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Le traitement des données comptables en environnement réseau (La société Océane)

Objectifs 1.4 Le rôle de l’informatique - Les caractéristiques fonctionnelles des logiciels adaptés à la fonction

comptable : 2.1. Les clients et les fournisseurs

- Les factures de doit et d’avoir, leur comptabilisation en tenant compte des réductions commerciale et financière, des frais de port et des avances et acomptes. - Les comptes clients et fournisseurs ; leur suivi : lettrage et contrôle des comptes.

3.2 Le traitement des données comptables en environnement réseau

L’environnement réseau et son organisation : - le schéma synoptique du réseau ; - annuaire, utilisateurs, autorisations

La société Océane est une SARL implantée à Lyon. C’est une entreprise spécialisée dans la vente de matériels de plongée, de nautisme, de nage et de kayak. Vous êtes stagiaire auprès du service comptable dans cette société. Nous sommes au début du mois de janvier 2007, pour l’instant seul le journal de banque a été comptabilisé. Les membres de la société utilisent un progiciel comptable (comptabilité, gestion commerciale…). Il s’agit du progiciel comptable CEGID. Lors de l’installation du progiciel un paramétrage par défaut a été effectué ainsi que le transfert d’une partie de la comptabilité. Pour l’instant plusieurs groupes d’utilisateurs existent. Chaque groupe possède les mêmes droits. Les groupes d’utilisateurs sont les suivants :

- Administrateur, Nom d’utilisateur : ADMIN, Mot de passe : CEGID - Administration, Nom d’utilisateur : REVISEUR, Mot de passe : REVISEUR - Comptabilité, Nom d’utilisateur : CPTA, Mot de passe : CPTA - Facturation, Nom d’utilisateur : FACT, Mot de passe : FACT

Comme vous pouvez le constater la configuration du PGI est sommaire. Il vous faudra donc affiner et terminer le paramétrage pour l’adapter à l’entreprise.

Afin de vous présenter le service commercial de l'entreprise et de vous faire découvrir l'organisation de la fonction comptable en particulier, vous avez eu un entretien avec différentes personnes. Vous avez été accueilli par Mme Estain, le dirigeant de l’entreprise, qui vous a indiqué que :

- l'entreprise est organisée en réseau avec une architecture de type «client-serveur » depuis quelques années ;

- le système informatique a été complètement bouleversé depuis peu par la mise en place d'un progiciel de gestion intégré. La fonction comptable a donc évolué et le contenu des postes du service commercial redéfini.

Alain Bernard, Xavier Marion et Sylviane Comptoir sont les trois commerciaux de l’entreprise. Madame Ducros est la comptable de la société et M. Estain est le chef comptable

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Entretiens avec le personnel de la société

M. Bernard, commercial : « Les tâches administratives ont diminué au profit d'un accueil plus personnalisé du client. En fonction de ses besoins, il est orienté vers le commercial approprié (M. Marion, Mme Comptoir ou moi-même). Avant d'enregistrer sa commande, j’ai la possibilité d’interroger la comptabilité et de consulter la liste des clients actuels afin de m'assurer qu'aucun incident de paiement n'a déjà été enregistré à son sujet. Puis, la saisie du code du produit me permet de contrôler sa disponibilité en stock et d'indiquer au client les dates de livraison possibles. Alors, celui-ci confirme ou non sa commande. S'il est nouveau, je l'enregistre dans la base de données, j’ai aussi la possibilité de mettre à jour la base client en cas de nouvelle adresse, d’un nouveau numéro de téléphone... La facture est produite automatiquement lors de l'enlèvement des produits. En fonction des besoins de nos clients je peux aussi réaliser des devis et les transformer par la suite en bon de commande, bon de livraison et en facture.».

Vous : « Et pour les règlements ? » M. Bernard : « Je ne m’en occupe pas. Dans l’organisation du travail de l’entreprise, je ne m’occupe que de la gestion commerciale. C’est madame Ducros qui s’occupe des règlements. »

Vous : « Vous ne gérez pas la comptabilité clients ? » M. Vertou : « Non. La facturation déclenche automatiquement l'enregistrement comptable correspondant. Mme Ducros gère le suivi des comptes clients et la saisie des opérations courantes. Les clients les plus fidèles bénéficient de délais de règlements. » Quelques jours plus tard, vous êtes de retour dans l'entreprise, et vous vous entretenez avec le personnel du service administratif et comptable.

Mme Ducros, comptable : « Auprès de M. Bernard, vous avez vu en amont, la gestion commerciale. Le travail en temps réel me permet de contrôler régulièrement la situation des comptes clients et d'effectuer la relance des créances impayées, par publipostage. D'autres missions me sont attribuées, notamment la paie. Là encore, aucune saisie n'est opérée pour l’enregistrement. Je m’occupe aussi de la saisie des opérations courantes. »

M. Estain, chef comptable : « Je gère la comptabilité fournisseurs. Les factures transmises sont automatiquement enregistrées après un contrôle croisé avec les bons de livraison et de commande concernés. La déclaration mensuelle de TVA, que je vérifie avant son envoi, est également transmise au Trésor public par ce procédé. Cette automatisation a libéré du temps pour le suivi de la trésorerie et des comptes de tiers. Avec l’aide de Madame Ducros nous affinons ce travail ce qui nous permet d’être attentif et réactif sur le suivi des créances clients. »

Vous : « Et les travaux d'inventaire ? »

M. Estain, chef comptable : « C'est ma mission la plus complexe depuis l'application des nouvelles normes comptables internationales. Je prépare l'inventaire, enregistre les écritures de régularisation. Ce travail est effectué avec l’aide de M. Cortez qui m’informe de ses décisions de gestion. »

M. Cortez, responsable de la société : « Mon rôle est d'animer l'équipe et de superviser. J'administre d'ailleurs le réseau. J'analyse les documents comptables, évalue la performance de l’entreprise par des indicateurs d'activité et établi lers budgets prévisionnels. Je suis le seul dans l’entreprise à avoir accès à ses différents modules du PGI.»

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La création du dossier sur votre progiciel de comptabilité.

Double-clic sur

Connexion au Jeu d’essai Choisir le module Boîte à outils

Vous avez alors cet écran :

Il faut créer le lien vers la société créé. Je clique sur :

Je peux maintenant saisir les informations relatives à ma société.

Je n’oublie pas de Valider. Vous disposez dans les documents en consultation de la classe du fichier OCEANE.CS1 qui est la base de données de la société. Vous devez copier ce fichier sur le partage réseau spécialement dédié au PGI dans le répertoire à votre nom.

CEGID

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1. Gestion des utilisateurs : Les missions des utilisateurs. Après avoir pris connaissances des missions de chacun des utilisateurs, complétez le tableau suivant :

Les commerciaux La comptable Le chef comptable Le dirigeant

2. Comment le système d'information comptable est-il organisé ?

3. Présenter les atouts de cette organisation, vous en déduirez l’intérêt d’utiliser un PGI.

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4. Gestion des groupes d’utilisateurs Les groupes d’utilisateurs existent déjà, pour chaque groupe il existe au moins un utilisateur. Rappel de la structure existante (pré-implanté dans le PGI) :

Groupe Utilisateur Nom de connexion Mot de passe

Administrateur

ADMIN ADMIN CEGID

Comptabilité

Comptable CPTA CPTA

Facturation

Facturation FACT FACT

Administration

Réviseur REVISEUR REVISEUR

Les commerciaux de l’entreprise appartiennent à quel groupe ?

Le comptable de l’entreprise appartient à quel groupe ?

Le chef comptable de l’entreprise appartient à quel groupe ?

Le dirigeant de l’entreprise appartient à quel groupe ?

Vous allez paramétrer en conséquence les différents groupes d’utilisateur (en vous connectant avec un compte d’administrateur) Pour vous aider, complétez d’abord le tableau suivant :

Module Comptabilité

Module Gestion

Commerciale Module Tiers Module

Immobilisations Module Boîte à

Outils

Administrateur

Comptabilité

Facturation

Administration

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Il faut se connecteur au module Boîte à outils.

Déplier la rubrique Utilitaires et cliquez sur Gestion des droits utilisateurs. Sélectionnez Groupes d’utilisateurs. L’écran suivant apparaît :

Cliquez sur pour voir apparaître la listes des modules.

En utilisant la barre espace ou le double clic droit vous sélectionnez les options concernées.

A la fin n’oubliez pas de valider ( ).

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Maintenant que les différents droits sont paramétrés, vous allez travailler successivement sur chacun des groupes d’utilisateurs.

5. Connexion en tant que commercial Vous allez maintenant vous connecter en tant que commercial de cette société (cf. Q5 pour connaître votre nom d’utilisateur et le mot de passe associé). Le commercial Alain Bernard doit réaliser un devis au client CLUB DE PLONGEE de Pont l’Abbé (numéro de client : CTHO05). Le devis a été réalisé le 05/01/2007 et porte sur les articles suivants :

- Tuba Scubapro ajustable, article : 0277024 : quantité 25 - Palmes Ocean legend 42/ 43, article : 0405442 : quantité : 25 - Combinaison Survie Cotten article : 0779063 : quantité 10 - Détendeur Cressi Sub F3, article 0830088 : quantité 10

Réaliser ce devis et imprimez le.

Quelques jours plus tard le client vous contact et souhaite modifier le devis. Il ne souhaite pas 10 combinaisons Survie Cotten mais uniquement 1.

Modifier le devis. Le 13 janvier 2007, le CLUB de Plongée accepte le devis. Le bon de commande est expédie par fax. La livraison est prévue le 15/01/2007.

Transformer successivement le devis en bon de commande puis en bon de livraison et enfin réalisez la facture. Vous imprimerez les différents documents. Autres opérations :

- M. Marion a vendu au client SEAT Lyon (CACE01) 3 combinaisons Cotten le 17/01/2007. Le client a payé immédiatement il a donc bénéficié d’un escompte de 2%. Facture 21.

- Mme Comptoir a vendu au client VST (CVST01) 4 bottes régates (0085108) le 20/01/2007. Facture 22.

Créer les 2 factures. Remarque : Lors de la réalisation de vos documents faites attention aux dates.

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Pour pouvoir créer les différents documents il faut se connecter au module Gestion Commerciale :

Vous avez ainsi accès à l’ensemble des documents dans le menu à droite :

Cette barre d’outil est présente pour chacun des documents :

en cliquant sur la loupe on obtint les informations suivantes : On a donc désormais la possibilité de transformer :

- nos devis en bon de commande - Nos bons de commande en bon de livraison - Nos bons de livraison en facture - Et nos factures en avoir.

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6. Connexion en tant que comptable Les commerciaux ont réalisés différentes factures (facture 20, 21 et 22).

Vérifier que les différentes factures ont bien été enregistrées. Pour cela vous allez consulter la liste des écritures. Il faut se connecter au module comptabilité. Dans la partie Saisie, vous choisissez Liste des écritures.

L’écran suivant apparaît et vous n’avez plus qu’à renseigner vos critères de recherche pour retrouver les écritures.

N’oubliez pas de cliquer sur pour lancer votre recherche !!!!!!!!!!!!!!

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Le client Club de plongée vous appelle car il est surpris de ne pas voir apparaître sur sa facture la réduction de 10% sur les produits 0830088 Détendeur Cressi Sub F3.

Pouvez-vous modifier la facture ?

Que constatez-vous ? On vous informe également que : 05/01 - Virement de 100 € du compte banque vers le compte Caisse 06/01 – Règlement de la prime d’assurance au fournisseur AXA : 1 000 €. 14/01 – Achats de fournitures de bureaux pour 196 € TTC. 20/01 – Achats de timbres-postes en espèces pour 50 €. 25/01 – Réception du chèque du Club de plongée de Pont l’Abbé pour solde de la facture 20. 22/01 – Réception du règlement de VST pour solde de la facture 22. 31/01 – Réception de la facture d’électricité montant : 225.54€ TTC.

Procéder aux enregistrements nécessaires. Un problème est survenu sur la commande du Club de plongée de Pont l’Abbé. Le responsable de cette entreprise vous contacte directement. Dans cette commande 3 détendeurs sont défectueux.

Réalisez la facture d’avoir correspondante. Rappel : La saisie d’opérations sa fait à partir du module Comptabilité. Nous saisissons les écritures une par une.

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Pour saisir une pièce vous devez cliquer sur Saisie de pièces.

1- Choix du journal 2- Sélection de la date 3- Saisie du compte 4- Sélection du Tiers concerné 5- Saisie du libellé de l’écriture 6- Saisie du montant 7- Saisie de l’échéance 8- Validation de l’écriture

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L’entreprise a décidé d’acquérir un véhicule utilitaire. Elle a choisi comme modèle une KANGOO Express (modèle de base), dont le prix HT est de 11 000,00 € auquel il faut ajouter 1 000,00 € d’équipement. La TVA est au taux normal de 19,6%. Le fournisseur est la concession du beau Séjour située 14 avenue de Lorraine 69000 Lyon. La facture est établie le 07/01/07, jour de la mise en service du véhicule et du paiement par chèque n° 458236. L’entreprise avait la possibilité d’amortir le bien linéairement en fonction du temps sur cinq ans ou de répartir son amortissement en fonction des kilomètres réalisés.. Après quelque temps de réflexion M. Cortez pense que l’amortissement par unités d’œuvre est plus adapté à son entreprise. Cette camionnette sera donc amortie selon le nombre prévu de kilomètres parcourus par an :

Rappeler la définition de l’amortissement et expliquer le choix de gestion de M. Cortez.

Procéder aux opérations nécessaires et imprimer le tableau d’amortissement (si possible).

Année Nombre de kilomètres parcourus

2007 12 500 2008 20 000 2009 27 000 2010 28 000 2011 12 500

Total 100 000

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Lettrer le comptes client suivant : VST (CVST01) et effectuer les relances nécessaires au 31/01/2007. Il faut se connecter au module Tiers. On choisit ensuite Lettrage.

On retient le Lettrage manuel.

Procédure : 1- Sélectionnez la catégorie de Tiers concernés. 2- Sélectionnez le Tiers concerné 3- Demander toutes les écritures 4- Choisissez la période 5- Cliquez sur pour lancer la recherche 6- Vous obtenez alors la listes des écritures 7- Double cliquez sur les opérations correspondantes. 8- Validez une fois les écritures lettrées.

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– relancez ce client en réalisant une lettre de relance.

Dans le Module Tiers dans la rubrique Traitements nous sélectionnons Relances clients. On obtient la liste des clients à relancer. Pour imprimer une relance on sélectionne le client (en cliquant

dessus avec le bouton gauche de la souris) et on clique sur .

Pourquoi est-il important d’effectuer un suivi rigoureux des comptes clients en général ?

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7. Connexion en tant que dirigeant Chaque module(comptabilité, gestion commerciale, paie) dispose d’une option permettant de faire apparaître les statistiques et d’établir des tableaux de bord et suite aux paramétrages effectuée M. Cortez est le seul à avoir accès à ses informations M. Cortez souhaite connaître les informations suivantes au 31/01/2007 :

- La balance des comptes au 31 janvier 2007. - La situation prévisionnelle du compte de résultat. - L’analyse financière de l’entreprise - L’analyse périodique des ventes - L’analyse des ventes pour le mois de janvier par commercial - L’analyse des ventes pour le mois de janvier par article

Après avoir réalisé toutes ses opérations pour M. Cortez, répondez aux questions suivantes et rappelez l’utilité des tableaux de bord pour le dirigeant :

– Combien devez-vous à vos fournisseurs ?

– Combien les clients vous doivent-ils ?

– Quel est le montant des achats ? Quelle période concernent-ils ?

– Quel est le montant du chiffre d’affaires réalisé ?

Vous venez maintenant de vous connecter successivement sur la société Océane, proposez une définition d’un PGI

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Quelques pistes pour les impressions : La balance

Il faut ensuite choisir l’exercice :

Il faut lancer la recherche :

On peut ensuite imprimer la balance :

Les différents Modules

Module Comptabilité Module Gestion Commerciale Module Tiers

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Prolongement possible :

• Le langage SQL Dans Cegid, vous avez la possibilité de visualiser les requêtes SQL générées automatiquement par le logiciel. Pour cela vous devez activer le mode SAV. Appuyer sur les touches Alt +F11 pour lancer la fenêtre « Paramètres Développeur ».

Un écran d’avertissement apparaît, confirmez votre action.

Vous avez maintenant la possibilité de visualiser les requêtes internes du PGI. L’onglet SQL apparaît. Par exemple ici lors de la visualisation de la liste des écritures en cliquant sur l’onglet on peut visualiser le contenu de la requête SQL.

La base de données au format Access (mdb) : Il est possible de lire le fichier constituant la base de données du PGI dans le logiciel Access. Pour cela il suffit de renommer le fichier OCEANE.CS1 en OCEANE.MDB (il est préférable d’en faire une copie avant).

Activer le mode vision SAV en cliquant sur la case.

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• L’export des données Il est possible d’exporter les données vers le tableur de votre choix.

Par exemple l’export dans l’exemple suivant de la liste des écritures :

Dans le menu Préférences vous pouvez opter pour le tableur de votre choix.

Cliquez ICI pour exporter le contenu.