Les publications des chercheurs de l’institut rassemblées ... · Archives Ouvertes àl’IRD 1 –Pratiques de l’institut 2 –Orientations actuelles 3 –Articulation entre

Dépôt et bases de publications à l’IRD

Novembre 2009Hanka Hensens, Dominique Cavet

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DDéépôts et pôts et Bases de publications Bases de publications

àà ll’’IRD :IRD :FDI, Horizon, FDI, Horizon,

Pleins_TextesPleins_Textes et Halet Hal

Hanka Hensens, novembre 2009

[email protected]

d’après Dominique Cavet, 2007, Montpellier

[email protected]

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Fonds documentaire IRD Fonds documentaire IRD (FDI)(FDI)

� Les publications des chercheurs de l’institut rassemblées depuis prèsde 50 ans à Bondy (~dépôt légal)• 67 000 documents

• entre 1 000 et 1 500 nouveaux par an

�Objectifs principaux :• constituer la « mémoire scientifique »de l’institut (~BNF)

• rendre ces documents disponibles

� dans nos centres de documentation

� pour les partenaires de l’IRD au Sud� aux autres bibliothèques scientifiques (PEB)



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Horizon / Pleins TextesHorizon / Pleins Textes

� Mise à disposition du FDI

� Informatisation depuis 1986� 67 000 références bibliographiques

� Numérisation depuis 1991� 37 000 documents numérisés

� En accès libre sur le Web depuis 1995

� Indexation par Google d’une version statique de la base depuis 2000

Une Archive InstitutionnelleUne Archive Institutionnelle

avant lavant l’’heureheure

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La mise en ligne des publicationsLa mise en ligne des publicationsdes chercheurs de ldes chercheurs de l’’IRDIRD

Une pratique de longue date à l’IRD :• rassembler et conserver les publications déposées par les chercheurs

• les mettre à disposition pour tous par tous les moyens disponibles

Comment articuler ces

pratiques avec celles

des Archives Ouvertes ?



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Quels enjeux ?Quels enjeux ?

� Se donner un cadre solide pour proposer des documents sur le Web• Autorisation des auteurs

• Acceptation par les éditeurs

� Prendre en compte les évolutions de l’Internet• Gratuité : Archives Ouvertes

• Texte intégral : PDF

• Pérennité : URL pérennes, DOI,…

• Interopérabilité : portails, moteurs,…

� Éviter les dépôts multiples

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Archives Ouvertes Archives Ouvertes àà ll’’IRDIRD

�� 1 1 –– Pratiques de lPratiques de l’’institutinstitut

� 2 – Orientations actuelles

� 3 – Articulation entre HAL-IRD etHorizon / Pleins Textes



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Alimentation du FDIAlimentation du FDI

��

chercheursIRD

Dépôt

Catalogage

Indexation

��documentalistes

��sous-

traitant

NoticesNotices

Horizon

Documents

Numérisation

HorizonPleins Textes

��Chercheurs,

Documentalistes

Fondsconservéà Bondy

��Internautes

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Signalisation et dSignalisation et déépôtpôtdes publicationsdes publications

� Autrefois• théoriquement : dépôt par les chercheurs de3 exemplaires de leurs publications

• pratiquement : …

� Aujourd’hui• veille assurée dans Web of Science(publications scientifiques internationales)

• dépôt ou signalement par les chercheurs des autres types de publications

�Dans tous les casUne collaboration nUne collaboration néécessaire entre cessaire entre scientifiques et documentalistes !scientifiques et documentalistes !



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� 1 – Pratiques de l’institut

�� 2 2 –– Orientations actuellesOrientations actuelles

� 3 – Articulation entre HAL-IRD etHorizon / Pleins Textes

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HistoriqueHistorique

� Signature de la Déclaration de Berlin sur le Libre Accès (nov. 2005)

� Accord inter-institutions sur les Archives Ouvertes (juillet 2006)

� Nouvel Horizon / Pleins Textes (octobre 2006)

� Mise en place de HAL-IRD (mars 2007)• Articulation HAL �� Horizon / Pleins Textes

� Sensibilisation / Formation des chercheurs (2008��…)



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Orientations prises par lOrientations prises par l’’IRDIRD

� Conserver le rôle spécifique du FDI :• Repérage systématique des publications

• Documents originaux (papier + numérique)

� Développer des accès et services diversifiés pour la base Horizon :• Portails, moissonneurs et moteurs

• services aux chercheurs et aux instances…

� S’appuyer sur l’outil commun d’Archive Ouverte• Mixité des publications (UMR)

• Visibilité internationale

� Articuler les dispositifs

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Des services spDes services spéécifiques aux cifiques aux UR, aux auteurs IRDUR, aux auteurs IRD

� Listes de publications des chercheurs : URL communiquées à chaque chercheur au début de la campagne 2009 d'évaluation, du type :• http://www.documentation.ird.fr/intranet/liste-

chercheur.php?nom=GERLOTTO&prenom= FRANCOISattention aux prénoms composés (cf. doc. Word)

• http://www.documentation.ird.fr/intranet/liste-chercheur1.php?idso=xxxxx(où idso=matricule IRD, identifiant Sorgho)

� Listes de publications des UR ou US pour l’année 2008 : URL communiquées aux DU en août 2009 pour la demande budgétaire, du type :• http://www.documentation.ird.fr/hor/unite:USxxx/2008

(HOR=uniquement auteurs IRD)• http://www.documentation.ird.fr/wos/unite:URxxx/2008(WOS=y compris auteurs non IRD des UMR)On peut faire un export sous EndNote depuis ces pages

UR/US



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DDééveloppement dveloppement d’’accaccèès s diffdifféérencirenciééss

� Via Google, Ingenta,…

� Via EndNote, EndNote Web,…

� Via un Fil RSS sur les nouvelles publications

� Via différents portails (BO-MLR, SIST,…)

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� 1 – Pratiques de l’institut

� 2 – Orientations actuelles

�� 3 3 –– Articulation entre HALArticulation entre HAL--IRD etIRD etHorizon / Pleins TextesHorizon / Pleins Textes



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Deux outils complDeux outils compléémentairesmentaires

� Horizon / Pleins Texteshttp://www.documentation.ird.fr/

• Reflet du Fonds Documentaire de l’IRD (dépôt légal des versions originales)

• Archive Institutionnelle de l’IRD pour l’évaluation, la bibliométrie, …

� HAL-IRDhttp://hal.ird.fr/

Interface de dépôt et de consultation adaptée de HAL pour les publications IRD

• versions des publications en Libre Accès• Archive Ouverte commune (protocole OAI)

des conditions d’accès optimales pour les publications des Irdiens

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Horizon / Pleins TextesHorizon / Pleins Textes

� Le Fonds documentaire IRD• conservation des publications originales (support papier ou numérique)

• droits d’accès différenciés : Internet, Intranet ou limitation aux centres de documentation

�Des services associés• consultation dans les centres de documen-tation, en particulier dans les pays du Sud

• service en ligne Internet et Intranet(plus de 3000 visites par jour)

• outils dérivés pour les chercheurs et lesunités : listes de publications, sites Web…



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HALHAL--IRDIRD

�Une interface de dépôt articulée avec Horizon / Pleins Textes :• Récupération automatisée des notices produites dans Horizon

• Le dépôt dans HAL est simplifié au maximum

�Un « tampon » de validation par les documentalistes de l’IRD pour apparaître dans http://hal.ird.fr• La qualité des données documentaires est garantie

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Cas 1 : Publications de Cas 1 : Publications de rrééfféérence internationalerence internationale


��chercheurs

1. Identification dans une base de données

2. Récupération du document original

3. Message au chercheur concerné

Invitation àdéposer dans HAL

4. Dépôt dans HAL avec l’assistance du FDI

NoticeNotice

�

�NoticeNotice

5. SynchronisationFDI ��HAL

�Notice

Notice

�Notice

Notice

FDIFDIFDI

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Cas 1 = Publications signalCas 1 = Publications signaléées es dans dans Web of ScienceWeb of Science

Le dLe déépôt est automatispôt est automatiséé !!

� Réalisé par les documentalistes :• repérage des publications à l’aide de

Web of Science

• récupération des fichiers PDF des éditeurs, quand c’est possible (mis en accès réservé)

� Proposé à l’auteur de l’article :• fourniture du fichier PDF quand on ne peut pas le trouver

• dépôt de la « version d’auteur » dansl’Archive Ouverte HAL, s’il le souhaite…



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Cas 2 : DCas 2 : Déépôt direct dans pôt direct dans HAL (par un des coHAL (par un des co--auteurs)auteurs)


��chercheurs

FDIFDIFDI

1. Dépôt du document numérique�

NoticeNotice

2. Alerte automatique par HAL �

NoticeNotice

3. Intervention éventuelle sur la notice �

NoticeNotice

4. Reversement dans le FDI �

NoticeNotice

�Notice

Notice

5. Traitement documentaire complémentaire �

NoticeNotice

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Que dQue dééposer dans HALposer dans HAL--IRD ?IRD ?

Tout écrit de « bon niveau scientifique » :• en cours de travail (pre-print), avant

évaluation par les pairs, dans le cas oùvous souhaiteriez partager rapidement l'avancée de vos recherches ou faire date de votre travail;

• après soumission à des pairs pour évaluation (colloques, revues, ouvrage collectif);

• accepté par un comité scientifique et qui sera bientôt publié ou l’est déjà, en fonction des autorisations éditoriales (post-print).



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Cas 2 = Publications Cas 2 = Publications ddééposposéées dans HALes dans HAL

Le dépôt dans HAL peut provenir• d’un auteur IRD

• d’un autre auteur co-signataire

� Si l’article est déjà référencédans la base Horizon • mise à jour de Horizon avec le lien sur l’article en Libre Accès

� Sinon• récupération dans Horizon des articles édités, thèses soutenues,…

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Cas 3 : DCas 3 : Déépôt direct dans le pôt direct dans le FDI (littFDI (littéérature grise) rature grise)


��chercheurs

1. Dépôt du document numérique

2. Traitement documentaire

�

NoticeNotice

3. Message au chercheur concerné

Autorisation de dépôt dans HAL

�Notice

Notice

�Notice

Notice

FDIFDIFDI

4. Reversement dans HAL



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Cas 3 = Autres publicationsCas 3 = Autres publications

�Nécessité d’un dépôt dans le FDI(au moins un signalement pourles ouvrages)

�Dépôt d’une version numérique souhaité, pour les articles

� Forme numérique obligatoirepour la littérature grise(publications non éditées)

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Pour faire connaPour faire connaîître vos tre vos publicationspublications

�Dépôt dans les Archives Ouvertes Hal-IRd : http://hal-ird.ccsd.cnrs.fr/

�Dépôt au FDI pour Horizon/Pleins_textes :�[email protected]

�via notre centre de documentation



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ContactsContacts

� Fonds Documentaire IRD (dépôt,…) :

[email protected]

� Horizon (accès, corrections, extraits,...) :

[email protected]

� Hal-IRD (dépôt, validation,…) :

[email protected]

� Numérisation (à la demande, pb pdf,…) :

[email protected]

� Veille WOS : [email protected]

� Bibliométrie : [email protected]

� Listes de publications… et tout le reste :

[email protected]