Le Protocole d’Echange Standard d’Hélios juin 2010

Le Protocole d’Echange Standard d’Hélios

juin 2010

2PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS

P ro g ic ie l C L

Collectivité

L’ordonnateur

Comptable

Trésorerie

Les données de prise en charge : INDIGO

Les Pièces « papier » : titres, mandats, bordereaux

Les transmissions avant le PES d’Hélios


P ro g ic ie l C L

Collectivité

L’ordonnateur Comptable

Trésorerie

Plus de Pièces « papier »

Un seul flux : les données remplacent le papier

Les données de prise en charge : PES V2

HELIOSv2

La transmission avec le PES d’Hélios

4PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS 4

Le PESv2 : le protocole d’échanges du secteur public local

Flux PESV2ORDONNATEUR COMPTABLE

Progiciel financier

HELIOS

Signature

XSDMandatsTitres

Bordereaux

XSDPJ associées

PES Aller : traitement des échanges d’informations en provenance de l’ordonnateur vers le poste comptable

PES PJ : fonctionnalité permettant de joindre une pièce justificative dématérialisée (quelque soit son format) avec le titre ou le mandat

Signature Électronique : signature par l’ordonnateur ou son représentant du flux PES Aller permettant la dématérialisation des bordereaux

Domaines/Fonctionnalités couverts A dateA date Domaines couverts par le PES - Prévu ultérieurement Prévu ultérieurement

Domaines RecetteDépense

FonctionnalitésPES AllerPES PJSignature électronique

Domaines Budget ActifMarchés PassifRôles

Fonctionnalités PES Retour


Le PES v2 : des flux enrichis apportant un meilleur niveau d’information

Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles aller (Indigo…) :

Permet la dématérialisation des titres et mandats

Permet la dématérialisation des bordereaux lorsque le flux est signé électroniquement par un certificat référencé

Permet la transmission des PJ dématérialisées

Permet de transmettre des informations plus précises, notamment sur les tiers et les codes produit, type et nature de pièce

Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées

Sous la responsabilité de la DGFiP

À l’appui du compte de gestion dématérialisé

La SE sécurise le flux

Pas de modification possible après signature

Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (ex : imputation budgétaire)

Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles aller (Indigo…) :

Permet la dématérialisation des titres et mandats

Permet la dématérialisation des bordereaux lorsque le flux est signé électroniquement par un certificat référencé

Permet la transmission des PJ dématérialisées

Permet de transmettre des informations plus précises, notamment sur les tiers et les codes produit, type et nature de pièce




La SE sécurise le flux

Pas de modification possible après signature





La signature électronique sécurise le flux

Pas de modification possible par la CEPL après signature jusqu’à l’intégration dans Hélios


Les données sont à implémenter par la CEPL


Le PES v2 : un protocole d’échange de données structurées

• Principales différences entre Indigo et le Protocole d’Echange Standard :

INDIGO

Format dit « plat »

Présentant uniquement des données comptables

PES V2

Format de données de type « XML »

Structurant des données comptables, avec des éléments concernant les PJ et la signature électronique

Champs de données plus complet et plus précis : flux enrichis

• Exemple de format Xml<Bordereau>

<Exer V="2007"/>

<IdBord V="9"/>

<TypeBord V="01"/> 

<Piece>

<IdPce V="91"/>

<TypPce V ="01"/> 

<LigneDePiece>

<Nature V="6574"/>

<MtHT V= »322.00"/>

</LigneDePiece>

</Piece>

</Bordereau>

• Exemple de structuration des données avec le protocole Indigo

200700000009010000000910100657400000032200


La validation des éditeurs de progiciel financier

• La majorité des éditeurs est validée sur un périmètre élargi

Titres/Mandats

Transmission des PJ dématérialisées

Signature Électronique :Bull Coriolis

Ciril

Cogitis

Logica

JVS Mairistem

Magnus (eMagnus + Max GF)

Médiane

GFI

Sédit Marianne

Ségilog

Visa informatique

Titres/Mandats

Transmission des PJ dématérialisées :

AFI

AGEDI

Odyssée informatique

DIS

Des éditeurs en cours de validation

ACG informatique, Civitas, Némausic, MIPIH, AGFA,

Cosoluce


L’homologation des tiers de transmission du PES d’Hélios

12 dispositifs homologués à ce jour ADULLAC

ALTERNANCE SOFT

ATEXO

BERGER LEVRAULT

CDC FAST

CG AUBE

DEMATIS

ENOVACUM

KLEKOON

SICTIAM

SRCI

TELINO


Le dispositif de déploiement du PES d’Hélios

• Un processus de validation PESV2 comprenant 3 ou 4 grandes phases (selon le type de validation)

• 2 types de validation identifiés :

Une validation dite « complète » (validation du progiciel financier par l’éditeur)

Une validation dite « normale » (version du progiciel utilisée par la CEPL déjà validée par l’éditeur)

Phase 1

Étape 1

LANCEMENT

Étape 2

CADRAGE

(1 mois.)*

Phase 2(3 à 4 mois)*

Étape 3

PRE-VALIDATIONdu progiciel

EDITEUR

Étape 4

VALIDATION du progiciel

EDITEUR

Phase 3 (3 à 4 mois)*

Phase 4

Étape 6

PASSAGE en PRODUCTION

(2 sem.)*

Étape 7

PASSAGE à la DEMAT.

Étape 5

VALIDATION

CEPL

Phase supplémentaire =

validation complète

*Durées indicatives

Tests à réaliser par la collectivité dès validation de la note de cadrage à partir de données réelles


Dispositif général : Objectifs

• Phase 1 : lancement et cadrage

Mise en place des équipes de pilotage en central et local

Définition du périmètre cible du PES et du calendrier de mise en œuvre

• Phase 2 : pré-validation / validation éditeur

Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel qualifié par l’éditeur pour atteindre le « 0 anomalie bloquante »

Mise à disposition de l’outil de pré-validation XéMéLios par la DGFIP

• Phase 3 : validation collectivité

Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel financier utilisé par la CEPL avec ses propres données pour atteindre le « 0 anomalie bloquante »

Fonctionnalités d’analyse de l’outil XéMéLios http://adullact.net/projects/xemelios/

Vérification de la qualité des flux produits par le progiciel utilisé par la CEPL avant le passage en production

• Phase 4 : passage en production et à la dématérialisation

Mise en place des pré-requis nécessaires pour le passage en production

Passage à la dématérialisation (= arrêt des échanges papier)

Bilan des principaux enseignements du passage en production (note de bilan)


Points d’attention

Bonnes pratiques

Zoom : référencement unique des PJ

Vigilance en termes de glissement de planning : suivi des actions de manière conjointe

Calage en amont des processus de travail Ordonnateur/Comptable

Phase 3 : Bonnes pratiques

S’assurer que les tests couvrent des périodes variées de l’exercice comptable et un périmètre complet

Ex. : mois complet, jour de paye, opérations de fin d’année…

Mettre en œuvre un calendrier de travail régulier : production, analyse, correction…

Zoom : test en parallèle des modalités de transmission

La gestion de la mise en œuvre de la transmission CEPL/Hélios est hors périmètre du processus de validation

Il est toutefois nécessaire de vérifier la mise en place du cycle d’échanges de bout en bout

CEPL Hélios CEPL lorsque la transmission est assurée par un dispositif de télétransmission

PJ au format électronique

Génération d’un identifiant unique depuis le progiciel financier de la collectivité ou d’un progiciel satellite (point d’attention, le cas échéant)

PJ au format papier : 2 solutions préconisées

Application de l'identifiant unique sur la pièce "papier" et mentionné dans le titre ou le mandat dématérialisé

Apposition du budget et du numéro de mandat ou de titre concerné(Cf. DH_PESV2_Note référencement unique PJ…Doc)

Phase 1 : Lancement et

cadrage

Phase 2 : Pré-

validation / Validation

Editeur

Phase 3 : Validation

CEPL

Phase 4 : Passage en prod. et à la

démat.


Zoom : structuration PES DEPENSE

• mandat ordinaire

• mandat correction / Annulation

• mandat émis après paiement

• mandat fin d’exercice

• mandat collectif

• mandat paye

• mandat inventaire / emprunt

• mandat régie

• mandat marché

• mandat admission en non valeur

• mandat global

Bonnes pratiques


Dépôt des flux dans le dossier de la CEPL sur l’espace partagé lorsque les rapports d’analyse de XéMéLios ne mentionnent plus d’anomalies bloquantes pour validation par les Pôles (Dématérialisation/Flux)

Structuration des dépôts sur l’espace partagé : 1 dossier PES RECETTE, 1 dossier PES DEPENSE

Zoom : structuration PES RECETTE

• titre ordinaire

• titre correction / Annulation

• titre émis après encaissement

• titre régie

• titre sur plusieurs années

• titre inventaire/emprunt

• titre récapitulatif

• titre majoration

• titre fin d’exercice


cadrage

Phase 2 : Pré-

validation / Validation

Editeur


CEPL


démat.


Points d’attention

Zoom : processus organisationnels


Prévoir une démarche conjointe de gestion des documents comptables

Ex. : étapes de liquidation, contrôle, mandatement…

Circuit d’apposition de l’identifiant unique

Prise en compte de l’environnement « mixte » : co-habitation des formats papier/électronique

Bonnes pratiques

S’assurer en amont que les directions & services concernés et le poste comptable sont prêts pour le passage à la Dématérialisation (processus organisationnels)

S’assurer que la date de passage en production est compatible avec le calendrier de la CEPL (éviter les périodes de paye, de fin d’exercice, etc…)

Pour le poste comptable : paramétrage « PES » uniquement sur le périmètre retenu pour le passage en production – 2 ou 3 jours avant

Vigilance du Correspondant vis-à-vis de l’enchaînement des tâches lors du passage en production

Elargissement du périmètre : dématérialisation d’un maximum de PJ sur le(s) budget(s) passé(s) au PES Dans le respect des conventions cadres nationales Préalable : référence unique des PJ


cadrage

Phase 2 : Pré-validation / Validation

Editeur


CEPL


démat.

Le référencement des PJ avec le PESV2 aller recette/dépense

I. Les PJ dématérialisées transmises avec le PES

II. Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES

III. Les PJ papier

Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES

I. Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES

II. Les PJ papier


Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES (PJRef : support électronique 01)

Le dispositif cible : la transmission des PJ dématérialisées avec le PES dès le passage en

production

Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné :

• L’identifiant de la PJ, le nom de la PJ, la description de la PJ,

• La PJ électronique est envoyée par domaine PES : dépense ou recette

Une même PJ utilisée en dépense et en recette doit être envoyée à l’appui du flux PES dépense et du flux PES recette

• Lorsqu’il y a plusieurs PJ jointes à un même mandat ou titre, ces informations sont à porter pour toutes les

PJ

Pour les PJ récurrentes (exercice en cours ou

antérieur), lors des mandats/titres suivants, les

références précédentes des pièces justificatives

dématérialisées

Accompagné de l’auxiliarisation valorisée

(N°marché, emprunt…) Les PJ sont accessibles dans Hélios pour le comptable

Les PJ sont restituées dans le CDGD sous la responsabilité de la DGFiP exploitable par les CRC dans XéMéLios

Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PES

Les PJ papier



Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PES (PJRef : support CDROM/DVDROM 03)

Utilisation de la modalité de transmission prévue dans l’accord local : cdrom, dvdrom, extranet, email

signé

Stockage et la gestion des PJ électroniques dans le poste comptable

Pas d’accès à la PJ dans Hélios

Le rapprochement dans le poste comptable de la PJ/mandat-titre à partir de la référence dans

Hélios

Maintien d’un support CDROM/DVDROM à l’appui du compte de gestion sur pièces

Établi par la CEPL ou le poste comptable selon l’accord local

En plus du CDROM/DVDROM de l’archive du compte de gestion étendu dématérialisé

• Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné dans la zone PJRef

L’identifiant unique de la PJ

Le nom de la PJ

Le support

Le référencement des PJ papier


II. Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES


Le référencement des PJ papier avec le PES recette et dépense (PJRef : support support papier 02)

Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné :

L’identifiant unique de la PJ, le nom de la PJ, le support

• Pour remplacer l’agrafe du mandat/titre et de la PJ

• Pour lier sans ambiguité le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire de la CEPL)

L’auxiliarisation nécessaire : n° de marché, n° d’emprunt…

La CEPL mentionne l’identifiant unique sur la PJ papier ou le n° de mandat ou titre

Le poste comptable

• Reçoit les PJ papier au plus tard à l’appui du premier mandat/titre

• Accède à la PJ papier à partir de la référence portée sur le mandat/titre dans Hélios

• Restitue au compte de gestion les PJ papier

La dématérialisation des PJ prépare le passage au PES en limitant les PJ papier et les problématiques d’organisation liées à leur transmission

La dématérialisation des PJ prépare le passage au PES en limitant les PJ papier et les problématiques d’organisation liées à leur transmission

Merci de votre attention

Contact :

Pôle national de dématérialisation de la Mission Hélios

Immeuble Maille Nord III

7 Porte Neuilly

93160 NOISY LE GRAND cedex

[email protected]

Documents

Le Protocole d’Echange Standard d’Hélios juin 2010