LES AVANTAGES LIÉS À LA RÉGIONALISATION

PRÉSENTATION À LA SEMAINE PP 2013 DE L’INSTITUT DE LA GESTION

FINANCIÈRE - NOVEMBRE 27 2013

MANON FILLION, CPA, CA DG Comptabilité ministérielle, politique et

système financiers

1

CONCEPT DE RÉGIONALISATION Le projet de régionalisation a été lancé en 2009 et son succès

était essentiel afin d’offrir de meilleurs services avec moins de ressources.

Les services communs à l’étranger comprennent:

Fonction des ressources humaines

Fonction de gestion des contrats et de l’approvisionnement

Fonction de la technologie de l’information

Fonction des finances

Traditionnellement, toutes ces fonctions étaient exécutées par toutes les missions (petites, moyennes et grandes missions)

Des consultations ont été réalisées avec d’autres ministères étrangers tels que les États-Unis, Royaume-Uni, Pays-Bas et l’Australie.

2

MODÈLE TRADITIONNEL

Chaque mission était dotée en personnel, de manière à s’autogérer;

Les processus d’affaires et les systèmes étaient multiples/divergents;

L’agent de gestion consulaire (AGC) travaillait de façon indépendante;

Les normes de services divergeaient;

Duplication importante des efforts dans l’ensemble des missions;

Modèle non financièrement viable.

3

MODÈLE DE RÉGIONALISATION Réseauté

Durable

Services uniformisés

Risque faible

Égalité d’accès à des experts dans le domaine des finances Finance

La gestion du budget, les responsabilités et l’obligation de rendre des comptes demeurent à la mission cliente.

Les Points de Prestation des Services Communs (PPSC) exécuteront des services transactionnels, y compris:

L’article 33

Rapprochements bancaires

Paiements

Comptes à recevoir

4

MODÈLE DE RÉGIONALISATION Ressources humaines

La gestion des RH, les responsabilités et l’obligation de rendre des comptes demeurent à la mission cliente.

Les PPSC exécuteront les services transactionnels incluant:

Processus de dotation incluant la présélection des CV, la préparation de la documentation etc.

Services de la rémunération, pension et bénéfices avec la mise en œuvre du projet de la Paie, pension et bénéfices des employés recrutés sur place (ERPPPB)

Les PPSC gèrent le Comité de classification pour tout le réseau

Gestion des contrats

Toujours en développement dans le cadre de l’Initiative de modernisation de l’approvisionnement (IMA)

Les PPSC gèrent le Comité d’examen des marchés pour tout le réseau (CEM)

5

AVANTAGES LIÉS À LA RÉGIONALISATION

La régionalisation des finances était nécessaire puisque le modèle traditionnel de traitement des transactions financières dans chacune des missions n’était plus efficient et viable;

Le modèle est plus rentable

Le modèle uniformise des processus (de 170 à 18 centres de traitement)

Le modèle simplifie et standardise les services offerts à l’étranger

Le modèle est plus facile à surveiller

Le modèle améliore les contrôles internes

Le modèle assure une meilleure séparation des tâches

6

AVANTAGES LIÉS À LA RÉGIONALISATION

Le modèle augmente les capacités des petites et moyennes missions

Le modèle permet d’assurer la conformité avec la Politique sur les contrôles internes

Le modèle est fondé sur des spécialistes vs généralistes exerçant des fonctions financières

Le modèle facilite la rotation des employés canadiens (EC) parmi les missions

Le modèle mise sur l’expertise de la mission et améliore le rôle de surveillance

Le modèle réduit le nombre d’employés devant être formés (particulièrement les utilisateurs occasionnels)

7

Défis liés à la mise en œuvre du Modèle

Aucune approche intégrée avec les autres initiatives de centralisation des fonctions des services communs

Manque de vision à long terme pour la régionalisation des services communs

Les facteurs clés pour la mise en œuvre ne sont pas toujours connus

Le secteur des finances n’est pas le « lead » du programme global de régionalisation et doit donc s’adapter aux différents modèles, modifier le calendrier et l’emplacement selon les décisions prises par le secteur « lead »

8

Défis liés à la mise en œuvre du Modèle

Implanter le même modèle à chaque emplacement

Gérer les changements importants avec les agents de gestion consulaire (AGC), les chefs de mission (CDM), etc…

Gérer les attentes des missions clientes:

Quant aux normes de services

Quant aux types de services devant être rendus par les PPSC

Embaucher des comptables qualifiés dans les PPSC

La technologie a été essentielle dans la modernisation des processus (projets clés)

9

OUTILS QUE NOUS AVONS AFIN DE LIVRER Le modèle s’appuie fortement sur la technologie et ces projets sont essentiels à sa mise en œuvre et son efficacité;

Déploiement du Système normalisé des paiements (SNP); transition vers les paiements électroniques

Déploiement du Service de paiements électroniques des missions (SPÉM); pour la perception des recettes

Déploiement du Projet de renouvellement de la gestion du matériel et le dispositif d’identification par radiofréquence (RFID)

Déploiement du Procure to Pay (P2P – première phase); flux de travail et imagerie

Déploiement du Business Warehouse (BW); fonctions de budgétisation et de prévisions budgétaires intégrées

À venir - Initiative bancaire mondial régionalisée; centralisation des comptes bancaires

À venir – Initiative de modernisation de l’approvisionnement (IMA)

À venir - Projet de la Paie, pension et bénéfices des employés recrutés sur place (ERPPPB); rémunération et pension de 110 pays

10

ENDROITS OÙ NOUS AVONS DES PPSC Asie Pacifique Fonction de gestion Ottawa PPSC New Delhi Pékin Manille Autonome Kabul

Amérique latine/ Caraïbes Fonction de gestion Ottawa PPSC Mexico Sao Paulo Port-of-Spain

États-Unis Fonction de gestion Centre régional de services/ Washington

PPSC Washington New York Miami Los Angeles

Europe, Moyen-Orient et Afrique Fonction de gestion Centre régional de services / Thames Valley

PPSC Londres Rome Bruxelles Berlin Pretoria Autonome Paris Moscou Nairobi

11

OÙ EN SOMMES-NOUS AVEC LA MISE EN ŒUVRE

Région des États-Unis; Les RH et la gestion financière sont sous la responsabilité de Washington

Les PPSC (4) seront centralisés au PPSC à Washington (20 missions des EU).

Région de l’Europe, Moyen-Orient et Afrique; PPSC à Rome (9 missions); Complété le 1er avril 2013.

PPSC à Berlin (20 missions); 2 missions à déployer, sera complété au 31 March 2014.

PPSC à Bruxelles (16 missions); Réunion inaugurale a eu lieu et la première évaluation de la mission est complétée.

PPSC à Londres (18 missions); Dessert Dublin et les3 missions des Baltiques, Téhéran, Tripoli, Riyad et Le Caire. Les autres suivront en début de 2014.

PPSC à Pretoria (12 missions); Réunion inaugurale aura lieucette semaine.

Autonome: complété

12

OÙ EN SOMMES-NOUS AVEC LA MISE EN ŒUVRE

Région l’Asie-Pacifique; PPSC à Delhi (15 missions); les mission de l’Inde et de Bangkok sont

déployées, les autres sont en cours de déploiement.

PPSC à Pékin (8 missions); Shanghai, Guangzhou et Oulan-Bator sont complétés, Hong Kong est en cours de déploiement.

PPSC à Manille (14 missions); Réunion de lancement complété et el déploiement des missions est commencé .

Autonome; La mission de Kabul ne sera sous la responsabilité d’aucun PPSC

Région de l’Amérique latine/ Caraïbes; Toujours en décision pour le regroupement; les Finances recommandent

seulement 2 PPSC, Mexico (20 missions) et San Paolo (11 Missions) alors que les missions du PPSC à Port of Spain seraient redistribués aux 2 autres.

Évaluation et planification de l’intégration en cours; la réunion inaugurale aura lieu la semaine prochaine.

13

Europe, Moyen-Orient et Afrique

14

BRUXELLES LONDRES BERLIN ROME PRET MOSCOU PARIS NAIROBI

Bruxelles B-OTAN B-UE Genève Rabat Tunis Alger Beyrouth Abidjan Niamey Ouagadou-gou Kinshasa Yaoundé Bamako Dakar

Londres Vilnius Riga Tallinn Dublin Abu Dhabi Dubaï Doha Riyad Kuwait Tel Aviv Ramallah Le Caire Téhéran Tripoli Damas Amman Bagdad RSCEMA

Berlin Düsseldorf Munich The Hague Kiev Varsovie Vienna VOSCE VPERM Belgrade Bratislava Bucarest Budapest Prague Stockholm Copen-hague Oslo Reykjavik Helsinki Berne

Rome Vatican Athènes Madrid Barcelone Lisbonne Istanbul Ankara Zagreb

Abuja Lagos Addis- Abeba Accra Dar-es-Salaam Harare Lusaka Maputo Pretoria Johannes-bourg Khartoum

Moscou Almaty

Paris POECD PESCO

Nairobi Kigali Juba

États-Unis

15

WASHINGTON NEW YORK LOS ANGELES MIAMI

Washington Détroit Chicago PRMOAS

CNGNY PRMNY Minneapolis Boston Philadelphie Buffalo Pittsburg

Los Angeles San Diego San Francisco Palo Alto Denver Seattle

Miami Dallas Houston Atlanta

ASIE PACIFIQUE

16

NEW DELHI PÉKIN MANILLE

Ahmedabad Bangalore Bangkok Bhutan Chandigarh Chennai Colombo Dhaka Hyderabad Islamabad Calcutta Kuala Lumpur Bombay New Delhi Yangon

Pékin Chong Qing Guangzhou Hanoi Ho Chi Minh Hong Kong Shanghai Oulan-Bator

Bandar Seri Begawan Canberra Jakarta Kitakyūshū Manille Nagoya Sapporo Seoul Singapore Sydney Taipei Tokyo Wellington

AMÉRIQUE LATINE ET CARAIBES

17

MXICO PSPAN SPALO Acapulco Bogota Cabo San Lucas Cancun Guadalajara Guatemala City Havane Managua Mazatlán Mexico City Monterrey Oaxaca Panama City Playa del Carmen Puerto Vallarta Quito San José San Salvador Tegucigalpa Tijuana

Bridgetown Caracas Georgetown Kingston Port-au-Prince Port-of-Spain Santo Domingo

Belo Horizonte Brasilia Bueno Aires Lapaz Lima Montevideo Porto Alegre Recife Rio de Janeiro Santiago São Paulo