Le financement des dépenses d ’entretien: Problématique et

Le financement des dépenses d ’entretien:

Problématique et solutions ??

Le financement des dépenses d ’entretien:

Problématique et solutions ??

Ou les avantages dOu les avantages d ’une ’une planification stratégique!planification stratégique!

Août 2001 ReservEx Canada Inc. 2

Définition du problème:Un problème de société?Définition du problème:Un problème de société?

➤➤ En 1996, la NACUBO estimait à 26 En 1996, la NACUBO estimait à 26 Milliard ($ Us) le coût de lMilliard ($ Us) le coût de l ’entretien différé ’entretien différé dans les collègues et universités au USA.dans les collègues et universités au USA.

➤➤ Au Québec, dans le réseau de la santé, ni Au Québec, dans le réseau de la santé, ni ministère ou les régies régionales ministère ou les régies régionales ne ne connaissentconnaissent précisément les besoins en précisément les besoins en rattrapage de lrattrapage de l ’entretien différé.’entretien différé.


Définition du problème:Un problème de société? (suite)Définition du problème:Un problème de société? (suite)

➤➤ DD ’après les gestionnaires du réseau de la ’après les gestionnaires du réseau de la santé, le déficit se situe à santé, le déficit se situe à environ 20%environ 20% du du coût de remplacement.coût de remplacement.

➤➤ La Presse, 20 Juin 2001, Première page La Presse, 20 Juin 2001, Première page «« les écoles portent leur âgeles écoles portent leur âge »»

➤➤ Le ministre Le ministre prévoitprévoit consacrer 750 Million $ consacrer 750 Million $ au cours des cinq prochaines années. au cours des cinq prochaines années.


Définition du problèmeLes dépenses d ’entretien ??Définition du problèmeLes dépenses d ’entretien ??

➤➤ NN ’incluent pas:’incluent pas:➤➤ dépenses ddépenses d ’opérations courantes ’opérations courantes

(énergie, concierge, déneigement, ordures..)(énergie, concierge, déneigement, ordures..)➤➤ dépenses ddépenses d ’entretien préventif ou ’entretien préventif ou

récurrente récurrente


Définition du problèmeLes dépenses d ’entretien ??Définition du problèmeLes dépenses d ’entretien ??

➤➤ NN ’incluent pas’incluent pas➤➤ dépenses de rénovation majeuredépenses de rénovation majeure➤➤ dépenses reliées à un agrandissementdépenses reliées à un agrandissement➤➤ dépenses de construction à neuf dépenses de construction à neuf

(d(d ’immobilisation)’immobilisation)➤➤ dépenses de capitalisationdépenses de capitalisation


Définition du problème Définition du problème

➤➤ Les dépenses dLes dépenses d ’entretien reliées au ’entretien reliées au remplacement des éléments architecturaux remplacement des éléments architecturaux de longue durée dde longue durée d ’un immeuble’un immeuble

➤➤ LL ’enveloppe du bâtiment’enveloppe du bâtiment➤➤ Les systèmes mécaniquesLes systèmes mécaniques➤➤ Les remises aux normesLes remises aux normes


Définition du problème (suite)Définition du problème (suite)

➤➤ Les installations de baseLes installations de base➤➤ Les dispositifs de sécuritéLes dispositifs de sécurité➤➤ Les espaces communsLes espaces communs➤➤ Le terrassement…..Le terrassement…..etcetc..


L ’estimation des dépenses d ’entretienL ’estimation des dépenses d ’entretien

➤➤ Le secteur privéLe secteur privé➤➤ Agences de notationAgences de notation $ ($ (cancan) 1996 au P.C. ) 1996 au P.C.

➤➤ StandardStandard PoorPoor ’s’s $0.22 à $0.36$0.22 à $0.36➤➤ DuffDuff && PhelpsPhelps $0.22 à $0.36$0.22 à $0.36➤➤ MoodyMoody ’s’s $0.30 à $0.60$0.30 à $0.60

➤➤ Analyste (secteur REITAnalyste (secteur REIT ’s)’s)➤➤ Green Street AdvisorsGreen Street Advisors $0.45 à $0.80$0.45 à $0.80➤➤ Paine WebberPaine Webber $0.10 à $0.35$0.10 à $0.35


L ’estimation des dépenses d ’entretien (suite)L ’estimation des dépenses d ’entretien (suite)

➤➤ Le secteur publicLe secteur public➤➤ Selon lSelon l ’étude de l’étude de l ’APPA, NACUBO en 1996’APPA, NACUBO en 1996

➤➤ Entre 1.5 et 3% du Coût de remplacement à neuf (maintien)Entre 1.5 et 3% du Coût de remplacement à neuf (maintien)➤➤ Travaux Publics Canada Travaux Publics Canada

➤➤ Entre 2 et 4% du CRN (maintien) Entre 2 et 4% du CRN (maintien) ➤➤ Building Research Building Research BoardBoard: Maintenance and : Maintenance and RepairsRepairs of Public of Public

Buildings, 1990. Buildings, 1990. ➤➤ Étude de lÉtude de l ’ASHE, 1997’ASHE, 1997

➤➤ dépenses ddépenses d ’opérations courantes et maintenance: Entre 2.1 et 2.2%’opérations courantes et maintenance: Entre 2.1 et 2.2%➤➤ fonds de réserve pour réhabilitation majeure : Entre 1.8 efonds de réserve pour réhabilitation majeure : Entre 1.8 et 2.2%t 2.2%➤➤ adaptation à le désuétude économique : Entre 0.6adaptation à le désuétude économique : Entre 0.6 et 1.0%et 1.0%


Le profil actuariel des dépenses d ’entretien anticipéesLe profil actuariel des dépenses d ’entretien anticipées

➤➤ Voici le problème!Voici le problème!

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Année

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% d

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ent

Édifice à bureauxExcluant Am.Loc.


Les caractéristiques des dépenses d ’entretienLes caractéristiques des dépenses d ’entretien

➤➤ Ponctuelles (non récurrentes)Ponctuelles (non récurrentes)➤➤ Compressibles Compressibles ➤➤ Importantes Importantes ➤➤ Tributaires du design initial (Tributaires du design initial (LifeLife cycle cycle costcost))➤➤ Tributaires de son historique Tributaires de son historique ➤➤ Varient énormément, dépendant de lVarient énormément, dépendant de l ’âge de ’âge de

ll ’immeuble’immeuble➤➤ Tributaires de la culture de lTributaires de la culture de l ’organisation’organisation


Coût/risque de l ’entretien Coût/risque de l ’entretien

Fréquence d'entretien

Rem

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$

Coût optimaldes immobilisations

Décision de l’entretien

Coût de l’entretien

Risque de bris


La problématique des dépenses d ’entretien. La problématique des dépenses d ’entretien.

➤➤ Chaque immeuble possède ses propres Chaque immeuble possède ses propres besoins dbesoins d ’entretien’entretien

➤➤ Chaque portefeuille immobilier possède ses Chaque portefeuille immobilier possède ses propres caractéristiquespropres caractéristiques

➤➤ Une dépense difficile à convertir sur une Une dépense difficile à convertir sur une base annuelle (à normaliser)base annuelle (à normaliser)

➤➤ Difficile à budgétiser Difficile à budgétiser


Les incontournables !!Les incontournables !!

➤➤ Les barèmes sont difficilement applicablesLes barèmes sont difficilement applicables➤➤ Gérer par barèmes versus la réalité Gérer par barèmes versus la réalité ➤➤ LL ’importance des dépenses oblige à une ’importance des dépenses oblige à une

rigueur administrative certainerigueur administrative certaine


Une ébauche de solution?Une ébauche de solution?

➤➤ La nécessité dLa nécessité d ’une planification stratégique’une planification stratégique➤➤ 11-- Identifier le problèmeIdentifier le problème➤➤ 22-- Agir (créer un outil) Agir (créer un outil)

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Année

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

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acem

ent

Édifice à bureauxExcluant Am.Loc.


1- Identification du problème1- Identification du problème

➤➤ 11-- Le rapport de vérificationLe rapport de vérification➤➤ Building (Building (facilityfacility) audit) audit➤➤ Rapport de planification de lRapport de planification de l ’entretien’entretien➤➤ Rapport dRapport d ’établissement d’établissement d ’un fonds ’un fonds

dd ’entretien structuré’entretien structuré

➤➤ Rapport détaillé de toutes les éléments Rapport détaillé de toutes les éléments architecturaux de longue durée darchitecturaux de longue durée d ’un ’un immeuble (constat de limmeuble (constat de l ’état du bâtiment). ’état du bâtiment).


1- Le rapport de vérification1- Le rapport de vérification

➤➤ Liste détaillée de toutes les composantesListe détaillée de toutes les composantes➤➤ Classé dClassé d ’après ’après UniformatUniformat IIII

➤➤ Une analyseUne analyse➤➤ Condition actuelle Condition actuelle ➤➤ Vie physique, fonctionnelle ou économique Vie physique, fonctionnelle ou économique

restanterestante

➤➤ Identification du coût de remplacementIdentification du coût de remplacement


1- Le rapport de vérification1- Le rapport de vérification

➤➤ Identifier la culture et les objectifs Identifier la culture et les objectifs ➤➤ Fixer lFixer l ’horizon de planification’horizon de planification➤➤ Inspection de lInspection de l ’état du bâtiment’état du bâtiment➤➤ Classifier lClassifier l ’entretien ou le remplacement ’entretien ou le remplacement

des éléments par ordre de prioritédes éléments par ordre de priorité➤➤ Urgent, requis, souhaitable, facultatifUrgent, requis, souhaitable, facultatif


1- Le rapport de vérificationReprésentation graphique

1- Le rapport de vérificationReprésentation graphique

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Année

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$250

Mill

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SouhaitableRequisUrgent

Total travaux$676,205-22%

Adresse: XX rue Bellefeuille Profil des travaux anticipés


2- Agir: Créer un outil de planification stratégique2- Agir: Créer un outil de planification stratégique

➤➤ Capital Capital programprogram➤➤ Capital renewal Capital renewal

programprogram➤➤ Capital funding Capital funding

modelmodel

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Année

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Nouveaux systèmes comptables du secteur publicNouveaux systèmes comptables du secteur public

➤➤ Objectif dObjectif d ’informer ’informer ➤➤ Objectif de transparenceObjectif de transparence➤➤ Objectif de responsabilité (Objectif de responsabilité (stewardshipstewardship))➤➤ Tendance Nord AméricaineTendance Nord Américaine➤➤ GASP 34GASP 34➣➣ Stewardship of federal facilities: A proactive Stewardship of federal facilities: A proactive

strategy for managing the nation’s public assets, strategy for managing the nation’s public assets, National research council, Washington. DC.National research council, Washington. DC. 19981998


État des activités financièresSystème conventionnel

État des activités financièresSystème conventionnel

➤ Revenus➤ Dépenses de fonctionnement➤ Dépenses de financement➤ Dépenses de remboursement➤ Transferts _______________ ➤ Excédent de revenus➤ Affectations

➤ Au fonds d’amortissement➤ Au fonds de roulement _______________

➤ Surplus accumulé


BilanSystème conventionnel

BilanSystème conventionnel

➤ Actif à court terme Passif à court terme➤ Encaisse Emprunt temporaire➤ Débiteurs - taxes Créditeurs

➤ - subventions Passif à long terme➤ - autres Subvention reportée

➤ Encaisse et placements affectés Dette à long terme➤ Actif à long terme Revenu reporté

➤ Créances à long terme Avoir des contribuables➤ Montant à recevoir de tiers Surplus accumulé➤ Immobilisations Fonds de roulement➤ Fonds d’amortissement (dette Lg Ter)

➤ Financement des projets en cours➤ Investissement net dans Act Lg terme


Impact du mode gestion del ’entretien sur les état financiersImpact du mode gestion del ’entretien sur les état financiers

➤ États des activités financières➤ Revenus➤ Dépenses de fonctionnement➤ Dépenses de financement➤ Dépenses de remboursement➤ Transferts _______________ ➤ Excédent de revenus➤ Affectations

➤ Au fonds d’amortissement➤ Au fonds de roulement _______________

➤ Surplus accumulé - fin

➤➤ 11--Gestion réactiveGestion réactive

➤➤ Approche réactiveApproche réactive➤➤ CrisisCrisis managementmanagement➤➤ Aucun programme Aucun programme

structuréestructurée➤➤ Vision à court termeVision à court terme



➤ États des activités financières➤ Revenus➤ Dépenses de fonctionnement➤ Dépenses de financement➤ Dépenses de remboursement➤ Transferts _______________ ➤ Excédent de revenus➤ Affectations

➤ Au fonds d’amortissement➤➤ Au fonds de roulementAu fonds de roulement _______________

➤➤ SurplusSurplus accumulé

➤➤ 22--Gestion basée sur Gestion basée sur les surplusles surplus

➤➤ Aucune planification Aucune planification structuréestructurée

➤➤ Présence de surplus Présence de surplus



➤ Dette à long terme➤ Actif à long terme Avoir des contribuables

➤ Créances à long terme Surplus accumulé +$➤ Montant à recevoir de tiers Surplus non-affecté pour l ’entretien➤ Immobilisations Fonds de roulement➤ Fonds d’amortissement (dette L T)➤ Financement des projets en cours➤ Investissement net dans Act Lg terme




➤ Créances à long terme Surplus accumulé➤ Montant à recevoir de tiers

➤ Immobilisations Fonds de roulement➤ Fonds non-affecté pour l ’entretien➤ Fonds d’amortissement (dette L T)➤ Financement des projets en cours➤ Investissement net dans Act Lg terme


2- Agir: Créer un outil de planification stratégique2- Agir: Créer un outil de planification stratégique

➤➤ 33--Gestion structuréeGestion structurée

➤➤ Vision structuréeVision structurée➤➤ Vision à long termeVision à long terme➤➤ Auto engagementAuto engagement➤➤ Approche Approche proactive proactive

vs réactivevs réactive

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Année

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2- Agir: Implanter une politique des actifs immobiliers 2- Agir: Implanter une politique des actifs immobiliers

➤➤ AA-- Créer un fonds Créer un fonds de maintien des de maintien des actifsactifs

➤➤ Concrétisation Concrétisation budgétaire des budgétaire des dépenses d’entretien dépenses d’entretien

➤➤ BB-- Statuer sur les Statuer sur les affectations affectations annuellesannuelles

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Années

($200)

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TravauxAffectationannuelleSolde du fonds

Fonds de maintien des actifs immobiliers


2- Agir: Implanter une politique des actifs immobiliers2- Agir: Implanter une politique des actifs immobiliers

➤➤ C C --Statuer sur les Statuer sur les revenus des actifsrevenus des actifs

➤➤ StationnementStationnement➤➤ LocationLocation

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Années

($200)

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TravauxAffectation annuelleRevenu des actifsSolde du fonds




➤➤ D D -- Statuer sur la Statuer sur la planification planification stratégique des stratégique des actifsactifs

➤➤ Disposition des Disposition des actifsactifs

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Années

($200)

($150)

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TravauxAffectation annuelleRevenu des actifsSolde du fondsDisposition d'actif




➤➤ E E --Apport de Apport de capitalcapital

➤➤ Identification Identification précise des précise des subventionssubventions

➤➤ Règlement Règlement dd ’emprunt ’emprunt

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Années

($200)

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TravauxAffectation annuelleRevenu des actifsSolde du fondsDisposition d'actifInvestissement obligataire





➤ Créances à long terme Surplus accumulé➤ Montant à recevoir de tiers ➤ Immobilisations Fonds de roulement

➤ - Encaisse et placements affectés Fonds de maintien des actifs➤ immobiliers ➤ (voir note au bilan)➤ Fonds d’amortissement (dette L T)➤ Financement des projets en cours➤ Investissement net dans Act Lg terme


Quelques chiffresQuelques chiffres

➤ Le coût du fonds de maintien➤ État des activités financières

➤ Affectations au fonds de maintien : 1.5%➤ Revenu des actifs : 0.1%➤ Affectation au fonds d ’amortissement : 2.33 %

➤ Total 3.93%


Conclusion: Les avantages d ’une planification stratégiqueConclusion: Les avantages d ’une planification stratégique

➤➤ Meilleure identification des besoins Meilleure identification des besoins ➤➤ Meilleure planification financière Meilleure planification financière ➤➤ Stabilisation des dépenses de fonctionnementStabilisation des dépenses de fonctionnement

➤➤ LL ’étalement des dépenses d’étalement des dépenses d ’entretien’entretien

➤➤ Fonds affecté (maintien des actifs)Fonds affecté (maintien des actifs)➤➤ Élimination de la contingenceÉlimination de la contingence➤➤ Indice de performanceIndice de performance➤➤ Prime de gestionPrime de gestion


En terminant... En terminant...

➤ ReservEx Canada ``Pour en finir avec le vieillissement

des immeubles ``

➤ Fonds fiduciaire d ’entretien➤ Réduction du coût du crédit hypothécaire➤ Création de valeur ajoutée (Value management)

Documents

Le financement des dépenses d ’entretien: Problématique et