Manuel de formation

Présentation de Constellio

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Table des matières

Présentation de Constellio ...................................................................................................................... 3

1. Accéder à Constellio .................................................................................................................... 3

2. Naviguer dans Constellio ............................................................................................................. 4

2.1. Profil de l’usager ................................................................................................................... 4

2.2. Menu de navigation ............................................................................................................. 6

Accueil ......................................................................................................................................... 6

Déclassement .............................................................................................................................. 7

Tâches .......................................................................................................................................... 7

Bureau ......................................................................................................................................... 8

Favoris ......................................................................................................................................... 8

Audit ............................................................................................................................................ 9

Pilotage ........................................................................................................................................ 9

Corbeille .................................................................................................................................... 10

Gestion des lots ......................................................................................................................... 10

2.3. Sélection dynamique ..........................................................................................................10

2.4. Collection / Espace de classement .....................................................................................10

2.5. Menu déroulant..................................................................................................................11

2.6. Barre de recherche .............................................................................................................11

2.7. L’agent ................................................................................................................................11

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Présentation de Constellio

1. Accéder à Constellio

Dans votre navigateur : 1. Ouvrir Constellio avec l’adresse URL que l’on vous aura fournie; 2. Indiquer votre nom d’utilisateur; 3. Indiquer votre mot de passe; 4. Appuyer sur le bouton « Authentifier ».

Cocher la case « Se souvenir de moi » pour ne plus avoir à saisir de nouveau vos informations.

Après vous être authentifié, vous accédez à l’interface de Constellio correspondant à votre rôle (utilisateur, administrateur, gestionnaire ou responsable de la gestion documentaire).

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2. Naviguer dans Constellio

L’écran d’accueil de Constellio se divise en 5 sections :

Logo et le lien vers l’écran d’accueil ainsi que la barre de recherche (1);

Les actions sur la sélection, le menu des espaces de classement et le menu déroulant (2);

Le profil de l’utilisateur ainsi que l’option de déconnexion (3);

Le menu de navigation de Constellio (4);

La section centrale de l’accueil permet d’accéder à divers contenus selon le profil (5).

2.1. Profil de l’usager

À l’ouverture de Constellio, le nom de l’usager (dans ce cas-ci, l’usager est System Admin) est affiché dans le haut du menu de navigation. À partir de celui-ci, il est possible de modifier son profil, de choisir la langue et de se déconnecter de l’application. En sélectionnant l’option « Modifier le profil » (voir image suivante), vous trouverez vos coordonnées personnelles. Si vos coordonnées et votre mot de passe sont régis par un annuaire d’entreprise, il ne sera pas possible de modifier ces renseignements. Dans le profil, il est également possible de personnaliser l’affichage de l’accueil de Constellio, de sélectionner une unité administrative par défaut, qui sera mise par défaut lors de la création de dossiers et de documents, et de désactiver l’utilisation de l’agent lorsque ce dernier est absent du poste de travail.

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Fenêtre du profil de l’usager

Choisir un onglet de démarrage pour votre page d’accueil :

1. Un de vos espaces virtuels. 2. Les dossiers sur lesquels vous avez travaillé récemment. 3. Les documents sur lesquels vous avez travaillé récemment. 4. Les documents que vous avez empruntés.

Choisir un onglet de visualisation par défaut d’un dossier :

1. Contenu : liste des sous-dossiers ou les documents du dossier. 2. Métadonnées : la fiche descriptive du dossier.

Choisir l’espace virtuel qui s’affiche par défaut :

1. La liste des unités administratives pour lesquelles vous avez des accès. 2. Le plan de classification (seulement les rubriques que vous utilisez). 3. Les autres espaces auxquelles vous avez des accès.

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2.2. Menu de navigation

Le menu de navigation de Constellio comprend des sections permettant de paramétrer la globalité de votre application ou de réaliser des actions sur les différents éléments disponibles dans Constellio.

POINTS DE VIGILANCE : Selon votre rôle dans Constellio et les modules de votre organisation, les sections visibles dans le menu de navigation peuvent varier.

Accueil Cette section permet de se rendre à l’écran d’accueil et d’accéder aux contenus de votre organisation dans Constellio. Les onglets de l’accueil permettent de naviguer dans les dossiers sur lesquels vous avez travaillé récemment, les documents sur lesquels vous avez travaillé récemment, vos documents empruntés ainsi que dans les dossiers et documents classés dans vos espaces virtuels (Unités administratives, plan de classification et autres espaces, ci-dessous : emplacements et espace de travail partagé).

POINTS DE VIGILANCE : L’arborescence des espaces virtuels apparaît seulement s’il contient au moins un dossier auquel vous avez accès.

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Déclassement

Cette section permet de :

● Constituer des listes de déclassement selon les critères établis au calendrier de conservation, fermer les dossiers à transférer et à verser et effectuer le déclassement;

● Créer des contenants; ● Visualiser les contenants par unité administrative; ● Concevoir des rapports, c’est-à-dire visualiser et télécharger certains outils de gestion

documentaire tels que le plan de classification et la liste des règles de conservation de même que produire des listes d’unités administratives, d’utilisateurs, etc.

Cette section est expliquée au chapitre 11.

Tâches Cette section permet de créer des tâches et de faire le suivi de celles-ci. Les tâches peuvent vous être

assignées (Mes tâches), mais vous pouvez également en assigner à d’autre usager (Tâches confiées par

vous) ou en créer pour les assigner plus tard (Tâches non confiées). Il est également possible de

consulter les tâches finalisées (Tâches récemment complétées). Les tâches peuvent être rattachées à

un dossier et un document. Des tâches sont également créées par Constellio pour répondre aux

demandes d’emprunt, aux demandes de renouvellement, aux demandes de retour et finalement, aux

demandes de réactivation. La responsabilité de répondre à ces demandes varie selon les rôles attribués

pour gérer les demandes sur les contenants et gérer les demandes sur les dossiers dans « Gérer les

rôles ». Les tâches sont expliquées au chapitre 6.

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Bureau Le bureau est un endroit de préclassement personnel qui permet à l’usager de télécharger des documents dans Constellio, puis de faire le classement de ceux-ci. Le bureau est donc seulement visible par l’usager en cours et les documents non classés présent dans le bureau ne sont pas accessibles en recherche, et ce, pour aucun usager de Constellio. Le bureau est expliqué au chapitre 8.

Favoris La section sur les favoris permet de créer des groupements d’éléments favoris utiles pour le partage de dossiers, de documents ou de contenants avec d’autres usagers, mais également pour la gestion en lot, qui rend possible l’envoi de plusieurs documents par courriel à des usagers externes, de faire le traitement en lot des différents éléments, d’imprimer des étiquettes pour plusieurs dossiers ou plusieurs contenants et de produire des listes de déclassement. Les favoris sont expliqués au chapitre 9.

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Audit Cette section permet de vérifier toutes les actions effectuées dans Constellio, par exemple, on peut y constater les éléments ajoutés, modifiés ou supprimés, les actions d’usager ou d’unité administrative, etc. L’audit est généralement réservé à l’administrateur du système ou au gestionnaire, toutefois, il est possible de modifier les rôles qui ont accès à l’audit dans « Gérer les rôles », fonctionnalité « Consulter l’audit ».

Pilotage Cette section permet la gestion et le contrôle de la collection (Espace de classement) dont la création des outils relatifs à la gestion des documents (plan de classification, calendrier de conservation, espaces d’entreposage, domaines de valeurs et schémas de métadonnées, gestion de la sécurité et des rôles, etc.), mais aussi la configuration de Constellio. Certains modules créés pour des besoins particuliers, comme la migration ou l’exportation de données, apparaissent également dans le pilotage. Le pilotage est expliqué dans le chapitre 2.

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Corbeille La corbeille permet de supprimer des éléments (des documents, des dossiers, des règles de conservation, des unités administratives, etc.) de Constellio. Une seule corbeille existe pour tous les utilisateurs par espace de classement. La corbeille est expliquée dans le chapitre 12.

Gestion des lots La gestion des lots permet de faire une vérification et des modifications en lot après l’importation de plusieurs éléments dans Constellio.

2.3. Sélection dynamique

Les actions sur la sélection permettent de réaliser différentes actions sur plusieurs dossiers ou documents après avoir sélectionné ceux-ci. Il est possible de sélectionner des documents ou des dossiers dans les onglets « Dossiers récents », « Documents récents » et « Documents empruntés » dans l’accueil, dans le bureau et dans les dossiers et sous-dossiers. La fenêtre des « Actions sur la sélection » offre les possibilités suivantes : Sélectionner tout, Désélectionner tout et Retirer les éléments sélectionnés pour vider la liste. Mais également différentes actions selon les caractéristiques des documents ou dossiers sélectionner.

POINTS DE VIGILANCE :

Si les documents et les dossiers sélectionnés offrent des actions différentes, il est possible qu’aucune action n’apparaisse.

Les documents sélectionnés dans le Bureau peuvent seulement être « Classer ».

2.4. Collection / Espace de classement

En plaçant le curseur sur le bouton en haut à droite, vous verrez apparaître la liste de tous les espaces de classement auxquels l’usager a accès.

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2.5. Menu déroulant

En haut à droite de l’écran, le menu déroulant offre différentes options ajouter un dossier, créer un document, ajouter un document et ajouter une tâche. Ces différentes options seront décrites dans les chapitres 7, 8 et 11. Le menu déroulant permet également de se rendre sur l’écran des traitements en lots. Les traitements en lots sont expliqués au chapitre 27.

2.6. Barre de recherche

La barre de recherche est accessible dans tous les écrans de Constellio. Il est possible de rechercher en vocabulaire libre, tout dossier, document, contenant, tâche, métadonnées ou autres enregistrements auxquelles l’usager a droit. On peut aussi ajouter des critères spécifiques pour effectuer des recherches avancées. La recherche s’effectue dans tous les champs de même que dans le texte des documents électroniques et numériques (recherche plein texte). La recherche est expliquée dans le chapitre 5.

2.7. L’agent

L’Agent est un module complémentaire qui permet à l’usager de bénéficier de certains avantages, dont, la possibilité d’accéder à Constellio sans ouvrir le navigateur (« Ouvrir Constellio »), d’accéder et synchroniser les documents empruntés et non classés (« Documents empruntés » et « Documents non classés »), d’importer des documents et des dossiers (Importation) et sauvegarder un document dans Constellio à partir d’un lecteur réseau. L’agent est expliqué dans le chapitre 10.