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LE STAGE ET LE RAPPORT DE STAGE

INTRODUCTION

Le stage : un ensemble d’enjeux

Le stage est un moment clé de votre formation. Il vient la compléter et il vous permet de développer une autonomie et des capacités relationnelles. Il vous permet de vous mettre en situation professionnelle et d'acquérir en conséquence des qualités indispensables à une insertion professionnelle réussie. Il vous apprend à organiser et présenter un travail et ses résultats.

Le stage est important et le rapport de stage ne l'est pas moins. Au-delà de sa participation à la validation d’une année universitaire, quand il donne lieu à notation, il peut à terme constituer pour vous une véritable carte de visite. A sa simple lecture, des employeurs potentiels se feront une idée de vous et de vos aptitudes ou non à trouver votre place dans un environnement professionnel. Vous comprendrez dès lors l'importance du choix du stage et le soin particulier que vous devez apporter à la rédaction du rapport, sans omettre l’importance cruciale de votre comportement au quotidien.

Rechercher un stage en conformité avec les objectifs pédagogiques de la formation

Le stage doit nécessairement être en rapport avec les objectifs de votre formation et impliquer une vraie mission. A cet égard, vous devrez déterminer la mission lors de vos premières rencontres avec le référent dans la structure d’accueil. Il est possible d’imaginer que la mission se décline en plusieurs aspects.

Compte tenu de cet impératif, choisissez un terrain de stage qui vous motive et en lien avec vos souhaits d'orientation professionnelle. Il pourra vous confirmer ou parfois vous infirmer dans vos choix futurs. Aussi, il sera un élément déterminant de votre avenir professionnel.

La recherche d'un stage ne s'improvise pas. Prenez-vous y suffisamment à l'avance pour démarcher les structures potentielles. Pour vos demandes, si le courrier peut être électronique, il ne doit pas sacrifier la forme. Une lettre ou un mél qui ne respecte pas un minimum de formalités peut apparaître comme déplacé et désinvolte. Pour faire sa demande et ensuite bien évidemment sur le lieu de stage, le respect des règles élémentaires de courtoisie et de politesse est plus que jamais requis. A l'écrit comme à l'oral, ne soyez pas familier. Il vous faut conserver une attitude professionnelle. Dans un mél par exemple, vous ne sauriez débuter par un simple bonjour et finir par un cordialement. Il va de soi que l'on doit signer tout courrier, fut-il électronique.

Soignez vos lettres de motivation et vos CV. Préparez vos entretiens. Ne soyez-pas dans la supplique. Montrez ce que vous êtes en mesure d’apporter. Soyez dynamique et positif.

Quand vous avez trouvé un stage retirez la fiche de renseignement auprès du service des stages. Renseignez là et remettez là au service compétent en vue de l’établissement des conventions. Une fois les conventions établies, il vous incombera de les faire signer. Aucun stage ne peut débuter tant que la convention tripartite et en trois exemplaires n’a pas été signée, d’abord par vous, puis par l’établissement d’accueil et en dernier lieu par l’Université. La convention ne pourra d’ailleurs pas être signée si elle n’a pas été

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correctement renseignée et si elle n’est pas accompagnée des documents requis (décompte des droits d’inscription, attestation de responsabilité civile indiquant que vous êtes couverts pendant les périodes de stage notamment). Toute modification doit faire l’objet d’un avenant en trois exemplaires signée par l’ensemble des parties (durée, horaires, lieu de déroulement du stage, jours d’absence…).

Mobiliser des compétences, adapter son comportement en respectant les exigences de confidentialité et respecter les calendriers

L'objectif du stage est de s'intégrer dans une structure et d'y réaliser une mission. Aussi, il va vous falloir définir des objectifs compte tenu de la mission, planifier votre travail sans omettre d'établir des contacts appropriés avec les personnes impliquées dans la mission. Si vous êtes là pour être formé, n'oubliez pas que des compétences sont attendues de vous.

N'oubliez pas non plus que vous devez apprendre à faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative tout en sachant vous référer à qui de droit. Vous devez encore vous comporter de manière appropriée. Soyez intègre et courtois. Quand on souhaite intégrer un groupe, il faut tenir compte de ses codes, de ses us et coutumes. Vous n'arrivez pas en terrain conquis. Vous devez respecter les règles de la vie en société en général et de la vie professionnelle en particulier. A cet égard, en arrivant dans une structure, connaissez l'organigramme hiérarchique, afin de ne pas commettre d'impairs. Acquérir une intelligence sociale et la mettre en pratique vous ouvriront de nombreuses portes.

Vous devez aussi nécessairement agir dans le respect des obligations de discrétion et de secret professionnels. Soumettez-vous aux exigences de confidentialité et n'oubliez jamais que si vous devez prendre position vous devez le faire avec tact et mesure. Vous ne devez rien dévoiler des secrets des personnes ou des structures. Vous ne sauriez le faire ni en parole ni par écrit. Certains documents ne pourront en aucun cas être utilisés. D’autres ne le pourront qu’après avoir été anonymisés. Ne pas citer le nom d’une personne mais se référer à ses fonctions peut ne pas être une garantie suffisante. Les seules fonctions peuvent être un moyen d’identifier facilement une personne. Si vous réalisez un entretien et que vous reprenez en substance certains propos obtenez l’accord de la personne. Ceci est d’autant plus vrai si l’échange a eu lieu de manière informelle.

Dans votre rapport, l'usage des logos internes ne pourra être possible que sous réserve de l'accord de l'établissement d'accueil.

Le stage doit être effectué dans les durées prévues et selon les calendriers de chaque formation. A cet égard, organiser votre travail, faites un planning et déterminez-le de façon réaliste.

Etre accompagné par des tuteurs

Chaque stagiaire doit être suivi dans la structure d’accueil par un tuteur professionnel. Celui-ci est un référent avec lequel il ne faut pas craindre de dialoguer et d’échanger sur les missions, les avancées et les difficultés. Soumettez votre problématique et votre plan à votre tuteur professionnel mais encore à votre tuteur universitaire. Que ce soit l’un ou l’autre, ils ne sont pas là pour mener les missions ou la réflexion à votre place. Ils ont un rôle de guidage.

Il est désigné un tuteur universitaire qui peut être le responsable de formation ou tout intervenant de la formation. Il est un appui pédagogique. Selon les formations, il peut être

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choisi par l'étudiant ou désigné par le responsable de formation ou une personne référente au sein de la formation. Il peut aussi être, pour l'ensemble des étudiants d'une même formation, le responsable de la formation. Tout rendez-vous avec un tuteur doit être préparé. Il est important avant toute rencontre de transmettre un document synthétique rappelant le thème du stage, l'objet de l'entretien, l'état d'avancement du travail et les questions que vous souhaitez aborder au cours de l'entretien.

I. Le rapport de stage : une structuration précise.

Des règles à respecter

Dans le cadre de sa présentation générale, le rapport obéit à un certain nombre de règles qu'il convient de respecter.

- La couverture

La couverture, rigide, doit comporter vos nom et prénoms, le titre du rapport, la période de stage, l'année universitaire, les références de l'établissement d'accueil et celles relatives à l'université et à votre formation ainsi que les noms de vos tuteurs (Université et établissement d'accueil).

La couverture est suivie d'une feuille blanche puis d'une copie de la page de couverture.

- La page de dédicace ou d’épigraphe

Éventuellement une page peut intervenir en vue d'une dédicace ou d'une citation (toute citation doit être accompagnée des références exactes de sa source).

- Les remerciements

Le cas échéant, peut être présente, une page pour les remerciements. Il est d'usage de remercier la structure d'accueil. Préférez des remerciements sobres et des formulations propres à ménager les attentes de certains. Des formulations générales peuvent permettre de remercier tout un service.

- La liste des abréviations

S'il y a lieu vous pouvez faire figurer une liste des abréviations utilisées. Elle doit être exhaustive et n'enlève pas la nécessité d'expliciter systématiquement un sigle lors de sa première utilisation avec précision du sigle entre parenthèses.

- Le sommaire

Le sommaire est par définition sommaire. Il ne peut pas dépasser une page. Il n'a pas à reprendre d'une manière complète l'ensemble des intitulés contrairement à la table des matières qui se situe, quand elle est choisie, à la fin du rapport. Il est possible de n'avoir qu'un sommaire ou qu'une table des matières ou les deux. N'oubliez pas comme il a été précédemment indiqué que les intitulés expriment une idée. Vous devez toujours prendre soin de démontrer une idée et cela doit ressortir à la simple lecture de votre plan. Le sommaire doit renvoyer aux pages des développements correspondants.

- L’introduction

L'introduction ne peut pas se contenter de faire une demi-page ou une page. Préférez une introduction étoffée restituant, après une phrase d'attaque (qui doit accrocher vos lecteurs : citation, élément fort de l’actualité, données chiffrées importantes, phrase courte

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de votre propre crue et pourquoi pas percutante…), le contexte du stage, posant une problématique et annonçant le plan. Dans le contexte vous expliquerez le choix du stage dans la structure où vous êtes et la manière dont ce stage, pour vous, s'inscrit dans la perspective de votre future insertion professionnelle. Le contexte est également l'occasion d'une présentation de la structure d'accueil. Cette présentation n'a pas lieu d'être dans les développements réservés à l'analyse des missions principales. Cette présentation introductive ne doit être ni statique ni descriptive. Elle ne peut en aucun cas faire l’économie d’une problématique. Quel est le problème qu’il vous appartient de résoudre ?

- Les développements

Le rapport de stage est un cheminement. Il doit naturellement être structuré. S’il doit être introduit et conclu, il doit comporter un plan apparent et matérialisé. Le cœur de votre rapport est constitué de la ou des missions confiées. Il permet de saisir votre rôle au cours de la période de stage ainsi que votre capacité à l'analyse. Faites preuves ici de rigueur et d’objectivité.

Il n'y a pas de plan type : le plan dépend de la ou des missions qui vous ont été confiées et de la problématique que vous dégagerez de la ou desdites missions. Le plan doit être logique et répondre à la problématique de départ. Il doit s'inscrire dans une démonstration. Il doit être équilibré et de préférence se présenter sous la forme de deux parties elles-mêmes structurées en deux sous-parties. Il ne saurait y avoir moins de deux ou plus de trois parties.

Le plan doit être clair avec des intitulés concis, explicites et dynamiques. Vous devez refuser les intitulés statiques. Chaque intitulé doit exprimer une idée. La simple lecture des intitulés doit permettre de savoir où vous allez. Les intitulés doivent renvoyer à tout ce que vous dites, mais rien qu’à ce que vous dites.

Le plan révèle votre capacité à organiser votre pensée. N'oubliez d'ailleurs pas qu'il est souvent l'un des premiers éléments de contact avec vos lecteurs via le sommaire. Par un plan bien choisi et formulé, vous donnez envie de vous lire. Au contraire, un plan trop statique peut rebuter d'emblée. Le plan va porter vos développements et il exprime pour partie votre "potentiel". Votre objectif n'est pas l'exhaustivité dans sa construction. Fuyez le catalogue pour préférer une approche analytique des missions et travaux jugés essentiels. Dans ce cadre, défini clairement et qui sera annoncé en fin d'introduction, il vous appartient de démonter votre capacité professionnelle à mettre en œuvre vos connaissances théoriques. Une analyse critique personnelle devra être au cœur de votre rapport.

- La conclusion

La conclusion n'a pas à être longue. Elle doit ouvrir des perspectives. Elle peut être l'occasion d'un bilan personnel et professionnel. Vous pouvez y préciser vos perspectives professionnelles.

- Bibliographie et sitographie

Après la conclusion mais avant les annexes se trouvent la bibliographie et la sitographie (sites internet). Les sources (codes, lois …) sont présentées de manières séparée

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au reste des références. Les sources sont présentées selon leur nature et par ordre chronologique. Les autres références sont présentées par ordre alphabétique d'auteurs.

Pour les ouvrages, vous devez présenter comme suit :

Nom (Prénom), Tite de l'ouvrage, lieu d'édition, éditeur, n° de l’édition, année, pages.

Pour un ouvrage collectif :

Nom (Prénom), Titre de la contribution in Nom (Prénom) de la ou des personnes sous la direction du ou desquelles a été réalisé l'ouvrage suivi de (dir.), Titre de l'ouvrage, lieu d'édition, éditeur, année, pages de la contribution.

Pour une revue :

Nom (Prénom), Titre de l'article, Nom de la revue, Date, numéro s'il y a lieu, pages de l'article.

Pour les sites internet, une adresse est insuffisante. Précisez la teneur du site.

- Le glossaire et les annexes

Votre rapport peut être accompagné d'un glossaire (liste et définition des termes techniques présentés par ordre alphabétique) et d'annexes. Ne doivent normalement se trouver en annexes que les documents pertinents comme des documents qui ne se trouvent pas aisément. Ce n'est pas le cas d'une loi qui vient d'être promulguée. Au contraire les documents que vous auriez conçus à l'occasion du stage y ont toute leur place tout comme des cartes, des photos, des tableaux ou des documents techniques. Les annexes précédées d'une table des annexes renvoyant aux pages pertinentes doivent impérativement être paginées et numérotées. Pensez à donner, à chacune d'elle, un titre. Renvoyez bien à toutes les annexes dans le texte entre parenthèses (s'il n'y a pas de note de bas de page) ou en note de bas de page.

- La fiche d’évaluation et l’attestation de fin de stage

La fiche d’évaluation et l’attestation de fin de stage devront être jointes au rapport de stage, selon les modalités précisées par les responsables de formation. Elles peuvent ou, selon les formations, doivent donner lieu à un échange avec le tuteur professionnel.

- La table des matières

Si vous faites le choix d'une table des matières elle n'interviendra qu'à ce niveau. Elle doit renvoyer à l’intégralité des subdivisions et elle doit renvoyer aux pages correspondantes dans le rapport.

- La quatrième de couverture

Votre rapport se terminera par une feuille blanche et la quatrième de couverture qui peut comporter un résumé.

II. De la rédaction à la soutenance : des exigences de fond et de forme.

Analyser : un impératif

Le rapport de stage doit être en mesure de rendre compte de manière structurée et analytique de ce qui vous a été confié et de la manière dont vous l'avez investi. Aussi le rapport ne saurait être descriptif. Il n'a pas à égrainer des paragraphes descriptifs sur

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l'organisme d'accueil ou un fonctionnement général ou même vos missions. Vous devez lutter contre les énumérations statiques qui se réduisent à un effet catalogue. Au contraire, gardez à l'esprit que la dimension personnelle, analytique, critique et normative (préconisez des solutions, des recommandations), en un mot votre capacité à prendre du recul sur votre propre expérience et sur le monde professionnel auxquels vous avez été associé est essentiel. Le rapport doit refléter la manière dont vous vous êtes impliqué. Il doit aussi être l'occasion d’une mobilisation des connaissances que vous avez acquises tout au long de votre cursus, l'idée étant de les mettre en valeur dans un contexte pratique. Le but n'est pas de faire de longs développements théoriques. L'objectif est de valoriser votre expérience concrète en montrant tout autant les réussites, les progrès que les éventuelles difficultés.

Un livre de bord et se fixer des objectifs : une aide à la rédaction

Pour travailler efficacement, tenez un livre de bord. Prenez des notes tout au long de votre stage. La rédaction du rapport sera facilitée in fine.

Pour travailler efficacement, il faut apprendre à gérer son temps. Aussi, imposez-vous un programme de travail. Fixez-vous des objectifs intermédiaires et des délais pour les atteindre.

La forme : une manière d’accompagner votre lecteur et de soutenir votre pensée

- Le volume

De façon générale, le rapport doit comporter de 40 à 50 pages hors annexes, lorsqu'il donne lieu à notation, sauf précision contraire des responsables de formation. C'est ainsi par exemple que les rapports de stages d'étonnement doivent être d'une dizaine de pages hors annexes.

Pour les stages non notés, un rapport doit nécessairement être remis qui donnera lieu à évaluation. Il est de dix pages environ, sauf précision contraire des responsables de formation.

- La police, les interlignes, les marges et la pagination

Le nombre de pages s'entend avec une police d’une taille et d’un corps standard (times, arial par exemple de 12). L'interligne est en principe simple et en aucun cas au delà de un interligne et demi. Les marges sont en principe de 2 et au maximum de 2,5 en haut, en bas, à droite et à gauche. Le texte doit être justifié (alignement à droite et à gauche). Les pages qui peuvent donner lieu à une impression recto/verso doivent impérativement être paginées. Tout le rapport doit l'être, y compris les annexes.

- Le style, l’orthographe, la ponctuation et les abréviations

En toute hypothèse, le rapport doit correspondre aux attentes d'un travail universitaire. Le style doit être clair et précis. Privilégiez les phrases courtes.

Prenez soin à l'orthographe et la syntaxe. Relisez-vous et faites-vous relire. Ayez toujours à proximité un dictionnaire. Vérifiez l'écriture des noms propres.

N'allez pas trop souvent à la ligne. Respectez la règle un paragraphe = une idée. Pensez qu'une ponctuation simple (";" "_" "." "…") réclame un espace après, mais pas avant, alors qu'une ponctuation double (":" ";" "!" "?") est précédée et suivie d'un espace. Les apostrophes ne se mettent pas en fin de ligne et la ponctuation ne se place pas en début de

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ligne. N'abusez pas des points de suspension et des "etc." et, si vous n'avez pas le choix, retenez l'un ou l'autre mais pas les deux à la suite. N'abusez pas davantage des tirets. Il faut éviter de hacher votre texte et votre pensée. La ponctuation est importante en ce qu'elle donne du rythme à votre texte.

Faites attention à l'abus des abréviations, qui en tout état de cause devront être explicitées lors de leur première utilisation.

Tout au long de vos développements, éviter le je ou le moi et prenez soin de travailler vos transitions. Il faut du liant. Annoncez votre plan en fin d’introduction, faites des chapeaux introductifs en début de parties pour annoncer vos sous-parties, soignez les transitions entre chaque sous-partie. Prenez-le lecteur par la main, faites-le entrer dans votre pensée et amenez-le à suivre les évolutions de votre démonstration. Chaque partie doit commencer sur une page nouvelle.

- Les entretiens, les photos et les tableaux

Si vous reprenez un entretien ne l'intégrez pas tel quel dans le corps de votre texte. Donnez-en l'interprétation dans le texte et placez l'entretien lui-même en annexe. Vous pouvez intégrer des photos ou des tableaux à condition de ne pas omettre la source.

- Les notes de bas de page

L'objectif d'une note peut être de procéder à une référence bibliographique, d'apporter une précision par rapport au texte ou encore de renvoyer à une annexe. N’oubliez jamais que vous ne travaillez pas pour vous, mais pour les autres. Aussi, vous devez les guider dans votre réflexion et leur donnez les moyens d’aller plus loin dans la compréhension d’un sujet.

Les notes de bas de page doivent être d’une taille 10 dans le même style que le corps du texte. Les citations devront être reprises entre guillemets avec leur source en note de bas de page. Quand vous avez déjà cité une référence bibliographique, utilisez op. cit. et ibid. La première expression indique que la référence a été précédemment citée. La seconde que c’est la dernière qui vient d’être citée (ibidem ou ibid. = ici-même). Précisez toujours la ou les pages pertinentes de la référence.

- Les sources et le plagiat

Le respect des sources est crucial et la reprise intégrale de tout ou partie d’un texte sans utiliser les guillemets et citer la source précise est lourdement sanctionnable. Il ne suffit pas de reformuler quelques phrases pour échapper au plagiat. Vous devez faire un travail personnel. Ne vous cachez pas davantage derrière une litanie de citations.

La remise du rapport

Le rapport devra être remis dans les délais de rigueur en version papier et électronique en sus de la fiche d'évaluation renseignée par le tuteur de l'établissement d'accueil et qui constitue un élément d'aide à la notation ou à l'évaluation. Cette fiche sera d’ailleurs jointe au rapport dans les conditions sus-indiquées.

Une version électronique du rapport sera déposée par l’étudiant sur l’espace numérique de travail (rubrique stage) en vue d’archivage et éventuellement consultation, sauf opposition contraire du responsable de formation ou à la demande de la structure d'accueil (sensibilité des données par exemple).

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Par ailleurs, le stagiaire remettra un exemplaire papier au tuteur universitaire et un au tuteur de la structure d'accueil. La remise des rapports aux personnes concernées est de la responsabilité de l’étudiant.

A l'issue du stage aucun rapport ne pourra être transmis en dehors du service d'accueil sans l'aval préalable dudit service.

La soutenance

Quand le stage donne lieu à soutenance, associant s'il le souhaite le tuteur de l'établissement d'accueil ou son représentant, sa durée est d'au moins 30 min. Elle débute par une présentation du stagiaire (10 à 20 min selon la durée de la soutenance) suivi d'un échange avec le jury. Les soutenances peuvent avoir lieu dans des cas particuliers, et avec l'aval du responsable de formation, par skype ou des procédés similaires (étudiants à l'étranger par exemple).

L'administration de la formation devra être tenue informée par l'étudiant de la date et de l'heure de la soutenance une semaine au moins avant la date de la soutenance fixée en accord avec les tuteurs (universitaire et de l’établissement d'accueil) ou en l'absence de soutenance à la date fixée par le responsable de la formation.

La soutenance se prépare. Relisez votre travail. Si nécessaire, établissez une page d’errata. Préparez votre exposé en respectant le temps de présentation que vous aura indiqué votre tuteur universitaire. Détendez-vous et ayez confiance en vous. Votre exposé devra être nécessairement introduit, structuré et conclu. Il est l’occasion de prendre du recul par rapport à votre stage. Parlez bien évidemment du travail qui a été le vôtre, mais encore de vos points forts et points faibles. Soulignez ce que vous a apporté votre expérience. Voyez comment la situation a évolué depuis la réalisation du stage. Vous pouvez vous servir d’une présentation style power point, mais ne vous contentez pas de la lire. Soyez vivant et donnez envie au jury. Regardez le jury pendant votre exposé tout au temps qu’au cours de l’échange et tout le jury.

L’échange qui suit votre exposé n’a pas pour but de vous piéger mais d’instaurer avec vous un véritable dialogue sur le travail réalisé.

Note et évaluation

Si tout stage est nécessairement évalué, il n’est pas toujours noté. La note comme l'évaluation finale prend en compte le déroulement du stage, la restitution écrite et s'il y a lieu la soutenance. La note comme l’évaluation sont établies par le tuteur universitaire en lien avec le tuteur de l’établissement d’accueil ou son représentant quand il est présent et en toute hypothèse en tenant compte de la fiche d’évaluation.

Les responsables de formation