LES ENJEUX DE - celge.fr · • Doc Link & Chorus Portail Pro p. 08 • DSN Link p. 10 • La GED p. 12 • Cegid vous accompagne p. 13. 3 C EGID P UBLIC - B OOK EXPERT: LES ENJEUX

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Cegid PubliC - book exPert : les enjeux de la dématérialisation dans le seCteur PubliC

LES ENJEUX DELA DÉMATÉRIALISATION DANS LE SECTEUR PUBLIC

www.cegid.fr

BOOK EXPERT

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SOMMAIRE

• Dématérialiser pour performer p. 03

• Le Secteur Public challengé p. 04

• Le Cloud au service du Secteur Public p. 06

• Des processus de travail collaboratif à repenser p. 07

• Doc Link & Chorus Portail Pro p. 08

• DSN Link p. 10

• La GED p. 12

• Cegid vous accompagne p. 13

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DÉMATÉRIALISER POUR PERFORMER

La première conséquence de la dématérialisation des documents est de passer d’une gestion physique de dossiers papiers à une gestion des données numérisées immatérielles. Autrement dit, la gestion dans laquelle la feuille est l’unité de base est délaissée au profit d’une gestion automatisée dont l’élément de base est une information numérique. Par conséquent, le recours au moteur de recherche indexé en lieu et place de la boîte archive multiplie les possibilités d’exploitation et de communication des données.

Pourquoi digitaliser les informations ?• Une meilleure exploitation grâce à des données enrichies• Des échanges facilités grâce à une normalisation des messages• Un stockage facilité et moins couteux• Une interopérabilité des données entre services et applications• Des recherches rapides sur des volumes considérables

L’économie réalisée en termes de manipulations successives évitées, de surfaces de stockage économisées, de temps passé à rechercher les informations, vous permet de gagner en performance, en traçabilité et en fiabilité.

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Le Secteur Public est confronté à un contexte budgétaire de plus en plus contraignant. Pourtant, il se doit d’être dans une démarche d’amélioration continue de la qualité de services rendus aux citoyens.

Répondre à ce défi impose de gagner en efficience. Les organisations doivent engager un mouvement de modernisation en ayant recours aux possibilités actuelles en termes de technologies numériques et de législation incitant clairement à la dématérialisation de tous les flux internes et externes.

Les collectivités et les opérateurs de l’Etat doivent dématérialiser et simplifier leurs processus, c’est la République Numérique*. Cet enjeu de modernisation a des impacts sur l’organisation et l’aménagement du territoire. Par nécessité, il faut partager et travailler en réseau sur les mêmes données numérisées. Pour cela, le haut débit doit être disponible partout et les données doivent être de bonne qualité et accessibles depuis d’autres emplacements que le lieu habituel de stockage, tout en garantissant le respect des habilitations et la sécurité des accès.

*Pour en savoir plus sur la République Numérique : www.republique-numerique.fr

LE SECTEUR PUBLIC CHALLENGÉAméliorer la qualité du service rendu avec des budgets restreints


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Réussir sa stratégie de dématérialisation nécessite un outil permettant l’échange de données entre machines. Les possibilités du Cloud (informatique dans les nuages) et des solutions en SAAS (Software As A Service), qui sont accessibles depuis l’Internet et sécurisées, sont en totale adéquation avec les besoins stratégiques des organismes publics afin de dématérialiser efficacement, dans le Cloud privé Cegid Public 100% français.

La dématérialisation de la donnée permet des gains de productivité en libérant notamment des ressources accaparées par la gestion physique des données, des échanges et de leur conservation.

Cegid Public a posé ce diagnostic et a construit ses nouvelles offres autour des conséquences de la transformation digitale des métiers de la Finance et des RH.

La solution Yourcegid Secteur Public Y2 pour les établissements publics et les collectivités vous accompagne dans cette mutation des usages en répondant aux grandes évolutions applicables au SIGF* et au SIRH**.

*SIGF : Système d’Information de Gestion Financière**SIRH : Système d’Information des Ressources Humaines

LE CLOUD AU SERVICE DU SECTEUR PUBLIC

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La gestion des procédures dématérialisées s’appuie sur un outil de type « workflow » vous permettant de piloter vos procédures métier et de déclencher des alertes par prise en compte d’événements de gestion (ex : échéance d’un délai de paiement, date limite de demande de crédit, renouvellement ou prolongation de contrat RH…). Le workflow tient compte de votre organigramme fonctionnel et hiérarchique afin que les habilitations s’appliquent à ce processus de validation.

Les différents domaines s’interconnectent et permettent de définir des processus hiérarchiques et fonctionnels, des circuits d’approbation, des chronologies d’évènements obligatoires ou facultatifs, mais également de contrôler le respect des délais. Cet ensemble permet de bâtir un calendrier de tâches (« mes actions »), et de déclencher des alertes.

La mise en œuvre des procédures peut être réalisée dans un même domaine de gestion ou de façon transversale afin de déployer une gestion intégrée (ex : une procédure démarrant par l’expression d’une demande d’achat, se traduisant par une commande de l’acheteur et générant un engagement après approbation).

DES PROCESSUS DE TRAVAIL COLLABORATIF À REPENSER

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Dématérialisation des factures – Facturation sortante

Plateforme Cegid DocLink

Identification factures privé/publicFLUX PES

FactureFlux PES ASAP

CollectivitésHors régie Secteur Public

Secteur privé/Citoyens


FactureAPI

CollectivitésRégie de facturation

&Etablissements publics

Identification factures privé/public

Factures Secteur PublicAPI

Dématérialisation des factures – Facturation sortante

21/03/2016 DEBRIEF CODIR CPUB – FEVRIER 2016 – Confidentiel non diffusable 3

Dématérialisation des factures – Facturation entrante


FactureAPI

Collectivités&

Etablissements publics

FactureAPI

L’Etat accompagne les organismes publics en mettant en place des portails de dématérialisation chargés de faire l’interface entre les différents acteurs. Pour 2017, c’est la connection avec Chorus Portail Pro (CPP 2017) qui devient un enjeu pour tous, afin d’accompagner la dématérialisation des factures entre tous les organismes publics et les entreprises.

Afin de faciliter le suivi et la gestion des échanges dématérialisés, Cegid Public met en place une offre 100% dématérialisée, dénommée Doc Link, pour un pilotage complet et sécurisé de ces échanges, sur son Cloud privé 100% français. Cette plateforme fait le lien entre la solution en place dans la collectivité ou l’établissement et les parties prenantes aux échanges de factures. De plus, Doc Link assure en direct le suivi et la gestion des retours des messages de Chorus Portail Pro.

DOC LINK & CHORUS PORTAIL PRO

Doc Link & La facturation entrante

Doc Link & La facturation sortante


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La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a pour objectif de remplacer à terme toutes les déclarations sociales (N4DS, DNAC, DUC’S…) en une déclaration unique. Elle concourt à la simplification des démarches pour les établissements publics et les collectivités et constitue un élément essentiel du « Choc de Simplification » à destination de tous les employeurs et de tous les organismes de protection sociale (OPS).

LA DSN : LA NORME POUR DÉMATÉRIALISER VOS DONNÉES SOCIALES

La DSN assure à l’agent :• une meilleure garantie vis-à-vis

de ses droits,• une plus grande réactivité des

organismes sociaux (maladies, chômage, retraite…),

• moins de justificatifs à fournir.

Elle garantit à l’employeur :

• un gain de temps,• une simplification des démarches

et une optimisation des procédures,

• un destinataire des données sociales unique.

La DSN permet aux OPS :

• une simplification et un allègement de la charge issue de la complexité des formalités sociales,

• l’optimisation du suivi des données mutualisées,

• la réduction des risques d’erreur,• une meilleure lutte contre

la fraude, la réduction des contentieux et la pérennité du système de protection sociale.

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L’obligation pour les entreprises et les EPIC est fixée au 1er janvier 2016, pour les TPE et PME au 1er janvier 2017. Pour le secteur public la date butoir de mise en œuvre est fixée au 1er janvier 2020 par l’ordonnance n°2015-682 du 18 Juin 2015 ; des décrets prévus en 2016 préciseront les modalités d’entrée progressive du secteur public dans la DSN.

La DSN est constituée de deux types de flux :• Mensuels pour transmettre l’ensemble des données du mois (éléments de rémunération…),• Evènementiels pour tout ce qui concerne les données ponctuelles (fin de contrat, arrêt de travail…).

202120202019201820172016201520142013

PHASE 1

01

DMMO / EMMO Attestations de

salaires maladie / maternité / paternité Attestations pôle-

emploi Radiations

prévoyance

LancementDSN

Obligation générale des entreprisesVolontariat

DUCS ACOSS

BRC Attestations

de salaires AT/MP

Entreprises de travail temporaire

Autres DUCS : Agirc/Arrco, MSA, prévoyance, Ircantec

Début de stockage des informations de substitution de la DADS-U

Entreprises

06 10 09 07

Date butoir

Généralisation pour les

entreprises

01 01

Secteur Public

PHASE 2 PHASE 3

Volontariat et/ou obligation intermédiaire pour le Secteur Public

Date butoir

Généralisation pour le Secteur

Public

Obligation générale pour le Secteur Public

PERIODE DE TRANSITION

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Nous intégrons également une Gestion Electronique de Documents (GED) à nos solutions. Celle-ci est totalement associée aux fonctions proposées par l’application. Elle est alimentée automatiquement par les états produits en sélectionnant tout simplement la sortie « GED » ou par les pièces justificatives associées aux différentes étapes de gestion (devis, factures, bon de livraisons, bulletins de paie, arrêtés, etc.).

Le plan de classement proposé est pré-établi, ce qui vous permet un déploiement facile et rapide. La restitution de ces documents, en mode sécurisé dans les deux cas, peut être indifféremment assurée par les fonctions de l’application (consultation ou suivi par exemple) ou directement dans la GED en naviguant dans les plans de classements autorisés. Nous proposons également, au travers de connecteurs CMIS, la possibilité d’intégrer à votre propre GED, le stockage des documents.

Toutes ces fonctions permettent, outre une meilleure fluidité des opérations de gestion interne, la conservation et l’échange des pièces justificatives dans nos applications. C’est une opportunité particulièrement intéressante dans le cadre de l’évolution des métiers RH et Finances du Secteur Public, en lien direct avec tous les échanges dématérialisés.

AVEC LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS, DÉMATÉRIALISER EN TOUTE SÉCURITÉ

UTILISATEURSGED PROFILS DÉDIÉS

ACCÈS WEB

Y2, GED & API

UTILISATEURS SOLUTIONS CEGID PUBLIC Y2

PROFILS STANDARD

HTTP

Dépôt de PJStockage de documents imprimés

Consultation de Documents…

ACCÈS WEB

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Grâce à l’utilisation native des nouvelles technologies, et à l’adoption généralisée des standards tels que XML, pour définir et véhiculer les données, les progiciels Cegid Public sont conçus pour intégrer et mettre en œuvre les mécanismes de dématérialisation au plus vite. Cela est réalisé en réactivité avec les évolutions réglementaires s’appliquant au secteur public. Ainsi, nous permettons actuellement les échanges avec l’infocentre DGFIP et maintenons les données échangées. Nous participons à la mise en application du portail de dépôt des factures « Chorus Portail Pro 2017 » afin de permettre une récupération automatique des factures de vos fournisseurs ainsi que la possibilité de déposer les vôtres directement.

Pour les RH, nos progiciels Cegid Public intègrent le service DSNLink qui vous permet de piloter aisément tous les échanges dématérialisés relatifs à cette nouvelle obligation déclarative.

Les échanges ne s’arrêtent pas à ces simples échanges de données et de documents mais permettent également une communication synchronisée avec le portail intégré à la solution Yourcegid Secteur Public Y2, pour permettre à vos interlocuteurs un usage plein et entier des possibilités offertes par cette nouvelle offre. Vous avez des enjeux majeurs de transformation organisationnelle, métier et technique. Acteur depuis plus de 30 ans des expertises Finances et Ressources Humaines du secteur public, en lien étroit avec les nouvelles technologies, Cegid Public sait vous accompagner dans cette transformation et vous en faciliter la mise en œuvre grâce aux usages du numérique.

CEGID VOUS ACCOMPAGNE VERS LA DÉMATÉRIALISATION

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