Le contrôle dans le secteur non marchand - tamtam.protamtam.pro/ttp/uploads/slots/fichiers/2016/05/12 LONDON 1240... · La législation sur la prévention du blanchiment de capitaux

Le contrôle dans le secteur nonmarchand

Fernand MaillardRéviseur d’entreprises

introduction

L’exposé se limitera au monde des associations et fondations (déjà tout un

programme!), le non-marchand englobant de manière plus généraleégalement le secteur des pouvoirs publics (il fait l’objet d’autres conférencesde jour et se base sur d’autres référentiels comptables et juridiques, bien que

sa finalité est en principe aussi non lucrative au sens primaire et noble duterme).

Le monde non marchand a ceci de particulier que la notion de but de lucren’est pas sa caractéristique mais c’est la dimension humaine et sociale qui

prime ; cela n’enlève rien à la nécessité d’une gestion financière et comptableadéquate. La gestion de l’entreprise et sa transparence s’imposent.

Fernand Maillard - Réviseur d'entreprises

L’environnement juridique en matière comptable

Genèse du droit comptable associatif



• Attention aux sources législatives : l’AR du 30 janvier 2001 a fait l’objetd’adaptation fin 2015 (suite à la traduction de directive européenne en droit belge)et a effet au 1er janvier 2016 : cela concerne partiellement (et automatiquement) lesASBL de par les références de l’AR du 19 décembre 2003 à l’AR du 30 janvier2001:

– Provisions pour risques et charges (article 50 AR C.Soc.)– Plus-values de réévaluation (article 57 AR C.Soc.)– Immobilisations incorporelles (article 61 AR C.Soc.) (Les frais de recherche ne peuvent plus être

inscrits à l’actif)– Créances (dettes) payables ou remboursables à plus d’un an ou à un an au plus (article 67 AR C.Soc.)

et abrogation de l’article 67, §2, alinéa 3– Commandes en cours d’exécution (article 71 AR C.Soc.)– Introduction de la définition « importance significative » (article 82 AR C.Soc.)


Autres référentiels à ne pas négliger

➢ Les contraintes comptables liées aux aspects

- TVA (surtout pour aspects méconnus dans le secteur nonmarchand)- Impôt des sociétés

- Impôt des personnes morales

➢ la législation sur la comptabilité de l’Etat (contraintes relatives àl’utilisation des subsides en Belgique), les règlementationseuropéennes relatives à l’utilisation des subventions et fondseuropéens, etc.


Autres référentiels à ne pas négliger

➢ La législation sur la prévention du blanchiment de capitaux(transactions en numéraire – identification du client – composition duCA (assimilé au bénéficiaire final dans ce cas), etc.)

➢ La législation sur l’abus de biens sociaux

➢ Un plan comptable spécifique !! >> adapter le module du

programme de comptabilité en conséquence…..

➢ Des schémas de comptes annuels INTERNE et EXTERNEspécifiques


Et il faudra être attentif à d’autres éléments fondamentaux :

• les statuts de l’association/fondation…..

• l’éventuel ROI (règlement d’ordre intérieur)

• les règles sectorielles (fédérales, régionales, communautaires, etc…)

• les conventions de subventions (et leurs éventuelles règles comptablesparticulières compatibles ou non avec la législation comptable…)

• Les particularités sociales du secteur associatif


LES TAILLES DES ASSOCIATIONS ET FONDATIONS


SYNTHESE DES OBLIGATIONS COMPTABLES ➢ MODE DE COMPTABILITE

➢ SIMPLIFIEE➢ COMPLETE➢ EQUIVALENTE

➢ TYPE DE COMPTES ANNUELS➢ Schéma simplifié➢ Schéma « BNB » abrégé➢ Schéma « BNB » complet

➢ DEPOT➢ GREFFE DU TRIBUNAL DE COMMERCE➢ BNB



RESPONSABILITE➢ Responsabilité civile➢ Responsabilité pénale RESPONSABILITE DES ADMINISTRATEURS➢ Envers l’ASBL➢ Envers les tiers➢ Décharge du mandat > VOTE DISTINCT OBLIGATOIRE sur ce point lors de

l’assemblée générale


RESPONSABILITE DES DIRIGEANTS➢ Article 14 loi 27 juin 1921 > limitation➢ Article 1382 code civil > dommage causé = à réparer! RESPONSABILITE DES VOLONTAIRES


RESPONSABILITE DES DIRIGEANTS➢ En matière comptable : rien de prévu dans le CDE (pas comme pour les

sociétés) > mais attention à l’article 1382 du code civil…. ➢ En matière fiscale

➢ Précompte professionnel > responsabilité financière solidaire en cas de retard > 442quater CIR➢ TVA > responsabilité financière solidaire en cas de retard > art.93undecies C du code TVA

➢ En matière sociale➢ ONSS > article 265 du code des sociétés non applicable, mais bien l’article 40ter de la loi du 27

juin 1969 sur la Sécurité sociale des travailleurs➢ INASTI > responsabilité financière solidaire en cas de retard (art.15§1er Arrêté Royal du 27

juillet 1967 « Arrêté royal no 38 organisant le statut social des travailleurs indépendants »)


DROIT COMPTABLE ET PENALITES➢ Loi du 27 juin 1921 (et AR 26 juin et 19 décembre 2003) muette en direct sur

l’aspect pénal comptable : l’AR du 19 décembre 2003 (pas plus que l’AR du 26juin 2003 ou la loi du 27 VI 1921) n’a pas repris comme applicable l’article 16 de laloi du 17 juillet 1975 (devenu l’art. XV 75 du CDE) > mais attention à l’article1382 du code civil….

➢ Mais en partie effet indirect possible …


DROIT COMPTABLE ET PENALITESMais en partie effet indirect possible …: Sanction en cas de non publication des comptes annuelsou autre publication obligatoire > affaiblissement de la personnalité juridique > art.16 de la loi 27 juin 1921• Dissolution judiciaire

Le tribunal de commerce peut, à la demande de tout tiers intéressé ou du ministère public et sous réserve d’une régularisation intervenue en cours deprocédure, prononcer la dissolution d'une ASBL ou fondation qui, pour trois exercices consécutifs, n’a pas respecté l’obligation de déposer sescomptes annuels faire les publicités obligatoires.

• Irrecevabilité des actions en justiceLa loi prévoit la suspension de toute action intentée par une association ou fondation en cas d'omission de certaines publications dont celle relativeaux comptes annuels. L'action sera déclarée irrecevable si l'association ou fondation ne s'acquitte pas de ses obligations dans le délai fixé par le juge.

• Pas d'autorisation ministérielle pour les donsUne autorisation du ministre de la Justice ou de son représentant est exigée pour toute donation à une association ou fondation, entre vifs ou partestament, d'une valeur de plus de 100.000 EUR, à l'exception des donations de la main à la main. Cette autorisation ministérielle ne sera en aucun casaccordée si l'association n'a pas déposé son compte annuel, depuis sa constitution ou du moins les trois derniers exercices comptables, ou si lafondation n'a pas déposé son compte annuel.


OBLIGATIONS ANNUELLES

• tenue des conseils - approbation du projet de comptes annuels par le conseil d’administration

(comptes annuels internes ET sous format BNB) + le Budget• tenue des procès verbaux de réunion de CA > document écrit et signé avec liste de présence

signée > de préférence collé dans un registre• contrôle des comptes par le commissaire ou vérificateur aux comptes• tenue de l’assemblée générale (et convocation) avec au moins :

– approbation des comptes annuels (comptes annuels internes ET sous format BNB)– approbation du budget– décharge de leur mandat aux administrateurs– le cas échéant décharge de leur mandat au commissaire et/ou contrôleur aux comptes– nomination et démission d’administrateurs (> échéancier à suivre)

• tenue des procès verbaux de réunion de l’AG > document écrit et signé avec liste de présencesignée > de préférence collé dans un registre


OBLIGATIONS ANNUELLES

• tenue à jour de la liste des membres (même si la loi ne prévoit le dépôt au greffe des

modifications dans la liste des membres) et donc du registre des membres (art.10 alinéa 1er dela loi du 27 juin 1921)

• publications au moniteur belge (modification aux statuts, changement d’administrateur,changement de pouvoir de gestion)

• comptes annuels : dépôt au greffe du tribunal de commerce ou à la BNB (suivant la taille/letype d’ASBL)


• TENUE ET CONSERVATION DES LIVRES COMPTABLES ET ARCHIVES

– DELAI GENERAL DE 7 ANS (attention aspects spéciaux en matière de TVA,entre autre concernant les biens immobiliers) en droit fiscal et comptable pourles ASBL

– MAIS attention dans le secteur non marchand: certaines conventions desubventions exigent des délais de conservation bien plus longs ! Attention aussiaux exigences de certains bailleurs de fonds concernant les modalités deconservation (originaux, fichier électroniques, etc.)…

EN BREF : veiller à bien lire tous les termes de référence des subventions– Et ne pas oublier : certaines archives sont sensibles (données personnelles,

etc.): la destruction physique de ces archives s’impose après le délai deconservation, même si l’écologie devrait primer!


Les comptes annuels (en plus du schéma « BNB »)

– Nécessité de présenter des documents lisibles pour les membres des AG et CA (pour lebilan et le compte de résultats, le format BNB n’est pas vraiment adapté…)

– Privilégier un document de synthèse en une ou deux pages reprenant les comptes del’exercice précédent, le budget et les comptes de l’exercice écoulé, le budget del’exercice suivant

Mais cela ne suffit pas !


Le rapport annuel, c’est aussi :

– Il faut avoir en tête que dans le non marchand, les données comptables (chiffresfinanciers) ne sont et ne seront toujours que partielles ! Pour bien comprendre, analyser, communiquer, les données extracomptables (non convertibles en donnéesfinancières traditionnelles) sont impératives au travers du rapport moral ou rapportd’activités pour connaître la nature, le volume, l’ampleur des activités (exemple : levolume de temps passé par les bénévoles, le nombre d’étudiants d’un école, lenombre de journées d’hospitalisation, le nombre de repas donnés dans unrestaurant social, le volume de produits alimentaires récoltés et distribués, etc.).Seule la combinaison du bilan financier et du rapport d’activités permet decomprendre et d’apprécier d’une association/fondation!

– Pour le contrôleur externe ou le comptable ce document (et l’intérêt qu’il portera àprendre connaissance de ces données de « performance » qui ne sont pas financières)lui permettra d’exécuter ses tâches avec l’information nécessaire.


Les budgets

– Obligation de dresser un budget !!– Contenu : budget d’exploitation/budget de trésorerie ? Les deux ? Prévisions à un an ?– Responsabilité du conseil d’administration ? Responsabilité du commissaire ?– Quand faire approuver le budget ? En temps utile…..


La comptabilité analytique :- Une obligation légale : oui….- mais surtout et avant tout (comme d’ailleurs la comptabilité…) un outil degestion (suivi de la situation par secteur, par sous-entité, suivi de l’utilisationdes subventions, etc.) Cela plaide pour une comptabilité tenue en interne (qui est le mieux à mêmede connaître les bonnes imputations : destination, subsides, affectations,activités, etc.) avec l’aide de spécialistes comptables >> Attention : Ne pas confondre consolidation et regroupement comptable


LE CONTROLE


PREAMBULE

Au départ, il est des plus important de rappeler que la comptabilitédoit être tenue en respectant les législations en vigueur et enassurant la gestion de l’association « en bon père de famille », cequi sous-entend entre autres de la prudence et de la rigueur, et parailleurs que les « meilleures intentions du monde » ne peuventservir de justification, ni à la fraude ni au non-respect deslégislations en vigueur.


Introduction> définition du contrôle interne« le contrôle interne est formé de plans d’organisation et de toutes les méthodes et procéduresadoptées à l’intérieur d’une entreprise pour protéger ses actifs, contrôler l’exactitude desinformations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l’application desinstructions de la direction. »

> définition du contrôle externe« Le but est de s’assurer que les principes comptables fondamentaux sont respectés, que laloi et les statuts sont respectés, et que les comptes annuels présentent une image fidèle dupatrimoine et des activités de l’entité contrôlée. »


Les acteurs :

• contrôleurs « privés »• les réviseurs d’entreprises• les experts comptables• les comptables agréés• les auditeurs

• contrôleurs « publics » : entre autre,• les bailleurs de fonds et leurs services financiers• les Cours des comptes (B, UE, etc.)• les administrations fiscales

• les contrôleurs internes (auditeurs internes) > service internede l’association


LE CONTROLE EXTERNE


➢ pour les très grandes structures : obligation de nommerun commissaire (obligation légale)

➢ pour les grandes et petites structures

- si les statuts le prévoient, obligation de nommer uncommissaire

- si les statuts le prévoient, obligation de nommer unvérificateur aux comptes (qui n’est pas un commissaire ;pourra être désigné un membre d’une profession économique ou tout autre personne)


Indépendance du réviseur d’entreprises nommé commissaire ouvérificateur aux comptes ou de l’auditeur externe

Vu le but social d’une association, ou le domaine politique,philosophique, culturel ou social dans lequel elle évolue, on ne peut passe contenter d’envisager l’indépendance du réviseur sous les seulsangles légaux traditionnels (liens familiaux, liens financiers.L’indépendance morale (par exemple, l’appartenance à un mouvementpolitique) doit être préservée, plus encore ici que dans une entreprisecommerciale.


Indépendance du réviseur d’entreprises nommé commissaire ou vérificateur aux comptes ou de l’auditeur externe

- Le respect de la loi- Mandat du commissaire gratuit : en principe NON

PRINCIPES :- honoraires suffisants- cumul avec la qualité de membre de l’association : oui, mais…..- être membre du conseil d’administration : NON (et de préférence même pas dansstructure liée)- liens familiaux avec membre du CA : NON-liens familiaux avec membre du personnel : NON


Compétence de l’auditeur externe dans le secteur non marchand - compétences morales > maîtrise des objectifs spécifiques - compétences techniques spécifiques > réglementations particulières en matière sociale (APE, ACS, Maribel, article 60, etc.) > réglementation relative aux subventions > u > règles fiscales (l’IPM – la TVA appliquée au non marchand) > financières l’absence de but lucratif la notion de « boni/mali »>< « bénéfice/perte »


Compétence de l’auditeur externe dans le secteur non marchand- Particularités du secteur :

- perception différente des comptes annuels - absence de but de lucre - utilisation optimale des moyens

- compétences en relations humaines >relation bénévole><CA ou personnel - capacité d’adaptation des objectifs de la mission > attentes des tiers - compétences « linguistiques » : le parler « associatif »


ASPECTS PARTICULIERS DE CONTRÔLE - Le risque de révision («audit » risk) dans le secteur « non marchand » - Seuil de matérialité particulier au secteur non marchand - Attentes particulières à l’interne ou à l’externe


Aspects de contrôle

risques généraux :• Statuts • But social (objet social) > respect • La Prise de participation majoritaire (en droit ou en fait) dans une société commerciale • le non respect des multiples (et parfois incompatibles ou contradictoires !) législations

sociales, fiscales, et autres (par exemple : les procédures d’appel d’offre et de marché public àrespecter, les réglementations sociales en matière de temps de travail,… ) qui peuvent àposteriori avoir une influence sur les subventions reçues ou à recevoir ;



risques généraux : • Le risque humain (inamovibilité des fondateurs ou dirigeants, le facteur humain en général) • Le bénévolat (tolérance ? Exigences ?) • le blanchiment d’argent (les meilleures intentions du monde…) • La comptabilité « créative »



risques généraux : • les immobilisés • Stocks • Créances • la trésorerie



risques généraux : • Subsides en capital (amortissements !) • Provisions pour risques et charges • Fonds affectés "pour affectations budgétaires" • « Fonds affectés » ou « provisions » pour passif social ou départs du personnel ? • Provisions pour risques et charges



risques généraux : • Dettes commerciales • Dettes fiscales et sociales > responsabilités dirigeants ? • Rémunérations > la créativité ! Les différents types de statuts et les implications

comptables (provision pécule de vacances, subside spécifiques, fonds de roulement,etc.)

• Subsides (respect de l’annualité, des périodes de couvertures, de l’éligibilité des

dépenses, etc.)



risques généraux : • Subsides • Autres produits divers - don • TVA > statut d’exempté article 44 (TVA intracommunautaire) – assujettissement

mixte, partiel • Risque effectif en matière de passif social

>> le risque de discontinuité >> L’article 138 du code dessociétés est d’application pour le commissaire ; par contre la


Programme de travail

• Généralités • Étendue par rapport aux sociétés commerciales et adaptation au secteur non

marchand • Contrôle du budget


Risques particuliers liés aux associations en difficultés• Procédure à mettre en place• Les obligations légales• L'attitude du réviseur d'entreprises• Le programme de travail• Les mesures à mettre en œuvre par le réviseur qui constate un risque significatif de

rupture de continuité• Autres risques à surveiller


LE CONTROLE INTERNE


CONTRÔLE INTERNE

• Le contrôle externe et le contrôle interne : double emploi ? • Vigilance accrue dans le secteur non marchand :

– « les bonne volontés »– La proximité bénévoles/volontaires - salariés/professionnels– L’utilisation de moyens publics (sous toutes formes : le temps, le

matériel, etc.) et de fonds publics (« public » au sens noble et premierdu terme : pas seulement venant des pouvoirs publics)


CONTRÔLE INTERNE

SOURCES DE CONTRÔLE INTERNE : - LES STATUTS- Le ROI- LE MANUEL DE PROCEDURE >> à mettre à jour régulièrement en fonction de l’évolution de l’entreprise,


CONTRÔLE INTERNE

Manuel de procédure = description:• les procédures d’autorisation et d’approbation;• le descriptif des fonctions (qui signe les courriers ? qui engage le personnel ? qui s’occupe des

archives et comment ? qui dépense ? etc…)• la séparation des fonctions comptable et financières entre autorisation, traitement,

enregistrement et vérification;• les contrôles portant sur l’accès aux ressources et aux documents;• les procédures de vérifications;• les procédures de réconciliations;• les modes d’analyse de performance opérationnelle et leur suivi ;• les modes d’analyse des opérations, processus et activités et leur suivi ;• les procédures de supervision et de contrôle interne et/ou externe.


CONTRÔLE INTERNE

• STRUCTURE – CYCLES– LE CYCLE DU FONCTIONNEMENT GENERAL– LE CYCLE COMPTABLE– LE CYCLE DE L’INFORMATION FINANCIERE– LE PERSONNEL– LES RECETTES

• les subventions (comptabilisation – utilisation – affectation – justification de l’emploi)• les recettes sur activités• les dons en nature et en numéraire (réception – exhaustivité – utilisation)

– LES ACTIFS FINANCIERS – LES PLACEMENTS– LES IMMOBILISATIONS


CONTRÔLE INTERNE

• CONCLUSION– le contrôle interne une des pierres d’angle essentielles du bon fonctionnement de l’organisation. – deux principes :

• la séparation des fonctions• la confiance dans les personnes a ses limites, humaines par définition : si la confiance se mérite,

se construit, elle doit aussi pouvoir se vérifier sans que cela ne soit considéré comme uneméfiance ou perte de confiance.

– si l’essentiel des organisations actuellement en place n’a pas trop à souffrir des déficiences du contrôle

interne, c’est surtout grâce à la qualité des personnes qui gèrent ces organisations. Mais la prudenceétant une mère vertu, gardons-nous de l’excès de confiance. Et longue vie à nos organisations, le tissuassociatif étant un acteur majeur de notre société actuelle !


CONTRÔLE INTERNE

• CONCLUSION – La compétence des acteurs (ne veut pas dire bardé de diplômes !) : l’expérience et le simple bon sens

sont aussi des gages de compétences. – La formation permanente n’a pas de limite : on apprend et on s’améliore à tout âge, même s’il faut

parfois savoir reconnaître que l’on atteint son seuil de compétence et savoir laisser exécuter une tâcheou une fonction par d’autres, ce qui en soit est aussi un gage de compétence .

– A l’identique de ce qui se dit dans les services de police évolués en matière de politique routière, la

prévention est bien plus efficace que la répression dans la lutte contre les infractions, les erreurs et lescomportements indélicats. La maîtrise de l’organisation et un bon système de contrôle interne sontdes moyens de prévention par excellence


BIBLIOGRAPHIE Liste non limitative .......- « Memento des A.S.B.L. » édition Wolters Kluwer Belgium (édition 2015) de

M.Davagle- revue « ASBL actualités » (éditions SYNECO - EDIPRO)

- Les dossiers d’ASBL Actualités (éditions SYNECO-EDIPRO)- « Comment remplir les déclarations fiscales des ASBL ? » Edipro Liège

2010- « le contrôle interne dans les associations sans but lucratif - guide de

bonnes pratiques à l’usage des associations » - Commissioncommunautaire française 2007

les éditions EDIPRO (Liège) www.edipro.be

+ de nombreuses autres publications........


BIBLIOGRAPHIE Dans les publications de l’IRE : entre autre Etudes IRE - Contrôle 7/2002 « Comptabilité et audit dans le secteur non-marchand », résultat des travaux dela commission de travail IRE « non profit sector »,Etudes IRE 2004 « L’audit dans les ASBL », résultat des travaux de la commission de travail IRE « non profitsector »,ICCI « Le révisorat d'entreprises dans le secteur associatif », 2011 Nr 1ICCI « Le réviseur d'entreprises et l'information non financière » 2010, Nr3ICCI « Le rôle du réviseur d'entreprises à l'égard du Conseil d'entreprise » 2010, Nr 2ICCI « Secteur public et non marchand, contrôle interne et bonne gouvernance » 2008, No. 2ICCI « Entités d’intérêt public et transparence financière » 2011, N° 3ICCI « Le rôle du reviseur d’entreprises dans les entreprises qui ne sont pas tenues de designer un reviseurd’entreprises » 2012, N° 1ICCI « L’audit (de performance) dans les secteurs public et non marchand » 2013, N°2ICCI « Le rapport du commissaire » 2013, N°3


Merci de votre attention,

Et bonne continuation dansvos activités !


Documents

Le contrôle dans le secteur non marchand - tamtam.protamtam.pro/ttp/uploads/slots/fichiers/2016/05/12 LONDON 1240... · La législation sur la prévention du blanchiment de capitaux