parent et son/sa conjoint(e). Le code est donné automatiquement par le logiciel et indique le numéro du parent selon
son rang d’inscription. Par exemple, le code 0000003 constitue le 3ème parent que vous avez inscrit dans votre logiciel. Or, vous pouvez créer vos propres codes selon votre propre système de codification.
Le numéro d’assurance social du parent (N.A.S.) est nécessaire pour l’émission des relevés 24 à la fin de l’année.
À droite des cases des numéros de téléphone, enfoncez et choisissez à quoi correspond le numéro (ex : maison, travail, etc.…).
Onglet Complémentaire
Inscrire vos remarques ainsi que les adresses de courrier électronique des parents.
Cliquer sur pour enregistrer vos données.
Cliquer sur pour accéder à la fiche de l’enfant et l’écran ci-dessous apparaîtra.
Page 12 de 35
Comment inscrire enfant
Cliquer sur pour ajouter un nouvel enfant (vous serez alors en mode création). Onglet Coordonnées
• Compléter tous les champs Code : Comme dans la section du parent, le logiciel émet un code automatique selon le
rang d’inscription de l’enfant. Or, vous pouvez également utiliser votre propre méthode de codification telle que pour le parent.
Date de naissance : LA DATE DE NAISSANCE DE L’ENFANT EST OBLIGATOIRE
ET TRÈS IMPORTANTE, car le logiciel se base sur cette date pour établir les groupes d’âge ainsi que pour les montants de vos subventions (PCR et poupon).
• Date d’inscription : Inscrire la date à laquelle vous avez procédé à l’inscription de
l’enfant. • Activité : Cliquer pour sélectionner le type d’activité de l’enfant.
Type Activité Description
Actif L’enfant fréquente le service de garde.
Inactif L’enfant ne fréquente plus le service de garde.
En Attente L’enfant est sur la liste d’attente.
Non Jumelé L’Enfant n’est plus sur la liste d’attente mais ne fréquente pas le service de garde.
Page 13 de 35
• Numéro d’assurance maladie : Entrer le numéro d’assurance maladie de l’enfant. Entrer également la date d’expiration de la carte d’assurance maladie (mois/année). La validation du numéro d’assurance maladie se fait avec le nom, le prénom, la date de
Comment inscrire enfant
naissance ainsi que par le sexe de l’enfant. S’il y a une erreur, un apparaîtra à côté du numéro d’assurance maladie. Vérifier alors vos informations.
• Certificat de naissance reçu : Cochez cette case si vous avez reçu le certificat de naissance de l'enfant et entrez la date de réception.
• Section subventions : o Cocher PCR, PCRS ou ECP ce qui indique que l’enfant est admissible à cette
subvention. o Groupe : Groupe d’âge au 30 septembre. o Age : Similaire au groupe sauf si l’enfant dépasse 5 ans il sera indiqué ici.
• L’âge réel en mois : Affiche l’âge de l’enfant en date d’aujourd’hui. Onglet Autres
Inscrire des notes et informations supplémentaires au dossier de l’enfant.
Cliquer sur pour enregistrer vos informations.
Cliquer sur pour accéder à la convention de l’enfant et l’écran suivant apparaîtra : (la convention est l’entente de service que vous avez avec le parent).
Cliquer sur pour ajouter une convention à l’enfant (vous serez alors en mode création)
Numéro de convention : Ce numéro est généré automatiquement par le logiciel et indique le rang d’inscription de la convention dans le logiciel. Il s’agit du même code que dans le dossier de l’enfant. (Un enfant peut effectivement posséder plusieurs conventions).
Page 14 de 35
No dossier du CPE/BC : Il s’agit du numéro de dossier que votre bureau coordonnateur vous transmettra, il est utilisé pour le transfert électronique des fiches d’assiduités.
Comment inscrire enfant
Parent responsable : Par défaut le système indique le nom du parent responsable lors de l’inscription de l’enfant. Vous pouvez changer le parent responsable, habituellement on ne le change pas mais dans certains cas comme dans le cas d’une garde partagée on peut le changer (Voir comment entrer un enfant à garde partagée).
Active du : ____ au ____ : Indiquer la date de début de la convention ainsi que la date de fin. La date de début est obligatoire tandis que la date de fin est facultative, si elle n’est pas entrée le système considèrera l’enfant actif jusqu’à l’inscription d’une date de fin.
Section subventions : o Besoin particulier : Si l’enfant a un besoin particulier et que vous avez droit à la
subvention, cocher cette case. o Poupon : Supplément de subvention pour un enfant de 18 mois ou moins, ne pas
décocher cette case. Comptera pour ___ dans le ratio : Indiquer 1 si l’enfant handicapé compte pour 1
enfant dans votre ratio et indiquer 2 s’il prend la place de 2 enfants dans votre ratio. (Renseignez-vous auprès de votre bureau coordonnateur pour connaître ses informations si vous l’ignorez).
Horaire de garde : Placez votre curseur dans la ligne correspondante au type de journée de garde (PCR -> 7$, ECP Gratuité) et inscrivez P dans les journées de garde prévues.
Cliquer sur pour enregistrer vos données. Pour fermer les fenêtres ouvertes, cliquez sur le en haut à droite.
Quoi faire lorsqu’un enfant obtient la subvention handicapée à partir d’une date précise, mais l’enfant fréquentait le service de garde avant cette date. Votre bureau coordonnateur devra vous attribuer un nouveau numéro de dossier, car une nouvelle convention doit être faite. En premier lieu, vous devez faire terminer la convention actuelle à la date de la dernière journée ou vous avez droit à cette subvention. Allez dans la convention de l’enfant via :
1- Trouvez le bon parent via le dossier parent ,
2- Ensuite trouvez le bon enfant via ses enfants
3- et finalement la convention 4- Sélectionner la dernière convention.
5- Cliquer sur et inscrivez la date de fin de la convention.
6- Cliquer sur pour enregistrer vos données.
Page 15 de 35
7- Cliquer sur pour compléter une nouvelle convention handicapée en suivant la même procédure décrite dans la section Comment inscrire un nouvel enfant. Ne pas oublier de cocher la case Besoin particulier.
Comment inscrire enfant
Comment inscrire un enfant dont le parent bénéficie d’un programme de dernier recours ? Un programme de dernier recours est, au sens du règlement sur la contribution réduite, un parent qui bénéficie de prestations d’aide sociale et qui en fournit la preuve écrite (document nécessaire à l’ouverture du dossier du parent). Important : Ne procédez pas à ce genre d’inscription avant la réception de la preuve écrite qui doit être fournie par le parent au bureau coordonnateur (renseignez-vous auprès de votre bureau coordonnateur). Suivre la même procédure décrite dans la section, Comment inscrire un nouvel enfant? Mais ajouter ceci : Onglet Coordonnées (dans la fiche de l’enfant)
Section Subvention : Cochez ECP (PCE) ce qui indique que le parent bénéficie d’une contribution parentale exemptée. Vous remarquerez qu’un crochet s’ajoute automatiquement dans la PCR et c’est normal.
Continuer à compléter les informations demandées dans la fiche de l’enfant
Cliquer ensuite sur et compléter les informations selon la procédure décrite dans la section Comment inscrire un nouvel enfant ?
Section Horaire de garde : le schéma ci-dessous vous guidera selon le nombre de jours accordés.
2.5 jours de gratuité par semaine
5 jours de gratuité par semaine
Page 16 de 35
Comment inscrire enfant
Quoi faire lorsqu’un parent ne bénéficie plus d’un programme de dernier recours durant ses services de garde ?
1- Trouvez-le bon parent via dossier parent. ,
2- Ensuite trouvez-le bon enfant via ses enfants. 3- Retirez le crochet subvention ECP.
4- et finalement la convention.
5- Supprimer ensuite tous les P inscrits dans la section Horaire de garde. Placer ensuite votre curseur dans la ligne PCR et indiquer des P aux journées de garde de l’enfant selon son entente de service.
Comment inscrire plus d’un enfant d’une même famille ? Lorsque vous inscrivez plus d’un enfant d’une même famille, vous devez simplement suivre la même procédure décrite dans la section, Comment inscrire un enfant mais prendre en considération les éléments suivants :
1- Cliquer sur pour accéder à la fiche du parent et trouvez-le bon parent.
2- Allez dans ses enfants.
3- Cliquer ensuite sur pour ajouter un enfant au dossier du parent. Suivez ensuite la même procédure décrite dans la section, Comment inscrire un enfant. Lorsque vous devez inscrire un enfant dont le parent est déjà présent dans votre logiciel (actif ou non), vous devez simplement ajouter un enfant à son dossier. Le principe étant que les dossiers des enfants sont rattachés aux dossiers des parents.
Comment créer un enfant qui a une garde partagée ? Suivez exactement la même procédure que dans la section Comment inscrire un enfant à l’exception de ces petits détails : Premier parent :
Bouton Convention (fiche de l’enfant) Horaire de garde : inscrivez les P (pour les journées de présence de l’enfant selon
l’entente de service du parent sélectionné dans la case Parent responsable. Par exemple, sous la garde de la mère, l’enfant est présent à votre service de garde les : mardi, jeudi et vendredi ou toute la semaine si vous alternez une semaine pour un parent et une semaine pour l’autre.
Page 17 de 35
Comment inscrire enfant
Exemple de la fiche du premier parent soit la mère.
Second parent : Vous devez d’abord créer un dossier parent pour le conjoint mais sans lui créer d’enfant car il
existe déjà. Ensuite sous l’écran de l’enfant, ajoutez une nouvelle convention en suivant les directives ci-dessous : Onglet Convention (fiche de l’enfant)
Parent responsable : Cliquer sur les 3 petits points situés à la fin de la section Parent responsable et sélectionner le nom du parent désiré.
Horaire de garde : inscrivez les P (pour les journées de présence de l’enfant selon l’entente de service du parent sélectionné dans la case Parent responsable. Par exemple, sous la garde de papa l’enfant vient à votre service de garde tous les : lundi et mercredi.
Exemple de la fiche du premier parent soit le père.
Page 18 de 35
Comment facturer un parent
Comment facturer les parents ? La facturation des parents, la gestion des présences et le calcul des subventions sont étroitement liés.
Cliquez sur : pour atteindre l’écran de facturation des parents.
Pour facturer un parent, cliquez sur le bouton.
L’écran de gestion des présences est divisé en trois onglets identifiés A), B) et C). L’onglet A), porte le nom de l’enfant. Il sert principalement à afficher le calcul sommaire des présences entrées dans la section B) Détail, l’onglet C) est celui de l’entrée des Montants reçus. Note : Au moment de la création de la fiche des présences, le système assignera un numéro de transaction qui sera affiché dans différents rapports, ce numéro identifiant cette entrée de présence permettra de faire des vérifications.
Page 19 de 35
Comment facturer un parent
Section de l’onglet A) • Entête de la fiche : Identifie le type de fiche, la convention affectée et les périodes rattachées
: pour plus d’information, voir plus bas. • Subventions à recevoir : Affiche les jours et les montants payables par le bureau
coordonnateur. • Notes sur la fiche : Permets d’inscrire une note. • Autres :
o Montant à recevoir du gouvernement : Montant total en subvention pour cet enfant.
o Frais de gestion pour service plus : Si vous cotisez à un programme de service plus, le montant retenu par le bureau coordonnateur pour cet enfant sera affiché ici.
o Montant à recevoir du parent : Montant que le parent vous doit pour cet enfant.
o Montant perçu par la responsable : Si le bureau coordonnateur fait habituellement la perception des frais de garde du parent pour vous, et que, exceptionnellement, vous avez encaissé directement les frais de garde, vous devez inscrire le montant ici pour en aviser le bureau coordonnateur qui ainsi ne réclamera pas cette somme au parent.
Page 20 de 35
Comment facturer un parent
L’onglet B), permet de facturer le parent.
L’onglet B) : Détail (PCR), permet de facturer le parent. Note : Si un (P) est ajouté à la description de l’onglet cela signifie que cet enfant est catégorisé poupon. • Semaine de la période : Pour sélectionner, enfoncer le bouton de la semaine visée pour la
période en cours. • Importer l’horaire : enfoncer ce bouton vous permet d’importer les présences et tarifs
prévus dans la convention dans la période en cours. • Lun, Mar, Mer,… : Entrer manuellement où à l’aide les codes de facturation de chaque
journée.
Page 21 de 35
Comment facturer un parent
L’onglet C), Montants reçus. Cet écran vous permet d’entrer les montants reçus des parents pour cette période de présences.
• Cliquer sur permet l’ajout d’un paiement. • Cliquer sur une entrée déjà existante. Permets de modifier cette ligne. • Montant : Entrer le montant reçu. • Mode de paiement : Entrer le type de paiement reçu où utiliser pour avoir les choix
disponibles. • Référence (No chèq) : Numéro de chèque s’il y a lieu. • Remarques : Inscrire toutes remarques jugées pertinentes.
Page 22 de 35
Correction période payée au BC
Comment apporter une correction pour une période déjà payée par le BC ? Suivez exactement la même procédure que dans la section Gestion des présences à l’exception de ces petits détails.
1- À l’écran de gestion des présences cliqué sur pour avoir la liste des enfants. 2- Choisir l’enfant visé. 3- S’assurer que l’on est bien dans la bonne période. 4- Cliquer sur le type de fiche et choisir Correction 5- S’assurer que la date de Période de référence est bien la période où l’on veut effectuer
des corrections. Sinon on clique sur pour choisir la bonne période à corriger.
6- Cliquer sur
Page 23 de 35
Correction période payée au BC
7- À l’écran de Gestion des présences onglet B) on effectue les corrections requises dans la
semaine visée (voir Gestion des présences pour le mode de fonctionnement standard) Note : remarquer que la date de la période au haut de l’écran est celle de la période en
cours alors que la date du jour où l’on effectue des corrections est située dans une autre période.
8- Sélectionner la journée visée, entrer où choisir le code par la liste déroulante à modifié,
ensuite entrer un moins à ce code.
9- Lorsque les modifications où corrections sont effectuées cliquer sur pour sauvegarder les changements.
Important : On entre que les corrections ou changements, pas la fiche au complet. Ex. :
- Pour annuler une présence, on fait -P - Pour annuler une absence, on fait -A - Pour ajouter une présence, on fait P - Etc. Etc.
Note : on peut aussi vérifier en retournant à l’onglet A) où on remarquera dans la section Entête de la fiche que la date de la période d’enregistrement ainsi que le numéro de celle-ci versus la date de référence et le numéro de celle-ci ne sont pas les mêmes. On peut aussi remarquer que le type de fiche est Correction.
Page 24 de 35
Ces corrections seront notées dans les Rapports, Registre d’assiduité et État de compte.
Comment entrer dépenses admissibles
Comment entrer mes dépenses admissibles ? (Pro) 1- Au menu principal, choisir
2- Pour ajouter une dépense cliquée sur la première ligne vierge (*), entrer ensuite la catégorie de dépenses à l’aide de la liste déroulante . Passer à la case suivante pour entrer le montant de celle-ci.
3- Passer à la case suivante pour entrer une note en fonction de celle-ci.
Pour configurer votre grille de comptes de dépenses, cliquez le bouton
Page 25 de 35
Cet écran vous permet de configurer les comptes de dépenses en fonction des rapports requis par les gouvernements. De plus, des rapports internes seront générés en fonction des barèmes spécifiés dans le guide P134 de Revenu Canada.
Rapports disponibles
Quels sont les rapports que je peux produire ? Cliquer au menu principal sur pour accéder au sous-menu Impression des rapports.
Liste des enfants
Comment sortir la liste des enfants ?
1- Choisir Liste des enfants.
2- Faire le choix du type d’activité visée. (* = Tous, Actif, inactif, en attente, non jumelé). 3- Inscrire la période de date d’inscription visée. (Optionnel) 4- Inscrire le groupe d’âge visé. (Optionnel) (* = tous, 0, 1, 2, 3, 4) 5- Inscrire une période pour traiter les conventions actives. (Optionnel) 6- Inscrire une période pour traiter les conventions qui se terminent. (Optionnel) 7- Choisir entre Liste (liste des enfants) ou Urgence (informations pour cas d’urgence).
Page 26 de 35
Liste des enfants
Rapports disponibles
Informations contenues sur la liste. • Code de l’enfant: Code tel qu’assigné lors de la création de la fiche de l’enfant. • Nom de l’enfant : Nom entré à la fiche de l’enfant. • Nom du parent : Nom du parent de l’enfant. • Tel. Parent : Numéro de téléphone inscrit à la fiche parent. • Date de naissance : Date de naissance de l’enfant. • Cat. d’âge PCR : Catégorie d’âge donner par le système Liste des enfants Urgence/Autorisés
Page 27 de 35
Informations contenues sur la liste d’urgence.
Rapports disponibles
• Enfant : Nom de l’enfant, date de naissance, numéro d’assurance maladie, date d’expiration
de celle-ci. • Parent : Nom du parent, numéro de téléphone principal et secondaire. • Conjoint : Nom du conjoint, numéro de téléphone. • Adresse : Adresse du parent et les lignes de commentaires ajoutées dans la fiche enfant sous
l’onglet Autres.
Factures
Comment sortir les factures ?
1- Au menu principal cliquez sur pour accéder au sous-menu Impression des rapports.
2 - Choisir. 3 - Pour les périodes : Entrer les périodes à inclure sur la facture.
Filtre par parent : Cliquer sur la liste des parents apparait, choisir celui visé où utiliser * pour tous.
Page 28 de 35
Cliquer sur pour imprimer le rapport.
Rapports disponibles
État de compte Parent
Informations État de compte parents. • Nom et adresse de la RSG. • Nom et adresse du parent : Nom entré à la fiche du parent de l’enfant. • De la période : Identifiant de la période comptable effective. • Du : Date de la période sélectionnée pour l’état de compte. • Nom et numéro de code de l’enfant ainsi que sa date naissance. • Date d’enrg. : Date à laquelle la gestion des présences a été complétée. • Semaine facturée : Date de début de la semaine visée. • No trans. : Numéro donné par le système lors de l’inscription des présences. • Description : Type de journée facturée et code de facturation. • Qte : Nombre d’unité facturé. • Taux : Taux de l’unité facturé. • Total : Total de la semaine. • Total pour : Montant total pour l’enfant. • Montant à payer : Somme dû.
Page 29 de 35
• Date et signature du parent
Rapports disponibles
Fiches d’assiduités Cette fiche fait état des présences et absences de chacun des enfants, elle est conforme aux attentes du ministère et peut par conséquent être signée par le parent.
Au menu principal cliquez sur pour accéder au sous-menu Impression des rapports.
Choisir.
Informations Fiches d’assiduités. • Nom et adresse de la RSG. • Nom et adresse du parent : Nom entré à la fiche de l’enfant. • De la période : Identifiant de la période comptable effective. • Du : Date de la période sélectionnée pour le rapport d’assiduité. • Nom et numéro de code de l’enfant ainsi que sa date naissance. • Date d’enrg. : Date à laquelle la gestion des présences a été complétée. • Semaine facturée : Date de début de la semaine visée. • No trans. : Numéro assigné pour l’inscription de la fiche d’assiduité. • Description : Type de journée de présence et code de facturation. • Qte : Nombre d’unité présence. • Taux : Taux de l’unité présence. • Date et signature du parent
Page 30 de 35
Rapports disponibles
Fiche de saisie de présences Cette fiche est un outil qui vous permet de prendre les présences et les absences journalières de chacun des enfants pour la semaine et ainsi à la fin de la période, la transposer directement dans le logiciel.
Au menu principal cliquez sur pour accéder au sous-menu Impression des rapports.
Choisir. Entrer la date de début de la semaine sélectionnée puis cliquer sur Imprimer
Informations Fiches de saisies de présences. • Nom de la RSG date du rapport. • En fonction de la semaine du : Selon la date de la semaine demandée. • Nom enfant (no conv) : Nom de l’enfant et le numéro de sa convention. • Date Jour : Jour de la semaine et date, si 1 est affiché cela signifie que l’enfant devra être au
service de garde selon sa convention. • Prév. Corr.: Si l’enfant est présent, inscrivez un P, sinon un A.
Page 31 de 35
Rapports disponibles
Sommaire des comptes (pro) Ce rapport vous affiche le total des montants facturés au parent moins les paiements fait et vous donne la balance à recevoir du parent pour chacun des enfants.
Au menu principal cliquez sur pour accéder au sous-menu Impression des rapports.
Choisir.
Informations Sommaire des comptes. • Nom de la RSG date du rapport. • À la fin de la période: Selon la date de la semaine sélectionnée. • Parent: Nom du parent. • Enfant: Nom de l’enfant. • Convention: Numéro de la convention. • Solde début : Solde restant au début de la période visée. • Nb. Jrs. : Nombre de jours de garde pour cette période. • Frais garde : Montant dû pour le nombre de jours utilisés. • Payé parent : Montant payé par le parent pour cette période. • Solde final : Montant de solde final pour la période. • Total pour : Nom du parent et les montants totaux pour un parent ayant plus d’un enfant.
Page 32 de 35
• Grand total : Les montants totaux pour le rapport complet dans chacune des colonnes affichées.
Rapports disponibles
Relevé des frais de garde (Relevé 24)
Au menu principal cliquez sur pour accéder au sous-menu Impression des rapports.
Choisir. Ce rapport sera disponible au mois de janvier 2008.
Comment terminer une période ? Au menu principal sélectionner Cliquer (Yes ou Oui) sur le bouton de changement de période.
Ensuite le Compagnon vous demandera si vous voulez verrouillez la période, n’oubliez pas que c’est un verrouillage temporaire vous pourrez toujours retourner faire des corrections dans cette période.
Ensuite Compagnon confirmera la bonne exécution de l’opération
Page 33 de 35
Transfert au BC
Comment envoyer mes fiches par Internet au BC ? Au menu principal choisir l’écran de transfert apparaitra.
1 – Période : Entrer où sélectionner la date de la période à transférer avec la liste déroulante.
2 – Cliquer sur et le tour est joué. Note : Une ligne d’état indique le cheminement du transfert si jamais il y a des longueurs vous pouvez vérifier à quelle étape vous êtes rendu par cette ligne.
Comment faire la mise à jour du logiciel ? Si vous êtes déjà dans le logiciel Compagnon cliquer sur cela vous amènera l’écran de support.
Cliquer sur cela vous mènera directement si votre internet est ouvert à la page de Solutions-Logistik Sinon se connecter à internet allé sur le site de Solutions-Logistik sous l’onglet support et suivre la marche à suivre expliquée sur le lien.
Page 34 de 35
www.solutions-logistik.com
Support technique
Page 35 de 35
Comment obtenir du support technique ? Contacter Solutions-Logistik soit par téléphone ou par e-mail Par téléphone : Région de Montréal : 514.990.1625 Extérieur de Montréal : 1.877.990.1625 Par e-mail : [email protected] Vous pouvez nous informer de problème technique (bogue du logiciel)
