LOGO DE L’ENTREPRISE · département. De plus, il doit apporter un support à ses adjoints sur le plan technique et au niveau de la gestion des ressources humaines. Il s’assure

LOGO DE L’ENTREPRISE

DIRECTEUR DE PRODUCTION

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Ce document a été élaboré dans le cadre du projet de transfert intergénérationnel piloté par le CSMO Textile en 2012. Ce projet est rendu possible grâce à l’aide financière du Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d'œuvre.

Directeur de production

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Table des matières

Description de tâches ........................................................................................................................... 4

Tâches du directeur de production (supplément à la description de tâches) ......................................... 7

Processus de production de toiles abri .................................................................................................. 8

Processus de production – métal .......................................................................................................... 9

Processus de production d’un coussin ................................................................................................ 10

Processus de mise en production des commandes ............................................................................ 11

Création d'un nouveau produit et mise en route dans le système informatique ................................... 14

Gestion des employés ........................................................................................................................ 15

Évaluation des employés .................................................................................................................... 16

Caractéristiques des équipements ...................................................................................................... 17

Annexes

ANNEXE A - Description des produits et des codes ............................................................................ 18

ANNEXE B - Codes et catalogue des abris ......................................................................................... 20

ANNEXE C - Liste des temps standards ............................................................................................. 21

ANNEXE D - Liste des inventaires minimums (minimum stock) .......................................................... 22

ANNEXE E – Organigramme .............................................................................................................. 23

ANNEXE F – Aide-mémoire – Table de conversion des unités ........................................................... 24

ANNEXE G – Lexique Anglais/Français .............................................................................................. 25

ANNEXE H - Barres types .................................................................................................................. 28

ANNEXE I - Exemple de contrat ........................................................................................................ 29

ANNEXE J - Exemple d'ordre de fabrication ....................................................................................... 30

ANNEXE K - Exemples de fiche de produit ......................................................................................... 31

ANNEXE L - Notions de base concernant les cultures étrangères (extrait du document du CRHIV) ... 42


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Description de tâches Titre de l’occupation : Directeur de production Objectifs : Sous la supervision du Comité de production, le rôle du directeur de production est de superviser les départements de confection de toile d’abri et de structure d’abri ainsi que la production de coussin. Sa responsabilité première est d’optimiser et de maintenir une production efficace dans chaque département. De plus, il doit apporter un support à ses adjoints sur le plan technique et au niveau de la gestion des ressources humaines. Il s’assure de l’emploi sûr et économique du personnel, des matériaux et de l’équipement. De plus, il veille et maintient un contrôle de l’inventaire. Enfin, il dirige et maintient des procédures adéquates relatives au contrôle de qualité.

Responsabilités : Gestion de la production usine

• Être responsable du contrôle de l’approvisionnement. Gestion du stock (Min-Max);

• S’assurer que chaque produit soit configuré dans le système Finance-Pro;

• S’assurer que chaque ordre de fabrication soit respecté et ajusté au besoin afin de maintenir une saine gestion de l’inventaire et des délais de livraison (Max. 3 semaines en haute saison);

• Être responsable de l’établissement et du maintien des procédures de contrôle de la qualité à l’entrée et à la sortie de marchandise;

• Optimiser la coordination des opérations entre les différents départements (structure, taillage, couture et emballage);

• Obtenir l’approbation du Comité avant l’achat de tout genre d’équipements, nouvelles dépenses et de l’acquisition de main d’œuvre;

• Donner la formation pour le chariot-élévateur;

• Procéder à une étude comparative, coussin et abri, aux fins d’améliorations efficacité;

• S’assurer que le rapport d’activités soit dûment rempli et acheminé à la PDG à chaque semaine.

Gestion du personnel de production de l’usine :

• Amener chaque membre de son personnel à atteindre un rendement optimal;

• Veiller au maintien d’un climat de travail sain dans l’usine;

• Participer au recrutement du personnel de production (2e entrevue);

• Procéder à l’évaluation annuelle de rendement des superviseurs selon les outils fournis par les ressources humaines;


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Description de tâches (suite)

Gestion du personnel de production de l’usine (suite) :

• Prévoir un plan de développement et de formation en collaboration avec les ressources humaines;

• Veiller à l’application de mesures disciplinaires justes et équitables;

• Participer au développement et au maintien du programme de prévention en santé sécurité;

• Participer aux différentes réunions impliquant directement ou indirectement la production.

Suggestion du « modus operandi »

• En avant-midi :

➢ Étude des rapports de la veille (rapport sur FP « Analyse du temps de confection ») ➢ Visite de chaque ouvrier ou ouvrière ➢ Bureau

• En après-midi :

➢ Plans et devis ➢ Préparation des livraisons du lendemain

Précisions

1) Il faut concentrer son travail en avant-midi;

2) Il continue son leadership pour les coussins dans un premier temps;

3) Les inventaires sont administrés par le bas (tenir au minimum);

4) Nous devons instruire tous et chacun que l'on se prête des ouvriers dans les périodes urgentes ou dans les périodes tranquilles entre abris et coussins;

5) Le responsable reçoit l'installation de tout; ce qui signifie que notre expertise est dans la fabrication et non l'installation.

Installation

• Coordonner la livraison des commandes à Installation

Entretien

• Signaler à son supérieur, les anomalies matérielles de l’entrepôt, en particulier l’entretien des équipements de l’usine

Formation scolaire et professionnelle :

• Diplôme d’études collégiales ou toute formation jugée pertinente pour l’emploi


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Description de tâches (suite) Compétences requises :

• Leadership

• Sens de l’organisation du travail

• Bonne communication

• Bonnes relations interpersonnelles

• Maîtrise MS Office (Word, Excel, Outlook) Expérience :

• Plus de 7 ans Approbation :

✓ J’AI PRIS CONNAISSANCE DE LA PRÉSENTE DESCRIPTION DE TÂCHES : Employé Date Superviseur Date


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Tâches du directeur de production (supplément à la description de tâches)

En avant-midi (prioritaire)

➢ Consulter le rapport « Analyse des variances par opération » afin de voir comment la production de la journée précédente s'est déroulée;

➢ Faire une tournée de tous les postes et de tous les employés et utiliser le renforcement positif.

Courant

➢ Participer à la rencontre de production chaque lundi;

➢ Vérifier l'inventaire et s'assurer que l'inventaire est minimal (privilégier le système « Just In Time »);

➢ Gérer les horaires d'employés en fonction de l'entente (convention interne) en place.

Projets à court terme

➢ Terminer la mise en place du système de suivi de production informatisé (scans);

➢ Valider les minimums d'inventaire des matières premières (analyser les besoins en composantes).

Projets à moyen terme

➢ Recalculer les temps standard de production pour mieux évaluer les coûts de main-d'œuvre;

➢ Évaluer la formation en place;

➢ Faire un suivi de la progression de la formation pour les employés sous sa charge.


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Processus de production de toiles abris

Sélection de rouleaux

Coupe et taillage Retailles (restes)

Soudure (optionnel)

Couture

Pièces déjà taillées

Fermetures-éclair, velcros et autres pièces à ajouter

Inspection

Emballage et expédition


9

Processus de production - métal

Matières premières

Coupe en longueur et/ou à angle

Sablage des bouts

Perçage

Accessoires supplémentaires en sac

Inspection

Emballage


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Processus de production d’un coussin

Commande

Le chef d’équipe sort les O/F et le contremaître

identifie les informations

Sélection de rouleaux

Taillage (coupe) Taffetas ou Tissu ou

Auvent

Retailles (restes)

Couture overlock (empêcher l’effilochage)

Pièces déjà taillées

Couture « zipper »

Assemblage du coussin (couture pied mobile

« walking foot »)

Fermeture-éclair, boutons-pression « snaps »,

passepoil « piping » et autres pièces à ajouter

Mettre tissu à l’endroit et insérer du « foam »

(rembourrage) Inspection

Emballage et expédition


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Processus de mise en production des commandes

Coordonnatrice production abri

1) Dans ses occupations quotidiennes, elle donne la priorité à la mise en production des commandes (ce processus).

2) Plusieurs commandes sont reçues par courriel, il faut donc vérifier s'il n'y a pas de commandes dans les courriels reçus le matin.

3) Chaque contrat de client est imprimé.

Contrat de « nom de l’entreprise » ou de l'autre client

➢ Inscrire la date de réception de la commande sur le document; soit le contrat ou le bon de commande (P.O., purchase order).

Note

En production, avant que la réalisation de l'article soit débutée, il y a généralement un temps d'attente de 3 jours minimum. Ce délai de 3 jours sert de tampon de sécurité car plusieurs clients modifient leur commande après l'avoir placée.)

➢ Vérifier s'il y a des erreurs sur la commande :

- erreurs de couleurs ou d'assortiments de couleurs;

- erreurs dans les dimensions;

- erreurs dans les matériaux choisis et les combinaisons de matériaux;

➢ Vérifier l'historique d'achats du client afin de valider si la commande correspond à ses habitudes et à ses besoins;

➢ S'assurer d'avoir le numéro de modèle initial, la date de la commande et le numéro de bon de commande (PO) original dans le cas de commandes de pièces de remplacement.

S'il y a des erreurs ou des contradictions, recontacter le vendeur ou le distributeur. Parfois, avant d'avoir la commande officielle, il y aura eu des discussions. C'est alors une bonne idée de prendre des notes à ce sujet afin d'ensuite vérifier si la commande respecte bien ce qui était souhaité par le client durant ces discussions.


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Processus de mise en production des commandes (suite)

Faire un contrat avec un numéro unique

➢ Revérifier la commande sur le contrat, vérifier l'inventaire et indiquer la date promise;

➢ Envoyer le contrat à la responsable des achats chez « nom de l’entreprise » ou au distributeur. Les distributeurs doivent vérifier chaque contrat et les retourner signés. La responsable des achats les conserve dans ses courriels en indiquant clairement le nom du client dans le titre du courriel;

➢ Entrer les informations au tableau informatique « Planification de la coupe »;

➢ Imprimer un O/F (ordre de fabrication) à partir de la commande sur le système informatique pour les items qui doivent être fabriqués, et imprimer trois copies du contrat (abris/structure (frame), taillage et emballage); pour l'emballage, imprimer aussi les étiquettes nécessaires et les joindre avec la copie du contrat;

➢ Inscrire la date de remise du document (pour suivi);

➢ Réinscrire ce qui est en inventaire sur les contrats (afin que ces items soient sortis rapidement de l'inventaire physique);

➢ Utiliser parfois des stocks en inventaire pour y apporter des modifications mineures (par exemple, prendre une toile d'abri de 130 pouces qui est en inventaire depuis longtemps pour en faire une de 126 pouces qui est commandée);

➢ Indiquer les instructions spéciales, souligner les choses particulières ou plus importantes avec un surligneur, joindre les plans ou documents annexés, si requis;

➢ Aller porter les documents dans les casiers appropriés;

➢ S'assurer que le manutentionnaire concerné sorte les items en inventaire rapidement (afin d'éviter un problème de débalancement de l'inventaire);

➢ Entrer les informations dans le tableau de production Excel et le mettre à jour au besoin :

- code : bleu pour "traité" et noir "pas traité"

- informations :

✓ jour ✓ numéro de commande ✓ date de la commande ✓ numéro de commande du client (PO) ✓ description ✓ mise en production ✓ date prévue fin ✓ date réelle fin ✓ notes


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Processus de mise en production des commandes (suite)

Faire un contrat avec un numéro unique (suite)

- « CTRL + F » pour trouver informations

Ce rapport est particulièrement utile lors de la rencontre hebdomadaire à chaque lundi avec le superviseur, le superviseur des abris, le président et le directeur de production.

➢ Faire le suivi de la production de l'article (des articles) et répondre aux problèmes/questions si requis;

➢ S’assurer que la superviseure redonnera les papiers remplis; notamment avec la date de fin;

➢ Fermer les O/F (ordres de fabrication) dans le système de gestion informatisée;

➢ Imprimer les bons de livraison;

➢ Numériser les documents et envoyer à la responsable des achats de l’entreprise;

➢ Facturer les frais d'installation si requis.

Note

ATTENTION

Les prix des tissus ne sont pas tous identiques; par exemple, les rouges sont plus dispendieux.


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Création d'un nouveau produit et mise en route dans le système informatique

Les produits sont créés suite à une commande ou à une demande de la part d'un projet de développement de nouveau produit.

1) Vérifier tous les éléments de la description du produit et s'assurer que c'est conforme et que ça respecte les intentions initiales du produit. Vérifier si toutes les informations requises sont fournies.

2) Vérifier si des items semblables existent déjà afin d'utiliser ces items en mode "duplication" pour ne pas avoir besoin de le créer à partir de zéro. Vérifier si les numéros de produit en question existent déjà ou s’ils ont besoin d'être créés.

3) Considérer les largeurs de tissu ou toute autre caractéristique de la matière première dans la planification de la fabrication de l'article. Par exemple, on peut avoir besoin d'une toile de 90 pouces de large alors que les tissus ont 82 pouces de large. Dans cette situation, il faudrait vérifier quel est le meilleur endroit pour placer la couture. Idéalement, on prendrait le 82 pouces au complet d'une pièce à laquelle on ajouterait le 8 pouces d'une autre pièce; mais dans la pratique, il se peut que le client préfère avoir la couture au centre de la pièce (à 45 pouces) plutôt que sur le côté. Dans certains cas aussi, le client peut avoir un poteau à 30 pouces du côté, donc cela permet de mieux dissimuler la couture en coupant alors à 60 pouces et 30 pouces.

4) Soumettre, une fois la planification de fabrication complétée, ce « plan » au client ou à l'instigateur du nouveau produit. Valider le prix coûtant du produit qui peut avoir changé. Un tableau Excel a été développé pour faire le calcul détaillé du prix coûtant.

5) Codifier selon les normes en vigueur et entrer les informations dans le logiciel de gestion d'inventaire et de production.

6) Faire un suivi particulier lors de la première production du produit. Apporter les correctifs au fur et à mesure.


15

Gestion des employés

Décrire le mode de gestion si applicable.


16

Évaluation des employés (si applicable)

Les employés sont évalués annuellement et un rapport est rempli à cette occasion. Le tout est conservé par les ressources humaines.

L'évaluation est généralement effectuée par le supérieur immédiat selon l'organigramme.


17

Caractéristiques des équipements

(Il existe un document interne dans l'entreprise à ce sujet - l'ajouter ici)


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ANNEXE A - Abris – Description des produits et des codes

À l'interne, un abri comporte plusieurs items :

➢ structure

➢ toile

➢ kit (vis et autres attaches)

➢ rideaux

➢ instructions

➢ voiles (optionnel)

Quatre structures

Pavillon 4 portes

1 rail (track)

Pavillon 4 portes

2 rails (tracks)

Cabrio résidentiel 2 rails (tracks) rétractables

Cabrio Concept Terrasse

Dimensions 10 x 10 10 x 12 10 x 14

8 x 11 jusqu’à 15 x 20

10 x 10 10 x 12 10 x 14

7 x 10 7 x 12 7 x 14 8 x 10 8 x 12 8 x 14 9 x 10 9 x 12 9 x 14

10 x 10 10 x 12 10 x 14

Couleurs Silver (S) Anodisé (A) Pewter (P)

Anodisé (A) Anodisé (A)

Exemple de code 22.PSP.1010-S 22 pour Abris

PSP pour Pavillon 1 track 1010 pour 10 x 10

S pour Silver

22.P.0811-A 22 pour Abris

P pour Pavillon 2 tracks 0811 pour 8 x 11 A pour Anodisé

22.C.1012-A 22 pour Abris

C pour Cabrio 2 tracks 1012 pour 10 x 12

A pour Anodisé

22.CT.1014-A 22 pour Abris

C pour Cabrio Concept Terrasse

1014 pour 10 x 14 A pour Anodisé


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Abris – Description des produits et des codes (suite)

Toiles

Ajouter « COV » après le code identifiant le type de structure et remplacer le code de couleur de la structure par le code de couleur du tissu.

Exemple de code 22.P.COV.1014-4604 22 pour Abris

P pour le type d’abri (pavillon) 1014 pour 10 x 14

4604 pour le numéro de couleur

Options

Voiles Avec code « VOI » et les dimensions sont de 51 pouces avec 2 couleurs disponibles, gris (GR) et blanc (WH)

Attaches de 5 et 7 pouces 22.TIEH5.46.Couleur ou SS.TIEH7.46.Couleur Le « 46 » signifie 46 pouces de longueur.

Rideaux acryliques 22.ACRH79.156.Couleur Le « 79 » signifie 79 pouces qui est la hauteur normale de tous les nouveaux abris.

Le « 156 » signifie 156 pouces pour un abri de 11 x 15 ((11 x 2) + (15 x 2)) / 4 = 13 pieds, donc 156 pouces

ou en faisant une moyenne : ((11 + 15) / 2) = 13 pieds ou 156 pouces

Rideaux Text (mesh) 22.TEXH79.120.Couleur Le « 120 » signifie 120 pouces pour un abri de 10 x 10.

Rideaux plastique transparent 22.PLAH79.Longueur.Couleur

Rideaux moustiquaire 22.NETH79.Longueur.Couleur

Rideaux décoratifs avec poulie 22.DEPH79.Largeur.Couleur

Rideaux décoratifs avec velcro 22.DEVH81.Largeur.Couleur


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ANNEXE B – Codes et catalogues des abris de l’entreprise

Document inséré par l’entreprise


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ANNEXE C – Liste des temps standards



22

ANNEXE D – Liste des inventaires minimums (minimum stock)



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ANNEXE E – Organigramme



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ANNEXE F – Aide mémoire – Table de conversion des unités

Système impérial Conversion Système métrique

Longueur

1 mille = 1760 verges (yards)

1 mille = 5280 pieds (feet)

1 verge (yard) = 3 pieds (feet)

1 verge (yard) = 36 pouces (inches)

1 pied (feet) = 12 pouces (inches)

1 mille ≈ 1,609 km

1 verge ≈ 0,9144 m

1 pied ≈ 0,3048 m

1 pouce ≈ 2,54 cm

1 km = 1000 m

1 m = 100 cm

1 cm = 10 mm

Volume (capacité) 1 gallon = 4 quarts = 8 pintes

1 gallon ≈ 4,546 L

1 L = 1000 mL

1 mL = 1 cm3

Masse

1 tonne impériale = 2000 livres

1 livre (pound) = 16 onces (ounces)

1 livre (pound) = 7000 grains

1 livre ≈ 0,454 kg

1 once ≈ 28,35 g

1 t = 1000 kg

1 kg = 1000 g


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ANNEXE G – Lexique Anglais/Français

Accounts payable Comptes fournisseurs

Accounts receivable Comptes clients

Accounting Comptabilité

Acknowledgement Accusé de réception

Adjustment Rectification, ajustement

Authorized by... Autorisé par ...

As per our instructions Selon nos instructions

As per your instructions Selon vos instructions

As per our order Selon notre commande

As per your order Selon votre commande

As per our sample Selon notre échantillon

As per your sample Selon votre échantillon

As per agreement between ... and ... Tel que convenu entre ... et ...

As soon as possible (ASAP) Dès que possible

Bill of lading Bon de connaissement

Broker Courtier

C.I.F. (cost, insurance, freight) C.A.F. (coût, assurance, fret)

Carrier Transporteur

Cash Comptant

Charge Frais/débit

Clearance Solde (vente)

Collect Percevoir

Colour (color) Couleur

Compressed Sous vide, compressé

Not compressed Pas à vide, non à vide, pas sous vide, non compressé

Confirmation only (do not duplicate order) Confirmation seulement (ne pas répéter la commande)

C.O.D. (cash/collect on delivery) C.R. (contre remboursement) / P.S.L. (payable sur livraison)

Confirmed by ... Confirmé par ...


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ANNEXE G – Lexique Anglais/Français (suite)

Customs clearance by ... Dédouanement par ...

Customs brokers Courtier en douanes

Delivery Livraison

Delivery charge Frais de livraison

Delivery date Date de livraison

Discount Escompte, rabais, remise

Federal sales tax licence number Numéro de licence de taxes de vente fédérale

F.S.T. LIC. NO. NO. LIC. T.V.F. (numéro de licence de taxes de vente fédérale)

F.O.B. (free on board) F.A.B. (franco à bord)

Freight Transport

Full load Plein chargement

Gross weight Poids brut

HS Code Code HS (Harmonisation system code)

Individual packaging Emballage individuel

Invoice Facture

Invoice in ... copies Facturez en ... copies

Invoice number Numéro de facture

Invoice to ... Facturez à ...

IRS number Numéro IRS (Internal Revenue Service - USA)

Landed price Prix au débarcadère

Linear meter Mètre linéaire

Linear yard Verge linéaire

Manifest Manifeste (liste des marchandises, contenu)

MPF (manufacturing processing fee) Frais de transformation/fabrication

No return without prior authorisation Aucun retour sans autorisation

No variation permitted Aucun changement permis

Order Commande

Order date Date de la commande


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ANNEXE G – Lexique Anglais/Français (suite)

Order number Numéro de commande

Our transport Notre transporteur

Packing list/memo Mémo d'expédition

Packing, packaging Emballage

Paid (cash) Payé (comptant)

Partial shipment Expédition partielle

Partial delivery Livraison partielle

Pattern Patron, motif

Product Produit

Pick up Cueillette

Purchase order (PO) Bon de commande

Pounds Livres

Quantity Quantité

Receiving Réception

Roll(s) Rouleau(x)

Sale price Prix de vente

Ship before Expédiez avant le ...

Ship exact quantity Expédiez la quantité exacte

Ship on Expédiez le ... (date)

Shipped to Expédié à

Ship via ... Expédiez par ...

Shipping Expédition

Special terms Conditions spéciales

Square meters (yards) Mètres (verges) carrés (es)

Stock Inventaire

Tare Poids à vide

Tax ID Numéro de taxe

Terms of payment Conditions de paiement

Your transport (Y/T) Votre transport


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ANNEXE H – Barres types

L’information sera insérée par l’entreprise


29

ANNEXE I – Exemple de contrat

Ce document sera inséré par l’entreprise


30

ANNEXE J – Exemple d’ordre de fabrication



31

ANNEXE K – Exemples de fiche de produit



32

ANNEXE L – Notions de base concernant les cultures étrangères (extrait du document du CRHIV)


33

ANNEXE L – Notions de base concernant les cultures étrangères (extrait du document du CRHIV) (suite)


34

ANNEXE L – Notions de base concernant les cultures étrangères (extrait du document du CRHIV) (suite)

Documents

LOGO DE L’ENTREPRISE · département. De plus, il doit apporter un support à ses adjoints sur le plan technique et au niveau de la gestion des ressources humaines. Il s’assure