MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES …Inventaire physique des immobilisations Planification de l’inventaire Organisation des inventaires ... afin d’être toujours

Manuel de procédures administratives, financières et comptables

MANUELDEPROCEDURES

ADMINISTRATIVES,FINANCIERESETCOMPTABLES

Sommaire

Objectif et fonctionnement du manuel

Introduction

Présentation de la SIG SA

A- Nos objectifs

B- Notre métier

C- Nos valeurs

D- Nos stratégies

Organisation et fonctionnement de la SIG SA

Description et mission des organes de décisions Le Directeur Général Description des services opérationnels Procédures administratives, financières et comptables Organigramme

Courriers Tâche 1 - traitement du courrier « arrivée » Tâche 2 - traitement du courrier « départ » Tâche 3 - traitement de notes internes / mémo Tache 4 - archivage documents et courriers Achats Tâche 1 - agrément fournisseurs Tache 2 : commande directe Tache 3 : appel d’offres Commission d’appel d’offres Budget Tâche 1 - élaboration du budget Tâche 2 - suivi budgétaire Tâche 3 - révision du budget Caisse

Encaissement Décaissement contrôle des décaissements Comptabilisation des opérations de décaissement

Concessionnaires et fournisseurs / achats

Tâche 2 - comptabilisation des factures Tâche 3 - justification des comptes

Personnel Tache 1: avances et prêts au personnel Tâche 2 - congés payés: départs et retours Banques Tâche 2 - rapprochement bancaire Tâche 3 - comptabilisation des opérations bancaires Tâche 3 - traitement mensuel de la paie Tâche 4 - déclarations fiscales et sociales Tâche 5 - gestion du personnel Immobilisations

Préambule Entrée d’une immobilisation Ouverture de dossier Classement Clôture du dossier Comptabilisation Immobilisation en cours Vérification et codification Comptabilisation Analyse et justification Clôture du dossier Saisie Sortie d’une immobilisation Reforme et vérification Imputation et saisie Rapprochement avec la comptabilité générale Rapprochement balance générale / tableau des amortissements Classement Inventaire physique des immobilisations Planification de l’inventaire Organisation des inventaires Comptage des immobilisations Rapprochement états d’inventaire / fichier des immobilisations Saisie / classement

Stocks

Entrées en stocks Réception de travaux Inventaire physique annuel Planification de l’inventaire Diffusion du planning de la prise d’inventaire Édition / transmission des états d’inventaire Comptage Inspection Rapprochement Analyse des écarts d’inventaire Régularisation des stocks

Réalisation projet

Tache 1 : acquisition Tache 2 : développement Tache 3 : réalisation Commercialisation

Tache 1 : gestion des clients Tache 2 : prospection Tache 3 : visites commerciales Tache 4 : procédure de vente et de fidélisation

Communication

Tache 1 : communication d’entreprise en interne et externe Tache 2 : campagnes de communication Tache 3 : plans d’action

CHAPITRE 1 : OBJECTIF ET FONCTIONNEMENT DU MANUEL

I. INTRODUCTION

A. Définition :

Le manuel des procédures évolue au contact de la réalité pour s’adapter et répondre en permanence aux besoins opératoires. Il ne doit pas être figé et considéré comme définitif, ni dans sa forme ni dans son contenu. Il appartient à tous et c’est de notre expérience qu’il sera enrichi afin d’être toujours fonctionnel. A notre image, il doit être dynamique et ouvert à l’Adaptation.

B. Objectif et Fonctionnement du manuel des Procédures

a) Objectifs :

Pour tous les exercices ouverts à compter du 1er Janvier 1998, le SYSCOA (Système Comptable Ouest Africain) met à la charge du chef d’entreprise, l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour la mise en place du manuel décrivant les procédures ainsi que l’organisation comptable en vigueur. Ce manuel des procédures doit garantir un bon système de contrôle interne ayant un impact significatif sur la qualité des comptes. Pour la SIG SA, ce manuel recense une série d’instructions sensées décrire les principales étapes de la gestion quotidienne de l’entreprise. Il a pour ambition de faciliter la prise de décision des organes dirigeants notamment par :

- une définition des modalités d’exécution des opérations ; - les niveaux de contrôle à mettre en œuvre.

Sous ce rapport, les fonctions que revêt ce manuel sont multiples.

b) Fonctions : Au-delà de son caractère obligatoire, ce manuel doit être :

Ø Un outil de Gestion :

Dans la mesure où il définit, d’une manière univoque, les actes et les tâches des principaux intervenants dans l’exploitation de la société. Dans cet esprit, il constitue un élément de référence pour tous les agents de la SIG SA.

Ø Un outil de Communication : En ce qu’il permet aux différents agents impliqués dans un même processus, d’intervenir en symbiose comme favorisant l’efficacité et l’efficience.

Ø Un outil d’information de gestion : Ce manuel, par la richesse et la clarté des informations qu’il contient, doit permettre aux dirigeants de l’entreprise d’analyser les informations et les résultats qui leur seront communiqués.

Ø Un outil de Formation :

En effet, les agents nouvellement promus ou recrutés doivent trouver dans ce manuel, les réponses à leurs interrogations sur certains aspects des tâches qui leur sont confiées. Ce faisant, ce manuel se doit de faciliter une meilleure intégration de ces nouveaux agents dans le circuit Administratif et Comptable.

c) Fonctionnement Comme l’indique l’Article 69 du SYSCOA, la responsabilité du manuel de procédures incombe à la Direction Générale. Néanmoins, le manuel étant une œuvre collective, il doit faire l’objet de diffusion auprès des différents échelons. Les procédures seront décrites sur des feuilles de tâches représentant les indications suivantes :

• Le numéro et le libellé de l’opération ; • Les différents intervenants du cycle de l’opération ; • La description des différentes étapes et des tâches ; • Le planning d’exécution ; • Les supports utilisés.

d) Mise à jour

Le manuel doit être un outil de gestion dynamique, capable de s’adapter aux modifications qui interviendront au sein de la SIG SA. Cette mise à jour doit être faite au moins une fois dans l’année. Elle est matérialisée sur la feuille modifiée avec mention de la date, la procédure, le numéro de l’opération concernée, de la procédure qu’elle annule et remplace.

e) Actualisation En dehors de la mise à jour périodique, l’actualisation peut intervenir à chaque fois qu’une déficience ou une inadéquation est relevée lors de l’application effective de la procédure. II. PRESENTATION DE LA SIG SA

a. Historique de la SIG SA

La première société de promotion et de construction immobilière de la Guinée post coloniale

avait pour nom la SIG, elle avait réalisée 1959 son premier projet à Madina un quartier abritant

le plus grand marché de la ville dont le nom de la cité « SIG MADINA » dans la commune de

Matam en banlieue de Conakry.

A l’image de cette prestigieuse société immobilière, que par coïncidence, notre société porte le

nom de SIG SA et souhaite perpétuer les actions de cette dernière.

b. Création de la SIG SA

La Société Immobilière de Guinée SIG SA est une société anonyme de droit guinéen créée en

novembre 1996, son siège social est à Conakry commune de Ratoma, son capital social est de

cinquante millions de GNF (50.000.000) de francs guinéens, elle est inscrite au registre des

activités économique sous le N° Analytique : 96A-227 du 5/11/96 et le N°Chronologique 96A-

1068).

Son objet inclut :

- l’acquisition de tous immeubles et droits immobiliers;

- l’achat, la vente, la gestion et la location de tous immeubles, droits immobiliers et

bureaux ;

- toutes activités de promotion immobilière ;

- la conception, le développement, la réalisation, la vente de tout projet ou études de

faisabilité dans le domaine de la communication et des Nouvelles Technologies de

l’Information et de la Communication (NTIC) ;

- le courtage, le négoce, la représentation ainsi que toutes activités de prestations de service en matière commerciale et industrielle ;

- et, généralement toutes opérations quelconques pouvant se rattacher directement ou indirectement à son objet.

A. NOS OBJECTIFS :

• Cibler un marché dynamique mais difficile, celui de l’immobilier ; • Devenir à moyen terme la référence qualitative du standard immobilier en Guinée ; • Etre connu et reconnu en Guinée d’abord et à l’international, dans la sous région, pour

ensuite y devenir très prochainement le leader incontournable ; • Etre l’initiateur d’un Développement du client partenaire et prescripteur.

B. NOTRE METIER :

• Accompagner jusqu’au bout de vos projets immobiliers sur la base d’une collaboration efficace pour aboutir à des choix concrets apportant une réelle satisfaction ;

• Proposer à nos clients (locaux et étrangers) des produits de qualité (villas et appartements), différenciant (à forte valeur ajoutée) à des prix compétitifs (du logement « social » au haut standing).

C. NOS VALEURS :

Toutes les activités de la SIG SA et de tous ses démembrements les Associations Sociales pour l’Acquisition d’un Toit (ASAT) et partenaires associés sont basées sur des valeurs d’entreprise. Nous tenons et nous devons, en toutes circonstances d’être :

• VRAIS (transparence, simplicité, vérité);

• VITAUX (dynamique, disponibilité, battant, enthousiaste);

• RESPONSABLES (sens du devoir accompli, économie, respect de l’environnement);

• FRATERNELS (esprit de partage, sens de l’équipe, le client satisfait, c’est notre métier);

C’est toute la signification de notre devise PROMOUVOIR, INNOVER.

D. NOS STRATEGIES

• Définir une politique commerciale (achat et vente) en cohérence avec les valeurs de l’entreprise ;

• Sécuriser toutes nos ressources par la maîtrise des process et il s’entoure de filiales et partenaires de choix pour une croissance profitable

• S’appuyer sur une équipe de professionnels motivés et compétents ;

• Avoir une MAITRISE des process et composants ;

• Faire des achats optimisés et sécurisés, autrement dit, SIG SA vise à acquérir des terrains de 1er ordre dans des zones prioritaires à forte plus value ;

• Offrir des produits de qualité, des produits innovants par un marketing offensif.

CHAPITRE 2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA SIG SA

I. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

1. Les entités de la SIG SA

• L’Administration Générale

• La Direction Générale

• La Direction Administrative et financière

• La Direction Technique

• La Direction Recherche et Développement

• La Direction Commerciale et Communication

2. Le Comité d’expansion

Le Comité présidé par le Directeur Général est composé de :

• Directeur Général

• DAF

• DT

• DRD

• DCC

Au début de tout projet, le Comité d’expansion se réunit pour statuer sur le choix du site, des produits à concevoir et des prix de vente prévisionnels sur la base d’une étude de marché préalablement réalisée.

3. : Organisation et fonctionnement de la SIG SA Dans l'exécution de ses missions, la SIG SA s'appuie sur des services centraux dirigés par un Directeur Général appuyé par une assistante.

4. Le Directeur général Le Directeur général a la qualité d'employeur au sens du Code du travail.

II est chargé :

• d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de la Société ;

• de soumettre à l’Administrateur Général pour approbation, un plan d'action mensuel et un budget prévisionnel ;

• d’assurer la gestion des activités de la Société et veiller à l'exécution des décisions du conseil ;

• d’évaluer l'exécution des activités et soumettre un rapport annuel d'activités au conseil ;

• de signer toutes conventions nécessaires et conformes à la mission qui lui a été confiée ;

• de veiller au respect du règlement intérieur de la Société ;

• de veiller à l'évaluation des performances du personnel de la société.

5. Les services centraux

Les services centraux de la SIG SA sont composés de :

• Un Directeur Administratif et Financier

• Un Directeur Technique

• Un Directeur Recherche et Développement

• un Directeur Commercial et de la Communication

6. Comptabilité

La SIG SA tient une comptabilité et doit produire des états financiers annuels conformément au système comptable en vigueur pour les entreprises commerciales.

7. Contrôle et Audits La SIG SA est soumise à un contrôle interne effectué de façon permanente par un DAF. Placé sous l'autorité de l’Administrateur Général, il est chargé de veiller au respect des procédures et des règles de gestion. L'audit des comptes de la Société est exercé par un commissaire aux comptes désigné par l’Assemblée Générale Constitutive pour un mandat de deux (02) ans renouvelable.

II. DESCRIPTION ET MISSION DES ORGANES DE DECISIONS : Pour répondre à certaines préoccupations liées au bon fonctionnement de l’organisation et des textes règlementaires en vigueur (OHADA), la SIG SA s’est dotée d’un cadre institutionnel définissant la composition, le niveau de responsabilité, le fonctionnement et la notification de la décision des instances ci-après :

L’Administrateur Général : Les organes dirigeants de la SIG SA sont coordonnés par un Administrateur Général (AG) nommé conformément à l’article ….. des statuts assisté d’un Directeur Général.

Le Directeur Général :

La SIG SA est dirigée par un Directeur Général (DG) nommé conformément à l’article …. Des statuts.

a) Niveau de responsabilité :

Le Directeur Général est chargé :

- d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de SIG SA ; - de soumettre au Conseil d’Administration, pour approbation, un plan d’action annuel et un budget prévisionnel ; - d’assurer la gestion des activités de la Société et veiller à l’exécution des décisions du Conseil d’Administration ; - de participer aux réunions de coordination ; - d’évaluer l’exécution des activités et soumettre un rapport annuel d’activités au Conseil ; - de soumettre au conseil toutes conventions nécessaires et conformes à la mission qui lui

a été confiée ; - de veiller au respect du règlement intérieur de la SIG SA ; - de veiller à l’évaluation des performances du personnel de la Société ; - de veiller au respect des procédures définies dans le présent manuel.

Le Directeur Général assure en permanence l’exécution technique des opérations sur le terrain en s’appuyant sur les différents services de la SIG SA. Le Directeur Général rend compte de ses actions à l’Administrateur Général en lui adressant un rapport des activités en volet :

- Un rapport financier ; - Un rapport sur la Gestion Budgétaire ; - Un rapport des Activités.

Le Directeur Général intègre dans ses programmes d’activités, les avis ou recommandations du Conseil d’Administration.

b) Notification des décisions :

Les décisions du Directeur Général sont matérialisées par des notes de service ou lettres circulaires. Il peut, selon l’importance de la décision, porter une notification verbale.

Procédures Administratives, financières et Comptables

Gestion des missions et de l’Absence de l’Administrateur

Général (AG) Page 1/1

u Objet La présente procédure vise : la gestion et l’organisation des missions à l’étranger, la gestion de l’intérim de l’Administrateur Général et la gestion des comptes rendus de tout le personnel.

u Détail de la Procédure

Mission : L’Administrateur Général reçoit la demande accompagnée des termes de références l’examine et appose sa signature. Ensuite, il prépare un ordre de mission cachetée et lui affecte un numéro d’ordre. Ce numéro d’ordre est reporté sur un classeur « ORDRE DE MISSION ». Dans ce classeur figurent les TDR et le rapport de fin de mission. En ce qui concerne le personnel, le responsable de chaque service définit un planning hebdomadaire ou assigne à son équipe des objectifs. Sur la base de ce planning et/ou des objectifs, chaque membre de l’équipe fait un compte rendu à son supérieur hiérarchique en fin de semaine. L’intérim de l’Administrateur Général : A la veille de son absence, l’Administrateur Général, par le biais de son assistante, rédige une note de service à l’endroit du personnel pour désigner le Directeur Général comme pour son intérim.

ORGANNIGRAMME

ETUDES ET PRIX

CONDUITE

DES TRAVAUX

CONTROLE

DES TRAVAUX

COURRIERS Page 1/3

TACHE 1 - TRAITEMENT DU COURRIER « ARRIVEE » u Objet La présente procédure vise : l’enregistrement, l’imputation, la transmission et l’exploitation des correspondances ou documents qui parviennent à la SIG SA ou qui circulent entre les différents départements.

u Détail de la Procédure

Réception : La réceptionniste reçoit le pli et appose sa signature, la date et le cachet de la société sur le cahier de transmission qui lui est présenté par celui qui remet le pli. Ensuite, elle prépare une fiche d’exploitation du courrier, appose sur chaque pli la date d’arrivée et lui affecte un numéro d’ordre. Ce numéro d’ordre est reporté sur un registre « COURRIER ARRIVEE ». Dans ce registre figurent un certain nombre d’informations relatives à l’émetteur du pli et à son contenu. La Secrétaire du DG, après vérification de l’exhaustivité des plis transmis, signe le registre « ARRIVEE DU COURRIER ». Le Directeur Général Après avoir fini d’exploiter la correspondance, l’impute au service concerné avec ses instructions. Il peut aussi le retourner au Secrétariat pour classement ou lui donner une suite (préparation d’un projet de réponse), une note ou mémo.

COURRIERS Page 2/3

La Secrétaire du Directeur Général récupère le courrier du bureau du Directeur Général. Au besoin, classe une copie ou une photocopie, transmet les correspondances aux services concernés par un cahier de transmission interne, avec décharge de ce dernier. TACHE 2 - TRAITEMENT DU COURRIER « DEPART » u Objet La procédure de traitement du « COURRIER DEPART » a pour objet la préparation, la signature, l’enregistrement et l’expédition de toutes correspondances ou documents. Tout projet de lettre soumis à la signature du Directeur Général doit être au préalable visé par l’auteur. u Détail de la Procédure

Secrétariat : Le courrier placé dans le parapheur est déposé au niveau du Secrétaire du Directeur Général qui le présente au Directeur Général. Le Directeur Général : Exploite la correspondance, procède à la signature ou porte ses observations. Secrétaire du Directeur Général : Récupère le courrier après signature du Directeur Général et l’enregistre dans un registre « COURRIER DEPART », garde une copie pour son classement ; Si nécessaire, une autre copie est envoyée au service concerné. L’Agent de Service doit exiger au destinataire du courrier, la décharge (cachet et date de réception) sur le registre de transmission externe. En cas de timbrage, la correspondance sous pli fermé est enregistrée dans un registre pour document ou correspondance expédiée par la poste. Le courrier sensible sera envoyé par lettre recommandée, avec accusé de réception.

COURRIERS Page 3/3

TACHE 3 - TRAITEMENT DE NOTES INTERNES / MEMO

u Objet La présente procédure vise la réglementation de la transmission de notes/MEMO entre les différents services. Le visa du Directeur Général est obligatoire dans tous les cas. u Détail de la procédure Le service concerné : Etablit la Note et l’envoie au DG pour visa. Secrétariat du DG : Place la Note/MEMO dans un parapheur et le soumet au DG pour visa. Le Directeur Général : Vise et ou émet des observations en cas de nécessité. Secrétariat DG : L’enregistre dans un registre ouvert à cet effet, appose le cachet et exécute les annotations du Directeur Général (s’il y a lieu), fait une copie et la classe dans son chrono « Notes Interne/MEMO » ; s’il s’agit d’une Note Interne. Avant l’affichage, faire prendre connaissance de la Note/MEMO à l’ensemble du Personnel par une fiche circulaire contenant les noms de tous les membres du personnel et exiger leur visa après lecture.

COURRIERS Page 3/3

TACHE 4 : ARCHIVAGE DOCUMENTS ET COURRIERS

u Objet L’objectif de cette procédure est de faciliter la recherche et le contrôle administratif des documents de la Société. u Détail de la procédure

Ø L’étape de la collecte des documents consiste à rassembler tous les documents qui doivent être archivés : contrats, courriers, cahiers de charges, plans, factures……….. NB : Archiver les courriers arrivée et les courriers départs chacun à part.

Ø L’étape du tri consiste à sélectionner les documents utiles.

Ø Le classement peut se faire par ordre alphabétique ou par ordre chronologique. L’ordre chronologique est préférable. Tenir un registre qui va classer les documents par ordre alphabétique.

Ø L’étape de la cotation qui consiste à indexer le document par un mot clé ou un chiffre. Chaque document va porter un numéro

ACHATS

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TACHE 1 - AGREMENT FOURNISSEURS

Intervenants Supports § Responsable Logistique § Directeur Administratif et Financier § Directeur Recherche Développement § Directeur Technique § Directeur Général

§ Demande d’agrément § Fiche d’agrément

w Objet La procédure a pour objectif de formaliser le régime des agréments. w Détail de la procédure

Ø Analyse du dossier

Vérifier la conformité du dossier par rapport aux critères d’agrément :

- Réputation du fournisseur ; - Délai de paiement ; - Délai de livraison ou d’exécution de la prestation ; - Conformité à la législation fiscale, commerciale du travail et sociale (existence

quitus fiscal, d’un NINEA et d’une immatriculation au RC, d’une attestation délivrée par l’inspection du travail, et d’attestations de cotisations régulières à la CSS).

Ø Elaboration fiche d’agrément

Ø Renseigner la fiche d’agrément après vérification des critères

Ø Transmettre le dossier au DAF pour contrôle régularité

Ø Décision d’agrément

• Validation du dossier conforme � Rédaction lettre � Visas � Signature

Un dossier non conforme sera rejeté et notifié au fournisseur par lettre écrite par le DAF.

Ø Enregistrement dans base de données

Ø Mettre à jour la base de données des fournisseurs agréés.

Tache 2 : COMMANDE DIRECTE

INTERVENANTS

SUPPORTS

• Demandeur • DAF • Responsable logistique • Commission d’appel d’offre • Directeur Général

• Fiche de description des produits • Bon de commande

w Objet

Il s’agit de :

Ø Satisfaire l’expression des besoins en provenance des services demandeurs.

Ø Choisir le fournisseur de fournitures, de biens ou de services.

w Détail de la procédure

Ø Exprimer le besoin d’achat.

Ø Préciser la nature de la demande et décrire la description des quantités prévues et toutes les informations utiles pour justifier la dépense :

Ø Utiliser la demande d’achat pour exprimer les besoins à satisfaire (achat de biens ou demande de travaux) ;

Ø Viser la demande et transmettre à l’approbation du DAF.

Ø Consulter le budget

Ø Analyser le bien fondé de la demande au regard du budget et des consommations antérieures du service demandeur ;

Ø Viser la demande (si elle est justifiée) et la transmettre à la DAF;

Ø Ou rejeter la demande au vue du budget et des consommations antérieures du service demandeur et donner une justification par notification écrite du rejet adressée au chef de service demandeur ;

� Transmettre au DG une copie de la correspondance concernant le rejet.

Ø Valider la demande d’achat

ACHATS

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Ø Signer les demandes d’achat

Ø Transmettre toute demande d’achat ou de travaux à la DAF

Ø Demander un arbitrage en cas de rejet de la demande

Ø Demander l’arbitrage de la Direction Générale par saisine sous forme écrite ;

Ø Faire une copie de la lettre au DAF

Ø Préparer et viser la commande

Ø Exprimer la commande de biens ou de services sur un bon de commande

en trois (3) exemplaires comprenant les mentions ci-après :

• La raison sociale du fournisseur destinataire de la commande ;

� La référence de la demande ou des demandes d’achat ou bons de travail correspondants ;

� L’année budgétaire concernée ;

� Les références d’imputation budgétaire ;

� La description précise et exhaustive des biens ou services commandés ;

� Les quantités, prix unitaires et montant HT ;

� Le montant de la TVA ;

� Le prix total TTC ;

� Le nombre d’articles ;

� Le mode de règlement ;

� La date limite et le lieu de livraison ;

� Mentionner au recto ou au verso du bon de commande les conditions particulières relatives aux intérêts de retard dans la livraison des biens ou dans l’exécution des travaux

� Viser les trois (03) exemplaires du BC et les transmettre pour visa du DAF.

� Transmettre le BC au DAF.

Ø COMMANDER

� Transmettre une copie du bon de commande signé au DAF pour permettre la mise à jour du fichier des dépenses engagées ;

� Classer un (01) exemplaire du bon de commande visé et le faxer au fournisseur ;

� Envoyer par courrier, au fournisseur deux (02) exemplaires du bon de commande (dont un exemplaire client à retourner avec les quatre factures exigées par le fournisseur).

TACHE 3 : APPEL D’OFFRES

INTERVENANTS SUPPORTS

• Responsable logistique • DT • DRD

• CCTP • Avis d’appel d’offre • Règlement d’appel d’offre • Plans

LANCEMENT D’UN APPEL D’OFFRES LES CRITERES DE SELECTION POUR UN APPEL D’OFFRE SONT :

• Acte de soumission avec :

- le CCTP, les quantitatifs dûment datés, complétés et signés ainsi qu'un planning détaillé ; - la liste des sous et/ou cotraitants éventuels ; - l'organisation de chantier prévue ; - une attestation d'assurance responsabilité civile.

• Une Déclaration sur l’honneur qui atteste que la société :

1. n’est pas en état de faillite, de liquidation, de cessation d’activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et règlementations nationales ;

2. ne fait pas l’objet d’une procédure de déclaration de faillite, de règlement judiciaire, de liquidation, de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementation nationales ;

3. n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ;

4. est en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où elle est établie ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ;

5. est en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où elle est établie ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ;

6. ne s’est pas rendue gravement coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigibles pour sa participation à un appel d’offres ;

7. n’a pas manqué à ses obligations contractuelles dans l’exécution d’un autre marché.

• Numéro NINEA + RC • Trois (03) attestations (IPRES, caisse sec. sociale, inspection du travail) • Certificat administration fiscale • Assurance RCCE • Chiffre d’affaire moyen des 3 dernières années de 85 000 000 FCFA (le

montant varie en fonction du type de marché) • Références techniques : au moins 3 projets similaires au cours des 5 dernières

années. • CV du directeur des travaux + liste du personnel • Planning de réalisation du marché • Note méthodologique expliquant la démarche proposée de l’entreprise pour

réaliser le chantier • Plan d’installation du chantier si nécessaire • Liste des équipements prévus pour la réalisation du marché • Mesures proposées pour limiter les nuisances et garantir la sécurité et la santé

des personnes • Liste des sous traitants si applicable • Bordereau des prix unitaires et détail estimatif

NB : L e dossier d’Appel d’offre doit comporter :

• Un avis d’appel d’offres • Un règlement de l’appel d’offres • Les documents techniques y compris plans.

COMMISION D’APPEL D’OFFRES Etape 1 : Création d’une base de données Fournisseurs Etape 2 : Mode opératoire 1) Création d’un cahiers de charges 2) Lancement de l’AO 3) Mise en place d’une commission de dépouillement 4) Sélection d’un prestataire (le mieux-disant d’après les critères développés par la Commission de dépouillement) Etape 3 : Commission de dépouillement La commission de dépouillement peut être composée des services : - Qualité - DRD - Architecte - Logistique

- Bureau d’études (selon la technicité de L’AO)

- Ingénieur désigné

NB : Les achats d’un montant inférieur à 5 millions sont faits par commande directe ou appel d’offres restreint. Les achats d’un montant supérieur ou égal à 5 millions sont faits par appel d’offres selon les critères ci-dessus.

BUDGET Page 1/5

TACHE 1 - ELABORATION DU BUDGET Le budget annuel global de BENJA SA est composé :

w Du budget du personnel

w Du budget des frais généraux

w Du budget d’investissement

w Du budget des chantiers

u Processus d’élaboration du budget

A partir du mois d’octobre de l’année N, le DG convoque les responsables de service à une réunion pour marquer le début de l’élaboration du budget de la société. Cette réunion débouche sur l’adoption d’un calendrier pour l’élaboration du budget de l’année N+1.

Intervenants Supports § Directeur Général § DAF § Direction Recherche Développement § Direction Technique § Direction Commerciale et Communication

§ Fiches de préparation

budgétaire manuelle

§ Budget détaillé par service

BUDGET

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u Elaboration des programmes sectoriels Au sein de chaque service, le responsable convoque et anime des réunions de concertation. Il procède à l’analyse et à la synthèse des propositions des services opératoires de son département, valide les propositions qui lui conviennent sur une Fiche de Préparation Budgétaire qu’il communique au Directeur général et au DAF. Le D.G. examine et valide les programmes selon les objectifs de la société et convoque une réunion avec les chefs de services. Au plus tard à la mi-novembre de l’année N, le D.G. doit sortir une note à l’intention des Chefs de services, indiquant le projet de budget de l’année N+1 à soumettre à l’administrateur. u Arbitrage budgétaire

Avant l’arrêté du projet de budget, le D.G doit, à la première semaine du mois de novembre de l’année N, convoquer une réunion du comité budgétaire qui est composé du D.G., des Responsables de services. Au cours de cette réunion, le D.G. procède à l’examen du projet de budget et aux arbitrages entre les différents services. Le D.G. peut convoquer autant de séances d’arbitrage que nécessaire jusqu’à l’accord entre les parties en présence. Ces arbitrages sont conclus par l’approbation de propositions de budget de programmes des différents départements, en tenant compte du déficit ou de l’excédent budgétaire de l’année N. Le Directeur Général demande au DAF d’intégrer tous les réajustements demandés lors des séances d’arbitrage et vérifie si toutes les opérations ont été correctement effectuées. u Adoption du budget de l’entreprise

Le D.G. soumet le projet de budget global de BENJA SA à l’administrateur lors de la deuxième quinzaine du mois de Décembre de l’année N.

BUDGET

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uRévision et diffusion du budget A l’issue de la présentation au Conseil d’Administration, le DG demande au DAF de corriger suivant les modifications requises par le Conseil. Le DAF soumet alors le budget au DG pour vérifier si toutes les modifications demandées par le Conseil ont été correctement intégrées. Ensuite le D.G. diffuse la version définitive du budget :

- Au Conseil d’Administration ; - Aux responsables de services ;

- Au DAF Cette diffusion assure la disponibilité du budget dans la dernière semaine du mois de décembre de l’année N.

TACHE 2 - SUIVI BUDGETAIRE A la fin de chaque trimestre, le DAF rend compte de la situation du budget. Un tableau global de suivi du budget sera mis en place pour assurer l‘état d’évolution de consommation du budget et de révéler les écarts le cas échéant. Il adresse un exemplaire complet au D.G., répartit un deuxième exemplaire entre les Chefs de département et conserve un exemplaire complet pour les besoins de ses propres analyses. u Analyse et commentaires sur le suivi du budget A la réception du tableau de suivi du budget le concernant, chaque Chef de département procède à une analyse des principales rubriques budgétaires et commente les écarts les plus significatifs. Le DAF procède à l’analyse de l’intégralité des états de suivi qu’il détient en se focalisant sur les écarts, évolutions anormales ou invraisemblables. Dans le cas d’écarts inexpliqués ou anormaux, il demande aux chefs de service concernés les explications sur les constats qu’il a effectués. Ces derniers sont tenus de répondre par écrit dans un délai d’une semaine. Lorsque les explications reçues ne satisfont pas le DAF ou lorsque les constats effectués traduisent une évolution préoccupante, ce dernier doit se rapprocher du Chef de service concerné pour pousser ses investigations.

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TACHE 3 - REVISION DU BUDGET

Intervenants Supports § Directeur Général § Responsables de services § DAF

§ Plan de mise en œuvre de la

révision § Fiches de préparation budgétaire § Tableau de suivi budgétaire § Programme sectoriel et global.

Ensuite le DAF doit faire au D.G. un rapport détaillé sur le suivi budgétaire du trimestre écoulé avec les résultats de ses analyses et ses commentaires et les actions correctives qui lui paraissent nécessaires. Le D.G confronte le rapport du DAF et les commentaires des chefs de services en vue de la prochaine réunion du Comité budgétaire sur le niveau d’exécution du budget. Les commentaires de suivi budgétaire sont discutés au cours d’une réunion trimestrielle du comité budgétaire présidé par le D.G. Les remarques et observations du Comité sont consignées dans un procès-verbal dressé par le DAF. Le P.V. servira de référence dans l’établissement des commentaires de début du trimestre suivant. A tout moment de l’année, au vu de l’évolution de la situation de l’exécution du budget ou suite à un événement majeur (évolution préoccupante des dépenses constatées dans le suivi du budget, mesures macro-économique majeures, etc.), le DAF peut proposer au D.G de procéder à une révision du budget. u Mise en œuvre Une fois le remaniement décidé, le DAF établit le plan de mise en œuvre de la révision du budget. Ce plan qui tient compte de la date à laquelle le Conseil d’Administration doit se réunir pour adopter le budget révisé, doit s’étaler sur une période maximale de trois (03) semaines :

w Durant la première semaine, les Chefs de services procèdent unilatéralement à la révision de leurs budgets respectifs ;

w Durant la deuxième et la troisième semaine, le budget révisé est soumis au

DG pour être analysé et éventuellement corrigé puis diffusé aux Chefs de service.

Ø Révision A la date de la révision, le DAF produit en plusieurs exemplaires un état complet de la situation d’exécution budgétaire de l’entreprise, qu’il transmet aux différents Chefs de service. Sur la base de son dernier commentaire de la situation d’exécution budgétaire, chaque Chef de service entame la réflexion sur la révision. Pour chaque rubrique, il estime l’augmentation ou la diminution nette à apporter aux montants initiaux en tenant compte de plusieurs facteurs :

• La situation actuelle des dépenses ou recettes sur la rubrique ;

• La tendance pressentie pour le reste de l’année budgétaire ;

• Ses propres analyses trimestrielles de suivi budgétaire ;

• Les commentaires du Contrôleur de gestion, etc.

Sur le plan pratique, le D.G ou le Chef de service matérialise la révision en renseignant une fiche budgétaire vierge des augmentations ou diminutions nettes sur les montants initialement budgétisés pour chaque rubrique. Le D.G. et les Chefs de service retournent au DAF les fiches budgétaires remplies au plus tard à la fin de la première semaine du plan de mise en œuvre.

BUDGET Page 5/5

Ø Discussions et arbitrages Le DAF produit un état de suivi budgétaire avec les révisions incluses. Il procède ensuite à une vérification pour s’assurer de la conformité des remaniements indiqués dans le budget par rapport aux fiches budgétaires. Au début de la deuxième semaine du plan de mise en œuvre, le D.G convoque une réunion du comité budgétaire de l’entreprise. Au cours de cette réunion, il est procédé à l’examen des révisions envisagées par les différents chefs de services. Une fois le budget révisé, validé, le DAF prépare une note exposant les motifs et l’incidence financière de la révision. Il transmet cette note, accompagnée du budget révisé, au D.G, en vue de sa présentation au Conseil d’Administration. Ø Présentation au Conseil d’Administration

Le D.G présente le budget révisé au Conseil d’Administration au plus tard à la fin de la troisième semaine du plan de mise en œuvre. A l’issue de la présentation au Conseil d’Administration, le D.G demande au DAF de corriger le projet de budget révisé suivant les modifications autorisées par l’instance supérieure. Le DAF transmet, ensuite, une copie de l’état de suivi budgétaire révisé à chaque Chef de service.

CAISSE Page 2/4

Ø Encaissement

Le solde minimum de la caisse est fixé à cent mille francs (100 000 FCFA). La caisse est approvisionnée à hauteur d’un million (1 000 000 FCFA). Ø Décaissement Le caissier s’assure que la DAP est :

w Visée par le Chef de service concerné par la demande de décaissement ;

w Accompagnée de pièces justificatives ;

w Approuvée par le DAF.

NB : Jusqu’à 10 000 FCFA, l’autorisation du DAF suffit.

Au delà de cette somme, la signature du DG est obligatoire.

Le caissier établi une pièce de caisse pré numérotée sur lequel il va inscrire :

w La référence de la DAP ; w Les références des pièces justificatives ; w La nature du décaissement ; w Le montant global ; w L’imputation budgétaire.

Le caissier enregistre les pièces de caisse au fur et à mesure de leur établissement dans un journal manuel de caisse. Ø Contrôle des décaissements

En fin de journée, le caissier procède à l’arrêté de sa caisse et effectue :

w La totalisation des colonnes recettes et dépenses ; w Le calcul du solde pour différence entre le report à nouveau, plus les

recettes moins les dépenses. Ensuite, il compte son encaisse (disponible) et s’assure qu’elle est égale au total de son journal de caisse. Après ces contrôles, le caissier agrafe les pièces de caisse de la journée au brouillard de caisse, le vise et transmet le tout au comptable. Ø Comptabilisation des opérations de décaissement

Le comptable s’assure que les pièces de caisse qu’il a reçues du caissier sont correctement reportées sur le journal.

Il procède ensuite à l’imputation de chaque pièce de caisse sur un bordereau d’imputation unique. Le comptable procède ensuite à la saisie de ses pièces comptables, dans le journal de caisse créé à cet effet.

CYCLE 5– CAISSE

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FORMULAIRE DE DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT (voir annexe)

FOURNISSEURS

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TACHE 2 - COMPTABILISATION DES FACTURES

Intervenants Supports

w Responsable Administratif et Financier

w Comptable

w Factures w Décomptes w Bons de commande w Lettre de commande w Marchés w Avoirs w Retenues de garantie, etc.

u Imputation et saisie des factures Le Comptable procède à l’imputation et saisit ensuite les factures visées et certifiées dans les procédures de l’entreprise, en accord avec les dispositions du SYSCOA et du plan des comptes défini et paramétré à travers le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise. Le Comptable devra passer cette écriture dans le journal des achats ouvert à cet effet. Après saisie, il appose le cachet « SAISIE » sur la facture ou décompte et le renseigne de ses initiales et du numéro séquentiel de l’écriture délivré par le logiciel de comptabilité. u Contrôle de la saisie effectuée et classement Le Comptable édite ensuite le journal et procède au contrôle de sa saisie. Ce contrôle est matérialisé par le pointage systématique de toutes les écritures du journal. A l’issue de son contrôle, il remet les pièces et l’édition du journal au DAF qui vérifie le cachet de saisie sur chaque pièce et pointe systématiquement toutes les écritures du journal. Lorsqu’il relève une anomalie, le DAF prépare une feuille d’OD pour redresser l’erreur de saisie et la transmet immédiatement au Comptable. Le cas échéant, le DAF vérifie la correcte saisie de la feuille d’OD avant d’apposer son visa sur le nouveau brouillard édité. En l’absence d’anomalie (ou lorsque l’anomalie a été diligemment régularisée), le RAF vise le journal et retourne les pièces et le journal au Comptable. Lorsque la facture comptabilisée concerne une immobilisation, le Comptable classe un exemplaire ou une copie dans le dossier d’immobilisation ouvert à cet effet.

Le Comptable procède au classement chronologique du journal et de la facture.

CONCESSIONNAIRES ET FOURNISSEURS / ACHATS

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TACHE 3 - JUSTIFICATION DES COMPTES

Intervenants Supports w Responsable Administratif et

Financier

w Comptable

w Factures w Décomptes w Pièce de règlement w Feuille d’OD w Marchés w Avoirs w Retenues de garantie w Analyse de compte w Extrait de compte

Les justifications de compte sont effectuées mensuellement. Le Comptable procède à l’analyse de l’ensemble des comptes fournisseurs en comptabilité (fournisseurs ordinaires, fournisseurs avances et acomptes etc.) sur la base des écritures du grand livre auxiliaire. u Analyse et justification des comptes Les travaux effectués par le Comptable consistent à : -Vérifier l’affectation au bon compte auxiliaire fournisseur des :

• Factures ; • Avoirs ; • Avances ; • Retenues diverses ; • Effets à payer, etc.

- Préparer une feuille d’OD pour régulariser les anomalies relevées le cas

échéant ; - Contrôler l’absence d’anomalie dans les comptes auxiliaires débiteurs. Ces

comptes doivent correspondre à :

• Des avoirs ; • Des avances ; • Des excédents de règlements ; • Des erreurs d’imputations sur le compte auxiliaire ; • Des factures non encore comptabilisées alors que l’avance a été

comptabilisée. Ø Analyser les factures réglées non soldées et à contrario, les écritures de

règlement non soldées.

ANNEXES

Fiche d’intervention des matériels Version : 1 Champ d’application : Chantier …….. - Date :………………………….. Responsable :………………………………………………… - Matériel concerné par l’intervention (description détaillée) :

- Description de l’incident nécessitant l’intervention :

- Intervention de la maintenance : • Date : • Durée d’intervention: • Intervention effectuée :

• Visa du Responsable :

• Visa du Technicien Maintenance:

Fiche de Non-Conformité NC R Version : 1 Champ d’application : magasin et

fournisseurs Nom du fournisseur :………………………………. Numéro du bon de livraison :………………………. Désignation de l’article :……………………………. Lors de votre livraison en date du ……………... nous avons constaté une non-conformité justifiant : □ Une remarque □ Un refus de livraison

La non-conformité concerne :

□ Non respect de la date de livraison; □ Non respect de la quantité à livrer, □ Absence d’étiquette ou difficulté à identifier le produit ; □ Emballage et/ou conditionnement détérioré ; □ Non respect du cahier de charges ; □ Propreté du véhicule insuffisante ; □ Absence de fiche technique ; □ Autres.

Description des anomalies constatées :

Nous vous prions de bien vouloir remédier à ces anomalies dans les plus brefs délais. - Signature du réceptionnaire : - Signature du livreur :

SIG SA Manuel de procédures administratives, financières et comptables

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Fiche demande achat Version : 1 Champ d’application : Groupe BENJA

- Demandeur :………………………….. Utilisateur (s) :…………………………………………..…….. - Produit / Matériels

• Désignation :

……………………………………………………………………….………………………. ………………………………………………………………………………………….…….

• Quantités : …………………

- Caractéristiques Produit /Matériel: ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………

-Documents / tests à demander aux Fournisseurs / Prestataires : ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………


P-41

…………………………………………………………………………………………………………………………

PJ : ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………

Dakar le……………………………….. ;

Visa Demandeur


P-42

Fiche demande d’achat Version : 1 Champ d’application : Groupe SIG SA

- Demandeur :………………………...….. Utilisateur (s) :…………………………………………..……..

DESIGNATION

REFERENCES/ CARACTERISTIQUES

QUANTITE

-Documents / tests à demander aux Fournisseurs / Prestataires : ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………

PJ :


P-43

………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………

Dakar le,………………………………

Visa Demandeur

Fiche demande d’achat Version : 1 Champ d’application : Groupe BENJA


P-44

- Demandeur :………………………….. Utilisateur (s) :…………………………………………..……..

DESIGNATION

REFERENCES /

CARACTERISTIQUES

QUANTITE

Conakry le,………………………………

Visa Demandeur


P-45

FICHE SUIVI MATERIELS

DATE DESIGNATION Q SORTIE MAGASIN DEMANDEUR RETOUR

MAGASIN

DATE DE

RETOUR OBSERVATIONS EMARGEMENT


P-46

SUIVI CONSOMMATION

DATE DESIGNATION Q SORTIE MAGASIN DEMANDEUR DESTINATION OBSERVATIONS EMARGEMENT


P-47

Chantier ,

SUIVI STOCK

DATE DESIGNATION UNITE STOCK INITIAL

ENTREE STOCK

SORTIE STOCK

STOCK FINAL OBSERVATIONS EMARGEMENT


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Chantier

SUIVI TRANSFERT

DATE

DEMANDEUR

DESTINATION

DESIGNATION U

QUANTITE

DEMANDEE

SORTIE MAGAS

IN

OBSERVATIONS

GESTIONNAIRE DE STOCK


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Chantier

TABLEAU RECAPITULATIF

Semaine du ……………………… au ………………..

Désignation U Total entrée

Total sortie

Total transfert

Total avaries

Stock dispo

Qte à commander

Observ Gestionnaire de stock


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VISA GESTIONNAIRE DE

STOCK


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FICHE CONTROLE RECEPTION

Lieu de réception: ………...……………………………

Date Heure Désignations Fournisseurs Immatriculatio

n Véhicule

Contrôles

Obs Visa

réceptionnaire Q Qlité

Accepté /

Refusé


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BANQUES

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TACHE 2 - RAPPROCHEMENT BANCAIRE Intervenants Supports w Comptable w DAF w DG

w Relevés bancaires w Grand livre des comptes w Décompte des travaux w Etat de rapprochement bancaire w Extrait de compte bancaire

u Réception des relevés bancaires et saisie A la fin de chaque mois, le DAF reçoit des banques, les relevés de compte figurant dans leurs livres et les transmet au Comptable. Le Comptable s’assure que le solde du relevé précédent correspond au report de solde du relevé qu’il vient de recevoir. u Etablissement du rapprochement bancaire Au plus tard une semaine après la fin du mois, toutes les opérations du mois précédant doivent être saisies dans les journaux de banque. Le Comptable édite un grand livre à travers le logiciel de comptabilité de l’Entreprise. Le Comptable établit ensuite le rapprochement bancaire.


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BANQUES

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TACHE 3 - COMPTABILISATION DES OPERATIONS BANCAIRES

Intervenants Supports w Comptable w DAF

w Bon de Commande w Chèque / Ordre de virement w Bordereau de remise de chèque w Bordereau d’imputation w Grand livre

u Contrôles et imputations Le Comptable reçoit : - La liasse ordre de paiement / facture / chèque / BC ; - Les bordereaux de remise de chèque Il vérifie que tous les visas requis ont été apposés sur l’ordre de paiement (DAF et DG). En cas d’anomalie, il en informe le DAF afin de déterminer son origine. En l’absence d’anomalie, le Comptable procède à l’imputation Comptable des pièces.


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PERSONNEL

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Tache 1: Avances et Prêts au personnel Intervenants Supports w DG w DAF w Chef du personnel w Comptable w Agent

• Demande d’avance • Ordre de paiement • Chèque w Bulletins de salaires

Il s’agit d’avances consenties par la direction générale aux agents de l’Entreprise. Les modalités de retenue sont laissées à l’appréciation du chef du personnel et du DAF qui sont chargés d’étudier la demande. NB : seul le personnel permanent peut prétendre aux avances. AUTORISATION DES AVANCES Les demandes d’avance sont remplies et adressées au chef du personnel qui transmet au DAF. Le DAF analyse les demandes en fonction du niveau d’endettement des agents et des fonds disponibles. Il appose son visa et la mention « BON POUR ACCORD » sur la demande en précisant le montant finalement accordé. En cas de refus, il indique la mention « REFUS » et informe le demandeur. Une copie de la demande est classée dans le dossier du salarié. ETABLISSEMENT DE L’ORDRE DE PAIEMENT Le Comptable établit un ordre de paiement en trois (03) exemplaires. Paiement par chèque En cas de paiement par chèque, le Comptable établit un chèque, le joint à la liasse ordre de paiement/demande d’avance et transmet le tout au chef du personnel. Le chef du personnel vérifie que le chèque est bien conforme à l’ordre de paiement.


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PERSONNEL

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En l’absence d’anomalie, il vise l’ordre de paiement qu’il transmet au DAF. Le DAF procède à un contrôle formel de la liasse. Il signe le chèque et retourne la liasse au Chef du personnel. Le bénéficiaire reçoit le chèque et appose sa signature par décharge sur l’exemplaire de l’ordre de paiement (OP) prévu à cet effet. Paiement en espèces La demande est transmise au caissier qui procède au règlement contre décharge du bénéficiaire sur la pièce de caisse voir procédure de CAISSE, DECAISSEMENTS). Une copie de la demande d’avance et un exemplaire de la pièce de caisse sont transmis au DAF et au chef du personnel. PRISE EN COMPTE DES AVANCES DANS LE LOGICIEL DE PAIE A la réception de la copie des demandes d’avance, le chef du personnel fait procéder au traitement par retenue sur la paie du bénéficiaire. Il transmet les bordereaux d’avance au Comptable pour saisie dans l’application PAIE. Le comptable édite le journal et le transmet au chef du personnel pour contrôle. En cas d’anomalie, le chef du personnel demande à son comptable de procéder aux corrections nécessaires. Le chef du personnel matérialise son contrôle en apposant son visa sur les bordereaux d’avances. Le comptable classe les documents dans la chemise des éléments de la paie du mois ; les demandes d’avance sont rangées dans les dossiers individuels des agents.


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PERSONNEL Page 3/12

TACHE 2 - CONGES PAYES : DÉPARTS ET RETOURS

Intervenants

Supports

w Directeur Général (DG) w DAF w Chef du personnel w Comptable

w Planning mensuel des congés w Décisions de congés w Bulletins de salaire w Etats de paie w Ordres de paiement w Chèque

CONFIRMATION DES PLANNINGS DES DEPARTS EN CONGES Chaque mois (M), le chef du personnel élabore le planning mensuel des congés à partir du planning annuel. Le 05 de chaque mois, le chef du personnel informe les Responsables concernés des départs en congés et de la durée prévue pour le mois suivant. Les responsables concernés prennent connaissance de l’information. En fonction des contraintes liées au bon fonctionnement des services, ils apportent les modifications nécessaires avant de donner leur accord définitif. Le chef du personnel établit les décisions de congés en trois (03) exemplaires qu’il transmet au DG. Les décisions de congés signées par le DG sont retournées au chef du personnel qui les répartit comme suit : • Un exemplaire est envoyé au salarié, • Un exemplaire est remis au responsable concerné, • Un exemplaire est conservé au niveau du service Administratif et Financier.


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TRAITEMENT DES DECISION DE CONGES Les bulletins de salaire des agents devant prendre leurs congés au cours du mois M+1 sont établis au fur et à mesure des dates de départ en congés (une semaine avant la date effective de départ en congés). Dès la clôture de la paie du mois M et l’ouverture de la paie du mois M+1, le chef du personnel remet les décisions de congés à son Comptable. Ce dernier procède à la sélection des agents concernés par les départs en congés, effectue les régularisations nécessaires sur toutes les rubriques (cotisations, retenues…) dans l’application PAIE. Puis, le comptable édite les bulletins de salaire provisoires qu’il soumet à l’approbation du chef du personnel et du DAF.


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PAIE - PERSONNEL

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Le chef du personnel vérifie que tous les bulletins ont fait l’objet d’une décision de congés. Il contrôle le nombre de jours de présence par rapport à la date prévue de départ en congés et s’assure que toutes les retenues requises ont été régulièrement opérées. En cas d’anomalie, le chef du personnel demande au comptable de procéder aux corrections nécessaires. En l’absence d’anomalie, le chef du personnel demande au DAF de valider et de demander au comptable d’éditer les bulletins définitifs et les états de paie. Le comptable édite les bulletins définitifs qu’il remet au chef du personnel qui procède à un ultime contrôle et en l’absence d’anomalie, il transmet la liasse au Comptable pour l’établissement de l’ordre de paiement et du chèque.


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CONSTATATION DES RETOURS DE CONGES Au retour des congés, l’agent se manifeste auprès de sa direction qui établit une attestation de reprise de service. L’attestation visée par le Directeur concerné est transmise au chef du personnel qui vérifie la conformité de la date de reprise par rapport à celle mentionnée sur la décision de congés. En cas d’anomalie, il adresse une lettre à l’intéressé avec ampliation au Directeur concerné. Le chef du personnel classe ensuite les attestations de reprise de service dans les dossiers individuels des agents.


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PERSONNEL Page 5/12

TACHE 3 - TRAITEMENT MENSUEL DE LA PAIE

Intervenants Supports w DAF w CHEF DU PERSONNEL w COMPTABLE w DG w AGENT

w Bordereaux de suivi des temps de

présence / Pièces justificatives w Bulletin de salaire w Etats de paie w Ordres de paiement w Chèques / Ordres de virement w Journaux de paie w Réclamation.

ETABLISSEMENTS DES BORDEREAUX DE SUIVI DES TEMPS DE PRESENCE Le suivi des temps de présence est du ressort du chef du personnel. Les absences du personnel, de toutes natures, doivent être justifiées et sont soumises à l’autorisation préalable ou à l’accord de la hiérarchie. Ces absences concernent les absences pour raisons personnelles, les absences pour maladie, les absences pour événements familiaux, lesquels sont réglementés par la Convention Collective Nationale Interprofessionnelle. Tous les documents (autorisations d’absences, certificats médicaux, autorisations d’heures supplémentaires, etc. …) nécessaires au suivi des temps de présence sont centralisés par les responsables précités qui veillent, chacun en ce qui le concerne, au respect du règlement intérieur. Sur la base des informations reçues, ces responsables établissent ou font établir le bordereau de suivi des temps mensuels (BST). Une fois le bordereau établi, ils s’assurent de sa conformité par rapport aux pièces justificatives et y apposent leurs visas. SAISIE ET CLASSEMENT Au plus tard le 20 de chaque mois, les Responsables transmettent les BST accompagnés des pièces justificatives et d’un bordereau de transmission au chef du personnel. Le chef du personnel vérifie l’exhaustivité des documents avant de décharger le bordereau de transmission. Il transmet les BST au comptable. Le comptable saisit les temps de présence mensuels dans le logiciel de paie. Il édite ensuite un brouillard de saisie qu’il pointe exhaustivement. Il corrige les éventuelles erreurs, appose le cachet « Saisie » sur le bordereau de suivi des temps.

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PERSONNEL

Il transmet le brouillard accompagné du bordereau de suivi des temps au chef du personnel. Le chef du personnel vérifie par sondage la correcte saisie des bordereaux de suivi des temps, matérialise son contrôle en apposant son visa sur le brouillard de saisie. Les bordereaux de suivi des temps joints aux brouillards de saisie pointés sont classés dans la chemise des éléments de la paie du mois M. Les pièces justificatives nécessaires au suivi des temps de présence sont rangées dans les dossiers individuels des agents. EDITION ET CONTROLE DES BULLETIN DE PAIE Au plus tard le 23 du mois, le comptable lance le traitement de la paie permettant l’édition des bulletins provisoires de salaire et des différents états mensuels de paie (état de centralisation des salaires, état de paiement, état des diverses retenues, etc. …) en deux (02) exemplaires. Il procède ensuite au contrôle de cohérence avec les bulletins du mois M+1 et au pointage des bulletins avec les éléments de la paie du mois (bordereaux de suivi des temps de présence, bordereaux des avances, etc. …) Ensuite, il transmet l’ensemble des documents au chef du personnel qui procède aux contrôles suivants : • Examen analytique de la masse salariale, • Rapprochement des bulletins de salaire du mois M – 1 et ceux du mois M afin de

déceler d’éventuels écarts et les analyser, • Contrôle par sondage de l’exactitude des éléments variables de paie (jours payés,

retenues sur avances et prêts, etc.). Lorsque son contrôle révèle des anomalies, il les mentionne sur le (s) bulletin (s) concerné (s) qu’il retourne au comptable pour correction. Dans le cas contraire, le RAF appose son visa sur les bulletins de salaire et les états de règlement qu’il transmet au DAF. Il retourne les bordereaux des avances et les bordereaux de suivi des temps de présence au comptable qui les classe dans la chemise des éléments de la paie du mois. Le DAF procède à un examen analytique global des salaires, effectue des contrôles par sondage sur certains éléments de la paie.


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Au besoin, le DAF se fait transmettre les dossiers individuels des agents. Lorsque son contrôle ne révèle pas d’anomalie, le DAF valide la paie en apposant son visa sur les états de règlement des salaires.

PERSONNEL

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Le DAF retourne l’ensemble des documents au chef du personnel.


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Le chef du personnel transmet l’état de règlement des salaires au comptable pour comptabilisation et préparation des règlements (chèques, ordres de virement, billetage,…) (voir procédure BANQUES, DECAISSEMENTS). CLOTURE DE LA PAIE Après établissement, le Comptable retourne les chèques et ordres de virement au chef du personnel. Le chef du personnel vérifie que les montants des chèques et des ordres de virement correspondent à ceux figurant sur les états de règlement des salaires. En cas d’anomalie, il demande au Comptable d’établir d’autres chèques ou ordres de paiement. Lorsque son contrôle ne révèle pas d’erreurs, il envoie les chèques et ordres de virement, accompagnés des pièces justificatives, au DG pour signature. Les documents sont retournés au chef du personnel pour distribution des bulletins de salaire et remise des chèques. Pour les virements, l’ordre de virement est remis au comptable pour dépôt à la Banque. Au plus tard le dernier jour du mois M (après distribution des bulletins) et à l’issue du contrôle sur la paie, le chef du personnel propose à la sauvegarde des données du mois M. puis il procède à la clôture de la paie. A partir de ce moment, aucune régularisation ne pourra être faite sur la paie du mois M. RECEPTION ET TRAITEMENT DES RECLAMTIONS DE LA PAIE Le DAF et le chef du personnel sont chargés de recueillir les réclamations émanant des salariés. Le chef du personnel transmet les réclamations au Comptable. Ce dernier remplit au fur et à mesure le registre de réclamations sur la paie.


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Le registre éventuellement accompagné des pièces justificatives est transmis au chef du personnel qui vérifie la nature des réclamations et leur justification. En cas de désaccord, le chef du personnel raye la ligne de réclamation correspondante sur le registre des réclamations, adresse une note à l’intéressé pour lui signifier les motifs du rejet. Lorsque la réclamation est fondée, le chef du personnel en collaboration du DAF définit les modalités de règlement sur un état qu’il joint au registre des réclamations. Les réclamations justifiées sur la paie du mois M ne sont régularisées que sur la paie du mois M+1. Dans le cas où, suite à une erreur sur la paie du mois M, un salarié se trouve lésé, il peut bénéficier d’une avance exceptionnelle équivalent au montant de l’erreur. Cette avance exceptionnelle sera retenue intégralement sur la paie du mois M+1. Toutefois, cette retenue sera accompagnée en M+1 de la régularisation faite au titre du mois M. L’analyse du registre des réclamations permet au chef du personnel d’identifier les principales causes des réclamations et de mettre en œuvre des actions pour y remédier.


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TACHE 4 – DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES

Intervenants Supports w DAF w CHEF DU PERSONNEL w COMPTABLE

w Etats récapitulatifs des éléments

de salaire w Etats préparatoires de déclaration

VRS w Bordereaux de versement des VRS w Etats préparatoires des

déclarations IPRES w Déclarations IPRES w Etats d’appel mensuel de

cotisation du régime général IPRES

w Chèques

ETABLISSEMENT DES DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES P4.1.1 Déclarations fiscales A partir de l’état récapitulatif des éléments de salaire figurant dans les états après paie, le comptable établit un état préparatoire de déclaration VRS. Il reporte ensuite le montant à déclarer figurant sur son état préparatoire sur un bordereau de versement des VRS. Il transmet le bordereau de versement au chef du personnel qui, après vérification, appose son visa sur l’état préparatoire. Le chef du personnel transmet ensuite les documents au Comptable accompagnés d’une demande de règlement. P4.1.2 Déclarations IPRES A partir de l’état des cotisations IPRES mentionnant la part patronale et la part salariale pour les régimes cadre et général, le comptable établit un état préparatoire des déclarations IPRES. Il reporte ensuite les montants sur la déclaration IPRES relative au mois M. il remet cette déclaration et l’état préparatoire correspondant au chef du personnel. Ce dernier s’assure que les documents ont été correctement établis avant de porter son visa sur l’état.


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Le chef du personnel transmet ensuite la déclaration et l’état préparatoire correspondant au Comptable pour préparer et suivre le règlement. P 4.1.3 Déclarations Caisse de Sécurité Sociale Les états édités après la clôture définitive de la paie du mois M contiennent un état reprenant • Le montant cumulé des salaires plafonnés, • Le montant des cotisations de prestations familiales, • Le montant des cotisations des accidents du travail. A partir de ces états, le comptable renseigne l’état d’appel mensuel de cotisation du régime général comme suit : • Inscription du total des salaires mensualisés plafonnés dans la case E, • Inscription du total des salaires mensualisés inférieurs ou égaux au plafond

dans la case F, • Inscription du total des salaires horaires dans la case G. Il transmet ensuite l’état d’appel de cotisation renseigné au chef du personnel. Le chef du personnel procède à un contrôle, vise l’appel de cotisation et le remet au Comptable pour préparer le règlement. P 4.2 PAIEMENT DES COTISATIONS FISCALES ET SOCIALES Le chef du personnel vérifie la cohérence entre les déclarations et les soldes comptables des organismes sociaux. En cas d’anomalie, il se rapproche du comptable pour déterminer l’origine des écarts relevés. En l’absence d’anomalie, le Comptable établit les chèques selon la procédure banque (DECAISSEMENTS). Le coursier procède au dépôt des différentes déclarations au niveau des organismes sociaux. Au retour, il transmet le double des déclarations déchargées au comptable qui les classe dans une chemise prévue à cet effet.


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PERSONNEL

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TACHE 5 - GESTION DU PERSONNEL u Recrutement Le recrutement du personnel se fait selon les directives du DG, en tenant compte de la ligne budgétaire prévue à cet effet. u Procédures de recrutement Les critères de recrutement pour chaque catégorie de personnel doivent être communiqués par écrit au chef du personnel par les différents Chefs de services pour le poste à pourvoir. Ensuite, le chef du personnel transmet le dossier au DAF pour visa. Le DAF, après étude du dossier doit vérifier si le visa du chef de service demandeur est bien établi, si le poste à pourvoir est prévu par le budget. Ensuite, il doit vérifier la concordance entre les exigences du poste et le profil dégage par le service demandeur, donne ses observations, appose son visa et transmet le dossier au DG. Le D.G étudie le dossier en tenant compte des avis des différents chefs de service intervenants et prend une décision (acceptation ou rejet). En cas de rejet, le dossier est classé sans suite et il (Le DG) en informe le chef de service demandeur. Si le DG accepte le recrutement, il transmet le dossier au DAF pour qu’il enclenche la procédure de recrutement avec le chef du personnel. Le chef du personnel : après accord du DG et du DAF, fait une annonce dans un journal de large diffusion en donnant les caractéristiques du poste à pourvoir, le profil demandé et la date de clôture des demandes entre autres informations. A la réception des dossiers de demandes d’emplois, le chef du personnel les étudie, fait une proposition et transmet le dossier au DAF. Le DAF : vérifie si toute la procédure a été respectée ; annonces dans un journal de large diffusion, demandes reçues dans les délais et donne son avis sur la proposition du chef du personnel a l’intention du D.G. Le D.G : Celui-ci étudie le dossier en tenant compte des observations du DAF sur la proposition du chef du personnel. Ensuite il prend une décision, en informe les différents chefs de service intervenants et transmet le dossier au DAF et au chef du personnel. S’il refuse la proposition du DAF, ce dernier fait une autre proposition toujours dans le lot de candidats qui ont fait parvenir leurs demandes dans les délais.

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S’il accepte, par contre la proposition du DAF, ce dernier demande au chef du personnel de préparer une lettre pour convoquer le candidat retenu. uObligations légales Pour chaque employé, un contrat de travail sera établi, signé par le DG et le titulaire du poste. u Création et mise à jour du dossier du personnel Pour chaque agent, un dossier individuel doit être constitué et mis à jour. Ce dossier comprendra :

- L’Etat Civil de l’agent concerné ; - Les références professionnelles (C.V.) ; - Les pièces justificatives de ses références professionnelles ; - Le contrat ; - Sa situation matrimoniale ; - Le bulletin de naissance des enfants s’il y a lieu ; - Le salaire et toutes modifications y afférent ; - Les déductions salariales obligatoires ; - Les congés, etc.


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PREAMBULE L’acquisition des immobilisations de BENJA SA est initiée par les responsables budgétaires qui, au préalable et sauf exception, ont inscrit l’investissement dans leur budget. Le Responsable des Achats Locaux s’occupera de toutes les formalités à l’acquisition de l’immobilisation. Lorsque celles-ci sont terminées et l’immobilisation réceptionnée, il transfère les éléments au Comptable pour saisie. Pour toute commande, un dossier d’immobilisation sera ouvert suivi par le Comptable. ENTREE D’UNE IMMOBILISATION


w Responsable logistique w DAF w Comptable

• Factures fournisseur / Décomptes

de travaux • Dossier d’immobilisation • Journal

OUVERTURE DE DOSSIER Dès réception des factures du fournisseur d’immobilisation ou du décompte, le Comptable ouvre un dossier. Sur la couverture du dossier, les informations suivantes doivent obligatoirement être renseignées au fur et à mesure que le Comptable en dispose :

• La désignation de l’immobilisation, • La localisation de l’immobilisation, • Le numéro du marché ou du BC, • Le montant HT de la facture d’achat (à la réception de la facture), • La source de financement, • Le code analytique, • Le numéro de compte général d’immobilisation, • La méthode d’amortissement qui sera appliquée, • Les décomptes de travaux, • Le numéro de l’immobilisation.

Le numéro de compte général Il s’agit d’un numéro de compte du plan comptable affecté à l’immobilisation concerné selon sa nature.

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La durée de vie Il s’agit de la durée de vie fiscalement admise selon la nature, l’affectation et les modalités d’utilisation de l’immobilisation concernée. Cette durée de vie détermine le taux d’amortissement de l’immobilisation qui sera utilisé pour le calcul de la dotation aux amortissements. La durée de vie des biens est réglementée par l’administration fiscale. La date de mise en service Elle correspond à la date de début d’utilisation de l’immobilisation. Elle peut être la date du bon de réception de l’immobilisation. La valeur à immobiliser Elle correspond au coût d’acquisition de l’immobilisation qui comprend, selon le cas :

• Le coût d’achat de l’immobilisation, • Les frais de transport, • Les frais d’assurance, • Les droits de douane, • Les taxes non récupérables, • Les frais divers de transit, manutention, • Etc. …

La valeur à immobiliser est le coût d’acquisition obtenue en totalisant toutes les factures ou décomptes figurant dans le dossier d’immobilisation. CLASSEMENT Le Comptable mentionne le numéro du dossier sur les factures et/ou les décomptes avant de les classer dans le dossier d’immobilisation correspondant. Le dossier de l’immobilisation est classé par localisation, par nature d’immobilisation et par numéro d’immobilisation. Par exemple, le Comptable ouvre un classeur pour les dossiers d’immobilisation de PLATINUM point E et à l’intérieur de ce classeur, il range les dossiers suivant les numéros d’immobilisation. CLOTURE DU DOSSIER Le dossier d’immobilisation est clôturé lorsqu’il comprend toutes les informations suivantes : • Le numéro d’identification de l’immobilisation, • La date de mise en service, • La valeur à immobiliser,


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• Le numéro de compte général, • La durée de vie et le taux d’amortissement. COMPTABILISATION Le Comptable effectue la saisie des immobilisations à partir de la comptabilité générale dans un journal de « TRESORERIE » pour les achats au comptant et dans un journal d’« ACHATS » pour les achats à terme. Après la saisie, le Comptable lance l’édition du journal et pointe le journal de manière exhaustive. En cas d’anomalie, il corrige l’écriture erronée. En l’absence d’anomalie, il vise le journal de saisie, l’insère dans le dossier d’immobilisation avec la facture et transmet le tout au DAF. Ce dernier vérifie le dossier d’immobilisation en s’assurant que :

• Toutes les pièces justificatives classées sont à rattacher à l’immobilisation,

• Toutes les informations nécessaires à l’identification de l’immobilisation sont mentionnées sur la première page du dossier.

Ensuite, il procède au pointage exhaustif du journal. En cas d’anomalie, le DAF retourne le dossier au Comptable qui doit alors procéder aux corrections requises. En l’absence d’anomalie, le DAF appose son visa sur la première page du dossier d’immobilisation et sur le journal avant de remettre le dossier au Comptable. Le Comptable classe ensuite le dossier dans l’armoire prévue à cet effet. Les dossiers sont classés par localisation, par nature d’immobilisation et par numéro d’immobilisation.



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IMMOBILISATION EN COURS

Intervenants Supports • DAF • Comptable

• Demande d’ouverture de dossier d’immobilisation

• Factures / pièces justificatives • Dossier d’immobilisation • Grand-livre des comptes

d’immobilisations en cours • Procès-verbal de réception • Journal

Avant toute exécution de travaux d’investissement confiés à des tiers, le demandeur doit transmettre au RAF une demande d’ouverture de dossier d’immobilisation visée par le DAF. Cette demande doit être faite avant la signature du marché ou du bon de commande (BC) et le numéro d’immobilisation attribué au dossier devra figurer sur tous les documents se rapportant à cet investissement (marché, BC, factures, décomptes, etc. …). VERIFICATION ET CODIFICATION Le DAF transmet la demande d’ouverture de dossier d’immobilisation au Comptable. Ce dernier vérifie que les informations suivantes y figurent :

• La nature des travaux, • La localisation des travaux, • Le montant HT estimé de l’ensemble des travaux, • Le visa du DAF ou DG, • La date prévisionnelle de début des travaux, • La date prévisionnelle de fin des travaux, • L’identification du ou des tiers chargés de l’exécution des travaux.

En cas d’anomalie, le Comptable retourne la demande au DAF pour correction ou complément d’informations. En l’absence d’anomalie, le Comptable attribue un numéro d’immobilisation du dossier d’immobilisation. Ce numéro est reporté sur la demande d’ouverture du dossier d’immobilisation. Après codification de l’immobilisation en cours, un dossier d’immobilisation correspondant est ouvert. Sur la couverture du dossier, les informations suivantes doivent obligatoirement être renseignées à ce stade : • Le numéro de l’immobilisation, • La désignation de l’immobilisation, • La localisation de l’immobilisation, Le coût total estimé de l’immobilisation (hors taxes). L’original de la demande est classé dans le dossier d’immobilisation.



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COMPTABILISATION Toutes les doubles de factures reçues ainsi qu’une copie des liasses de justificatifs correspondants (marché, BC, bon de livraison, bon de réception, etc.) sont transmis au Comptable qui s’assure qu’ils portent les visas requis. Le Comptable impute chaque pièce comptable sur un bordereau d’imputation. Il procède ensuite à la saisie des bordereaux dans le module comptabilité générale dans les journaux adéquats selon le modèle d’écriture ci-après :

• Débit : 219/229/xxx Immobilisation en cours • Crédit : 418xxx Fournisseur d’immobilisation

Le Comptable reporte ensuite le numéro d’écriture délivré par le logiciel de comptabilité sur le bordereau d’imputation avant de le viser. Puis, il l’agrafe à la pièce comptable. 12.1 ANALYSE ET JUSTIFICATION Chaque mois, le Comptable édite le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours ayant été mouvementés au cours de la période clôture. Il s’assure que toutes les écritures comptabilisées dans le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours pendant cette période sont justifiées par des documents classés dans les dossiers d’immobilisations correspondants. Il identifie les pièces manquantes ou les écritures non comptabilisées. Il effectue les recherches nécessaires notamment auprès du DAF ou DG afin de compléter les dossiers d’immobilisations non exhaustifs. Il établit un état des opérations non comptabilisées, le cas échéant. Ensuite, il transmet le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours ainsi analysés et justifiés et, le cas échéant, l’état des opérations non comptabilisées et une copie des pièces correspondantes au DAF. Le DAF contrôle l’état des opérations non comptabilisées avant d’y apposer son visa. Ensuite, il retourne l’état des opérations non comptabilisées, la copie des pièces correspondantes ainsi que le grand-livre des comptes d’immobilisations en cours au Comptable pour saisie et régularisation. CLOTURE DU DOSSIER Le procès-verbal (PV) de réception transmis par le DAF ou DG permet au Comptable d’arrêter le dossier d’immobilisation en complétant les rubriques suivantes :

• La date de mise en service, • La valeur à immobiliser, • Le numéro de compte général, • La durée de vie, • Le taux d’amortissement.

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La date de mise en service à indiquer est donc la date du PV de réception. Cependant, lorsque la date de réception ne correspond pas à la date de mise en service, le Comptable doit demander au DAF ou DG la date effective de mise en service. La valeur à immobiliser correspond au coût final de l’immobilisation à amortir. Elle est la somme de toutes les écritures comptables enregistrées dans le compte d’immobilisation en cours et justifiées par des documents classés dans le dossier d’immobilisation correspondant. Le PV de réception est classé dans le dossier d’immobilisation. SAISIE Le Comptable établit une pièce comptable d’opération diverse (OD) constatant l’entrée de l’immobilisation dans le patrimoine de BENJA SA. Le compte général d’immobilisation en cours dans lequel étaient centralisés tous les décomptes et factures se rattachant à l’immobilisation est crédité pour solde par le débit du compte général d’immobilisation. Le Comptable saisit la pièce d’OD à partir du logiciel de comptabilité générale, dans le journal des opérations diverses. Il saisit d’abord la ligne d’écriture au débit et la valide et ensuite il saisit la ligne d’écriture au crédit et la valide ; Après la saisie, le Comptable lance l’édition du journal des opérations diverses, et pointe le journal de manière exhaustive. En cas d’anomalie, il corrige l’écriture erronée. En l’absence d’anomalie, il vise le journal des opérations diverses, l’insère dans le dossier d’immobilisation et transmet le tout au RAF. Ce dernier vérifie le journal ainsi que la pièce d’OD. En cas d’anomalie, il rectifie l’écriture et retourne le dossier au Comptable pour correction. En l’absence d’anomalie, le DAF vise la pièce d’OD et la classe dans le dossier d’immobilisation.


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SORTIE D’UNE IMMOBILISATION


• Directeur Général • Comptable • DAF

• Procès-verbal (PV) de réforme • Facture vente / Contrat vente • Dossier immobilisation • Pièce d’opérations diverses

Les sorties d’immobilisations concernent les mises au rebut ou les cessions. Dans ces deux cas de figure, les immobilisations font l’objet d’une réforme. 13.1 REFORME ET VERIFICATION La direction qui utilise l’immobilisation doit au préalable effectuer une demande de réforme et la transmettre au DAF. Le DAF, responsable des cessions ou réformes d’immobilisations, établit le procès-verbal de réforme et le transmet au Comptable. Le Comptable vérifie que les informations suivantes sont indiquées dans le PV de réforme :

• Le numéro de l’immobilisation cédée ou mise au rebut, • Le motif de la réforme : cession, mise au rebut ou destruction, • La date d’établissement du PV de réforme, • Le visa du DAF ou du DG.

Les informations contenues dans le PV de réforme concernant le numéro de l’immobilisation et le motif de la réforme sont vérifiés pour confirmation par rapport à la facture et au contrat de vente par le Comptable qui vise chacun des documents précités pour marquer leur régularité. Le Comptable complète les rubriques suivantes du dossier d’immobilisation : Date de sortie C’est la date de la facture de vente s’il s’agit d’une vente, ou la date du PV de réforme s’il s’agit d’une mise au rebut ou d’une destruction. Cause de sortie Elle peut être une vente ou une réforme (mise au rebut, destruction). Le comptable remet le dossier d’immobilisation ainsi que les pièces justificatives de la sortie au DAF. Ce dernier contrôle la régularité des documents avant de les viser. Ensuite, il retourne les documents au Comptable

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13.2 IMPUTATION ET SAISISE Le Comptable établit une pièce comptable d’OD sur un bordereau d’imputation selon les modèles d’écritures détaillées en annexe. Le Comptable saisit les écritures dans le logiciel de comptabilité générale. Il reporte ensuite le numéro d’écriture délivré par le logiciel sur le bordereau d’imputation. Il édite le journal et le classe dans le dossier d’immobilisation ainsi que le contrat de vente, la facture de vente, le PV de réforme. De la même manière qu’il a mise à jour le module comptabilité générale, le Comptable met à jour le fichier immobilisations sur lequel il saisit les informations suivantes : • La valeur de cession de l’immobilisation, • La quantité, • La date de cession. Il transmet ensuite le dossier au DAF qui vérifie le journal et la pièce d’OD. En cas d’anomalie, le Chef Comptable rectifie l’écriture et retourne le dossier au Comptable qui procède alors aux corrections requises. En l’absence d’anomalie, le DAF vise la pièce d’OD et la classe dans le dossier d’immobilisation. Il signe ensuite la première page du dossier avant de le transmettre au Comptable pour classement. 13.3 CLASSEMENT Le Comptable vérifie que le DAF a apposé son visa, ensuite, il barre la page de garde du dossier pour matérialiser la sortie de l’immobilisation. Le dossier ainsi barré est classé dans une chemise « SORTIES D’IMMOBILISATIONS DE L’EXERCICE » qui sera archivée en fin d’exercice.

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RAPPROCHEMENT AVEC LA COMPTABILITE GENERALE

Intervenants Supports • Comptable • DAF

• Tableau d’amortissement • Balance générale

L’entrée d’une immobilisation doit être saisie dans le module comptabilité générale et inscrite sur le fichier immobilisations (opération extracomptable). ANALYSE DU GRAND-LIVRE DES COMPTES D’IMMOBILISATION A chaque fin de mois, le DAF demande une édition du grand-livre des comptes d’immobilisations au Comptable. Le Comptable vérifie que chaque mouvement enregistré sur la balance du mois est justifié par une pièce classée dans le dossier d’immobilisation correspondant. Il identifie les pièces manquantes et les pièces pour lesquelles aucune écriture n’a été passée. Il établit une fiche d’opérations diverses (OD) qu’il fait viser par le DAF avant de procéder aux régularisations en comptabilité générale. Le Comptable transmet ensuite le grand-livre analysé au DAF pour visa. Le Grand-livre visé ainsi que les fiches d’OD sont classées dans les dossiers d’immobilisation respectifs. RAPPROCHEMENT BALANCE GENERALE / TABLEAU DES AMORTISSEMENTS A la fin du mois le Comptable édite la balance générale à partir du module de comptabilité générale. Il édite ensuite le tableau d’amortissement par Excel ou à partir d’un module immobilisations d’un logiciel de comptabilité générale. Le Comptable effectue les rapprochements suivants :

• Solde des comptes 20 à 22 sur la balance générale : total de la colonne « Valeur d’origine » du tableau d’amortissement ; • Solde des mouvements débiteurs du compte 68 (Dotations aux amortissements) : total de

la colonne « Amort. Exercice » ;

• Solde du compte 28 (Amortissements) : total de la colonne « Amort. Total ». Au fur et à mesure qu’il effectue son rapprochement, le Comptable pointe la balance générale et le tableau des amortissements. Le Comptable relève les écarts éventuels et procède à des investigations pour les corriger. CLASSEMENT Le Comptable classe l’ensemble des documents dans le classeur d’analyse des comptes d’immobilisations par ordre chronologique.


INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS


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Intervenants Supports • Directeurs et Responsables • Comptables • DAF

• Instructions d’inventaire • Fiche d’inventaire

La date des inventaires est fixée par la direction générale de BENJA SA. Les inventaires ont généralement lieu en fin d’exercice, sauf cas exceptionnels (incendie, dégâts, réévaluation, etc. …) où ils peuvent être programmés en cours d’année. PLANIFICATION DE L’INVENTAIRE Au début du mois de décembre de chaque année, le Directeur Administratif et Financier (DAF) établit le planning de la prise d’inventaire annuelle des immobilisations dans chaque site. Ce planning fixe pour l’ensemble des catégories d’immobilisations les dates de déroulement de l’inventaire physique. Une dizaine de jours avant la date de réalisation de l’inventaire, le DAF établit les instructions d’inventaire précisant les informations suivantes :

• Date, heure et lieu de l’inventaire physique, • Nature des immobilisations à inventorier, • Nom du superviseur de l’inventaire, • Composition des équipes de comptage (nombre et noms des agents).

Ces instructions doivent également prévoir la sécurité des comptages et de leur enregistrement :

• Vérification de l’état des immobilisations, • Enregistrement indélébile des quantités comptées (utilisation d’un stylo à bille), • Identification de toutes les immobilisations comptées (par marquage par exemple).

Le DAF vise le planning des inventaires et le transmet au Comptable. Ce dernier effectue une copie du planning pour le chaque filiale du groupe BENJA. Il classe ensuite l’original du planning dans un dossier « INVENTAIRES DE FIN D’ANNEE » ouvert à cet effet. ORGANISATION DES INVENTAIRES Au plus tard une semaine avant le début des inventaires, les Directeurs Régionaux transmettent les instructions d’inventaire aux équipes de comptages. La veille de la prise d’inventaire, le Comptable édite l’état récapitulatif des immobilisations à inventorier. Cet état récapitulatif fait apparaître la référence de chaque immobilisation, sa désignation et une colonne « QUANTITE INVENTORIER » dans laquelle seront reportées les quantités comptées lors de l’inventaire.


COMPTAGE DES IMMOBILISATIONS


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Avant de faire procéder aux comptages, le RAF s’assure que les instructions d’inventaire sont bien comprises. Chaque équipe se rend sur son lieu d’affectation. Les agents chargés d’inventaire procèdent aux comptages et reportent les quantités dénombrées sur leurs états d’immobilisations à inventorier. Chaque immobilisation comptée est marquée à l’encre indélébile. RAPPROCHEMENT ETATS D’INVENTAIRE / FICHIER DES IMMOBILISATIONS Le DAF recueille les états d’immobilisations à inventorier de chaque équipe de comptage. Il rapproche les quantités inventoriées avec les quantités figurant sur le fichier des immobilisations pour chaque nature d’immobilisation. En cas d’écart, le DAF fait procéder à un autre comptage des immobilisations concernées et transmet ensuite le dossier d’inventaire au Comptable. Le Comptable procède à une investigation pour expliquer les écarts d’inventaire relevés le cas échéant. Les sources d’écarts peuvent être notamment dues à :

• Des entrées d’immobilisations non encore saisies dans le module immobilisation du logiciel de comptabilité générale ; • Des sorties non déclarées.

Le Comptable mentionne alors les causes d’écarts identifiés. 15.1 SAISIE / CLASSEMENT Le Comptable doit ajuster les immobilisations en fonction des écarts résiduels. A cet effet, il établit une fiche de régularisation des immobilisations de la façon suivante :

• Date : date d’établissement de la fiche de régularisation, • Référence : référence de l’immobilisation concernée, • Désignation : libellé de l’immobilisation concerné, • Quantités.

Le comptable transmet ensuite la fiche de régularisation au RAF pour approbation. Ce dernier procède aux contrôles nécessaires et retourne la fiche visée au Comptable. Le Comptable saisit la fiche de régularisation à partir du module de comptabilité générale. Il reporte le numéro d’écriture délivré par le logiciel de comptabilité générale sur la fiche qu’il classe ensuite dans le dossier d’immobilisation.


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IMMOBILISATIONS : ECRITURES DE CESSION OU DE REFORME D’IMMOBILISATION

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Débit 681xxxx Débit 1417xxx Débit 521xxxx 485xxxx

1. 1.1 Crédit 281xxx ou 2824xx ou 283xxx ou 284xxx 1.2 Crédit 865xxxx 1.3

CESSION D’UNE IMMOBILISATION Les écritures comptables traduisent : • L’amortissement complémentaire du bien, • La reprise complémentaire de la subvention

d’investissement, • La facturation du prix de cession, • La sortie du bien du patrimoine de BENJA SA. Amortissement complémentaire éventuel du bien cédé Le bien est amorti et la dotation calculée jusqu’à la date de cession de l’immobilisation. Libellés Dotations aux amortissements d’exploitation (corporelles ou incorporelles) Amortissement des immobilisations incorporelles ou corporelles Commentaires Les comptes sont mouvementés dans les comptes divisionnaires prévus par le plan de comptes de BENJA SA. Reprise complémentaire de la subvention d’investissement Si le bien cédé a été acquis grâce à une subvention, l’écriture ci-après est passée : Libellés Subventions d’investissement Reprises de subventions d’investissement Cession de l’immobilisation a)– facturation du prix de cession Libellés Banques

Montant Calculé Calculé Montant Calculé Calculé Montant Facture TTC Facture TTC


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Crédit 821xxxx ou 822xxxx 443xxxx

Créances sur cessions d’immobilisations Produits des cessions d’immobilisations incorporelles Produits des cessions d’immobilisations corporelles TVA facturée (éventuellement)

Facture HT Facture HT TVA fracture

IMMOBILISATIONS : ECRITURES DE CESSION OU DE REFORME D’IMMOBILISATION

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Débit 281xxxx ou 2824xxx ou 283xxxx ou 284xxxx 811 xxxx Ou 812xxxx Débit 1417xxx

Crédit 811xxxx Ou 812xxxx 21xxxx ou 22xxxxx ou 23xxxxx ou 24xxxxx Crédit 865xxxx 2.

b) – Sortie du bien du patrimoine de la SIG SA Libellés Amortissements des immobilisations incorporelles ou corporelles Valeurs comptables des cessions d’immobilisations incorporelles Valeurs comptables des cessions d’immobilisations corporelles Valeurs comptables des cessions d’immobilisations incorporelles Valeurs comptables des cessions d’immobilisations corporelles c) – Règlement de l’acquéreur Libellés Subventions d’investissement Reprises de subventions d’investissement REFORME D’UNE IMMOBILISATION Les écritures comptables traduisent : • L’amortissement complémentaire du bien (cf 1.1), • La reprise de la subvention d’investissement sur la

période d’amortissement (cf 1.2), • La sortie du bien du patrimoine de BENJA SA (cf

1.3.b).

Montant Amortissements Amortissements Amortissements VBI VBI VBI VBI VBI VBI Montant Calculé Calculé


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Le prix de cession n’est pas comptabilisé puisqu’il n’y a pas de facturation.


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ENTREES EN STOCKS

Intervenants Supports • DAF • Responsable Logistique • magasinier • Comptable.

• Bordereaux de réception • Bordereaux de livraison • Factures fournisseurs • Fiches de stock

RECEPTION DE LA COMMANDE DE MARCHANDISE A l’arrivée de la commande, le Responsable de la logistique procède à sa réception et à sa reconnaissance. Il effectue la reconnaissance en comptant les articles et en s’assurant qu’ils sont conformes en quantité et en qualité à la commande. Il compare les bordereaux de livraison (BL) et/ou les factures avec la commande. En cas d’anomalie, il en informe le service initiateur de la commande. En l’absence d’anomalie, il appose sa signature sur le BL et établit un bordereau de réception.

Ø Informations à fournir o Service achat o Magasinier o Comptabilité o Direction recherche et développement

En cas de non-conformité, le service achat se charge de la réclamation et transmet le suivi au service de la qualité. Si un différend né de cette situation, le service juridique se charge du dossier. ETABLISSEMENT DU BORDEREAU DE RECEPTION Si l’article existe déjà dans les références en stocks, le gestionnaire établit le bordereau de réception en cliquant le code de l’article, la désignation et la quantité et appose sa signature. Ensuite, il met à jour, manuellement, la fiche de stock et transmet la liasse BL et/ou facture/bordereau de réception au DAF et au comptable. Si l’article n’existe pas en stock, le Responsable de la logistique établit le bordereau de réception en indiquant la désignation et la quantité et appose sa signature. Il établit une nouvelle fiche de stock pour ensuite transmettre la liasse BL et/ou facture/bordereau de réception/fiche de stock au DAF.


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VERIFICATION DE L’ENREGISTREMENT EN STOCK Le DAF vérifie que le bordereau de réception et la fiche de stock ont été correctement remplis et qu’ils comportent les visas requis. S’il s’agit d’un nouvel article, il lui attribue un code qu’il inscrit sur la fiche de stock. En l’absence d’anomalie, le DAF vise le bordereau de réception et la fiche de stock en face de la nouvelle entrée. Le DAF retourne ensuite la liasse des documents au Comptable ou au gestionnaire de stock. RECEPTION DE TRAVAUX

1- Remise du décompte par le prestataire soit au Directeur des Travaux ou à l’architecte ou au designer - Validation (ou non, dans ce cas demande de modification) du décompte par l’architecte et/ou designer et le Directeur des Travaux (double contrôle) par ‘’bon pour accord de paiement’’ et signature suite à la vérification sur site. - Transmission au Secrétariat pour enregistrement - Transmission à la comptabilité pour traitement et paiement avec copie au DRD.

2- Remise décompte directement au secrétariat - Remise du décompte par le prestataire au secrétariat - Enregistrement au Secrétariat du décompte - Transmission à l’architecte et / ou au designer et au directeur des travaux - Validation (ou non, dans ce cas demande de modification) du décompte par l’architecte et/ou designer et le Directeur des Travaux (double contrôle) par ‘’bon pour accord de paiement’’ et signature suite a vérification sur site.

- Transmission au Secrétariat pour enregistrement - Transmission a la comptabilité pour traitement et paiement avec copie au DRD.


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INVENTAIRE PHYSIQUE ANNUEL

Intervenants Supports • Contrôleur de Gestion (CIG) • DAF • Comptable • Magasinier

• Planning d’inventaire annuel • Instructions d’inventaire • Etats des stocks à inventorier • Fiches de stock

PLANIFICATION DE L’NVENTAIRE Au plus tard à la mi-novembre de l’année N, le Responsable de la logistique établit le planning de la prise d’inventaire annuel des stocks. Ce planning fixe, pour l’ensemble des catégories de stocks, les dates de déroulement de l’inventaire physique. Il établit en même temps les instructions écrites d’inventaire précisant les informations suivantes :

• Date, heure et lieu de l’inventaire physique, • Nature des stocks à inventorier, • Composition des équipes de comptage (nombre et noms des agents concernés).

Ces équipes doivent comprendre au moins une personne non liée à la gestion quotidienne des stocks. Ces instructions écrites doivent également prévoir les principales dispositions suivantes :

• Arrêt des mouvements durant l’inventaire : - Stockage à part des réceptions, - Absence de sorties de matières, fournitures et autres consommables, - Isolement des produits objet d’un bon de sortie en attente d’approbation ;

• Définition précise des unités de mesure à utiliser ; • Limitation de l’accès aux lieux de stockage ; • Sécurité des comptages et de leur enregistrement ;

- Etalonnage éventuel des instruments de mesure (balances, jauges …), - Vérification du contenu des emballages, - Enregistrement indélébile des quantités comptées (utilisation d’un stylo à bille), - Identification de tous les produits comptés (par estampillage, par exemple).

Le responsable de la logistique signe le planning et les instructions avant de les transmettre au DAF et au DG. Ce dernier appose sa signature sur les deux (02) documents avant de les retourner au Responsable de la logistique qui remet une copie au DAF.


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DIFFUSION DU PLANNING DE LA PRISE D’INVENTAIRE Le DAF transmet une copie du planning de la prise d’inventaire de fin d’année au Comptable et classe l’original du planning annuel des inventaires physiques de clôture dans un dossier « INVENTAIRES » ouvert à cet effet. EDITION / TRANSMISSION DES ETATS D’INVENTAIRE Au plus tard une semaine avant la date d’inventaire, le responsable de la logistique transmet les instructions écrites :

• Au personnel participant à l’inventaire, • Aux auditeurs externes si leur présence est prévue à l’inventaire.

Une semaine avant la date d’inventaire, le DAF demande au Comptable ou au gestionnaire /l’assistant chargé des stocks d’établir les états du stock des articles à inventorier. Ces états font notamment apparaître les informations suivantes :

• Référence de chaque article, • Désignation de l’article correspondant, • Une colonne « QUANTITE INVENTORIEE » vierge dans laquelle seront reportées les

quantités comptées lors de l’inventaire. En fin, le jour de l’inventaire, le DAF transmet aux inventoristes les états des articles à inventorier. COMPTAGE Avant de faire procéder au comptage, le DAF s’assure :

• Que tous les participants ont pris connaissance des instructions d’inventaire ; • Que toutes les dispositions préalables au comptage (rangement, arrêt des mouvements,

etc. …) sont prises ; • Et que les équipes sont au complet.

Chaque article fait l’objet d’un double comptage. Chaque équipe reçoit alors :

• L’état des articles dont elle doit faire le premier comptage, • L’état des articles dont elle doit faire le deuxième comptage.

Chaque équipe de comptage se rend sur les lieux de stockage muni de ses états d’articles à inventorier. Les inventoristes procèdent au comptage et reportent les quantités dénombrées, au stylo à bille, sur leurs états d’articles à inventorier. Ils indiquent tout défaut relevé sur les stocks comptés. En fin, chaque article ayant fait l’objet d’un comptage est identifié soit à la craie, soit par une pastille autocollante de couleur (de préférence), cette couleur changeant lors de chaque inventaire. NB : un inventaire est fait chaque mois

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INSPECTION A la fin de l’inventaire physique, le DAF inspecte les différents lieux de stockage pour s’assurer que tous les stocks ont été bien inventoriés. Ce contrôle est rendu possible par l’identification de chaque article inventorié par une trace à la craie ou une pastille autocollante de couleur. Si, à cette occasion, il découvre qu’un article n’a pas réellement été inventorié, il fait procéder à son comptage. Ensuite, il procède à un sondage sur certains articles choisis au hasard afin de s’assurer de la qualité du comptage. Il peut être amené à faire reprendre la prise d’inventaire si le sondage révèle des anomalies significatives. RAPPROCHEMENT Le DAF recueille les états d’articles à inventorier de chaque équipe de comptage. Il rapproche les quantités inventoriées des quantités figurant sur les fiches de stocks. Ce contrôle est matérialisé par le pointage de chaque quantité figurant sur les états des articles à inventorier. Si ces quantités sont identique, il agrafe les deux états et les range dans une pochette « INVENTAIRE ANNUEL EN ATTENTE DE REGULARISATION ». Si, lors de ce rapprochement, le RAF relève un écart, il part sur les lieux de stockage avec une équipe d’inventoristes afin d’effectuer un troisième comptage des articles concernés. Si l’écart se confirme, le DAF fait procéder à son analyse. Après avoir procédé à tous les comptages (de validation), le DAF classe tous les états d’articles à inventorier, dûment remplis, dans une pochette « INVENTAIRE ANNUEL EN ATTENTE DE REGULARISATION ». ANALYSE DES ECARTS D’INVENTAIRE Le DAF et le Comptable ou l’assistant chargé des stocks procèdent aux investigations nécessaires pour expliquer les écarts d’inventaire relevés. Les sources d’écarts peuvent être notamment :

• Des réceptions non encore entrées en stocks • Des sorties non déclarées, • Des sorties déclarées mais non exclues des stocks…

Le DAF mentionne alors sur l’état du stock les causes d’écarts identifiées. REGULARISATION DES STOCKS Une fois obtenues les explications sur les écarts constatés, le DAF doit ajuster les quantités figurant sur les fiches de stocks.


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REALISATION PROJET

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• DG • DT • DRD • DAF • DIRECTION DE

L’URBANISME • NOTAIRE • DCC

• PROMESSE DE VENTE • ACTE DE VENTE • PLANS DU TERRAINS • TITRE FONCIER • DDE D’AUTORISATION

D’UNE TRANSACTION IMMO • ETAT DE DROIT REEL • DDE DAUTORISATION DE

MORCELLEMENT

Objet

- ACQUERIR via l’identification de zones géographiques stratégiques des terrains pour édifier notre patrimoine immobilier ;

- DEVELOPPER, à travers le choix des architectes et une étude de la cible, des projets immobiliers innovants ;

- REALISER, grâce à l’entreprise de construction partenaire les projets immobiliers minutieusement déclinés par nos architectes en veillant aux normes de qualité.

TACHE 1 : ACQUISITION Détail de la procédure IDENTIFICATION DU TERRAIN Et PREETUDE DE FAISABILITE Ø Prospection pour identifier les meilleurs sites en termes de situation géographique

stratégique, de projection de rentabilité économique ;

Ø Analyse de la potentialité du site identifié : habitat, bureaux, centres commerciaux, espaces sportifs, aires de jeux ou de loisirs…

Ø Vérifier la faisabilité technique du préprogramme : identification des contraintes

des sols, du nivellement…

Ø Vérifier la faisabilité commerciale du préprogramme : étude environnementale de la zone pour identifier les concurrents (saturation du secteur ou besoin manifeste du client), le voisinage (lieux de culte, zone aérienne…)


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NEGOCIATION ET ETUDE SITUATION FONCIERE

Ø Faire une étude des prix du m2 appliqué dans la zone ; Ø Vérification du plan (surface) et du titre de propriété ; Ø Négocier avec le vendeur par rapport à cette étude le prix de vente définitif ; Ø Signature auprès du notaire d’une promesse ou d’un compromis de vente ; Ø Identifier les principaux obstacles de la faisabilité juridique de l’acquisition ; Ø Définition des conditions suspensives pour l’acte de vente ; Ø Demande de certificat d’urbanisme (réglementation sur les hauteurs, les couleurs, superficie constructible…) ; Ø Vérification des servitudes (distance à respecter, mitoyenneté, prévision de route…) ; Ø Si ventes sous conditions suspensives, vérifier auprès du notaire la levée des suspensions et le paiement des frais de radiation ;

Résultats attendus

Ø Mise à disposition par le vendeur du plan et du titre de propriété ; Ø Signature promesse de vente ; Ø Obtention certificat d’urbanisme ;

FINALISATION DE L’ACQUISITION

Ø Demande d’une autorisation de réaliser une transaction immobilière ; Ø Demande d’une autorisation de morcellement si le site ne concerne qu’une parcelle d’un titre foncier et non l’ensemble ; Ø Signature de l’acte de vente ; Ø Introduction par le notaire de l’acte de réalisation de la transaction en vue de la mutation foncière (obtention d’un nouveau titre foncier au nom de BENJA) ; Ø Demande d’un état de droit réel auprès de la conservation foncière ; Ø Réalisation du bornage du terrain ;

Résultats attendus

Ø Demande d’autorisation de transaction immobilière et de morcellement accordées ; Ø Acte de vente définitif ; Ø Etat de droit réel ; Ø Titre foncier ;


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TACHE 2 : DEVELOPPEMENT


• DRD • ARCHITECTE • MAITRE D’ŒUVRE • DIRECTION DE

L’URBANISME

• PERMIS DE CONSTRUIRE • CAHIER DE CHARGE

OBJECTIF : Définir le projet et sa faisabilité avec l’Architecte choisi DETAIL DE LA PROCEDURE

Ø Partir du préprogramme pour dresser un cahier de charges définitif avec des termes de références précis (typologie, standing…) ; Ø Réaliser une étude de marché de la zone (concurrence, besoin de la cible…) ; Ø Intégrer les éléments recueillis dans les TDR ; Ø Lancement d’un appel d’offres pour choisir l’architecte ou procéder à un marché de gré à gré ; Ø Définition de la mission et du cadre contractuel avec le maître d’œuvre (M.O) sélectionné ; Ø Déroulement du montage architectural : esquisse, avant projet sommaire (APS) ; Ø Dès validation APS, préparation du dossier de permis de construire par le M.O auprès de la Mairie : fichier de renseignements, demande d’autorisation de construire, les plans de l’APS…) ; Ø Procéder à l’étape « plan d’exécution global » dès réception de l’autorisation de construire ; Ø Définir un cahier de charges des quantitatifs détaillés avec intégration du 2nd œuvre ;

Etablir un coût prévisionnel des travaux par corps d'état, et déterminer le calendrier prévisible du déroulement de l’opération.


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Résultats attendus

Ø Définition projet architectural ; Ø Obtention permis de construire ; Ø Réalisation d’un cahier de charges avec les quantitatifs ; Ø Book commercial pour la présentation des produits ;

TACHE 3 : REALISATION

Intervenants Supports • DT • BUREAU DE CONTROLE • ARCHITECTE

• PLANNING D’EXECUTION

GLOBAL

Suivi avec l’entreprise des différentes étapes de la construction

Ø Réalisation des études géotechniques ; Ø Réalisation des études techniques dès réception du plan d’exécution global de l’architecte ; Ø Choix d’un bureau de contrôle pour la validation des études ; Ø Préparation du chantier : clôture, terrassement, fouilles… ; Ø Lancement des appels d’offres pour le choix des différents corps d’Etat ; Ø Réalisation du planning d’exécution global ; Ø Détermination du personnel du chantier ; Ø Mise en place de l’allocation budgétaire ; Ø Installation des structures de chantier ; Ø Ouverture des compteurs de chantier Eau et Electricité ; Ø Approvisionnement des 1ers matériaux ; Ø Début des travaux dans l’ordre suivant :

• VRD • Fondations • Elévations

Ø Suivi par le maître d’ouvrage des différentes étapes du gros œuvre et du 2nd œuvre ; Ø Suivi avec le Designer dans la partie 2nd œuvre pour le choix des matériaux

Résultats attendus

Ø Planning d’exécution global Ø Montage financier global Ø Démarrage chantier


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COMMERCIALISATION Page 1/1


• Responsable commercial • Assistante commerciale

chargée de l’accueil • commerciaux

• PROTOCOLE AVEC BANQUES ET

APPORTEURS D’AFFAIRES • FICHE DE RESERVATION • CONTRAT DE RESERVATION • ACTE DE VENTE • CONTRAT D’ASSISTANCE

NOTARIALE • SUPPORTS DE COM

OBJECTIF Participer à la définition de la stratégie commerciale la mieux adaptée pour le programme TACHE 1 : Gestion des clients

Ø Accueils téléphoniques - Réception mails - Fax L’assistante commerciale réceptionne les appels des clients par le standard, transmet l’appel soit au responsable commercial soit aux commerciaux. Le responsable commercial ou le commercial fait une présentation du produit par téléphones. Si le client manifeste un certain intérêt, un rendez vous est fixé dans les meilleurs délais : soit dans nos propres locaux , soit les commerciaux vont à la rencontre du client.


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Toutes les informations prises au moment de cet entretien téléphonique doivent être mentionnés sur le CRM Si la demande est faite par mail, le responsable commercial ou le commercial envoie tous les renseignements nécessaires à la requête du client Les documents envoyés sont les suivants :

- Un courrier de présentation du projet (nombre de logements, description des logements, conditions de paiement, banques partenaires, la mention du notaire intervenant…)

- Les plans des villas du projet - La fiche de réservation - Le plan de masse du projet - La situation des réservations -

NB : Tous les clients seront affectés au responsable commercial et inscrit dans la plate- forme(CRM). B- Accueil physique Le responsable commercial, les commerciaux ou l’assistante commerciale accueillent le client dans les meilleures conditions, identifie ses besoins , font une présentation du projet avec maquette à l’appui , donnent le prix de vente et les superficies avec exactitude, donnent les conditions de paiement Aucun effort n’est ménagé pour donner envie au client de nous faire confiance et de revenir TACHE 2 : Prospection Sur la base de données déjà installées (CRM) les commerciaux :

ü Ciblent ceux qui sont intéressés, ceux qui ont un budget correspondant aux produits, les rappeler pour connaître leurs impressions et leur fixent un rendez vous ;

ü Ceux qui n’ont jamais été contactés, les rappeler pour une présentation et prise de Rendez-vous externe ou interne.

Toutes ces informations sont recueillis par le responsable commercial qui fait un compte rendu des visites effectuées à travers le CRM .Remplir toutes les informations concernant le client, ses besoins, ses impressions et la date à laquelle il doit être recontacté ;

Le planning des rendez vous est géré par le responsable commercial

Chaque semaine une réunion est tenue entre le responsable commercial, les commerciaux et le responsable du projet.


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TACHE 3 : visites commerciales Les rendez doivent se dérouler comme suit : Le responsable commercial ou le commercial doit au cours des rendez vous s’entretenir avec le client en mettant l’accent sur :

ü La qualité du matériel de construction, luminosité, prestations, qualité des finitions etc. …

ü La présentation des maquettes, des films ;

ü les supports de communication (plaquettes, flyers, brochures) ;

ü la possibilité de visiter les maisons témoins ;

au terme de cet entretien , si des critiques ont été faite par le client , le client ou le responsable commercial doit nécessairement faire remonter les informations au service concerné.


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TACHE 4 : Procédure de vente et de fidélisation Si le client est intéressé par un produit la procédure de la vente se déroulera comme suit : Le responsable commercial ou le commercial fait signer au client une fiche de réservation Le client fournit toutes les pièces justifiant sa filiation Les clients résident à l’extérieur peuvent faire une procuration à un mandataire qui le représentera. Un délai d’un mois est laissé au client pour lui permettre de saisir sa banque En cas d’avis favorable de la banque ou si le client préfère acquérir par fonds propres, un rendez vous est pris avec le notaire désigné pour la signature d’un contrat de réservation. Le responsable commercial rend compte au client de l’état d’avancement des travaux du logement choisi Le responsable assure l’interface entre le client et le maitre d’œuvre qui doit délivrer au fur et à mesure un certificat d’achèvement des travaux


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Ce certificat est transmis à la banque en cas d’appel de fond pour l’obliger à libérer les fonds.

Si cinquante pour cent du prix de vente est versé par le client, le responsable commercial peut demander au notaire de faire préparer le projet d’acte de vente.


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Intervenants Supports • Chargé de la

communication • Agences de communication • Responsable du projet • Responsable ressources

humaines

TACHE 1 : communication d’entreprise en interne et externe

Ø Communication interne

1- Le responsable de la communication tient un journal interne dont les différentes rubrique sont les suivantes :

-

2- Le responsable de la communication remet à tout nouvel employé un livret d’accueil où sont mentionnés :

-

3- Le responsable de la communication soutient la gestion du comité d’entreprise 4- le plan de communication est fait comme suit : -

Ø Communication externe

La société pour assurer la propagande de des projets devra recourir à la publicité . La publicité est faite soit par :

- Affiches - Panneaux publicitaires - Radios - Télévisions - Par internet

la communication peut aussi être faite à l’occasion de séminaires, salons, foires …..

COMMUNICATION


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TACHE 2 : campagnes de communication La direction générale décide du moment à lancer une campagne de communication et transmet la demande à la direction commerciale et communication. Elle détermine le message à faire passer. Le responsable de la communication établit un budget prévisionnel sur cette base après avoir consulter et sélectionner une agence de communication. Le responsable de la communication supervise la fabrication de tout les supports en veillant au respect de la charte graphique, des modes d’impression, BAT final ……)


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TACHE 3 : Plans d’action Le responsable e la communication définit d’abord la cible, définit le budget et la durée du plan d’action Il choisit les moyens de communication Au terme du plan d’action, le responsable de la communication fait une évaluation en tenant compte de :

- Pour faire le suivi du plan d’action, le responsable de la communication tient un tableau de bord.


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