Les enquêtes de l’Observatoire Cegos

Radioscopie des assistantes : l’évolution du métier, l’impact des nouvelles

technologies et les relations avec la génération Y21 avril 2011

2Méthodologie de l’enquête

Les caractéristiques des assistantes interrogées

L’Observatoire Cegos et l’association European Management Assistants (EUMA) ont réalisé une grande enquête auprès des assistant(e)s. La passation du questionnaire s’est déroulée en ligne du 11 au 30 mars 2011, auprès de 542 assistant(e)s en activité.

Les hommes ne représentant que 1% de l’effectif interrogé, nous avons pris la liberté, par souci de commodité, d’utiliser le mot « assistant » au féminin.

Statut

39%

41%

21%Employé

Technicien -Agent de maîtrise

Cadre

Fonction

17%

47%

33%

3%

Secrétaire ou Assistante

Secrétaire ou Assistante de direction

Secrétaire ou Assistante spécialisée

Autre intitulé

Niveau de formation initiale Ancienneté dans le métier

10%15%

47%

21%7%

Inférieur au bac

Bac

Bac+2

Bac+3/4

Bac 5 et au-delà

7%14%

18%

27%

34% Moins de 2 ans

De 3 à 5 ans

De 6 à 10 ans

De 11 à 20 ans

Plus de 20 ans

1- une ambiance de travail dégradée ?

4

Les plus satisfaites sont les moins de 30 ans et les moins satisfaites les 40-49 ans. De même pour l’ancienneté, les plus récentes dans le métier se disent plus satisfaites.Celles qui aspirent le plus à la prise de responsabilités sont les plus jeunes, les plus récentes dans le métier, les statuts et niveau de diplôme les moins élevés.

Des assistantes satisfaites de leur situationmais qui souhaitent évoluer

39%

27%

19%

43%

28%

46%

9%

17%

22%

4%

19%

10%

5%

9%

3%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Je souhaite prendre plus de responsabilités

Je souhaite évoluer vers un autre métier

Je suis satisfaite de ma situation au sein de l’entreprise

Globalement, aujourd’hui diriez-vous...

Tout à fait d’accord Plutôt d’accord Pas tout à fait d’accord Pas du tout d’accord NSP

5

12% 34% 54%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Diriez-vous que, ces dernières années, l’ambiance au sein de votre entreprise s’est ...

Améliorée Est restée la même S’est dégradée

29% 54% 17%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Diriez-vous que, ces dernières années, les relations avec votre (vos) manager (s) se sont ...

Améliorées Sont restées les mêmes Se sont dégradées

Si l’ambiance de travail semble se dégrader ce n’est visiblement pas la faute du manager avec lesquelles elles s’entendent plutôt bien.

Assistante et manager semblent avoir développé une solide relation de collaboration.

Les difficultés vont-elles jusqu’à renforcer la solidité de ce tandem ?

L’ambiance de travail s’est dégradée, les relations avec les managers sont identiques

2 – une montée en compétences

favorisée par les nouvelles technologies

7Le statut de spécialiste de la bureautique est renforcé par les évolutions technologiques

C’est parmi les plus jeunes et dans les entreprises de moins de 50 salariés que l’on rencontre le plus d’assistantes ayant une vision optimiste (seulement 15% estiment que le statut de spécialiste est en perte de vitesse).

A l’inverse, les assistantes ayant 11 à 20 ans d’ancienneté (45% statut renforcé) ont une vision plus pessimiste.

52% 22% 26%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Dans un monde caractérisé par l’évolution et la diffusion des technologies, diriez-vous que le statut de spécialiste de la bureautique et des technologies de l’assistante ...

Est renforcé Rien ne change Est en perte de vitesse

8Les outils Web 2.0 font partie du quotidien des assistantes, quel que soit leur âge

3%

2%

8%

10%

14%

16%

31%

49%

54%

76%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Autres outils Web 2.0

Contribution à des Wikis

Visio-formations (classes virtuelles)

Abonnement à des flux RSS

Consultation de Blogs ou de Wikis

Abonnement à des réseaux sociaux (Viadéo, etc.)

Visio-conférences (Web conferencing - ex : Live meeting)

Conférences téléphoniques

Abonnement à des newsletters

Intranets, portails Sharepoint, etc.

Dans votre travail, utilisez-vous les outils du Web 2.0 ?

- Les outils de travail collaboratif et à distance semblent bien répandus dans les entreprises.

- On note une bonne amorce d’utilisation d’outils nécessitant une démarche personnelle : newsletters (54%), réseaux sociaux (16%), blogs et wikis (14%), flux RSS (10%).

- Contrairement à ce qu’on pourrait penser, l’âge n’a que peu d’influence dans l’utilisation des outils du Web 2.0. Seul l’abonnement aux réseaux sociaux reste l’apanage des moins de 30 ans

9Des assistantes plus efficaces qui en profitent pour monter en compétences

Les évolutions apparaissent essentiellement comme un moyen de gagner du temps sur des tâches basiques et de se consacrer à des activités plus valorisantes déléguées par le manager.

4%

14%

15%

18%

21%

23%

73%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Spécialisation en veille technologique

Spécialisation sur de la gestion de projets liés à l'activité de l'entreprise (production)

Spécialisation intranet / extranet

Spécialisation sur un ou d'autres domaines d'activité

Spécialisation RH (ex gestion des RH, recrutement, formation, autres projets RH,…)

Spécialisation en communication interne/externe

Prise en charge d'autres activités déléguées par le manager

Si les outils mis à disposition vous permettent de gagner du temps, comment optimisez-vous le temps gagné ?

88% des assistantes affirment que les outils mis à leur disposition leurs permettent de gagner en temps et en efficacité

3 - un rôle clé vis-à-visde la Génération Y

11L’arrivée de la génération Y dans les entreprises est plutôt une opportunité pour les assistantes

Les réponses sont contrastés selon la typologie des répondantes. Cela est davantage vécu comme une opportunité :•dans les entreprises de plus de 1000 salariés (54% contre 39% dans les entreprises de moins de 50 salariés), •chez les moins de 30 ans (54% contre 41% pour les 50 ans et plus)•chez les plus diplômés (57% pour les Bac+3à5 contre 35% pour les Bac et inférieur au Bac)•chez les moins de 6 ans d’ancienneté (54% contre 36% pour les plus de 20 ans d’ancienneté)•chez les secrétaires et assistantes spécialisées (52% contre 39% pour les secrétaires et assistantes de direction).

Pour plus d’un tiers (37%), cela ne constitue pas un changement.

45% 37% 18%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Pour l’assistante, l’arrivée dans l’entreprise de managers et de collaborateurs potentiellement très

autonomes avec les technologies, vous semble-t-elle constituer...

Une opportunité Ni l'une ni l'autre Une menace

12La génération Y fait évoluer le métier d’assistante

Les assistantes ont pris conscience que l’arrivée dans l’entreprise de cette nouvelle génération bouleverse leur univers de travail.

19% 75% 6%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Auprès d’une génération de jeunes collaborateurs et managers technophiles et autonomes, l’assistante a-t-

elle le même rôle à jouer que pour les autres générations ?

Oui, elle a le même rôle à jouer que pour les autres générations

Non, c’est un rôle dif férent que pour les autres générations

Non, elle n'a plus de rôle à jouer avec cette génération

13L’assistante,un lien entre la génération Y et l’entreprise

L’arrivée de la génération Y est vécue comme une opportunité.

L’assistante se voit un rôle particulier à jouer auprès d’elle et notamment par l’apport de la connaissance de l’entreprise, de sa culture et de ses codes.

Elle a aussi un rôle à jouer auprès de managers plus âgés pour les accompagner dans le management de ces nouveaux collaborateurs.

66%

73%

84%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

L'expérience des rapports humains

Un rôle d'interface, de facilitateur, voire de un parrainage

La connaissance de l'entreprise,de sa culture et de ses codes ("mémoire de l'entreprise")

Quels sont les plus que l’assistante peut apporter à des collaborateurs de la génération Y ?

68%

77%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Veiller à la bonne ambiance au sein de l'équipe par l'organisation d'événements festifs

(par exemple : repas d'équipe, réunions informelles,…)

Alerter son responsable sur les besoins de la génération Y : écoute, respect et

reconnaissance

Quels sont les plus que l’assistante peut apporter à son responsable dans le management de collaborateurs ?

4– L’assistante garante de l’information

et de la maîtrise du temps

15

49%

56%

57%

70%

76%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Organiser et mettre à disposition les informations sur un portail Intranet

Mener une veille sur des sujets qui intéressent le manager

Faire des recherches sur un sujet précis

Suivre les dossiers pour le manager

Synthétiser les informations pour faire gagner du temps au manager.

Quelle(s) plus-value(s) apporter dans le traitement de l’information ?

6 assistantes sur 10 déclarent conserver leur rôle de garant de l’information, principalement en synthétisant l’information et en assurant le suivi des dossiers.

Viennent ensuite des tâches de recherches et de veille, puis d’organisation et la mise à disposition de l’information.

Plus les assistantes sont jeunes et récentes dans le métier (70% pour les moins de 30 ans et pour les moins de 6 ans d’ancienneté) et plus elles disent conserver leur rôle de garantes de l’information.

L’assistante conserve son rôle de garante de l’information

61% 39%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Avec l’information qui arrive à tous en permanence, diriez-vous que l’assistante ...

Conserve son rôle de garante de l’information

Perd son rôle de garante de l’information

16L’assistante maitresse du temps…

Malgré les outils de gestion du temps électroniques, 2 assistantes

sur 3 déclarent avoir encore un rôle majeur dans ce domaine.

48%

61%

66%

82%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Définir les critères de priorités

Alerter et veiller à une organisation du temps fluide

Permettre au manager d'être totalement libéré de la gestion de son temps (gestion agenda, prise de

RV…)

Prendre les initiatives pour respecter les délais et gérer les plannings

Quelle(s) plus-value(s) l’assistante peut-elle apporter dans la gestion du temps et des priorités ?

66% 34%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Avec des outils de gestion du temps électroniques à disposition de tous, l’assistante joue-t-elle encore un

rôle majeur dans ce domaine ?

Oui Non

17

29% 71%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Avez-vous la possibilité de réaliser certaines activités en télétravail ?

Oui Non

Les assistantes se disent favorables au télétravail…même si elles le pratiquent peu

58% 42%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Si NON, diriez-vous...

J’aimerais avoir la possibilité de pratiquer le télétravail

Je n’ai pas la possibilité de pratiquer le télétravail mais ça ne m’intéresse pas

22% 34% 44%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Si OUI, diriez-vous...

Je pratique le télétravail et ça me plait

Je pratique le télétravail par nécessité (exemples : demande de l’employeur, longs trajets,…)

J’en ai la possibilité mais dans la pratique, je ne me sers pas de cette possibilité

18Le télétravail : un surcroit de travail, mais aussi un moyen de concilier vie professionnelle et vie privée

Les moins de 30 ans (27%) et les moins de 5 ans d’ancienneté (27%) voient davantage le télétravail comme un fil à la patte.

Paradoxalement, parmi les personnes qui n’ont pas la possibilité de télétravailler, ce sont les moins de 30 ans les plus demandeuses (73% contre 58% pour l’ensemble des répondants).

30% 24% 19% 23% 4%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Si OUI, diriez-vous plutôt que le télétravail ...

Permet de concilier plus facilement vie professionnelle et vie privée

Une nouvelle façon de travailler qui accroît l’efficacité

Permet de se concentrer plus facilement sur les dossiers qui le demandent

Est plutôt une contrainte, un « fil a la patte »

Autre

12% 19% 69%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Si OUI, dans quelles conditions pratiquez-vous le télétravail ?

Je travaille un jour par semaine (ou plus) a la maison

Je rentre plus tôt a la maison et je reprends le travail quand je n’ai plus de contraintes personnelles

C’est un surcroît de travail (poursuite du travail apres les horaires de travail/le week-end)

5 – Des assistantes optimistes

pour l’avenir

20

30% imaginent l’avenir du métier vers le développement d’un statut d’indépendant.Celles qui l’envisagent travaillent actuellement dans des entreprises de moins de 50 salariés, elles ont entre 30 et 39 ans, ont un diplôme de niveau Bac+2 et ont moins de 6 ans d’ancienneté dans le métier

Évolution du métier d’assistante : 1/3 le voit évoluer vers le développement du statut d’indépendant

21% 34% 11% 30% 4%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Comment voyez-vous l’évolution du métier d’assistante en général ?

Augmentation de sa place et de son importance dans les entreprises

Pas de vraie évolution de sa place et de son importance dans les entreprises

Diminution de sa place et de son importance dans les entreprises

Un développement du travail en indépendant grâce aux nouveaux outils

Autre

21

Le rôle d’accueil, le contact humain et l’aide apportée à tous ne seront pas remis en cause quelles que soient les évolutions pour 87% des répondants.

Viennent ensuite un rôle de coordination et de communication pour 64% et sa connaissance de l’entreprise pour 63%.

La dimension humaine restera incontournable dans le métier d’assistante

54%

63%

64%

87%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

La mémoire, le bras droit et le porte-parole du manager

Une connaissance de tous les rouages de l'entreprise

Un rôle de coordination des informations et de la communication

Un rôle d'accueil, un contact humain, une aide pour les clients, les fournisseurs et les collaborateurs.

Selon vous, quelles contributions de l’assistante ne seront pas remises en cause, quelles que soient les évolutions ?

22

Cette conclusion plutôt optimiste quant à l’avenir du métier est bien en phase avec les réponses aux premières questions de ce questionnaire :

- Le statut d’assistante est renforcé par la diffusion des TIC ;- L’arrivée de la génération Y est une opportunité pour l’assistante qui a un rôle particulier à jouer vis-à-vis d’elle ;- L’assistante conserve son rôle majeur dans la gestion de l’information et du temps.

L’avenir du métier : une vision plutôt optimiste

23Quel avenir pour le métier d’assistante ?

Les personnes ayant une vision plutôt optimiste de l’avenir du métier d’assistante le voient évoluer vers (par ordre décroissant des réponses) :

Davantage de responsabilités, d’autonomie et de polyvalence.

La spécialisation dans un domaine : juridique, ressources humaines, management de projets ou d’équipe, etc.

Un véritable rôle de bras droit ou d’adjoint.

Un rôle de relais accentué dans la communication entre services et avec les interlocuteurs extérieurs.

L’évolution vers le métier d’Office Manager.

Les personnes ayant une vision plutôt pessimistes de l’avenir du métier évoquent (par ordre décroissant des réponses) :

La régression vers des tâches administratives ou de secrétariat basique : « un métier de petite main pour des travaux ennuyeux », « un métier qui touche à tout et qui n’avance à rien ».

Un assistanat à deux vitesses avec des personnes titulaires de postes intéressants et valorisés et d’autres réalisant dans l’ombre des tâches peu variées et non valorisantes.

Voire une mort lente du métier.

Les conditions de l’évolution du métierPlus de 5% des personnes estiment que l’évolution dépend en grande partie du manager ou du contexte professionnel

Près de 4% des personnes estiment que l’évolution du métier dépend d’elles-mêmes et de leur capacité à s’adapter aux nouvelles conditions d’exercice de leur métier.

ANNEXE

25Caractéristiques de l’échantillon

25%

4%13%

24%

9%

26%

Industrie

Construction, BTP

Négoce, Commerce, Distribution - TransportsServices

Administration, EPIC, collectivités territorialesAutre secteur d'activité

18%

29%

16%

9%

27% Moins de 50 salariés

De 50 à 250 salariés

De 251 à 500 salariés

De 501 à 1000 salariés

Plus de 1000 salariés

49%51% A Paris ou en région

parisienneEn région

99%

1%

Féminin

Masculin

Implantation géographique Sexe des répondants

Secteur d’activité Taille des entreprises