L’informatisation des Urgences à l’Hôpital Erasme

P. Lheureux, L. Moest & M. RommesService d’Accueil des Urgences

CUB – Hôpital Erasme - Bruxelles

20 ans de cheminement et le choix du système ECare

HistoriqueDébut des années 80:

Apple II et IIe, 64 K, pas de HDD, floppy 140 k, DOS, CP/M, dBase IIfaible convivialité, lenteur, procédure fastidieuse, résultats aléatoires enregistrement d’un nombre limité de champs par fiche et de caractères par champ…mais motivation du concepteur, activité clinique relativement modeste

Contenu:données administratives des patients (nom, prénom, date de naissance, coordonnées du médecin traitant, moyen, date et heured’arrivée)codification « maison » des motifs de recours et des diagnostics et la destination du patient à sa sortie des urgences, horodatage (nonautomatisé, examens complémentaires réalisés.

Buts:analyse de la population prise en charge à des fins statistiques ou scientifiques, évaluation de l’activité journalière, mensuelle ou annuelle du service et suivi d’évolution, archives locales (certificats, gestion des plaintes…)génération automatique d’un courrier simple adressé au médecin traitant (dBase II, puis WordStar)

EvolutionA partir de 1987:

plateforme PC compatible, dBase III+ sous MS-DOS. enrichissement des fichiers administratifs et médico-infirmiers, encodés séparément sur diquettes 720 ou 1.44 et fusionnés ensuite, stockage sur un HDDaugmentation régulière de la fréquentation (+6 à 7%/an)plus d’encodage direct possible par les prestataires de soins; accroissement du pool de secrétariat à 2 puis 3 ETP, feuilles préparatoires à l’encodage remplies par les infirmières.

Au milieu des années 90:participation à la collecte de données EHLASS (+ 3/4 ETP)encodage des données permettant la facturation des consultations et des actes techniques prestés

Fin des années 90: fin de l’étude EHLASS et du financement qui y était attaché en 1999 : (-3/4 ETP)charge d’encodage augmentée qualitativement et quantitativement de plus de 100% en 10 ans

Le choix d’un nouveau systèmeObjectifs

récupérer toute les fonctions de l’ancien systèmeajouter une dimension nouvelle : la gestion des flux en temps réel par une saisie on lineintégrer le « triage - gravité » (ETG, MTS,…)

Principesinterface graphique conviviale et logique, approche intuitive etergonomique: favoriser saisie de données par simple validation, limiter la saisie de texte et le nombre d’écrans à balayer. administration du système suffisamment simple et souple pour permettre un paramétrage partiel dans le service même, ainsi que la gestion des profils utilisateur et des droits d’accès.

Impératifs imposés aussi par le gestionnaire : puiser les données administratives dans l’ordinateur central de l’hôpital mettre à disposition des autres services au niveau des archives centrales les données pertinentes relatives au passage du patients aux urgencesfournir les données nécessaires à la facturation

Inventaire des butsgestion du passage:

inscription, tri infirmier, évaluation médicale, soins, examens complémentaires, génération d’un dossier médicalhorodatage automatique, identification automatique des intervenantsgénération de documents: ex. complémentaires et avis, attestations et certificats, prescriptions,…surveillance et traitement en UHCD ou déchocage

codification diagnostique (CIM-10)archives (locales et centralisées)inclusion des documents « externes » dans le même dossiersemi-automatisation et généralisation du courrier au MTproduction des données utiles à la facturationgestion de stocks (pharmacie, matériel…)analyse de la base de donnéesprogramme unique (SMUR, ERERA,…)

Inventaire des moyens

implantation pratique des postes de travail (environ 25 ! 18) et choix du type de postes

desktops: 14 (med, infir, accueil, secrét., paramétrage)laptops: 1 au tri (récemment volé)tablets PC: 3 (soins)

re(cablage) en 100Mb + réseau wirelessscanners à documentsréutilisation du matériel existant chaque fois que c’était possibleinterfaces à réaliser en distinguant

ceux qui étaient indispensables: TPMS, DMU, facturationceux qui seraient souhaitables à l’avenir (coût, charge de travail): labo, USI, Rx, gynéco,…

Choix du logiciel

Pas de développement interne si une solution commercialisée existeLogiciels commercialisés: UrQual®, Expimed®, DMU®, ECare®Demandes d’offre, visites, stages, avisConvivialité, intégration intuitive au fonctionnement du service, adhésion des utilisateurs de terrain, temps consacré au paramétrage local…

Enrichissement de ECare

Traduction francophoneIntégration du tri: Erasme /ETG ! MTSCIM-10, thésaurus diagnostique de la SFMUPharmacie hospitalière, compendium CBIPListing des prestataires INAMIGénérateurs de documents administratifsIntranet urgence:

infosformation continueprotocoles thérapeutiques, ordres permanents, guide d’antibiothérapierecommandations patients…

Le bilan positif après 5 mois

Très bonne intégration dans le travail médical et infirmier

Plus de 90% des dossiers tout à fait informatisésRéduction importante des documents «papiers»

Automatisation du courrier à plus de 90%; validation par médecin seniorLes dossiers informatisés (lisibles et clairs) sont appréciés en salle et en consultationArchives locales (suivi, revisites, documents…)Accélération des procédures de facturation

vérification + validation plutôt qu’encodage+/- 3h de travail/j

20 ans après…

Les problèmes…

Interfaces (TPMS, archives DMU,…)Coupures TPMS et rattrapage manuel (erreurs)Rejets de facturation (erreurs de codes INAMI, prestations < bases de données, erreurs de rattrapage)Lenteur du wireless (10 ! 53 Mb ?)Sécurisation du matériel (vol) et du serviceHardware

incomplet (scanners)insuffisant (5 à 6 postent manquent)

Le chemin qui reste à faireLabo, gynéco, USI…SMUR, ERERA ?,…TPMS ! SIEMET

ConclusionsL'informatisation d’un service d’urgence ne peut se limiter à celle du dossier médical ou à l’enregistrement de données à des fins de statistiques ou de tarification des actes médicaux ou infirmiers prestés. Elle doit être conçue comme un système global fortement intégré au fonctionnement du service et permettre l’indispensable gestion des flux et accompagner le patient à chaque étape de sa prise en charge. Elle devient alors un auxiliaire quotidien incontournable pour le staff médical, infirmier et administratif, plutôt qu’une charge supplémentaire. Elle renforce la cohésion de l’équipe autour d’un projet commun.Elle est un instrument de communication au sein du service, avec les partenaires des urgences (laboratoires, radiologie…), et avec la médecine libérale ou les services d'hospitalisation.

ConclusionsElle doit permettre

l’analyse de l'activité du service d’urgence, évaluation dans lecadre d’une démarche qualité, analyse des coûts des travaux scientifiques en médecine d’urgence

Notre expérience permet aussi de tirer les conclusions suivantes :

l’adaptation du staff médical et infirmier en 2003 est relativement peu problématique, pour autant que le système soit ressenti comme un instrument utile au travail quotidien ;les problèmes sont avant tout liés à l’intégration dans un environnement hospitalier informatisé de façon hétéroclite, les interfaces étant nombreux et complexes à développer ;l’implication de plusieurs personnes du service, au niveau des staffs médicaux, infirmiers et administratifs dans l’implantation du projet et le paramétrage local du logiciel est essentielun coordinateur du projet doit suivre le développement, collecter les remarques des utilisateurs et coordonner les divers intervenants internes ou externes à l’institution hospitalière.