LES WORKFLOWS

SEMINAIRE DE RECHERCHE APPLIQUEE

PRESENTATION

Anne DECOMBAZ

Yvanna ESSOMBA ZE

Marylène JABY

Lucie PROUZET

Réda KABBAJ

PLAN

INTRODUCTION

PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOWDéfinition & TypologieConcepts fondamentauxPhases d’un projet Workflow

INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOWAvantages fonctionnelsWorkflow, Contrôle Interne & Audit

CONCLUSION

PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW

DEFINITION

QU’EST-CE QU’UN WORKFLOW ? “L’automatisation d’une procédure, en totalité ou en partie, pendant laquelle les documents, informations ou tâches sont transmis d’un acteur à un autre pour une autre action, selon un jeu de règles de procédures”

POURQUOI UNE ACTIVITÉ DEVRAIT UTILISER UN WORKFLOW

un outil qui apporte une véritable aide àl’organisationl’exécutionl’optimisation

Processus

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS

WF centrés sur le document

WF centrés sur le groupe

Processus répétitifs et structurés par les

documents

WF appliqués aux processus

principaux (forte valeur

ajoutée)

WF appliqués aux processus

support (faible valeur ajoutée)

Processus spécifiques et structurés par les

intervenants

Processus « mode routine »

Processus « mode projet »

Base de données et moteur de WF

Messagerie et formulaires informatiques

de productionde production CoopératifCoopératif

Ad hocAd hocAdministratifAdministratif

EX: demande de prêts

bancaires

EX: développement d’un nouveau produit

EX: remboursement de

notes de frais

EX: rédaction d’un document

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS

EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER

Entreprise d’édition M2 CCA

Réunion du CE en AGEla semaine dernière

Objectif: transformer leurs fichiers usuels en fichiers exploitables via internet

EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIEREtape 1: le workflow humain

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS

Le rédacteur choisit des articles, fait des résumés

Le « leader d’opinion » choisit

les articles à éditer et rédige des commentaires d’experts

L’assistant à la production convertit les documents WORD en fichiers HTML ou XML

Le REC approuve les articles. Puis, le Conseiller en communication effectue les contrôles nécessaires

Le contenu est publié sur une base hebdomadaire

Le gestionnaire de comptes distribue des rapports internes mensuels, externes trimestriels, et planifie les dates de promotion

EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIEREtape 2: la conversion du workflow

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS

DocumentsMS Word

Autres sources

HTML

PDF

XtextXML

MRCXML

Processus de conversion

EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIEREtape 3: le déploiement du workflow

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS

Sage Adonix

SQLDatabase

Données complètes

Données incrémenté

es

Centre de

données

LES CONCEPTS FONDAMENTAUX D’UN WORKFLOW

Routes Règles Rôles

Définition des itinéraires

Regroupement des informations

Définition des compétences

PHASE 1 : DEFINITION DU WORKFLOW

PHASE 2 : INTEGRATION A LA GESTION DE L’ORGANISATION

PHASE 3 : MISE EN PLACE ET EVALUATION

LES PHASES D’UN PROJET WORKFLOW

Formulation et

conceptionRéalisation

Tests

Identification

Analyse

Modélisation

Installation et

Exécution

Recommandation

et Adaptation

Formation et

Accompagnement

ORDINOGRAMME

Proposition correcte?

Client

Commercial

Service souscription

Service comptable

Signe une propositionRemet un chèque

Complète la propositionSigne

Dispatche proposition et chèque

Encaisse le chèque

NON

OUIService

souscriptionArchive l’originalÉdite le contrat

Service logistique

Début de la souscription

Fin de lasouscription

J

J+1

J+2

J+5

J+4

J+10

Envoi du contratau client

PROCESSUS : EncaissementPROCESSUS : Encaissement

INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW

AVANTAGES D’UN WORKFLOW

Rationalisation

Automatisation

Sécurisation

Information

WORKFLOW

AVANTAGES D’UN WORKFLOWRATIONALISATION

REDÉFINITION DES PROCESSUS DE GESTION DE L’ENTREPRISE AFIN DE

suppression des redondances

standardiser des méthodes de travail

s’adapter rapidement aux évolutions

AVANTAGES D’UN WORKFLOWAUTOMATISATION

ÉLIMINATION DES « TEMPS MORTS » ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS D’UNE MÊME TACHE

DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS EN SUPPRIMANT LES FORMULAIRES PAPIERS

AVANTAGES D’UN WORKFLOWSECURISATION

RÉDUIRE LES RISQUES D’ERREURS HUMAINES

AMÉLIORER LA TRAÇABILITÉ ET LA TRANSPARENCE DE L’INFORMATION

AVANTAGES D’UN WORKFLOWINFORMATION EN TEMPS RÉEL

VISIBILITÉ IMMÉDIATE DES TÂCHES EFFECTUÉES, EN COURS, À FAIRE OU EN RETARD

ANTICIPATION DES BLOCAGES ET DYSFONCTIONNEMENT

AVANTAGES D’UN WORKFLOW

Rationalisation

Automatisation

Sécurisation

Information

WORKFLOW

WORKFLOW, CONTRÔLE INTERNE & AUDIT

Contrôle interne Audit

Prise en compte des dimensions autres qu’opérationnelles

Prise en compte des dimensions autres qu’opérationnelles

La partie opérationnelle est

suivie d’un partie de contrôle

La partie opérationnelle est

suivie d’un partie de contrôle

Workflow comme support Évaluation des travaux

réalisés en fin de période

Workflow assimilé au Contrôle interne

CONCLUSION

Avant d’être un projet informatique, les Workflows sont essentiellement une problématique organisationnelle

En somme, nous essayerons de répondre aux questions

- Qui?-Fait quoi?

-Quand?-Comment?

SOURCES

http://jobfunctions.bnet.com/whitepaper.aspx?docid=176937

http://www.guideinformatique.com/fiche-workflow-394.html

http://www.knowledgestormerp.com/kserp/search/keyword/Erp%20Ppt%20Workflow/Direct%20Related%20Searches/Erp%20Ppt%20Workflow

REMERCIEMENTS

M. Pierre DAGNIAU

M. TRENTESEAUX