LIVRE BLANCCe Livre Blanc aborde les solutions à mettre en œuve pou mieux suive, elance et se faie paye ses factures. D'autre part, il expose la solution en ligne proposée par Clearnox,

Copyright Clearnox Edition 2016 « Facturer c’est bien, Encaisser c’est mieux » Page 1

LIVRE BLANC

« Facturer c’est bien, Encaisser c’est mieux »

Ou

Comment réduire vos délais de règlement

Thème : Méthodologie et solution pour gagner 20% de

trésorerie et passer 2 fois moins de temps dans vos relances


LIVRE BLANC

“FACTURER C’EST BIEN, ENCAISSER C’EST MIEUX”

Table des matières I. Délais de règlement : un enjeu majeur pour les PME ............................................................................ 3

A. Des constats mais pas de solutions ........................................................................................................ 3

B. Les gains financiers attendus d'une bonne gestion de l’encaissement .................................................. 4

II. Contexte ................................................................................................................................................. 5

A. Le marché des logiciels de gestion : « Facturer, c’est bien » ...................................................... 5

B. Les attentes du marché : « Encaisser, c’est mieux » ................................................................... 5

III. Méthodologie : comment gagner 20% de trésorerie sur son encours clients ?..................................... 7

A. Les règles à respecter en terme de suivi, relance et paiement de factures ................................ 7

B. Le cercle vertueux se met en place ............................................................................................ 10

C. L’assurance de gains financiers rapides ..................................................................................... 11

IV. Clearnox – l’outil idéal de suivi, relance et paiement de factures ................................................... 18

A. Clearnox - Visibilité & Synthèse ................................................................................................. 19

B. Clearnox - Visibilité Client .......................................................................................................... 20

C. Clearnox - Visibilité - Prévisions des encaissements .................................................................. 21

D. Clearnox – Communication - Les scénarios de relance ............................................................. 22

E. Clearnox – Collaboration - Partager l’information en interne ................................................... 23

F. Clearnox - la solution pour gagner 20% de trésorerie et pour régler définitivement le

problème de retard de paiement ............................................................................................................. 24

V. Conclusion ............................................................................................................................................ 25


I. Délais de règlement : un enjeu majeur pour les PME

A. Des constats mais pas de solutions

Les délais de règlement et leur respect restent un enjeu majeur pour toutes les PME/TPE en France.

Les entreprises n'ont pas une bonne visibilité sur le sujet (mesurer son encours, lister les tâches à faire,

point de risque). Elles utilisent souvent une multitude d'outils non spécialisés (Balance AG, Excel, email,

Stabilo, logiciel de comptabilité, etc) et donc ne traitent que très partiellement le sujet.

En atteste les nombreuses études qui sont publiées régulièrement à ce sujet dont notamment :

- Etude Price Water House Cooper 2016 : La trésorerie est désormais citée en priorité N°1 des

Directions Administratives et Financières

- La réduction des délais de paiement : un enjeu majeur des primaires à droite

- “Les PME perdent 16 milliards d'euros par an à cause des délais de paiement” - L'Express 07/03/2016

- “30% des entreprises ont constaté une détérioration des délais de paiement de leurs clients” - Le Figaro 23/03/2015

- “47% des PME françaises déclarent que les délais de paiement engendrent des pertes de

revenus” - Etude 2016 Cabinet Intrum Justitia

La conclusion est unanime : Une très grande majorité des entreprises en France est concerné par la problématique de réduction des délais de règlement et des impayés, à l'origine de perte de trésorerie considérable.

http://www.pwc.fr/fr/espace-presse/communiques-de-presse/2015/decembre/les-directeurs-financiers-acteurs-de-la-transformation.html

http://www.ifrap.org/emploi-et-politiques-sociales/primaires-droite-la-reduction-des-delais-de-paiement


Ce Livre Blanc aborde les solutions à mettre en œuvre pour mieux suivre, relancer et se faire payer ses

factures. D'autre part, il expose la solution en ligne proposée par Clearnox, qui concentre toute

l'expertise nécessaire à traiter cette problématique.

B. Les gains financiers attendus d'une bonne gestion de l’encaissement

Les gains financiers attendus peuvent être considérables. En premier lieu le gain de trésorerie direct qui

peut être estimé à 20% de l'encours clients d'une entreprise mais il y a aussi d’autres gains plus indirects :

Nous pouvons citer des :

● Gains de temps à réaliser grâce à un meilleur outil de suivi et de relance

● Gains de frais de financement : liés le plus souvent au cash non reçu des clients sur les comptes

en banque de l’entreprise

● Gains d’impayés suite aux sommes mieux recouvrées évitant ainsi les litiges, les contentieux et

donc les non paiements.

Dans le paragraphe ci-après, vous trouverez une simulation des gains réalisée sur la base de données

réelles d’une entreprise de 10 M HT d'euros de Chiffres d'Affaires pour un encours moyen d’1,5 M

d'euros environ.


II. Contexte

A. Le marché des logiciels de gestion : « Facturer, c’est bien »

En raison de nombreuses contraintes réglementaires, fiscales et juridiques historiques et actuelles, les

entreprises en France sont, depuis de nombreuses années, équipées en grande partie de logiciels de

comptabilité et de gestion commerciale standards du marché comme ceux des éditeurs Sage, Cegid, Ciel,

EBP ou encore Intuit.

En résumé, ces solutions de facturation et de comptabilité permettent de faire un devis, d'envoyer une

facture et d'enregistrer cette dernière en comptabilité avec, par exemple, des indications sur le moyen de

paiement du client ou encore de date d'échéance de la pièce.

Cette chaîne de gestion traditionnelle ne prend pas en compte les aspects de recouvrement, de

prévenance et de relance des échéances, de scénarios adaptés et globaux par profil de clients, etc.

“Facturer c'est bien, Encaisser c'est mieux” est la devise de ce Livre Blanc.

B. Les attentes du marché : « Encaisser, c’est mieux »

Les entreprises ont prioritairement 3 problèmes à gérer quotidiennement : la trésorerie de l'entreprise,

développer son Chiffre d'Affaires et diminuer les charges.

Tout secteur confondu, les entreprises dont le chiffre d’affaires est compris entre 500k d'euros et 50 M

d'euros de chiffres d'affaires (donc toutes les TPE et les PME en France) doivent toute vivre avec ce souci

permanent de courir après l'encaissement de leurs factures et chercher des solutions alternatives comme

la gestion des contentieux, des impayés, de l’affacturage, etc. De fait, elles érodent une grande partie des

marges déjà difficiles à réaliser avec des solutions palliatives très onéreuses et qui n’apportent pas de

solutions aux problèmes de fond.


Après analyse de ces problématiques, les entreprises ne sont pas confrontées à un problème de

recouvrement d’impayés mais à toute une série de problèmes sur les outils utilisés, les méthodes et

processus appliqués, la qualité de leur communication auprès de leurs clients, à des soucis de reporting,

de visibilité, d'organisation du temps de travail consacré et d’efficacité.

En synthèse, la plupart des clients ont besoin d’être relancés pour payer leur facture, c’est une pratique

admise. Les entreprises consomment beaucoup de temps et d’énergie à faire tous ces travaux de suivi et

relance sans avoir forcément les bons outils.

C’est pourquoi une solution logicielle intelligemment construite a toute sa place pour répondre à toutes

ces caractéristiques.


III. Méthodologie : comment gagner 20% de trésorerie sur son encours clients ?

Comment créer le cercle vertueux du suivi et de relance des paiements de factures afin d’être payé en

temps et en heure et ainsi gagner 20% de trésorerie ?

A. Les règles à respecter en terme de suivi, relance et paiement de factures

Règle N°1 : Disposer d’une visibilité parfaite

Le suivi du paiement des factures passe par un suivi précis :

● des sommes à relancer (que les échéances soient passées ou non)

● des clients à relancer

La première étape consiste donc à :

● avoir une vue synthétique des sommes à relancer par profil client et par type d’échéance (en

retard ou non échues)

● avoir une catégorisation des clients très précise afin d’isoler les mauvais payeurs des bons, les

clients grands comptes des PME, les clients qui règlent par virement ou prélèvement des autres,

etc.


Il convient aussi dans cette classification et ces vues de bien comprendre ce qui a été fait comme

relances, ce qui reste à faire, les (mauvaises) habitudes de certains clients, les promesses données par les

clients ...

Cette première étape nécessite une synchronisation parfaite avec votre logiciel de comptabilité.

Il convient au final d’avoir une visibilité synthétique et aussi par client tant sur les actions réalisées que

sur les prévisions.

Règle N°2 : Avoir une communication qualitative et efficace

Une fois cette classification faite, la règle d’or est de communiquer de façon exhaustive, variée et

qualitative auprès d’un maximum de clients de manière systématique et ordonnée mais avec un niveau

de discours et de proximité variant d’un profil de client à un autre.

Vous devez donc ensuite travailler vos scénarios de relance qui vont ordonnancer, processer, structurer

tous vos cycles de communication par profil de clients.

Les scénarios de relance vont vous permettre d’adresser le bon message au bon client et au bon moment,

avec une précision et une qualité de communication qui sont les garants de votre réussite. Vous allez

gagner un temps précieux dans l’exécution de ces tâches fastidieuses, sur l’intégralité de vos clients et en

concentrant vos appels téléphoniques sur des niveaux de relance et profils de clients choisis.

Vous allez devoir personnaliser les étapes, les expéditeurs, les profils de clients, les modèles de mails et

de courriers automatiques en différenciant, par exemple, les clients avec mails de ceux sans mails.


Le bon discours à faire passer au client s'appuie d’abord et avant tout sur une mécanique simple qui se

résume en trois mots :

● Prévenance

● Relance

● Remerciements

Vos scénarios de relance doivent respecter dans l’ordre ces trois étapes afin de prévenir un client qu’une

échéance approche : c’est la phase de Prévenance.

Elle permet de déclarer en amont des litiges (qui peuvent se convertir en contentieux si non gérés en

début de chaîne) et d’entamer une communication avec son client très en amont de l’échéance à venir.

Cette étape donne une image de modernité à vos clients tout en vous garantissant une optimisation du

suivi.

Viennent ensuite les étapes de Relances traditionnelles (plus ou moins rapprochées de l’échéance à venir

puis celles concernant les dépassements d’échéances). Ces étapes de relance doivent comporter des

relances automatiques par mail mais aussi des étapes de relances téléphoniques notamment en ce qui

concerne les traditionnels mauvais payeurs. La personnalisation des messages et des moyens de

communication est un levier de la réussite dans la relance de paiement.

Enfin la dernière étape de Remerciements vous permet de revenir à un discours très orienté client

montrant votre sérieux et la qualité de votre communication, même sur un sujet délicat comme le

recouvrement de créances clients.


Règle N°3 : Installer une collaboration simple

Pouvoir échanger en interne dans l’entreprise avec tous les services (direction, commerciaux, services

opérationnels) grâce à un outil unique et fiable est aussi la clé à terme d’un bon système de suivi, relance

et paiement de factures car vous faites de cet outil le meilleur juge de paix en interne de l’information de

suivi d’un client et de ses échéances voire même des litiges déclarés. Tous les collaborateurs de

l’entreprise ont le même niveau d’information sur tous les clients.

L’information concernant le suivi et la relance de factures doit être accessible à tout moment et en tout

point : un dirigeant doit être capable à l’aéroport de consulter l’état de son encours et des actions et

promesses en cours.

L’information doit être accessible soit directement dans l’application soit en recevant par mail des

synthèses précises et complètes.

B. Le cercle vertueux se met en place

La synthèse de ces règles nous apprend que :

non seulement vous relancez et communiquez beaucoup mieux et sur l'intégralité de vos clients

vous traitez très tôt les éventuels problèmes avec la boucle de prévenance, ce que vous ne faisiez

pas avant

vous passez des appels sur des clients traditionnellement mauvais payeurs, vous vous concentrez

sur l’appel des clients en retard


vous passez moins de temps et moins d’énergie dans le suivi et la relance

vous impliquez les collaborateurs dans l’entreprise donc vous donnez une meilleure visibilité et

observerez une diminution des litiges et des risques

vous donnez une image moderne, de qualité et de sérieux sur un sujet souvent épineux dans les

relations clients/fournisseurs

Le cercle vertueux s’installe donc rapidement en quelques mois : vos clients vont avoir l'habitude des

prévenances, des relances et ils vont progressivement prendre l’habitude de payer plus rapidement

donc vous allez gagner 20% de trésorerie grâce à la méthodologie Clearnox

C. L’assurance de gains financiers rapides

L’impact financier de la réduction des délais de paiement

La première chose à faire : calculer le délai moyen de règlement, à l’aide du Chiffre d’Affaires TTC et du

montant de l’encours clients, grâce à la formule suivante :

Encours clients TTC / CA TTC * 360

Prenons l’exemple d’une société ayant un Chiffre d’Affaires de 10 M€ et un encours clients d’environ

15%, le montant de l’encours sera alors d’environ 1,5 M€, et le délai de règlement se calculera ainsi :

(1,5 / 12) * 360 = 45

Le délai de règlement moyen sera donc de 45 Jours.

a) Exemple de portefeuille de clients


Prenons un échantillon parmi les clients de cette société :

Client Délai de règlement moyen

Client 1 60J

Client 2 60J

Client 3 50J

Client 4 50J

Client 5 50J

Client 6 40J

Client 7 35J

Client 8 35J

Client 9 35J

Client 10 35J

Total 450J

Moyenne 45J

Le délai de règlement moyen est donc égal à 45 jours


b) Les effets bénéfiques de Clearnox

Clearnox va vous permettre de diminuer les délais de règlement de ces clients, grâce à 4 règles :

1) Avoir un suivi précis des sommes et des clients à relancer, ainsi que de leurs caractéristiques

(mode de règlement, bon ou mauvais payeur…)

2) Communiquer auprès d’un maximum de clients de manière systématique et ordonnée, en

utilisant différents discours et canaux

3) Envoyer systématiquement une communication aux clients avant la date d’échéance et les

relancer de façon régulière

4) Échanger en interne et diffuser l’information sur les actions effectuées et à effectuer

c) Effets sur les délais de règlement client et moyenne

Grâce à Clearnox, notre société a réussi se faire payer plus rapidement par ses clients, les délais de

règlement sont maintenant les suivants :


Client Délai initial Délai avec Clearnox Gain avec Clearnox

Client 1 60J 40J 20J






Client 7 35J 35J 0J

Client 8 35J 35J 0J

Client 9 35J 35J 0J


Total 450J 350J 100J

Moyenne 45J 35J 10J


On observe que les mauvais payeurs payent maintenant dans des délais plus raisonnables (40J en

moyenne) et que les autres ont pris l’habitude de régler plus rapidement les factures.

Grâce à ces actions, le délai moyen de règlement est maintenant de 35J, les clients payent donc 10 jours

plus tôt qu’avant.


d) Autre cas de figure

Si vous aviez 2 clients qui vous payaient à 90 jours, et qu’aujourd’hui ils vous payent à 40 jours, vous

gagneriez de la même façon les 100 jours de délai de règlement, soit un gain de 10 jours sur la moyenne,

comme dans le cas précédent

Client Délai initial Délai avec Clearnox Gain avec Clearnox



Client 3 40J 40J 0J

Client 4 40J 40J 0J

Client 5 35J 35J 0J

Client 6 35J 35J 0J

Client 7 30J 30J 0J

Client 8 30J 30J 0J

Client 9 30J 30J 0J


Total 450J 350J 100J

Moyenne 45J 35J 10J



Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire que tous vos clients réduisent leurs délais de règlement pour

constater un gain de délai de règlement pour l’entreprise

e) Recalculer l'encours pour mesurer le différentiel

Recalculons maintenant l’encours clients pour obtenir le gain financier de cette réduction des délais de

règlement

x / 12 * 360 = 35J

x = 420 / 360

x = 1,16

L’encours est maintenant de 1 160 000€, contre 1,5 M€ auparavant

Clearnox a donc permis de réduire l’encours de 340 000 €, somme qui va s’ajouter à la trésorerie de

l’entreprise.


Synthèse de l’ensemble des gains attendus

Avec une méthodologie et un bon outil, vous pouvez espérer obtenir des résultats concrets rapidement

dans le suivi, la relance et le paiement de factures mais également vous réalisez d’énormes gains

financiers comme le montre l’exemple suivant :

Exemple d’une entreprise de 10 M€ HT de Chiffre d’Affaires disposant d’un encours client moyen de 1,5

M€ TTC.

Gains Montant Valeur Comment

Gain de trésorerie direct

20% de l’encours 300 K€ Améliorer les délais de règlement

Gain de temps ½ ETP économisé

(ETP = Equivalent Temps Plein)

1 500€ / mois Communiquer de façon structurée, proactive et réactive sur tous les clients, communication client et partage de l'information en interne

Gain de frais de financement externe

Taux d'intérêt: 6%

(on économise les intérêts liés à un découvert équivalent au gain d’encours)

1 500€ / mois Diminution du découvert bancaire donc des frais de découvert liés à l’encours clients

Gain d’impayés

(les impayés sont estimés à 1,7% du CA d’une entreprise)

15% de baisse

(on économise 15% d’impayés sur un total d’impayés estimé annuellement à 1,7% du CA)

2 125€ / mois Détection en amont des litiges


IV. Clearnox – l’outil idéal de suivi, relance et paiement de factures

Avec Clearnox et sa solution en ligne de suivi, relance et paiement de factures, découvrez comment,

en vous connectant à votre logiciel de comptabilité, vous arrivez simplement et rapidement à

appliquer les bonnes pratiques en matière de gestion de votre encours clients.

Clearnox vous donne un aperçu de ses fonctionnalités majeures :

● Le Tableau de bord de la solution qui vous permet de tout savoir et tout piloter d’un clic

● La Fiche Client qui vous permet avec clarté de savoir quelles actions mener en termes de suivi et

relance

● La Prévision des Encaissements afin de pouvoir mesurer précisément le retour des actions de

recouvrement des sommes dues et les promesses faites par vos clients, le prévisionnel de

trésorerie devient une réalité !

● Les Scénarios de relance permettant d’envoyer le bon message au bon moment

● et enfin le Partage de l’information en interne permettant à tous les services d’être informés du

suivi et des relances


A. Clearnox - Visibilité & Synthèse

Le Tableau de bord : une manière efficace de tout savoir, tout comprendre, de façon simple, au sein

d’une interface pour instantanément identifier les montants que vos clients vous doivent, les points de

vigilance et les actions à mener.

Fonctions de la solution :

▸ Suivi intelligent des encours clients

▸ Tableaux de bord

▸ Scoring et marquage des clients

▸ Identification des mauvais payeurs

▸ Timeline

▸ Profil client

▸ Alertes


B. Clearnox - Visibilité Client

La Fiche Client de Clearnox : Simplicité et clarté de vision au niveau d’un client sur la compréhension de

son encours et sur les actions déjà menées. Possibilité de communiquer envers le client par mail et

courrier en intégrant les relances téléphoniques qui ont été faites, les promesses de paiement données

et les prévisions d’encaissement attenantes.


▸ Synchronisation logiciel comptable (tiers et écritures)

▸ Prévenance, relance, remerciement

▸ Relances personnalisées par email, courrier postal et téléphone

▸ Promesses de paiement

▸ Gestion des litiges et des clients à ne pas relancer

▸ Envoi de mails et de courriers qualitatifs


C. Clearnox - Visibilité - Prévisions des encaissements

Prévisions des Encaissements avec Clearnox : les prévisions d’encaissement tiennent compte à la fois de l’échéance initiale de la facture, mais aussi de la date de paiement prévue que vous anticipez. Elles vous permettent de prévoir les sommes que vous allez pouvoir rentrer sur vos comptes bancaires dans les semaines à venir.


▸ Vision calendaire et évolutive des prévisions d’encaissement

▸ Repositionnement possible de l’échéance initiale par date de paiement prévue

▸ Interface intuitive et déplacement par drag & drop

▸ Visualisation des sommes en retard et non échues


D. Clearnox – Communication - Les scénarios de relance

Clearnox et ses scénarios de relance pré formatés : les scénarios de relance vont vous permettre d’adresser

le bon message au bon client, au bon moment, avec une précision et une qualité de communication sans

égales. Vous allez gagner un temps précieux dans l’exécution de ces tâches fastidieuses, sur l’intégralité de

vos clients et en concentrant vos appels téléphoniques sur des niveaux de relance et profils de clients

choisis.


▸ Synthèse des actions à mener par scénarios et profils de clients

▸ Capacité à réaliser l’ensemble des actions de relance en un clic

▸ Paramétrage des scénarios de communication avec le client

▸ Communication par profil de clients

▸ Scénarios prêt à l’emploi

▸ Personnalisation des étapes, des expéditeurs, des profils de clients, des modèles de mails et de courriers

▸ Prévenance, relance, remerciement

▸ Gestion différenciée des clients avec email et sans email


E. Clearnox – Collaboration - Partager l’information en interne

Informer tous les collaborateurs de l’entreprise sur le suivi et la relance : Clearnox vous permet de

collaborer instantanément avec tous les collaborateurs de l’entreprise qui peuvent être impliqués,

directement ou indirectement : dirigeants, service comptable, commerciaux, service clients, support… Un

mail est adressé périodiquement pour partager les points majeurs sur les niveaux d’encours, les actions

menées et à mener.


▸ Profils utilisateurs : dirigeants, service comptable, commerciaux, service client, support…

▸ Fonctionnement collaboratif simplifié

▸ Accès partout, tout le temps, par votre navigateur web (solution cloud)


▸ Reporting périodique par email

▸ Filtres par commercial et chargé de compte

F. Clearnox - la solution pour gagner 20% de trésorerie et pour régler définitivement le problème de retard de paiement

Clearnox permet, avec sa solution prête à l’emploi, de tenir les promesses pour accéder rapidement et

simplement au cercle vertueux du suivi, de la relance et du paiement de factures.

Vous mettez en place la méthodologie de ce livre blanc dans Clearnox avec une aisance et une facilité qui

vous laisse le temps de gérer autrement et mieux votre encours clients.

Avec Clearnox, vos clients voient en vous une entreprise moderne qui a réussi à optimiser le suivi et la

relance de ces clients en donnant une image moderne et efficace d’un sujet souvent tabou.

Vos équipes se concentrent sur l’essentiel de leurs tâches et se laissent guider par les scénarios dont les

résultats en terme de promesses de paiement ou de litiges (il y en aura toujours malheureusement)

seront mieux partagés en interne avec l’ensemble des services.

Gagnez de la trésorerie, gagnez du temps, réduisez vos frais de découvert car vos clients ne vous payent

pas en temps et en heure et minimiser vos impayés par une relance proactive et structurée.


V. Conclusion

N’attendez plus, optez pour Clearnox, leader dans les solutions de suivi, relance et paiement de factures.

Clearnox est la première solution de gestion de l'encours clients pour les PME/TPE : prix accessible aux

PME et TPE, simple à activer et à utiliser et plug and play avec les principaux logiciels de comptabilité du

marché (Sage, Cegid, EBP, Ciel), et disponible sur simple abonnement en ligne.

Tout le monde sait facturer, par contre l'encaissement c'est plus compliqué et ça prend beaucoup de

temps et d'énergie. Clearnox simplifie et résoud ce point en apportant plus de visibilité et plus d'efficacité

sur les choses à faire. Concrètement, la solution en ligne Clearnox permet de pouvoir communiquer de

façon structurée, proactive et réactive sur l'intégralité des clients : la communication client et le partage

de l'information en interne étant le nerf de la guerre pour se faire payer en temps et en heure. Ce cercle

vertueux agit sur les retards de paiement et les délais de règlement et plus globalement sur l'optimisation

de l'encours clients. Vous limitez également fortement les risques de litige, contentieux, impayés et le

recours à des financements externes.

Les clients de Clearnox ont gagné en moyenne 20% de trésorerie et économisé 50% de leur temps sur la

gestion de leurs encours clients.

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