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Dmarche d'informatisationPubli le 16/12/2003

Nous proposons ici quelques pistes synthtiques sur la dmarche d'informatisation.

Conduite de projet La mthode de conduite de projet a t conue pour bien cerner les attentes desutilisateurs. C'est donc une dmarche trs utile mettre en uvre lors de la mise en place d'unenouvelle fonction, d'un nouveau service, et donc notamment d'une informatisation.

Les phases de la mthode Repartir les besoins des utilisateurs Distinguer entre : - Besoins exprims - Besoins rels - Besoins reformuls

Analyser les besoins en termes de fonctions d'usage et autres Fonction d'usage : dcrit un besoin partir de la ou des fonctions lmentaires auxquelles il doit rpondre. Exemple : s'informer rgulirement sur un sujet. Une fonction s'exprime le plus souvent par un verbe actif. Il peut tre assorti de critres qui sontautant d'adverbes ou de qualificatifs. Exemple : transmettre l'information rapidement - Recevoir une information fiable. Cette phase de l'analyse fonctionnelle est trs importante en ce sens qu'elle permet de lever lesambiguts qui se glissent frquemment dans l'expression des besoins. Elle permet ainsi d'viter departir sur de fausses pistes.

Analyse de l'existant Cette phase permet de dresser l'inventaire de ce qui existe, mme si cetexistant est strictement embryonnaire. Une situation n'est jamais totalement vierge. Elle permet en outre de valider les premires analyses fonctionnelles ralises en phaseprcdente.

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Recherche de solutions C'est dans cette phase qu'il est fait appel l'expertise professionnelle duconseil. C'est lui qui connat les diffrentes solutions possibles, en fonction de l'offre du march, eten fonction des besoins rels bien cerns et bien reformuls. Dans cette phase, est mis en uvre le syllogisme fonctionnel, proche du syllogisme juridique : tout besoin doit correspondre une solution. On va donc mettre une srie de fonctions attendues enregard d'une srie de solutions pour aboutir faire concider les deux.

Rsultat de la conduite de projet L'ensemble de cette opration dbouche sur des propositionsconcrtes, prsentant souvent trois solutions de niveaux et de cots diffrents : hypothse basse,hypothse moyenne, hypothse haute.

La ralisation du projet Le choix ayant t fait, la grande tape suivante consiste raliser leprojet, dans sa configuration retenue.

Phases d'une informatisation Prcautions terminologiques - L'utilisateur ou l'usager est celui quiest cens avoir le besoin. - Le conseil ou prestataire est la personne qui conduit le projet. Il peut y avoir une succession deconseils dans les cas o le cahier des charges fonctionnel est confi une personne diffrente decelle qui signe le cahier des charges final du projet, et de celle qui ralise le cahier des chargesd'informatisation (technique celui-l). - Le commanditaire est celui qui exprime le besoin des utilisateurs. Il peut tre diffrent dufinanceur ou du dcideur. On peut tre son propre commanditaire dans un projet d'informatisationou de rinformatisation interne. Il convient dans ce cas, pour la clart du travail, de rester conscientdes divers rles qu'on joue (conseil et commanditaire). - Le dcideur est celui qui donne son accord pour raliser le projet. Il peut tre amen, lorsqu'il estaussi commanditaire, donner son avis sur les phases pralables. - Le financeur est la personne physique ou morale qui finance l'informatisation.

Phases principales de l'informatisation Conduite de projet - tude en vue de la reformulation dubesoin. - Analyse fonctionnelle. - Reformulation du besoin accompagn des fonctions attendues. - Cahier des charges fonctionnel : dfinit les fonctions attendues par les usagers.



- Validation du cahier des charges fonctionnel par le commanditaire. - Recherche d'un ventail de solutions techniques possibles.

- Rapport de projet prsentant en gnral trois solutions possibles :

- Une solution haute, la plus coteuse ou la plus lourde techniquement, ou encore la plus labore. - Une solution intermdiaire. - Une solution basse qui doit correspondre au minimum de ce qu'on peut attendre del'informatisation. - NB : Chaque solution est prsente avec ses avantages et ses inconvnients. Le conseil peutprconiser une ou plusieurs solutions.

- Prsentation du rapport de projet. Le conseil peut alors tre amen recommander une seulesolution qui lui parat la meilleure. - Validation du rapport et choix. Une solution est gnralement arrte. Nanmoins, on peut tout fait envisager d'explorer plus avant deux solutions concurrentes pour se faire une meilleure ide(tests comparatifs d'utilisation de logiciels dans le contexte, contacts avec les diteurs de logicielspour voir leur srieux, etc.).

Ralisation du projet criture du cahier des charges technique Structure de la base de donnes : - Les champs prvoir. - Leur statut. - Les rgles d'criture dans chaque champ. - Prcisions sur les lments attendus en texte intgral.

Si le projet prvoit un systme d'information complexe, compos d'une base de donnes au sensstrict et d'un systme plus ouvert ct, du style Intranet, il y a lieu d'laborer plusieurs cahiersdes charges techniques : un pour la base, un pour l'Intranet, un pour le moteur de l'Intranet, si onen prvoit un. C'est ce type de cahier des charges, assorti d'lments de prsentation du contexte qui est transmisaux diffrents apporteurs de solutions : producteurs de logiciels, producteurs de moteurs en texteintgral, producteurs de solutions HTML (diteurs de pages HTML), respectivement pour leurpartie.



Il peut faire apparatre des phases de ralisations. On peut dmarrer par une partie du projet, labase de donnes par exemple, pour dvelopper les autres ensuite. Il importe d'inscrire l'ensembledu projet dans la continuit pour assurer la cohrence et garder tout moment la vision globale.

Choix et acquisition des lments techniques Selon les rponses les plus approchantes au cahierdes charges, les rapports avec les prestataires de services et vendeurs, les choix sont arrts et lesacquisitions sont faites.

Contrat liant le conseil et/ou le prestataire l'oganisme commanditaire Ce contrat est trsimportant. Pour sa pleine efficacit, il doit imprativement annexer le cahier des charges, objet del'appel propositions. Si ce dernier est bien conu et prend valeur contractuelle, toute attentedcrite dans le document et non satisfaite peut constituer une faute contractuelle et peut ds lorstre, plus facilement rgle juridiquement, en cas de contentieux.

Mise en place de la solution retenue au moyen des outils techniques choisis C'est cette phase quiconstitue la ralisation proprement dite. C'est alors qu'apparaissent tous les petits lmentsauxquels on n'a pas pens dans les phases de conception et qui ncessitent des ajustements. C'est lque le produit attendu prend corps rellement. Le cas chant, on peut encore distinguer deux sous phases : - Phase de test du systme. - Phase de mise en exploitation rgulire.

Le cahier des charges d'appel propositions Qu'il soit ralis en phase fonctionnelle, en phase deprojet chiffr et arrt, ou en phase de mise en uvre technique, un cahier des charges d'appel propositions s'adresse toujours quelqu'un d'extrieur. C'est donc un document de communication.A ce titre, il doit contenir des informations propres informer son destinataire, sur l'ensemble ducontexte dans lequel il sera amen intervenir. Les lments suivants seront donc prsents :

Prsentation des lments d'ensemble Prsentation de l'organisme cadre Ou : Qui sommes-nous ?Il s'agit l de prsenter succinctement l'entreprise, la collectivit locale, l'administration danslaquelle le projet se ralise ou se ralisera.

Le contexte plus prcis Dans quel cadre et environnement institutionnel, politique, conomique le



projet intervient-il ?

Le projet lui-mme et les fonctions attendues Description du pourquoi et du comment du projet.Prsentation des besoins reformuls, des fonctions attendues. Mme si on est en phase deralisation technique, il importe de rappeler les lments essentiels du cahier des chargesfonctionnel.

Le programme des ralisations (en phase de ralisation uniquement) On indiquera ici le calendrierde ralisation, les dlais respecter, les phases ventuelles de la mise en uvre de l'ensemble duprojet.

La ou les ralisations possibles C'est l que s'intgre le ou les cahiers des charges techniques. Ledestinataire connat dj le contexte, les contraintes de temps et autres. Il peut prendre toute lamesure de ce qu'on attend de lui.

Dlais pour rpondre l'appel propositions L'appel propositions fournit gnralement un dlaistrict qui doit tre respect par les prestataires postulants. Ce dlai doit tre raisonnable, ni troplong parce que le projet doit avancer, pas trop court non plus pour laisser aux prestataires le tempsde prparer une rponse srieuse.

Choix final Une fois les divers appels d'offres examins, le choix se porte sur un prestataire.Celui-ci est alors dsign. Si le march est pass en la forme d'un march public avec appeld'offres, c'est un arrt qui nomme le prestataire retenu. Cet arrt vaut attribution du march.

|cc| Didier Frochot - dcembre 2003


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