TABLE DES MATIÈRES

I. POURQUOI CE GUIDE ? ...................................................................................... 2

II. QUESTION DE MOTS .......................................................................................... 3

III. POURQUOI UN GUIDE D’ÉTHIQUE ? ................................................................ 4

IV. CADRE JURIDIQUE ............................................................................................ 5

V. LE CONTENU ....................................................................................................... 6

VI. EN GUISE DE CONCLUSION ........................................................................... 10

PRÉAMBULE .................................................................................................... 6CHAMPS D’APPLICATION ............................................................................. ...... 6DEVOIRS GÉNÉRAUX ..........................................................................................7

- Impartialité et équité ............................................................................. 7- Participation et assiduité ...................................................................... 7- Loyauté ................................................................................................. 7- Respect, égards et courtoisie .............................................................. 8- Divulgation de l’information, confidentialité et discrétion ...................... 8- Conflits d’intérêts, cadeaux, faveurs et avantages ............................... 8- L’après-mandat .................................................................................... 9- Dérogations ........................................................................................... 9

A)B)C)

Le Réseau québécois des OSBL d’habitation a bénéficié du soutien financier duProgramme d’aide aux organismes communautaires (PAOC) - volet ponctuel de laSociété d’habitation du Québec (SHQ) pour réaliser ce document.

Rédaction : Luc LalondeÉdition : Richard SaulnierInfographie : Myriam Lalonde

Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination etseulement dans le but d’alléger le texte.

Réseau québécois des OSBL d’habitation1ère éditionComité aviseur : Serge Bergeron, Myrtha Laflamme et François Vermette

ISBN-13 : 978-2-923537-01-6ISBN-10 : 2-923537-01-7

© Réseau québécois des OSBL d’habitation2165, rue Tupper #102Montréal (Québec) H3H 2N2(514) 846-0163(514) 932-7378www.rqoh.com

MAI 2006

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II. QUESTION DE MOTS

Code ou guide ? Éthique ou déontologie ? La première étape est de choisir son voca-bulaire. Derrière les mots, ce sont vos valeurs qui s’inscrivent. Êtes-vous en faveurd’une prescription de comportement, d’une ordonnance ou d’un règlement ?Choisissez alors le mot CODE.

Si vous êtes plutôt du genre à vouloir indiquer le chemin à suivre et donner desorientations, choisissez le mot GUIDE.

Quant à l’ÉTHIQUE, elle est une science de morale, voire une philosophie, alorsque la DÉONTOLOGIE est la théorie de la morale qui s’adresse aux rapports entreles membres d’une profession et les tiers.

Au sens juridique, peu importe que vous adoptiez un code d’éthique, un code dedéontologie ou un guide de l’un ou l’autre, il s’agira bel et bien d’un règlement adoptépar la personne morale1 et son titre n’aura pas d’autre impact que la transmission devos valeurs.

La plupart des organismes sans but lucratif au Québec ont choisi l’appellation guided’éthique. C’est également le choix que nous ferons dans ce document, afin de « guider » les administrateurs vers une « morale » qui soit propre à leur organisation.Toutefois, un petit débat s’impose dans votre organisation, ne serait-ce que pourvous approprier ce choix.

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS2 LES MEILLEURES PRATIQUES

I. POURQUOI CE GUIDE ?

Il peut être aisé de se faire élire au sein d’un conseil d’administration, mais l’exercicede son rôle peut s’avérer ardu. Pour aider les administrateurs d’OSBL d’habitation,le Réseau québécois des OSBL d’habitation propose une série d’outils qui faciliterontla compréhension du rôle des administrateurs et des modalités d’action qui s’y appliquent.

C’est dans ce contexte que le guide, pour se doter de règles de conduite, a été élaboré. L’outil est à la fois un modèle que vous pouvez utiliser et un guide sur lesimpératifs auxquels vous devez penser pour rédiger vos propres règles éthiques.

Les administrateurs ont tout avantage à se doter d’un guide d’éthique, afin de préciserleurs attentes réciproques et rassurer la population sur leurs intentions en tant qu’administrateurs.

Alors, à vos crayons et réflexions, et bonne éthique !

1 La corporation est une personne au sens de la loi. Comme elle n'est pas physique, on parle alors d'une personne morale (Loi des compagnies, chap. C.).

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IV. CADRE JURIDIQUE

Outre le fait de plaire au législateur, l’adoption d’un guide d’éthique ne relève d’aucune obligation légale. Vous pouvez donc simplement l’adopter au conseil d’administration comme toute politique qui découle de vous ou encore le faire ratifierpar votre assemblée générale.

Nous vous incitons à déposer votre guide auprès de votre assemblée. Cela obligeratous les futurs administrateurs à en tenir compte et du même coup vous obligera àle diffuser auprès de tous vos membres. Vous donnerez ainsi une importance particulière à votre éthique.

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS4 LES MEILLEURES PRATIQUES

III. POURQUOI UN GUIDE D’ÉTHIQUE ?

Le Code civil du Québec demande aux administrateurs d’organismes sans but lucratifd’avoir des comportements moraux. La personne morale a donc des « comportements »au sens du Code civil. Elle doit agir avec prudence, diligence et probité2.

Or, la prudence d’une personne morale se constate par l’adoption de règlements,guides et codes. La charte et les règlements généraux sont les principaux outils dediligence, et le guide d’éthique des administrateurs suit de près cette logique. Enplus de vous permettre d’exprimer votre diligence et votre prudence, un tel guide sertd’outil de travail pour « former » les administrateurs. Des notions aussi fondamentalesque la solidarité des administrateurs entre eux et les conflits d’intérêts seront ainsinommées et décrites de façon à ce que chaque administrateur joue pleinement sonrôle, soit celui de réaliser la mission de la personne morale.

Selon le Rapport du groupe de travail sur l’éthique, la probité et l’intégrité des administrateurs publics3, l’éthique vise principalement à renforcer le lien de confianceentre l’administrateur et ses commettants. Autrement dit, un guide d’éthique rassureles membres d’une corporation ainsi que la population visée par sa mission sur lesvaleurs que devront défendre les administrateurs au cours de leur mandat et aprèsce dernier.

Toujours selon ce même rapport, l’adoption d’un guide d’éthique favorise laconscientisation des administrateurs face à leur rôle. Le guide a l’avantage de souligner que l’administrateur doit agir de façon à remplir la mission qui lui estconfiée, et ce en dehors de ses intérêts personnels.

Le guide d’éthique est à la fois une liste de comportements souhaités et les mesuresenvisagées par la personne morale pour s’y contraindre.

2 Code civil, art. 532, 357 à 365, 1053 à 1055 et code de procédure civile, art. 828 à 832.3 Rapport du groupe de travail sur l'éthique, la probité et l'intégrité des administrateurs publics, Gouvernement duQuébec, mai 1995.

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C) DEVOIRS GÉNÉRAUXOn inscrit ici les devoirs généraux attendus des administrateurs et on liste par la suiteceux auxquels le guide s’adresse plus précisément. Nous avons regroupé le vocabulaire utilisé dans la plupart des guides et codes existants. Encore une fois, lechoix des mots est idéologique. Vous devrez donc choisir les vôtres en fonction desvaleurs de votre corporation.

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS6 LES MEILLEURES PRATIQUES

V. LE CONTENU

Nous présentons ici un projet de contenu dont vous pourrez librement vous inspirerpour rédiger votre guide d’éthique à l’intention de vos administrateurs. Ce projets’inspire de guides et codes existants4. En encadré, vous trouverez des suggestionsde libellés. Notez qu’il s’agit uniquement de suggestions, car ce sont vos mots quidoivent s’y retrouver.

A) PRÉAMBULEAvant de parler de votre guide, expliquez en quelques mots pourquoi vous le faites.Le préambule est une introduction expliquant les motivations qui vous ont amenés àadopter ce guide ainsi que vos intentions.

B) CHAMPS D’APPLICATIONIci, on indique qui est concerné par ce guide et selon quelles modalités il sera utilisé.Chaque membre du conseil est concerné et nous vous proposons de mandater laprésidence de l’organisme pour le faire respecter. On choisit aussi d’inscrire que leprésident est responsable de sa divulgation; il doit en remettre copie à tout nouveladministrateur.

L’application du présent guide est sous la responsabilité de la présidence duconseil d’administration qui devra s’assurer de sa divulgation et de son respect.

Les administrateurs doivent agir dans le meilleur intérêt de la corporation. Ils doivent respecter les statuts et règlements ainsi que l’ensemble des politiques etprocédures en vigueur.

Ils doivent mettre à profit leurs connaissances, aptitudes et expériences demanière à remplir adéquatement leurs fonctions.

Ils doivent agir avec prudence, diligence et probité. Ils font preuve de loyauté etde compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable.

Impartialité et équité Les décisions rendues par les administrateurs doivent être impartiales et équitables.Ils ne doivent prendre aucune décision en faveur d’eux-mêmes ou de leurs proches et doivent en tout s’assurer d’être équitables.

4 Voir les références à cet effet.

L’administration d’un organisme sans but lucratif en habitation présente descaractéristiques qui lui sont propres et le distingue des autres corporations. Ils’agit en fait d’un contrat social qui impose un lien de confiance entre ses membreset la communauté qu’elle dessert.

Les principes éthiques prônés par la corporation portent sur les devoirs et obligationsd’administrateurs entre eux et envers leurs commettants. Ils font appel au sensdes responsabilités et au jugement des administrateurs.

Le présent guide a pour objet d’établir les règles de conduite des membres duconseil d’administration entre eux et devant leurs commettants. Chaque membredu conseil est tenu de s’y conformer.

Le présent guide ne réduit en rien les obligations des membres envers d’autreslois et règlements, notamment aux articles 321 à 326 du Code civil du Québec, àla Loi des compagnies et aux règlements généraux de la corporation.

Participation et assiduitéLes administrateurs doivent participer de façon active et assidue aux délibéra-tions du conseil.

LoyautéLes membres ne peuvent en aucun cas se désolidariser d’une décision duconseil, même après leur mandat; ils doivent démontrer du respect envers lesdécisions qui ont été prises sous leur gouverne.

8 LES MEILLEURES PRATIQUES 9L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS

Respect, égards et courtoisieLes membres doivent faire usage de considération dans leurs échanges et danstoutes leurs communications. Ils évitent toutes formes de discrimination ou deharcèlement.

Ils doivent se comporter avec égards, tant dans leurs paroles que dans leurs attitudes.

Conflits d’intérêts, cadeaux, faveurs et avantagesLes membres luttent contre toute forme d’abus de pouvoir. Ils évitent toute formede conflits d’intérêts. Ils s’abstiennent de siéger lorsqu’une décision porte sur desintérêts qui sont les leurs. S’ils sont bénéficiaires des services de la corporation(locataires), ils s’assurent que leur participation à un débat concernant l’ensembledes commettants réponde à leurs besoins et à ceux de la corporation.

Tout administrateur doit dénoncer les situations de conflits d’intérêts. Les membresconviennent entre eux alors des modalités de discussions et de décisions quiconviennent le mieux en fonction de l’importance du conflit.

Les membres ne peuvent solliciter ni accepter aucun avantage ou bénéfice directement ou indirectement d’une personne ou d’une entreprise faisant affaireavec la corporation.

Les membres ne reçoivent aucun traitement ou autres avantages pécuniaires àl’exception du remboursement des dépenses faites à l’occasion de l’exercice deleurs fonctions.

Divulgation de l’information, confidentialité et discrétionIls adoptent une attitude de réserve et de retenue dans la manifestation publiquede leurs opinions.

Ils ne peuvent utiliser à leur profit ou au profit de tiers l’information obtenue dansl’exercice de leurs fonctions.

Ils sont tenus de respecter les normes de confidentialité usuellement reconnues.

Ils révèlent toute information ou tout fait lorsqu’ils savent que ces renseignementspourraient avoir un impact sur une prise de décision.

L’après-mandatÀ la fin de son mandat, l’administrateur ne peut déroger au présent guide. Il doitmaintenir des attitudes prudentes, diligentes, discrètes et honnêtes envers la corporation durant deux années suivant son départ. Il doit éviter de ternir la réputation de la corporation ou de toute personne y œuvrant.

Dérogations Les administrateurs ont le devoir d’informer le conseil de toutes situations dérogatoires au présent guide.

Advenant qu’un administrateur déroge au présent guide, le président ou le vice-président peut demander l’examen de la dérogation. Le conseil d’administrationdevra alors statuer s’il y a dérogation ou non lors d’une réunion à huis clos.

Le conseil pourra alors rejeter l’allégation ou déterminer les sanctions appropriées. Ses sanctions peuvent être de l’ordre de la réprimande ou de la suspension jusqu’à la déchéance de sa charge.

La décision du conseil d’administration doit être prise aux deux tiers des votes etest irrévocable.

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RÉFÉRENCES

Gouvernement du Québec, Rapport du groupe de travail sur l’éthique, la probité etl’intégrité des administrateurs publics, Publication officielle / mai 1995.

Guide d’éthique et de déontologie, Institut national de la recherche scientifique /novembre 1998.

Code d’éthique et de déontologie, Agence de développement de réseaux locaux deservices de santé et des services sociaux de la Capitale, ADRLSSSC / janvier 2004.

Code d’éthique des administrateurs de Métro inc., Métro inc. / mai 2004.

Code d’éthique et de déontologie du CLSC Métro / février 1998.

Code d’éthique de la Fédération de locataires de HLM du Québec, FLHLMQ / janvier1999.

Code de procédures et de déontologie à l’intention du personnel du FoyerLaurentien, Foyer Laurentien / janvier 1999.

Code d’éthique de la Maison d’un nouvel élan, Maison d’un nouvel élan.

Politiques de gestion et manuel d’employés, Regroupement des offices d’habitationdu Québec / juin 2005.

Guide d’élaboration d’énoncés de valeurs et d’intégration des valeurs en milieu detravail, Direction de la planification du rendement, Industrie Canada, / octobre2003.

L’ÉTHIQUE ET LES ADMINISTRATEURS10 LES MEILLEURES PRATIQUES

VI. EN GUISE DE CONCLUSION

Un guide d’éthique est un outil de travail avec lequel les administrateurs doiventconjuguer. Il ne remplace aucunement d’autres formes de règlements ou prescriptions.Cependant, il souligne de façon particulière les comportements souhaités.

Dans la réalité de tous les jours, les administrateurs qui donnent généreusement deleur temps le font par intérêt, soit celui de défendre une cause, de soutenir un projetou encore de représenter les personnes qu’ils défendent. À ce chapitre, la notion deconflit d’intérêts est celle qui doit les préoccuper le plus. En tant que locataire siégeant à un conseil, vous aurez à prendre des décisions budgétaires qui auront unimpact direct sur votre qualité de vie. Par exemple, s’il y avait du budget seulementpour rénover deux appartements de votre immeuble sur six, il serait tentant de choisirle vôtre, alors que votre devoir serait davantage de cibler celui qui en a le plusbesoin. Vous pourriez vouloir adopter un règlement en faveur des animaux parceque vous voulez avoir un chien. Si vous êtes respectueux de votre guide d’éthique,vos décisions ne se prendront pas sur des bases personnelles, mais bel et bien enfaveur de la corporation et de l’équité.

Un autre piège est de cohabiter avec les décideurs. Comment vous comporterez-vous si un membre du conseil est aussi un locataire trop bruyant à votre goût ?Quelles attitudes adopterez-vous envers un voisin embêtant alors que vous avez lepouvoir de l’évincer ? Si vous êtes délégués par une autre organisation, aurez-voustendance à faire en sorte que les critères de sélection des locataires correspondentaux usagers desservis par votre employeur ? Ou, tout bonnement, ferez-vous ensorte que les réunions du conseil se tiennent dans des temps et lieux qui conviennent à celui-ci ou à la majorité des administrateurs ?

Voilà des dilemmes qui sont loin d’être anodins et auxquels l’éthique devrait répondre.On demande aux administrateurs d’agir « en bon père de famille » et, parole depère, ce n’est pas facile.

En terminant, quand la caissière de l’épicerie vous remet un dollar en trop, que faites-vous ? Si vous le lui remettez, vous êtes un administrateur modèle. Si vousvous dites que, de toute façon, la chaîne « X » a en masse de fric, peut-être ferez-vous un moins bon administrateur aux yeux de certains, alors que d’autre vous donneront raison. L’éthique, c’est avant tout une affaire de jugement, mais il estopportun de se rappeler qu’en tant qu’administrateur, vous êtes le « porteur » de ce jugement. Par conséquent, vous feriez mieux de remettre le dollar, surtout si vous êtes membre du CA de la chaîne d’alimentation X.