L’entretien professionnel annuel

DGRH/MIFOR - Mai 2008 1

L’entretien professionnel annuel

Informations-repères pour la mise en œuvre du décret du 17 septembre 2007 et de l’arrêté du 10 avril 2008 portantsur l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’Etat


Sommaire

� Contexte général : l’entretien professionnelcomme support majeur de la loi de modernisationde la fonction publique et de la mise en œuvre dudécret relatif à la formation professionnelletout au long de la vie. p 3

� Les acquis d’expérience liés à l’entretiend’évaluation. p 8

� Les spécificités de l’entretien professionnel. p 12


Contexte général de la mise en œuvre de l’entretien professionnel


L’entretien professionnel constitue un élément majeur de la loi de modernisation de la Fonction Publique du 2 février 2007 tant pour, accompagner la mise en œuvre du décret relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie (volet entretien de formation en lien avec l’emploi immédiat et les évolutions), que pour, contribuer à la gestion des compétences et des parcours professionnels des personnels.Il constitue le support de référence utile à la gestion des carrières et de la mobilité professionnelle (notamment entre les trois Fonctions Publiques) et s’inscrit dans un contexte de renforcement du dialogue social.


� Les perspectives GRH sont transformées� par des évolutions démographiques

• Allongement de la vie au travail• Perspectives de départs massifs et de remplacements

� par l’évolution de la gestion publique• Mutation des missions• Changement de périmètre (décentralisation, déconcentration)


Les personnels concernés par l’entretien professionnel

� Cf. arrêté du 10 avril 200817 catégories de fonctionnaires sont concernés :� les conseillers d’administration scolaire et universitaire,� les attachés d’administration de l’Education nationale et de l’enseignement supérieur,� les secrétaires d’administration scolaire et universitaire et secrétaires administratifs

d’administration centrale,� les adjoints techniques des établissements d’enseignement … et techniciens de

l’Education nationale,� les adjoints techniques d’administration centrale du ministère de l’Education nationale,� les techniciens de laboratoire des établissements d’enseignement du ministère chargé de

l’Education nationale,� les conseillers techniques de service social du ministère de l’Education nationale,� les assistants de service social du ministère de l’Education nationale,� les médecins de l’Education nationale,� les infirmières et infirmiers du ministère chargé de l’Education nationale,� les conservateurs des bibliothèques et conservateurs généraux des bibliothèques,� les bibliothécaires,� les bibliothécaires adjoints spécialisés,� les assistants des bibliothèques,� les magasiniers des bibliothèques.


L’entretien professionnel se substitue « au dispositif d’évaluation et de notation institué par le décret …. du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat ».


Les acquis d’expérience utilesà l’entretien professionnel


� Le développement des entretiens d’évaluation liéau décret du 29 avril 2002 a eu plusieurs effets :

1. il a permis le développement d’une nouvelle culture institutionnelle d’évaluation,

2. il s’est accompagné sur tout le territoire de nombreuses formations adaptées,

3. il a suscité parmi les agents une véritable attente positive de ce moment qualitatif d’échanges sur le travail réalisé,

4. il a contribué à la mise en œuvre des processus de gestion RH.


� L’entretien professionnel permet de franchir une étape supplémentaire de par la suppression de la notation et par la volonté de lier entretien professionnel et gestion des carrières et des compétences.

Il permet au responsable hiérarchique d’assurer auprès des agents :� une appréciation sur le travail effectué,� un échange sur les moyens de progresser et d’améliorer

les performances,� d’aborder les souhaits et possibilités d’évolution de

carrière.


� L’entretien permet le lien entre activités-compétences et besoins de formation à court et moyen terme.

Il s’appuie sur la fiche de poste de l’agent ou lettre de mission (« liés aux référentiels métiers et aux projets de service existants ») et, à ce titre, constitue une continuité dans les démarches de modernisation de la Fonction Publique déjàengagées depuis 2002.


Les spécificités de l’entretien professionnel


L’entretien professionnel

� Points communs par rapport à l’entretien d’évaluation� C’est un moment d’échanges.� Il a des finalités de gestion administrative.

� Points nouveaux par rapport à l’entretien d’évaluation� Il n’y a plus de notation.� Cet entretien débouche sur une appréciation de la valeur professionnelle

de l’agent à partir d’éléments factuels, concrets.� Il a pour objectif de renforcer la compétence de chacun et il inclut

l’entretien de formation.� Il est matérialisé par un compte rendu (acte administratif juridiquement

opposable et susceptible de recours).


� L’entretien professionnel couvre cinq dimensions :� l’appréciation des résultats professionnels au regard des objectifs fixés

l’année précédente,

� la définition des objectifs de l’année à venir,

� l’identification de perspectives d’évolution professionnelle,

� la définition des compétences à acquérir ou à développer,

� l’appréciation de la valeur professionnelle de l’agent, portée elle aussi sous une forme rédigée dans le compte rendu de l’entretien professionnel.

� Ce dispositif d’entretien professionnel annuel est « mis en place à titre expérimental » pour les années scolaires et universitaires 2007-2008, 2008-2009.


La mise en œuvre de l’entretien professionnel

� Différentes étapes :� Trois grandes étapes sont à distinguer qui permettent de préciser les

différentes activités à réaliser et les postures adaptées à leur mise en œuvre :

• une étape avant l’entretien,• une étape pendant l’entretien,• une étape après l’entretien.

� Ces étapes, même si elles nécessitent un investissement temps, traduisent l’intérêt de ce moment particulier d’échanges comme moteur tout au long de l’année dans la relation de confiance et de travail. Ces étapes sont aujourd’hui relayées par des obligations légales de projet professionnel et de devoir de l’employeur d’assurer la formation continue des salariés. Ces obligations conduisent à une formalisation et à un suivi des projets professionnels.


� Activités à mener pour chacune des étapes :

� Avant l’entretien

• Le responsable rappelle à ses collaborateurs les objectifs et les conditions de réalisation de l’entretien.

• Il les prévient de la date fixée, suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent se préparer.

• Il leur remet une fiche de préparation à l’entretien afin qu’ils puissent y réfléchir préalablement.

• Le responsable rassemble les documents dont il a besoin : fiche de poste, référentiel de compétences, formations suivies, etc.

• Il prépare sa grille d’évaluation.• Il vérifie sa disponibilité (1h à 1h30).


� Pendant l’entretien

• Il accueillela personne.• Il rappelle le cadreet les objectifs de l’entretien.• Il se met en posture d’écoute activepour comprendre le point de

vue de son interlocuteur.• Il questionnepour clarifier certains points.• Il reformule pour s’assurer qu’il a bien compris.• Il s’appuie sur des faits pour donner son appréciation (faire un

feed-back).• Il définit les objectifs de poursuite de progrès.• Il négociedes objectifs de progrès.• Il conclut l’entretien par une synthèse.


� Après l’entretien

« Le compte rendu de l’entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire. Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de ce dernier.

Il est communiqué au fonctionnaire qui le signe après l’avoir, le cas échéant, complété par ses observations sur la conduite de l’entretien ou les différents sujets sur lesquels il porte, puis le retourne à son supérieur hiérarchique qui le verse à son dossier ».

(Article 4 du décret 2007-1365 du 17 septembre 2007)


La conduite de l’entretien professionnel

� Les objectifs de l’entretien professionnel

• Evaluer les résultats obtenus

• Définir de nouveaux objectifs

• Faire un retour sur la maîtrise du poste

• Faire le bilan en termes de formation

• Aborder les perspectives d’évolution professionnelle

• Définir les nouvelles compétencesou qualifications àacquérir

• Spécifier les besoins de formationcorrespondants


� Premier volet de l’entretien professionnel: l’appréciation des résultats professionnels. Ce volet consiste à:

• Evaluer les résultats obtenus au regard des objectifs fixés l’année précédente.

• Définir de nouveaux objectifs pour l’année à venir.

• Faire un retour sur la maîtrise du poste.

• Faire un premier bilan en termes de formation de la période écoulée.


� Pour porter une appréciation sur le travail des collaborateurs, il s’agit de:

• Faire un bilan de l’année écoulée.• Identifier les points forts et les points faiblesdans la

tenue du poste.• Chercher des explications.• Evaluer le niveau des compétencesen relation avec les

objectifs fixés.


� Deuxième volet de l’entretien professionnel : définir les objectifs de l’année à venir. Il s’agit de :

• Identifier des axes de développement, à partir des points faibles repérés ou en lien avec l’évolution du poste ou des missions du service.

• Spécifier le type de progression ou de performanceattendue.

• Négocier un ou plusieurs objectifs, ceux-ci pouvant se répartir en 3 grandes catégories :

� Objectifs de renforcement des acquis.

� Objectifs de progrès (perfectionnement des connaissances et compétences).

� Objectifs de développement (acquisition de nouvelles connaissances et compétences professionnelles).

• Préciseren termes de plan d’action les principales étapes pour y parvenir.

• Envisager les modalitésnécessaires à la réalisation du plan d’action: aménagement de l’activité, organisation particulière, type de formation, documentation…


� Troisième volet de l’entretien professionnel : identifier des perspectives d’évolution professionnelle

• Identifier les aspirations du collaborateur en termes de développement professionnel et personnel, soit en lien avec l’évolution du poste, soit avec les possibilités de mobilité ou de carrière.

• Préciser les besoins de formation.

• Déterminer des perspectivesd’évolution professionnelle, que ce soit en termes de projet professionnel, d’évolution de carrière ou de mobilité.


� Quatrième volet de l’entretien professionnel : définir les compétences à acquérir ou à développer

• Les actions de formation continue s’organisent autour de trois catégories :� Les actions d’adaptation immédiate au poste de travail

• faciliter l’exercice de nouvelles fonctions après mutation ou promotion

• adapter l’agent en poste aux évolutions du poste de travail ou de l’environnement professionnel

� Les actions de formation répondant à l’évolution prévisible des métiers ou des conditions de travail

• approfondir les compétences techniques de l’agent pour le maintenir au niveau d’exigence requis pour l’exercice de son métier

• préparer aux changements induits par la mise en place de la réforme

� Les actions d’amélioration ou d’acquisition de nouvelles qualifications• élargir ses compétences

• approfondir la culture professionnelle et le niveau d’expertise

• construire un projet personnel à caractère professionnel


� Cinquième volet de l’entretien professionnel : définir des besoins de formation en lien avec :

• La maîtrise de la fonction• Les besoins du service• Le projet professionnel du collaborateur

� La méthodologie préconisée pour aboutir à l’identification de pistes de formation est la suivante :

• Identifier, dans l’activité professionnelle actuelle, les situations révélant une insuffisance de maîtrise ou de savoir-faire, en lien avec la fonction occupée ou l’activité du service.

• Ou bien anticiper, en pointant par rapport au projet professionnel du salarié, des champs d’expérience insuffisamment développés.

• Préciser les compétences spécifiques attendues par type de situation retenue : techniques, organisationnelles, relationnelles, etc.

• Fixer les priorités en termes de réalisation.• Déterminer des indicateurs qui permettront d’évaluer la progression.• Proposer des axes de formation en adéquation avec les objectifs de

développement.


� Sixième volet de l’entretien professionnel : rédiger sous forme synthétique une appréciation sur la valeur professionnelle de l’agent.

• Reprendre les principales activités exercées dans le poste actuel.

• Mettre en avant les compétences acquises et mobilisées.

• Valoriser les capacités personnelles spécifiques.

• Préciser les axes de développement souhaitables ou envisagés.

L’arrêté prévoit : « à la fin, une appréciation générale exprimant la valeur générale de l’agent ».

Documents

L’entretien professionnel annuel