Leçons apprises en gestion du changement · Réseau canadien de la gestion du changement MISSION : Le RCGC apporte son aide pour communiquer les avantages du recours aux méthodes,

©Inforoute Santé du Canada 2015

Leçons apprises en gestion du changement

Optimiser l'utilisation du DME en Alberta : une initiative d'amélioration provinciale

23 février 2015


Avis d’enregistrement

• Cette séance sera enregistrée et peut être : – affichée sur le site Web d’Inforoute – utilisée dans des activités d’enseignement internes ou

externes futures

• Veuillez utiliser la fonction « Q&A » de votre écran si vous voulez poser une question : – le modérateur posera la question en votre nom – votre identité ne sera pas révélée


Avertissement • Ce webinaire représente uniquement les opinions de TOP

concernant la ressource électronique et ne reflète pas nécessairement celles d’Inforoute.

• Il a été conçu à des fins d’information seulement et ne peut

être interprété comme une indication des critères d’investissement ou des stratégies présentes ou futures d’Inforoute.

• Inforoute ne cautionne implicitement ou explicitement

aucune technologie ni solution particulière, aucun fournisseur ni aucune autre personne; elle ne garantit pas la fiabilité ni aucun autre résultat allégué ayant trait à l’utilisation de la technologie ou de la solution mentionnée, sans égard à toute allusion directe ou indirecte qui pourrait être faite au sujet de la technologie ou de la solution mentionnée dans le webinaire.


Modératrice et présentateurs

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Doug Stich Directeur de programme, Toward Optimized Practice

Keren Taylor-Hughes Modératrice Présidente du RCGC, responsable de la Réalisation des avantages, Adoption clinique, Inforoute Santé du Canada

Barbra McCaffrey Responsable du transfert de connaissances sur le DME, Toward Optimized Practice

Margo Schmitt-Boshnick, M.Ed., spécialiste de l’évaluation, Toward Optimized Practice


Objectifs du webinaire

Ce webinaire présente les résultats liés à l'amélioration de l'offre des services de dépistage, ainsi que les leçons apprises au sujet de l'optimisation du DME et leurs liens avec le cadre national de gestion du changement.

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Sommaire du webinaire

Introduction – À propos d’Inforoute Santé du Canada – Réseau canadien de la gestion du changement

(RCGC) et Cadre national de gestion du changement

Présentations Questions et réponses Ressources

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POUR POSER DES QUESTIONS

1) Cliquez sur la flèche de déroulement, puis sur « Q&A »

2) Envoyez à « All Panelists »

Pendant le webinaire, tous les participants sont placés en mode discrétion. Veuillez utiliser la fonction de clavardage pour poser vos questions.


Inforoute Santé du Canada • Organisation indépendante, à but non lucratif • Fondée en 2001 • 2,1 milliards de dollars de financement fédéral • Responsable devant 14 gouvernements fédéral-provinciaux-

territoriaux

Mission Favoriser et accélérer, à l'échelle pancanadienne, l'élaboration et

l'adoption de systèmes électroniques d'information sur la santé utilisant des normes et des technologies de communication compatibles en vue de procurer des avantages tangibles aux Canadiens. Inforoute entend bâtir

sur les initiatives existantes et chercher à nouer des relations de collaboration afin de s’acquitter de sa mission.


Réseau canadien de la gestion du changement

MISSION : Le RCGC apporte son aide pour communiquer les avantages du recours aux méthodes, aux démarches et aux outils de gestion du changement à toutes les étapes de l'adoption et de la mise en œuvre des solutions de santé numériques, ainsi que pour en promouvoir les avantages et faire l'éducation nécessaire.

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VISION : Être reconnu comme un réseau national de pointe concernant les démarches et ressources de gestion du changement qui viennent appuyer l’adoption fructueuse de solutions de santé électroniques.


Les renseignements et les points de vue obtenus grâce aux activités du RCGC ont mené à la création d’un cadre national de gestion du changement, qui comporte : six éléments fondamentaux: 1. Gouvernance et leadership 2. Engagement des intervenants 3. Analyse des flux de travail et intégration 4. Communications 5. Formation et éducation 6. Surveillance et évaluation

Cadre national de gestion du changement

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PRÉSENTATION PRINCIPALE

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www.topalbertadoctors.org

TOP can help community physicians Do more. Do better. With less stress.


Change Management Lessons Learned

Optimization of EMR Use Across

Alberta for a Provincial Improvement Initiative


HALIFAX, July 26, 2012 - Premiers received the report of the Council of the Federation Working Group on Health Care Innovation, From Innovation to Action . . .

Recommendations . . . that provinces and territories intend to implement as they deem appropriate to their health care system, include: • promoting the adoption of clinical

practice guidelines for treating heart disease and diabetes;

* Canadian Cardiovascular Harmonized National Guidelines Endeavour


C-CHANGE* Imperative

• Endorsed by the Council of the Federation

• Priority for Alberta Strategic Clinical Network

• 89 Recommendations – largely aimed at primary care

• Significant care gaps

• What could we do at scale?

* Canadian Cardiovascular Harmonized National Guidelines Endeavour


Premise

• Some care gaps arise from missed opportunities for patient engagement, not physician execution

• We can improve care delivery by coaching the clinic

team

• We can improve care at scale with primary care organizations as partners and a “train-the-trainer” approach We can now confirm these assumptions


Why the Alberta Screening and Prevention Initiative (ASaP)?

• Family physicians do an outstanding job of screening individual patients during focused screening visits

• The challenge is more than one-third of patients simply do not “self-present”

• The majority of these patients are attached to physicians

• Evidence says the most effective behavior change tool is an invite from their primary care provider and team to complete screening

• Opportunistic and/or outreach engagement works and it is time and cost effective


The ASaP Opportunity

The ASaP Initiative is focused on supporting primary care providers ( physicians and nurse practitioners) and team members to offer a screening and prevention bundle to all their adult patients through enhanced opportunistic and planned outreach methods, targeting patients who do not present for screening care.

– Voluntary participation

Collaboratively with primary care organizations in Alberta

– Primary Care Networks were instrumental in supporting implementation of ASaP within members clinics

– Family Care Clinic – Other organizations (E.g., university Departments of Family Medicine)


ASaP Maneuvers Menu for Adults Maneuver Age (years) General Population

Interval Blood Pressure 18+ Annual Weight 18+ Annual Height 18+ At least once Exercise Assessment 18+ Annual Tobacco Use Assessment 18+ Annual Alcohol Use Assessment 18+ Annual Influenza Vaccination/ Screen 18+ Annual Pap Test Females 21 – 69 3 years

Plasma Lipid Profile - Fasting Males 40 – 74

Females 50 – 74 3 years

CV Risk Calculation Males 40 – 74

Females 50 – 74 3 years

Diabetes Screen One of: - Fasting Glucose - Hgb A1c - Diabetes Risk Calculator

40+ 3 years

Colorectal Cancer Screen One of: - FIT (FOBT) - Flex Sigmoidoscopy - Colonoscopy

50 – 74

2 years 5 years 10 years

Mammography Females 50 - 74 2 years


How does this occur?

• Toward Optimized Practice offers training, tools and resources to the primary care organizations to support the screening and prevention improvements within member clinics – EMR Resources were identified as key supports

• Following training, primary care organizations:

– engage physicians to participate – offer practice facilitation to primary care providers and team

members to support the development of panel and customized processes at the clinic level


Toward Optimized Practice Support for:

Improvement Facilitator (IF) Training Leadership

EMR

ASaP Intervention

Primary Care Network

Improvement Facilitator(s)

Practice

Practice

Practice

Primary Care Organization


Practice

Practice

Practice

Family Care Clinic

Practice

Improvement Facilitator


Practice Practice

IF IF



Practice

Practice Practice

Practice

Practice Practice

www.topalbertadoctors.org 21

The ASaP Intervention

Panel Identification

Focused Improvement

Build on Success

Document process to ID patient/provider attachment

Generate patient lists for screening

Choose + document screening methods: opportunistic and/or outreach

Choose + document screening maneuvers

Define & document team roles & responsibilities

Test small change (PDSA)

Standardize processes

Measure reliability of processes

Apply for CME credits

Identify other clinical improvement opportunities

Baseline Chart Review & Current Screening Process Assessment

4-Month Follow Up Chart Review & Screening Process Assessment

Sustainability Chart Review & Continued Follow-up Reviews

30 days

60 days

Ongoing


Benefits of Participation in ASaP

• Enhance role of teams

• Patient panel processes and lists

• Customized screening processes

• Process improvement tools and methods

• Enhance the potential of clinic EMR


EMR Use for Patient Panel Identification & Preventative Screening

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Alberta Primary Care EMR Landscape

• Primary care providers using EMR ~ 80% • Dominant 3 EMR solutions – majority of the

primary care space – one vendor • Minority 3 EMR solutions • Small minority of “one-off” EMR solutions

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EMR Supports Activities

• Environmental Scan • Identification of

recommended practices – User approaches and

recommendations

• Vendor Resource Inventory – Documentation, Videos, Help

files

• Vendor relationships • Vendor user meetings

Results • Tip Sheet Documents

– Recommend vendor help files and videos

• User videos • Learning webinars • Vendor created templates • Vendor user meeting

presentations • Template sharing

– Network users • On-site or virtual support

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Clinical EMR Activities

• Attach active patients to providers

• Manage patient status • Produce a list of

patients

• Record screening offers in standardized, structured format

• Use clinical decision support tool (E.g, population reminder, flowsheet)

• Reports

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EMR in Context of Changes

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Optimize EMR

Practice Facilitation

Process Improvement

Enhanced Use of Team


EMR Lessons Learned

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Leadership at Many Levels

• Sponsor • EMR Lead • Accountability for

EMR changes • Lead linkages

• Standardized clinical documentation

• Clinical priorities


Stakeholder Engagement

• Understand stakeholder behaviour, needs and impact on the improvement

• Focus on those expected to change

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Standardization Stakeholder

Needs

Balance

Teamwork


Workflow Analysis & Integration

• New processes need to be sustainably embedded into the work culture

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Data Entry/Charting

Clinical Decision Support Tool (Reminder)

Reporting

Process Plan

Do Study

Act


Workflow Analysis & Integration

• Incremental change not step change

• Develop processes for population “Reminders” one at a time

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Training & Education

• Advantage of a common goal and direction across the province

• Sharing tips and approaches – Primary Care Network – Clinic – Peers/Facilitators – Vendor

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Training: Learning Strategy at the Clinic

• Develop a strategy • Use help files • New staff training • Develop advanced users within the clinic

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Training & Education

Support for Mastery of EMR • Dan Pink’s book: Drive • 3 Factors Lead to Better Performance & Personal

Satisfaction – Autonomy – Mastery – Purpose

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Measurement, Monitoring & Evaluation

• Measurement is central to the Model for Improvement – EMR Reports

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Measurement, Monitoring & Evaluation

• Measurement in EMR – Reporting (Search, Query, Practice Management Report) – Hive mentality

• Connection between data entry, clinical decision support tools & reports

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Results

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Reach

• Eligible providers – 2,800+ – Physicians and “generalist” Nurse Practitioners – PCNs, FCCs, other primary care organizations

• Potential involvement – 2,000

– About 2/3 of eligible providers will prioritize screening

• Enrolled providers (Dec.5, 2014) – 390 – 387 Physicians; 3 NPs – Dropout rate – 6 (about 1.5%) – Combined panel – approx. 350,000 adult Albertans – Breakdown – 205 Rural / 129 Metro / 56 Academic


Maneuver Selection


Measurement

• Chart reviews to document offers of screening

• Baseline • Follow up

• Results reports provided to physicians

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Effectiveness Target behaviors improved dramatically:

Total improvement in offers of screening across all 12

Maneuver

16.0% increase in documented offers of screening from baseline to follow up chart reviews

42

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

BaselineFollow Up

Chart Reviews

49%

65%

Scre

enin

g Of

fer P

erce

ntag

es

Aggregated Average Maneuver Screening Offer Rates


Effectiveness Details


CV Diagnostic


Cancer Screening


“Lifestyle” Risk Factors


Not like the others


Change - EMR - Key Lessons Learned

• EMR challenging – as expected – Solutions existed – find and share

• EMRs have significant untapped potential – There exists substantial unused capability in the

currently deployed technology in Alberta

“EMR drives the change” - ASaP Participant

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Change - EMR - Key Lessons Learned

“People who have participated in ASaP are now thinking about their data in a different way. As they move on to other clinical topics of interest, when they think about the EMR they're going to be thinking about how do they need to structure their data so that it can be used as a tool to inform their decisions or to inform patient care.”

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TOP can help community physicians Do more. Do better. With less stress.

www.topalbertadoctors.org 50


Vision d’Inforoute Des Canadiens en meilleure santé grâce à des solutions de santé numériques novatrices


Questions et réponses

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Vos questions nous intéressent vraiment! Envoyez celles que vous souhaitez poser à nos conférenciers.


Un cadre et une trousse d’outils pour gérer les changements en santé électronique : Personnes et processus

https://www.infoway-inforoute.ca/index.php/fr/progres-au-canada/gestion-du-changement

Ressources en gestion du changement

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Répertoire d’outils en ligne • Exemples d’outils fournis dans le guide de

la gestion du changement ET beaucoup d’autres ressources

https://www.infoway-inforoute.ca/index.php/fr/ressources/trousses-d-outils/gestion-du-changement

Suivez-nous sur LinkedIN

http://bit.ly/PCCMN-LinkedIN

Réseau canadien de la gestion du changement



http://bit.ly/PCCMN-LinkedIN


Les liens entre l’utilisation du DME par les médecins, la qualité des soins et la productivité • Le Sondage national des médecins (SNM) publié en

décembre 2014 révèle que l’adoption et l’utilisation des dossiers médicaux électroniques (DME) chez les médecins de famille ont connu une hausse de 54 points de pourcentage entre 2006 et 2014, de sorte que 77 % des médecins utilisent maintenant le DME!

• En plus de révéler les résultats de cette analyse, le webinaire abordera les effets d’un programme de la Colombie-Britannique où des médecins étaient appelés à accroître la valeur clinique en faisant progresser le DME.

• Présentateurs : – Chad Leaver, responsable, Réalisation des avantages, Inforoute

Santé du Canada – Jeremy Smith, directeur de programme, PITO/PSP-TG, Doctors of BC

Le jeudi 26 mars 2015, de 13 h à 14 h HE


Merci Vous avez des questions? Communiquez avec

nous à : [email protected]

Après le webinaire, un courriel contenant un lien vers un sondage sera envoyé aux participants. Nous espérons que vous prendrez un moment pour nous faire part de vos impressions sur la séance d’aujourd’hui.

mailto:[email protected]