Directives du Fonds mondial

Le Manuel du CCM

2013, Tome1, 2è édition

LES 40 QUESTIONS

FREQUEMMENT POSEES

POUR COMPRENDRE LE

FONCTIONNEMENT DES

CCM.

SOMMAIRE

Préface 3

Liste des Sigles et Acronymes 4

Introduction 5Chapitre 1 : La constitution d’un CCM 7

Chapitre 2 : Les activités d’un CCM 15

Chapitre 3 : Les relations entre le CCM et le Fonds

Mondial

17

Chapitre 4 : Les relations entre le CCM et le LFA 21

Chapitre 5 : Les relations entre le CCM et le Bénéficiaire

Principal

23

Chapitre 6 : Le financement du CCM 30

Chapitre 7 : La responsabilité des Etats vis-à-vis du CCM 31

Chapitre 8 : Le conflit d’intérêt 33

Chapitre 9 : Les critères d’éligibilité aux subventions du

Fonds mondial

34

Bibliographie 36

PREFACE

Le Fonds Mondial a été crée en janvier 2002 suite à une réunion

de l'ONU pour augmenter rapidement le financement contre les trois

pandémies que sont le sida, la tuberculose et le paludisme. Il a mis

en place un mécanisme innovant de gestion avec de nombreux organes

dont le CCM. Tout pays bénéficiant d'un financement du Fonds Mondial

doit mettre en place un CCM (Country Coordinating Mechanism) ou ICN

(Instance de Coordination Nationale). De nouvelles terminologies

sont apparues telles LFA, PR, SR, TRP pour ne citer que celles là.

Les mécanismes de gestion des subventions du Fonds mondial sont

tellement complexes qu'il était indispensable pour les nouveaux

membres des CCM et même pour tous ceux qui s'y intéressent de

disposer d'un manuel de ce type qui puisse leur permettre de se

familiariser avec ces nouveaux concepts et les directives du Fonds

mondial.

Cependant les exigences, les normes et les recommandations du Fonds

mondial sont en perpétuelle évolution si bien que je suis sûr

qu'elles auront changé dès ou avant que vous n'ayez ce manuel entre

les mains. C'est pourquoi j'encourage vivement l'auteur à prévoir

dès maintenant le deuxième volume de ce Manuel.

Pr. Auguste KADIO

Président du CCM-Côte d'Ivoire

Février 2008-Septembre 2012

LISTE DES ABREVIATIONS ET ACRONYMES

CCM : Country Coordinating Mechanism ou Instance de Coordination

Nationale pour la lutte contre le Sida, le Paludisme et la

Tuberculose

DAT : Dispositif d’Appui Technique (TSFWCA)

GMS : Grant Management Solutions

FM : Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le

Paludisme

LFA : Local Fund Agent (Agent local du Fonds mondial), organisation

sous contrat chargée de procéder à des vérifications dans les pays

pour le compte du Fonds mondial

PUDR : Progress update/disbursement request (Rapport de progrès et

demande de décaissement)

RP : Récipiendaire Principal (Structure en charge de la gestion

d’une subvention du FM)

SR : sous récipiendaire (Structure sous contrat avec le RP chargée

de mettre en œuvre des volets d’une subvention)

INTRODUCTION

Depuis 2002, le monde à travers le Fonds mondial de

lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme a

initié une nouvelle approche de financement sous forme

de dons aux pays selon des modalités spécifiques.

Cette nouvelle approche est d’autant plus novatrice

qu’elle appelle une implication nationale accrue à

travers des Instances de Coordination Nationale

généralement appelées CCM. Cette implication nationale

passe nécessairement par la maîtrise et l’appropriation

des directives du Fonds mondial.

Le Fonds mondial étant une nouvelle initiative et ses

directives ayant régulièrement évolué, il est apparu

indispensable pour les pays de se faire assister par

des organismes rompus à ces directives.

Le présent ouvrage qui s’appuie sur l’expérience de

terrain, sans forcément sortir des sentiers battus et

sans avoir la prétention de répondre à toutes les

questions relatives aux CCM, veut apporter une

contribution au renforcement des capacités des

membres des CCM et à tous ceux qui s’y intéressent en

tant manuel pratique dans lequel ils trouveront à

portée de main les premières réponses aux questions

qu’ils se posent fréquemment. Pour les consultants, ce

document peut s’avérer parfois précieux vu qu’ils ne

peuvent toujours pas imaginer toutes les préoccupations

des CCM.

Pour le Fonds mondial, ce document peut être un outil

révélateur des reproches qui lui sont faits par les

CCM.

Cet ouvrage est conçu sous forme de questions-réponses

entre le président d’un CCM et un expert rompu aux

procédures du Fonds mondial regroupées en neuf (09)

chapitres principaux.

- La constitution d’un CCM

- Les activités d’un CCM

- Les relations entre le CCM et le Fonds mondial

- Les relations entre le CCM et le LFA

- Les relations entre le CCM et le Récipiendaire

Principal

- Le financement du CCM

- La responsabilité des Etats vis-à-vis du CCM

- Le conflit d’intérêt

- Les critères d’éligibilité aux subventions du Fonds

mondial

Eustache AKPANE

CHAPITRE 1 : LA CONSTITUTION D’UN CCM

Le Président du CCM (Q1) : Quand un pays peut – il

prendre la décision de créer un CCM ?

L’Expert : Le CCM est l’instance qui coordonne

dans un pays les activités des projets et

programmes financés par le Fonds mondial. Un pays

peut décider de créer un CCM dès lors qu’il décide

de postuler pour une subvention du Fonds mondial.

Dans la politique de financement du Fonds mondial,

contrairement aux autres bailleurs qui traitent

directement avec les gouvernements, le CCM est

l’interlocuteur privilégié. Demander et gérer une

subvention du Fonds mondial nécessite donc la mise

en place d’un CCM.

Aujourd’hui, presque tous les pays éligibles au

financement du FM sont dotés d’un CCM, il existe

même des CCM régionaux comme le CRC de l’OCAL en

Afrique de l’ouest

Le Président du CCM (Q2) : Comment un pays peut –

il créer un CCM ?

L’Expert : Tout pays qui décide de créer un CCM

a plusieurs options :

- Soit le pays prend un décret ou un arrêté

instituant le CCM ;

- Soit le gouvernement à travers le Ministre en

charge de la santé invite les principaux secteurs

édictés par le Fonds mondial à s’organiser dans

le cadre d’un processus transparent et

démocratique pour constituer le CCM ;

- Soit un secteur ou groupe d’intérêt intéressé par

la création du CCM entreprend les démarches

auprès des autorités en vue de la création de

l’instance.

Au moment de la création du CCM, les responsables

en charge de cette tâche devront répondre aux

questions suivantes : Quel sera l’ancrage

institutionnel du CCM ? (La présidence de la

République ? la primature ? le ministère de la

santé ? le Ministère des finances ? autonomie

totale ?), quel sera le statut juridique du CCM ?

(ONG ? Organisme public,… ?), Comment s’assurer du

financement et de l’appui de l’tat ?

Le Président du CCM (Q3) : Quels sont les

différents secteurs membres d’un CCM ?

L’Expert : Voici ce que dit le Fonds mondial :

Le Président du CCM (Q4) : Parmi ces secteurs quels

sont ceux qui doivent élire leurs représentants au

CCM et ceux qui peuvent nommer les leurs ?

L’Expert : Les principes dans la désignation des

membres des secteurs pour siéger au CCM sont la

transparence, la large diffusion, la représentativité

et la documentation.

Tous les secteurs, qu’ils élisent ou nomment leurs

représentants doivent se conformer à ces principes.

Pour en revenir à votre question, il faut retenir que

le secteur public et le secteur des partenaires au

développement ne sont pas tenus de procéder à des

Le Fonds mondial recommande à tous les pays :D’inclure les représentants des secteurs suivants dans leur CCM :

- Gouvernement ;- Société civile- Secteur privé ;- Partenaires multilatéraux et bilatéraux dans les pays.

Extrait des Directives du 11 Mai 2011 sur l'objectif, la structure, la composition et le financement des Instances de coordinationnationales (CCM)

élections pour la désignation de leurs représentants

au CCM.

Tous les autres secteurs sont astreints aux

élections. Toutefois, le Fonds mondial peut accepter

tout mode de désignation pourvu qu’il respecte les

principes énoncés plus haut.

Le Président du CCM (Q5) : Pouvez-vous donner des

précisions sur les 4 principes de la désignation

des membres du CCM ?

L’Expert : Les principes dans la désignation des

membres des secteurs pour siéger au CCM sont la

transparence, la large diffusion, la

représentativité et la documentation.

- La transparence implique l’existence d’une

procédure consensuelle écrite d’élection ou de

désignation des membres des secteurs. Le CCM lui-

même doit en son sein détenir une procédure

écrite décrivant le processus de désignation des

membres du bureau.

- La large diffusion implique l’information et

l’invitation des différentes organisations

membres des secteurs au moment du choix des

représentants de chaque secteur.

- Le principe de représentativité implique les cas

suivants : au moins 40% des membres du CCM

doivent être non gouvernementaux, la

représentation obligatoire des personnes vivants

avec les maladies, la meilleure représentation

des femmes et le niveau de responsabilités des

membres dans leurs organisations.

- La documentation exige que chaque étape du

processus de désignation soit consignée par

écrit. Il s’agit de produire la procédure, les

Procès verbaux des réunions, les coupures de

presse et toute autre information pouvant prouver

la transparence et une bonne information.

Le président du CCM (Q6) : Il semble que chaque poste

de membre doit être dédoublé, pouvez-vous donner des

précisions à ce sujet ?

L’Expert : C’est exact, en effet quoique ceci ne

soit pas une exigence, mais une recommandation du

FM, chaque poste de membre du CCM doit être

représenté par un membre titulaire ayant voix

délibérative et un membre suppléant ne pouvant

prendre part aux votes que s’il représente le

membre titulaire absent.

Le titulaire et le suppléant doivent être du même

secteur mais pas nécessairement de la même

structure, tout dépend des procédures internes des

secteurs.

Toutefois, le membre suppléant, même sans voix

délibérative peut être invité à prendre part à

toutes les réunions du CCM.

Un membre titulaire ayant un poste au bureau du CCM

n’est pas remplacé par son suppléant lors des

délibérations du bureau ou quand ce dernier perd

son poste au bureau.

Par exemple si un représentant des personnes vivant

avec les maladies est 1er vice-président, son

suppléant n’assurera pas son intérim au poste de

vice-président, mais cet intérim sera assuré par le

2è vice-président ou tout membre du bureau

expressément désigné.

Le Président du CCM (Q7) : Qui doit initier et

conduire le processus de désignation ou de

renouvellement des membres du CCM?

L’Expert : S’il s’agit d’un nouveau CCM, cette

tâche peut incomber à un comité ad ‘hoc mis en

place par le gouvernement ou un groupe d’intérêt.

S’il s’agit d’un renouvellement de membres, cette

tâche incombe au bureau sortant du CCM.

Le processus de désignation des membres du CCM doit

aboutir à la constitution d’un nouveau bureau du

CCM dont le président et les vice - présidents

doivent nécessairement être élus par les membres

ayant droit de vote.

Le Président du CCM (Q8) : Le gouvernement doit-il

nécessairement avaliser le bureau du CCM pour qu’il

soit légal et fonctionnel?

L’Expert : Le CCM qu’il ait un ancrage

institutionnel au niveau du gouvernement ou qu’il

soit totalement indépendant, doit être un organe

autonome ayant une personnalité juridique. Le rôle

du gouvernement doit se limiter à appuyer le CCM, à

désigner ses propres membres au CCM et non à

interférer dans ses procédures ou sa gestion

quotidienne.

Une fois qu’un bureau est démocratiquement élu, le

gouvernement doit l’accepter et l’appuyer.

Toutefois, il est loisible à un Etat de faire élire

un fonctionnaire à la tête du CCM, il devra dans ce

cas se conformer aux procédures internes du CCM.

Le Président du CCM (Q9) : Quand doit-on communiquer

la liste des membres du CCM au Fonds mondial?

L’Expert : Dès que la liste définitive est connue

et officielle, elle doit être communiquée au Fonds

mondial avec les contacts, et signature de chaque

membre titulaire et suppléant.

L’annexe C de la soumission au Fonds mondial est un

autre moyen d’information qui doit être conforme à

la liste communiquée antérieurement.

Le Président du CCM (Q10) : Certains secteurs ont-ils

une voix prépondérante dans les délibérations du

CCM ?

L’Expert : La réponse est négative, aucun secteur,

ni aucun membre quel que soit sa position n’a voix

prépondérante. Tous les membres ont une voix égale,

c’est le même principe que les délibérations

parlementaires. Le principe c’est la prise en

compte des positions des minorités.

Les décisions du CCM sont donc prises par consensus

ou par vote en cas de divergence profonde.

Le Président du CCM (Q11) : Quelle est la fréquence

des réunions du CCM ?

L’Expert : La fréquence des réunions est fixée de

façon souveraine par le CCM selon son programme

d’activités. Toutefois, le CCM se réunira au moins

une fois par trimestre ne serait-ce que pour

examiner les rapports des RP.

Le Président du CCM (Q12) : Un CCM doit-il

nécessairement disposé d’un secrétariat administratif

permanent ?

L’Expert : Les membres du CCM exerçant leurs

mandats de façon bénévole et sans rémunération, ils

ne peuvent exercer en plein temps au CCM. Il

apparaît dès lors nécessaire de mettre en place un

secrétariat administratif permanent composé d’un

personnel permanent et salarié chargé d’exécuter

les décisions du CCM et assurer la permanence.

Le chef du secrétariat administratif permanent

n’est pas membre de droit du bureau du CCM et ne

peut en aucun cas prendre part au vote. Si dans

bien nombre de cas, les CCM ont décidé d’en faire

un membre du bureau, c’est pour que le bureau

puisse être informé de l’exécution des décisions

antérieures et aussi pour qu’il puisse éclairer les

membres du CCM sur des questions précises.

Le secrétariat administratif permanent n’agit que

sur ordre et pour le compte du CCM. En tant

qu’organe opérationnel son rôle est globalement:

- d’assurer le secrétariat des réunions du CCM

- de préparer et organiser les réunions de

l’Assemblée Générale

- d’organiser le suivi de ses décisions et celui

des correspondances adressées au CCM y compris

les correspondances du Fonds mondial

- d’élaborer les plans et rapports annuels

d’activités du CCM

- de coordonner l’élaboration des nouveaux projets

à soumettre au Fonds mondial

- de préparer et diffuser des rapports périodiques

sur l’avancement du plan de travail annuel

- de gérer les fonds alloués au fonctionnement du

CCM et du secrétariat

- d’assurer l’archivage des dossiers et documents

du CCM

- d’organiser les missions et voyages des membres

du CCM

- d’assurer l’interface avec les RP

- ….

CHAPITRE 2 : LES ACTIVITES D’UN CCM

Le Président du CCM (Q13) : Quelles sont les

principales activités du CCM ?

L’Expert : voici ce que dit le FM :

Le Président du CCM (Q14) : Les activités que vousvenez de lister sont-elles exhaustives ?

L’Expert : Cette liste n’est pas exhaustive maiselle contient l’essentiel des activités d’un CCM.Les six exigences énoncent d’autres activitéstelles que la rédaction d’une politique de gestionde conflit d’intérêt, la communication sur lesactivités du Fonds mondial dans le pays, ladocumentation de l’élection des groupesconstitutifs au CCM, …

Le Président du CCM (Q15) : Comment le CCM peut-ilpratiquement assumer toutes ces activités vu queles membres du CCM sont des bénévoles quitravaillent à temps partiel pour le CCM ?

L’Expert : Cette question est pertinente et appelleune réponse claire. Pour assumer sesresponsabilités, le CCM a deux options. Soit ilcrée des comités techniques chargés de gérer une ouplusieurs de ses fonctions, dans ce cas, lesmembres du CCM sont repartis dans les comités ainsi

i. L’élaboration de demandes de financement du Fonds mondial

appelées « propositions »

ii. La désignation selon une procédure transparente des

Récipiendaires principaux chargés de la mise en œuvre des

subventions

iii. Le suivi stratégique de la mise en œuvre des subventions par

les récipiendaires principaux

iv. L’examen périodique des subventions financées par le FM et la

préparation mi-parcours de demandes de reconduction des

financementsExtrait des directives et exigences pour les Instances de Coordination Nationales

créés avec l’appui de personnes ressources quipeuvent être cooptés. Soit, le CCM étoffe lepersonnel du secrétariat en recrutant des expertssur les principales activités de sorte qu’ilspuissent appuyer efficacement le CCM.

Le Président du CCM (Q16) : Ne serait-il pas

important de rémunérer les membres du CCM pour

qu’ils puissent mieux assumer leurs

responsabilités ?

L’Expert : Le Fonds mondial est catégoriquement

opposé à la rémunération des membres du CCM en

termes de salaire. Le seul traitement accepté est

le paiement de perdiem et frais de transport pour

leur participation aux sessions du CCM ou aux

activités des comités techniques. Pour les motiver,

chaque pays peut fixer des taux de perdiem et de

frais de transport encourageants ou leurs accorder

des indemnités sur des fonds autres que ceux du FM.

A ce niveau, il est important de rappeler que les

membres du CCM font du bénévolat, travaillent à

temps partiel pour le CCM et sont normalement

rémunérés dans leurs organisations d’origines. Leur

travail au CCM fait en principe partie de la

contribution nationale à la lutte contre les trois

maladies.

CHAPITRE 3 : LES RELATIONS ENTRE LE CCM ET LE FONDS

MONDIAL ?

Le Président du CCM (Q17) : Qu’est-ce que le Fonds

mondial attend d’un CCM ?

L’Expert : Pour le Fonds mondial, le CCM doit se

conformer à ses directives, être dynamique et

ambitieux. Généralement, pour le Fonds mondial, un

bon CCM est :

- Un CCM légalement constitué ;

- Un CCM dont les membres sont désignés dans la

transparence, selon une procédure écrite et

connue de tous ;

- Un CCM dont la composition prend en compte les

secteurs édictés par le FM, prend en compte la

question du genre et dont au moins 40% des

membres sont issus du secteur non

gouvernemental ;

- Un CCM qui arrive à mobiliser d’autres

ressources ;

- Un CCM qui met en place un bon système de suivi

stratégique à même de permettre d’absorber les

fonds alloués car le Fonds mondial finance sur la

base de la performance ;

- Un CCM qui communique sur ses activités et

informe régulièrement le Fonds mondial ;

- Un CCM qui produit des statistiques fiables

pouvant être prises en compte dans les

statistiques nationales et mondiales.

Le Président du CCM (Q18) : Qu’est-ce que le CCM

peut attendre du Fonds mondial ?

L’Expert : Les reproches que les CCM font

généralement à l’endroit du Fonds mondial sont :

- Le Fonds mondial ne signale pas systématiquement

et à temps les manquements observés dans

l’organisation et le fonctionnement des CCM et

dans la gestion du RP,

- Le Fonds mondial ne permet pas à LFA de donner

copie des rapports d’audit aux CCM en vue d’une

meilleure prise en compte des recommandations,

- Les directives du Fonds mondial sont très

changeantes, de sorte que les CCM n’arrivent pas

à suivre,

- Le Fonds mondial impose souvent des

récipiendaires principaux aux CCM qui

statutairement en ont le droit,

- Le Fonds mondial n’a pas de conseillers présents

physiquement dans les pays et les régions et ne

permet pas non plus à LFA qui est sensé maîtriser

les procédures du Fonds mondial de communiquer

directement avec les CCM,

- Le Fonds mondial n’alloue pas un budget

conséquent aux CCM, ce qui le fragilise beaucoup

dans son fonctionnement.

Pour me résumer, les CCM attendent que le Fonds

mondial fasse des efforts d’amélioration sur tous les

points stigmatisés ci-dessus.

Le Président du CCM (Q19) : Dans ces rapports entre

les CCM et le Fonds mondial, on constate finalement

que le Fonds mondial joue essentiellement un rôle

de gendarme ?

L’Expert : Le Fonds mondial se comporte certes

souvent comme un gendarme et l’expérience de cas

flagrants de mauvaise gestion ou de détournement

des subventions dans certains pays lui en donne le

droit, mais il joue aussi un rôle de conseiller à

travers ses portfolios managers qui sont à Genève

et qui se déplacent de plus en plus fréquemment

dans les pays. De plus, le Fonds Mondial a un des

sites web (www.theglobalfund.org) les plus fournis

en informations et les plus transparents où les CCM

peuvent trouver les éléments nécessaires à leur

meilleur fonctionnement.

Le Président du CCM (Q20) : Comment le Fonds

mondial s’informe t-il sur les CCM ?

L’Expert : Le Fonds mondial a 4 principaux

canaux d’information sur un pays donné :

- Le premier canal est le LFA. Pour s’informer de

façon neutre et crédible, le Fonds mondial

s’adresse en premier lieu à LFA qui représente

ses yeux et ses oreilles dans les pays ;

- Le second est le CCM à travers son président ou

son secrétaire permanent. Ce canal est utilisé

quand le Fonds mondial veut avoir des

informations officielles sur le CCM ;

- Le Récipiendaire principal. Ce canal est utilisé

quand le Fonds mondial veut avoir des précisions

et des informations complémentaires directes sur

les rapports du RP ;

- Tout habitant du pays ou tout membre du CCM. Ce

canal est utilisé quand le Fonds mondial a des

doutes sur certaines informations produites par

le CCM ou le RP ou s’il veut confirmer des

rumeurs de mauvaise gestion. Dans la même veine,

le FM a publié tous les contacts de ses

responsables sur son site web afin que quiconque

le désire puisse les contacter directement.

CHAPITRE 4 : LES RELATIONS ENTRE LE CCM ET LE LFA

Le Président du CCM (Q21) : Qu’est-ce que le LFA

(Local Fund Agent) attend du CCM ?

L’Expert : le LFA attend du CCM une franche

collaboration et la mise à disposition en temps

opportun des documents requis pour sa mission de

contrôle. Il attend aussi que le CCM et le RP lui

facilitent la visite des sites des projets financés

par le Fonds mondial.

Le Président du CCM (Q22) : Qu’est-ce que le CCM

peut attendre du LFA ?

L’Expert : Le CCM s’attend à ce que le LFA lui

communique les conclusions de ses missions de

contrôle en vue de la mise en œuvre opportunes des

recommandations. Le CCM souhaite aussi que le LFA

prenne parfois part à certaines réunions du CCM afin

de l’éclairer sur des points spécifiques. Depuis peu,

le FM a accédé à cette demande, le LFA peut

maintenant prendre part à certaines réunions du CCM,

mais aussi inviter le CCM aux restitutions de ses

missions de contrôles avec les RP.

Le Président du CCM (Q23) : Appartient-il au LFA de

choisir le RP et approuver les rapports du RP ?

L’Expert : C’est dommage, mais le Fonds mondial a

plus confiance à l’avis du LFA. C’est pourquoi il

s’aligne le plus souvent sur ses avis. En tout état

de cause et selon les directives du Fonds mondial,

c’est bel et bien le CCM qui choisit le RP, la revue

de LFA devrait conduire à des mesures correctives

pour valider le choix du CCM.

Sur la question de la validation des rapports du RP,

le Fonds mondial mettant le RP et le CCM du même

côté, il prend plus en compte la validation du LFA.

N’empêche que le CCM en tant tutelle du RP qu’il a

désigné a un droit d’appréciation sur ses rapports

périodiques afin de lui apporter secours et

assistance ou même le cas échéant mettre fin à son

mandat à la fin de la phase en cours.

Pour finir, il faut dire que le RP doit communiquer

ses rapports périodiques à la fois à LFA, au Fonds

mondial et au CCM

CHAPITRE 5 : LES RELATIONS ENTRE LE CCM ET LES

RECIPIENDAIRES PRINCIPAUX

Le Président du CCM (Q24) : Qu’est-ce que le CCM

attend des RP ?

L’Expert : Le CCM s’attend à ce que les RP lui

rende compte régulièrement de leur gestion et lui

fasse systématiquement copie de ses rapports (PUDR)

trimestriels ou semestriels envoyés au FM. Il

s’attend aussi à ce que les RP le consulte

systématiquement sur les questions stratégiques

telles que les demandes d’avenants aux accords de

subventions, le choix des sous récipiendaires, ...

Ces attentes nous paraissent fondées et en accord

avec les directives du Fonds mondial.

Le Président du CCM (Q25) : Qu’est-ce que les RP

attendent du CCM ?

L’Expert : Les RP s’attendent à ce que le CCM

établisse un programme de rencontres entre les deux

parties et lui apporte le soutien politique

nécessaire pour mener à bien ses responsabilités. Il

s’attend aussi à recevoir dans les meilleurs délais

les observations du CCM sur ses rapports

périodiques.

Le Président du CCM (Q26) : Le CCM est-il le patron

du RP ?

L’Expert : Cette question revient souvent et

soulève des polémiques inutiles. N’est-il pas logique

qu’une instance que j’ai désignée pour accomplir une

mission dont je suis responsable, me rende compte ?

je pense que la réponse est affirmative, le CCM est

la tutelle du RP, il peut mettre fin à ses fonctions

s’il juge sa gestion insatisfaisante.

Le Président du CCM (Q27) : Le CCM peut- il faire

des visites de suivi directement au niveau des

projets, alors que le RP assure déjà cette

fonction?

L’Expert : Là aussi, notre réponse est

affirmative. Il n’y a pas de double emploi à ce

niveau. Le RP a son plan de suivi-évaluation des

projets, ce qui n’empêche pas le CCM de faire ses

propres visites de terrain pour s’assurer de la

véracité des rapports qu’il reçoit du RP.

Les visites de terrain du CCM sont donc importantes

voire indispensables pour mieux apprécier les

réalités du terrain et apporter l’appui nécessaire en

cas de manquements importants.

Le Président du CCM (Q28) : Un RP peut-il être en

même temps sous récipiendaire?

L’Expert : Il n’y a pas d’incompatibilité à ce

niveau.

Un RP, s’il en a les capacités peut mettre en œuvre

tout ou partie des activités du projet.

Le Président du CCM (Q29) : Quelle procédure le CCM

doit-il mettre en œuvre pour sélectionner le(s) RP?

L’Expert : Avant tout, il faut expliquer que le FM

demande la transparence et la concurrence. Le FM

attire aussi l’attention des CCM sur la dévolution à

la partie nationale de la gestion des projets et

programmes du FM. Enfin, il recommande de plus en

plus le financement à deux voies, c’est-à-dire, le

choix de deux RP par composante, l’un du secteur

public et l’autre de la société civile/secteur privé.

Pour revenir à la procédure, elle peut se résumer

ainsi :

- L’appel public à manifestation d’intérêt pour le

poste de RP doit être lancer par le CCM deux à

trois mois avant la date butoir de soumission de

la subvention. Cet appel peut se faire par voie

de presse, par courriers, sur les sites web des

partenaires, par les médias avec au moins deux

diffusions. L’appel doit préciser les critères

d’éligibilité et les documents à préparer par les

organisations candidates.

- La réception et l’enregistrement chronologique

des dossiers de candidature

- Le dépouillement préliminaire pour éliminer les

dossiers incomplets ou déposés hors délai. Ce

premier tri peut se faire par un comité Ad’ hoc

du CCM ou le bureau du CCM.

- La transmission des dossiers recevables à un

comité de sélection du CCM ou à une organisation

indépendante pour procéder à la sélection des

meilleurs candidats pour le poste de RP à

transmettre au CCM pour décision finale.

- L’analyse des candidatures peut prendre l’allure

d’un examen documentaire, d’interview des

principaux responsables des structures

candidates, la visite des locaux principaux et

périphériques. Il s’agit d’évaluer les capacités

des organisations à bien acheter, à bien gérer, à

bien stocker, à bien faire le suivi-évaluation, à

faire un bon reporting, … .

Lors de la production de leur rapport

d’évaluation, les évaluateurs devront veiller à

donner des indications claires et pertinentes au

CCM afin qu’il puisse décider avec un regard

avisé.

- La transmission du rapport d’évaluation au bureau

du CCM pour décision.

- Le choix final du CCM sur la base du rapport

d’évaluation. A cet effet, le CCM doit se réunir

en AG pour examiner le rapport d’évaluation et

faire ses choix. Lors de cette AG, le CCM doit

veiller à éviter les conflits d’intérêt en

n’admettant pas dans la salle de l’AG, les

représentants des structures candidates aux

postes de RP jusqu’à épuisement du sujet. Si les

candidats choisis présentent quelques faiblesses,

le CCM doit préciser le plan de correction de ces

insuffisances (formation du personnel,

équipement, relocalisation,…)

- La transmission des choix du CCM au FM pour

validation

- La validation du FM requiert généralement un avis

du LFA qui peut également visiter les candidats

choisis par le CCM.

Le Président du CCM (Q30) : le CCM est-il obligé de

choisir deux RP par composante et que faire s’il

n’existe pas d’organisation nationale à même d’être

RP?

L’Expert : Il y a quelques années, les pays

choisissaient systématiquement des structures

publiques pour gérer les dons du FM, et les

résultats n’étaient pas toujours à la hauteur,

l’on a même assisté à des détournements en

bonne et due forme. C’est dans ce contexte et

que le Fonds mondial a recommandé depuis 2007

le choix d’un deuxième RP qui soit du secteur

de la société civile/privé. Mais ceci n’est

possible que si le secteur de la société civile

dispose d’organisations capables d’assumer un

tel rôle.

Si un pays qui décide de postuler pour les

subventions du FM, estime qu’il n’a pas en son

sein des organisations capables d’être RP, ce

pays peut avec l’accord du FM choisir une

organisation internationale pour gérer la

subvention. Mais cette situation devrait être

transitoire, le temps de renforcer les

capacités des organisations nationales.

CHAPITRE 6 : LE FINANCEMENT DU CCM

Le Président du CCM (Q31) : Quelles sont les

principales sources de financement des activités du

CCM?

L’Expert : Le CCM a plusieurs sources de

financement :

- La subvention du Fonds mondial

- L’apport de l’Etat

- Le financement des partenaires au développement

- Le financement du secteur privé, …

Le Président du CCM (Q32) : M. L’expert, pouvez-

vous être plus précis sur chaque source de

financement?

L’Expert : Bien sûr ! nous allons donner des

précisions.

- La subvention du FM : elle est de 50000 $ US par

an pour le financement de base et de plus de

50 000 dollars pour le financement élargi. Les

requêtes du financement de base se font chaque

année et les requêtes pour le financement élargi

se font tous les deux ans directement en ligne

sur le formulaire pré-paramétré par le FM pour

chaque pays. Il requiert un cadre de performance

et des indicateurs clairs à atteindre par le CCM.

Les CCM ne peuvent solliciter ces financements

que quand il a un financement (phase 1, phase 2)

en cours. Les financements du Fonds mondial font

l’objet de contrôle par LFA et des auditeurs

externes.

Mais, comme on peut le constater, les montants

alloués par le FM sont souvent insuffisants, le CCM

doit donc rechercher d’autres sources de financement

auprès de l’Etat, des partenaires au développement et

du secteur privé.

- L’apport de l’Etat : L’Etat doit être le premier

soutien du CCM. L’idée c’est que l’Etat doit

donner les moyens à son CCM afin que ce dernier

puisse mobiliser plus de fonds pour le pays. Le

CCM est un maillon important de la mobilisation

nationale des ressources de santé.

L’apport de l’Etat peut consister à :

Offrir un siège fonctionnel au CCM ;

Assurer la fourniture d’eau,

d’électricité, de l’Internet et de

téléphone ;

Assurer tout ou partie des salaires

du personnel du secrétariat ;

Equiper le CCM (ordinateurs,

bureautique, véhicules,…) ;

Prendre totalement en charge le CCM.

- Le financement des partenaires au développement :

il est très important et couvre plusieurs

domaines tels que le financement des ateliers du

CCM, de l’écriture des propositions, la

participation des membres du CCM à des réunions

internationales, l’équipement,…

Cependant pour attirer les bailleurs, le CCM doit

veiller à leur présence au sein du CCM soit comme

membres à part entière soit comme membres

observateurs afin qu’ils apprécient de plus près

le sérieux, les atouts et les besoins du CCM.

En outre, le CCM doit avoir un plan de travail

budgétisé et un plan de mobilisation de

ressources qui donneront l’occasion aux donateurs

de choisir des chapitres à financer à court et

moyen terme.

« Avec les partenaires au développement,

l’improvisation est un facteur limitant ».

Des partenaires comme le PEPFAR, la France, la

GIZ, l’ONUSIDA, L’OMS, L’UNICEF, … contribuent

dans beaucoup de pays au financement des

activités des CCM.

- Le financement du secteur privé : le secteur

privé national, s’il est sensibilisé et impliqué

peut apporter beaucoup aux CCM. La contribution

de grandes entreprises privées de téléphonie

mobile, de construction, d’eau et électricité,

d’assurance, … peut consister à :

Offrir et équiper un siège fonctionnel

au CCM ;

Assurer gratuitement la fourniture d’eau,

d’électricité et de téléphone ;

Assurer tout ou partie des salaires du

personnel du secrétariat ;

Offrir des portables avec communication

gratuite ou en partie subventionnée aux

membres du CCM ;

Equiper le CCM (ordinateurs, bureautique,

véhicules, …) ;

CHAPITRE 7 : LES RESPONSABILITES DES ETATS VIS-A-VIS

DES CCM

Le Président du CCM (Q33) : Il semble que l’Etat a

des devoirs vis-à-vis du CCM?

L’Expert : Le FM ne peut octroyer des dons

importants dans un pays sans que l’Etat ne soit

informé et n’y contribue. Le CCM étant un maillon de

la politique nationale de mobilisation de ressources

en tout cas pour les trois (3) Pandémies, il

appartient à l’Etat de l’appuyer et d’y contribuer.

Nous pensons que les Etats ont bien compris cela

dans la plupart des cas. Initialement les membres du

secteur public étaient les plus présents (90%) dans

les CCM et les Etats abritaient systématiquement le

siège de cet organe et en assuraient les charges de

fonctionnement.

Le désintérêt des Etats est apparu quand le Fonds

mondial a commencé à recommander la forte présence

des autres secteurs.

Le Président du CCM (Q34) : M. L’expert, pouvez-

vous être plus précis sur ce que l’Etat devrait faire

vis – à – vis du CCM?

L’Expert : Bien sûr ! voici comment on peut

résumer les responsabilités de l’Etat vis – à – vis

du CCM :

- L’Etat doit contribuer à la création du CCM par

des textes réglementaires appropriés

- L’Etat doit être représenté au sein du CCM, mais

dans une proportion n’excédant pas 60%

- L’Etat doit apporter des appuis institutionnels

et renforcer les capacités du CCM dans la mesure de

ses possibilités (apport gratuits d’experts

nationaux, prise de décisions appropriées, comme par

exemple conférer le statut d’utilité publique au CCM.

- L’Etat doit apporter un appui financier au CCM et

contribuer à son équipement en prévoyant un budget

annuel pour le CCM.

CHAPITRE 8 : LE CONFLIT D’INTERET

Le Président du CCM (Q35) : Il nous semble que la

question du conflit d’intérêt est très importante

dans les directives du Fonds mondial, pouvez-vous

nous expliquer ce que le Fonds mondial appelle

conflit d’intérêt?

L’Expert : Compte tenu du fait que le Fonds

mondial n’est pas localement présent dans les

pays et vu la spécificité de la structure des

CCM, le Fonds veille à ce que des groupes

d’intérêt ne tirent pas abusivement profit de

leur position au CCM.

Voici ce que dit la sixième exigence du Fonds

mondial :

Le plus important est que chaque CCM doit écrire une

procédure claire de gestion des conflits d’intérêt

précisant ce que le CCM entend par conflit d’intérêt

et comment il compte le régler au cas où il viendrait

à se produire.

Sixième exigence : Afin d’assurer la bonne gestion des conflits d’intérêts, le Fonds mondial exige que toutes lesinstances de coordination nationale :

i. élaborent et publient une politique de gestion des conflits d’intérêts applicable à tous leurs membres et à toutesles fonctions. Cette politique doit préciser que les membres de l’instance de coordination nationale déclarerontpériodiquement les conflits d’intérêts les concernant ou touchant d’autres membres de l’instance. Elle doitégalement préciser que les membres ne participeront pas aux décisions présentant un conflit d’intérêts évident,notamment aux décisions concernant le suivi stratégique et la sélection ou le financement des récipiendairesprincipaux ou des sous-récipiendaires, et les instances de coordination nationale doivent documenter ce fait ;

ii. mettent en oeuvre leur politique sur les conflits d’intérêts pendant toute la durée des subventions du Fondsmondial et présentent les preuves de son application sur demande de ce dernier.Extrait des directives et exigences des Instances de Coordination Nationales /http://www.theglobalfund.org/en/ccm/guidelines/

CHAPITRE 9 : LES CRITERES D’ELIGIBILITE AUX

SUBVENTIONS DU FONDS MONDIAL

Le Président du CCM (Q36) : Quels sont les critères

minimums d’éligibilité aux subventions du FM ?

L’Expert : Voici les 6 critères minimums de

recevabilité édictés par le FM. Ils

correspondent aux exigences.Exigence 1 : Le Fonds mondial exige que toutes les instances de

coordination nationale :

– coordonnent la mise au point de toutes les demandes de

financement selon des procédures transparentes et

documentées faisant participer un large éventail de

parties prenantes, aussi bien membres que non-membres de

l’instance, à la préparation des demandes et à l’examen

des activités à y inclure ;

– documentent clairement les mesures prises en vue de faire

participer les groupes de population clés12 à la mise au

point des demandes de financement, notamment les

populations les plus exposées au risque.

Exigence 2 : Le Fonds mondial exige que toutes les instances de

coordination nationale :

– désignent un ou plusieurs récipiendaires principaux au

moment de la présentation de leur demande de financement13

;

– documentent une procédure transparente de désignation de

tous les récipiendaires principaux, aussi bien existants

que nouvellement désignés, selon des critères clairement

définis et objectifs ;

– documentent la gestion de tout conflit d’intérêts

potentiel susceptible d’influencer la procédure de

nomination des récipiendaires principaux (voir la sixième

section sur la bonne gouvernance).

Exigence 3 : Reconnaissant l’importance du suivi stratégique, le

Fonds mondial exige que

– toutes les instances de coordination nationale

présentent un plan de suivi stratégique pour tous les

financements approuvés par le Fonds mondial et s’y

tiennent. Ce plan doit exposer le détail des activités de

suivi et comment l’instance de coordination nationale

compte assurer la participation des parties prenantes

membres et non-membres au suivi stratégique, et en

particulier des groupes constitutifs non gouvernementaux

et des personnes vivant avec les maladies ou affectées

par elles

Exigence 4 : Le Fonds mondial exige de toutes les instances de

coordination nationale des preuves de la participation de personnes

vivant avec le VIH et de personnes affectées par la tuberculose ou

par le paludisme (lorsque le financement est demandé ou a été

approuvé pour la lutte contre la maladie concernée). Les personnes

touchées par la tuberculose ou le paludisme incluent celles qui ont

vécu avec ces maladies ou qui sont originaires de communautés où

elles sont endémiques.

Exigences 5 : Le Fonds mondial exige que tous les membres

d’instances de coordination nationale représentant un groupe

constitutif non gouvernemental soient sélectionnés par ce dernier

selon une procédure transparente et documentée, établie au sein de

chaque groupe constitutif. Cette exigence concerne tous les membres

ne relevant pas du secteur gouvernemental, notamment ceux

représentant les personnes vivant avec les trois maladies ou

affectées par elles, mais pas les partenaires multilatéraux et

bilatéraux.

Exigence 6 : Afin d’assurer la bonne gestion des conflits

d’intérêts, le Fonds mondial exige que toutes les instances de

coordination nationale :

– élaborent et publient une politique de gestion des

conflits d’intérêts applicable à tous leurs membres et à

toutes les fonctions. Cette politique doit préciser que

les membres de l’instance de coordination nationale

déclareront périodiquement les conflits d’intérêts les

concernant ou touchant d’autres membres de l’instance.

Elle doit également préciser que les membres ne

participeront pas aux décisions présentant un conflit

d’intérêts évident, notamment aux décisions concernant le

suivi stratégique et la sélection ou le financement des

récipiendaires principaux ou des sous-récipiendaires, et

les instances de coordination nationale doivent

documenter ce fait ;

– mettent en œuvre leur politique sur les conflits

d’intérêts pendant toute la durée des subventions du

Fonds mondial et présentent les preuves de son

application sur demande de ce dernier.

Le Président du CCM (Q37) : Si je comprends bien,

il suffit de remplir ces 6 exigences pour que la

proposition d’un CCM soit financée ?

L’Expert : Non ce n’est pas ce qu’il faut

entendre par critères de recevabilité. Il s’agit des

conditions minimums à réunir pour que votre

proposition soit admise à être examinée. En d’autres

termes, si un CCM ne remplit pas une seule des ces

conditions, sa proposition peut être rejetée sans

examen sur le fond.

Il convient donc que les CCM comprennent bien ces

critères et s’y conforment.

Le Président du CCM (Q38) : Quelle différence y a-

t-il entre Directives, exigences, normes,

recommandations dans le Jargon du FM ?

L’expert : Le terme « directive » est

générique, il recouvre tous les autres termes.

Le Président du CCM (Q39) : Pouvez-vous en dire

plus sur les autres terminologies ?

L’Expert : Voici ce que dit le FM des autres

terminologies :

- Les exigences correspondant aux critères minimaux auxquels

toutes les instances de coordination nationale doivent

répondre pour pouvoir recevoir des financements du Fonds

mondial ;

- Les normes correspondant à des critères importants jugés

essentiels à l’efficacité des instances de coordination

nationale, sur la base de l’expérience acquise ;

- Les recommandations correspondant à de bonnes pratiques à

suivre par les instances de coordination nationale de

manière à respecter les principes fondateurs et à

renforcer leur efficacité.

Le président du CCM (Q40) : Tout en vous vous

remerciant pour cet entretien très enrichissant,

j’aimerais prendre déjà rendez-vous pour un autre

entretien car j’ai encore 40 autres questions.

L’expert : Bien sûr, ce sera avec plaisir !

rendez-vous est donc pris pour le tome 2 de ce

manuel.

BIBLIOGRAPHIE

1) Site WEB du Fonds mondial.

2) Documentation des ateliers d’orientation des consultants

GMS à Arlington (Virginie) en 2008, 2009, 2010, 2011 et

2012.

L’auteur

Eustache AKPANE, est un consultant senior en management des

projets de développement. Il travaille dans l’environnement

des projets Fonds mondial depuis 2007. A ce titre il a conduit

plusieurs missions d’assistance technique auprès de plusieurs

CCM et RP en Côte d’Ivoire, au Burkina, au Congo-Brazzaville,

en RDC, à Djibouti, au bénin, au Togo, en Mauritanie, au Mali,

en Centrafrique, au Cameroun…

Il est consultant, chef d’équipe avec GMS, le DAT, depuis 2008

et l’initiative 5% depuis 2012. En outre, il est le Manager

Général du Cabinet de consultance GLOBAL CHALLENGE CORPORATION

– CI basé à Abidjan.

Eustache.akpane@globalchallenge-ci.com/www.globalchallenge-

ci.com

Janvier 2013