MANUEL DES PRELEVEMENTS - prises de sang et toutes ... Ordre de prélèvement des tubes et ... son numéro d'inscription au tableau de l'ordre, - la date de la prescription et

MANUEL DES PRELEVEMENTS

MP-R1-001 - Révision : 7 - Date d’application : 2016-04-01 Page 1 sur 12

LABO TEAM Clermont Horaires : A. Al Kassar Lundi au Vendredi 07h30-12h/14h-18h Samedi 08h-14h 31, rue du Général De Gaulle 60600 Clermont Tél : 03.44.50.02.33 Fax : 03.44.50.83.19

LABO TEAM Compiègne Horaires : D. Afonso Lundi au Vendredi 07h-12h30/13h30-18h Samedi 07h30-14h 21, rue Solférino 60200 Compiègne Tél : 03.44.23.09.29 Fax :03.44.20.96.41

LABO TEAM Cuise Horaires : A. El Bordi Lundi au Vendredi 07h15-12h30/13h45-18h Samedi 07h30-12h30 8, rue du Docteur Moussaud 60350 Cuise La Motte Tél : 03.44.85.35.00 Fax : 03.44.85.35.01

LABO TEAM Liancourt Horaires : M. Mbaloula Lundi au Vendredi 08h-12h/14h-18h30 Samedi 08h-14h 4, place du Chanoine Snejdareck 60140 Liancourt Tél : 03.44.73.00.00 Fax : 03.44.69.20.50

LABO TEAM Margny Horaires : N. Belhouachi Lundi au Vendredi 07h-12h30/14h-18h Samedi 07h30-12h 387, avenue Octave Buttin 60280 Margny Les Compiègne Tél : 03.44.36.79.49 Fax :03.44.20.35.16

LABO TEAM Mouy Horaires : K. Equagoo Mardi au Vendredi 07h30-12h/14h-18h Samedi 08h-14h 15, rue Jules Ferry 60250 Mouy Tél : 03.44.26.30.30 Fax : 03.44.26.16.17

LABO TEAM Thourotte Horaires : F. Kraut Lundi au vendredi 07h-12h30/14h-18h T. Bellanger Samedi 07h30-12h30 11, rue de la République 60150 Thourotte Tél :03.44.96.30.50 Fax : 03.44.96.30.51 M

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SOMMAIRE 1. Prescription .................................................................................................................................. 3

2. Conditions de prélèvement ........................................................................................................... 3

a. Analyses à faire à jeun ................................................................................................................................ 3

b. Examens avec conditions particulières ....................................................................................................... 3

3. Identification des prélèvements .................................................................................................... 3

4. Réalisation du prélèvement .......................................................................................................... 5

a. Ordre de prélèvement des tubes et Volume à prélever ............................................................................... 5

b. Cas particulier de l’hémolyse ....................................................................................................................... 6

c. Prélèvements à effectuer au laboratoire ...................................................................................................... 6

5. Elimination des déchets ................................................................................................................ 6

6. Conditions et délai de transport .................................................................................................... 7

7. Critères d’acceptation et de refus des prélèvements .................................................................... 8

a. Fiche de renseignements ............................................................................................................................ 8

b. Identification ................................................................................................................................................. 8

c. Prélèvement sanguin ................................................................................................................................... 8

d. Délais d’acheminement des échantillons .................................................................................................... 9

8. La transmission des résultats : confidentialité et fiabilité ............................................................... 9

a. Transmission des résultats au prescripteur ................................................................................................. 9

b. Transmission des résultats au patient ....................................................................................................... 10

c. Transmission des résultats spécifiques ..................................................................................................... 10

d. Délai de rendu des résultats ...................................................................................................................... 10

e. Avis et interprétation : l’expertise des biologistes ...................................................................................... 10

9. Analyses complémentaires ......................................................................................................... 11

10. Politique de protection des données personnelles ...................................................................... 11

11. Procédure de réclamation .......................................................................................................... 11

12. ANNEXES .................................................................................................................................. 12



1. PRESCRIPTION Conformément à la norme NF EN ISO 15189, l'ordonnance doit comporter, au minimum, les éléments suivants :

- le nom, prénom, sexe, date de naissance du patient (en cas d’absence, faire compléter par le patient),

- le nom du médecin, ses coordonnées, son numéro d'inscription au tableau de l'ordre, - la date de la prescription et la signature manuscrite, - les examens prescrits - les renseignements cliniques requis

L’ensemble des analyses (sauf les analyses pour lesquelles un consentement est nécessaire) peut être réalisé sans ordonnance. Dans ce cas, le préleveur informe le patient de la facturation des examens. Le patient doit remplir le formulaire de demande d'examen orale ou hors nomenclature (F-R1-002).

2. CONDITIONS DE PRELEVEMENT

a. Analyses à faire à jeun Que signifie être à jeun? Cela signifie ne rien manger depuis la veille au soir. Vous pouvez toutefois boire de l'eau. Les examens nécessitant un jeûne strict sont définis dans la liste des analyses (Cf. §12). Pour toutes les autres analyses réalisées par le laboratoire, le jeûne n'est pas obligatoire mais recommandé. La réalisation des prélèvements sanguins est conseillée le matin et après un repas léger. Pour les analyses non réalisées par le laboratoire et envoyées à un laboratoire spécialisé, merci de vous renseigner auprès de notre secrétariat.

b. Examens avec conditions particulières Des examens nécessitent de respecter certaines conditions (Traitement en cours, arrêt du traitement, temps de repos, …). Ces conditions sont indiquées dans l’annexe 1, LISTE DES ANALYSES.

3. IDENTIFICATION DES PRELEVEMENTS

Sur la fiche de renseignements :

Identification du patient :

- Nom de naissance

- 1er prénom

- DDN

- Sexe

Identification du prélèvement :

- Nom et prénom du préleveur

- Date et heure de prélèvement



Sur chaque tube :

Identification du patient :

- Nom de naissance

- 1er prénom

- DDN (+ Pour les demandes de groupes sanguins et RAI, Le NOM DE JEUNE FILLE (ou nom d’usage))

Chaque prélèvement doit être identifié de manière lisible au moment même du prélèvement : Identification manuscrite (obligatoire pour les groupes) ou apposition d’une étiquette.

: En cas de patient possédant des étiquettes préétablies, celles-ci doivent être systématiquement contrôlées par le préleveur (Attention aux inversions d’étiquettes entre les étiquettes de Monsieur et celles de Madame).

Remarque : L’absence ou l’erreur d’identification du prélèvement est un critère de non-conformité et

entrainera le refus de celui-ci, le préleveur devra faire une confirmation de l’identité.

Remarque : l’ensemble des documents n’est pas obligatoire en cas d’ordonnance renouvelable.

Documents à joindre aux prélèvements

• La fiche de renseignement entièrement complétée (renseignements cliniques inclus).

• L’ordonnance (ou sa photocopie),

• Copie de l’attestation de sécurité sociale et justificatif de prise en charge valide de la mutuelle si le patient souhaite bénéficier du tiers payant.

• Pour les analyses de cytogénétique et génétique, le formulaire de consentement éclairé complété par le médecin.

• Pour le dépistage au 1er trimestre de grossesse de la trisomie 2, le formulaire spécifique et le compte rendu d’échographie.

• Dans le cas de demande d’examen sans ordonnance ou hors nomenclature, la demande d'examen orale ou hors nomenclature (Cf. F-R1-002 en annexe).

LABO TEAM NOM PRENOM DDN : jj/mm/aa Sexe ( )



4. REALISATION DU PRELEVEMENT La date de péremption des tubes utilisés doit être vérifiée avant utilisation. Les tubes doivent être remplis jusqu’au niveau indiqué. Recommandations CLSI (NCCLS) ; déc 2003, Doc. H3-A5, et GEHT 2007 (www.geht.org)

a. Ordre de prélèvement des tubes et Volume à prélever

Ord

re d

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pré

lèvem

en

t

Type de tube

Couleur USA (BD

Vacutainer, Greiner

Vacuette, Terumo

Venosafe)

Couleur UE

(Sarstedt Monovette)

Nombre de tubes à prélever

1 Citrate CTAD

Prélever 1 seul tube pour tout le bilan hémostase

2 Gel

Si plusieurs analyses sont à prélever sur tube sec à gel, prélever plusieurs tubes (3 tubes au maximum)

3 Sec

Prélever 1 seul tube sec quelque soit le nombre d'analyses à prélever sur ce type de tubes

4 Héparine

Prélever 1 seul tube héparinate de lithium quelque soit le nombre d'analyses à prélever sur ce type de tube

5 EDTA

Prélever un seul tube pour NF + VS rempli au maximum.

Prélever 1 tube supplémentaire pour chacune des analyses suivantes : groupage sanguin (1 tube par détermination), HBA1.

6 Glycémie

Prélever 1 seul tube quelque soit le nombre d’analyses à réaliser sur ce type de tube

Il est recommandé d’homogénéiser les tubes dès le retrait du corps de prélèvement, par plusieurs retournements lents.

http://www.geht.org/



b. Cas particulier de l’hémolyse Certaines erreurs pré-analytiques peuvent entraîner une hémolyse, ce qui engendre des perturbations importantes des résultats d’analyses. L’hémolyse est le résultat d’une destruction de la membrane des hématies qui vident alors leur contenu dans le sérum et le plasma, augmentant artificiellement la concentration de plusieurs analyses, dont les plus sensibles :

- Le potassium - La LDH - Les transaminases - La bilirubine

Les causes de l’hémolyse sont :

c. Prélèvements à effectuer au laboratoire Certains prélèvements ne peuvent être effectués qu’au laboratoire car ils doivent être préparés rapidement (congélation, centrifugation) ou les analyses associées doivent être exécutées rapidement. Se reporte à l’annexe 1, Liste des analyses.

5. ELIMINATION DES DECHETS

Le préleveur extérieur au laboratoire est responsable de l’élimination de ses déchets d’activité de soins. Tous les ustensiles coupants ou piquants doivent être regroupés dans des boîtes récupératrices (Norme NF). Les autres déchets doivent être emballés dans des sacs étanches (norme NF). L’élimination des déchets doit se faire via un organisme spécialisé.

•Ne pas trop serrer le garrot et ne pas le maintenir plus d’une minute

•Eviter de tapoter fortement la veine à piquer

•Eviter de faire pomper les patients, préférer le poing maintenu serré.

Le garrot trop serré et/ou maintenu plus d’une minute

•Utiliser un diamètre d’aiguille adaptée à la veine à piquer L’utilisation d’aiguille de diamètre trop petit

•Eviter de déplacer l’aiguille plusieurs fois dans le tissu pour localiser la veine, changer de site de prélèvement

Aspiration de liquide tissulaire lors de la ponction veineuse

•Limiter au maximum les prélèvements à l’aiguille libre et à la seringue suivis du remplissage des tubes, préférer les systèmes tout en un.

Transfert de sang à d’autres récipients à l’aide d’une seringue

•Homogénéiser l’échantillon prélevé par des retournements lents, ne pas secouer

Agitation trop énergique de l’échantillon prélevé

•Respecter les conditions de stockage et de transport des échantillons Exposition à des températures trop élevées ou trop basses



6. CONDITIONS ET DELAI DE TRANSPORT Le transport des échantillons sanguins est réglementé par la convention ADR (Accord européen relatif au transport des marchandises Dangereuses par Route). L'identification des emballages des échantillons biologiques sont classés dans la catégorie n° UN 3373 "Matière biologique, catégorie B" (matières infectieuses contenant des agents biologiques ne provoquant pas une invalidité permanente ou une maladie mortelle/ potentiellement mortelle pour l'homme et l'animal). Obligations d'emballage : 1. Récipient(s) primaire(s) étanche(s), résistant(s) aux chocs et aux charges = les tubes ou les flacons fournis par le laboratoire sont homologués afin de correspondre aux exigences des récipients primaires.

2. Emballage secondaire étanche, résistant aux chocs, avec matériau absorbant (sauf pour les matières solides)

3. Un emballage extérieur résistant de taille minimale de 10cm portant la mention "matière biologique, catégorie B" à côté du losange UN3373 Nos boites de transport pour les prélèvements sanguins répondent aux exigences d'emballage.

Température de transport : La température de conservation de la plupart des échantillons sanguins, y compris lors du transport, doit être maintenue entre 15 et 25°C.

Délai de transport : Le délai de transport doit être le plus court possible. Pour les analyses sanguines courantes, le délai d’acheminement au laboratoire est au maximum de 6h. Pour les analyses demandant un délai spécifique entre le prélèvement et la réalisation de l’analyse, le délai d’acheminement est précisé dans la liste des analyses (Cf. §12 Liste des analyses). Pour les analyses spécialisées, merci de contacter le laboratoire.

OU

+

+



7. CRITERES D’ACCEPTATION ET DE REFUS DES PRELEVEMENTS

a. Fiche de renseignements

Problèmes rencontrés Décision

Manque Nom du préleveur Acceptation du prélèvement. Le texte "non communiquée" apparaîtra sur le compte rendu de résultats du patient et du médecin au niveau de l'heure de prélèvement.

Manque Heure de prélèvement

Manque Renseignements cliniques

b. Identification


Absence totale d’identification ou identification illisible

Refus* du prélèvement

Identification partielle (tube non identifié, identification équivoque…)

Acceptation du prélèvement sous réserve d’obtention d’une confirmation d’identité par le préleveur. Aucun résultat ne sera rendu sans confirmation d’identité écrite. La phrase « Identification à postériori par M. ou Mme xxx » apparaîtra sur le compte rendu de résultats du patient et du médecin.

Absence de nom, prénom ou date de naissance pour un groupe sanguin

Refus* du prélèvement et demande d'un nouveau prélèvement.

Manque nom de jeune fille pour le groupe sanguin

Acceptation du prélèvement sous réserve d'obtention de l'information. Aucune analyse de groupage sanguin ne sera réalisée sans obtention du nom de jeune fille.

c. Prélèvement sanguin


Absence de prescription

1- Contact avec le préleveur (Dossier bloqué jusqu’à obtention de la prescription) 2- Contact avec le patient pour l’informer de la facturation des examens (Si analyses avec consentement : Dossier bloqué jusqu’à obtention de la prescription)

Absence de demande d'analyse (tube en trop)

Echantillons conservés jusqu’à obtention d’une prescription ou analyses non réalisées

Inadéquation tube/analyse Si l'analyse est impossible : refus du prélèvement et demande d'un nouveau prélèvement.

Tube coagulé pour une analyse nécessitant du sang total ou du plasma

Refus : analyse impossible.



Hémolyse, lactescence

S'il n'y a pas d'interférences avec la réalisation de l'analyse : acceptation du prélèvement, S'il y a une interférence possible avec la réalisation de l'analyse : refus du prélèvement et demande d'un nouveau prélèvement.

Tube citrate mal rempli Refus du prélèvement : analyse impossible. Demande d'un nouveau prélèvement.

Manque tube ou tube périmé Refus de la demande : demande d'un nouveau prélèvement.

d. Délais d’acheminement des échantillons

Analyses et délais pré analytiques* Décision

Délai dépassé Refus* des prélèvements: demande d'un nouveau prélèvement.

La responsabilité globale de l’activité de traitement des demandes d’analyses appartient au biologiste. *En cas d’urgence ou d’un caractère précieux du prélèvement, le biologiste est le seul à pouvoir accepter ou refuser une demande d’analyse.

8. LA TRANSMISSION DES RESULTATS : CONFIDENTIALITE ET FIABILITE L’ensemble des moyens de transmission satisfait :

- La préservation de la confidentialité des données - La préservation de l’intégrité des données - L’authentification de l’émetteur des comptes rendus - La traçabilité de la diffusion - La possibilité de reproduire fidèlement les comptes rendus

a. Transmission des résultats au prescripteur Les comptes-rendus d’analyses sont systématiquement transmis au prescripteur par : - courrier postal - service coursiers du laboratoire - voie électronique (Hprim, Apycript, serveur de résultats) Les résultats d’analyses peuvent lui être également faxés ou communiqués par téléphone : - à la demande du patient - à la demande du prescripteur - à l’initiative du biologiste Des règles sont établies afin de préserver la confidentialité des informations transmises.



b. Transmission des résultats au patient Les comptes-rendus d’analyses peuvent :

- lui être remis personnellement ou à un tiers sous pli cacheté au laboratoire (le patient complète la partie « Procuration » de la fiche de renseignements)

- lui être envoyés par courrier postal - lui être transmis via un correspondant du laboratoire (pharmacies) sous pli cacheté - lui être transmis via notre serveur de résultats (s’assurer au préalable de disposer des

identifiants fournis par le secrétariat de votre laboratoire) Les résultats d’analyses :

- peuvent être communiqués par téléphone uniquement pour les résultats de TP, INR (la secrétaire procède alors à un contrôle de l’identité de l’interlocuteur).

- la transmission par fax est possible après accord écrit de l’interlocuteur

c. Transmission des résultats spécifiques La transmission des résultats d’analyses à destination des patients mineurs, à destination de la Médecine de Santé au Travail, et des compagnies d’assurances est soumise à une réglementation précise, respectée par les laboratoires LABO TEAM.

d. Délai de rendu des résultats Les délais de rendu des résultats sont indiqués dans les pages LISTE DES ANALYSES.

J0 : résultat rendu le jour même à partir de 17h. J0 ou J+1 : résultat rendu le jour même à partir de 17h si le prélèvement a été déposé au laboratoire au maximum à 11h ; dans le cas contraire, résultat rendu le lendemain à partir de 17h. Pour les analyses transmises à un laboratoire spécialisé, le délai de rendu des résultats est de 7 jours.

e. Avis et interprétation : l’expertise des biologistes Les biologistes peuvent donner à la demande du patient, du prescripteur des avis, interprétations ou prestation de conseil concernant les analyses prescrites et les résultats. Le prescripteur est le seul interlocuteur pour interpréter les résultats en fonction du contexte clinique et de la thérapeutique éventuelle. Les biologistes informent le médecin des résultats pathologiques ou ayant un caractère d’urgence et peuvent définir en concertation avec ce dernier des examens complémentaires à effectuer. Dans tous les cas, le patient en est informé.



9. ANALYSES COMPLEMENTAIRES Le laboratoire conserve les échantillons 6 jours. La sérothèque nécessaire pour les examens sérologiques est conservée pendant 1 an. S’il est nécessaire de faire une analyse complémentaire ou un redosage, vous devez appeler le laboratoire pour vérifier s’il est possible de réaliser l’analyse sur l’échantillon conservé, ou si un nouveau prélèvement doit être réalisé.

10. POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES Les données liées aux analyses (gestion des dossiers patients) sont stockées sur le Système Informatique du Laboratoire, dédié, et le cas échéant dans les systèmes embarqués sur les automates. Afin de garantir la fiabilité et líntégrité du système dínformation, LABO TEAM a mis en place les dispositions suivantes :

- Définition des autorisations et droits spécifiques nécessaires permettant un accès sécurisé au Système Informatique du Laboratoire.

- Mise en place de dispositions techniques et dádministration de réseau assurant les protections nécessaires vis-à-vis des risques de modification, suppression ou accès aux logiciels et données du laboratoire par des personnes non autorisées.

- Définition et mise en œuvre des modalités de sauvegardes des données informatiques et logiciels. - Validation des logiciels (règles dárrondi et de conversion notamment) et des systèmes de transfert

de données (connexions automates, transmission sécurisée type Hprim des résultats, télétransmissions, facturation)

- Maintenance contractuelle par une société informatique spécialisée.

Ce système a fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL sous le numéro 1211923. En application de la Loi Informatique et liberté du 06 janvier 1978, vous disposez à tout moment d’un droit d’accès et de modification des données personnelles vous concernant en vous adressant à notre secrétariat médical.

11. PROCEDURE DE RECLAMATION Les plaintes et réclamations des patients, de leur entourage, des usagers, peuvent être transmises par mail à l’adresse [email protected] ou oralement. Elles sont enregistrées dans notre logiciel de gestion qualité par le personnel du laboratoire. Toute plainte ou réclamation est transmise au service Qualité qui en assure le traitement et le suivi.

mailto:[email protected]



12. ANNEXES

ANNEXE 1 : LISTE DES ANALYSES LABO TEAM

Pour chaque analyse réalisée par LABO TEAM, vous trouverez les informations suivantes :

1 : Libellé de l’examen 2 : Nature des tubes à utiliser pour le prélèvement (code couleur) 3 : Nature du tube à utiliser pour le prélèvement – Fréquence de réalisation de l’analyse – Délai de rendu du résultat 4 : Informations complémentaires à l’analyse (conditions préanalytiques à respecter, documents à joindre, délai spécifique, …)

ANNEXE 2 : INS-M2-S001 - CONDUITE A TENIR EN CAS D'ACCIDENT D'EXPOSITION AU SANG (AES)

ANNEXE 3 : F-R1-001 - FICHE DE RENSEIGNEMENTS

ANNEXE 4 : F-R1-002 - DEMANDE D’EXAMEN ORALE OU HORS NOMENCLATURE

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