Le Fonds Social Européen Fédéral Programmation 2007-2013 Manuel comptable Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de lUnion

Le Fonds Social Européen Fédéral

Programmation 2007-

2013

Manuel comptable

Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Système de financement Démarrage du projet pour l’axe 1 (introduction dans FSE

Primaweb et démarrage officiel) = 20% liquidée

Vos pièces justificatives à disposition de l’A.G.

Solde liquidé après réception par la CE du montant correspondant au titre de solde

Rapport d’exécution = 3 mois au plus tard après la fin du projet.


Modèle pour le suivi financier par les promoteurs et leurs

partenaires Tableaux financiers

Part fédérale Part régionale Part locale

FT=PP + FSE + Recettes

Risques de double subsidiation

Responsabilité du promoteur !



partenaires Tableaux financiers

La répartition est à effectuer lors de chaque soumission des données trimestrielles.

FT = PP + FSE + REC PP = PFédérale + PRégionale + PLocale

Les subsides fédéraux, régionaux ou le locaux qui ont été perçus doivent être obligatoirement renseignés

Attention aux doubles subventionnements! Responsabilité du promoteur!!

Voir présentation détaillée cet après-midi

Les participants des trajets ont toujours une PFédérale (subvention Art§60)



partenaires Documents participants & encadrants

Liste des bénéficiaires du projet

Liste du personnel engagé (internet et externe) dans le projet Mention du statut Mention des parts respectives si statut mixte Mention du taux d’occupation en heures

Doit correspondre aux personnes mentionnées sur les feuilles de présence



partenaires Dépenses et pièces justificatives

Les pièces comptables originales sont archivées et annotées dans un dossiers distinct de type facturier avec :

n° de facture date de paiement preuve de paiement clé de répartition

Ce dossier doit être disponible et doit pouvoir être fournit dans un délai de 15 j. calendrier

Ce dossier doit être conservé jusque 2025 min.



partenaires Exemples de pièces justificatives :

facture, note d’honoraire, ticket de caisse avec preuve de paiement (extrait de compte, relevé bancaire)Il faut la preuve que le montant a effectivement été payé.

La facture/le ticket de caisse où figure un cachet noté “PAYE” et sur lequel la signature du receveur communal apparait ne doit pas être accompagnée de preuve supplémentaire

Dépenses justifiées par convention de sous-traitance, bon de commande, procès-verbal, feuilles de présence,...

La facture doit mentionner : Le lien avec le projet par une mention explicite ou par un doc

annexe qui fait le lien entre la facture et le projet La clé de répartition avec la méthode de calcul


Eligibilités des dépenses: Une dépense est éligible si elle est :

conforme à la réglementation nationale et communautaire

intégrée dans un des postes budgétaires repris dans le projet tel qu’approuvé

effective et encourue : Notion de « dépenses effectives encourues »

Elles sont justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente

nécessaire et légitime ;

en rapport direct avec l’action

engagée et effectuée entre le 01-01-07 et le 31-12-15 et correspond à une utilisation/prestation relative à l'ex. couvert par l'agrément en respect avec la règlementation comptable et fiscale belge


Eligibilités des dépenses: Règles générales

Une dépenses inéligibles à une contribution du FSE :

la TVA récupérable TVA inéligible sauf si réellement et définitivement supportée par les promoteurs et leurs partenaires

les intérêts débiteurs l’achat de véhicules, d’infrastructures, d’immeubles et

de terrains l’achat de mobilier et d’équipement sous une autre

forme qu’amortissements Les paiements en nature Frais de voyage individuels !!! Pécule de sortie, frais non liés au projet,… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Eligibilités des dépenses: Coûts directs et Coûts

indirects Coûts directs

= charge liée à l’achat de bien et de services et les charges salariales directement liée au projet (lien clair!)

Charges salariales des encadrants/participants les biens de consommation non amortissables les biens de consommation amortissables le leasing les frais de location les frais d’aménagement des locaux Si dépense pas totalement liée au projet

financement au prorata

Tout les autres frais sont des coûts indirects


Eligibilités des dépenses :Coûts directs et Coûts

indirects Coûts indirects

= dépenses qui ont trait à la gestion annexe du projet

les frais de gestion et de recrutement les charges sociales du personnel les frais de déplacement individuels les fournitures de bureau les frais de poste et téléphone l’eau, le gaz et l’électricité les taxes et les assurances les frais d'entretien les frais d’encodage

% forfaitaire lié au coût direct du projet de 10%, si forfait dépassé, AUCUNE possibilité de faire valoir le surplus


Eligibilités des dépenses Sous-traitance

Seul le 1er niveau est éligible (doc preuve des règles de concurrence et des marchés publics)

Les règles du marché public DOIVENT être respectés!! (voir présentation cet après-midi)

La convention de sous-traitance doit être signée et reprendre :

l’objet et la portée précise du travail demandé les modalités d’exécution la durée les conditions de propriété intellectuelle et confidentialité l’indemnité financière ainsi que les modalités de paiement le n° BCE du sous-traitant clause garantie que les dépenses n’ont pas déjà été subventionnée par des subsides européens clause dans laquelle le sous-traitant s’engage à utiliser le type correct des listes de présence

∑ factures = max. montant convention


Coûts relatifs au personnelenseignant et d’encadrement et coûts d’expertise

Exemple de factureAttention !!!! un seul encodage par facture!!!!

Coûts relatifs au personnelenseignant et d’encadrement et

coûts d’expertise

NOM SOUS-TRAITANT

N° DE BCE

xxxxxxxxxxxxxxx x x

x xxxx

Formation en Nettoyage

003

100

580

12

50%

Seules les heures du mois de mai et du mois de juin sont soumises pour cette période – soit 6h sur les 12h facturées

10-11-09

25-11-09

Coûts relatifs au personnelenseignant et d’encadrement et coûts d’expertise Attention !!!! un seul encodage par facture!!!!

Les montants repris dans les encodages et les références doivent correspondre aux documents scannés.

Toutes les factures doivent être enregistrées dans les périodes trimestrielles. Aucune factures ne pourra être introduite en période de régularisation


coûts d’expertise Personnel interne

Seul le personnel interne affecté au projet est éligible directement

Seul les dépenses du personnel interne provenant directement de la source authentique DMFA sont prises en compte, à savoir :

le brut mensuel le simple pécule de vacance la prime de fin d’année et les cotisations patronales

Contrôle sur base des feuilles de présence

Les dépenses non-éligibles : assurance hospitalisation, frais de déplacements, assurance de groupe, frais

professionnels à charge de l’employeur, primes de prestations,…



coûts d’expertise

Personnel externe

Le personnel externe sera repris via des contrats de sous-traitance

Dépense se justifie par la qualité du service fourni et la plus-value apportée au

projet Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Dépenses inhérentes aux biens de consommation et

d’équipement Biens de consommation

amortissables et non-amortissables

Bien d'investissement = affectation durable au service de l'organisme

Ne sont pas des biens d'investissement et donc non-amortissables le petit matériel le petit outillage lorsque leur prix ou à défaut de prix, leur valeur normale, par

unité commerciale usuelle, n'atteint pas € 250,00 HTVA


Dépenses inhérentes aux biens de consommation et

d’équipement Les biens d’équipement qui ne touchent que partiellement le

projet peut aussi être éligible mais devra faire l’objet d’une clé de répartition motivée et acceptable

Les forfaits ne sont pas acceptés

Les biens d’occasion n’est en principe pas éligible sauf conditions spéciales et avec accord préalable de la ¢ FSE fédérale

Tableau d’amortissements Période d’amortissement année mois Software 2 24 Hardware 3 36 Machines 5 60 Mobilier 10 120


Recettes

Toute action cofinancée par le FSE est susceptible d’induire des recettes ou d’en bénéficier au cours de son cofinancement

Si les recettes ont un lien direct avec le projet, elles doivent être imputées en totalité au projet

Si les recettes n’ont qu’un lien partiel avec le projet clé d’affectation appropriée et justifiée

les recettes générées dans le cadre des actions cofinancées par le FSE doivent être portées en diminution des dépenses globales


Recettes Ne pas confondre les recettes et les parts publiques:

Par ex:

Rentrées liée à la mise à

disposition des art§60 = Recettes

Points APE = Part Régionale


Important à retenir

Sous-traitance Respect pour la législation sur les marchés publics Convention avec 8 points spécifiques

Factures la copie de la facture, la preuve de paiement la convention signée

Recettes

Prestations les heures encodées doivent correspondre aux heures réellement

prestées. les heures de groupe sont le nombre d'heures collectives (528 heures

(8 heures * 22 jours * 3 mois ) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

Rappel Plan de communication

Pour les promoteurs Promotion et publicité FSE sur place

Information FSE sur les documents : l'emblème de l'Union européenne ; la mention "Fonds social européen"; la mention "Le fonds social européen investit dans votre

avenir" soulignant la valeur ajoutée apportée par l'intervention de la Communauté.

Notoriété du FSE auprès des participants


Disponible sur site www.mi-is.be

Réglementation européenne sur le FSE

Programme Opérationnel 2007-2013

Manuels Manuel descriptif Manuel comptable Manuel d’utilisation Application FSE

Modèles Feuilles de présences et instructions Rapport annuel d’exécution Tableau de Double Subventionnement

FAQs et Communications diverses

Plan de communication / LOGO européen


Merci pour votre attention !
