Le digital au service de l’événementiel

Jade THERON, Meeting and Event Industry, Université Paris-Est-Marne-La-Vallée.

Résumé : Cet article étudie l’intégration des outils et techniques digitales dans le secteur de l’événementiel considérés aujourd’hui comme indispensables à la réussite d’une manifestation. L’accent est mis sur les bénéfices et les apports de ces solutions pour les organisateurs mais également pour les participants aux différents événements. Une étude est menée sur le terrain du salon connec’Sud et sa nouvelle stratégie de digitalisation. Mot clés : événement, digital, connecté, stratégie, expérience, communication, connec’Sud. Digital at the service of events Abstract: This article throws light upon the integration of digital tools and techniques in the sector events. Nowadays, this integration happens to be essential rather the key to success. The emphasis is on the benefits and contributions of these solutions for the organisers as well as the participants of the different events A study will be carried out on site about connec'Sud fair as well as its new digitization strategy. Key words: event, digital, connected, strategy, experience, communication, connec’Sud.

Introduction générale

« Là où en France nous passons en moyenne 4,1 heures par jour sur Internet sur un

ordinateur et 1 heure sur un smartphone, le digital prend une place importante dans la vie de

nombreux français. ». Toutes les nouvelles solutions et créations digitales sont venues se

greffer dans le tourisme et plus particulièrement le tourisme événementiel. Entrainant des

modifications et toujours en quête d’améliorer le travail des organisateurs ces nouvelles

techniques et solutions deviennent indispensables.

Nous entendons par solutions, techniques, outils digitaux le web 2.0 où l’internaute devient

actif (les réseaux sociaux, les blogs, plateformes d’échanges…) mais également le web 3.0,

qui fait référence à la mobilité avec l’apparition des nouveaux supports tels que les tablettes

et smartphones et leurs applications pouvant utiliser les nouvelles techniques comme la

réalité augmentée, virtuelle, etc. Ce sont donc des outils dans lesquels l’utilisateur est au

centre de l’action et donc acteur avec la création et le partage de son propre contenu.

La digitalisation désigne un phénomène lié aux nouveaux usages des consommateurs et aux

nouveaux objets qui impactent directement les modèles d’entreprises et d’organisations

actuels.1

De nos jours et avec l’apparition de tous ces nouveaux outils, les opérations événementielles

ont besoin d’être innovantes pour attirer leur cible et je pense que les outils digitaux peuvent

amener une réelle valeur ajoutée à celles-ci.

Ces solutions tendent à se généraliser, et de nombreuses entreprises tentent d’innover dans

ce sens, c’est une opportunité pour les nouvelles entreprises afin de proposer toujours plus

de moyens d’améliorer le quotidien, et ce dans l’événementiel. L’idée des organisateurs

d’événements est désormais de proposer de réelles expériences digitales aux

consommateurs d’événements (participants).

La génération dite Y s’est fondée sur cette ère digitale, et selon Travel Market Report, plus

de la moitié des voyageurs d’affaires seront de la génération Y en 2020, l’adaptabilité du

tourisme d’affaires et de l’événementiel en général est donc une nécessité.

Aujourd’hui toutes ces solutions et outils ne sont plus seulement une tendance mais bien une

réalité à intégrer, le numérique et le digital sont omniprésent et doivent donc être pris en

compte dans la logistique d’organisation d’événement.

C’est sur ces constats que se déroule le sommaire de cet article de fond afin de répondre à

la problématique suivante, dans quelles mesures les solutions digitales impactent-elles le

secteur de l’événementiel ?

Grâce aux écrits et à mes lectures je montrerai dans une première partie que le digital est

rapidement devenu un outil indispensable dans le secteur de l’événementiel et comment les

solutions digitales peuvent créer et améliorer l’expérience des participants à un événement.

1 Définition de la digitalisation, un terme généraliste. Disponible sur : https://www.digitall-conseil.fr/definition-

digitalisation/

Puis j’appliquerai les stratégies démontrées à mon terrain d’analyse, celui de mon stage de

fin d’études et de l’événement organisé dans ce cadre. Enfin je prendrais de la distance par

rapport à cette application et proposerai des préconisations à mettre en place pour

l’organisation de ce dernier.

I. Le digital au service de l’événementiel

La communication événementielle est une technique de communication basée sur la

création d’événements d’entreprise classiques ou voulus comme spectaculaires et sortant de

l’ordinaire à l’occasion desquels un public cible est généralement convié.

La communication événementielle peut viser les clients /consommateurs, la presse, les

partenaires ou les salariés de l’entreprise (conventions).2

L’événementiel a toujours existé, en effet depuis toujours on se rassemble pour célébrer ou

pour se rencontrer autour de sujet commun. De nos jours nous constatons que l’apparition

du digital à pleinement modifié le monde, les comportements, la communication entre les

consommateurs et les marques. Selon une étude de la CSA les principaux facteurs qui font

le plus évoluer les métiers et les compétences aujourd’hui sont les nouvelles technologies, la

dématérialisation et le digital.3 Il en va de même pour le secteur de la communication

événementielle. Selon un sondage d’IMEX, 60 à 63% des organisateurs ont utilisé une

application mobile pour au moins un événement au cours des 2 dernières années.

Toutes les nouvelles solutions et outils apportent de nouvelles formes de connexions et

d’interactivité qui permettent l’échange d’informations. Nous avions auparavant une

communication uniquement descendante, aujourd’hui ce phénomène est modifié par une

communication fondée sur l’échange et la participation. « 65% des participants à un

événement estiment que l’expérience événementielle s’est améliorée grâce aux solutions

digitale ». Ce chiffre montre l’importance de l’intégration de ces techniques dans le monde

événementiel.

L’événement connecté, également appelé événement 2.0 ou événement digital, correspond

à un événement ou une manifestation pour laquelle les organisateurs installent des objets,

des animations, des installations techniques ou des moyens digitaux.4

La digitalisation devient une autre dimension de l’événement une nouvelle façon de le vivre.

Tous les organisateurs d’événements doivent aujourd’hui de s’imprégner de toutes ces

solutions et évolutions qui sont désormais nécessaires à la réussite de ces derniers. Ces

actions doivent être réalisées avant pendant et après l’événement, que ce soit par le biais

des réseaux sociaux ou d’outil de base comme le site internet. L’événement doit perdurer et

2 Définitions marketing. Communication événementielle. [en ligne]. (Page consultée le 15 mars 2017). Disponible

sur : https://www.definitions-marketing.com/definition/communication-evenementielle/

3 Ernst & Young Advisory en collaboration avec LinkedIn, La révolution des métiers, nouveaux métiers, nouvelles

compétences : quels enjeux pour l’entreprise. 52p. Disponible sur :

http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/EY-revolution-des-metiers/$FILE/EY-revolution-des-metiers.pdf 4 Événement connecté – Définition, idées et astuces ! [En ligne]. Internetanywhere. Mis en ligne le 26 avril 2017.

URL: http://www.internetanywhere.fr/evenement-connecte-definition-idees/

ne jamais laisser la communauté créée grâce à ce dernier, il est nécessaire de garder le

contact même après.

Aujourd’hui les nouvelles technologies et outils digitaux s’imprègnent de plus en plus des

événements qui deviennent de plus en plus attractifs et innovants.

1. Les enjeux et objectifs

Le digital permet de faire suivre un fil conducteur durant les étapes de préparation de

l’événement jusqu’à la réalisation de celui-ci et l’aval de la manifestation. Ces nouvelles

solutions proposent des manières innovantes et créatives pour réaliser ce lien entre toutes

les parties d’un projet.

Les outils digitaux peuvent servir à la promotion d’une action, mais aussi à l’animation ainsi

que l’organisation. Le digital prouve également l’authenticité de l’action ou de l’événement.

Il permet aussi de pouvoir raconter une histoire au public, une storytelling, qui engage les

participants et leur permet de suivre la préparation de l’action. Les visiteurs peuvent suivre

grâce aux réseaux sociaux, ou au site internet l’avancement du projet, de l’inscription de

nouveaux exposants aux nouveaux speakers de conférences, etc. (Exemple du salon

connec’Sud étudié en deuxième partie de l’article). Le digital peut souvent apporter une

dimension humaine à la manifestation.

Les objectifs de l’intégration du digital dans la communication événementielle peuvent être

multiples. Ils permettent de faire durer les événements qui avant pouvaient être qualifié

d’éphémère et de capitaliser sur l’organisation de ceux-ci pour les éditions suivantes. Les

outils digitaux permettent de rendre les événements toujours plus innovants et différenciant,

en effet, toutes les solutions ajoutent une originalité faisant des événements toujours

uniques. Le numérique est venu bouleverser toutes les techniques d’organisation venant

souvent les alléger et les simplifier : envoi d’invitation, inscription en ligne, informations

pratiques, présentation d’un événement, etc.

Les pratiques de digitalisation présentent de nombreux bénéfices aux entreprises

organisatrices qui ne peuvent plus négliger ces atouts indéniables au risque de passer à

côté d’un public qui utilise toutes ces techniques. On trouve également tous les enjeux liés à

la communication autour de l’événement. Tous les outils digitaux présentent des atouts pour

optimiser cette dernière et amplifier son impact.

Dans l’article « innovations digitales et numériques au service de l’événementiel » est listé

de manière exhaustives des leviers de développement grâce à la digitalisation : « elles

dynamisent l’événement, elles permettent de gagner en efficacité, elles sont dans l’ère du

temps, elles génèrent de l’interactivité entre organisateurs, participants et prestataires, etc. ». 5

Enfin nous pouvons également constater que l’intégration du digital dans une action rend et

fait bénéficier à l’entreprise organisatrice ou à l’événement d’une image moderne, dans l’ère

du temps, et d’un positionnement dynamique.

5 MyLodgeEvent, Innovations digitales et numériques au service de l’événementiel [en ligne]. (Page consultée le

18 juillet 2017). Disponible sur : https://www.mylodgevent.com/innovations-evenementiel

L’utilisation souvent simple et intuitive de certaines innovations a permis leur insertion rapide

et valorisante dans le secteur complexe de l’événementiel. Aujourd’hui le numérique donne

la possibilité de dynamiser des concepts anciens comme des salons ou séminaires en y

intégrant des innovations.

Le digital permet de répondre à différentes problématiques et différents objectifs qui doivent

être identifié avant le lancement d’une opération.

2. Le participant devient acteur de l’expérience événementielle

Parce que le business B to B entre dans une phase nouvelle, de par le numérique et de par

la nécessaire expérience que doit vivre tout acheteur d’un produit ou d’un service les outils

digitaux viennent satisfaire cette demande. Désormais chaque participant compte et doit

vivre sa propre expérience. Plus que jamais cette quête d’expérience personnalisée est au

cœur de l’événementiel.

De plus en plus d’animations « immersives » voient le jour et constituent des dispositifs

d’une grande pertinence pour créer une réelle expérience. L’immersion consiste à « replacer

virtuellement un sujet dans un environnement, en recréant artificiellement les stimuli générés

par ce même environnement dans la réalité » (Wikipédia).

Comme indiqué dans l’article de Dorianne Wotton, grâce au digital un participant passif peut

rapidement et facilement devenir un réel ambassadeur de marque ou de l’événement. Tout

en partageant son expérience il fait vivre à travers les outils digitaux son vécu et son contenu

reste disponible et accessible et participe à la notoriété d’une manifestation.6

Aujourd’hui les participants peuvent donner leur avis, recommander, ou même faire la

promotion des événements via internet et les réseaux sociaux. Ils sont en perpétuelle quête

de nouveauté, d’expérimentation. De ce fait les organisateurs doivent proposer des concepts

uniques afin de marquer les esprits. C’est grâce à l’émergence de l’utilisation des

smartphones que ces phénomènes grandissent. En effet, les mobiles permettent d’interagir

en direct, de s’informer mais aussi de produire du contenu. Ils sont aussi les outils

permettant l’acte d’achat, devenant de réels moyens de paiement.

Aujourd’hui et ce qui n’était pas le cas auparavant est que les absents peuvent désormais

prendre part aux événements, les réseaux sociaux sont un moyen adéquat pour satisfaire

cette demande puisque ils permettent de transmettre des messages, des vidéos, des photos

en temps réel. Il existe désormais des principes de « live » comme sur Facebook par

exemple qui servent à faire vivre l’événement sur internet. L’intégration du digital permet en

effet d’augmenter la portée de la manifestation en supprimant les barrières temporelles ou

géographiques.

6 Wotton D. Les bénéfices du digital appliqué à l’événementiel [en ligne]. LinkedIn. Mis en ligne le 20 avril 2017,

consulté le 16 juillet 2017. URL : https://fr.linkedin.com/pulse/les-b%C3%A9n%C3%A9fices-du-digital-

appliqu%C3%A9-%C3%A0-l%C3%A9v%C3%A9nementiel-dorianne-wotton

Nous pouvons dire que désormais ceux qui font réellement vivre un événement sont ses

participants. En effet, les manifestations n’appartiennent plus seulement aux organisateurs,

elles se définissent aujourd’hui comme interactives et participatives.

3. Les nouveaux dispositifs

Petit à petit, de jour en jour, nous voyons apparaitre toujours plus d’innovations qui ne

cessent de révolutionner toutes les pratiques d’organisation connues de tous. Nous pouvons

en lister certaines qui commencent à prendre leur place dans le marché de l’événementiel et

qui se voient de plus en plus choisies pour répondre aux désirs d’interaction des participants.

- La réalité augmentée présentant un caractère ludique, et qui permet au participant de

se sentir impliqué. En effet, il est ajouté au réel des informations digitalisées

permettant l’interaction et le divertissement du visiteur d’un événement.

- La réalité virtuelle permettant de plonger un participant dans un autre univers qui peut

être celui d’une marque ou d’un produit par exemple. Comme indiqué par Hans-

Georg Kluge « le champ de vision de l'utilisateur est complètement couvert et les

écrans se chargent de représenter un environnement complètement nouveau, ce qui

conduit l'utilisateur vers d'autres mondes. ».7

- Le live streaming qui plonge les internautes et spectateur au cœur de l’événement et

permettent aux organisateurs de rester connecté avec les prospects et participants.

Nous pouvons prendre l’exemple de YouTube qui a retransmis en direct des concerts

du festival Coachella. Tous les réseaux sociaux ont désormais intégré une plateforme

de live : Instagram, Facebook ou encore Twitter aucun n’y manque. Cette technique

en vogue permet de décupler la visibilité d’un événement sur internet.

- Les robots, toujours en quête de nouvelles expériences ces outils déjà présents dans

plusieurs domaine commencent à apparaitre dans celui de l’événementiel. Par

exemple, le robot de sheldon qui accueille les convives d’un événement.8 Restant les

plus plébiscités dans l’événementiel, les humanoïdes qui sont désormais capables de

créer de réelles interactions avec les participants d’un événement.

- Les objets connectés tel que des bracelets permettant de se connecter entre

participants, ou bien de mettre en place un nouveau processus d’achat. Par exemple

des bracelets de ce type étaient utilisés sur le WaterMix Festival qui permettait aux

festivaliers de recharger ce dernier avec leur carte bleue et de pouvoir payer sans

contact leurs consommations directement avec ce nouvel outil.

- Les applications mobiles sont elles aussi utiles pour créer des échanges entre les

participants. Nous pouvons prendre l’exemple de l’application « Ties » déjà testée

lors d’événement rassemblant 100 à 200 participants. Grâce à une inscription avec

un compte LinkedIn nous pouvons ajouter les événements et manifestations

auxquelles nous participons et nous pouvons préciser les rencontres souhaitées.

7 KLUGE HG. AR et VR : quelle est la différence entre la réalité augmentée et la réalité virtuelle ? [en ligne].

Androidpit. Mis en ligne en Avril 2017. URL : http://www.androidpit.fr/differences-realite-augmentee-vs-realite-

virtuelle

8 Evotion, Sheldon le robot d’accueil [en ligne]. (Page consultée le 26 juillet 2017). Disponible sur :

http://www.evotion.com/fr/robots/sheldon/

Durant l’événement cette même application permet également de communiquer entre

participants. 9

Toutes ces innovations sont vouées à évoluer avec le temps, et nous ne pouvons dire

précisément de quoi se composerons nos futurs événements. L’objectif principal est

désormais de toucher le public avec une expérience mémorable et créatrice d’émotion.

4. Les limites

Malgré tous les avantages et attraits que le digital présente dans le secteur événementiel

ceux-ci possède aussi ses limites.

Le digital ne peut remplacer l’humain, en effet selon moi toutes les transformations digitales

ne peuvent remplacer le contact humain, en face à face. Les Hommes ont besoin de se

réunir et d’échanger et plus la technologie sera présente plus cela sera le cas. Les outils

digitaux viennent booster et améliorer l’expérience des participants mais pas remplacer leur

présence. La vocation première de rassembler les gens perdurera afin de toujours garder

une dimension humaine.

Le cout de mise en place de solutions digitales peut être très variable. Très peu élevé

désormais pour la création d’un site internet ou une présence sur les réseaux sociaux, mais

très couteux dès que les outils se classe à la pointe de l’innovation. Selon moi le coût

démontre une limite de cette intégration, dans une logique d’organisation de moins en moins

couteuse pour les événements.

Un des limites ou l’inconvénient majeur vient également du fait qu’il faut anticiper les

connexions pour la mise en place de solutions telles que celles présentées précédemment.

En effet, il s’agit de penser à gérer les couvertures WIFI, 3 ou 4G sur le lieu de l’événement.

La qualité du réseau est primordiale pour la réussite du fonctionnement des outils.

Un autre des risques pour les entreprises est le phénomène de Bad buzz d’un événement.

Par définition « un bad buzz est un phénomène de bouche à oreille négatif »10. Les

publications sur les réseaux sociaux étant libres elles peuvent comme indiqué créer de la

viralité qui peut vite se transformer en cercle négatif pour les parties prenantes d’un

événement. Malheureusement ce phénomène est difficile à anticiper ou même à contrôler.

Enfin il existe un danger de protection de données personnelles dans cette transformation

digitale. Certaines solutions peuvent être créées avec un but de récupérer des données sur

une entreprise, une personne, un contenu, etc. La protection de données devient un sujet

majeur dans ce processus de digitalisation de tous les secteurs.

Les inconvénients pour les organisateurs peuvent être la complexité de l’outil et la

« surnumérisation » qui détournent l’intérêt des participants du sujet d’origine de

l’événement. Il est donc indispensable de proposer des solutions et outils agile et simple

d’utilisation.

9 NEAULT C. Engagez vos participants pour réussir vos événements [en ligne]. Réseau veille tourisme. Mis en

ligne le 24 janvier 2017, consulté le 17 juillet 2017. URL: http://veilletourisme.ca/2017/01/24/engagez-vos-participants-pour-reussir-vos-evenements/ 10

Définitions marketing. Bad buzz. [En ligne]. (Page consultée le 24 juillet 2017). Disponible sur :

https://www.definitions-marketing.com/definition/bad-buzz/

Que deviendra réellement l’événementiel dans quelques années ? Seul le temps et

l’évolution nous le dirons, mais les organisateurs doivent restés vigilants et toujours informés

des nouveautés afin de toujours satisfaire leurs participants et de créer de réelles

expériences inoubliables.

II. Etude de cas : le salon connec’Sud

Nous avons donc pu voir comment le digital s’est imprégné de ce secteur de l’événementiel

nous allons donc maintenant étudier comment cela se traduit sur le terrain. Pour cette partie

nous ferons l’analyse de l’événement connec’Sud sur lequel j’ai pu travailler durant mon

stage de fin d’études. Nous débuterons par une présentation de cette action incontournable

pour les entrepreneurs d’Occitanie puis nous étudierons sa stratégie de digitalisation.

1. Présentation de l’événement

Mis en œuvre par le Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée et Sud de France

Développement, connec’Sud est le rendez-vous pour permettre aux entreprises d’Occitanie

de trouver les outils et compétences pour se développer. Connec’Sud est gratuit et réservé

aux professionnels. En huit édition, connec’Sud est devenu une référence pour la qualité de

son organisation, la richesse de ses offres, et une unicité de son format en région. La

promesse de l’événement est de « permettre plus de performance à l’entreprise par l’accès

facilité à des produits et des services BtoB », tous présentés pendant une journée.

Connec’Sud en quelques chiffres (édition 2017) : 139 exposants - 2170 participants - 5

challenges - 12 conférences officielles - 13 flashs Experts

Le programme connec’Sud cherche à amplifier les effets de l’évènement en répondant à des

attentes fortes des exposants et des visiteurs :

- attirer toujours plus de visiteurs

- permettre des rencontres et des leads qualifiés

- découvrir les tendances nouvelles et les innovations du secteur BtoB

Connec’Sud met à disposition des entreprises de nouveaux outils et des prestataires

qualifiés pour les aider à construire et à trouver des solutions business efficaces et

rentables.11

2. La digitalisation de l’événement

Après 7 éditions connec’Sud commençait à être à bout de souffle, restant sur ses acquis

d’événement unique régional. C’est face à ce constat que l’équipe a pris le parti de digitaliser

d’avantage l’action pour continuer à la faire vivre avec son temps et répondre aux attentes

des entreprises, tant exposants que visiteurs.

Les objectifs de cette mise en place étaient multiples, notamment d’élargir la cible visiteur à

la nouvelle grande Région Occitanie, mais aussi de créer du contenu pour les visiteurs, de

11

Connec’Sud, solutions pour le développement des entreprises [en ligne]. Disponible sur : https://connecsud.com/

les nourrir et de les inciter à se déplacer pour venir rencontrer les experts dans leurs

domaines. L’idée est bien évidemment de continuer à faire vivre l’événement après

l’événement, car c’est un constat que les parties prenantes de connec’Sud avait révélé. Une

fois la journée du mois de juin réalisé l’événement « mourrait » jusqu’à l’année suivante.

Afin de trouver les outils adaptés à la cible de l’événement mais aussi à l’image de

connec’Sud, l’équipe du département Multisectoriel de Sud De France Développement a fait

appel à plusieurs prestataires externes afin de s’appuyer sur ceux-ci pour se lancer dans

cette nouvelles stratégie de digitalisation.

Tout d’abord Numevent, agence événementielle, qui a désormais fait le choix de se placer

sur le marché du digital appliqué à l’événementiel. Ainsi que CitizenCom qui tout au long de

la préparation en amont a guidé l’équipe et donné des préconisations sur l’utilisation des

réseaux sociaux.

Il faut savoir que les outils et solutions digitales s’intègrent dans tout le cycle de la vie d’un

événement, chaque étape étant reliée et indissociable des autres. Comme expliqué dans le

livre blanc de Disney Business Solutions12 « intégré en amont de tout événement, le digital

est un outil de préparation, de construction et de promotion. Pendant la manifestation, la

digitalisation accompagne les professionnels dans la production de contenus et

l’orchestration de la communication. Enfin, en aval, elle apporte un second souffle aux

événements et les inscrit durablement dans le temps. ». C’est de cette manière que nous

découperons la digitalisation de connec’Sud.

o En amont

Le site internet : l’idée est de créer un espace web, dans le cas de l’événement le site

www.connecsud.com, qui constitue un outil personnalisé et adapté à la charte graphique

définie de ce dernier. C’est ici que l’on retrouve toutes les informations à connaitre sur

l’événement : son historique, ses chiffres clés, mais aussi son programme, les intervenants,

les informations pratiques (dates, lieu, accès), les contacts, etc. Le site connec’Sud était

aussi pour l’équipe organisatrice le canal d’inscription via deux formulaires dédiés : visiteurs

ou exposants, permettant de récolter toutes les données importantes et nécessaires à

l’organisation ou pour les résultats statistiques. Il permettait alors de générer les badges pour

tous les participants inscrits afin d’entrée le jour J. Ce site était également un moyen

d’échange entre participants : un visiteur inscrit sur le site peut via cette plateforme contacter

un exposant inscrit dans l’annuaire.

La création de ce site internet dédié donne vie à connec’Sud et a permis de mettre en avant

la richesse du contenu de ce dernier et de valoriser l’offre proposée.

Les réseaux sociaux, outils devenus indispensables aujourd’hui pour une bonne

communication, qui étaient bien trop délaissé par l’organisation connec’Sud. A ce sujet ils

ont permis cette année de relais et partage d’informations clés et pratiques. Ils étaient selon

mon point de vue les leviers d’attractivité à ne pas manquer pour créer le renouveau de

12

Comment digitaliser son événement, Livre Blanc Disney Business Solution

connec’Sud. Ils servent aussi à entrer et rester en contact avec de potentiel visiteurs et de

créer de l’échange. C’est une véritable communauté qui se créée grâce aux parties

prenantes et aux « ambassadeurs connec’Sud », par exemple les exposants historiques de

l’événement. Enfin ces outils permettent de créer une viralité naturelle à l’événement, et

servent à faire parler de ce dernier sans réel effort parfois.

Les autres outils : c’est grâce à la solution de billetterie en ligne gratuite « Weezevent » que

la vente et l’invitation pour la soirée de l’événement s’est faite. Permettant l’ajout d’une base

de données qualifiée, l’envoi et la gestion des inscriptions (avec le paiement) celle-ci est un

outil incontournable pour la logistique événementielle. En effet, de nombreuses plateformes

similaires ont vu le jour avec la montée en puissance du digital.

Enfin, un des outils phares pour une communication percutante auprès des exposants

connec’Sud était les « News Exposants ». Véritable newsletter hebdomadaire elle permettait

le partage d’informations importantes liées à leur participation.

o Pendant

« L’événement existe et il doit vivre sur la toile. Les organisateurs doivent agir et interagir

avec les visiteurs qui sont désormais des acteurs de leur événement. Le but étant tout de

même d’intégrer le virtuel dans le réel afin de marquer les esprits. »

Pendant, l’objectif de la digitalisation et de créer de l’animation et de l’interaction entre toutes

les parties prenantes de l’événement. A cet effet les smartphones sont les outils adéquats

pour interagir et participer à connec’Sud en direct.

Pour enrichir cette expérience visiteur nous nous sommes appuyés sur l’application

proposée par Numevent mettant en place différentes sorte d’animations :

- Le live feed : permet aux participants de devenir acteur de la conférence/atelier… en

posant des questions à l’intervenant, faire des commentaires pendant la présentation,

le tout diffusé sur écran et smartphone. Les participants « like » les questions. Les

questions sont modérées puis éditées. Un tri des questions favorites peut être

effectué par le modérateur en fonction de l’intérêt. L’intervenant peut ainsi interagir

avec la salle de façon dynamique en live.

- Le module de Vote & Sondage / Enquête : permet de poser des questions/votes/

sondages à vos participants et de recueillir l’ensemble de leurs réponses. La

synchronisation des résultats se fait en temps réel et est affichée sur écran et

smartphone, au moment que vous choisissez lors de votre événement.

- Le Photowall est une solution dynamique d’affichage de photos sur écrans répartis

sur l’ensemble de votre salon en temps réel. Ainsi, les participants ont une vue

d’ensemble en live sur les écrans de ce qui se passe pendant toute la programmation

de votre salon.

Toutes ces solutions apportent une touche originale, ludique, et unique à l’événement et

répondent aux problématiques d’expérience et de mise en action des participants.

Les réseaux sociaux qui comme démontré précédemment sont de nos jours devenus

indispensable pour la communication d’un événement, ont permis l’animation de connec’Sud

les 7 et 8 juin dernier. C’est à l’aide d’un community manager et un hashtag dédié que celle-

ci s’est déroulée. L’un des avantages majeurs de l’utilisation de ces plateformes était de

pouvoir les différents moments forts de la journée sans forcément y être présent ou voir ce

qu’il se passe sur une autre partie de l’événement.

Première solution digitale visible sur connec’Sud : le scanning et la gestion des badges,

permettant de contrôler l’accès à l’événement, l’entrée aux conférences, aux Flash Expert et

autres formats. Les hôtesses munies seulement d’un téléphone portable-scanner peuvent

flasher les participants et contrôler leur nombre en temps réel.

o En aval

Désormais les solutions digitales permettent de faire durer et de prolonger l’événement.

C’est de cette manière que connec’Sud continue à faire vivre les moments forts de cette

8ème éditions à travers ces différents réseaux sociaux grâce à des photos, vidéos prises le

jour J. En effet les réseaux sociaux permettent à l’équipe organisatrice de garder le contact

avec ceux qui font l’événement (participants, exposants, visiteurs, intervenants, prestataires,

etc.).

La plateforme du site internet nous permet d’envoyer un mail de remerciements à la base de

données des inscrits et participants à l’événement, il s’agissait ici de les renvoyer vers un

lien internet pour les inviter à remplir le questionnaire de satisfaction de l’événement. Une

fois de plus c’est avec plusieurs outils digitaux que l’organisation fonctionne pour

l’administration et la récolte des résultats. La logistique de traitement des données et

rapidement simplifié grâce à l’outil numérique réalisant les extracts nécessaires.

Les différents outils mis en place dans le cadre de l’organisation de connec’Sud chez Sud

De France Développement nous ont donné la possibilité de pouvoir analyser certains points

clés de l’événement :

- Grace au site internet nous pouvions suivre en direct l’évolution des inscriptions

visiteurs, la récolte d’informations pour les inscriptions exposants, le nombre d’inscrits

aux conférences ateliers, etc.

- Le taux de retour de nos campagnes e-mailing (suivi du nombre de clic sur les liens

insérés par exemple)

- Les statistiques de fréquentation de l’événement : les visiteurs étant badgés via la

plateforme du site nous avons pu extraire la base de données de participants avec

leurs informations de profil rentrées à l’inscription.

3. Les recommandations

Ce n’est que le début de la mise en place d’une dynamique de digitalisation pour

l’événement connec’Sud, tout reste à faire.

Il s’agira selon moi dans un premier temps de capitaliser sur l’utilisation des réseaux sociaux

et les démarches mises en place pour cette 8ème édition. En effet, leur valeur ajoutée

dépend aussi de la maitrise et de l’utilisation de leur administrateur. Connec’Sud devra alors

continuer sa stratégie de communication digitale à travers ses différents réseaux et y

consacrer du temps dédié dans la partie organisationnelle. Cela ne doit plus venir en plus

mais bien faire partie intégrante de la logistique. Par exemple, il sera nécessaire de faire

perdurer le travail débuté sur LinkedIn avec sa possibilité de créer une base de données

qualifiée afin de prospecter des entreprises pour exposer sur connec’Sud. Internet permet de

nos jours d’obtenir des informations fiables et qualitatives pour toucher la cible de

l’organisateur en direct. De plus la communauté existante des exposants historiques de

l’événement doit être un levier pour la future prospection de nouvelles entreprises, et les

réseaux sociaux peuvent aider sur le volet.

Je pourrais également recommander la mise en place de live sur l’événement pouvant

rendre ce dernier visible aux absents bien qu’il ne doit pas freiner le déplacement de certains

qui pourrait voir un intérêt à suivre connec’Sud à distance. Il serait alors pertinent de diffuser

des interviews en direct, ou même des pitchs entreprises qui de par leur qualité pourraient

susciter l’envie de visiter l’événement.

Nous pouvons aussi imaginer pour l’évolution de connec’Sud la mise en place / création

d’une application dédiée, similaire ou non au site internet pouvant être utilisée comme

plateforme en amont mais aussi le jour J pour les visiteurs et participants. Cette application

pourrait également permettre l’organisation de rdv B2B entre exposants et visiteurs, question

soulevée par de nombreux participants. L’organisation de rencontre entre participants ou de

petits groupes de travail sur des sujets communs pourraient permettre d’impliquer encore

plus le visiteur ou l’exposant le faisant toujours rentrer dans une démarche active et

participative.

Conclusion générale

Nous vivons aujourd'hui à l'ère digitale, qui est venue apporter de nombreuses modifications

dans la réalisation des travaux mais qui a également fait naître de nouveaux métiers et

moyens d’organisation événementielle. Bien que le secteur de l’événementiel démarre son

intégration de solutions digitales celui-ci est en plein essor et ne peut plus déroger à cette

règle du connecté. Il est à noter que 77% des organisateurs veulent intensifier l’utilisation de

la numérisation à l’avenir.13 Avec ce phénomène de digitalisation nous constatons

l’émergence de nouveaux acteurs sur le marché de l’événementiel.

A mon sens, aujourd’hui les agences et les annonceurs doivent redoubler d’effort pour attirer

toujours plus de monde et réussir leur événement. Leurs efforts se traduisent désormais vers

une transformation digitale, et ils doivent s’adapter aux nouveaux modes de communication.

Les participants aux événements, sous n’importe quelle forme qu’ils soient (événement

sportif, d’entreprise, salon, etc) cherchent désormais à vivre une expérience et à devenir

acteur de leur événement. Le digital permet alors de répondre à cette demande et de

proposer une expérience-client et à provoquer l’engagement.

13

Numevent, digitalisez votre événement [en ligne]. Disponible sur : http://www.numevent.fr/

Désormais les événements ne sont plus des actions statiques, figées, ils sont désormais

réalisés en trois temps : avant, pendant, après et la montée en puissance des technologies

numérique permet d’animer et de faire vivre ces trois temps.

De nombreuses innovations sont à venir étant donné que le secteur du digital est en

constant mouvement. Nous verrons peut-être émerger des activités de groupe utilisant la

réalité augmentée ou de nouveaux systèmes d'organisation voir le jour dans un futur plus ou

moins proche.

Les organisateurs d’événement doivent cependant rester vigilant à cette émergence rapide

des solutions digitales et mesurer leurs limites. Le digital ne remplace pas l’humain et les

rencontres physiques.

Nous pouvons donc nous demander que deviendra donc l’événementiel dans un futur plus

ou moins proche et à quels changements pouvons-nous nous attendre sur ce secteur. Nous

verrons peut-être apparaitre une nouvelle approche « détox » digital si ce dernier devient

bien trop présent, interdisant l’utilisation de numérique dans les événements…

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